Fiscal Year End Procedures End Of Day Order by mikeholy

VIEWS: 28 PAGES: 26

									                                                                                    updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 



                                Fiscal Year End Procedures 2010 
  Major changes from last year 
       Deadline for submitting FY2010 requests to the foundation is May 13. 

             The University of Minnesota Foundation (UMF) has requested that the last day for processing 
             FY2010 requests is May 13. This deadline is required to ensure cash payment to the University in 
             FY2010. Departments may continue processing requests to the foundation after this deadline, 
             however the transaction will be reflected as a receivable for FY2010 and the cash payment will be 
             made and recorded in FY2011. 
        
       Contingent/Research June 2010 checks, change to procedure. 

             To ensure that all June checks are actually recorded in June 2010, checks for that month should be 
             written by June 18, 2010. Accounts Payable cuts off all check activity for June for the year end close 
             early (June 25, 2010 for FY2010). In order to meet that deadline, the check lists need to be sent to 
             Linda Sibben, 612‐624‐8835 or l‐sibb@umn.edu, in Treasury Accounting by end of day on June 21, 
             2010. If you have any questions regarding this schedule change, please contact Candice Kraemer at 
             612‐624‐8514. 

       UPDATE May 25, 2010 

             The section on Human Resource Management (payroll and HSA transactions) has been updated. 
             The calendar by date has been updated (see June 16, July 2, July 13, July 28 activities). 

       Table of contents (clickable links to specific pages of the document) 
       Major changes from last year ....................................................................................................................... 1 
       FISCAL YEAR END SUMMARY ........................................................................................................................ 3 
       INTRODUCTION ............................................................................................................................................. 4 
          Why is fiscal year end important? ............................................................................................................ 4 
          How does PeopleSoft Financials affect the year end closing process? .................................................... 4 
       DETAILS ......................................................................................................................................................... 5 
          Accounts Receivable/Billing ...................................................................................................................... 5 
          Accounts Payable ...................................................................................................................................... 7 
            What needs to be done for year end? .................................................................................................. 7 
            Important deadlines ............................................................................................................................. 7 
            Vouchers ............................................................................................................................................... 7 
            Foreign Wires/Drafts ............................................................................................................................ 7 
            FedEx EDI ChartField string ................................................................................................................... 7 
                                                               .
            Sponsored Project vendor checks  ........................................................................................................ 8 
            Void Checks ........................................................................................................................................... 8 
          Asset Management (capital equipment and other assets) ....................................................................... 8 
            Capital Asset Impairment...................................................................................................................... 8 
          Chart of Accounts ...................................................................................................................................... 9 

Controller’s Office                                                                   FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 1 
www.finsys.umn.edu 
                                                                                   updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


            Inactivation of ChartField values (not required for year end) .............................................................. 9 
         Contingent/Research June 2010 checks, change to procedure ................................................................ 9 
         Employee Expenses ................................................................................................................................. 10 
            Clean up of Expense Documents ........................................................................................................ 10 
            Canceling Travel Authorizations and TA rollover ................................................................................ 10 
         General Ledger ........................................................................................................................................ 11 
            Budget Journals for FY2010 ................................................................................................................ 11 
            Period 913 ........................................................................................................................................... 12 
            Funding of cost share on sponsored projects ..................................................................................... 12 
            What do I do if Period 913 has closed and I need a transaction recorded in FY2010? ...................... 12 
            Donated goods/services ..................................................................................................................... 12 
            Component units/joint ventures, jointly governed organizations, related organizations ................. 12 
            TIP assessment .................................................................................................................................... 13 
         Grants/Projects/Contracts ...................................................................................................................... 13 
         Human Resource Management System (payroll and HSA transactions) ................................................ 14 
            Enterprise Assessment, CHANGES in this section as of May 19, 2010 ............................................... 14 
            Encumbrances, CHANGES in this section as of May 19, 2010 ............................................................ 14 
         Internal sales ........................................................................................................................................... 14 
         PCard ....................................................................................................................................................... 15 
         Purchase Orders/Requisitions................................................................................................................. 15 
            What do I do if I need to make a purchase after June 18? ................................................................. 16 
            U Stores year end ................................................................................................................................ 16 
         Special year end purchasing procedures ................................................................................................ 17 
         Sales tax procedures ............................................................................................................................... 18 
         Treasury .................................................................................................................................................. 18 
         Unclaimed property ................................................................................................................................ 18 
         XML interfaces to the system ................................................................................................................. 19 
       YEAR END ACCOUNTING FORMS ................................................................................................................ 19 
         Inventory ................................................................................................................................................. 19 
         Accounts Receivable ............................................................................................................................... 19 
         Accounts Payable and unrecorded expenses ......................................................................................... 20 
         Capital/Operating Leases ........................................................................................................................ 20 
         Intangible Assets ..................................................................................................................................... 21 
                       .
       PROCEDURES  .............................................................................................................................................. 21 
         Procurement ........................................................................................................................................... 21 
                                                             .
            Accounts Payable, Travel, PCard  ........................................................................................................ 21 
            Purchasing ........................................................................................................................................... 21 
         Approvers (all modules) .......................................................................................................................... 21 
         Accounts Receivable, Billing, Dept Deposits ........................................................................................... 22 
                                                                          .
         Asset Management/capitalized equipment  ........................................................................................... 22 
         General Ledger ........................................................................................................................................ 22 
         Sponsored activity ................................................................................................................................... 22 
       CALENDAR, BY DATE ................................................................................................................................... 23 

                                                   



Controller’s Office                                                                  FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 2 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  FISCAL YEAR END SUMMARY 
            To help departments prioritize the year end responsibilities and ensure the critical areas are 
            resolved by year end, the critical areas are identified below: 

            1. All purchase orders must be dispatched and not have any errors, e.g., match exceptions. 
               Purchasing Services will close any purchase orders not in a rollable status. 
                
            2. All requisitions must be either cancelled or processed to a dispatched PO with no errors. Any 
               requisition not processed to a dispatched PO will not be available for further processing in FY 
               2011. 
                
            3. All University of Minnesota Foundation (UMF) draw requests must be submitted by May 13 to 
               guarantee the University receives the cash In FY2010. 
                
            4. FY 2011 Budget entries must be completed. 

            Departmental accounts must be reconciled to ensure the material accuracy of department and 
            consolidated University financial statements. 
            While the items identified above are the most critical areas, the other items in the year end memo 
            are also important. Please review the year end memo and address the additional items not 
            mentioned above. 

                                         




Controller’s Office                                         FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 3 
www.finsys.umn.edu 
                                                            updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  INTRODUCTION 
  Why is fiscal year end important? 
            Each fiscal year, the University is required to prepare consolidated financial statements in 
            accordance with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). These financial statements 
            provide an overview of the University’s financial position as of June 30 and its activities for the fiscal 
            year (July 1 through June 30). The statements cover the entire University, including all coordinate 
            campuses and its legally separate component units, e.g., University of Minnesota Foundation. 

       Why is fiscal year end important to departments? 

            Fiscal year end is important to departments for several reasons—accurate reports are required for 
            management accounting, sponsors and donors care about accurate reporting, and the University 
            must receive clean audits to maintain funding. To ensure that the University can meet the above 
            requirements, all revenues must be recorded when they are earned and all expenses must be 
            recorded when incurred.  
             
