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Document Sample
Initiation bureautique Niveau : débutant Durée approximative :
Module 3 3 h.
TABLEUR : MICROSOFT EXCEL
1. A QUOI SERT LE LOGICIEL EXCEL?
Microsoft Excel est un tableur permettant de créer, modifier, mettre en forme, imprimer des
tableaux de données ; il permet d’effectuer simplement des calculs dans ces tableaux de données ;
il permet également d’éditer des graphiques à partir de tableaux de données.
2. OBJECTIFS DE CE MODULE
Prérequis : avoir suivi le cours de micro-informatique et environnement Windows.
A la fin de ce module, vous serez capable d’utiliser les commandes de base de Microsoft Excel,
indispensables pour traiter vos travaux les plus courants.
Exemple : créer et mettre en forme un tableau de notes trimestriel pour une classe
3. MATERIEL NECESSAIRE
Pour chaque participant à la session
Ordinateur PC équipé de Windows 95 ou Windows 98 et de Microsoft Excel
Imprimante connectée à l’ordinateur
Pour l'animateur
Ordinateur PC équipé de Windows 95 ou Windows 98 et de Microsoft Excel
Rétroprojecteur
Plaque à cristaux liquides à relier au PC
Disquette avec document Excel existant à installer sur ordinateur des participants (partie
“Exercice d’application”)
4. ORGANISATION DE LA SESSION
Démonstrations (parties 5, 6, 7 et 9) par l'animateur :
L'animateur effectue les manipulations à l’écran devant les participants (grâce au
rétroprojecteur et à la plaque à cristaux liquides)
Les participants refont les manipulations effectuées par l'animateur au fur et à mesure de la
démonstration (1 ordinateur pour 2 participants maximum)
Exercice d’application (partie 8) par les participants :
Les participants effectuent les manipulations eux-mêmes, éventuellement avec l’aide de
l'animateur.
Suggestions pour démonstrations si rétroprojecteur et plaque à cristaux liquides indisponibles :
Réduire le nombre de participants et montrer les manipulations directement sur un écran.
Les participants devront refaire les manipulations après et non pendant la démonstration
Suggestions pour démonstrations/exercices si les participants ne disposent pas d’ordinateurs sur place :
Faire les démonstrations sur rétroprojecteur, les participants pourront les refaire après la session en
s’aidant de la présente fiche.
Microsoft Excel 1
Pour les exercices, effectuer les manipulations comme en démonstration, mais en demandant aux
participants de dicter à l'animateur toutes les manipulations à effectuer (ou en demandant à un
participant de les effectuer lui-même devant l’assistance)
5. LANCER EXCEL
Cliquez sur le bouton Démarrer
Faites glisser la souris sur l’option Programmes
Cliquez sur l’option Excel
Un premier écran montrant le nom du logiciel apparaît. L’écran de travail s’affiche ensuite
sous vos yeux.
Remarque : il est possible qu’un raccourci sous forme d’icône ait été créé dans le bureau de
Windows. Dans ce cas, un double clic sur l’icône Microsoft Excel permet de lancer
l’application.
6. DECOUVRIR L’ECRAN DE TRAVAIL
La barre de titre et les icônes
La barre des menus
Les barres d'outils Standard et
Mise en forme
La barre de formule
La zone de
La barre de travail
Les barres et les curseurs de
défilement des défilement
onglets
Les onglets
Microsoft Excel 2
De haut en bas :
La barre de titre et les icônes
A gauche : l’icône du menu Système de l’application Microsoft Excel
suivi du nom de l’application (Microsoft Excel) lui-même suivi de nom du document actif (ici,
“Classeur 1” car il s’agit d’un nouveau classeur)
A droite : les boutons Réduction, Restauration et Fermeture de l'application
La barre des menus
A gauche : l’icône du menu système du classeur :
Puis : les noms des divers menus de l’application Excel. Le point d’interrogation correspond au
menu d’aide.
Utilisation des menus
Pointez le nom du menu à ouvrir et cliquez avec le bouton gauche de la souris
Pointez et cliquez sur le nom de l’option à sélectionner.
