L’AUDIT ORGANISATIONNEL, UNE ETAPE ESSENTIELLE DANS L’OPTIMISATION ECONOMIQUE DES ENTREPRISES
L’évolution conjoncturelle ainsi que le développement de plus en plus important de la concurrence obligent de nombreuses sociétés à faire face au défi d’une réorganisation globale de leurs différents services permettant ainsi une optimisation économique de ceux-ci. Pour atteindre ce but, l’audit organisationnel est une étape essentielle du processus. Les objectifs d’un audit organisationnel sont entre autre: o o o o o Evaluer les potentiels du patrimoine immobilier de la société. Rechercher une utilisation optimale de l'espace pour l'organisation actuelle et future tout en optimisant les flux cela permettra également de repérer des espaces pas et / ou mal d’échange d’informations entre les services utilisés. L’amélioration de la flexibilité. Offrir une image dynamisée et attractive, ainsi qu’un cadre de travail de qualité favorisant les orientations stratégiques de la société. Définir les implications financières et le planning de travaux engendrés par un réaménagement.
Pour atteindre ces objectifs, il est primordial que les responsables de services soient parties prenantes du projet et soient intégrés dès le départ dans l’ensemble de la procédure. Données organisationnelles
Besoins Individuels
Besoins Collectifs Données Physiques Définition des ratios
Compilation des surfaces théoriques
Les étapes principales de l’audit organisationnel sont : o o o o o Récolte des informations au moyen d’interviews auprès des différents services. Etablissement d’un rapport d’interviews + validation de celui-ci par les différents services. Elaboration de la matrice de proximité et du diagramme des relations fonctionnelles. Réalisation d’une « macro-implantation » mettant en évidence les éléments ci-dessus. Validation de la « macro-implantation » par les décideurs
Récolte des informations Les informations organisationnelles et fonctionnelles seront collectées à partir des sources suivantes : o o Des organigrammes fournis par la société. Des interviews des représentants des différents départements. - Préalablement à la réalisation des interviews, un questionnaire est envoyé aux responsables de service. - Différents sujets seront repris dans ce questionnaire : description de l’activité du département, relations avec les autres départements et relations au sein du département, les besoins fonctionnels ( surfaces nécessaires, nombre de bureaux individuels et bureaux partagés, besoins de surface de stockage de dossiers et d’archives,… ), les besoins en « no business area » ( kitchenette, copy room, … ), les besoins en confidentialité, … . - Le questionnaire complété par les responsables de département servira de support lors des interviews. Ces interviews doivent permettre également de dégager les sensibilités des responsables rencontrés ainsi que leurs visions de leur département qui ne correspondent pas toujours à l’idée que s’en font les décideurs de l’entreprise. La finalité des interviews n'est pas seulement de photographier l'état existant mais surtout de définir, ensemble, la situation idéale dans l'aménagement futur.
o
Rapport d’interviews Suite aux interviews, un rapport d’interviews sera établi et celui-ci reprendra de manière synthétique les besoins exprimés par les représentants rencontrés et mettra en évidence ces besoins.
AUTRES DEPARTEMENTS
RELATION TRES IMPORTANTE RELATION IMPORTANTE RELATION MOYENNE RELATION BASSE
SUPPORTS SPECIFIQUES
XX % bureaux
individuels Salle IT
INT.
XX % bureaux
partagés
CONFIDENTIALITE
X Salles de réunions 1 X XX personnes 1 x XX personnes
INT.
Surface actuelle : XXX Surface par personne : XXX Nbre personnes actuel : XXX
CROISSANCE
Service xxx
Réception
Visiteurs extérieurs
Salle de formation
XX % bureaux
Open Space
INTEG R E
XX % surfaces
autres
G TE IN
Salle de réunions
Coffee Corner & Kitchenette Zone fumeurs
Archives
copy corner
Mortes
Vivantes
NO BUSINESS AREA / CORNER SERVICES
Matrice de proximité
Après validation des rapports d’interviews par les responsables de département, une matrice de proximité sera établie. Cette matrice de proximité mettra en évidence les fréquences de relations entre les différents départements et permettra de déterminer l’implantation idéale des départements pour optimiser les flux d’échanges d’informations entre ceux-ci.
ACCUEIL VISITEURS
E R
Macro-implantation
S E R V IC E 5
REPROGRAPHIE
SERVICE 5
S SERVICEE R I C E 4V
4
A C C U E IL S E R V IC E 5
A
A
S
CCUEIL ACCUEIL
S E R V IC E 3
ENTREE
SERVICE 2 E R V IC E
2
R
SERVICE 6
SERVICE 7
R
SE
SERVICE 1
R V IC E 1
De l’analyse des besoins exprimés lors des interviews et de la matrice des proximités découlera la réalisation de la « macro implantation ». Celle-ci n’a pas pour but de déterminer l’emplacement des postes individuels de travail mais permettra de localiser et de visualiser sur plans les zones d’occupation du point de vue surfaces des différents départements et services tout en mettant en évidence les relations entre ces départements. En finalité, l’audit organisationnel devra servir de « programme » à remettre à l’architecte qui, en tenant compte des différents éléments repris dans cet audit et des spécificités du bâtiment, pourra établir les « micros implantations » reprenant les postes individuels de travail et de là découleront les différents travaux d’aménagements à réaliser. Les conclusions de l’audit organisationnel étant le reflet d’une vision objective de personnes extérieures à l’entreprise visant une organisation et une répartition idéales des surfaces disponibles, la décision finale de l’entreprise de réaliser totalement ou en partie les travaux préconisés dans l’audit organisationnel dépendra également de l’aspect financier des travaux à réaliser. Il faudra donc également définir les implications financières d’un tel projet. Pour terminer, les conclusions de l’audit organisationnel pouvant amener les décideurs de l’entreprise à prendre des options totalement différentes de la culture d’entreprise jusqu’alors en place, une bonne communication du projet envers le personnel devra absolument être mise en place afin de minimiser au maximum des sentiments de frustration qui pourraient apparaître chez certains. Il sera primordial de tenir compte de ce facteur humain pour pouvoir réussir le challenge.
Référence PROject s.a. en audit organisationnel : Groupe Saint-Paul Luxembourg
Stéphane MARLAIRE Chef de projets