Memoria de Título Evaluacion de Desempeño

UNIVERSIDAD DE LAS AMERICAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA Análisis de Sistemas existentes para Evaluación del Desempeño Ingrid Álvarez Fredes Mauricio Álvarez Bley 2009 UNIVERSIDAD DE LAS AMERICAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA Análisis de Sistemas existentes para Evaluación del Desempeño Trabajo de titulación presentado en conformidad a los requisitos Para obtener el título de Ingeniero de Ejecución en Informática Profesor Guía: Héctor Concha Ingrid Álvarez Fredes Mauricio Álvarez Bley AGRADECIMIENTOS A DIOS; por darme toda la ayuda, sabiduría y fortaleza necesaria para alcanzar este triunfo, por poner en mi camino a personas tan buenas que me han apoyado y acompañado. A mi padre Samuel Joaquín; quien me ha enseñado a valorar todo lo que he recibido, enseñándome valores que hoy me permiten hacer realidad este deseo. A mis Padres; que con gran esfuerzo me apoyaron desde un principio, a pesar de sus limitaciones, desvelos y sacrificios los cuales se ven hoy reflejados en esta etapa de mi vida. A mis Amigos y compañeros; Por brindarme siempre su apoyo, fueron aquellos con los cuales compartí mayor parte de mi tiempo, gracias por la amistad y ese compañerismo sincero, la que permanecerá en cada uno de nosotros como recuerdo grato; Mauricio Álvarez, Elena González, Marcos Molina, Cristina Valdés, Moisés Jara, Claudio Yáñez y Juan Rojas que me tuviste toda la paciencia del mundo. A mi Profesor; Héctor Concha, quien posibilitó el pasar este proceso con gran éxito, por la comprensión, paciencia, apoyo y todo el conocimiento que nos entregó. A todos inmensamente les agradezco por ser parte de mi vida. Atte.: Ingrid Álvarez Fredes RESUMEN El desarrollo de este proyecto consistirá en estudiar, evaluar y proponer una solución informática que ayude al proceso de evaluación del desempeño de la empresa Invertec y que logre el mejor costo beneficio. Para ello se estudiarán varias alternativas, existentes en el mercado actualmente. Analizando cada una de las características de cada producto en base a la necesidad actual de la empresa, comparando funcionalidades que solucionen la problemática en cada caso. En los capítulos siguientes se realizará un análisis individual de cada uno de los Sistemas Evaluados, para ello se empleará un análisis del tipo FODA, para determinar en cada caso Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas en cada una de las propuestas. El área que se verá beneficiada con este proyecto es la de Recursos Humanos, debido a que será ésta la que se verá alivianada con dicha solución. II SUMMARY The development of this project will be to study, evaluate and propose a solution to assist the process of evaluating the performance of the company Invertec and achieve better cost-benefit. This will consider various alternatives in the market today. Analyzing each of the characteristics of each product based on the current need of the company, comparing features to resolve the problem in each case. The following chapters will conduct an individual analysis of each of the systems evaluated, We will do this by a SWOT analysis of the type, in each case to determine strengths, weaknesses, opportunities and threats in each of the proposals. The area will benefit from this project is the Human Resources, because it is the will alivianada with that solution. III Índice Pág. INTRODUCCION………………………………………………………………… VI CAPÍTULO I.- Identificación del Proyecto……………………………………… 1 1.1 Objetivo general…………………………………………………………. 1.2 Objetivos específicos…………………………………………………….. 1.3 Situación actual………………………………………………………… 1 1 2 5 5 6 6 7 1.4 Problemas detectados…………………………………………………..…. 1.5 Solución propuesta……………………………………………………… 1.6 Alcances y limitaciones………………………………………………….. 1.6.1 Alcances…………………………………………………………… 1.6.2 Limitaciones……………………………………………………….. CAPÍTULO II.- Antecedentes Preliminares…………….………………………. 8 2.1 Evaluación del Desempeño………………………………………………….. 8 2.2 Tipos de Evaluación…………………………………………………………. 8 2.2.1 Evaluación 360°…………………………………….…………………. 8 2.2.2 Evaluación basada en desempeño pasado…………………………. 2.2.3 Evaluación basada en desempeño futuro……………………….…. 9 11 CAPÍTULO III.- Materiales y Metodología…………………………………….. 12 3.1 Matriz FODA……………………………………………………….……… 12 IV 3.2 Herramientas Orientadas a la Acción Humana……………….……………... 13 3.2.1 Calidad Total……………………………………………………….. .. 13 3.2.2 Desarrollo Organizacional……………………………………..……… 15 CAPÍTULO IV.- Evaluación de Alternativas…………………………….….….. 17 4.1 Descripción de las alternativas disponibles en el mercado………….…….... 17 4.2 Sistema PayRoll Recursos Humanos Versión 4.X……..…………..…….…. 19 4.2.1 Características Principales……..…………………………………….... 20 4.2.2 Características Técnicas……..……………………………………....... 21 4.2.3 Principales fortalezas……..……………………………………........... 23 4.2.4 Puntos Débiles……..……………………………………..................... 23 4.2.5 Pantallas del Sistema…………………………………..................... 24 4.3 InnovaSoft y su producto Winper…………………………………………. 25 4.3.1 Características Principales…………………………………………… 26 4.3.2 Características Técnicas…………………………………………….... 28 4.3.3 Principales Fortalezas……………………………………………....... 29 4.3.4 Puntos Débiles……………..………………………………………… 29 4.3.5 Pantallas del Sistema…………..…………………………………….. 30 4.4 Desarrollo a la Medida…………………………………………………….. 31 4.4.1 Características Principales...…………………………………….....… 31 4.4.2 Características Técnicas…...……………………………………….... 32 4.4.3 Principales fortalezas.……………………………………...…........... 32 4.4.4 Puntos Débiles.………………………………………………...…...... 32 4.4.5 Pantallas del Sistema……………….…………………………...…... 32 V 4.5 Parámetros de Medición…………………………………………………….. 32 4.5.1. Cumplimiento de las Funcionalidades……………………………...… 34 4.5.2. Precio del Software….……………………………………………….. 36 4.5.3. Integración con Sistemas Existentes…………………………………. 38 4.5.4. Tiempo de Implementación…………………………………………. 4.5.5. Confiabilidad de la empresa………………………………………… 4.5.6. Análisis FODA de las alternativas………………………………….. 40 41 43 CAPÍTULO V.-Resultados y Discusión……………………………..………….... 47 5.1 Los resultados obtenidos………..………………………………………… 47 CONCLUSIONES………………………………………………………………… 48 REFERENCIAS…………………………………………………………………... 49 ANEXOS…………………………………………………………………………... 51 VI Índice de Imágenes CAPÍTULO I.- Identificación del Proyecto CAPÍTULO II.- Antecedentes Preliminares CAPÍTULO III.- Materiales y Metodología CAPÍTULO IV.- Evaluación de Alternativas 4.2.2 Características Técnicas - Data Center Imagen 4.1 …………………….……………………………………………..22 4.2.5 Pantallas del Sistema - Payroll Imagen 4.2………….…………………………………………………………24 Imagen 4.3.……………………………………………………………………25 4.3.5 Pantallas del Sistema Winpeer Imagen 4.4……………………………………………………………………30 Imagen 4.5……………………………………………………………………30 Imagen 4.6…………………………….……………………………………...31 CAPÍTULO V.-Resultados y Discusión VII Introducción Una Evaluación de desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben evaluar el desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar. Las evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario, son necesarias pero insuficientes. Contando con un sistema formal y sistemático de retroalimentación, el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. Asimismo, ayuda a evaluar los procedimientos de reclutamiento, selección y orientación. Incluso las decisiones sobre promociones internas, compensaciones y otras más del área del departamento de personal dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado. Por norma general, el departamento de recursos humanos desarrolla evaluaciones del desempeño para los empleados de todos los departamentos. Esta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento. Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y obreros, necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener resultados utilizables. Aunque es el departamento de personal el que diseña el sistema de evaluación, en pocas ocasiones lleva a cabo la evaluación misma, que en la mayoría de los casos es tarea del supervisor del empleado. 1 CAPÍTULO I.- IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO 1.1 Objetivo general Proponer una solución para la gestión de la Evaluación del Desempeño de los trabajadores de la empresa Invertec, basados en el estudio de las diferentes soluciones informáticas existentes en el mercado y tomando en cuenta el mejor costo-beneficio. 1.2 Objetivos específicos 1. Investigar tres Sistemas de Información de Evaluación de Desempeño Laboral existentes en el mercado y su contraste contra el desarrollar una aplicación ad-hoc para la empresa. 2. Evaluar de aspectos técnicos, funcionales, económicos, operacionales de cada uno de los Sistemas de Información. 