Exemple : Fichier, Imprimer
A droite : les boutons Réduction, Restauration et Fermeture du tableau
Les barres d’outils Standard et Mise en forme
Ces outils permettent d’exécuter instantanément certaines commandes usuelles du
programme, comme, par exemple : la création (dessin “feuille blanche”), l’enregistrement (dessin
“disquette”), l’impression (dessin “imprimante”) de documents et certaines fonctions de mise en
forme (voir partie suivante)
La barre de formule
Elle vous indique ce que vous êtes en train de saisir dans la cellule active (nombre, texte ou
formule)
La zone de travail
Il s’agit de l’espace dans lequel les tableaux sont saisis et mis en forme. Cet espace est composé
de cellules. Actuellement, vous êtes positionné dans cet espace : la cellule active est entourée.
Chaque cellule est repérée par ses numéros de ligne et de colonne (par exemple A1, C3) et les
coordonnées de la cellule active s’affichent à gauche de la barre de formules.
Les barres et les curseurs de défilement ("ascenseur")
Les curseurs dans les barres de défilement indiquent la position occupée par le point
d’insertion dans la feuille de calcul et sont utilisés également pour visualiser des tableaux plus
longs ou plus larges que l’écran.
Les onglets et leur barre de défilement
Chaque classeur se décompose en feuilles de calcul ; on passe de l’une à l’autre en cliquant sur
les onglets ; la feuille de calcul active est celle dont l’onglet est au premier plan.
Les onglets peuvent être nombreux et ne pas tous être visibles à l’écran ; dans ce cas, les
curseurs de défilement des onglets permettent d’accéder à tous les onglets.
Microsoft Excel 3
7. CREER ET IMPRIMER UN TABLEAU
A la fin de cette partie, les participants auront créé et ils imprimeront le tableau suivant :
Notes du second trimestre : classe 5èA
Français Maths Anglais Moyenne pondérée
Moyenne 12,2 13,5 14,1 13,1
Elèves
Sylvie 12 15 17 14,2
David 8 12 14 10,8
Fabien 10 11 15 11,4
Alban 13 10 11 11,4
Johann 14 18 15 15,8
Valérie 13 15 16 14,4
Apolline 18 17 16 17,2
Julien 12 13 16 13,2
Nicolas 16 13 12 14
Fabrice 8 10 11 9,4
Maxime 10 14 12 12
Dans ce tableau, toutes les moyennes sont calculées par le tableur.
Les fonctionnalités suivantes sont expliquées par l'animateur à partir de cet exemple :
1. Sauvegarder le classeur vide
Cliquez sur l’icône <Disquette> de la barre d’outils.
Comme le classeur vient d’être créé, il faut lui donner un nom et le ranger dans un répertoire :
une boîte de dialogue apparaît.
Saisissez le nom du fichier, par exemple : “Notes.xls”.
Choisissez le répertoire où vous souhaitez le classer, puis cliquez sur <OK>.
Par la suite, en cliquant à nouveau sur l’icône <Disquette>, on enregistre les modifications
effectuées depuis le dernier enregistrement, dans le même classeur.
Microsoft Excel 4
2. Saisir les textes et nombres (sans calcul) dans le tableau
Saisir du texte ou un nombre dans une cellule
Se déplacer vers la cellule souhaitée au moyen des touches de déplacement : la cellule
souhaitée doit être active (entourée)
Saisir le texte (par exemple : Sylvie) ou le nombre (par exemple : 15,5) ; on peut visualiser la
saisie en cours dans la cellule et dans la barre de formule ; à la fin de la saisie, valider par la
touche <Entrée> du clavier ; le curseur se positionne sur la cellule en dessous
Saisir les minuscules et majuscules grâce à la touche <Maj>.
