Document Sample
MicrosoftWord-ICTProjectAlignmentandManagementv1.5April20071 Powered By Docstoc
					         Department of the Premier and Cabinet
         Government of Western Australia
         Office of e‐Government

 Pro Forma for ICT Project
Alignment and Management
 (Pro Forma Document for Agency Use) 

            VERSION 1.5 
              April 2007 
         Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

       ICT Project Alignment Process Timeline 
     x Yr’s out                             Jan   (pre­budget year)   Dec                May/June 

                                   Collaborate and liaise with the OeG 
                  Conception/Planning                                     Funding/Execution Phase 
      ** Use the Pro forma as a checklist **
 Concept                                                                                Project Execution
                          Design                 Feasibility              Submission to
 Development                                                                            and Delivery
 ·   Clarify business     ·   Define Project     ·   Finalise KPI’s       ·   OeG &       ·   Implement project
     drivers              ·   Assess             ·   Finalise                 agency          monitoring and
 ·   Identify                 alternatives           Business Case            send            risk management
     opportunities for    ·   Identify best      ·   Finalise                 completed       plan
     collaboration            approach               Benefits                 Alignment   ·   Demonstrate
 ·   Identify key         ·   Draft KPI’s            Management               Pro forma       benefits
     stakeholders         ·   Draft Business         Plan                     to DTF.         realisation
 ·   Determine                Case               ·   Draft project        ·   Finalise    ·   Performance
     governance           ·   Draft Benefits         planning                 project         evaluation and
     issues                   Management             (including               planning        review
                              Plan                   monitoring and
                                                 ·   Finalise
                                                 ·   Send fully
                                                     completed Pro
                                                     forma to the
                                                     OeG for

                                        Investment Lifecycle
                                                Value Chain
            As a project is developed through the value chain, using the alignment
           process, benefits to government and citizens should result from improved
                           service delivery and increased efficiency. 

OeG – Office of e­Government 
DTF – Department of Treasury and Finance 

         Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                   2
               ICT Investment Decision Model for e­Government 

                                                                 1. Identify business 
                                                                 drivers, objectives & 
                                                                 benefits of proposed 
Business of 
Government                                                       3. Can we add value 
                                                                 through a cross­agency, 
  Layers                                                         collaborative approach? 
                                                                 If so, re­confirm benefits 
                                                                 with original drivers and 

                                                                 4. What changes to 
 Knowledge                                                       business processes will 
                                                                 be required (including 
   Layers                                                        cross­agency)? 

                                                                   2. Does a solution 
                                                                   already exist in 
                                                                   Government? Can we 
                                                                   share, re­use, modify? 

Layers                                                             5. What technology 
                                                                   enabler will be 
                                                                   required to achieve 
                                                                   proposed objectives 
                                                                   and deliver return on 
This page is left blank intentionally
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Western Australians have a growing expectation that government will deliver quality services 
tailored  to  their  needs.    There  is  also  an  expectation  the  services  will  be  delivered  more 
efficiently  in  a  manner  that  provides  for  greater  choice,  evolved  around  the  customer’s 
individual needs rather than the structures of Government..  Seeing government as a single 
entity delivering personalised and integrated services that focus on the customer rather than 
on  the  service  provider,  is  the  first  step  in  citizen  centric  service  delivery.    Extending  the 
availability  of  these  services  to  an  anywhere,  anytime  environment  is  integral  to  this  task. 
Information  and  Communications  Technology  (ICT)  is  a  vital  tool  in  meeting  these 
expectations,  as  well  as  assisting  people  involved  in  front  line  service  delivery  to  be  more 

ICT is a strategic asset of government in the sense that it involves significant investment, as 
well as reaping considerable benefits. However the benefits cannot be gained simply through 
the introduction of technology. ICT investment should be driven by the business needs and 
strategic  direction  set  by  the  Government  of  the  day.    True  benefits  come  from  rethinking 
processes and relationships involved in customer service delivery such that the investment in 
ICT is leveraged at a whole of government level rather than just at the agency level. 

e­Government adoption through the astute management and use of ICT can lead to 
increased levels of citizen trust and confidence in government.  Benefits to Government 
accrue from economies of scale through the use of common infrastructure and systems, 
better and more informed decision making and increased sharing of expertise and 
knowledge across the public sector. 

Large and complex ICT projects present unique challenges and opportunities that when 
designed and managed effectively can significantly leverage the initial investment and deliver 
substantial advantages to Government, citizens and business.  The Pro forma has been 
designed to ensure that ICT business proposals are well thought­out and that there is 
prudent governance to ensure the success of the project. 

Purpose of the Pro forma 
The primary purpose of this pro forma is to:
              · ensure that ICT investment is aligned with gov’t priorities and outcomes
              · improve strategic planning for ICT deployment across government. 

Achievement  of  these  objectives  will  lead  to  alignment  of  major  ICT  investment  with  the 
Government’s  ‘Better  Planning:  Better  Futures’  goals  and  strategic  outcomes,  and 
achievement of the e­government strategy goals of:
             · service delivery improvements
             · increased efficiency
             · community participation with the public sector. 

This  Pro forma must  be  used  by agencies for  any  major  ICT  capital funding  submission  to 
the  DTF.  Note  that  ICT  capital  funding  projects  exclude  routine  hardware 
replacements, such as PCs, monitors etc and no Pro forma is required for this 
type  of  funding  submission.  Agencies  should  contact  the  Office  of  e­Government

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                             5
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

(OeG) in the formative stages of project conception and planning.  The objective is for 
agencies  not  to  plan  ICT  initiatives  in  isolation  of  each  other,  but  to  have  as  part  of 
their normal business planning processes the consideration of whole of government 
collaboration and leveraging opportunities. 

The  use  of  the  Pro  forma  is  not  only  about  forming  an  important  part  of  the  DTF  budget 
deliberation  process,  but  is  about  better  practice  in  ICT  service  delivery  and  project 
management and is a tool to:

·     assist agencies to ensure their ICT projects are aligned to the Government’s goals and 
      strategic outcomes and the e­Government Strategy for the Western Australian Public 
      Sector (the e­Government Strategy).

·     assist the Office of e­Government (OeG) to identify to what level agencies need to and 
      have considered strategic agency, whole of government and e­government objectives 
      in the planning of their projects; and

·     provide agencies  with a  checklist  of  ‘better practice’  critical  review  questions  to assist 
      the effective management of large and complex ICT projects. 

   Completion of the Pro forma should be undertaken using one Pro forma for each 
After confirming with the relevant OeG agency contact person that there are no outstanding 
issues  to  be  addressed,  a  hard­copy  of  the  final  assessment  with  a  covering  letter  and 
executive summary will be forwarded to the agency.  The OeG will also forward a copy of 
the final Pro forma assessment to the DTF for their information and use in the budget 
submission  assessment  process.  The  agency  will  be  notified  in  the  letter  if  they  are 
required to make a presentation to the e­Government Sub­Committee. 

