Docstoc

Analisis Jabatan

Document Sample
Analisis Jabatan Powered By Docstoc
					     BAB 6

ANALISA JABATAN



                  1
                   Analisa jabatan
   Merupakan suatu proses yang menggambarkan informasi
    tentang perilaku orang yang akan menduduki jabatan
    (pekerjaan) dan aktivitas pekerjaannya.

   informasi yang mencakup tujuan pekerjaan, kegiatan utama
    yang harus dilakukan sipelaku/pemangku pekerjaan, dan
    syarat-syarat yang harus dipunyai oleh si pelaku pekerjaan.

   Berdasarkan hasil analisis jabatan, uraian tugas (job
    discription) dapat disusun dan sepesifikasi karyawan dapat
    dikembangkan untuk menguraikan apa yang akan dilakukan
    oleh pelaku pekerjaan, maupun pengetahuan, ketrampilan
    serta kemampuan (knowledge, skills and abilities/KSAs).
                                                                  2
    Analisis jabatan juga bermanfaat dalam
    pencapaian sejumlah tujuan khusus berikut ini:
   Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para
    pelamar kerja tentang tugas, kondisi kerja, dan
    persyaratannya.
   Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan
    bawahannya.
   Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-
    masing karyawan dan tugas-tugas yang terkait.
   Menyediakan informasi yang diperlukan dalam mengambil
    keputusan tentang karyawan sesuai Undang-undang.
   Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seorang
    karyawan.
   Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir,
    dan pengembangan karir.

                                                           3
   Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu
    pekerjaan, secara eksternal maupun internal.
   Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan
    desain ulang dan perubahan pekerjaan.
   Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan
    mengenali pengulangan yang tidak perlu selama
    berlangsungnya marger, akuisisi, dan perampingan.
   Mengarahkan supervisor dan para pemegang
    jabatan dalam menulis referensi dan menyiapkan
    resume, baik pada waktu keluarnya karyawan
    maupun pada waktu mencari karyawan baru.
                                                    4
        Gambar: 6.1. Hubungan dan aspek-aspek Analisis
                           Jabatan
Kegiatan SDM Lainnya:
   Perencanaan SDM &
    perubahan organisasi
   Disain job             Tujuan Khusus:
                              Perencanaan Karir   Pertimbangan            Analisis
                              Perampingan             Hukum               Jabatan
Lingkungan Internal:
   Tujuan manajemen          Akomodasi
    puncak
   Teknologi
   Strategi Organisasi
                                                                                  Spesifikasi Karyawan:
                                                     Uraian Tugas:                  Pengetahuan
                                                        Tujuan                     Ketrampilan
                                                        Kewajiban                  Kemampuan
                                                        Persyaratan                Kepribadian
                                                                                    Minat
                                                                                    Preferensi




                                                                  Kegiatan SDM Lainnya:
                                                                         Rekrutmen
                                                                         Seleksi
                                                                         Pelatihan
                                                                         Penilaian Kinerja
                                                                         Kompensasi

                                                                                                     5
     Hubungan antara analisis jabatan, diskripsi jabatan
          (uraian tugas), dan spesifikasi jabatan.
Analisis Jabatan           Peraturan yang
                              berlaku
Lingkungan luar:
1.  Pesaing
    (persaingan)
2.  Perkembangan
    Tehnologi.
3.  Tuntutan customer         ANALISIS                                Program pebaikan
                                                   Menjadi dasar   produktivitas dan kualitas
                              JABATAN                                  kehidupan kerja


Lingkungan dalam:
1. Tujuan dan           Diskripsi jabatan yang                     Spesifikasi jabatan          Tujuan akhir:
   preferensi              memuat:                                    yang memuat:              1. Kualitas kerja
   Manajemen puncak.    1. Tugas, wewenang
                                                    Dilengkapi     1. Ketrampilan                  yang lebih baik
2. Tehnologi yang          dan tanggung jawab,      dengan         2. Pengetahuan               2. Kepatuhan
   digunakan.           2. Karakteristik                           3. Kemampuan                    terhadap
3. Tuntutan customer       pekerjaan                               4. Kepribadian                  peraturan
                        3. Lingkungan tempat                       5. Minat                        yangberlaku
                           kerja                                   6. Preferensi dan
                        4. Standar-standar kerja                      menjadi syarat
                                                                      jabatan




                                                                                                                     6
              Manfaat Analisis Jabatan :
Pada  saat organisasi baru didirikan dan program analisa
 jabatan baru pertama kali dilakukan.
Menyediakan informasi pekerjaan yang realistik bagi para
 pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja dan
 persyaratan.
Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dengan
 karyawan dalam menetapkan tugas dan tanggung jawab
 karyawan.
Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-
 masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan.
                                                       7
   Digunakan sebagai dasar pelatihan,
    perencanaan karier, dan pengembangan karier.
   Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu
    pekerjaan, ber-manfaat untuk memelihara
    kewajaran gaji atau upah baik secara eksternal
    maupun internal.
   Dapat berperan sebagai alat untuk
    memudahkan desain ulang dan perubahan
    pekerjaan.
   Dapat memperlancar perubahan organisasi
    dengan mengenali pengulangan yang tidak
    perlu selama berlangsung merger, akuisisi, dan
    perampingan karyawan.

