Anexo 22 - Resumen Metodologia Libro Abierto _Open Book_

					ANEXO 22 - METODOLOGIA DE LIBRO ABIERTO (OPEN BOOK) El SISTEMA DE PRECIO GLOBAL bajo la metodología de LIBRO ABIERTO (OPEN BOOK), se resume a continuación. Con este proceso se disminuye el riesgo de definición de ítems y cantidades de obra al CONTRATISTA hasta la Ingeniería detallada, manteniendo su responsabilidad en los aspectos de administración, productividad y contingencias que están directamente bajo su control y autonomía técnica. El resumen del procedimiento de “LIBRO ABIERTO (OPEN BOOK)” es el siguiente: CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE LIBRO ABIERTO: El objetivo principal del sistema de LIBRO ABIERTO es lograr que el CONTRATISTA tenga completamente definido del Alcance de los Trabajos y servir de base para llegar a un VALOR GLOBAL FIJO para la los trabajos de Construcción cuando la Ingeniería de Detalle haya llegado al punto en que se hayan eliminado la incertidumbre y el riesgo de costo, cronograma y variaciones de calidad. Las características del SISTEMA DE LIBRO ABIERTO (OPEN BOOK) son las siguientes: a) Todos los datos de costos, ya sean creados internamente o recibidos de terceros (Cotizaciones de proveedores de equipos y materiales, posibles subcontratistas, etc.), son compartidos, en su forma original, entre ECOPETROL, el PMC y el Contratista. b) No se aplican concesiones ocultas o complementarias a los estimados, que sean adicionales a los convenidos entre las partes antes del comienzo del proceso de estimación de costos. c) La tarea de elaborar estimados es un ejercicio conjunto, realizado por el Contratista, ECOPETROL y el PMC, con base en los diseños detallados que ejecute cada parte. d) La información sobre costos se pone a disposición de todas las partes tan pronto como sea recibida, sin manipulación, ajustes o análisis previos. e) ECOPETROL, el PMC y el Contratista EPC están de acuerdo en que el proceso de estimación será monitoreado minuciosa y periódicamente por todas las partes y se ajustará, en su caso, para cumplir con las estipulaciones anteriores. f) La interventoría de las Ingenierías se realizará en forma normal y en simultánea con las actividades del sistema de LIBRO ABIERTO, de tal forma que ECOPETROL a través del PMC realizará las revisiones de calidad y de cumplimiento de especificaciones técnicas que se requieran para el recibo a satisfacción de los trabajos de Ingeniería. g) Los aspectos relacionados con productividad, organización administrativa, supervisión de campo, manejo de materiales y contingencias del Contratista siguen estando bajo su responsabilidad. Los eventos que ocurran en el desarrollo de la obra, junto con los cambios en los mercados de productos y equipos que no sean cambios de alcance de trabajos ni decisiones del propietario que hacen que cambie el contrato, son responsabilidad del Contratista. h) Cuando se requiera, el equipo de ECOPETROL y el PMC estarán completamente involucrados y participarán en las decisiones de diseño del proyecto y tendrán acceso completo a los entregables del proyecto, incluyendo las estimaciones de conteo de equipos, materiales (Materials Take-offs MTO) y cotizaciones que se requieran para definir nuevos precios unitarios o revisar existentes de la oferta. Se obtendrán ofertas en firme para más de 80% del valor de los equipos. Se obtendrán propuestas firmes para una lista predeterminada de subcontratos (si aplica), la cual se compartirá con ECOPETROL, quien también participará en las negociaciones técnicas y comerciales con tales proveedores de primer rango. i) Las metodologías de ejecución de construcción del CONTRATISTA serán revisadas y convenidas en conjunto con ECOPETROL y el PMC, antes del comienzo de REFINAMIENTO.