Format of the Pro forma 
Parts  ‘A’  and  ‘B’  of this  Pro forma  are  to  be  completed  as a  mandatory  component  of any 
major  ICT  capital  funding  submission  to  the  DTF.    The  Pro  forma  is  structured  under  the 
following key headings: 

v     Part ‘A’ ­ ICT Project Alignment 

Information is requested in Part A under the following headings: 
      Ø     Project Description 
      Ø     Strategic Considerations 
      Ø     Goals and Principles of e­Government 

Completion of this part will:

      ·     assist the OeG to determine whether a proposed ICT investment is aligned to the 
            Government’s goals and strategic outcomes and the goals of the e­Government 
            Strategy ; and

      ·     explore  what  opportunities  exist  for  agencies  to  transform  the  operations  of 
            Government,  using  technology  as  a  tool,  to  improve  internal  efficiency,  service 
            delivery to citizens and community participation.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                         6
         Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

               To  assist  agencies  address  strategic  and  e­Government  objectives  and  increase  the 
Note           likelihood  of  successful  budget  submissions  for  major  ICT  initiatives,  it  is  strongly 
               suggested that questions in Part ‘A’ and ‘B’ of this Pro forma and the checklist prompts 
               be  used  in  the  important  concept  development/design  phases  (refer  to  Diagram  on 
               page 2)  of  any proposed  major  ICT  Capital Project.   Subsequently,  in  the  12  months 
               leading  up  to  the  annual  DTF  budget  submission  process,  questions  in  both  Parts  A 
               and  B  should  be  fully  addressed,  using  the  checklist  prompts  as  a  guide  to  what 
               information and examples are required, and the completed Pro forma is then submitted 
               to the OeG. 

               It  is  important  that  agencies  liaise  with  the  OeG  through  both  the 
               conception/planning  and  feasibility  phases  of  the  project,  so  that  the  OeG  can 
               assist them in addressing questions contained in the Pro forma. 

        v      Part  ‘B’ – ICT Project Management Checklist 

        The Expenditure Review Committee (ERC) requires that all major ICT projects planned and 
        proposed by agencies consider the “lessons learned” from past and present significant ICT 
        projects.  As  part  of  this  consideration,  Part  ‘B’  of  this  Pro  forma  must  be  completed  by 
        agencies as a mandatory component of any ICT project funding submission to the DTF. 

        This  part  of  the  Pro  forma  seeks  to  improve  the  results  of  complex  or  cross  agency  ICT 
        enabled projects by drawing on aspects of ‘better practice’ in ICT project management and 
        the experiences and lessons learned from past and present ICT projects.  The completion of 
        Part  ‘B’  will  provide  information  to  the  OeG  and  DTF  about  the  proposed  project 
        management process, and will assist the OeG and DTF determine the potential success of 
        the project. 

Important       If you consider that at the time of completing the Pro forma it is not possible to 
Note            respond to a particular question in either Part ‘A’ or ‘B’, please contact the OeG 
                to discuss and clarify the matter.  At a minimum, if you consider it is not possible to 
                respond to a question in either Part ‘A’ or ‘B’ an explanation as to why this is the case 
                should be provided.  Alternatively, the OeG can make an officer available to discuss 
                the issue and assist you in answering the question. 

        Who can I contact for assistance? 
        The  OeG  can  provide  assistance  to  agencies  in  relation  to  exploring  opportunities  for 
        collaboration between agencies and in the completion of the Pro forma.  When your agency 
        has  considered  the  implications  of  each question  in  relation  to  the proposed e­government 
        project, your completed response should be emailed to: 

        For  further  information  or  for  any  questions  relating  to  this  document  please  contact  the 
        Office of e­Government on (08) 9213 7100 or email: . 

  Important     Agencies must submit Parts ‘A’ and ‘B’ to the OeG for assessment as part of and 
  Note          prior to any major ICT Capital funding submission to the DTF. 

        Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                        7
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

                                 This page is left blank intentionally

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet           8
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

                                            Part A

                               ICT Project Alignment

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet       9
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

1.0 Project Description 

Project Name: 



Business Unit: 

Agency Contact Person for Project: 

Office of e­Government Contact: 

Is this a full production system or a pilot project? 

Estimated Total Cost of Project: 

Brief Project Description: 

Project Scheduled Start Month:             mm/yyyy 

Desired Scheduled End Month:               mm/yyyy

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet       10
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

2.0 Strategic Considerations 
In  drafting  your  response  to  the  following  questions,  described  under  2.1,  indicate  what  is 
driving the need for this project from an agency perspective with particular reference to your 
agency’s strategic/business plan, strategic ICT plan and other relevant planning documents. 
If this is a multi­agency initiative also indicate any relevant cross­agency planning. 
From a broader perspective, indicate what opportunities the project provides in relation to a 
more  efficient public  sector  that  delivers  integrated  services and  improved  opportunities for 
community participation. Give particular consideration to the content of and linkages between 
the following:

      ·      the Government’s goals and strategic outcomes;

      ·      your agency’s strategic plan;

      ·      your agency’s strategic ICT plan; and

      ·      other government policies and directions considered relevant. 

The responses to the following question/s are likely to vary depending on the nature of the 
ICT  project  or  group  of  projects. Some  projects will  contribute directly  to  the e­government 
agenda, while others will be about positioning the agency and the Government for delivery of 
planned  future  improvements  and  benefits.  Whatever  the  case,  it  is  important  to  give  a 
context to the project that makes it easier to understand how it came about, where it ‘fits’ and 
why a particular approach is being taken. 

The Government’s goals and strategic outcomes as stated in ‘Better Planning: Better 
Futures’ are: 

Goal 1: Better Services 

Enhancing the quality of life and wellbeing of all people throughout Western Australia 
by providing high quality, accessible services 

Strategic Outcomes: 
1.1  A world­class education and training system that provides lifelong learning opportunities. 
1.2  An effective and coordinated public health service. 
1.3  A safe community. 
1.4  A strong and vibrant community. 
1.5  A reliable and sustainable supply of essential services. 

Goal 2: Jobs and Economic Development 

Creating conditions that foster a strong economy delivering more jobs, opportunities 
and greater wealth for all Western Australians 

Strategic Outcomes: 
2.1  A fair and flexible labour market. 
2.2  A strong research and development capacity. 
2.3  A level and mix of infrastructure that promotes economic growth. 
2.4  A  regulatory  and  decision­making  framework  that  promotes  free  and  fair  trade  and 

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                        11
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Goal 3: Lifestyle and the Environment 

 Protecting  and  enhancing  the  unique  Western  Australian  lifestyle  and  ensuring 
sustainable management of the environment 

Strategic Outcomes: 
3.1  A unique lifestyle that is maintained and enhanced. 
3.2  Biodiversity and ecosystems that are well maintained. 
3.3  Impacts on the environment are responsibly and sustainably managed. 
3.4  World class national parks, marine parks and conservation reserves. 

Goal 4: Regional Development 

Ensuring that regional Western Australia is strong and vibrant 

Strategic Outcomes: 
4.1  Regional communities that are educated, healthy, safe and supportive. 
4.2  Regional economies are diversified. 
4.3  The regional environment is valued and protected. 
4.4  Government decision making that takes account of regional issues. 

Goal 5: Governance and Public Sector Improvement 

Developing  and  maintaining  a  skilled,  diverse  and  ethical  public  sector  serving  the 
Government with consideration of the public interest 

Strategic Outcomes: 
5.1  A skilled and capable public sector workforce. 
5.2  A whole­of­government approach to planning and decision­making. 
5.3  A public sector that is responsive to the evolving needs of the community. 
5.4  Independent oversight that contributes to a more accountable public sector. 