                                                     8
  Informasi-informasi yang diperlukan di dalam
          melakukan analisis jabatan.
1. Aktivitas pekerjaan, dapat meliputi:
   a. Aktivitas yang berorientasi pada pekerjaan
      1) aktivitas atau proses yang dikerjakan
      2) prosedur pelaksanaan
      3) tanggung jawab dan pertanggungjawaban
        pribadi karyawan
   b. Aktivitas yang berorientasi pada orang.
      1) perilaku yang dituntut dalam pelaksanaan
          pekerjaan seperti; kepekaan, pengambilan
          keputusan, gerakan tubuh, komunikasi.
      2) tuntutan pribadi pelaksana.
2. Mesin, alat kerja, equipment, dan alat bantu
   kerja lain yang digunakan.
                                                     9
3. Hal-hal khusus;
   a.material yang diproses
   b.produk yang dibuat
   c.pengetahuan yang diperlukan
   d.layanan yang diberikan
4. Kinerja;
   a.cara pengukuran kerja
   b.standar kerja
   c.analisis kesalahan
   d.aspek-aspek lain


                                   10
5. Konteks jabatan;
     kondisi lingkungan fisik
     skedul kerja
     konteks organisasi
     konteks sosial
     insentif (finansial non finansial)
6. Syarat-syarat pribadi;
     pengetahuan atau ketrampilan yang berkaitan
      dengan pekerjaan, seperti; pendidikan, pelatihan
      yang pernah diperoleh, pengalaman kerja.
     atribut pribadi, seperti; sikap, kepribadian,
      karakteristik fisik, minat ( preferensi).


                                                         11
             Diskripsi jabatan.
   Memberikan informasi secara tertulis tentang
    tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan
    tertentu yang harus dilaksanakan.
   Format diskripsi jabatan tidak standar.
    Karenanya, setiap organisasi akan memiliki
    diskripsi jabatan yang berbeda-beda.
   Sebagian besar diskripsi jabatan terdiri dari tiga
    hal yaitu:
    (1) Job Title,
    (2) Job Identification,
    (3) Job Duties.
                                                         12
   Job Title, sangat penting karena memiliki
    pengaruh psikologik berkenaan dengan
    status seorang pekerja. Jika memungkin-
    kan job title dapat mengidentifikasi macam
    pekerjaan yang harus dilakukan.




                                            13
   Job Identifications, pada umumnya disusun
    setelah menetapkan job title. Job identification
    meliputi beberapa hal seperti lokasi (departemen)
    pekerjaan/jabatan, kepada siapa pemangku
    jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir
    deskripsi jabatan direvisi. Kadang-kadang juga
    mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja
    yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan
    tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di
    departemen yang bersangkutan.



                                                  14
   Job Duties, adalah pernyataan-
    pernyataan yang menyebutkan tugas-
    tugas yang harus diemban yang
    biasanya diurutkan berdasarkan tingkat
    kepentingannya. Pernyataan –
    pernyataan tersebut harus mengindikasi-
    kan bobot atau nilai masing-masing
    tugas.
    Biasanya, walaupun tidak selalu , bobot
    atau nilai ditunjukkan dengan proporsi
    waktu yang dibutuhkan.

                                          15
               Uraian Tugas
   Uraian tugas berperan sebagai bagian dari
    kontrak tertulis yang mengatur hubungan kerja
    (employment relationship).
   Para karyawan menggunakan uraian tugas
    sebagai pedoman perilaku mereka,
    mengarahkan energi mereka pada aspek-aspek
    pekerjaan yang tampaknya paling penting. Para
    supervisor menggunakan uraian tugas dalam
    mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan
    balik.
                                                16
    Suatu uraian tugas perlu mewakili gambaran
             yang lengkap, antara lain:
   Job title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan
    suatu kelompok posisi yang dapat saling dipertukarkan
    (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka.
   Departemen atau divisi menunjukkan letak pekerjaan
    dalam perusahaan.
   Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian
    tugas disiapkan dan apakah harus diperbarui
   Ringkasan tugas (job summary), merupakan abstraksi
    dari pekerjaan
   Supervisi yang diterima dan diberikan
    mengidentifikasikan hubungan pelaporan
   Pelaksanaan kerja mengidentifikasikan kewajiban dan
    menggarisbawahi tugas pokok yang membentuk suatu
    pekerjaan.
                                                             17
                   Wewenang
A.Analisis Kredit (Mingguan)
  Di bawah pengarahan seorang Ioan officer
  yang mengawasi:
    Melakukan analisis terhadap riwayat
     perusahaan, posisi industrinya, kondisi saat
     ini, prosedur akunting, dan persyaratan kredit.
    Melakukan review atas laporan kredit, dengan
     meringkas analisis dan merekomendasikan
     tindakan untuk calon peminjam yang potensial.
    Melakukan review dan membuat ringkasan
     kinerja peminjaman yang ada saat ini dengan
     membuat dan menindaklanjuti laporan kredit
     dan Lembar Kesesuaian Perjanjian Credit.