j) Cuando se requiera, en la etapa de REFINAMIENTO estará disponible la información básica con que se elabora el presupuesto, con transparencia completa a ECOPETROL y al PMC en todo momento. A la vez que se desarrolla el costo conjuntamente, ECOPETROL podrá proporcionar información precisa sobre condiciones y costos locales basados en su experiencia en su área a fin de hacer más exacto el estimado y reducir asignaciones de valores de contingencias y riesgos. k) Si se toma una decisión de no seguir adelante con la obra, ECOPETROL está en libertad de utilizar los entregables de los trabajos para obtener otras ofertas, incluyendo estimaciones de cantidades de materiales (estimaciones MTO) y especificaciones. Sin embargo, la información interna, registros históricos e información interna de elaboración de precios y estimados estarían amparados por los términos y condiciones de confidencialidad contractual. No se harán pagos parciales antes de cierre del libro. ETAPA DE PREPARACION DE OFERTAS: Este periodo corresponde a la preparación de ofertas por parte del PROPONENTE con base en el alcance definido por ECOPETROL mediante la entrega de la descripción detallada del Proyecto, las especificaciones técnicas y el listado de ítems y cantidades estimados para cada ÁREA. En esta etapa el PROPONENTE debe diligenciar los precios unitarios para cada ítem, multiplicados por las cantidades señaladas y totalizar su oferta. Este valor totalizado será el VALOR GLOBAL INICIAL DEL CONTRATO. Los precios unitarios serán fijos y no variaran durante la etapa de REFINAMIENTO y CIERRE DEL LIBRO ABIERTO, a menos que se produzcan cambios en los alcances particulares o en las especificaciones técnicas correspondientes. El VALOR GLOBAL INICIAL DEL CONTRATO total cubre la totalidad de los costos, gastos, impuestos, administración, imprevistos y utilidades del CONTRATISTA a causa de la ejecución de los trabajos, por cuanto corresponde al estudio cuidadoso del alcance de los trabajos a ejecutar, su naturaleza, localización, condiciones sociales, políticas, de seguridad, geológicas, topográficas, meteorológicas, viales, limitaciones de espacio y disponibilidad de materiales, instalaciones temporales, servicios públicos, equipos, transporte, todos los desplazamientos (tiquetes, transporte y alojamiento) de su personal a sedes donde se ejecutan las obras o a sedes diferentes del lugar en donde se ejecutan las obras, mano de obra, etc., y las regulaciones de todo orden, principalmente legal, tributario, fiscal y de aduanas, aplicables a la fecha de la presentación de la oferta, en la legislación colombiana a este tipo de Contratos, factores considerados para formular la oferta. El valor de la oferta debe presentarse sin incluir ajustes por variación en el tiempo. Para cubrir los ajustes mencionados, se tiene definido las fórmulas de reajustes establecidas en estos términos de referencia. El ofrecimiento económico deberá indicarse en la carta de presentación de la oferta y en el formato que obra en el ANEXO 2 del Volumen I de los DPS. DESAGREGACIÓN DE COSTOS DE LA PROPUESTA: Los siguientes factores y otros no indicados pero que el PROPONENTE por su experiencia y estrategia de ejecución debe conocer, deberían ser considerados de acuerdo al alcance descrito en los términos de referencia y a las especificaciones técnicas, y ser incluidos en la elaboración de la propuesta económica a presentar en el ANEXO 2 del Volumen I de los DPS: • COSTOS DIRECTOS - MATERIALES & EQUIPOS DE ORIGEN COLOMBIANO (incluyendo el impuesto al valor agregado IVA que se causará por la compra de estos elementos) - MATERIALES & EQUIPOS IMPORTADOS - COSTO DIRECTO DE MANO DE OBRA PARA CONSTRUCCIÓN - COSTO TOTAL DE SUBCONTRATOS PARA CONSTRUCCIÓN • COSTOS INDIRECTOS DE CAMPO - Campamentos y oficinas temporales en Barrancabermeja