3. Evaluar dentro de cada propuesta, los planes de capacitación que permitan mejorar en un 40% los puntos débiles que más destacan mejorando los procesos productivos de la empresa. 4. Evaluar de eficacia en la detección de necesidades de capacitación, evaluación de desempeño, medición de la capacitación. 5. Reducir en un 30% el tiempo invertido por la gerencia de RRHH en determinar que trabajadores son los mejores evaluados para ser contratados en futuras temporadas de producción. dentro de las evaluaciones, 2 6. Conseguir la eliminación de todo el papeleo que genera la capacitación, como reportes, detección de necesidades, evaluación de la eficacia. 7. 8. 9. Realizar seguimiento en el cumplimiento de metas. Registrar lo planificado y ejecutado del período evaluado. Permitir al personal sentir que la empresa lo apoya en el logro de los objetivos. 10. Agilizar la toma de decisiones que involucra el desempeño del personal. 11. Realizar la evaluación de una herramienta de análisis, que sea capaz de conducir a una mejora continua eficazmente, que obtenga resultados cuantificables y tabulables, permitiendo generar un 20% más de precisión en el análisis general de los resultados. 12. Permitir, en base a los resultados obtenidos, enmarcar la alternativa más adecuada para ser recomendada a la empresa. 1.3 Situación actual Invertec es una empresa agrícola de la sexta región que se encarga de la producción de diferentes tipos de alimentos. Esta empresa se caracteriza por funcionar con temporadas fuertemente marcadas, en determinados periodos del año, donde el flujo de personal incrementa drásticamente, subiendo de una dotación de 100 personas a 900 aproximadamente. Actualmente la mayor problemática que existe, es que ingresa demasiado personal y de distintos desempeños individuales, siendo muy complicado determinar cuales de todos los trabajadores que pasan durante la temporada son eficientes en su trabajo. 3 Esto sumado a la alta rotación de personal, que debido, en muchos casos a las constantes faltas a la jornada laboral en que incurren los empleados, dificultan la planificación de la producción. Actualmente se realizan actividades de evaluaciones, donde los diferentes supervisores realizan evaluaciones informales a los diferentes trabajadores, siendo éstas, poco objetivas, ya que se basan mayoritariamente en el “feeling” existente entre evaluador y evaluado, no quedando registradas las evidencias de evaluación de caso, siendo totalmente poco objetivos los parámetros con los que se mide el rendimiento de los empleados. Estas evaluaciones de Desempeño se realizan a dos niveles de sus planas operarias. Están a cargo del Departamento de Producción y son realizadas en forma completamente manual, ingresando en un formulario la calificación que estima conveniente el supervisor para cada uno de los empleados. Cada uno de estos formularios que están en papel, son enviados a RRHH para que los ingresen en una planilla Excel y de esta forma realizar análisis sobre los datos y tomar las decisiones correspondientes. Existe un formulario de preguntas definidas para cada tipo de empleado, además de una escala de calificaciones en cada caso, que permite ponderar cada una de las respuestas y determinar las evaluaciones en cada caso. Este proceso, por ser de carácter manual, puede inducir a errores de digitación, además no permite potenciar la transparencia que se desea demostrar del proceso. 4 Los tiempos que se tarda el área de RRHH en analizar toda la información de evaluación correspondiente a un mes, es de aproximadamente una semana, lo que evidentemente atenta con la operación diaria del área, ya que descuida otras labores de la empresa. Los niveles de evaluación existentes actualmente son: NIVEL OPERARIOS: Es aquella mano de obra no calificada. NIVEL OPERADOR CALIFICADO: Es aquella mano de obra que tiene alguna especialización en alguna actividad dentro de la empresa. Las áreas participantes en el proceso de evaluación del desempeño son las siguientes:  Producción  Supervisores  Operarios 5 1.4 Problemas detectados Los principales problemas que se detectaron tienen directa relación con las actividades que se realizan en forma manual y que inducen a errores frecuentes. En temporadas altas donde la cantidad de personal que es evaluada crece a un ritmo vertiginoso, sumado a la alta rotación del personal de temporada. Lentitud en el análisis de la información. Este sin duda es otro problema, ya que el tiempo invertido por la Gerencia de RRHH en realizar análisis de los resultados obtenidos en cada una de las evaluaciones es considerablemente lento, ya que se invierte aproximadamente una semana por cada período de evaluación. Si se considera que las evaluaciones son realizadas todos los meses y por cada mes se invierte una semana de tiempo del personal de RRHH, se enfrenta una problemática no menor, puesto que el área de RRHH necesita entregar este tipo de información de la manera más oportuna posible. 1.5 Solución propuesta Se pretende evaluar tres alternativas de Software, dos de ellas corresponden a productos comerciales y consolidados en el mercado, que se encuentren instalados en diversas empresas afines, la tercera alternativa es proponer un desarrollo a la medida de las necesidades requeridas. Estas tres alternativas deben ser medidas bajo ciertos parámetros cuantificables de forma tal, se logre recomendar la mejor alternativa para la empresa. 6 1.6 Alcances y limitaciones 1.6.1  Alcances El sistema poseerá autentificación de usuarios. De forma tal que para acceder a él, cada uno de los usuarios del sistema tendrá un alias y una contraseña de acceso.   El sistema permitirá crear, modificar y eliminar usuarios. El Sistema poseerá manejo de distintos perfiles de usuario, de manera tal que se puedan otorgar distintas responsabilidades dentro del sistema.  El Sistema permitirá ingresar la evaluación de cada uno de los diferentes empleados por parte de la jefatura directa, permitiendo elegir a cada persona mediante la selección previa del área o centro de costo donde trabaja cada una de ellas.  Se conectará vía interfaces al Sistema de Asistencia que existe actualmente en la empresa, de forma tal que no exista la necesidad de incorporar al personal en el nuevo sistema en forma individual.  Dispondrá de alarmas que informarán a los usuarios y Supervisores cuando tengan pendientes actividades de evaluación.  Permitirá imprimir las evaluaciones desde las oficinas centrales como también en los puestos de trabajo de los supervisores.  Permitirá agregar argumentos a las calificaciones bordes como las notas más bajas y las notas más altas.  Permitirá visualizar la fotografía en la pantalla del sistema al momento de realizar la evaluación. 7       Permitirá modificar o incorporar nuevas preguntas al Formulario de Evaluación. Permitirá cambiar la escala de notas para cada pregunta del formulario. Permitirá crear, modificar y eliminar procesos de evaluación. Permitirá generar informes para realizar gestión sobre los resultados obtenidos. Permitirá modificar las tablas de parámetros utilizadas por el Sistema. Permitirá exportar los resultados de las evaluaciones obtenidas a formato Excel. 1.6.2 Limitaciones Las limitaciones existentes corresponden al poco presupuesto que dispone Invertec para implementar esta solución de Software. El presupuesto del que se dispone está en un rango de 3 a 4 millones de pesos. La solución propuesta deberá girar en torno a este rango de precios. 8 CAPÍTULO II.- ANTECEDENTES PRELIMINARES 2.1 Evaluación del Desempeño Tanto el diseño del sistema de evaluación como sus procedimientos suelen ser responsabilidad del departamento de personal. Si el objetivo consiste en la evaluación del desempeño durante el pasado y en la concesión de reconocimientos, es probable que se prefieran los enfoques de carácter comparativo. Se pueden utilizar otros métodos para la evaluación del desempeño pasado, en caso de que la función esencial del sistema consista en el suministro de retroalimentación. Los métodos de evaluación orientados a futuro pueden centrarse en metas específicas. La auto evaluación o los centros de evaluación pueden proponerse, la identificación de aspectos específicos que se pueden mejorar o servir como instrumentos de la promoción interna. Es necesario que el enfoque adoptado sea utilizado por los gerentes de línea. Los sistemas de evaluación que implican la participación de los gerentes y supervisores tienen mayor aceptación. La participación incrementa el interés y la comprensión. 2.2 Tipos de Evaluación Para gestionar la Evaluación del Desempeño existen varias técnicas, éstas se detallan a continuación. 