                                                  18
B. Operasi (Mingguan)
      Membantu nasabah mangatasi masalah dan
       kebutuhan yang berhubungan dengan bank.
      Memberikan informasi kredit nasabah pada pihak-
       pihak yang sah.
      Melakukan analisis pada account profitability dan
       kesesuaian dengan susunan neraca. Menyampaikan
       hasilnya pada nasabah.
      Memberikan penghargaan pada Bagian Pencatatan
       Pinjaman, dalam penerimaan dan pembayaran dana
       dan dalam pembukuan pinjaman.
      Mengoreksi kesalahan internal.



                                                      19
C.Dokumentasi Kredit (Mingguan)
      Membuat dokumentasi kredit yang diperlukan.
       Membantu nasabah melengkapi dokumen kredit.
      Memeriksa dokumen kredit segera setelah akad
       kredit demi kelengkapan dan akurasi.
D.Sistem Informasi/Laporan
      Menyiapkan laporan kredit, menggambarkan dan
       menganalisis hubungan nasabah dan komitmen
       kredit; menyiapkan input ke dalam sistem informasi.
      Memantau akurasi laporan kredit.




                                                         20
E. Hubungan Nasabah/Internal (Mingguan)
      Membina hubungan dengan nasabah dengan
       berusaha mengenal produk, fasilitas, dan industri
       mereka.
      Berkomonikasi dengan nasabah dan bank lain
       untuk mendapatkan informasi yang berhubungan
       dengan pinjaman dan menjawab berbagai
       pertanyaan.
      Menyiapkan laporan mengenai nasabah dan
       kontakdengan prospek kontak dan tindak
       lanjutnya.
       Membuat memo mengenai kejadian-kejadian
       yang mempengaruhi nasabah dan prospek.

                                                           21
F. Assisten Officer (Bulanan)
       Membantu pejabat yang diberi tugas dengan
        menyiapkan informasi pendukung kredit, menulis
        ringkasan hubungan dengan nasabah, dan
        mendampingi kunjungan atau melakukan
        kunjungan sendiri.
       Melakukan pementauan rekening dan melakukan
        review serta memelihara file kredit dengan sebaik-
        baiknya.
       Melakukan koordinasi aliran dokumen ke bank
        yang terkait dengan pinjaman.
       Menjawab pertanyaan atau permintaan nasabah
        saat pejabat yang berwenang tidak berada di
        tempat.
                                                             22
G. Asisten Divisi (Bulanan)
   Mewakili bank dalam kegiatan industri.
   Mengikuti perkembangan industri/
     wilayah.
   Membantu Manajer Divisi merencanakan
     pendekatan divisi dan prospek untuk
     bisnis baru.
   Mewawancarai para pelamar posisi Loan
     Assistant.
   Menyiapkan pendukung/ pengganti jika
     pejabat yang berwenang tidak ada
     ditempat.


                                             23
H. Pengetahuan dan Ketrampilan.
 Item yang diberi tanda bintang (*) akan
   diajarkan pada pekerjaan.
 Ketrampilan komunikasi lisan, termasuk
   mendengarkan dan mengajukan pertanyaan.
 Ketrampilan akuntansi tingkat menengah.
 Ketrampilan menulis.
 Ketrampilan melakukan riset/membaca untuk
   memahami dokumen-dokumen keuanagn atau
   hukum.
 Ketrampilan organisasi atau analitis.

                                          24
Pengetahuan dan Ketrampilan
 Ketrampilan sosial untuk mewakili Bank dan meningkatkan
  citranya.
 Ketrampilan penjualan.
 Pengetahuan mengenai kebijakan kredit dan pelayanan
  Bank.
  * Ketrampilan menggunakan terminal komputer di bank.
  * Pengetahuan istilah-istilah hukum yang berkaitan dengan
    perbankan.
 Ketrampilan bekerja mandiri.
 Efisiensi kerja dibawah tekanan.
 Ketrampilan menjadi penghubung (interfacing).
 Pengetahuan dasar-dasar keuangan perusahaan.
                                                          25

				
DOCUMENT INFO