Other relevant Government policies and agreements 

In  planning  and  implementing  major  ICT  capital  projects,  the  requirements  of  relevant 
Government  policies  and  agreements  that  may  impact  the  project  should  be  taken  into 
account.  Examples of these include:

·   the  Equal  Opportunity  Commission’s  ‘Policy  Framework  for  Substantive  Equality’; and

·   the  ‘Inter­Governmental  Agreement  Establishing  Principles  Guiding  Inter­ 
    Governmental Relations On Local Government Matters’

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                  12
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Question 2.1 

How does your proposed ICT project align with your agency’s Strategic/Business Plan 
and the Government’s goals and strategic outcomes? 

Your response should include consideration of the following: 

      a.    How the ICT project (or group of projects) contributes to the Government’s goals 
            and strategic outcomes. 


               The response should: 

                  i.     refer to any or all of the Government’s goals and strategic outcomes 

                 ii.     include  information  to  explain  if  and  how  the  project  contributes  to  the 
                         Government’s goals and strategic outcomes 

                 iii.    include  a  justification  if the  project  does not  contribute  to  the  Government’s 
                         goals and strategic outcomes. 

      b.    How  the  project  is  linked  to  your  agency’s  Strategic/Business  Plan  and  other 
            Government policies and directions. 


               The response should: 

                  i.     indicate how the project is linked to its Strategic/Business Plan and any other 
                         relevant Government policies and directions 

                 ii.     include information to demonstrate this connection 

                 iii.    include  a  justification  if  the  project  does  not  address  the  agency’s 
                         Strategic/Business  Plan  and  any  other  relevant  Government  policies  and 

      c.    What the links are between the Government’s goals and strategic outcomes and 
            your  agency’s  Strategic/Business  Plan  that  will  be  enhanced  through  this  ICT 


               The response should: 

                  i.     if  applicable,  specifically  refer  to  the  Government’s  goals  and  strategic 
                         outcomes in the project submission 

                 ii.     if the Government’s goals and strategic outcomes are specifically referred to, 
                         the  response  should  indicate  what  the  linkages  are  between  them  and  the 
                         agency’s  Strategic/Business  Plan  that  will  be  enhanced  through  the  ICT 

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                               13
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

      d.    What benefits will be obtained from progressing the ICT project. 


               The response should: 

               i)  describe  in  as  much  detail  as  possible  what  tangible/intrinsic  benefits  will  be 
               obtained  from  the  ICT  project.    For  example,  it  should  be  demonstrated  that  the 

                             Assists in the development of a culture of integration and 
                             collaboration within and between agencies; 

                             Allows easier access for citizens to participate in government 

                             Provides greater choice for citizens to access the type of information 
                             and services that best suits their individual circumstances; 

                             Minimises citizens needing to know how government is organised 
                             or who provides the information and services they require; 

                             Allows citizens to access information and services at times more 
                             convenient to them; and 

                             Allows agencies to deliver information and services more 
                             effectively, cheaply and conveniently. 

               ii) describe the method proposed for assessing whether these benefits are realised. 

      e.    Why the project represents a good investment by the Government in achieving its 
            key goals and strategic outcomes. 


               The response should indicate: 

                  i.    which  government  key  goals  and  strategic  outcomes  the  project  addresses 
                        and  what  measurable  benefits  will  arise  from  the  project  that  relate  to  those 

Response for Question 2.1 (a – e)

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                14
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

3.0 Goals and Principles of the e‐Government Strategy 

The  e­Government  Strategy  has  three  core  goals,  listed  below,  all  of  which  support  the 
overarching vision for e­government in Western Australia.  The goals set out to ‘To transform 
the  operations  of  government,  using  technology  as  a  tool,  to  improve  internal  efficiency, 
service delivery to citizens and community participation’. 
The three goals are:
      ·     Service Delivery 
            More  personalised  and  accessible  services  that  are  easy  for  the  community  to 

      ·     Internal Efficiency 
            Improved  processes  within  and  between  agencies  leading  to  lower  costs  and 
            improved services.

      ·     Community Participation 
            Easier interaction so that people can understand and contribute to government. 

Underpinning the  three goals  of  the  e­Government  Strategy are  the following  six principles 
which guide the way in which e­government transformation should be approached:

      ·     Citizen­centric: Delivering services in a manner that puts the citizen as the focal 
            point  of  the  service  delivery  model,  where  appropriate  extending  beyond  the 
            confines  of  agency  borders  and  the  traditional  agency­centric  model  of  service 

      ·     Accessibility and Choice: Catering for the needs of all citizens and supporting a 
            flexible, multi­channel approach to service delivery.

      ·     Trust,  Confidence  and  Security:  Ensuring  interactions  between  citizen  and 
            Government take place in an appropriately secure and safe environment and that 
            personal information is handled in an appropriate and ethical manner.

      ·     Collaboration and Integration:  Maximising the potential for improved business 
            processes,  better  service  delivery  and  cost  efficiency,  through  cross 
            agency/organisation collaboration and integration of government services.

      ·     Better  Governance:  Contributing  to  improved  governance  structures  through 
            more  informed  decision­making  and  increased  opportunity for  the  community  to 
            participate in the decision­making process.

      ·     Accountability:  Contributing  to  the  transparency  and  accountability  of 
            government decision­making and service delivery activities.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                      15
 Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Service Delivery Improvements 
The first principle of the e­Government Strategy is essentially that ‘services and information 
will  be  designed  and  focussed  on  the  needs  of  Western  Australians’.  The  adoption  of 
electronic service delivery to transform government services must deliver valuable outcomes 
to  citizens and  business.    “Public  value  refers  to  the  value  created by  government  through 
services,  laws,  regulation  and  other  actions.”  Diagram  1:  Dimensions  of  Public  Value  2 
provides a useful perspective and summary of the various dimensions that contribute to the 
public value of electronic services. 

Diagram 1 – Dimensions of Public Value 

The above Public Value model is also referred to in the OeG Citizen Centric Government – 
Electronic Service Delivery Strategy  .  The components of public value and the benefits and 
outcomes described in the model, can be used by agencies in conjunction with the following 
questions to assist them in assessing the value of existing and planned electronic services. 

 Creating Public Value: an Analytical Framework for Public Service Reform, Gavin Kelly, Geoff 
Mulgan and Stephen Muers, Cabinet Office Strategy Unit ­ United Kingdom, October 2002. 
 Developed from “Citizen Centric Government: Taking it to the Next Level”, Angela Frith Public 
Administration Today, April 2006 pp 15­19. 

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                    16
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Your  response  to  the following  questions  should  take  into  consideration  the e­Government 
Strategy  goals and principles  relating  to  improved  citizen  centric  service delivery  through  a 
citizen centric approach.  Describe through the ICT project what alignment opportunities exist 
to improve service delivery using a citizen centric approach. 

Question 3.1 

Explain if and how the proposed ICT project/s contribute to improved service delivery 
through  providing  more  personalised  and  accessible  services  that  are  easy  for  the 
community to use. 

Your response should include consideration of the following: 

      a.    Have  all  opportunities  for  servicing  the  needs  of  the  ICT  project’s  potential 
            stakeholders  been fully  considered?  Explain how  this  has been  achieved. What 
            mechanisms have been used to ensure that this project is based on the identified 
            service needs of this customer base? 


             The response should indicate: 

               i.            whether the ICT project has involved research into the full range of stakeholders 
                             able to be serviced by the project and their needs 

              ii.            include a description of who these customers are 

              iii.           what specific research/process has been used to ensure that this project is based 
                             on the identified service needs of this customer base 

             iv.             how the agency has attempted to consider needs of specific customer groups. 

      b.    Has  the  project  taken  into  consideration  any  issues  of  equity  and  accessibility 
            within the identified stakeholder base?  If so, explain how the project has taken 
            into  account  the  needs  of  special  groups  like  rural  customers,  customers  with 
            disability, seniors and indigenous Australians. 