2.2.1 Evaluación 360 grados La evaluación de 360 grados, también conocida como evaluación integral, es una herramienta cada día más utilizada por las organizaciones modernas. Los principales usos que se da a esta evaluación son las siguientes: 9  Medir el Desempeño del personal.  Medir las Competencias.  Diseñar Programas de Desarrollo. La evaluación de 360 grados pretende dar a los empleados una perspectiva de su desempeño de forma más precisa, al obtener aportes desde todos los ángulos: Jefes, compañeros, subordinados, clientes internos, etc. El propósito de aplicar la evaluación de 360 grados es darle al empleado la retroalimentación necesaria para tomar las medidas para mejorar su desempeño, su comportamiento o ambos, y dar a la gerencia la información necesaria para tomar decisiones en el futuro. Los objetivos de realizar una evaluación de 360 grados son:  Conocer el desempeño de cada uno de los evaluados de acuerdo a diferentes competencias requeridas por la organización y el puesto en particular.   Detectar áreas de oportunidad del individuo, del equipo y/o de la organización. Llevar a cabo acciones precisas para mejorar el desempeño del personal y, por lo tanto, de la organización. 2.2.2 Evaluación basada en desempeño pasado Los métodos de evaluación basados en el desempeño pasado tienen la ventaja de tratar sobre algo que ya ocurrió y que puede, hasta cierto punto, ser medido. Su desventaja radica en la imposibilidad de cambiar.  Escalas de puntuación: el evaluador debe conceder una evaluación subjetiva del desenvolvimiento del empleado en una escala que vaya de bajo a alto. 10  Lista de verificación: requiere que la persona que otorga la calificación seleccione oraciones que describan el desenvolvimiento del empleado y sus características, el evaluador suele ser el supervisor inmediato.  Método de selección forzada: obliga al evaluador a seleccionar la frase más descriptiva del desempeño del empleado en cada par de afirmaciones que encuentra.  Método de registro de acontecimientos críticos: requiere que el evaluador lleve una bitácora diaria, el evaluador consigna las acciones mas destacadas que lleva a cabo el evaluado.  Escalas de calificación conductual: utilizan el sistema de comparación del desempeño del empleado con determinados parámetros conductuales específicos.  Método de verificación de campo: un representante calificado del personal participa en la puntuación que conceden los supervisores a cada empleado. El representante del departamento de personal solicita información sobre el desempeño del empleado al supervisor inmediato.  Métodos de evaluación en grupos: los enfoques de evaluación en grupos pueden dividirse en varios métodos que tienen en común la característica de que se basan en la comparación entre el desempeño del empleado y el de sus compañeros de trabajo.  Método de categorización: lleva al evaluador a colocar a sus empleados en una escala de mejor a peor.  Método de distribución forzada: se pide a cada evaluador que ubique a sus empleados en diferentes clasificaciones. 11  Método de comparación por parejas: el evaluador debe comparar a cada empleado contra todos los que están evaluados en el mismo grupo. 2.2.3 Evaluación basada en desempeño futuro. Se centra en el desempeño venidero mediante la evaluación del potencial del empleado o el establecimiento de objetivos de desempeño.  Auto evaluaciones: llevar a los empleados a efectuar una auto evaluación puede constituir una técnica muy útil, cuando el objetivo es alentar el desarrollo individual.  Administración por objetivos: consiste en que tanto el supervisor como el empleado establecen conjuntamente los objetivos de desempeño deseables.  Evaluaciones psicológicas: cuando se emplean psicólogos para las evaluaciones, su función esencial es la evaluación del potencial del individuo y no su desempeño anterior.  Métodos de los centros de evaluación: son una forma estandarizada para la evaluación de los empleados que se basa en tipos múltiples de evaluación y múltiples evaluadores. 12 CAPÍTULO III.- MATERIALES Y METODOLOGÍA 3.1 Matriz FODA Es un instrumento que permite a una Institución, detectar su situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo. El diagnóstico FODA; Fortalezas: Cualidades internas de una institución Oportunidades: Condiciones externas que sirven de ventaja a la institución Debilidades: Desventaja interna de una institución Amenazas: Condiciones externas que ponen en desventaja a la institución En esta oportunidad, se utilizará esta herramienta para analizar diferentes alternativas de Desarrollo de Software de Mercado, respecto al Sistema de Evaluación de Desempeño Laboral. La combinación de estos factores proporcionará las herramientas necesarias para la toma de decisiones estratégicas, con la cual buscará mejorar el funcionamiento interno de los trabajadores de la organización. 13 3.2 HERRAMIENTAS ORIENTADAS A LA ACCION HUMANA Tienen como objetivo mejorar la gestión de la Organización, potenciando el recurso humano. Existen recursos que son base de apoyo para el cumplimiento eficiente de los objetivos de la empresa:   Calidad Total Desarrollo Organizacional Estos puntos resultan ser fundamental para el éxito dentro de una organización, ya que el capital humano cumple una parte fundamental en el logro de los objetivos de la empresa, es preciso tomarle atención a este recurso al considerar una nueva opción dentro de la organización, por ejemplo, tecnología, ya que en definitiva de él depende el éxito de todo proceso de cambio. A continuación se mencionan estos puntos, que servirán como características importantes que deben acompañar a las soluciones de software elegidas. 3.2.1 CALIDAD TOTAL Esta filosofía de trabajo, menciona que la posición en el mercado de la calidad debe ser buena, siendo éste un proceso que satisface la necesidad del cliente en forma total, así se estará dando un producto de calidad total. Por lo anterior, esta herramienta descansa en una filosofía que concentra las siguientes variables: 14  Focalización hacia el cliente.  Perfeccionamiento continuo.  Compromiso de toda la Empresa. En los países que se encuentran a la vanguardia del desarrollo económico se va afirmando, cada vez más, un enfoque de la Gestión de la Empresa que constituye una profunda innovación. Con la Calidad Total se modifican fundamentalmente los siguientes aspectos del sistema Empresa:  Valores y prioridades que guían a la dirección de la Empresa.  Características de los principales procesos de gestión y decisión.  Técnicas y metodología aplicadas por el personal. El sentido de la Calidad Total puede resumirse en: Empeñarse en hacer las cosas bien a la primera, en todas las unidades o departamentos de la Empresa, para alcanzar la plena satisfacción del cliente, siguiendo una lógica de mejoramiento continuo, con un fuerte liderazgo de dirección, para garantizar el éxito de la Empresa a lo largo del tiempo. El proceso de la Calidad Total implica:  Mejora continua en todas las actividades de la Empresa.  Movilización de todo el personal de la Empresa, es decir, participación de todo el personal en las actividades de mejora. 15  Formación continuada, debe contemplar: Importancia de las relaciones humanas, capacidad para afrontar los cambios, compromiso por parte de la alta dirección para el perfeccionamiento del personal, etc.  Enfoque científico de la resolución de problemas, se basa en datos, hechos y sensaciones. 3.2.2 DESARROLLO ORGANIZACIONAL Esta filosofía de trabajo, se encuentra en el personal de la Organización, es un método que es utilizado en el interior de la Organización y se preocupa de establecer la Administración de los cambios continuos que se ven afectados, logrando que los agentes participantes asuman dichos cambios. Beckhard (1969) define el Desarrollo Organizacional como un esfuerzo planeado que abarca toda la organización, administrado desde arriba, para aumentar la eficacia y la salud de la organización, a través de intervenciones planeadas en los procesos organizacionales, usando conocimientos de la ciencia del comportamiento1. Un aspecto de real importancia a la hora de implementar un cambio en la Organización, es sin duda el elemento humano. Este método facilitará el cambio y el desarrollo de las estructuras, procesos, personas y tecnologías. El desarrollo organizacional se preocupa de los procesos humanos existentes en la Organización: Conflictos, motivación, liderazgo, comunicación y toma de decisiones. Como conclusión, se considera que las herramientas propuestas deben buscar la integración de los procesos internos de la organización y el desarrollo organizacional se 16 debe preocupar de los procesos humanos existentes en la Organización: Conflictos, motivación, liderazgo, comunicación y toma de decisiones. Una empresa obtendrá una ventaja competitiva cuando se encuentre implementando este tipo de estrategias, las cuales generan valor a todos sus procesos y satisfacción a sus clientes. 