Suppression
Effacement du contenu d’une cellule : se positionner sur la cellule ; touche <Suppr>
Effacement du contenu d’une ligne : cliquer sur le nombre en début de la ligne ; touche
<Suppr>
Effacement du contenu d’une colonne : cliquer sur la lettre en haut de la colonne ; touche
<Suppr>
Annuler une action
Icône <Flèche vers la gauche> sur la barre d’outils
Si l’annulation est pire que l’erreur, pour refaire ce qui a été annulé : <Flèche vers la droite>
3. Saisir les formules dans le tableau
Saisir la moyenne pondérée par élève =(B6*2+C6*2+D6)/5
Se positionner sur la cellule dans laquelle on va saisir la moyenne de l’élève (par exemple E6)
La formule à saisir est (B6*2+C6*2+D6)/5 où B6, C6 et D6 sont les trois notes de l’élève
Commencer par saisir au clavier le signe = suivi d'une parenthèse ouvrante
ils s’affichent dans la barre de formule
Se positionner sur la cellule contenant la première note (B6) ; ses coordonnées s’affichent dans
la barre de formule
Saisir au clavier le signe *, suivi du nombre 2, suivi du sigle +
Se positionner sur la cellule contenant la seconde note (C6)
Saisir au clavier le signe *, suivi du nombre 2, suivi du sigle +
Se positionner sur la cellule contenant la troisième note (D6)
Saisir au clavier une parenthèse fermante puis le sigle division /, puis le nombre 5
Valider par <entrée>
Microsoft Excel 5
Saisir la moyenne de la classe =MOYENNE(B6:B16)
Pour saisir la moyenne de la classe, non pondérée, il suffit d’utiliser la fonction moyenne
prédéfinie d’Excel.
Se positionner sur la cellule dans laquelle on va saisir la moyenne de l’élève (par exemple B4)
La formule à saisir est MOYENNE(B6:B16) où B6…B16 sont les notes des élèves
Commencer par saisir le signe = , suivi du nom de la fonction, MOYENNE, suivi d'une
parenthèse ouvrante ; ils s’affichent dans la barre de formule
Se positionner sur la cellule contenant la première note (B6) ; ses coordonnées s’affichent dans
la barre de formule ; faire un clic gauche sur cette cellule
Tout en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé, se positionner sur la cellule
contenant la dernière note (B16) ; toutes les cellules entre B6 et B16 sont sélectionnées
Saisir au clavier une parenthèse fermante
Valider par <entrée>
Corriger ou modifier une formule
Lorsque l’on veut corriger ou modifier une formule pendant ou après sa saisie, il faut
Se positionner sur la cellule où l’on souhaite modifier la formule
Aller cliquer dans la barre de formule pour insérer le curseur à l’endroit de l’erreur
Corriger l’erreur en ajoutant ou supprimant des éléments
Valider par <entrée>
Recopier une formule
Une fois que l’on a saisi la formule pour la moyenne pondérée d’un élève ou pour la moyenne
d’une classe, on peut aisément la recopier pour les autres élèves ou les autres matières
Se positionner sur la cellule qui contient la formule (par ex. B4)
Appuyer sur l’icône <copier>
Se positionner sur la cellule vers laquelle on veut recopier la formule (par ex. C4)
Appuyer sur l’icône <coller>
Contrôler que la formule est bien celle souhaitée ; la modifier si besoin
Variante pour la recopie d’une formule, lorsqu’il s’agit de la recopier vers le bas :
Se positionner sur la cellule qui contient la formule (par exemple E6)
Avec le curseur, se positionner sur le coin inférieur droit de la cellule (le curseur doit prendre
la forme d’une croix)
En maintenant le bouton droit de la souris enfoncé, glisser vers le bas sur les cellules qui
doivent recevoir la même formule ; relâcher la souris
Contrôler que la formule est bien celle souhaitée ; la modifier si besoin
4. Mettre en forme le tableau
Insérer ou supprimer une ligne/ une colonne
Insertion d’une ligne : cliquer sur le nombre en début de la ligne qui doit se trouver en dessous
de la ligne insérée ; clic droit de la souris et option <Insérer>
Insertion d’une colonne : cliquer sur la lettre en haut de la colonne qui doit se trouver à la
droite de la colonne insérée ; clic droit de la souris et option <Insérer>
Suppression d’une ligne : cliquer sur le nombre en début de la ligne ; clic droit de la souris et
option <Supprimer>
Suppression d’une colonne : cliquer sur la lettre en haut de la colonne ; clic droit de la souris et
option <Supprimer>
Sélectionner une zone de cellules
Microsoft Excel 6
Se positionner sur le coin supérieur gauche de la zone à sélectionner ; appuyer sur le bouton
gauche de la souris et le maintenir enfoncé
Glisser vers le coin inférieur droit de la zone à sélectionner ; la sélection apparaît
La zone ainsi sélectionnée va pouvoir subir des actions de formatage collectif des cellules
Formater le contenu des cellules
Sélectionner la ou les cellules à formater
Utiliser les icônes de formatage de texte (caractères gras, italiques, soulignés, taille, police,
alignement à gauche, à droite ou centré)
Pour les décimales des nombres, utiliser les icônes pour augmenter ou réduire le nombre de
décimales
Pour recopier le formatage d’une cellule, se positionner dessus, cliquer sur l’icône <Pinceau>
et cliquer sur la cellule à formater
Ajouter une bordure et/ou un quadrillage à une sélection de cellules ; ajouter une trame à une
sélection de cellules (un fond bleu par exemple)
Sélectionner la ou les cellules à formater
Aller dans le menu Format, Cellules ; une boîte de dialogue d’affiche
Sélectionner l’onglet Bordures ou l’onglet Trame ; faire les choix voulus et cliquer sur le
bouton OK
5. Visualiser et imprimer le document
Pour visualiser un document avant de l’imprimer, cliquez sur l’icône <Feuille avec loupe>
(aperçu avant impression) dans la barre d’outils ; pour revenir au document, cliquer sur le
bouton fermer
Pour imprimer un document, cliquez sur l’icône <Imprimante>.