            • Revenues are earned when a business transaction to sell goods or services has been completed, 
                 and those goods or services have been delivered or completed. 
                  
            • Expenses are incurred when a business transaction to purchase goods or services has been 
                 completed, and those goods or services have been received by the University. 
                  
            All revenue and expense transactions must be recorded in a timely manner so the books can be 
            closed to allow for sufficient time for preparation of the financial statements and allow timely 
            management reporting within the departments. Therefore, it is imperative that all departments 
            follow the transaction and reporting deadlines. 

  How does PeopleSoft Financials affect the year end closing process? 
            PeopleSoft Financials is modular in nature. This means some modules are dependent on processing 
            being completed in other modules before they can be closed. Transactions from other modules, e.g., 
            vouchers from Accounts Payable and bills from Accounts Receivable/Billing, will need to be 
            completed earlier than in prior years to allow for complete processing in the module and posting in 
            the General Ledger. Also, open purchase orders must not be in error status in order for them to be 
            rolled over to the next fiscal year. 
                          
            Please review the individual sections for each module for further details. Please review the calendar 
            included at the end of this memo for important dates and deadlines. 
                                           




Controller’s Office                                          FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 4 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  DETAILS 
            Detailed instructions and procedures for each business process are included at the end of this 
            procedure or are posted on the Finsys Web site (in which case, links or URLs will appear in the 
            procedure). Please be sure to review the entire calendar included in this document. 

  Accounts Receivable/Billing 
       What needs to be done for year end? 

            All bills must be fully posted in the Billing module. This means that bills must be complete and have 
            successfully passed all edits. A customer must exist for a bill to be entered. Any bills not completed 
            by the deadline will be recorded in FY2011. Any significant receivable items that were not 
            completed by the deadline should be recorded via an online reversing journal entry in the General 
            Ledger. Bills that are no longer needed should be canceled (status = CAN). 
                       
            Foundation transfers must actually be requested from the respective foundations, e.g., UMF, MMF, 
            in order to record a receivable for FY2010. This means that a bill has been entered in the system, all 
            required documentation, i.e., required signature forms, has been sent to the foundation and the 
            foundation has approved the transaction. 
                       
            All deposits must be fully processed. This means that the deposit must be entered in the financial 
            system and the actual deposit (checks, cash, and deposit report) must be delivered to the 
            appropriate bursar’s office.  
                  
            For off‐campus deposits taken directly to a bank, the actual deposit (checks, cash) must be delivered 
            to the bank, a teller receipt obtained, and all documentation (including teller receipt) faxed to the 
            East Bank Bursar’s Office. Deposits that are no longer needed should be deleted. 
                       
            Departments should also review their accounts receivable aging reports to be sure they accurately 
            reflect the amounts owed to the University. Before the end of the year, departments should ensure 
            bills have been entered for any EFTs (ACH or wire transfers) received by the University. This will 
            ensure the most up‐to‐date and accurate information is included in year end reports.  

       Important deadlines 

            The University of Minnesota Foundation (UMF) has requested that the last day for processing 
            FY2010 requests is May 13. The Minnesota Medical Foundation (MMF) has requested that the last 
            day for processing FY2010 requests is June 18. These deadlines are required to ensure cash payment 
            to the University in FY2010. Departments may continue processing requests to the foundation after 
            this deadline, however the transaction will be reflected as a receivable for FY2010 and the cash 
            payment will be made and recorded in FY2011. See the TIP assessment section of this document for 
            addition information on balance calculations. 
                   
            All customer (maintenance) requests must be submitted to Accounts Receivable Services by 4:30 
            p.m. on June 23. This will allow time for the customer to be set up in the system and for the related 
            bill to be fully processed before the deadline.  
             

Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 5 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


            All bills must be completed and in Ready (RDY) status by 2:00 p.m. on June 30.  
                  
            All requests to write‐off an outstanding non‐sponsored receivable must be submitted to Accounts 
            Receivable Services by June 23. This applies to receivables recorded in EFS billing and those 
            recorded in a departmental subsidiary system. This will allow time for the request to be 
            reviewed/approved and time for the write‐off transaction to be recorded in FY2010. 
                  
            For those departments submitting Fairview billing to Accounts Receivable Services for processing, all 
            FY2010 Fairview billing should be submitted by 4:30 p.m. on June 25. 
                  
            All FY2010 cash deposits must be entered in the system by 2:00 p.m. and delivered to the 
            appropriate bursar’s office by the end of their business day on June 30.  
                  
            • Deposits dropped into a Bursar Depository Box must be there by 12:00 p.m. (noon). 
            • Drop‐off deadline is 3:30 p.m. for deposits taken to East Bank or St. Paul Bursar offices. 
            • Off‐campus deposits (checks, cash) must be taken to the bank, a teller receipt obtained, and all 
                 documentation (including teller receipt) faxed to the East Bank Bursar’s Office by 2:00 p.m. on 
                 June 30. 
                  
            All merchants (departments that accept credit/debit cards as a method of payment) should ensure 
            that all merchant account transactions are “closed” by conclusion of business on June 30. 
                                         




Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 6 
www.finsys.umn.edu 
                                                            updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Accounts Payable  
       What needs to be done for year end?  

            All FY2010 vouchers (including internal sales) must be fully posted in the Accounts Payable module. 
            This means that all match and budget exceptions must be cleared and all approvals obtained, 
            including third level approval by Accounting Services. Any voucher that is no longer needed should 
            be closed (if posted) or deleted (if not posted). 

       Important deadlines  

       Vouchers 

            •   PO  vouchers 
                The last day for processing PO‐related vouchers is June 18 by 2:00 p.m. Vouchers related to POs 
                need to be posted and approved to ensure the PO rolls into the new year (see also 
                the Purchasing section of this memo). Any voucher that is not completed by the deadline will 
                not be posted and must be re‐entered in FY2011. 
                 
            • Non‐PO  vouchers 
                The last day for processing non‐PO vouchers (including internal sales) is June 25 by 2:00 p.m. All 
                vouchers must have passed all edits and budget checks and be approved and posted by 2:00 
                p.m. on the due date. Any voucher that is not completed by the deadline will not be paid and 
                must be re‐entered in FY2011.  
                 
            Vouchers entered after the cut‐off dates will be deleted by Disbursement Services and will need to 
            be re‐entered in the new year by the unit that entered the transaction. 

       Foreign Wires/Drafts 

            •   Foreign wires/drafts for PO vouchers 
                All requests for foreign wires/drafts for PO‐related vouchers need to be received in 
                Disbursement Services by June 16 at 2:00 p.m. to allow time for the wire/draft to be executed 
                and recorded in PeopleSoft prior to the year end cut off time.  
             
            •   Foreign wires/drafts for non‐PO vouchers 
                Foreign wires/drafts for non‐PO‐related vouchers need to be received in Disbursement Services 
                by June 23 by 2:00 p.m. to allow time for the wire/draft to be executed and recorded in 
                PeopleSoft prior to the year end cut off time. 