                The response should indicate: 

                      i.        whether equity and accessibility issues are relevant to the scope of the project 

                      ii.       if equity and accessibility issues are relevant to the scope of the project, then: 

                                    §    the project should demonstrate an understanding of the range of 
                                         customer requirements including a knowledge of equity and 
                                         accessibility issues, and include evidence or reference to liaison with 
                                         agencies such as the Disability Services Commission, Office of 
                                         Seniors Interests in relation to matters of equity and accessibility. 

                                    §    alignment with the particular needs of special groups should be 
                                         identified in the project

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                   17
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

                            §    the project should take into account the needs of specific customer 

      c.    Explain  how  the  project  contributes  to  the  achievement  of  citizen­centric 
            e­government transformation as described in the e­Government Strategy, i.e. “a 
            citizen­centric government providing seamless and integrated service delivery”? 


               The response should indicate: 

                 i.     how the project demonstrates that the needs of the citizen are being 
                        addressed in a manner that is beyond a single agency / business unit context. 
                        In assessing this issue, the project should offer the prospects of:

                            ·    a more tailored approach to service delivery that recognises the 
                                 particular needs of an individual and the range of services and 
                                 resources that can be brought to bear to meet those needs

                            ·    access to services at a time and place convenient to the citizen or 

                            ·    a greater choice in the way services can be delivered 

                 ii.    if  the  agency  considers  the  project  scope  does  not  require  a  citizen­centric 
                        approach and if not why not 

                iii.    if  the  agency  considers  the  project  is  only  looking  at  citizen  needs  from  an 
                        agency (silo) perspective and the reasons for this.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                18
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

      d.    Does  the  project  maximise  citizen  choice  in  terms  of  providing  multiple  service 
            delivery channels? Please provide some examples. 


               The response should include: 

                  i.     information about whether: 

                             §    the  agency  has  considered  and  incorporated  a  range  of  service 
                                  delivery  options  as  part  of  the  project,  e.g.  online,  front  counter, 
                                  telephone, mail, SMS 

                             §    the agency has looked at the service delivery needs of a range of 
                                  customers as  part of the project 

                 ii.     an explanation of how the agency has considered a wide range of service 
                         delivery options as part of the project and which ones are feasible, or this is 
                         not a service delivery project? 

      e.    Have you considered how this project might impact the agency, other agencies or 
            the  community  if  the  project  is  implemented?    Eg.  will  changes  be  required  to 
            policy etc. 


               The response should: 

                  i.     demonstrate how the agency is aware of trends, issues and commitments 
                         relevant to the project and the strategies in place to manage the impacts 

                 ii.     indicate if the project is likely to impact on other areas, either inside or external 
                         to the agency 

                 iii.    indicate whether the agency has identified impacts with respect to the project 
                         and if it has or has not developed any strategies to manage them. 

Response for Question 3.1 (a­e)

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                               19
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Efficiency through Collaboration 
Collaborative  approaches  to  e­government  involve  the  co­ordination  and  development  of 
whole­of­government,  intra  and  cross  agency  initiatives  designed  to  assist  in  achieving 
increased efficiency and improved service delivery.  Your response to the following questions 
should  take  into  consideration  the  e­Government  Strategy  goals  and  principles  relating  to 
efficiency  gains  expected  through  collaboration  and  describe  through  the  project  what 
alignment opportunities exist with these. 

Question 3.2 

Describe  how  through  collaboration,  the  proposed  ICT  project/s  contribute  to 
improved  efficiency  and  processes  within  and  between  agencies  leading  to  lower 
costs and improved services? 

Your response should include consideration of the following: 

      a.    What consultation with central agencies such as the Department of Treasury and 
            Finance  and  the  Office  of  e­Government  (Department  of  the  Premier  and 
            Cabinet)  on  issues  such  as  funding  strategies,  impact  of  key  government 
            initiatives, existing policies and standards has occurred? 


               The response should indicate, by providing evidence and examples where applicable: 

                  i.     if and how the agency has consulted with DTF and OeG (Department of the 
                         Premier and Cabinet).  Ie comment about joint funding strategies or 
                         procurement opportunities in the project that would lead to cost savings or 
                         efficiency gains 

                 ii.     how the agency is working with other agencies and has implemented a project 
                         governance arrangements 

                 iii.    how the project is integrating service delivery channels (eg Customer Contact 
                         Centre manages phone call and email enquiries)? 

      b.    What action have you have taken to explore whether there are opportunities for a 
            cross­agency  integrated  system  or  an  agency  based  approach  with  some 
            functionality  for  other  agencies?    Detail  any  cross­agency  research  or  planning 
            that has occurred.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                        20
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management


               The response should indicate: 

                  i.     if and how the agency has worked with, or has plans to work with, other 
                         agencies to develop cross­agency solutions, and implemented a project plan 
                         to do so 

                 ii.     examples of how the project will integrate service delivery channels (eg 
                         Customer Contact Centre manages phone call and email enquiries) 

                 iii.    if the proposed project only relates to the initiating agency 

                iv.      the project’s use of service delivery channels 

                 v.      whether there have been, and the content of, agency discussions about 
                         collaboration with other agencies 

                vi.      if  the  agency’s  project  implementation  plan  includes  any  reference  to  the 
                         potential for collaboration. 

      c.    What  research  has  been  undertaken  to  identify  if  similar  initiatives  in  other 
            agencies/jurisdictions, the availability of skills, knowledge and experience in other 
            agencies including opportunities for partnering and sharing of resources? 


               The response should indicate, by providing evidence and examples where applicable, 
               if the agency: 

                  i.     has contacted other agencies to discuss experiences or synergies from similar 

                 ii.     has contacted OeG to discuss their knowledge of other agency projects 

                 iii.    has conducted desk top research of work undertaken by other agencies 

                iv.      considers  that  the  proposed  project  only  relates  to  the  initiating  agency  (and 
                         therefore it is unlikely that anything similar will have occurred and research is 
                         not required) 

                 v.      has undertaken any other research not covered by the above paragraphs, and 
                         if so, the details of that research.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                 21
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

      d.    What  opportunities  are  there  for  sharing  of  information  or  integration  of  key 
            systems in order to improve business processes or service delivery? 


               The response should indicate: 

                  i.     what Information sharing has occurred e.g. meetings, emails etc cross­agency 
                         regarding the project 

                 ii.     if  the  project  is  only  relevant  to  your  agency,  and  it  is  unlikely  that  another 
                         related project has been developed previously 

                 iii.    if  the  project  has  considered  sharing  information  or  utilising  information  of 
                         other agencies 

      e.    What action have you taken to explore viable alternative approaches in terms of 
            existing products,  sharing and  re­use,  interoperability  of  systems,  buying before 
            building, cross agency collaboration, joint venturing, funding and revenue models 


               The response should address the following matters: 

                  i.     if and how the Agency has investigated the feasibility of shared architecture 
                         for common business processes 

                 ii.     details of the different alternative infrastructure models that have been 

                 iii.    whether or not the project requires new infrastructure or applications 

                iv.      if  the  Agency  has  considered  anything  other  than  building  its  own  exclusive 
                         infrastructure or applications 

                 v.      if the Agency has indicated how it has ensured that future projects can share 
                         the infrastructure being utilised in the current project 

                vi.      if the Project requires use of legacy system 

                vii.     if  it  is  unlikely  that  current  project  infrastructure  could  be  utilised  for  future 

               viii.     if  the  Agency  has  considered  how  it  would  leverage  current  or  proposed 

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                     22
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

      f.    Does  the  technology  architecture  and  interoperability  of  proposed  systems 
            maximise opportunities for cross agency collaboration and information sharing? 


