Docstoc

Billing System of MEPCO

Document Sample
Billing System of MEPCO Powered By Docstoc
					  Billing System of Multan Electric Power Company  1 

   

  Billing System of Multan Electric Power Company                2 

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  3 

Dedication

g{|á exÑÉÜà |á wxw|vtàxw àÉ bâÜ UxÄÉäxw ctÜxÇàá

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  4 

Table of Contents

A Directory to the Report
                             

  Billing System of Multan Electric Power Company  5 

Table of Contents
Preface Acknowledgements Section 1: Introduction
1.1  1.2  1.3  1.4  1.5  1.6  About MEPCO……………………………………………………………………………...………………………. History of MEPCO………………………………………………………………………………………………... Vision of MEPCO………………………………………………………………………………………………….. Mission Statement………………………………………………………………………………………………. Technical Overview……………………………………………………………………………………………… Jurisdiction Map…………………………………………………………………………………………………..

8 10
12  13 14 14 15 17

Section 2:
2.1  2.2  2.3  2.4  2.5  2.6  2.7  2.8 

MEPCO’s MIS
19 20 21 23 25 27 27 29

Organogram…………………………………………………………………………………………………………. Major Subsystems of MEPCO………………………………………………………………………………. Inputs and Outputs of MEPCO……………………………………………………………………………… MEPCO’s MIS……………………………………………………………………………………………………….. Organogram of MIS Dept…………………………………………………………………………………….. Working of MIS Dept…………………………………………………………………………………………… MEPCO Online MIS Web Site………………………………………………………………………………. MIS Web Site Main Menu…………………………………………………………………………………….

Section 3:
3.1  3.2  3.3  3.4  3.5 

Getting New Connection
32 33 34 35 36

Applying for New Connection………………………………….………………………………………….. Processing of User Application…………………………………………………………………………….. Making Feasibility Report……………………………………………………………………………...……. Paying the Demand Notice……………………………………………………………………………...….. DFD for Getting a New Connection………………………………………………………………………

Section 4:
4.1  4.2  4.3  4.4  4.5 

Billing System
37 38 39 40 41

Consuming Units……………………………………………………………………………....................... Meter Reading……………………………………………………………………………...……….……………. Generating & Distributing Bills……………………………………………………………….……………. Paying Bills and Receiving Revenues………………………………………………………….………... DFD of Billing System……………………………………………………………………………...……….....

  Billing System of Multan Electric Power Company  6 

Section 5: Section 6: Section 7:

Problems in Current System Proposed Solutions References

44 46 48

  Billing System of Multan Electric Power Company  7 

Preface

Some Words About the Report

  Billing System of Multan Electric Power Company  8 

Preface
“Genius  makes  its  observations  in  short‐hand;  talent  writes  them  out  at  length.”                    ‐‐‐ Christian Nevell Bovee 

“Nothing has such power to broaden the mind as the ability to investigate  systematically and truly all that comes under thy OBSERVATION in life.”                    ‐‐‐Marcus Aurelius 

As mentioned by the above quotations observing and on‐site viewing are a  very firm base for learning. We learn a lot more by seeing the theories, we read in  books, applied practically by the pros and by seeing how they actually put them to  work.    Team building and teams are an important part of the business as we see it  today  and  a  large  emphasis  is  given  to  them  in  the  modern  business  world.  Organizations make systems to accomplish tasks and to increase efficiency in their  work.  When  it  came  to  choosing  the  organization  of  the  Billing  System  MEPCO  became the first thing to the mind of the team members.    We  were  extremely  pleased  to  do  the  case  study  of  MEPCO  because  we  saw the book written theories in real action. The effective system at MEPCO was a  piece of art and to see it in working process was a treat itself. The billing system at  MEPCO  is  designed  to  calculate  and  disseminate  bills  and  to  store  these  bills  in  the  data  base  and  to  use  them  for  further  use.  MEPCO  has  fine  organizational  structure  and  a  well  defined  fully  working  effective  system  that  helps  and  aids  managers to do their job at best. Our knowledge was further enlighten when we  had some of the lectures from the seniors managers of MEPCO, they knew quite a  lot about the organization and the subject and they left no stone unturned to let  us know about that it was a four week study of the billing system and we had the  most enjoyable case study of our life.    It is hoped that the conducted study and the compiled report will provide a  source of comprehensive information and a complete survey report on the topic  as well as on the organization. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  9 

Acknowledgements

A Short Thanks Giving

  Billing System of Multan Electric Power Company  10 

Acknowledgements
This project report is a result of joint hard work of the whole team and was  accomplished by the blessing and grace of Allah Almighty. 
 