       FedEx EDI ChartField string 

            Verify the ChartField string for the FedEx EDI (centrally billed FedEx interface) account is a valid 
            ChartField string for the new year. If the ChartField string will not be valid in the new year, submit a 
            FedEx enrollment form UM 1678 (pdf) to disbsvcs@umn.edu listing FEDEX SPEEDCHART in the 
            subject line of the email.  




Controller’s Office                                          FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 7 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


       Sponsored Project vendor checks 

            All sponsored project vendor checks must be deposited and the information must be received by 
            Disbursement Services no later than 2:00 p.m. on June 23. Procedure information is posted on the 
            Policy Web site. 

       Void Checks 

            All checks to be voided should be submitted using UM1733 located in the forms library 
            to disbsvcs@umn.edu by June 23. 

  Asset Management (capital equipment and other assets) 
       Capital Asset Transfers 

            Capital asset transfer requests must be submitted to Inventory Services by June 30. The Capital 
            Equipment Asset Transfer Form, UM 1556, can be found in the forms library (pdf). 

       Capital Asset Impairment 

            Any assets with significant and unexpected decline in service utility are considered to be impaired 
            and may require financial adjustments to their values. Examples include decreased demand in use of 
            a mainframe computer system or flood damage to a portion of a building. Departments that think 
            they may have impaired assets should contact Dennis Schneekloth in Accounting Services (612‐625‐
            3876, schne025@umn.edu). 
                                         




Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 8 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Chart of Accounts 
       What needs to be done for year end? 

            All DeptID, Program, Chartfield 1, Chartfield 2, and FinEmplID value requests must be submitted via 
            BPEL. DeptID requests will be reviewed by the Budget Office; all other ChartField requests will be 
            reviewed by Accounting Services. Beginning July 1, use the comments section in BPEL to identify 
            values requested for FY2010 activity (prior fiscal year). 

       Important deadlines 

            BPEL requests are processed on an ongoing basis. Turnaround time for optional ChartFields is 48 
            hours. Program and DeptID requests are reviewed within 48 hours but may have a longer 
            turnaround time if requests have complications. Be sure to allow sufficient lead time for requests to 
            be reviewed before the deadline for which they are needed, e.g., a CF2 value needed for entry of a 
            cash deposit should be requested at least 48 hours before the cash deposit entry deadline of 2:00 
            p.m. on June 30. 

       Inactivation of ChartField values (not required for year end) 

            Certain ChartField values were inactivated in FY2010 (effective 7/1/2010 for the start of FY2011). 
            These values included historical‐only program values and clean‐up (conversion) fund values and 
            account values. Accounting Services will continue to work with departments to resolve any 
            outstanding issues. When a value is inactivated, it can no longer be used for any budget or actual 
            transactions. 
        
            Inactivation of remaining historical‐only and other values will continue in FY2011. For a ChartField 
            value to be inactivated there must be no activity (or remaining available balance) on a ChartField 
            string using that particular value. This means there are several tasks that departments must 
            complete before a ChartField value can be inactivated: 
             
            • Any remaining available balance must be moved (via transfer codes) to a different ChartField 
                 string. 
            • All payroll/student charges must be moved to a different combo code 
            • Any internal department, e.g., UStores that may charge that ChartField string must be notified. 
            • All capital assets must be transferred to another ChartField string. 
            • All outstanding accounts receivable balances must be cleared, e.g., collected, written off. 

  Contingent/Research June 2010 checks, change to procedure 
            To ensure that all June checks are actually recorded in June 2010, checks for that month should be 
            written by June 18, 2010. Accounts Payable cuts off all check activity for June for the year end close 
            early (June 25, 2010 for FY2010). In order to meet that deadline, the check lists need to be sent to 
            Linda Sibben, 612‐624‐8835 or l‐sibb@umn.edu, in Treasury Accounting by end of day on June 21, 
            2010. If you have any questions regarding this schedule change, please contact Candice Kraemer at 
            612‐624‐8514. 




Controller’s Office                                         FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 9 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Employee Expenses 
       What needs to be done for year end? 

            All expense related documents for FY2010 must be fully approved in the Employee Expenses module 
            by June 25 at 2:00 p.m. This means that these documents must be processed, must have passed all 
            edits and budget checks, and be approved. This includes travel authorizations (TAs), cash advances 
            (CAs), and expense reports (ERs).  
                  
            FY2010 travel and expense documents approved or submitted after the cut‐off will not be 
            processed. On July 1, 2010, entry of expense documents resumes. Documents sent back by 
            Disbursement Services can be resubmitted in the new fiscal year.  

       Clean up of Expense Documents  

            Clean up expense documents in statuses of Pending, Submitted for Approval, or Approvals in 
            Process: 

            For year end and throughout the year, it is important to: 

            •   Ensure all Pending EX documents [travel authorizations (TAs), cash advances (CAs), and expense 
                reports (ERs)] are submitted for approval or are deleted if they are duplicates of another 
                expense document. See the public query UM_FEX_YEM_PND_EX_DOC to identify and take 
                action on pending documents. 
            •   Ensure all EX documents [travel authorizations (TAs), cash advances (CAs), and expense reports 
                (ERs)] in Submitted for Approval status (SUB) or Approval in Process Status (PAR) are approved, 
                sent back for modifications, or denied. See the public query UM_FEX_YEM_SUBPAR_EX_DOC to 
                identify and take action on these documents. 

       Canceling Travel Authorizations and TA rollover 

            Beginning June 1, 2010, Disbursement Services will cancel TAs with ending dates prior to May 1, 
            2010 that are NOT tied to cash advances. 

            Approved travel authorizations (TAs) will be rolled over to FY2011 if they meet the following criteria:  

            •   The TA end date is on or after May 1, 2010, regardless if it is referenced or not on a cash 
                advance. 
            •   The TA end date is prior to May 1, 2010 and the TA is referenced by a paid cash advance. 

            The actual TA rollover process will start on June 29. The roll process should be complete and the 
            new fiscal year open for travel business on July 1, 2010.  
                                          




Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 10 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  General Ledger 
       What needs to be done for year end? 

            All journals need to be posted in the General Ledger prior to the close of fiscal year 2010. In order 
            for a journal to be posted, it must be valid (passed all edit and budget checks) and must be fully 
            approved (department, and certified or Accounting Services if applicable). 
                           
            Journal entries that are no longer needed should be deleted. As part of ongoing system 
            maintenance, journal entries not completed/posted within a certain time after their creation have 
            been deleted. This deletion process helps improve system performance. Any remaining FY2010 
            journals that were not posted will be deleted centrally starting on Wednesday August 11, following 
            the close of Period 1 of FY2011. 
                           
            There are public queries available that will allow for review of journals not posted by operator ID 
            (initiator) (UM_FGL_JRNL_BY_X500) and Journal Class (DeptID) (UM_FGL_JRNL_BY_CLASS). 

       Important deadlines 

            Period 12 will close the morning of July 15. Any journals for Period 12 must be valid and approved at 
            the departmental and certified levels and submitted to Accounting Services (if required) by 2:00 
            p.m. on July 14.  
                          
            Period 913 will open immediately following the close of Period 12 and will close the morning of July 
            30. Any journals for Period 913 must be valid and approved at the departmental and certified levels 
            and submitted to Accounting Services (if required) by 2:00 p.m. on July 29. 
             
            Note: the batch posting process runs only once per day, around 12:00 a.m. (midnight). If any entries 
            are fully approved after the July 29 deadline, they must be manually posted. 