               The response should indicate, providing evidence and examples where applicable: 

                  i.    if  the  agency  has  considered  whether  the  technology  architecture  and 
                        interoperability of proposed systems maximises opportunities for cross agency 
                        collaboration and information sharing 

                 ii.    details of any specific action has been taken to assess this matter. 

Response for Question 3.2 (a­f)

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                         23
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

Better Governance and Community Participation 
A  strong  and  effective  governance  framework  is  required  to  support  transformation  to  an 
integrated e­Government service delivery model that will better serve the citizens of Western 
Australia.    Good  governance  includes  the  characteristics  of  participation,  transparency, 
responsiveness,  equity,  accountability,  effectiveness  and  efficiency.    Your  response  to  the 
following  questions  should  take  into  consideration  the  e­Government  Strategy  goals  and 
principles  relating  to  community  participation  and  describe  through  the  project  what 
alignment opportunities exist with these. 

Question 3.3 

Describe if and how this  ICT project provides improved opportunities for community 
participation in the decision making process of government? 

Your response should include consideration of the following: 

      a.    Describe  what,  if  any,  opportunities  exist  through  this  project  for  community 
            participation in the decision making process of government? 


               The response should indicate if the agency: 

                  i.     has conducted research with customers, and has implemented a channel (eg 
                         email help line) with which customers can continue to participate in decisions 
                         related to the project focus area 

                 ii.     has  discussed  project  with  stakeholders,  but  it  is  not  necessary  to  maintain 
                         continuing dialogue with them 

                 iii.    has or has not looked for any customer feedback on the project. 

      b.    How  will  the  project  contribute  to  a  more  informed  public  that  are  better 
            positioned to participate in government decision­making? 


               The response should indicate: 

                  i.     whether  opportunities  for  increased  community  participation  in  the  decision­ 
                         making process of government have been explored and if so, what they are? 

      c.    Does  the  project  improve  the  transparency  of government  decision­making and 
            service  provision  within  and  across  the  agencies  involved?    Explain  how  the 
            project achieves this.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                               24
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management


               The response should indicate: 

                  i.     if and how the project allows public or stakeholder access to government 
                         decisions or services and how this will be achieved 

                 ii.     if  the  project  does  not  have  any  aspects  that  relate  to  improvement  in 
                         transparency of information or decision­making 

                 iii.    if  the  project  has  considered  public  or  stakeholder  access  to  information  or 
                         services and how this will be achieved 

                iv.      what  consideration  has  occurred  about  public  or  stakeholder  access  to 
                         information or services. 

      d.    What  consultation  is  planned  or  will  occur  with  relevant  stakeholder  groups 
            during the project planning and development stages of the project?  How will this 
            consultation be undertaken and the results reported? 


               The response should indicate: 

                  i.     who  the  agency  has  consulted  with  during  the  project  planning  and 
                         development stages of the project 

                 ii.     what relationships exist between the  stakeholder parties and the agency and 
                         how consultation occurred and the results were reported. 

      e.    What measures have been taken to ensure that this project effectively manages 
            the handling of personal information provided by its customer base? 


               The  response  should  demonstrate  that  agency  understands  and  has  considered 
               privacy issues: 

                  i.     and has factored this into the project; or alternatively 

                 ii.     does  not  consider  these  relevant  as  the  project  does  not  deal  with  personal 
                         information about individual customers.

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                               25
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

      f.    What measures have been taken to ensure that the public can have confidence 
            in  the  security  and authentication  processes of  any  electronic  transactions  they 
            have with the government? 


               The response should indicate: 

                  i.     the steps taken to ensure security of information, appropriate authentication of 
                         customers, and continuity of service to customers 

                 ii.     a demonstrated understanding of the potential impacts to agency/customers 
                         of not providing assurance of security as described in the recent Corruption 
                         and Crime Commission report on this subject of ‘Protecting Personal Data in 
                         the Public Sector’. 

               How the Project: 

                 iii.    has identified this information and it will be communicated to customers 

                iv.      specifically addresses steps taken to ensure security of information, 
                         appropriate authentication of customers, and continuity of service to 

                 v.      has considered these criteria and determined they are or are not relevant for 
                         the scope of this project. 

Response for Question 3.3 (a­f)

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                          26
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

                                            Part B

                             ICT Project Management

Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet       27
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

4.0 Checklist for the Management and Implementation of
    Complex or Cross Agency ICT Projects 

Various  studies  and  reports  have  identified  reasons  why  complex  ICT  projects  often fail  to 
deliver all of the key features and benefits to time, target cost and specification. In addition, 
cross  agency  projects  present  their  own  set  of  challenges  that  need  to  be  managed, 
particularly  in  terms  of  funding,  governance  and  decision  making,  priority  and  goal  setting 
and performance and review. 

The following checklist seeks to improve the results of complex or cross agency ICT enabled 
projects  by  drawing  on  the  experiences  and  lessons  learned  from  past  and  present  ICT 
projects.    Agencies  must  address  these  checkpoints  and  provide  comments  on  how  the 
agency has or intends to deal with these items: 

1.    Be clear about the purpose and objectives of the project. 

There should be a clear association between the project and the organisation’s key strategic 
objectives  as  well  as  the  agreed  measures  of  success.  All  relevant  project  impacts 
(organisational,  policy,  legislative,  whole­of­government  and  cross­agency  initiatives,  and 
community) should  have  been  considered.    The project  should  address a specific and well­ 
established need. 

      a.    How have you identified the business need and wider impacts and how will the 
            project address those needs? That is, how does the project support or contribute 
            to  the  agency’s  strategic  plan  and  what  business  benefits  have  been  identified 
            that can be measured and realised? 


              The agency response should indicate: 

                 i.     the  association  between  the  project  and  the  agency’s  strategic  and  business 

                ii.     If  the  agency  has  developed  a  Business  Case,  which  details  the  purpose  and 
                        objectives of the project 

                iii.    the  business  benefits  identified  and  how  they  are  measurable  and  realisable. 
                        (Treasury has a strong focus on ‘Benefits Realisation’ when considering agency 
                        requests for funding.) 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                             28
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

2.    Senior management leadership and involvement in the project. 

Strong leadership is vital at every stage of the project not only to articulate a vision and the 
direction for the project but also to interact with stakeholders and to ensure the allocation of 
adequate  resources,  ensure  risk  management  measures  are  in  place  and  to  drive  the 
change process. 

      a.    How has senior management endorsement of the project been achieved?  That 
            is,  what  level  of  senior  management  within  the  agency/s  has  endorsed  the 

      b.    What senior management governance oversight body has or will be established 
            to  manage  and  address  issues  such  as  ensuring  the  allocation  of  adequate 
            resources and that such issues as risk management, gateway review and change 
            processes and strategies are in place and applied? 