6. Fermer le document
Pour fermer le document, cliquez sur le bouton <X> en haut à droite du document (idem pour
quitter Excel)
Si vous tentez de quitter Excel sans avoir enregistré vos dernières modifications, un message
d’alerte s’affiche :
Cliquez sur <Oui> pour enregistrer
Cliquez sur <Non> pour quitter sans enregistrer
Cliquez sur <Annuler> pour ne pas quitter
Microsoft Excel 7
8. EXERCICE D’APPLICATION
En partant du tableau réalisé pendant la démonstration précédente, les participants réalisent eux-
mêmes le tableau suivant et l’impriment :
Notes du second trimestre :
classe 5èA
Français Maths Anglais Histoire Moyenne pondérée
Moyenne 12,0 13,0 13,5 12,8 12,7
Elèves
Fabrice 8 10 11 10 9,5
Alban 13 10 11 9 11,0
David 8 12 14 14 11,3
Fabien 10 11 15 12 11,5
Maxime 10 14 12 12 12,0
Julien 12 13 16 13 13,2
Nicolas 16 13 12 12 13,7
Samuel 14 13 13 15 13,7
Valérie 13 15 16 12 14,0
Sylvie 12 15 17 16 14,5
Thierry 16 17 12 16 15,7
Johann 14 18 15 16 15,8
Apolline 18 17 16 17 17,2
Indices :
- pour ouvrir “notes.xls”, cliquez sur l’icône <Ouvrir> dans la barre d’outils
- pour trier le tableau suivant les moyennes croissantes, sélectionner tout le tableau à partir de la
cinquième ligne (première ligne de notes) et aller dans le menu Données, option Trier, en
choisissant de trier suivant la colonne des moyennes
Ensuite, les participants revoient avec l'animateur les documents imprimés ; puis l'animateur
corrige l’exercice en effectuant à son tour les manipulations devant les participants.
Si vous avez rencontré des difficultés pendant l’exercice, n’hésitez pas à poser des questions à
l'animateur. Ne passez à la partie 9. que lorsque les fonctionnalités précédentes sont comprises.