       Budget Journals for FY2010 

            Budget Journals with next‐day reversals for FY2010 may be posted through June 29. Enter a budget 
            Journal for FY2010 after that time as follows (please read entire process before beginning data 
            entry). 
             
            • Budget Journal to create a combo code: Enter a journal for $1 in BUDGET_FIN but do not select 
                next day reversal. Use a journal date of June 30, 2010 and select the open accounting period in 
                which you will be entering a transaction. Reverse the journal the following day by manually 
                entering a budget journal for ‐$1 using the same parameters. 
            • Budget Journal to allow a journal on an expense Account (no combo code required): Enter a 
                journal for zero dollars in KK_EXPENSE. Use a journal date of June 30, 2010 and select the open 
                accounting period in which you will be entering a transaction. No reversal entry is needed. 
            • Budget Journal on a cost share string: Contact Sponsored Projects Administration (SPA) to 
                determine whether the Porject budget for the cost share string can be adjusted to allow for the 
                transaction. A KK_EXPENSE journal is only necessary if a budget lien does not yet exist for the 
                Fund‐DeptID‐Program portion of the ChartField string. 


Controller’s Office                                       FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 11 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


       Period 913 

            Only certain non‐sponsored transactions are allowed in Period 913. Internal sales and endowment‐
            related transactions are not allowed. Accounting Services will be monitoring all transactions 
            recorded in Period 913; any unallowable transactions will be reversed and the department will be 
            notified. 
                          
            Period 913 transactions must be dated 6/30/2010 in order to be properly reflected in the financial 
            statements and departmental reports for FY2010. See the year end Web site (General Ledger 
            section) for further details. 
                          
            Certain transactions will be entered centrally in Period 913. Examples include transactions related to 
            inventory, accounts receivable, investment income distributions, accounts payable and attribution 
            of tuition revenue for 2010 summer session. Copies of these entries will not be provided to 
            departments. 

       Funding of cost share on sponsored projects 

            Departments can fund cost share ChartField strings in any period, including period 913. 
            Departments can also correct cost share expense transactions as long as both sides of the 
            transaction do not include a pure sponsored ChartField string (Fund, DeptID and Project only).  

       What do I do if Period 913 has closed and I need a transaction recorded in FY2010? 

            Departments may contact Accounting Services to request that additional items be posted in the 
            current fiscal year. Accounting Services will make a determination on each transaction based on 
            materiality to the University and the department, allowability and other risk factors. If the 
            transaction is allowed, it will be entered by Accounting Services and posted in Period 914.  

       Donated goods/services 

            Contracts that call for donation of goods or services to the University must have a transaction 
            recorded in PeopleSoft Financials for the value of the goods or services received. If such a contract 
            exists, but no transaction has been recorded, contact Barb Hillstrom in Accounting Services (612‐
            625‐7133, hills101@umn.edu). 

       Component units/joint ventures, jointly governed organizations, related organizations 

            If you are aware of an organization that your department collaborates with and it is one of the 
            following, please contact Mary Loschy at 612‐624‐6862 or losch003@umn.edu.   
             
            • Component unit: Legally separate organization for which the governing board and/or 
                 management of the University is financially accountable. Also, it can be another organization for 
                 which the nature and significance of its relationship with the University is such that exclusion 
                 would cause the University’s financial statements to be misleading or incomplete.   
                  
            • Joint venture: Legal entity or other organization that results from a contractual arrangement 
                 and that is owned, operated, or governed by two or more participants as a specific activity 
                 subject to joint control, in which the participants retain an ongoing financial interest or an 

Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 12 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


                ongoing financial responsibility.   
                 
            •   Jointly governed organization: Similar to a joint venture, except that the participants do not 
                retain an ongoing financial interest or responsibility.   
                 
            •   Related organization: Organization for which the University is accountable because the 
                government appoints a voting majority of the board, but is not financially accountable.    

       TIP assessment 

            TIP charges will be assessed on June 30 deficit available balances, calculated on a cash basis as of the 
            end of Period 913, at the ‘Z’ DeptID level on the Budget DeptID tree (UM_DEPTID_BUDGET). This 
            tree can be viewed in the reporting instance by following this path: Tree Manager > Tree Viewer > 
            UM_DEPTID_BUDGET (effective dated 07/01/09). Charges will likely be recorded during the second 
            or third period of FY2011. Requests for exceptions to getting charged for deficits at this level can be 
            made to the Budget Office. 

  Grants/Projects/Contracts  
       What needs to be done for year end? 

            Purchase orders that were created on one DeptID, when a project was set to “Track w/o budget” 
            that are now on a different DeptID and the project is set to “Track w/Budgets” need to be cleaned 
            up. This means that all associated documents with a PO need to be adjusted, including receipts, 
            matching and vouchers. Refer to this document for 
            assistance: http://finsys.umn.edu/accountingsvs/fye/AP_PROJ_BUDG_ISSUES.pdf 
                  
            All existing Cost Share budgets on active projects should be verified. Requests for changes to Cost 
            Share budgets must be submitted to SPA (Sponsored Projects Administration). SPA will create the 
            new budget in the Projects module; this will generate related combo codes. Cost share budgets in 
            Projects must also have applicable non‐sponsored budgets set up prior to processing payroll for 
            Period 1 in FY2010. 

       Important deadlines 

            The deadlines for processing subcontract PO and voucher changes are the same as those noted in 
            the Purchase Orders/Requisitions and Accounts (Vouchers) Payable and PCard sections. 
                  
            All Cost Share budgets must be verified–including requests for any changes–by June 23. 
                  
            Remember that sponsored projects are multi‐year projects, therefore fiscal year end and ensuring 
            transactions hit in FY2010 is not critical. For sponsored projects that end on June 30, 2010, 
            Sponsored Financial Reporting’s standard business process is to automatically include all expense 
            transactions that hit in July that are allowable and allocable to the grant period on the final report or 
            invoice prior to submitting the report/invoice to the academic department for review. The F&A job 
            is run daily and does not take the fiscal year into consideration. For example, for expenses that are 
            forced into Period 12 after June 30, the corresponding F&A will have a July posting date. 



Controller’s Office                                         FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 13 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Human Resource Management System (payroll and HSA transactions) 
       What needs to be done for year end? 

            All HSAs must be successfully posted in HRMS and sent to the General Ledger prior to the close of 
            the fiscal year.  

       Important deadlines, CHANGES in this section as of May 25, 2010 

            HSAs for Period 12 must be posted in HRMS before 4:30 p.m. on July 13. (CHANGED from previous 
            deadline of by 2:00 p.m. on July 12.) 
                     
            HSAs for Period 913 must be posted in HRMS before 4:30 p.m. on July 28. (CHANGED from previous 
            deadline of by 2:00 p.m. on July 27.) No HSAs for sponsored activity will be processed in period 913. 
            Only HSAs where all lines are non‐sponsored and non‐Cost Share including Cost Share and related to 
            FY2010 payroll charges will be allowed in Period 913. Accounting Services will record journal entries 
            to reverse any HSAs that do not meet these criteria.  
        