             The response should indicate: 

                i. The level at which the project has  senior management endorsement and how this 
                     was  achieved  and  documented.    Eg  sign  off  on  a  project  concept  brief  and 
                     subsequent  detailed  project  plan  (A  simple  ‘Yes’  answer  does  not  necessarily 
                     indicate  that  management  is  committed  to  the  project.  e.g.  “All  projects  are 
                     signed off by management before being submitted to Treasury for funding” does 
                     not necessarily indicate that management has committed to deliver the project.) 

               ii. What  steering  group  has  or  will  be  established  and  what  their  role  will  be  in  the 
                     project.    That  is,  what  group  is  accountable  for  the  delivery  of  the  outcomes 
                     associated with the project. (Who is responsible if the project doesn’t get off the 
                     ground or achieve the desired outcomes?) 

             Projects  often  fail  because  there  is  a  lack  of  commitment  or  an  inability  to  commit 
             adequate resources to the project. The response should also indicate: 

               iii. Project Management Plans identifying and addressing these needs are included in 
                       the Risk Management Plans and can be invoked if and when required. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                 29
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

3.    Cross agency project governance and relationship management. 

In  progressing  to  the  Transformation  Stage  of  e­government,  ICT  projects  will  increasingly 
offer seamless services involving a number of agencies in an e­Government initiative. Strong 
project governance and relationship management are required in these situations to ensure 
that there is goodwill, understanding and good communication about expectations, roles and 

Appropriate  project  governance  and  management  structures  and  processes  should  be  in 
place for the life of the project. All change management requirements should be considered 
and addressed. 

      a.    Describe  the  project  governance  framework,  accountability  mechanisms  and 
            processes  planned  and/or  established  to  ensure  that  what  was  originally 
            proposed and funded is achieved for this project. 

      b.    What  relationship  management  practices  have  or  will  be  established  to  ensure 
            ongoing commitment, goodwill and understanding of key expectations, roles and 
            obligations of the agencies involved? 


             The response should indicate: 

                i.     Whether  the  agency  has  a  formalised  ICT  project  evaluation  and  monitoring 

               ii.     If the project is an across­agency or multi­agency initiative, if there is in place a 
                       formalised  Governance  Group,  Steering  Committee,  Oversight  Group  etc. 
                       comprising  at  least  representatives  of  the  participating  agencies  and  possibly 
                       and independent representative. 

               iii.    If  the  Project  and  Risk  Management  plans  identify  targets,  roles  and 
                       responsibilities  as  well  as  risk  management  responsibilities.  (The  Governance 
                       Group should monitor and have the power and the scope to ensure that partner 
                       agencies uphold their roles and responsibilities.) 

               iv.     How the Governance Group monitors and acts to ensure that projected benefits 
                       are realised. 

             Australian Standard AS8015­2005 

             It  is  suggested  that  agencies  also  refer  to  the  Australian  Standard  AS8015­2005 
             ‘Corporate  governance  of  information  and  communications  technology’  and  handbook 
             ‘Case  Studies­How  Boards  and  Senior  Management  Have  Governed  ICT  Projects  to 
             Succeed (or Fail)’ for further information and guidance on corporate governance relating 
             to the planning, implementation and use of ICT. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                              30
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

4.      Consider  the  full  impact  that  the  project  might  have  on  existing  business 
        processes and business continuity. 

Over the life of the project there may be changes to the scope arising from changes to the 
business  or  as  a  result  of  legislation.    This  becomes  more  complex  where  more  than  one 
agency is involved in a project. 

      a.  Describe  how  the  project  team and/or  governance  body  will  respond  and  effectively 
          manage changes to the project arising from changing business needs or legislation? 
          Consider how decisions about priorities would be made in regard to matters such as 
          service delivery and contractual obligations in such circumstances. 


           The response should indicate: 

           Where  a  project  that  spans  a  number  of  months  even  years  may  be  subject  to  scope 
           change as a result of legislative and business redirection, if a contingency allowance been 
           made for this occurrence. (Should be included in the Risk Management Plan.) 

           Where a project requires high levels of training, and transitioning that may require staffing 
           resources over and above the establishment of the agency: 

              i.     how transitioning  resource requirements have been accounted for; and 

             ii.     if  the  project  staff  are  to  be  drawn  from  existing  staffing  compliments,  how  normal 
                     operations can be maintained during the development and implementation stages. 

           Change  Requests  or  Scope  Changes  need  to  be  managed  throughout  the  life  of  the 
           project. A high level of Change Requests during the development stage is usually accepted 
           being  an  indicator  that  the  project  is  failing  to  deliver  to  the  users  expectations  regarding 
           functionality and useability.  The response should indicate : 

             iii.    if and how provision has been made for a Change Control Committee or the like. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                    31
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

5.    Ensure  the  technology  is  designed  to  meet  the  current  and  future  business 
      needs and that issues such as making business driven improvements across the 
      whole value chain and interoperability are considered at the design phase. 

Do  not  use  the  technology  to  simply  ‘digitise’  existing  processes,  which  may  result  in 
inefficient business practices running faster. 

      a.    What are the key business improvement outcomes that this project will deliver for 
            the future? 

      b.    What  steps  have  been  taken  to  ensure  business  driven  improvements  occur 
            across  the  whole  value  chain?    What  business  process  review  has  or  will  be 

      c.    How has provision been made for interoperability requirements for now and into 
            the future? 


             The response should indicate: 

                    i.     the  key  business  outcomes  that  have  been  identified  and  accepted  as 

                   ii.     the agency has undertaken a Business Process Review (BPR) to eliminate 
                           non­relevant  or  obsolete  activities  (What  effects  will  changes  made  at  one 
                           end of a process affect other activities at the other end of the process.) 

                   iii.    how  strong  alignment is  achieved  through  consideration  or  provision made 
                           for future interoperability capabilities 

                  iv.      how  agencies  have  made  themselves  aware  of  what  other  partner/s  or 
                           agencies  with  similar  activities  are  proposing  and  how  provision  has  been 
                           made to interoperate with these agencies in the future. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                              32
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

6.    Build  a  strong  Business  Case  with  full  disclosure  of  all  funding  required  to 
      Cabinet and the Expenditure Review Committee (ERC). 

      a.    Has full funding provision been made for build costs, data conversion, business 
            process re­engineering and training? 

      b.    Does the business case include provision for all aspects of the project lifecycle, 
            including ongoing operating and resourcing costs, data migration, content review 
            and system upgrades? 

      c.    Has  consideration  been  given  to  longer­term  planning  to  address  system 
            replacement in relation to future business needs? 


             All  ICT  projects  exceeding  $1  million  must  submit  a  Business  Case  to  Treasury.    The 
             response should indicate: 

                    i.     how  the  Business  Case  and  Funding  Plan  identify  and  account  for  all 
                           aspects  of  the  project  lifecycle  including  operational  costs  after 
                           implementation.  (It  is  important  to  identify  and  disclose  all  known  costs  at 
                           the time of seeking project funding and approval from ERC.) 

                    ii.    that the life of the ICT project has been taken into account and the impact of 
                           upgrades,  systems  changes  a  result  of  known  legislative  and  business 
                           changes are provided for in the funding submission. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                 33
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

7.    Ensure that there is a performance and evaluation framework in place during the 
      project design phase. 

      a.    How  have  performance  measures  and  KPIs  been  established  to  assess 
            performance  and  achievement  of  outcomes  to  ensure  the  system  delivers  to 
            specification and the project objectives are met? 