17 CAPÍTULO IV.- EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS 4.1 Descripción de las alternativas disponibles en el mercado De las soluciones de software existentes actualmente en el mercado que intentan solucionar la problemática de gestión de evaluación del desempeño, se evaluará la que nos presenta PayRoll, e InnovaSoft. Además se evaluará realizar el desarrollo de un sistema especialmente para la empresa. Las características que deberá tener cada uno de los sistemas evaluados se detallarán a continuación.  El sistema poseerá autentificación de usuarios. De forma tal que para acceder a él, cada uno de los usuarios del sistema tendrá un alias y una contraseña de acceso.  El sistema permitirá crear, modificar y eliminar usuarios.  El Sistema poseerá manejo de distintos perfiles de usuario, de manera tal que se puedan otorgar distintas responsabilidades dentro del sistema.  El Sistema permitirá ingresar la evaluación de cada uno de los diferentes empleados por parte de la jefatura directa, permitiendo elegir a cada persona mediante la selección previa del área o centro de costo donde trabaja cada una de ellas.  Se conectará vía interfaces al Sistema de Asistencia que existe actualmente en la empresa, de forma tal que no exista la necesidad de incorporar al personal en el nuevo sistema en forma individual. 18  Dispondrá de alarmas que informarán a los usuarios y Supervisores cuando tengan pendientes actividades de evaluación.  Permitirá imprimir las evaluaciones desde las oficinas centrales como también en los puestos de trabajo de los supervisores.  Permitirá agregar argumentos a las calificaciones bordes como las notas más bajas y las notas más altas.  Permitirá visualizar la fotografía en la pantalla del sistema al momento de realizar la evaluación.  Permitirá modificar o incorporar nuevas preguntas al Formulario de Evaluación.  Permitirá cambiar la escala de notas para cada pregunta del formulario.  Permitirá crear, modificar y eliminar procesos de evaluación.  Permitirá generar informes para realizar gestión sobre los resultados obtenidos.  Permitirá modificar las tablas de parámetros utilizadas por el Sistema.  Permitirá exportar los resultados de las evaluaciones obtenidas a formato Excel.  Se cuenta con un presupuesto limitado para poder implementar esta solución informática. Siendo éste de tres millones de pesos como máximo. Adicionalmente se considerarán relevantes para la toma de decisiones los factores siguientes: Costo total del producto instalado, tiempo de implementación y soporte post venta. 19 4.5 Sistema PayRoll Recursos Humanos Versión 4.X Este software brinda una solución al requerimiento de Administración y Gestión de los procesos de Recursos Humanos, optimizando de manera fácil y eficiente la administración de la empresa. Incorpora tecnología avanzada, utilizando herramientas de tecnología en el mercado. Tiene un sistema modular y paramétrico, orientado a los usuarios. Proporcionar conectividad y centralización a los Sistemas Financieros Contables. Módulo avanzado del Sistema PayRoll, orientado a medir y optimizar el comportamiento de las personas en sus cargos. Esta aplicación se encuentra disponible para ser integrada al servicio “Outsourcing”. Esta empresa ha contribuido al desarrollo nacional, ya que, a alcanzado un nivel de altura mundial en lo referente a la creación de sistemas de manejo laboral que deban utilizar las empresas en temas tales como: Remuneraciones, Administración de Personal, Control de Asistencia, Evaluación de Desempeño, Auto Consulta, y otros. Además ha incursionado con éxito en el mercado del Cono Sur de este continente, contando a la fecha con una exitosa filial en Buenos Aires, desde donde se atiende a países vecinos, en especial a Uruguay. También cuenta con una empresa asociada en Perú. La presencia de PayRoll destaca en ámbitos tales como; Educación, El Comercio, La Banca, Supermercados, Empresas Constructoras, La Industria Química, Actividad Pesquera, Periodismo, Exportación Agrícola, Actividad Naviera e Industria Manufacturera, y sin poder nombrarlas, numerosas y grandes instituciones del Estado etc. 20 4.2.1 Características Principales  Administra simultáneamente grupos de evaluadores ponderados (autoevaluación, pares, superiores, colaboradores, clientes).  Incluye opción de Aprobación-Rechazo desde el evaluado.  Administra competencias o factores con grados de comportamiento y opciones de calificación parametrizables.  Crea modelos personalizados de evaluación.  Realiza filtros de empleados a través de criterios definidos por el usuario.  Utiliza correos electrónicos según el nivel de proceso, informando plazos, periodos, solicitando aceptación o apelación de resultados de manera automática.  Asigna, monitorea y realiza seguimiento de metas o acuerdos desde el evaluador.  Consulta de datos históricos, estado de metas, hoja de vida del evaluado y reportes de evaluación individuales.  Mantiene registros de seguimiento por etapas de evaluación, entrevista de retroalimentación y el estado por empleado evaluado, controlando el proceso completo en tiempo real.  Emite reportes predefinidos de datos individuales y globales definidos por el usuario. 21 4.2.2 Características Técnicas Flujo de Información El servicio se da en línea, con el Servidor en un Data Center de PayRoll y Licencias de consultas en las oficinas del CLIENTE. Todas las funcionalidades del sistema PayRoll pueden ser utilizadas por el cliente y/o formar parte del servicio. Centro de Datos PayRoll S.A. cuenta con tres centros de datos que cumplen con altas normas de calidad para entregar a los clientes la mejor disponibilidad y seguridad en la información que se albergue. Cada uno de ellos fue auditado bajo la norma SAS-70 cumpliendo con todos los controles de calidad y sin falencia. Además, están ubicados de forma estratégica para permitir suministro de energía, conectividad permanente de distintos proveedores y respaldar la información ante grandes catástrofes a UPS, Climatización, Distribución Eléctrica, Distribución de Red de Datos, Energía de Respaldo, Control de Acceso son funciones que se consideran y auditan periódicamente, para mantener los estándares exigidos por la empresa. Seguridad Existe un grupo de ingenieros capacitados y preocupados por la seguridad de la información, existiendo auditorías constantes a las instalaciones físicas, redes de datos y software para mantener estos estándares. Firewall, IDS, ISA, Antivirus, Anti-Spam, Service Pack, boletines de seguridad, planes de contingencia entre otros, son elementos que se revisan en forma periódica por estos ingenieros. En forma paralela existe un comité que se preocupa de la seguridad informática a nivel superior; Inducciones de seguridad, revisión de procedimientos, 22 revisión de políticas de seguridad, estudio de nuevas amenazas, auditoría a usuarios, entre otros son el trabajo permanente que realiza este comité. Tecnología La última tecnología en servidores, Medios de Almacenamiento, Conectividad, Sistema Operativo junto a altos estándares en el desarrollo, estas aplicaciones hacen posible ofrecer agilidad en la operación e información confiable en la toma de decisiones. PayRoll cuenta con el informe SAS-70 que asegura a los clientes, que se cuenta con “Centros de Datos”, “Seguridad” y “Tecnología de punta”. Data Center Payroll dispone de una modalidad de acceso remoto, que permite instalar el sistema en las dependencias de Payroll y accesada en forma remota desde la empresa. El esquema utilizado es el que se visualiza en la siguiente imagen del esquema Data Center utilizado. Data Center Imagen 4.1 23 4.2.3. Principales fortalezas Amplia experiencia en el área de RRHH, en módulos tales como Remuneraciones y Administración de Personal. Dispone del módulo de Evaluación de Desempeño Laboral, no dependiente de otras funcionalidades, lo que contribuye a ser utilizado en cualquier empresa. Tiene la funcionalidad de utilizar correos electrónicos según el nivel de proceso, informando plazos, periodos, solicitando aceptación o apelación de resultados de manera automática. Facilita la toma de decisiones al identificar rápidamente debilidades y fortalezas del personal evaluado. Su interactividad y automatización disminuyen costos operacionales. Recursos Humanos adquiere mayor valor estratégico, optimizando su gestión. Información clasificada, práctica, flexible y en línea. Rapidez y seguridad para gestionar, medir y administrar contribuciones individuales y colectivas. Superiores pueden alinear a sus colaboradores con propósitos del negocio a través de metas. Facilita la toma de decisiones al identificar rápidamente debilidades y fortalezas del personal evaluado. 