Microsoft Excel 8
9. FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES
A partir de l’exemple réalisé pendant la partie précédente, l'animateur montre comment obtenir le
document suivant :
Notes du second trimestre :
classe 5èA
Français Maths Anglais Histoire Moyenne pondérée
Moyenne 12,0 13,0 13,5 12,8 12,7
Elèves
Fabrice 8 10 11 10 9,5
Alban 13 10 11 9 11,0
David 8 12 14 14 11,3
Fabien 10 11 15 12 11,5
Maxime 10 14 12 12 12,0
Julien 12 13 16 13 13,2
Nicolas 16 13 12 12 13,7
Samuel 14 13 13 15 13,7
Valérie 13 15 16 12 14,0
Sylvie 12 15 17 16 14,5
Thierry 16 17 12 16 15,7
Johann 14 18 15 16 15,8
Apolline 18 17 16 17 17,2
% élèves Nb élèves
<moyenne de la classe 38 5
>moyenne de la classe 62 8
% par rapport à la moyenne de la classe
38
<moyenne de la classe
>moyenne de la classe
62
Les fonctionnalités suivantes sont expliquées par l'animateur à partir de cet exemple :
Microsoft Excel 9
Raccourcis clavier (Ctrl + S, X, C, V)
Le raccourci clavier est une combinaison de touches qui évite d’ouvrir le menu et d’utiliser la
souris en règle générale. Cela permet d’effectuer plus vite les manipulations :
Raccourci clavier pour ouvrir un document : <Control>O
Raccourci clavier pour sauver un document : <Control>S
Raccourci clavier pour couper : <Control>X
Raccourci clavier pour copier : <Control>C
Raccourci clavier pour coller : <Control>V
Gestion des feuilles de calcul au sein d’un classeur
Jusque là, nous n’avons utilisé que la première feuille du classeur. Par défaut elle s’appelle “feuille
1”, mais nous pouvons la renommer, en faisant un clic droit sur l’onglet de la feuille et en prenant
l’option <Renommer> ; appelons la feuille Classe 5èA.
Les autres feuilles peuvent servir dans notre exemple à saisir les notes d’autres classes du même
établissement, ce qui permettra ensuite d’effectuer des calculs de moyenne entre classes.
Couper/copier/coller des sélections de cellules
Sélectionner la zone de cellules que l’on souhaite couper/copier
Pour couper, cliquez sur l’icône <Couper> de la barre d’outils ou utilisez le raccourci clavier
<Control>X ; remarque : à la différence de Word, la sélection reste en place tant qu’elle n’a pas
été collée
Pour copier, cliquez sur l’icône <Copier> de la barre d’outils ou utilisez le raccourci clavier
<Control>C
Se positionner dans la cellule qui sera le coin supérieur gauche de la zone recopiée
Pour coller, cliquez sur l’icône <Coller> de la barre d’outils ou utilisez le raccourci clavier
<Control>V
Couper/copier/coller des lignes et des colonnes
Couper/copier/coller une ligne : cliquer sur le nombre en début de la ligne pour la
sélectionner ; utiliser le raccourci clavier <Control>X pour couper ou <Control>C pour copier ;
cliquer sur le nombre en début de la ligne qui doit se trouver en dessous de la ligne insérée ;
clic droit de la souris et option <Insérer cellules coupées> ou <Insérer cellules copiées>
Couper/copier/coller une colonne : cliquer sur la lettre en haut de la colonne pour la
sélectionner ; utiliser le raccourci clavier <Control>X pour couper ou <Control>C pour copier ;
cliquer sur la lettre en haut de la colonne qui doit se trouver en dessous de la colonne insérée ;
clic droit de la souris et option <Insérer cellules coupées> ou <Insérer cellules copiées>
Microsoft Excel 10
Création d’un graphique
Avant tout, créer le tableau de données qui servira de support au graphique ; dans notre exemple,
il s’agit du petit récapitulatif des élèves en dessous/au-dessus de la moyenne de leur classe.
Ensuite, pour la création du graphique proprement dite :
Menu déroulant <Insérer>, choisir <Graphique>
Sélectionner le type <Camembert> dans la boîte de dialogue et appuyer sur <Suite>
Sélectionner avec la souris la zone du tableau qui contient les données, y compris les étiquettes
de données (dans le cas présent il s’agit des deux premières colonnes du petit tableau
récapitulatif) et appuyer sur <Suite>dans la boîte de dialogue
Adapter le titre, la légende, les étiquettes de données et appuyer deux fois sur <Suite> puis
appuyer sur <Fin>
Déplacer le graphique à l’endroit voulu dans la feuille de calcul, le redimensionner si
nécessaire en tirant sur l’une des poignées.
Créer des en-têtes et pieds de pages
Exemple, pour numéroter les pages en bas de page :
Sélectionnez le menu Fichier, puis Mise en page
Parmi les options de mise en page, sélectionnez l’onglet en-tête/pied de page
Un certain nombre d’en-têtes et pieds de page prédéfinis sont proposés ; sinon la création d’en-
têtes et pieds de page personnalisés est proposée
Par exemple sélectionnez en pied de page le nombre de pages et en en-tête le nom de la feuille
de calcul
Microsoft Excel 11