            If an HSA must be processed for sponsored activity or Cost Share that originally occurred in FY2010 
            and Period 12 FY2010 is closed, process the HSA in Period 1 of FY2011 (or Period 2, 3, etc. – the 
            current period open at the time of the discovery that an HSA was required). If there are Effort 
            Certification implications, consult the Effort Web site for instructions. 

       Enterprise Assessment, CHANGES in this section as of May 25, 2010 

            The Enterprise Assessment for Period 12 will be run immediately prior to the close of the General 
            Ledger, on the morning of Wednesday Thursday July 15. The enterprise assessment will also be run 
            for all Period 913 HSAs; this will be done immediately prior to the close of Period 913 in the General 
            Ledger, on the morning of Thursday Friday July 30. 

       Encumbrances, CHANGES in this section as of May 25, 2010 

            All FY2010 salary and fringe encumbrances will be zeroed out on June 16 with the last payroll for 
            FY2010. the night of June 17, immediately after the last payroll is run for FY2010. No new 
            encumbrances for payroll or fringe will be recorded in FY2010. FY2011 encumbrances will be 
            recorded starting on July 2. (CHANGED from previous date of July 1.) 

  Internal sales  
            See Accounts Payable and Purchase Orders/Requisitions and UStores year end sections of this 
            document. 

                                         




Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 14 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  PCard 
            Procurement card activity posting with the bank by June 25, 2010 will be included in the June PCard 
            activity. The Procurement Card billing period for June will end on June 25, 2010 and will be loaded 
            into the system by June 28, 2010. Reconcilers and approvers have through July 9, 2010 to reconcile 
            and approve June activity. June PCard activity will post in period 12 for fiscal year 2010.  
                 
            Reminder: Ensure that the PCard default ChartField string distributions are set up and valid in FY 
            2011. 

  Purchase Orders/Requisitions 
       What needs to be done for year end? 

            Most purchase orders, including U Stores orders, will be rolled over to FY 2011.  
                  
            In order to be picked up by the PO rollover process, a purchase order must be dispatched and not 
            have any errors, such as match exceptions. 
                  
            In an effort to reduce the number of POs that could potentially cause problems with the PO roll and 
            jeopardize the year end close process, the following POs will be closed and not be rolled over to 
            FY2011: 
             
            • All POs with balances of less than $100 whether there has been activity or not (sponsored, non‐
                 sponsored, and UStores).  
            • All POs with balances of less than $500 that do not have activity within the last 60 or more days 
                 (sponsored, non‐sponsored, and UStores). 
                      
            This has been reviewed and cleared with SPA and UStores. These purchase orders must be re‐
            entered in FY 2011 if still needed. 
                  
            Requisitions will not be rolled over to FY2011. All requisitions must either be cancelled or processed 
            to a dispatched PO with no errors. Any requisition not processed to a dispatched PO with no errors 
            will not be available for further processing in FY2011. 

       Important deadlines 

            June 18, 2010 at 2:00 p.m. 
            The last day to process purchase orders (including orders for UStores) for FY2010 is Friday, June 18. 
            By 2:00 p.m. on June 18, requisitions must be fully sourced to POs and the POs must be dispatched 
            with no errors. June 18 is also the last day for any ePro activity (receiving, approving, entering PO‐
            related vouchers), including UStores. 
                 
            Purchasing will begin closing requisitions and non‐rollable POs after June 18 at 2:00 p.m. This means 
            that departments will need to re‐enter the requisition in FY2011, when it opens for activity, if the 
            order is still needed. 
        


Controller’s Office                                       FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 15 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


            The actual PO rollover process will start running on June 22. The roll process should be complete 
            and the new fiscal year open for purchasing business on July 1, 2010.  

       What do I do if I need to make a purchase after June 18? 

            Departments should plan ahead and place all orders prior to the June 18 cutoff. If a purchase does 
            need to be made after the cutoff, see the Special year end purchasing procedures contained in this 
            document. 

       U Stores year end 

            The deadline for departments to enter UStores requisitions for FY2010 will be the same as for any 
            requisition, June 18. 

       Fixing Match Errors on U Stores Orders  

            1. Match Errors caused by Unit of Measure on U Stores Vouchers—U Stores will fix the match 
               errors due to unit of measure. 
                
            2. Match Errors due to Price Problems on U Stores Vouchers – the Procurement Specialist should 
               override the error to allow processing. Call U Stores if there are questions about price. 

       Fixing Budget Errors on U Stores Vouchers 

            People can see if they have budget errors on UStores orders by running the report 
            UM_FAP_BUDGET_EXCEPTIONS in the Reporting Instance. The path to the report is: Reporting Tools 
            > Query Viewer and then enter the report name. Enter Origin code 212 in the search criteria to see 
            all the UStores order budget exceptions. Please find the transactions related to your ChartField 
            string and contact Tom Quinn t‐quin@umn.edu or 612‐624‐3599 with the corrections. 

                                         




Controller’s Office                                       FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 16 
www.finsys.umn.edu 
                                                         updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Special year end purchasing procedures 
            There will be a period of time where purchases using EFS Purchase Orders (POs) will not be allowed. 
            That window of time starts at 2:00 p.m. on Friday June 18 and extends until 8:00 a.m. on Thursday 
            July 1. During this period no POs may be processed for purchases. However, we understand that 
            purchasing activities cannot completely cease during this window. There are a number of other 
            methods for purchasing during this window when POs may not be processed, including the 
            following: 
             
              • Phone orders will be accepted by U Stores  
                 Units must provide appropriate, active ChartField string(s) information when ordering. Call 
                 UStores at 612‐624‐4878 to order. 
                  
              • $0 to $2,499.99 
                 Use the PCard up to the limits ($2,499.99 per order and $10,000 per month). All normal PCard 
                 rules and procedures apply (no capital equipment may be purchased with the PCard, etc.). 
                  
              • $0 to $10,000 
                 For items not allowed on the PCard, departments may order without a PO and pay as a non‐PO 
                 voucher up to Friday June 25 for fiscal year 2010. After June 25 non‐PO purchases may also be 
                 made but the processing of the related invoice will be different. The invoice should be imaged; 
                 however, the voucher specialist must wait to enter the voucher until FY2011 opens (tentatively 
                 July 1). This plan should enable every vendor to be paid within 30 days of the invoice date.  
                  
              • $10,000 and greater or any amount where the vendor requires a PO  
                  There should be very few of these orders. However, in cases where these purchases must 
                  proceed, please call Purchasing Services to get a paper PO prepared to send to the vendor. The 
                  department will need to enter the requisition into PeopleSoft after July 1. 
                   
              • Existing Blanket Orders  
                  Continue to order off existing blanket orders and enter the transactions after July 1. 
                   
              • Services up to $2,999.99 
                  Direct the vendor to perform the work and enter a VCPS in FY 2011. Services $3,000 and 
                  greater, call Purchasing Services for assistance. 
                   
            Please note that during this window vendor setup requests will NOT be impacted. 
             
            Once the new fiscal year is available in PeopleSoft for procurement (currently scheduled for July 1, 
            2010) all purchasing activities will revert back to the University’s established policies and 
            procedures.  
             
            To minimize disruptions and problems, please work with your departments to plan ahead as much 
            as possible. 