4.2.4 Puntos Débiles Poca Integración con Sistemas actuales. No existe integración con los sistemas de la empresa. Ya que para conectarse al Sistema de RRHH que existe actualmente se 24 utilizará un mecanismo de carga histórica de los datos y se realizará una réplica de los datos, lo que traerá como consecuencia que la empresa tendrá que mantener actualizados constantemente ambos sistemas, el de RRHH que existe actualmente y además el nuevo sistema implementado. Alto costo, Payroll posee un alto costo de implementación, debido a que en su módulo básico cuesta 350 UF, si se quieren realizar adecuaciones que se salgan del estándar, se deben contratar en forma adicional. El valor hora de Payroll corresponde a 2 UF hora. 4.2.5 Pantallas del Sistema Formulario de Evaluación Imagen 4.2 25 Detalle de Resultados Imagen 4.3 4.3 InnovaSoft y su producto Winper Es una empresa chilena fundada a partir de la División de Software de Sociedad de Computación Binaria, dentro de la gama de productos que posee para resolver la problemática asociada a la gestión de RRHH, tiene WinPer, que dentro de sus funcionalidades dispone de un módulo de Evaluación del Desempeño, que se analizará a continuación. Permite administrar integralmente la información de sus trabajadores abarcando las variadas necesidades de su empresa, desde una completa aplicación para el cálculo de las remuneraciones hasta la gestión por competencias o por desempeño. En su módulo de evaluación del desempeño, presenta una solución sólida bajo la modalidad de arriendo. 26 4.3.1   Características Principales Permite definir Metas Anuales de Evaluación. Permite ingresar Observaciones y Hechos Relevantes al momento de estar ingresando una evaluación.  Durante la evaluación a personal, se permite realizar las siguientes acciones asociadas: o Evaluación propiamente tal. o Comentarios afines. o Reevaluación, es decir, una vez que una persona ha sido evaluada, ésta puede volver a evaluarse, previa autorización. o Ingreso de Observaciones y Hechos Relevantes.  Permite realizar mantención a las principales unidades de evaluación, siendo las principales las que se detallan a continuación: o Metas Anuales de Evaluación. o Observaciones y Hechos Relevantes. o Evaluación de Trabajadores.  Evaluación  Comentarios  Reevaluación  Observación y Hechos Relevantes 27  Metas Anuales de Evaluación  La mayoría de sus tablas de datos son modificables, siendo las mas relevantes: o Tipo de Evaluaciones o Escala de calificaciones o Conceptos de Evaluación  Tiene pre definidos un set de consultas, donde destacan las siguientes: o Consulta sobre Evaluación de un Trabajador o Consulta sobre Evaluación en un periodo de tiempo o Comentarios o Reevaluación o Observaciones y Hechos Relevantes o Metas Anuales de Evaluación o Evaluación por Estado o Gráfico de Evaluaciones  Tiene definido un conjunto de Informes, siendo éstos los siguientes: o Resumen de Evaluación por Trabajador o Resumen de Evaluación por Unidad Administrativa o Registro de Observaciones y Hechos Relevantes o Registro de Metas Anuales o Evaluación de Desempeño 28 o Evaluación por Estados  Otro grupo de características tiene la siguiente definición: o Imprime Grilla de la Pantalla o Exportar a Excel 4.3.2 Características Técnicas Calidad de Código y mantenimiento. WinPer está construido usando técnicas modernas de Ingeniería de Software, lo que incluye programación orientada a objetos, que con su completa biblioteca de clases proporciona una garantía de mayor calidad del código y mejor mantenimiento que con las metodologías tradicionales. Múltiples Bases de Datos. El código de WinPer está construido de modo independiente del proveedor de base datos, de modo que puede cambiar su motor de base datos entre SQLServer, Oracle, Sybase e Informix sin problemas, lo que le proporciona una mayor protección de la inversión. Integridad de Datos. La base de datos de WinPer ha sido diseñada en base a modelamiento relacional, orientada a las transacciones en tercera forma normal, metodología que protege de anomalías de la actualización, inserción y eliminación de datos, brindando una mayor integridad de los datos. Las reglas de integridad para la actualización son manejadas por la aplicación independientemente del soporte de éstas por los motores de base de datos soportados. Arquitectura La arquitectura de WinPer está permanentemente siendo actualizada a los últimos avances tecnológicos. Actualmente los módulos de RRHH y Sitios web incorporan técnicas de uso de componentes en arquitectura de tres capas lo que mejora el mantenimiento y la calidad de la aplicación. 29 4.3.3 Principales Fortalezas Usuarios Ilimitados. La comercialización de los módulos de WinPer no tiene límite de usuarios, lo que permite distribuir el software a todo el personal que se requiera sin tener que contratar licencias adicionales. Implantación Garantizada. La implantación de WinPer está basada en el cumplimiento de objetivos específicos definidos al inicio del proyecto, independientemente de la cantidad de recursos de consultoría que sea necesario asignar para lograr estos objetivos. Mantenimiento. Los costos de mantenimiento son independientes de la cantidad de usuarios. 4.3.4 Puntos Débiles Poca Integración con Sistemas Actuales. No posee integración con los sistemas “Legacy” que actualmente posee la empresa, ofrecen solucionar esto, mediante la construcción de interfaces de datos desde el Sistema “Legacy” a los sistemas de Winper. Dependencia con otros módulos WinPer. No implementa el módulo de Evaluación de Desempeño en forma autónoma, siendo imperativo implementar tres módulos, Asistencia, Administración de Personal y Evaluación del desempeño dentro del mismo paquete. 30 4.3.5 Pantallas del Sistema Formulario de Evaluación Imagen 4.4 Formulario de Evaluación con Comentarios o Hechos Relevantes Imagen 4.5 Resultados gráficos 31 Imagen 4.6 4.4 Desarrollo a la Medida El desarrollar a la medida, implica entre otras cosas, que se trabajará en el mismo entorno de desarrollo en el que se encuentran desarrollados los Sistemas actuales. Si se desea lograr la integración perfecta con el resto de los sistemas “legacy”, se debe ser riguroso y exigente al momento de definir los requerimientos. Se da por sentado que este desarrollo debe cubrir por completo cada una de las características propuestas. 4.4.1 Características Principales Será desarrollado por personal interno de la empresa. Éste está capacitado para llevar a cabo este desarrollo, debido a la experiencia que poseen en el soporte de las aplicaciones existentes en la empresa. Será absolutamente integrable con los sistemas existentes. 32 4.4.2 Características Técnicas Se debe desarrollar en Visual Foxpro. Soportará concurrencia de base de datos, debido a que será utilizado en un entorno de red donde interactúan muchos usuarios en forma concurrente. 4.4.3 Principales Fortalezas Precisamente por ser un desarrollo a la medida, cumplirá con cada una de las características requeridas. 4.4.4 Puntos Débiles Tiempo de implementación demasiado extenso, debido a que se debe desarrollar el sistema desde cero. 4.4.5 Pantallas del Sistema No existen, ya que la solución aun no se ha desarrollado. 4.5 Parámetros de Medición Los criterios utilizados para definir los parámetros de medición, con los que se evaluarán las distintas soluciones de software, se construyeron en base al nivel de importancia que definió Invertec, al momento de ser entrevistados. En estas reuniones los puntos más relevantes fueron el cumplimiento de las funcionalidades, es decir, lejos lo más importante para la empresa Invertec es que se cumplan todas las funcionalidades requeridas, por otra parte se destacó de forma muy especial que el presupuesto del que disponen va de un rango de los 3 a 4 millones de pesos, el otro punto que se destacó, fue el deseo de poder integrar esta solución de software en forma natural a los sistemas “Legacy” que actualmente poseen. El tiempo invertido en la implementación, sin ser 33 menos importante, demuestra un poco más de holgura, siempre y cuando esta implementación se logre antes del inicio de la temporada. Por último hubo interés en saber de la empresa que desarrollará la solución, para ver que tan sólida es y que tanta experiencia tienen en el negocio de RRHH, no obstante hubo flexibilidad ante la elección de una empresa no tan sólida, pero que presentara un producto de calidad. En base a los antecedentes expuestos anteriormente, los parámetros que se definieron para determinar cual de las alternativas evaluadas será la elegida, son los siguientes: PARAMETRO NIVEL DE IMPORTANCIA (%) 50% 25% 15% 5% 5% Cumplimiento de las Funcionalidades Precio del Software Integración con