  We want to give a special thanks to Prof. Dr. Muhammad Aftab who gave  us their full support and guided us throughout this report and she should be given  credit on top of all for this collection of knowledge.    We  like  to  express  our  gratitude  to  Raja  Ishtiaq  (Head  of  Law  Dept.  MEPCO), Ahsan Kareem (Manager Revenue Branch) and the whole MEPCO Team  that  helped  us  by  providing  all  the  needed  information  we  needed  to  complete  this report.    At the end we would also like to thanks our parents who motivated us and  that  motivation  led  to  the  successful  completion  of  the  report  and  also  all  our  mates who took time out of their busy lives to help us complete this report. 
             

  Billing System of Multan Electric Power Company  11 

Section 1

Introduction
           

Sr.  1  2  3  4  5  6 
     

Title About MEPCO History of MEPCO Vision of MEPCO Mission Statement Technical Overview Jurisdiction Map

  Billing System of Multan Electric Power Company  12 

1.1 About MEPCO
Multan  Electric  Power  Company  is  one  of  the  biggest  Distribution  Company  of  WAPDA,  its  area  of  operation  is  from  Sahiwal  to  Sadiqabad,  Bahawalnager  to  Bahawalpur  and  Tounsa  Sharif  to  Rajanpur  and  bordering  with  Sind,  Balochistan  and  NWFP Map.  The Charter of MEPCO is to provide the reliability, quality and safety of electric  power supply to the consumers in its Jurisdiction.  MEPCO is envisaged for the creation of the resources and engineering plans for  additions, renovation and augmentation of the distribution system in order to achieve  charter.  MEPCO is putting efforts to make it a viable and progressive utility to take care of  consumer's power demand.  Following  MEPCO  Officers  will  sit  at  MEPCO  Regional  Complaint  Centre,  Khanewal Road Multan between 1000 to 1200 hrs on the weekdays mentioned against  each  to  receive  the  complaints  regarding  electricity.  They  will  issue  orders  at  the  spot  where possible for immediate disposal of complaints:‐    Sr.No.  a.  b.  c.  d.  e.     In case of non availability of any of the officer, next junior to him will sit in his place.        Officers Chief Engineer / Tech:  Director  Chief Engineer / CS Director Chief Engineer / Op. Director Manager (Commercial) Manager (O&M) Distribution Day  Monday  Tuesday  Wednesday  Thursday  Friday 

  Billing System of Multan Electric Power Company  13 

1.2
WAPDA 

History of MEPCO

The  electricity  supply  service  in  Pakistan,  initially,  was  undertaken  by  different  agencies,  both  in  public  and  private  sectors,  in  different  areas.  In  order  to provide  for  the unified and coordinated development of the water and power resources, Water and  Power  Development  Authority  (WAPDA)  was  created  in  1958  through  WAPDA  Act,  1958.  

Area Electricity Board Multan 
The  local  areas  electricity  distribution  service  was  being  performed  by  various  Regions of WAPDA. Then the Area Electricity Board (AEB) Multan, on the eight AEBs in  Pakistan, was established under the scheme of Area Electricity Boards in 1982, in order  to  provide  more  autonomy  and  representation  to  provincial  government,  elected  representatives,  industrialists, agriculturalists  and  other  interest  groups in  functions  of  the AEBs.  

MEPCO 
The environment and structure of the power industry throughout the world are  undergoing  dramatic  change.  The  power  sector  is  moving  from  monopoly  to  privatization and from integration to disintegration. To keep pace with this change, the  Government of Pakistan approved a S0trategic Plan in 1994 as a consequence of which  the  power  wing  of  WAPDA  has  been  unbundled  into  12  Companies  for  generation,  transmission and distribution of electricity.  Multan Area Electricity Board was reorganized into one such corporatized entity  under  the  name  of  Multan  Electric  Power  Company  (MEPCO)  with  effect  from  14.05.1998, with the aim of commercialization and eventually privatization.       

  Billing System of Multan Electric Power Company  14 

1.3

Vision of MEPCO

To ensure convenient availability of high quality power in area of responsibility, in  order to alleviate the poverty, improve quality of life and make the Industrial and  Agriculture Sector competitive in the World Market. 