- Talleres para prefabricación - Equipos, andamios y herramientas para construcción - Bonos o incentivos que se prevea pagar al personal de construcción en campo. - Costos asociados con el funcionamiento de los equipos y herramientas de construcción. - Materiales consumibles (fungibles) - Costo Indirecto de Equipos y Materiales - Costo Indirecto de Mano de Obra para Construcción - Organización administrativa del Contratista en campo - Seguridad para los campamentos, instalaciones temporales y personal del Contratista en campo - Costos de estadía en campo del personal del Contratista (vivienda, transporte, alimentación) • OTROS COSTOS DE CAMPO - Según aplique en cada Área - Costos por asistencia especializada de proveedores de equipos y materiales - Costos de partes de repuesto requeridas para la ejecución de los trabajos objeto del contrato. - Costos de personal y supervisión para las labores de prealistamiento, alistamiento y puesta en marcha - Costos por el programa de capacitación al personal de ECOPETROL - Costos por alquiler y/o suministro de grúas y equipo especializado para movimiento y transporte de carga extrapesada. - Fletes, seguros, bodegaje, agenciamiento de aduana y demás costos necesarios para importar y traer material de origen extranjero hasta el Sitio de los trabajos. - Fletes, seguros, bodegaje y demás costos necesarios para traer material de origen nacional hasta el Sitio de los trabajos. - Costos de seguros, pólizas, fianzas y/o garantías exigidas por el contrato. • COSTO DE INGENIERÍA Y SERVICIOS - Según aplique en cada Área. - Costos de las etapas de refinamiento del alcance y de cierre del libro abierto, incluidas las reuniones para definición de alcance, cantidades, costos y demás aspectos que se definan en esas etapas - Costos de Ingeniería Detallada & Dibujo tanto en oficinas centrales del contratista como en Colombia - Costo del HAZOP, Planes de Manejo ambiental (estudios, ejecución de recomendaciones y gerencia) - Costo de organización de compras y suministros, inspecciones, servicios de construcción en oficinas centrales - Costo de organización para gerenciamiento del Proyecto - Costos de viajes, bonos e incentivos para el personal de dirección del Proyecto - Costos de acondicionamiento y mantenimiento de las oficinas en la sede del Contratista para uso del personal de ECOPETROL - Costos de manutención, estadía, transporte, vivienda y demás gastos asociados a la permanencia del personal de dirección del Contratista que apoyará en campo las labores de construcción, montaje, alistamiento, puesta en marcha y pruebas. • CONTINGENCIAS - Costos de contingencia e imprevistos asociados a la ejecución del contrato • COSTOS DE IMPORTACIÓN Y NACIONALIZACIÓN - Costos de aranceles por concepto de importación de equipos y materiales - Costos del impuesto al valor agregado IVA que se causa durante la importación de materiales y equipos • IMPUESTOS - Impuestos y contribuciones generadas por la suscripción y ejecución del contrato ETAPA DE REFINAMIENTO: El objetivo de esta etapa es eliminar todas las incertidumbres que no se pueden definir a nivel de ingeniería básica y de preparación de oferta, completar los faltantes del alance no identificados en los listados entregados por ECOPETROL y definir un VALOR GLOBAL FIJO FINAL con el cual el

CONTRATISTA se comprometerá para ejecutar los trabajos que hacen parte del alcance definitivo del contrato. Las actividades que hacen parte de esta etapa son las siguientes: a) Ejecución de la Ingeniería Detallada: La ingeniería detallada será ejecutada por el CONTRATISTA al cual se le adjudique el contrato a partir de la firma del acta de iniciación del mismo. b) Dentro de las actividades de ingeniería detallada se encuentran las de levantamiento de información en campo mediante estudios topográficos y estudios de suelos, así como también cálculos estructurales y de tubería, diseños hidráulicos, revisión de cargas eléctricas, diseños de recipientes, arquitectura de control, etc., y en general todas las actividades que se requieran para definir en detalle y con la mayor exactitud el alcance real de los trabajos. c) En paralelo con la ejecución de la Ingeniería detallada, el CONTRATISTA realizará la revisión del alcance del contrato en todas las especialidades involucradas y definirán el cubrimiento total de los trabajos a ejecutar. d) Al completarse el 50% de la Ingeniería detallada, se revisará conjuntamente entre ECOPETROL, el PMC y el CONTRATISTA, con el fin de ir conociendo las posibles variaciones de alcance que pudieren presentarse en la construcción y a su vez presentando la información de costos requerida de su parte. e) Como resultado de esta primera revisión se emitirán los siguientes productos: 1) Alcance revisado, 2) Cantidades de obra revisadas de los ítems originales, 3) Especificaciones revisadas de ítems originales que puedan modificar la tarifa unitaria, 4) Ítems nuevos generados en la ingeniería detallada. f) Luego de esta primera revisión se continuará el desarrollo de la Ingeniería de detalle de todas las especialidades y MENSUALMENTE, cada CONTRATISTA (EPC y PMC) informarán a ECOPETROL acerca del estado actual de tendencias de cantidades y costos de cada ÁREA y reportará el período de REFINAMIENTO de costos en comparación con el estimado básico. g) Una nueva revisión se efectuara cuando la ingeniería detallada tenga un avance del 75%. En ese punto de avance de ingeniería de detalle, el CONTRATISTA de cada ÁREA, en conjunto con ECOPETROL y el CONSULTOR del PMC (Project Management Consultant), realizarán la labor final de revisión de los alcances de trabajo y definirán los ítems definitivos, las cantidades de obra definitivas, los precios unitarios de ítems no definidos en el listado inicial y los precios unitarios de los ítems originales que hallan tenido variación en su especificación o alcance particular. h) No obstante lo anterior ECOPETROL tiene la opción de continuar con el periodo de REFINAMIENTO hasta llegar a un punto de satisfacción de ECOPETROL, lo cual será le indicado oportunamente al CONTRATISTA. ETAPA DE CIERRE DEL LIBRO ABIERTO: La fecha máxima para el cierre del Libro de conformidad con el plazo estimado por ECOPETROL para la terminación de la Ingeniería Detallada es el 31 de Agosto de 2009. En esta etapa final el CONSULTOR del PMC (Project Management Consultant), ECOPETROL y el Contratista definirán un VALOR GLOBAL FIJO basado en los ítems y las cantidades finales definidas durante la etapa de REFINAMIENTO. Para lo cual el CONTRATISTA entregara a ECOPETROL los formatos diligenciados de análisis de precios unitarios que soporten el valor global fijo definitivo. En este caso, las partes suscribirán el respectivo contrato adicional, en el cual se acordarán los ajustes a que haya lugar. Sin perjuicio de lo anterior, ECOPETROL podrá dar por terminado el contrato si al finalizar el periodo de REFINAMIENTO el valor global fijo de éste supera el diez por ciento (10%) del valor global inicial del contrato, caso en el cual ECOPETROL reconocerá únicamente al CONTRATISTA las sumas correspondientes a las labores ejecutadas y /o a los recursos utilizados y no cancelados hasta el momento de la terminación, así como cualquier otro costo y gasto demostrable en que el CONTRATISTA haya incurrido para la ejecución del contrato hasta la fecha de terminación. Adicionalmente, se le reconocerá el porcentaje de Administración y Utilidad ofrecido por el PROPONENTE en su propuesta, liquidado sobre el valor de las obras y servicios ejecutados hasta el momento de la terminación.

El contratista iniciara trabajos y gestión de compras a medida que la información técnica entregada por ECOPETROL y el propio desarrollo de la ingeniería detallada se lo permita. No obstante los pagos parciales por parte de ECOPETROL se iniciarían a partir de la definición del valor global revisado del contrato, resultante del cierre del libro.


				
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