Sistemas existentes Tiempo de Implementación Confiabilidad de la empresa Tabla de datos 1 Cada uno de estos parámetros será evaluado en una escala de 1 a 100, siendo 1 la calificación más baja y 100 la más alta. 34 4.5.1. Parámetros de Medición - Cumplimiento de las Funcionalidades Se realizó un análisis comparativo de cada una de las funcionalidades requeridas por la empresa. De éstas funcionalidades se armó una escala de 1 a 100, donde si se cumplen todas las funcionalidades se obtienen los 100 puntos, y una proporción en caso que no cumplan todas. Los resultados fueron los siguientes: Funcionalidad El sistema poseerá autentificación de usuarios. De forma tal que para acceder a él, cada uno de los usuarios del sistema tendrá un alias y una contraseña de acceso. El sistema permitirá crear, modificar y eliminar usuarios El Sistema poseerá manejo de distintos perfiles de usuario, de manera tal que se puedan otorgar distintas responsabilidades dentro del sistema. El Sistema permitirá ingresar la evaluación de cada uno de los diferentes empleados por parte de la jefatura directa, permitiendo elegir a cada persona mediante la selección previa del área o centro de costo donde trabaja cada una de ellas. Se conectará vía interfaces al Sistema de RRHH que existe actualmente en la empresa, de forma tal que no exista la necesidad de incorporar al personal en el nuevo sistema en forma individual. Se requiere evaluar la asistencia del personal evaluado, para ello el sistema debe ser capaz de tomar la información desde el Sistema de Asistencia existente. Dispondrá de alarmas que informarán a los usuarios y Supervisores cuando tengan pendientes actividades de evaluación. Payroll WinPer Desarrollo a Medida                      35 Funcionalidad Permitirá imprimir las evaluaciones desde las oficinas centrales como también en los puestos de trabajo de los supervisores. Permitirá agregar argumentos a las calificaciones bordes como las notas más bajas y las notas más altas. Permitirá visualizar la fotografía en la pantalla del sistema al momento de realizar la evaluación. Permitirá modificar o incorporar nuevas preguntas al Formulario de Evaluación. Payroll WinPer Desarrollo a Medida                         Permitirá cambiar la escala de notas para cada pregunta del formulario. Permitirá crear, modificar y eliminar procesos de evaluación. Permitirá generar informes para realizar gestión sobre los resultados obtenidos. Permitirá imprimir las evaluaciones desde las oficinas centrales como también en los puestos de trabajo de los supervisores. Basados en este cuadro comparativo, los resultados de éste parámetro son los siguientes: La cantidad de características evaluadas son 16 y equivalen a 100 puntos. La forma de evaluar será entonces por regla de tres, para obtener proporcionalmente la nota obtenida por cada uno de los productos evaluados. El puntaje de Payroll fue de 14, el de Winper 12 y el desarrollo a la medida fue de 16. 36 Para calcular utilizando regla de 3, se utilizó la siguiente fórmula en cada caso. 16 características  100 puntos Nº características cumplidas  X puntos Basándose en estos antecedentes, obtenemos lo siguiente: Resumen del Parámetro Cumplimiento de Funcionalidades WinPer Payroll Desarrollo a Medida  Características Soportadas Puntaje Obtenido 14 88 12 75 16 100 En este parámetro evaluado, obtiene mayor puntaje el Desarrollo a Medida, debido a que por su naturaleza cumple todos los requerimientos solicitados por la empresa. 4.5.2. Parámetros de Medición – Precio del Software El segundo parámetro en evaluación es el Precio del Software. Para evaluar este parámetro, se consideró el Costo del Sistema Base, el Costo de Implementación, el Licenciamiento adicional, Costo de Mantención a tres años, El valor hora para realizar modificaciones, la cantidad de modificaciones involucradas en el proceso de implementación. Todos estos antecedentes se traducen en la siguiente tabla: Montos Expresados en UF Payroll WinPer Desarrollo a Medida 350 227* 274 0 50 0 Concepto Costo del Sistema Base Costo de implementación 37 Costo de Licenciamiento adicional. Costo de Mantención en 3 años Valor hora por modificaciones Cantidad de horas estimadas para realizar modificaciones Costo de Modificaciones Costo total 20 105 2 25 50 525 0 0 2 0 0 277 0 82 0,4 0 0 356 * En el caso de Winper es especial, ya que ellos no cobran un precio por el producto, si no más bien, cobran un monto mensual, es decir, su producto se cobra mensualmente, para ello tienen tarifas de acuerdo a la cantidad de personas que tenga la empresa y que son administras mediante Winper. La evaluación fue realizada en el caso de Winper, considerando una dotación de 900 personas, por lo que la tarifa mensual corresponde a 6.3 UF mensuales, esto multiplicado por doce meses, nos da un valor anual de 75,6 UF anuales. Ahora bien, la evaluación fue realizada a tres años, por lo que el valor con el que se realizó la comparación es de 226,8 UF que corresponden a la multiplicación de 75,6 anuales por 3 años. Una de las restricciones de la empresa al momento de solicitar la evaluación de un producto que cumpla con los requisitos fue el tema Costo, donde se dejó de manifiesto el presupuesto del que disponen para llevar a cabo este proyecto. Éste se encuentra en el rango de 3 a 4 millones de pesos, esto en UF al día es de 141 a 188 UF. Para determinar que tan óptimo es el precio de cada uno de los productos evaluados, se diseñó la siguiente tabla de valores: 38 Escala de Precios (UF) De 1 a 140 De 141 a 200 De 201 a 400 De 401 a 800 De 801 a 1000 Más de 1000 Puntaje 100 80 60 40 20 1 Por lo tanto, el resumen de la evaluación de este parámetro es el siguiente: Resumen del Parámetro Precio del Software Payroll WinPer Desarrollo a Medida  Precio Total del Producto Puntaje Obtenido 525 40 277 60 356 60 En este parámetro evaluado, comparten el mejor puntaje las alternativas Winper y el Desarrollo a Medida, no obstante, se considera mejor alternativa Winper, debido a que el costo total es más bajo. 4.5.3. Parámetros de Medición – Integración con Sistemas Existentes Otro de los parámetros a los que se hizo más hincapié en la etapa de levantamiento de problemas, fue el concepto Integración con Sistemas Existentes. Esto debido a que la empresa actualmente dispone de un Sistema de Administración de RRHH y uno de Control de Asistencia, en los que tiene ya bastante experiencia. La integración de Sistema se refiere principalmente a la capacidad del Sistema evaluado de comunicarse con el Maestro de Empleados y el Sistema de Asistencia, permitiendo una comunicación nativa entre el producto evaluado y el Sistema “Legacy” actualmente vigente. 39 Se definió una escala simple de evaluación que entrega el siguiente puntaje de acuerdo a la forma como se integra cada una de las soluciones a los sistemas vigentes. Escala de Evaluación Se conecta en forma nativa a los sistemas actuales, mantiene los datos en línea. Se conecta vía interfaces de archivos planos a los sistemas actuales. Mantiene los datos en línea. Se conecta vía interfaces de archivos planos a los sistemas actuales, pero No mantiene los datos en línea. No se conecta de forma alguna a los sistemas actuales. Puntaje 100 50 25 1 Análisis de Payroll. No se conecta en forma natural a las bases de datos de los sistemas actualmente vigentes. Lo que hacen es crear una réplica de los datos existentes y junto a una carga masiva, pueblan la información del sistema antiguo en las bases de datos propias de Payroll. Esto provoca una doble digitación cada vez que ingrese más personal a la empresa, ya que deberán mantenerse actualizadas las bases de datos de Payroll como las de los sistemas actuales. Por este motivo la calificación de Payroll es de 25 puntos. Análisis de Winper. No se conecta en forma natural a las bases de datos de los sistemas actualmente vigentes. Ofrece una solución de actualización vía interface de archivos planos que se debe generar desde los Sistemas “Legacy” y que son cargadas al módulo de Evaluación del Desempeño, mediante un cargador de datos. Esta solución, no mantiene la información actualizada en línea, por lo que Winper también es evaluado con 25 puntos. Análisis de Desarrollo a la Medida. El realizar un desarrollo a la medida, implica que éste debe realizarse utilizando las mismas herramientas con las que fueron construidos los sistemas actuales de Invertec, desarrollando un módulo de conexión exclusivo a la 40 base de datos de Personal y de Asistencia. Bajo este esquema la conexión se transforma en Nativa hacia los sistemas actuales. Por esto esta solución es evaluada con 100 puntos. Resumiendo la tabla con los datos queda de la siguiente manera: Resumen del Parámetro Integración con Sistemas Existentes Forma de Conexión Payroll WinPer Desarrollo a Medida Se conecta vía archivos planos, no mantiene los datos en línea. Se conecta vía archivos planos, no mantiene los datos en línea. 