1.4
                             

Mission Statement

Ensure convenient availability of high quality electric power to the people at  affordable price, retaining financial viability of the Company. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  15 

1.5

Technical Overview

Area of Operation 
MEPCO's area of responsibility covers Civil Districts of Multan, Khanewal, Sahiwal,  Pakpattan,  Bahawalnager,  Lodhran,  Bahawalpur,  R.Y.  Khan,  Vehari,  Muzaffargarh,  D.G.  Khan, Layyah, and Rajanpur.  (Map) 

Organizational Structure Of Mepco 
MEPCO comprises of the following eight (08) distributions Operation Circles, one  (1) Construction and two (2) GSO Circle, as detailed below:‐ 

Operation Circles 
Circle Name  1. Multan Circle  2. D.G. Khan Circle  3. Vehari Circle  4. Bahawalpur Circle  5. Sahiwal Circle  6. R.Y. Khan Circle  7. Muzaffargarh  8. Bahawanager Circle  G.S.O. Circles     1. Multan Circle  2. Sahiwal Circle  Project Construction Circle       8 Divisions  Divisions/Sub Divisions  6 Divisions / 33 Sub Divisions  3 Divisions /12 Sub Divisions  3 Divisions /13 Sub Divisions  3 Divisions / 17 Sub Divisions  4 Divisions /18 Sub Divisions  3 Divisions /15 Sub Divisions  3 Divisions /16 Sub Divisions  3 Divisions / 13 Sub Divisions  6 Divisions 

 

 

 

Grid Stations 
1. 132/11KV   2. 66/11KV   Total    74 Nos. 30 Nos. 104Nos.

  Billing System of Multan Electric Power Company  16 

Distribution Transformers    

 

 

 

   

109,381 Nos.  5639.770 (MVA) 

Capacity of Distribution Transformers                   

Detail Of Information Given Below:‐ 
Sr.  #  1.  2.  3.  4.  5.  6.  7.  8.  9.  10.    Information  Total Length of 132/66KV, T/Lines 132KV Transmission Line.   66KV Transmission Line.   Total No. of Power Transformers  Peak Demand of 2006‐07  Peak Demand of 2007‐08  New G/S added in 2006‐07,2007‐08 Conversion for 66KV & 132KV 2006‐07 Augmentation during 2006‐07,2007‐08 Extension 2006‐07, 2007‐08 Figure Unit 4282 2832 1450 197 1852 2218 01 02  22 15  KM KM KM Nos. MW MW No. Nos. Nos. Nos.

    HT / LT LINES 
Sr. #  1.  2.  3.  Information  11 KV Feeders                    Length of 11 KV Line           Length of LT Line                Figure  867 Nos.   61,818.224 KM   41,615.914 KM

  Billing System of Multan Electric Power Company  17 

1.6

Jurisdiction Map of MEPCO

       

  Billing System of Multan Electric Power Company  18 

Section 2
     

MEPCO’s MIS 
Sr.  1  2  3  4  5  6  7  8 
         

Title Organogram Major Subsystems of MEPCO Inputs and Outputs of MEPCO MEPCO’s MIS Organogram of MIS Dept.  Working of MIS Dept.  MEPCO Online MIS Web Site MIS Web Site Main Menu 

  Billing System of Multan Electric Power Company  19 

2.1
 

Organogram

               

  Billing System of Multan Electric Power Company  20 

2.2

Major Subsystems of MEPCO
Finance

Audit

HRM

Comercial

Legal

Operational

MIS

Technical

   

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  21 

2.3

Inputs and Outputs of MEPCO

MEPCO  Multan  Electric  Power  Company  is  an  electricity  distributing  company  that disrtibutes electricity. Multan Electric Power Company buys electricity from either  WAPDA the Pakistan Water and Power Development Authority and NEPRA or produce  their own electricity by using thermal power station and distributes it to the consumers  through grids and power stations.   Inputs    The inputs of MEPCO includes the raw form of electricity coming from the power  stations and WAPDA and the purchased electricity from NEPRA. The then distribute this  electricity through out the multan division.  Outputs    The output of MEPCO is the processed form of electricity that is in the state of  distribution and is distributed through grid stations and transformer. They distribute this  electricity through out multan division to various sub divisions. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  22 

Vendors

nm er ov G

Ho ld er s

t en

St

oc k

Fees Backs

WAPDA

Management Control

Consumer

Inputs

Processing Electricty

Distribution of Electricity

Di s

al rm ns e o Th tati S

t ri bu to rs

     

Economic Indicators

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  23 

2.4

MEPCO’ MIS

The  MIS  of  MEPCO  Multan  Electric  Power  Company  is  specialy  designed  to  solve  the  management related issues the MIS of MEPCO take the inputs coming from all the dept.  and banks that are present in their enviornment MIS then process all the data coming  from  these  sources  then  make  reports  that  helps  in  management  decision  making.  These reports help a lot in managing the firm effectively and efficiently.         

Upper Management Level

Strategic  Planning Information

Middle Level Management

Management Control Information

Lower Level Managent

Operational Information
 

  Billing System of Multan Electric Power Company  24 

MIS

   

MEPCO’s MIS

  Billing System of Multan Electric Power Company  25 

2.5

Organogram of MIS Dept.

                   

  Billing System of Multan Electric Power Company  26 

2.6
Revenue Office

Working of MIS Dept.

MIS Department
Liasion Section

Control Section

Punch/Entry

Section

Machine Room

         

  Billing System of Multan Electric Power Company  27 

2.7

MEPCO Online MIS Web Site

Purpose of website 
On  the  directives  of  CEO  MEPCO,  Online  MIS  website  (www.mepco‐it.com.pk)  is  developed to provide all required reports and information to concerned field officers on their  desk  through  internet  promptly.  This  helps  for  prompt  action  to  control  line  losses,  improve  recovery  and  overall  performance  of  company  through  daily  monitoring.  This  website  is  password protected. 

How to access website 
After connecting internet, Run Internet Explorer and type www.mepco‐it.com.pk in address bar  of Internet Explorer. Press Enter or click on “Go” Button. 

User Name & Password 

  A  login  screen  as  above  will  appear.  Please  give  the  user  name  and  password  as  already  provided to you and click on login.  

  Billing System of Multan Electric Power Company  28 

Menu 

  After successful login home page of website will be appeared. You can go to different reports by  using menus.  Username  and  passwords  along  with  user  manual  has  been  circulated  vide  this  office  No.  MCM/WS‐208/1591‐1796 dated 07.06.2005. 

             

  Billing System of Multan Electric Power Company  29 

2.8
Home  Daily Reports 

MIS Web Site Main Menu
Site Home   (Use this option to go to home page)  Logout        (Use this option to logout your account) 

o o o Defaulters  o

Cash collection (Date wise) Company level to Sub Division level  Batch‐wise assessment (Batch wise) Company level to Sub Division level  Billing Statistics Report  Billing Status  (Status of Batch & Cash received from Divisions and status of  Cash Posting and Batch billing at Computer Center) 

Running Defaulters  Company to Sub Division Level  From 1000 to 500000  (Select any)  To 1000 to > 500000   (Select any)  Batch No. 01 to 21,27 or all  Private or Govt.  Running or Disconnected  Sorted by: Ref No., Amount, Age  

  o Outstanding TDO’s/ERO’s (CP‐114)  Company to Sub Division Level    Outstanding TDO’s/ERO’s (CP‐114 Tentative)  Company to Sub Division Level  Available on 25th of each month 

o

Line Losses 
o o o Monthly     (Company to Sub Division/Feeder level)  Progressive (Company to Sub Division/Feeder level)  Feeder Analysis (%Age Losses Slab wise List) 

Revenue 
o Monthly Billing   Monthly Billing v/s Collection & %Age  Company to Sub Division level  Private, Govt. & Total  Tariff/Slab Wise (Analysis of Billing/Collection)  Computed Assessment  Computed Assessment v/s Collection & %Age  Company to Sub Division level 

o

  Billing System of Multan Electric Power Company  Private, Govt. & Total  o  Receivables  Receivables, Arrears & Spill Over  Company to Sub Division level  Private, Govt. & Total  o Govt. Departments  Company to Sub Division level  Federal & Provincial Govt.   Department wise  No. of consumer, O. Bal., Assessment, Payment, C. Bal  30 

Others 
Defective Meters (CP‐90)  Company to Sub Division level  o Billing Program  Meter Reading and Billing Schedule  o Court Cases  Company to Sub Division level    Use Back Button to go back  Use MIS Home Button to come on main home page  All Reports can be printed.  o                                                    

  Billing System of Multan Electric Power Company  31 

Section 3

Getting New Connection 
     

Sr.  1  2  3  4  5 
         

Title Applying for New Connection Processing of User Application Making Feasibility Report  Paying the Demand Notice
DFD for Getting a New Connection

  Billing System of Multan Electric Power Company  32 

3.1
Use Case 

Applying for New Connection

        To apply for new connection the user needs to send the application  to the SDO which then process it further.     