Controller’s Office                                      FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 17 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Sales tax procedures 
            This information is for departments or areas that pay sales tax on a monthly or quarterly basis who 
            also prepare their own JEs based on their entry to the State of MN payment system. Journal entries 
            should be done in the month that the tax is paid, which is when the cash moves out of our bank 
            account and not when the tax is incurred. 

            Sales tax collections for: 

            •   Month of June 2010 
            •   Quarter of April 1, 2010 through June 30, 2010 

            Since these sales tax periods above are not paid out until July 2010, entries for recording these 
            payments should not be done until July of 2010.  

            Note: If you are housing your sales tax in Account code 200150, the Sales Tax Payable balance sheet 
            account, no entries need to be done at June 30, 2010. If you are housing your sales tax payable in 
            with your departmental revenue or expense ChartField strings, you should debit those strings and 
            credit your Fund, DeptID, Program (if any) and the Account 200150. In FY2011, or July of 2010, 
            prepare the JE to record the payment that you entered into the State of Minnesota Web site for 
            sales tax payments due by July 20, 2010. 

            If you have any questions about the sales tax procedure, please contact Candice Kraemer 
            at kraem046@umn.edu or 612‐624‐8514. 

  Treasury 
       What needs to be done for year end? 

            All FY2010 endowment transactions must be submitted by the department in the Endowments 
            module by June 25 in order to be fully approved before June 30. PeopleSoft will post the final 
            FY2010 endowment income distribution and GIP fees to FY2011 period 1. Treasury Accounting will 
            create journal entries to move the departments' income and fees out of FY2011 period 1 into 
            FY2010 period 913. This will provide more accurate departmental reporting as well as more accurate 
            University‐wide financial statements.  

       Important deadlines 

            The last day to process University endowment transactions (withdrawals, deposits, changes to 
            income distribution ChartField strings) is June 25 at 2:00 p.m. Any endowment related transaction 
            that is not completed by this deadline will be posted in FY2011. 

  Unclaimed property 
            Any non‐payroll credits three years old or older as of June 30, 2010 that are tracked by departments 
            outside of PeopleSoft Financials must be reported. For example, accounts receivable credits or 
            accounts payable‐related over payments. Please report the information to Barb Hillstrom at 612‐
            625‐7133 or hills101@umn.edu. 



Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 18 
www.finsys.umn.edu 
                                                             updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  XML interfaces to the system 
            See the section of this document for the transaction type being interfaced into the system. In 
            general, interfaced transactions should be sent at least one day before the deadline to ensure the 
            transactions are in the system in time to fully process. The Module Support Team contact for your 
            interface can assist with any clarification or specific instructions. Or contact the University Financial 
            Helpline 612‐624‐1617 or finsys@umn.edu for assistance finding the right contact for your interface. 

  YEAR END ACCOUNTING FORMS 
            Departments are required to complete certain forms during the year end closing process. These 
            forms are used to facilitate accurate financial statements and financial reporting. All forms are due 
            by the end of the day on July 15. For forms and detailed instructions, see the year end Web site ‐ 
            General Ledger section: http://www.finsys.umn.edu/accountingsvs/fyeprocedures.html. 

  Inventory 
       Who must complete this form (doc) 

            All departments with inventory balances at June 30, 2010 must complete this form. 

       What this form covers 

            Any merchandise or tangible personal property held for resale or for consumption in providing 
            goods or services for resale. Note that items held for department use in normal activities should not 
            be included. 

       Valuation 

            Inventories should be valued at historical cost, i.e., its cost at the time of purchase. If the value of 
            the inventory has declined because of theft, damage, or obsolescence, it should be valued at 
            estimated fair market value or if applicable, written off. 

  Accounts Receivable 
       Who must complete this form (doc) 

            All departments with any non‐EFS AR/Billing activity in FY2010 must complete this form. This 
            includes departments that have no balance at June 30, 2010, but did have accounts receivable 
            activity during FY2010.  

       What this form covers 

            Any amounts that are/were owed from external entities for goods or services provided. All activity 
            must be reported on the forms, including billings, cash receipts, allowances, write‐offs and aging of 
            year end balances. This form should only be used to report AR/Billing activity that takes place 
            outside of the EFS billing module. An abbreviated reporting process will be used for activity billed 
            through the EFS billing module and will be sent to RRC managers via email in mid‐July. 



Controller’s Office                                          FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 19 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


       Valuation 

            Accounts receivable information should be included at the amounts billed, and if applicable, 
            collected. If amounts will not be collected, they should be written off. All write offs greater than $25 
            require approval from Accounts Receivable Services. 

  Accounts Payable and unrecorded expenses 
       Who must complete this form (doc) 

            All departments with any FY2010 unpaid invoices or unrecorded expenses greater than $50,000 that 
            have not yet been entered into PeopleSoft Financials must complete this form. 

       What this form covers 

            Any invoices greater than $50,000 for goods or services purchased and received by the University 
            during FY2010 that have not been entered for payment (as vouchers) before the close of the 
            Accounts Payable module in FY2010. 

       Valuation 

            Expenses should be reported at the amount shown on the invoice(s). 

  Capital/Operating Leases 
       Who must complete this form (doc) 

            All departments with significant capital or operating leases must complete this form. Significant 
            leases are those with total commitment greater than $250,000 over the life of the lease. 

       What this form covers 

            Any lease of one year or longer with total commitments greater than $250,000. This does not 
            include vehicle lease charges billed to the department by Fleet Services. Instructions (doc) for the 
            form are posted on the Finsys Web site.  

       Valuation 

            All costs (lease payments, etc.) should be included on the form. 

                                          




Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 20 
www.finsys.umn.edu 
                                                           updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Intangible Assets 
       Who must complete this form (doc) 

            All departments that acquired (purchased, leased, or donated) or internally generated and 
            intangible asset during FY2010 must complete this form. Examples include computer software, 
            patents, trademarks, copyrights and easements. 

       What this form covers 

            Any asset that has no physical substance, is non‐financial in nature, and has an expected useful life 
            greater than one year. Note: items with these characteristics that are held primarily for generating 
            income should not be included.  

       Valuation 

            Accounting Services will work with the department to determine the appropriate valuation based on 
            information provided on this form. 

  PROCEDURES 
  Procurement 
            Audience: Procurement Specialists, Voucher preparers, Requisition preparers, Requisition 
            approvers, Voucher approvers, Cluster Director, Travel and Expense preparers, Travel and Expense 
            approvers. 

       Accounts Payable, Travel, PCard 

            •   Complete steps listed in the year end job aid for AP, Travel, and PCard (pdf). 
            •   Allow for time to route for approvals on high dollar transactions.  
            •   Allow for time to perform imaging/document linking.  
            •   Complete the Unrecorded Expenses form if needed (doc). 

       Purchasing 

            Fully process (or cancel) all requisitions and purchase orders. Work PO‐related vouchers first, then 
            purchase orders, then requisitions.  

            •   Procurement Specialist activities overview (pdf). 
            •   Procurement Specialist queries (xls).  

            Making purchases between June 18, 2010 and July 1, 2010, prior to the opening of FY2011 for 
            purchases, are included in this memo and available as a separate document here. (pdf) 

  Approvers (all modules) 
            •   Ensure transactions are reviewed and acted upon by the deadlines.  