25  Se conecta en forma nativa a las bases de datos existes. Mantiene los datos en línea. 100 Puntaje Obtenido 25 En este parámetro evaluado, obtiene mayor puntaje el Desarrollo a la Medida, debido a que es el único que se integra naturalmente con los sistemas existentes en Invertec. 4.5.4. Parámetros de Medición – Tiempo de Implementación El parámetro tiempo, siempre es importante en la implementación de cualquier solución de Software. Para Invertec, tiene importancia, pero no con la relevancia de los parámetros anteriores. Esto radica en la holgura de la que dispone respecto al inicio de temporada. El tiempo máximo del que se dispone son 5 meses y justamente antes de que inicie la temporada oficial. Esto da un margen de tiempo razonable para implementar una solución de software. La escala de medición para este parámetro será la siguiente: Escala de Tiempos (hrs.) De 1 a 100 De 101 a 200 Puntaje 100 80 41 De 201 a 300 De 301 a 400 De 401 a 500 De 501 a 600 Más de 600 60 40 20 10 1 Esto quiere decir que la alternativa de software que menos tiempo tarde en implementar su solución computacional es la acreedora de los 100 puntos. Payrolls, demora 20 horas de consultoría en implementar su sistema, en el módulo básico y con las adecuaciones más comunes. Esto considera el seteo y configuración del juego de preguntas que se definan para Invertec. WinPer, por su parte, demora 25 horas de consultoría en realizar toda la parametrización asociada, definiendo entre otras cosas, set de cuestionarios y preguntas. El desarrollo a la medida es el más lento, ya que se debe realizar el desarrollo completo desde cero. Resumen del Parámetro Tiempo de implementación Tiempo de implementación Puntaje Obtenido Payroll WinPer  20 100 25 100 Desarrollo a Medida 504 10 4.5.5. Parámetros de Medición – Confiabilidad de la empresa Por último, el parámetro que se relaciona con la trayectoria o la confianza que puede brindar el proveedor que esté a cargo de la implementación de la solución Informática, determinará la importancia de contar con una empresa sólida que respalde la solución 42 implementada, de forma tal, que ante problemas que puedan existir a futuro se cuente con un respaldo a la altura de las circunstancias. Payroll, es la empresa de más trayectoria de los evaluados, tiene un número importante de clientes satisfechos, que utilizan sus productos, ya sea el módulo de Remuneraciones como el de Administración de RRHH. Esto le da la mejor evaluación y por ende se acredita los 100 puntos. Winper, tiene un buen número de clientes en el mercado nacional, tiene un producto consolidado, con un número respetable de clientes. En base a la experiencia demostrada obtiene un puntaje de 80 puntos y se posiciona en segundo lugar en esta categoría. El Desarrollo a la medida, demuestra quizás la menor confianza en una empresa de prestigio, no obstante, es el recurso interno quien desarrollará la solución informática. Si se otorga un voto de confianza al recurso interno obtiene un puntaje de 30 puntos en esta evaluación. Basados en los resultados obtenidos, el resumen de este parámetro es el siguiente: Resumen del Parámetro Confiabilidad de la empresa Fortaleza Payroll WinPer Desarrollo a Medida  Empresa sólida y de Empresa sólida y de amplio prestigio en prestigio en el el mercado nacional. mercado nacional. Se especializa en software para el área de RRHH. No hay respaldo de una empresa ante algún problema, solo la experiencia del recurso interno que está encargado de desarrollar la aplicación. 30 Puntaje Obtenido 100 80 43 Payroll se adjudica claramente el parámetro confiabilidad de la empresa. 4.5.6. Análisis FODA de las alternativas En la figura se presentan las cuatro alternativas de la Matriz FODA. Estas estrategias se basan en el análisis de las condiciones externas (amenazas y oportunidades) y de las condiciones internas (debilidades y fortalezas) del Software especificado. Alternativas FORTALEZAS - PayRoll Cumple con el 88% de las Funcionalidades requeridas, incluye Modelo de Emails. Tiempo de implementación, es de 20 hrs Seguridad en los Datos Visual FoxPro, Base de Datos Sql Server. - WinPer Cumple con el 75% de las Funcionalidades requeridas. Tiempo de implementación, 25 hrs. Disminución de Costo, en un 40% evaluado a largo plazo, periodo de 3 años. - Desarrollo a la medida Cumple con el 100% de las Funcionalidades requeridas. Se conectará vía interfaces al Sistema de RRHH y al Sistema de Asistencia que existe en la empresa Disminución de Costo, en un 40%. Participación interactiva con el usuario. Promueve mayor aceptación del usuario hacia el software Tiempo de implementación demasiado extenso; 504 hrs., tres meses. - - - - - - - - DEBILIDADES - No se conectará vía interfaces al Sistema de RRHH y al Sistema de Asistencia que existe en la empresa. Es necesario replicar el maestro de empleados y migrar los datos. Costo de - No se conectará vía interfaces al Sistema de RRHH y al Sistema de Asistencia que existe en la empresa. Desarrollo necesita incluir dos módulos más. - - - 44 Mantención obligatorio para el primer año. OPORTUNIDADES - - Empresa sólida y de prestigio nacional. Especializada en el rubro de RRHH. - Empresa sólida y prestigio nacional. - Mejora la gestión del Proceso de Evaluación por sobre un 30% del tiempo actual. AMENAZAS - Rechazo por parte de los usuarios al cambio. - La empresa se liga al desarrollador durante el tiempo que utilice el sistema. Rechazo por parte de los usuarios al cambio. - Personal que no se encuentre capacitado adecuadamente. Se pierda el enfoque por plazos de tiempo muy largos o por desarrollo de otras tareas a la par. - - - Resumen de alternativas Payroll Este desarrollo proporciona el 88% de las funcionalidades requeridas, incluye la herramienta Modelo de E-mails, definiendo textos para e-mails de work flow. Sin embargo, este desarrollo tiene la dificultad en adaptarse a los módulos existentes de Control de Asistencia y Recursos Humanos de la Empresa, debido a esto, se hace necesario realizar una réplica de los datos existentes, y luego ingresarlos a Payroll, a su vez, cada vez que sea necesario ingresar nuevos empleados, se deberá incluir en ambas base de datos. Payroll. Ofrece una solución robusta, sus módulos actúan en forma integrada, de modo que la información ingresada en alguno de ellos está disponible inmediatamente para 45 todos los otros que están relacionados. Además, destaca el respaldo que entrega la empresa proveedora, por ser una empresa consolidada en el mercado chileno y su experiencia reconocida en el área de RRHH. Winper Innovasoft ofrece su producto Winper, este desarrollo proporciona el 75% de las funcionalidades requeridas. Muestra la misma desventaja que la solución anterior, ya que, dificulta la adaptación en la interfaces al Sistema de Recursos Humanos y Control de Asistencia existente en la empresa. La conexión es vía archivos planos y no mantiene los datos en línea. Winper ofrece su Módulo de Evaluación de Desempeño para ser utilizado en las empresas, pero requiere que estas incluyan dos módulos adicionales: Nómina Personal; incluye la información de datos personales, y Parámetros; incluye Centro de Costo y parámetros de Licencias Médicas. La información que contienen estos módulos, existen actualmente en la empresa, esto produce que se generen módulos innecesarios e información con duplicidad. El costo del producto es relativo al tiempo de utilización, se cancela en forma mensual, en calidad de arriendo, lo que genera un bajo costo a largo plazo, incluye costo de implementación y mantención. Calculando un periodo de tres años, se posiciona en una escala de 60% de rentabilidad, de acuerdo al presupuesto con que cuenta Invertec, generando un costo total de 277 UF en este periodo. La contraparte de esta situación, es el hecho que la organización queda atada mientras utilice el sistema hacia la empresa proveedora Innovasoft. 