             During  the  project  design  phase,  key  performance  indicators  and  measurement 
             techniques  should  be  developed  to  ensure  that  the  benefits  are  realised,  the  system 
             delivers  to  specification  and  the  project  objectives  are  met.  The  response  should 
             indicate that: 

                    i.     the KPI’s can be readily identified during the design phase, (In the absence 
                           of this, it is unlikely that benefits realisation will be achieved.) 

                    ii.    consideration  has  been  given  to  the  effects  of  changes  in  workload  and 
                           growth in business levels throughout the project lifecycle. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                            34
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

8.    Effective  engagement  of  stakeholders  and  staff  in  change  management 
      and cultural change processes. 

Many ICT projects are tools or agents for transformational change requiring commensurate 
changes to organisational culture and management practices. 

      a.    What consultation has or is intended to be undertaken with end users and other 
            stakeholders  to  ensure  that  project  outcomes  result  in  transformed  service 

      b.    What  transitional  plans  are  or  will  be  put  in  place  to  facilitate  change 
            management and organisational culture change resulting from the project? 


             Stakeholders may include:
                   ·    Politicians
                   ·    Citizens and their Interest Groups
                   ·    Agency Heads
                   ·    Agency staff and Unions
                   ·    NGOs and contractors delivering services on behalf of government. 

             There  is  often  “a  reluctance  to  change”  where  significant  modification  to  business 
             processes  are  forecast.    e.g.  the  potential  of  staff  reductions,  redundancies,  especially 
             for ICT projects.  The response should indicate: 
                  i.  how  the  agency  intends  to  keep  staff  and  stakeholders  fully  informed  and 
                      represented during the design, development and implementation phases of the 
                 ii.  that the concerns and issues of the recipients of the ‘services’ arising out of the 
                      project have been or will be taken into account 

                iii.    that  a  Change  Management  Plan  incorporating  a  Communication  Plan  has 
                        been developed or is proposed. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                35
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

9.    Maintain good supplier relationships. 

Outsourcing and other supplier relationships succeed where there is goodwill, understanding 
and  good  communications  about  expectations,  roles  and  obligations.  Experience  has  also 
demonstrated the need for ‘well developed issue management and escalation processes’ to 
be in place and applied effectively. 

      a.    Describe  how  supplier  relationships  will  be  managed  in  regard  to  contractual 
            arrangements?  Consider how  they  apportion  risk,  rewards or  provide  incentives 
            for  the  delivery  of  quality  products  and  how  you  propose  to  manage  these 


             Often  Project  Managers  and  project  personnel  become  ‘close’  to  the  contractors  and 
             their staff to the point that contract expectations, roles and obligations between supplier 
             and contractor become unclear.  The agency response should indicate: 

                i.     that  an  agreed  ‘issue  management’  and  ‘escalation  process’  is  in  place  and 
                       able  to  be  activated  as  soon  as  required.  (Having  the  process  in  place  and 
                       agreed to by both agency and contract staff reduces the likelihood of disputes 
                       over roles and responsibilities.) 

             Industrial  and  issues  considered  beyond  the  responsibility  of  the  contractor  or 
             management will most likely occur during the life of the project.  The agency response 
             should indicate: 

                ii.    that  either  procedural  and/or  contractual  processes  have  been  put  in  place  to 
                       manage these. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                              36
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

10.  Proven approach to project management. 

Experience  has  shown that an adequate  and appropriately  resourced Project  Management 
team should be established at project commencement. 

      a.    Is the Project Manager to be available to the project full time and does the Project 
             Manager have demonstrated experience as an ICT project manager, appropriate 
             to the scope of the task? 

      b.    What project management tool or methodology is being utilised for this project? 


             A  “Lesson  Learned”  from  past  major  ICT  projects  was  the  reluctance  of  agencies  to 
             commit  key  staff  such  as  the  Project  Manager  on  a  full­time  basis  to  lengthy  and 
             complex  projects.  Often  staff  are  expected  to  maintain  existing  operational 
             responsibilities as well as to project manage significant projects. 

             Other  “Lessons  Learned”  include  the  provision  of  suitably  skilled  personnel  to  the 
             projects or the recruitment of the appropriate expertise to meet the needs of the project. 

                i.     The  agency  response  should  indicate  that  adequate  or  established  project 
                       management tools and methodologies are being applied. 

             Project management tools or methodologies such as  Prince2 and project reporting and 
             monitoring tools like MS Project contribute to ensuring that resource issues and critical 
             timelines are taken into account and progress monitored.  The agency response should 

                ii.    What  if  any  project  management  tools  or  methodologies  are  being  applied. 
                       (The  absence  of  recognised  or  appropriate  project  management  tools  and 
                       methodologies should raise concerns as to the viability of the project.) 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                           37
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

11.  Information management. 

Whilst software and hardware are important components of ICT projects, having up to date, 
quality and accurate data and information is critical to the success of the project. Acquiring, 
converting  and  managing  the  information  or  data  component  of  the  project  are  both  costly 
and  necessary.  Experience  has  shown  that  an  adequate  and  appropriately  resourced 
Information Management Plan should be established at project commencement. 

      a.    Describe  how  project­related  information  has  or  is  planned  to  be  costed  and 
            managed during the project lifecycle. 


             Where  the  take­up  of  existing  data  is  proposed  for  a  new  ICT  system,  it  is  highly 
             recommended that the quality, accuracy and reliability of the data is confirmed.  This is 
             often referred to as “Data Cleansing”. The agency response should indicate: 

                     i.    how  provision  has  been  made  to  allow  for  the  cost,  time,  resourcing  for 
                           data cleansing in the project timelines and funding plan. 

                    ii.    where a considerable quantity of the data is to be uploaded, the approach 
                           to  be  used  ie  what  suitable  conversion  or  migration  tools  are  intended  to 

             The above processes should form part of the Information Management Plan. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                               38
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

12.  Proposals should be driven by long­term value for money rather than price. 

Mid project unplanned reductions in scope to meet budget constraints can lead to significant 
compromises in functionality. 

      a.    Has  there been  an  adequate  scope  definition  and financial  control  mechanisms 
            put in place? 

      b.    Provide details of how the project plan and the business case have aligned the 
            project scope with the funding requirements? 


             Past experience has shown  when projects start to run over time and budget, there is a 
             likelihood that the project governance group will seek to modify the scope of the project 
             to  rein  in  timelines  and  budget  over  runs.   The  result is  a  project that may  be  on­time, 
             on­budget but does not meet the specifications, deliverables or outcomes.  The agency 
             response should indicate: 

                     i.     how the agency and the project governance group intend to ensure that the 
                            project delivers the proposed outcomes and benefits realisation 

                     ii.    how  funding  plan  accounts  for  all  of  the  projected  costs  for  the  project. 
                            (In  the  event  that  only  a  portion  of  the  project  funding  is  offered  or  the 
                            benefits  realisation  has  been  overstated,  then  the  project  should  not  be 
                            initiated  or  consideration  given  to  suspending  the  project  pending  further 

                    iii.    the Business Case evaluation of the perceived benefits and/or costs to be 
                            incurred are realisable. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                  39
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

13.  Risk Management. 

All stakeholders and users should be involved in identifying the risks and ‘ownership’ of the 
risks  must  be  clearly  identified.    The  Risk  Management  Register  should  encompass  all 
agencies  and  external  as  well  as  internal  stakeholders  and  identify  all  known  risks  and 
ownership of these risks. 

      a.    Provide an overview of how the subjects of a risk management plan and issues 
            register will be addressed in the project, including those of other stakeholders in 
            the project. 

      b.    How have you ensured stakeholder involvement/buy­in into the risk management 


             (This question complements Part B ­ Questions 4 and 9). 