                                          

Controller’s Office                                        FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 21 
www.finsys.umn.edu 
                                                          updated May 25, 2010 Fiscal Year End Procedures 2010 


  Accounts Receivable, Billing, Dept Deposits 
            Audience: Cluster Billing Specialist, Department Deposit preparer, unit financial managers, 
            Merchants, those who work with foundation billing. 

            •   Complete bills for all EFTs (ACH and Wire) received.  
            •   Complete foundation transfers.  
            •   Review Aging Report, validate accurate billing. See Accounts Receivable Monitoring (pdf).  
            •   Review Incomplete Bills (pdf).  
            •   Review Incomplete Dept Deposits (pdf).  
            •   Review Merchant Activity/Aging.  
            •   Complete Accounts Receivable Reporting Form if needed (doc).  

  Asset Management/capitalized equipment 
            Audience: Procurement Specialist, Requisition Preparer, Receiver, Requisition Approver. 

            •   Fix category codes from erroneously capitalized items.  
            •   Ensure receiving of capital assets completed by deadlines.  
            •   Complete forms as required by Accounting Services.  

  General Ledger  
            Audience: Journal Entry preparer, Journal Entry Approvers, Cluster Director. 

            •   All journals must be valid (edits and budget check) and approved in order to be posted. Outline 
                of GL‐related presentation and Job Aid updated (pdf).  
            •   Journals that are no longer needed should be deleted.  
            •   Complete COA setup requests.  
            •   Ensure all JEs are fully processed or cancelled by the deadlines.  
            •   Complete any of the fiscal year end forms that might be required. 

  Sponsored activity  
            Audience: Journal Entry preparer, Journal Entry Approvers, Procurement Specialist, Voucher 
            Preparers, and Budget Prep preparers. 

            •   Incorrect Analysis Type used on Journal Entry: clean up.  
            •   Incorrect Fund or DeptID used during Pre‐award: historical transaction clean up.  
            •   PO, AP, EE module errors due to Project date, Account not set up or incorrect Fund/DeptID used 
                during Pre‐Award.  
            •   Verify Cost Share string used in projects, will roll into new year.  
            •   Journal Entry Oversight. 
            •   Troubleshooting sponsored transactions (pdf).  
            •   Resolving AP Project budget issues (pdf).  

        



Controller’s Office                                       FYEMemo2010.docx, original 4/29/2010, updated 5/25/2010 page 22 
www.finsys.umn.edu 
                                                                                                                   Fiscal Year End Procedures 2010 



  CALENDAR, BY DATE  
                           Task Description                                Task Category       Date                             Notes
Create FY2011 DeptID, Program, CF1, CF2, FinEmplID.                     FY2011 Preparation   Ongoing   BPEL requests are processed on an ongoing basis.
                                                                                                       Turnaround time for optional ChartFields is 48
                                                                                                       hours. Program and DeptID requests will be
                                                                                                       reviewed within 48 hours but may have a longer
                                                                                                       turnaround time if requests have complications.
Last day for University of Minnesota Foundation (UMF) bills             FY2010 Close         5/13/2010 NOTE: Change in date from last year.
(documentation at the Foundation and approved) @ 12 p.m.                                               This is not the last day to "begin" but the last day to
                                                                                                       complete.
Disbursement Services begins cancelling TAs with trip end dates prior   FY2010 Close          6/1/2020
to May 1, 2010 that are not tied to a cash advance.
Finalize FY2011 RRC Budgets.                                            FY2011 Preparation   6/11/2010 Deadline for budget submissions by RRC published
                                                                                                       in FY2011 Budget Prep Instructions.
Last day for PUF endowment estimate withdrawals (departments).          FY2010 Close         6/12/2010
Zero dollar budgets on Budget Prep tables—proactive query. The          FY2011 Preparation   6/12/2010 Will help lower the number of budget checking
query results should be distributed to the RRC.                                                        errors received on the first few payrolls of FY2011.
Identify list of payroll transactions from FY2010 that do not have an   FY2011 Preparation   6/12/2010 Will help lower the number of budget checking
FY2011 budget but possibly should. Distribute to RRCs for their                                        errors received on the first few payrolls of FY2011.
review.
REQ_RECON scheduled to run; to close certain FY2010 requisitions,       FY2010 Clean up      6/14/2010 Date subject to change.
excluding CPS and other type transactions.
PO_RECON scheduled to run; to close certain FY2010 purchase             FY2010 Clean up      6/15/2010 Date subject to change.
orders, excluding sub-awards.
All requests for foreign wires/drafts for PO-related vouchers must be   FY2010 Clean up      6/16/2010 The cutoff will allow time for the wire/draft to be
received in Disbursement Services by 2 p.m.                                                            executed and recorded in PeopleSoft for FY2010.
All FY2010 salary encumbrances will be zeroed out. No new               FY2010 Clean up      6/16/2010 FY2011 encumbrances from HR will be recorded
encumbrances from the HR system will be recorded for FY2010.                                 6/17/2010 beginning July 2. July 1. Will occur on the night of
                                                                                                       June 17. Note change in date.
Receipt reconciliation job run; to close certain FY2010 receipts.       FY2010 Clean up      6/17/2010 Date subject to change.
All non-sponsored and sponsored PO with no activity will be closed by   FY2010 Clean up      6/18/2010 Begins in April, ends in June.
the end of this day.
Last day for Minnesota Medical Foundation (MMF) bills (documentation    FY2010 Close         6/18/2010
at the Foundation and approved).


Controller’s Office                                                                                                     FYEMemo2010.docx, 6/2/2010 page 23 
www.finsys.umn.edu 
                                                                                                                     Fiscal Year End Procedures 2010 



                           Task Description                                  Task Category       Date                             Notes
Last day for FY2010 PO-related vouchers @ 2 p.m.                          FY2010 Clean up      6/18/2010 Vouchers must have passed all edits, budget and
                                                                                                         match checks, approvals, and be posted by 2 p.m.
                                                                                                         Any voucher that is not completed by the deadline
                                                                                                         will not be posted and must be re-entered in
                                                                                                         FY2011.
Last day for FY2010 ePro requisition activity/Purchase Orders @ 2         FY2010 Clean up      6/18/2010 UStores orders included. Requisitions must be fully
p.m. (includes receiving—last day for receiving).                                                        sourced to POs. POs must be dispatched. (That is,
                                                                                                         fully processed, approved, budget checked, error-
                                                                                                         free.) How to purchase between 6/18 and 7/1.
Last day for department and U Stores ePro clean up.                       FY2010 Clean up      6/18/2010
Check for Cost Share ChartField strings in FY2010 that don't have a       FY2011 Preparation   6/20/2010 The query results should be distributed to the RRC
corresponding non-sponsored budget in FY2011. Proactive query. This                                      and will help lower the number of budget checking
date is estimated. The query results may be distributed as late as June                                  errors received on the first few payrolls of FY2011.
25.
Last day for Contingent & Research check register uploads to Treasury     FY2010 Close         6/21/2010
Accounting.
Last day for non-sponsored customer maintenance requests.                 FY2010 Close         6/23/2010 While AR Services will continue processing customer
                                                                                                         maintenance requests after this date, to ensure set-
                                                                                                         up for FY2010 billing, requests should be in by the
                                                                                                         June 23 deadline.
Last day to request write-off of uncollectable Accounts Receivable        FY2010 Close         6/23/2010
balances for FY2010.
All sponsored project vendor checks must be deposited and the             FY2010 Clean up      6/23/2010
information received in Disbursement Services by 2 p.m.
Last day to submit requests for checks to be canceled/voided.             FY2010 Clean up      6/23/2010 Use Form UM 1733 in the Forms Library and submit
                                                                                                         to Disbursement Services.
Cost share budgets must be verified, including any requests for           FY2011 Preparation   6/23/2010
changes.
All requests for foreign wires/drafts for non-PO-related vouchers must    FY2010 Clean up      6/23/2010 The cutoff will allow time for the wire/draft to be
be received in Disbursement Services by 2 p.m.                                                           executed and recorded in PeopleSoft for FY2010.
Budget Office finalizes FY2011 budget.                                    FY2011 Preparation   6/23/2010 Budget Office finalizes FY2011 budget for load to
                                                                                                         BUDGET_FIN and KK ledgers. No further changes
                                                                                                         may be made to the FY2011 budget entry tables.



Controller’s Office                                                                                                      FYEMemo2010.docx, 6/2/2010 page 24 
www.finsys.umn.edu 
                                                                                                                  Fiscal Year End Procedures 2010 



                            Task Description                               Task Category       Date                            Notes
Last day for ISO uploads.                                               FY2010 Clean up      6/25/2010 Must be fully processed, approved, budget checked,
                                                                                                       and error-free.
Last day for voucher approval, clean-up, budget exception clean up.     FY2010 Clean up      6/25/2010 Must be fully processed, approved, budget checked,
                                                                                                       and error-free.
Last day for FY2010 non-PO-related vouchers @ 2 p.m.                    FY2010 Clean up      6/25/2010 This includes internal sales. Vouchers must have
                                                                                                       passed all edits, budget checks, approvals, and be
                                                                                                       posted by 2 p.m. Any voucher that is not completed
                                                                                                       by the deadline will not be posted and must be re-
                                                                                                       entered in FY2011.
Last day for all endowment activity, including estimate withdrawals     FY2010 Close         6/25/2010 All FY2010 endowment transactions must be
(departments) @ 2 p.m.                                                                                 submitted by this date.
Travel Authorization, Expense Reimbursement, and Cash Advance           FY2010 Clean up      6/25/2010 Must be fully processed, approved, budget checked,
Cutoff @ 2 p.m.                                                                                        and error-free.
June 2010 Fairview billing.                                             FY2010 Close         6/25/2010 For those departments submitting Fairview billing to
                                                                                                       AR Services for processing, all FY2010 Fairview
                                                                                                       billing should be sent to AR Services by June 25,
                                                                                                       2010.
Contingent & Research check register uploads posted to GL.              FY2010 Close         6/25/2010 Must be fully processed, approved, budget checked,
                                                                                                       and error-free.
Travel authorization roll begins in Disbursement Services.              FY2011 Preparation   6/29/2010
Budget Category configuration.                                          FY2011 Preparation   6/30/2010 SPA deadline: Configuration of new Budget
                                                                                                       Categories based on new Budget Account additions.
EGMS configuration for Budget Translation from Legacy to PS Budget      FY2011 Preparation   6/30/2010 SPA deadline. Changes in Budget Categories to be
Category. (EGMS interface translates legacy budgets to PS Budget                                       accounted for.
Categories.)
Last day for FY2010 cash deposits @ 2 p.m. Deadline is 12:00 p.m.       FY2010 Close         6/30/2010 Dept Deposit must be fully processed in system;
(noon) for deposits dropped into a Bursar Depository Box. Deadline is                                  deposit dropped off at Bursar Office location by
3:30 p.m. for deposits taken to East Bank or St. Paul Bursar offices.                                  deadline.
Last day for FY2010 Lockbox deposits to be received (must be mailed     FY2010 Close         6/30/2010
so Lockbox processor receives them on 06/30/10).
Last day for FY2010 external Billing @ 2 p.m.                           FY2010 Close         6/30/2010
Merchants to ensure that all merchant account transactions are          FY2010 Close         6/30/2010 Merchant deadline.
"closed" by conclusion of business day on June 30, 2010.
Capital Equipment Asset Transfer forms due in Inventory Services.       FY2010 Close         6/30/2010


Controller’s Office                                                                                                    FYEMemo2010.docx, 6/2/2010 page 25 
www.finsys.umn.edu 
                                                                                                                   Fiscal Year End Procedures 2010 



                          Task Description                                  Task Category       Date                             Notes
Open Period 1: AP, AR, BI, AM, GL, GPC, purchasing, travel, TREM,        FY2011 Transaction    7/1/2010
and requisitions.
FY2011 payroll and fringe encumbering will start being recorded in       FY2011 Transaction    7/2/2010 Note change in date.
EFS.                                                                                           7/1/2010
Last day for reconciliation of June PCard activity @ 5 p.m.              FY2010 Clean up       7/9/2010
HSAs for period 12 FY2010 must be posted in HR system by 4:30 p.m.       FY2010 Close         7/13/2010 Note change in date and time.
2 p.m.                                                                                        7/12/2010
Period 12 GL Journal valid (passed edit/budget check) and submitted      FY2010 Close         7/14/2010
for approval by 2 p.m.
Enterprise assessment for period 12 FY2010 scheduled to run on the       FY2010 Close         7/15/2010
morning of this date.
All forms related to fiscal year end accounting due: Inventory,          FY2010 Close         7/15/2010 See forms posted on FYE Web page.
Accounts Receivable Report, Unrecorded Expenses, Capital/Operating
Leases, and Intangible Assets.
Fund/Dept/Account/Analysis Type oversight. Sponsored activity only.      FY2010 Close         7/15/2010 SFR identifies invalid ChartField strings on expenses
                                                                                                        and works with department to resolve.
Close GL period 12.                                                      FY2010 Close         7/15/2010
Open GL period 913.                                                      FY2010 Close         7/15/2010 Non-sponsored activity only.
FY2010 June Endowment Market Values uploaded into Endowment              FY2010 Close         7/26/2010
module.
Identify list of FY2010 combo codes that do not exist in FY2011 and      FY2011 Transaction   7/26/2010
will be inactivated on July 30. Distribute to RRCs.
FY2010 Q4 Endowment Income Distribution posted to GL.                    FY2010 Close         7/27/2010
Last day for period 913 non-sponsored HSAs.                              FY2010 Clean up      7/28/2010   Note change in date.
                                                                                              7/27/2010
Clear the cash Account and the cash clearing Account (departments).      FY2010 Close         7/28/2010
Period 913 GL Journal valid (passed edit/budget check) and submitted     FY2010 Close         7/29/2010
for approval by 2 p.m.
Enterprise assessment for period 913 FY2010 scheduled to run on the      FY2010 Close         7/30/2010
morning of this date.
All sponsored Accounts Receivable and Billing activity for FY2010 must   FY2010 Close         7/30/2010
be completed.
Close GL period 913.                                                     FY2010 Close         7/30/2010 Non-sponsored activity only.
       


Controller’s Office                                                                                                     FYEMemo2010.docx, 6/2/2010 page 26 
www.finsys.umn.edu 

								
To top