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  33 

3.2

Processing of User Application
Processing of the User's Application

*

*

Recive User's Application

SDO

Check Connection Recuest

<<include>>

<<include>>

Conncection Request < 40 * Ast. Manager C.S. * <<extend>> *

Conncection Request >= 40

Ex. Engg. *

<<extend>>

* * Make a Fesibility Report

<<include>>

* Actor

*

Make Demand Notice

  The sent application is then sent by the SDO to either ex. Engg. Or to  the  Ast.  Manager  C.S.  depending  on  the  requested  connection.  Who  then  direct it to the lineman to get a feasibility report which is sent to the dist. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  34 

3.3
Ex. Engg.

Making Feasibility Report
Making Feasibility Report
* * Process Application

<<include>>

Make Feasibility Requirements

Line Suprt.

*

*

Recieve Feasibility Requirements

<<include>>

On Site Feasibility Study

<<include>>

Process Demand Notice

<<include>>

Send Demand Notice

*

*

SDO

 
  To make the feasibility report the lineman gives a direct visit to the site where  the connection is to be installed. Then estimate the expenses then  send it back to SDO. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  35 

3.4

Paying the Demand Notice
Paying the Demand Notice

Recieve the Demand Notice

* * Actor

<<include>>

Pays Demand Notice in a Bank

<<include>>

Send Receipt

* * Actor

Recieve Receipt

 
  Once the demand notice is made it is then sent to the user so that he/she may  pay it to the banks. 

  Billing System of Multan Electric Power Company  36 

 

3.5

DFD for Getting a New Connection

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  37 

Section 4
     

Billing System 
Sr.  1  2  3  4  5 
         

Title Consuming Units Meter Reading Generating & Distributing Bills Paying Bills and Receiving  Revenues  DFD of Billing System 

   

  Billing System of Multan Electric Power Company  38 

4.1

Consuming Units

       

  Billing System of Multan Electric Power Company  39 

4.2

Meter Reading

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  40 

4.3

Generating & Distributing Bills

 

  Billing System of Multan Electric Power Company  41 

4.4

Paying Bills and Receiving Revenues

   

  Billing System of Multan Electric Power Company  42 

4.5

DFD of Billing System

   

  Billing System of Multan Electric Power Company  43 

Section 5
                               

Problem in the Current System 

  Billing System of Multan Electric Power Company  44 

5.1

Problems in Current System

  Nothing  in  the  world  is  perfect  except  Allah  every  existing  thing  has  got  its  limitation and has always had a room for improvement. The billing system of MEPCO is  no different. They have got their own errors and limitation which will only go with time.  Some of the major draw back of MEPCO’s system are as follow:‐  1. No online application System  2. Billing process is slow and has to go through a lot of useless stages.  3. Recovery reports are sent about a month late.  4. The  mainframe  is  located  in  the  head  quarters  which  slow  down  the  report  receiving process.  5. The schedule generating process is not automated.  6. More automation is needed in the organization.       

  Billing System of Multan Electric Power Company  45 

Section 6

Proposed Solutions
                               

  Billing System of Multan Electric Power Company  46 

6.1

Proposed Solutions
1. Need online application System  2. Need to speed up the Billing process and has to go cut the useless stages.  3. Recovery report generation must be speed up so that action should be taken  early.  4. Must increase database capability.  5. The schedule generating process must be automated.  6. More automation is needed in the organization. 

The Proposed solutions are:‐ 

         

  Billing System of Multan Electric Power Company  47 

Section 7

References
                                     

  Billing System of Multan Electric Power Company  48 

7.1

Proposed Solutions

1. www.scribd.com  2. www.docstoc.com  3. www.wikipedia.com  4. www.britanica.com  5. SAD by Awad  6. SAD by Kendell n Kendell  7. MIS by Louden n Louden  8. IS by Steven Alter 


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:5878
posted:5/30/2009
language:English
pages:48