46 Desarrollo a la Medida Este desarrollo satisface al 100% las funcionalidades requeridas, siendo una de sus mayores fortalezas, el hecho de ser creado de forma nativa a partir de los requerimientos internos de la empresa, permitirá la comunicación con los módulos existentes en la organización siendo estos los fundamentales; Control de Asistencia y Sistema de Recursos Humanos. Con ello se generará de manera automática los datos en todos los módulos implicados, evitando duplicidad de datos y minimizando los tiempos en la gestión del proceso que se llevará a cabo en el Sistema Evaluación de desempeño, se sobre pasa con creces la meta de un 30% de ahorro de tiempo, ya que permite realizar el proceso dentro de un día, siendo actualmente siete días. La implementación de este desarrollo requiere de más tiempo que las opciones anteriores, es considerado en este aspecto la más desventajosa, se requiere un aproximado de tres meses para ser generado y probado. Ya que su creación se genera a partir de la aprobación del proyecto. Invertec demanda el proyecto aproximadamente cuatro meses antes de la próxima temporada alta, lo que permite un tiempo considerable para llevar a cabo esta alternativa. El costo requerido en este caso, es de 356 UF, se posiciona en la escala de 60% de rentabilidad, la ventaja comparada con la alternativa anterior, es que no requiere estar ligado a ningún proveedor y la mantención es proporcionada de forma interna, por el departamento de informática de la empresa. Para ello se utiliza:    1 Ingeniero Informático 1 jefe de Proyecto 2 Programadores 47 CAPÍTULO V.- RESULTADOS Y DISCUSIÓN 5.1 Los resultados obtenidos Después de un análisis detallado de cada una de las características de los productos en evaluación, se produjeron los siguientes resultados. Parámetros % de Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Importancia Payroll Ponderado WinPer Ponderado Desarrollo Ponderado Interno  Funcionalidades Costo del Software Integración con Sistemas Existentes Tiempo de Implementación Respaldo de la empresa Totales 50% 25% 88 40 44 10 75 60 38 15 100 60 50 15 15% 5% 5% 100% 25 100 100 4 5 5 68 25 100 80 4 5 4 65 100 10 30 15 1 2 82 Los resultados, una vez cuantificados los parámetros, se obtiene como alternativa más idónea la de realizar un desarrollo a la medida. Éste deberá adaptarse para poder cumplir con todas las necesidades que tiene la empresa Invertec. La solución Desarrollo a la medida que es recomendada implementar, se adjudicó dos de las cinco categorías o parámetros evaluados. Lleva la delantera en Funcionalidades e Integración con Sistemas Existentes. En contraste con la solución de Payroll que también se adjudicó dos parámetros o categorías evaluadas. La diferencia entre ambas es que las categorías que se adjudicó el realizar un Desarrollo a la medida son de mayor importancia en términos de ponderación. 48 CONCLUSIONES El mercado actual posee varias alternativas a nivel de Software que permiten realizar Evaluación de desempeño a sus trabajadores. No obstante, en las empresas agrícolas, donde la cantidad de trabajadores se torna extremadamente variable en temporadas altas, se dificulta la gestión de evaluación, debido principalmente a la alta rotación del personal. Después de realizar análisis detallado de los productos existentes en el mercado, se refleja que para esta empresa en particular es recomendable desarrollar un Sistema a la medida para poder satisfacer todas sus necesidades. Se concluye que los objetivos se cumplieron, ya que por una parte se evaluó y recomendó la solución que más se ajusta a las necesidades de la empresa. Por otra parte se superó la solución propuesta, permite superar en más de un 30% los tiempos que tardaba el área de RRHH en obtener los resultados de evaluación de cada mes, reduciéndose éstos a 1 día. 49 REFERENCIAS - Alles, M.A: “Desempeño Por Competencias Evaluación De 360°”, 1ª edición, Granica, España, 2006. - Chiavenato, I.: “Administración de Recursos Humanos”, 8ª edición, Mcgraw-hill, Interamericana de México, 2007. - Deusto Business Review ,“Evaluación y desarrollo de las competencias directivas”, Harvard, Núm. 89 - abril/mayo 1999, [en línea]. , [consulta: 16 enero 2009]. - Gestión Empresarial, “Análisis FODA”, [en línea]. , [consulta: 10 enero 2009]. - Gómez L.; Balkin D.B. y. Cardy. R. L, “Gestión de Recursos Humanos”, 1ª edición, Editorial Prentice Hall, Madrid, 2002’. - Medina, J. M.: "Evaluación del Impacto de los Sistemas de Información en el desempeño Individual del Usuario. Aplicación en Instituciones Universitarias", Achivo Digital UPM, Tesis Doctoral: [en línea]. , [consulta: 10 enero 2009]. - RAE(Real Academia Española) "Diccionario" [en línea]. , [consulta: 17 enero 2009]. - United States Coast Guard, “Officer Personnel Management Division”, [en línea]. , [consulta: 15 enero 2009]. 50 - Werther, W.B.: “Administración De Personal Y Recursos Humanos”, 1ª edición, Mcgraw-hill, Interamericana de México, 2005. - Zúñiga A., “Evaluación 360 grados”[en línea]. , [consulta: 16 enero 2009]. - Herramientas orientadas a la acción humana, “Desarrollo Organizacional”[en línea] [consulta: 08 marzo 2009]. 51 ANEXOS 52 APENDICE A INFORMACION DE REFERENCIA 53 lunes, 19 de enero de 2009, 08:37 am RE: cotizacion De:"Francisca Soto" A: ia_fredes@yahoo.com El mensaje contiene archivos adjuntos EVA v 4 6.pdf (340KB) Ingrid, Junto con saludarla y de acuerdo a lo solicitado, adjunto envío información sobre nuestro Módulo de Evaluación de Desempeño. Con respecto a sus consultas, informamos lo siguiente: ·¿Se puede instalar como un módulo independiente al Sistema de RRHH? SI ·¿Cuánto cuesta el Sistema? DEPENDE DE LA COMPLEJIDAD DEL PROYECTO ·¿Depende del número de trabajadores su precio o del número de Computadores donde se instala? DEPENDE DE LA COMPLEJIDAD DEL PROYECTO Y LA CANTIDAD DE LICENCIAS QUE DESEEN ADQUIRIR. ·¿Se puede instalar en un servidor? SI ·¿Es una aplicación Cliente Servidor o Web? CLIENTE SERVIDOR ·Tiempo que se demora la implementación. DEPENDE DEL PROYECTO, LO ESTANDAR SON 20 HRS. ·¿Cómo se integra con un Sistema de RRHH ya existente, sin la necesidad de digitar nuevamente a todos los empleados? SE REPLICA EL MAESTRO DE EMPLEADOS Y SE MIGRAN LOS DATOS ·¿Qué Base de Datos utiliza. ¿Tiene algún costo adicional? SQL U ORACLE ·Capacidad de usuarios que pueda contener el sistema. DEPENDE DE LA CAPACIDAD DE LA BASE DE DATOS ·Listado detallado de cada una de las características del Sistema. SE DETALLA EN ARCHIVO ADJUNTO. Atenta a sus consultas o comentarios, se despide cordialmente, 54 -----Mensaje original----De: ingrid alvarez [mailto:ia_fredes@yahoo.com] Enviado el: jueves, 15 de enero de 2009 23:46 Para: Francisca SotoAsunto: cotizacion Estimada Señorita Francisca: Deseo información respecto del sistema de Evaluación del Desempeño y de me entregue respuesta a las siguientes consultas: ·¿Se puede instalar como un módulo independiente al Sistema de RRHH? ·¿Cuánto cuesta el Sistema? ·¿Depende del número de trabajadores su precio o del número de Computadores donde se instala? ·¿Se puede instalar en un servidor? ·¿Es una aplicación Cliente Servidor o Web? ·Tiempo que se demora la implementación. ·¿Cómo se integra con un Sistema de RRHH ya existente, sin la necesidad de digitar nuevamente a todos los empleados? ·¿Qué Base de Datos utiliza. ¿Tiene algún costo adicional? ·Capacidad de usuarios que pueda contener el sistema. ·Listado detallado de cada una de las características del Sistema. agradeciendo de antemano, me despido de ud., Ingrid Alvarez Fredes Analista de Sistemas Estudiante Ing. Ejec. Informática Universidad de las Américas Fono: 02-7673291 55 miércoles, 21 de enero de 2009, 05:05 pm consulta De:"ingrid alvarez" ia_fredes@yahoo.com A:ia_fredes@yahoo.com Agradezco su buena disposición para con el desarrollo de mi tesis, nos han nacido otras consultas respecto del costo del sistema.nos mencionó que se cancelaba por licencia;cuanto cuesta cada una? - es posible añadir cuestionario de preguntas una vez que ya hemos entregado los requerimientos? - si es así se cobra aparte y cuanto en $? atte., Ingrid Alvarez Fredes Analista de SistemasEstudiante Ing. Ejec. Informátic Universidad de las Américas Fono: 02-7673291 --- El mar 20-ene-09, ingrid alvarez escribió:> De: ingrid alvarez > Asunto: > A: fsoto@payroll.cl> Fecha: martes, 20 enero, 2009, 1:44 pm> Señorita Francisca:> > Tengo otras preguntas con respecto al Sistema Se puede ingresar al sistema evaluación de desempeño, requerimientos que se necesiten y no se encuentren en el sistema ofrecido? Como se cobran, los cambios solicitados?, se cobra por> hora?, por modulo? atte., Ingrid Alvarez Fredes Analista de Sistemas Estudiante Ing. Ejec. Informática Universidad de las Américas> Fono: 02-7673291 56 martes, 20 de enero de 2009, 04:51 pm Módulo evaluación de desempeño laboral De:"Miguel Collado" A:ia_fredes@yahoo.com Ingrid, Para el tramo de 100 trabajadores el precio es de 1,35 UF mensual y para 900 trabajadores es de 6,30 mensual. Esto incluye mantenimiento y soporte telefónico. A lo anterior hay que agregar la consultoría de implantación que tiene un precio de 1,5 UF/Hora. Se requiere más detalles del cliente para evaluar la cantidad de horas de implantación, pero un estimado de 25 horas es aproximado. En caso de requerir desarrollos especiales la tarifa es de 2 UF/hora Miguel Collado Gerente General www.winper.cl www.innovasoft.cl