             The  Project  Concept  Brief  and  Project  Plan  should  identify  the  stakeholders,  the  risks 
             and  potential  issues  raised  by  the  stakeholders.  Ideally,  the  agency  response  should 

                     i.     the processes proposed or in place to manage or mitigate these 

                     ii.    how the stakeholders were involved in the development and assessment of 
                            the Risk Management Plan 

                    iii.    the  appropriate  stakeholders  have  signed­off/agreed  to  accept  or  take 
                            ownership for the identified risks. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                              40
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

14.  Contingency planning. 

All  well  planned  and  managed  projects  require  contingency  plans  to  address  issues  that 
include  projects  that  are  unable  to  deliver  all  of  the  functionality  planned  at  the  time  of 
implementation.  Often  contingency  planning  runs  the  risk  of  being  seen  as  ‘planning  for 
failure’, but given the low success rates for large ICT projects, planning for contingencies is 
an essential part of risk management. Common signs for a project in trouble include a high 
number of change requests. 

      a.     Has  a  Contingency  Plan  been  developed  and  endorsed  by  all  of  the 

      b.     Provide a broad overview of the Contingency Plan. 


             In  the  event  the  project  is  unable  to  deliver  all  of  the  functionality  at  the  time  of 
             implementation,  contingency  arrangements  will  be  required.  Eg  roll  back  to  a  legacy 

             The agency response to this question should detail: 

                      i.    if the agency has a contingency plan, endorsed by all of the stakeholders 

                     ii.    who will decide and under what criteria will the plan be invoked. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                 41
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

15.  Where possible, consider breaking the project into manageable sized 
     deliverables for implementation. 

Experience  has  shown  that  short,  less  expensive  ICT  projects  are  more  likely  to  be 
successful than longer term expensive ones.  Smaller projects also offer more incentive for 
smaller organisations to bid and so encourage innovation. 

      a.     Have  you  considered  a  strategy  for  reducing  or  better  handling  the  level  of 
            complexity of the project?  Could the project be broken into smaller outcomes 
            that could be delivered in shorter timeframes? 

      b.    If the project can be broken into smaller deliverables, what migration transition 
            plans will need to be considered? 


             The agency response should indicate: 

                    i.     how changes in scope due to business, legislative changes that may occur 
                           over the duration of the project will be managed 

                    ii.    if  consideration  has  been  given  to  breaking  the  project  into  smaller 
                           outcomes that could be delivered in shorter timeframes 

                   iii.    how migration transition plans have been considered. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                          42
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

16.  Adequate resources and skills to deliver the total solution. 

Agencies embarking on larger ICT projects should have an adequate pool of staff with skills 
in  ICT,  contract  negotiation  and  project  management  to  manage  the  tasks  or  to  ‘audit’  the 
ICT suppliers who manage the ICT development. 

      a.    What do you consider are the key skills requirements for this project? 

      b.    Has  or  will  a  pool  of adequately  skilled  personnel  been  made available for  the 
            duration  of  the  project?    Has  or  will  this  resource  be  adequately  funded  and 
            approved by the project sponsor? 


             The agency response should detail: 

                     i.     if  there  is  provision  in  the  funding  and  project  plans  to  cater  for  suitably 
                            skilled  personnel  or  contractors  to  be  available  for  the  duration  of  the 

                    ii.     if  the  personnel  are  from  within  the  agency,  are  these  persons  to  be 
                            available exclusively to the project 

                    iii.    how  the  agency  determined  the  skills  requirements  and  have  these  been 
                            overseen or reviewed by an expert authority. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                   43
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

17.  Regular project reviews (e.g. external Gateway type). 

It  is  important  to  have  in  place  regular  independent  reviews  of  how  well  the  project  is 
progressing against its original objectives.  Such reviews will firstly, increase the likelihood of 
meeting  the  project  deliverables  and  secondly  ensure  that  lessons  learned  are  noted  for 
future projects. 

      a.    Does  the  project  have  a  formalised  project  review  process  in  place,  which  can 
            provide  independent  oversight  of  the  project  progress  and  delivery  of  the 

      b.    Provide broad details of the proposed project review process. 


             Should the agency indicate that there is to be an independent or external review process 
             in place.  The agency response should detail: 

                     i.     who  will  sit  on  the  group.  (Are  they  skilled,  knowledgeable  in  the  subject 
                            area and far enough removed from the project to give an impartial opinion.) 

                    ii.     whether  there  are  they  stakeholders  in  the  project/process.  (Often 
                            stakeholders  become  too  close  to  the  project  and  accept  explanations 
                            regarding delays, over­runs and reduced functionality too readily) 

                    iii.    whether  the  decisions  of  the  review  group  be  well  documented  and 
                            available for future scrutiny. 

             In  the  absence  of  an  independent  or  external  review  process,  how  does  your  agency 
             intend to monitor the project progress and delivery of outcomes? 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                 44
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

18.  Communication with stakeholders and users about integration issues. 

As ICT projects move to the transformational stage, seamless integration with other systems 
becomes critical.  Ongoing communications with stakeholders throughout the project lifecycle 
is  crucial to ensure full  systems  integration prior to  “go  live”  date. Stakeholders need  to  be 
aware  of  what  they  need  to  do  to  ensure  their  systems  can  integrate  and  be  operational 
when the main system is ready to be launched. 

      a.    What  communications  mechanisms  are  in  place  or  planned  to  ensure  all 
            potential  stakeholders  are  kept  informed  of  the  requirements  to  ensure  full 
            functionality and integration of internal and external systems and processes at 
            project completion? 


             The Australian Customs Management System experienced difficulties when a number of 
             the  smaller  consignment  and  import  agents  systems  were  unable  to  interface  or 
             interoperate  with  the  new  Customs  system  at  the  time  of  go  live.  The  system  was 
             considered  to  have  failed,  as  all  of  the  users  were  unable  to  effectively  work  with  the 
             new systems. Poor communications was deemed to be a contributing factor. 

             The response should indicate: 

                      i.    has  the  agency  recognised  that  the  project  is  at  the  ‘transformational 
                            stage’? (A cross agency interactive system) 

                     ii.    does the project involve interfaces with other systems or agencies 

                    iii.    what does the agency intend to do if one or more stakeholders with whom 
                            the system will interface is not ready to go live at the prescribed time. 

             Responses  should  provide  confidence  that the  project  will  not  be implemented  until  all 
             functionality and interfaces are operative. 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                                  45
Agency Response Pro forma for ICT Project Alignment and Management

19.  Provision for skills development and training for end users. 

As ICT is used as an enabler for transformational change, new practices and procedures will 
be introduced that may require those using the new systems to be retrained in order to fully 
capitalise on the ICT investment. 

      a.    How have or will training needs be identified and what mechanisms have been 
            put  in  place  to  ensure  that  end  users  have  the  right  knowledge  and  skills  to 
            take advantage of the opportunities offered by the new systems? 


             The agency response should indicate consideration of: 

                    i.     a training program for all users of the systems 

                    ii.    subject  to  how  well  operators  manage  the  systems,  retraining  capability 
                           where required 

                   iii.    ability  for  users  to  communicate  issues  with  management  and  the  project 


Office of e­Government – Department of the Premier and Cabinet                            46

Shared By: