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Inhaltsverzeichnis
1.     Definitionsteil                                         2
     1.1.   Kommunikation                                      2
       1.1.1.     Natürliche Sprachen                          2
       1.1.2.     Künstliche Sprachen                          2
       1.1.3.     Visuelle Kommunikation                       2
       1.1.4.     Nonverbale Kommunikation                     2
     1.2.   Struktur                                           3
     1.3.   Kommunikationsstruktur                             3
     1.4.   Kommunikationsträger                               3
     1.5.   Formalisierungsgrad                                3
2.     Einordnung in den personaltheoretischen Bezugs-rahmen   3
3.     Antwortteil                                             4
     3.1        Kommunikation nach dem Träger                  4
       3.1.1         Mediale Kommunikation                     4
       3.1.2         Soziale Kommunikation                     4
     3.2        Kommunikation nach dem Formalisierungsgrad     5
       3.2.1         Formelle Kommunikation                    5
       3.2.2         Informelle Kommunikation                  5
     3.3        Kommunikation nach der Struktur                5
       3.3.1         Kettenkommunikation                       5
       3.3.2         Kreiskommunikation                        6
       3.3.3         Vollkommunikation                         6
4.     Problemteil                                             6
     4.1        Informationsverlust                            6
       4.1.1         Trägerverluste                            6
       4.1.2         Strukturverluste                          7
       4.1.3         Formalisierungsgradverluste               7
     4.2        Übersteigerte Kommunikation                    8
     4.3        Entscheidungsfindung                           9
     4.4        Umsetzungsschwierigkeiten                      9
5.     Meinungsteil                                            10
                                                                                               2


1.        Definitionsteil

1.1.          Kommunikation
Kommunikation wird als Austausch von Informationen zwischen Personen bzw. Stellen
bezeichnet.        Diese     Botschaften        werden   durch    vier   Kommunikationssysteme
transportiert:1
                                        Kommunikationssysteme
        Natürliche                 Künstliche               Visuelle            Nonverbale
        Sprachen                   Sprachen              Kommunikation        Kommunikation



1.1.1.            Natürliche Sprachen
Die natürliche Sprache ist eine extrem komplexe kognitive Fertigkeit. Sie dient zur
Übermittlung spezifischer Bedeutungen durch gesprochene oder geschriebene Wörter.



1.1.2.            Künstliche Sprachen
Künstliche       Sprachen       umfassen    Musiknoten,     mathematische     Gleichungen    und
Computerprogramme. Sie sollen unter Verwendung von vereinbarten Systemen von
Symbolen spezialisierte Informationen genau und unflexibel kommunizieren.



1.1.3.            Visuelle Kommunikation
Bestandteile visueller Kommunikation sind Bilder und Diagramme, um Vorstellungen
und komplexe Daten eines bestimmten Typs zu übermitteln.



1.1.4.            Nonverbale Kommunikation
Nonverbale         Kommunikation        umfasst    sowohl   die   Körperbewegung    (Haltungen,
Gesichtsausdrücke) als auch Eigenschaften der Sprache wie Stimmlage und
Lautstärke. Diese Art der Kommunikation kann die natürliche Sprache unterstützen oder
auch für sich allein Informationen kommunizieren.



1
    Vgl. Zimbardo, 6. Auflage, S. 386
                                                                                    3


1.2.           Struktur
Aufbau und innere Form der Organisation eines Systems, die aus in wechselseitigem
Zusammenhang stehenden Elementen besteht. Die Struktur beschreibt deren Aufbau
und die Verbindungen zueinander.



1.3.           Kommunikationsstruktur
Unter Kommunikationsstruktur versteht man den Aufbau einer Kommunikationsform,
welche durch Beziehungsabläufe von Informationen zwischen Kommunikations-
instanzen und deren inneren Reihenfolge gekennzeichnet ist.



1.4.           Kommunikationsträger
Als Kommunikationsträger gilt eine Person oder Sache, mit deren Hilfe Informationen
übermittel werden können.



1.5.           Formalisierungsgrad
Der Formalisierungsgrad der Kommunikation bestimmt, wie weit die zu übermittelnde
Information in Form und Inhalt flexibel sein darf.



2.         Einordnung in den personaltheoretischen Bezugs-
      rahmen
Die systemische Personalwirtschaft bezeichnet den Begriff Kommunikation als einen
Baustein der formellen Organisation, der für einen funktionierenden Produktionsprozess
unverzichtbar ist.
In jedem Bereich des personaltheoretischen Bezugsrahmens1 ist die Kommunikation
als Form jeder menschlichen oder maschinellen Zusammenarbeit von Bedeutung.
Speziell für den informatorischen Zusammenhalt der einzelnen Bausteine der
Arbeitsorganisation ist die Kommunikation verantwortlich.



1
    Vgl. Kropp, Systemische Personalwirtschaft, 2. Auflage, Seite 90
                                                                                                 4

                                        Arbeitsorganisation
Technologie    Standardi-   Arbeits-        Organisa-                   Kommuni-      Arbeits-
                                                           Hierarchie
      und       sierung     teilung          tionstyp                    kation         und
Ergonomie                              Organisationsstruktur                       Betriebszeiten




3.      Antwortteil

3.1         Kommunikation nach dem Träger

3.1.1          Mediale Kommunikation
Bei medialer Kommunikation handelt es sich um den Informationsaustausch über
konventionelle Medien wie Telefon, Brief, Formular oder E-Mail. Charakteristisch für
diese Kommunikationsart ist das unpersönliche Kommunizieren, also das völlige Fehlen
von direkter zwischenmenschlicher Interaktion.
Auf diese Kommunikationsart wird gerne zurückgegriffen, um scheinbar große Mengen
von Daten und Informationen in Unternehmen schneller und Übersichtlicher weiterleiten
und bearbeiten zu können.


Beispiel: Bestellungen per Fax oder Internetformular bzw. E-Mail



3.1.2          Soziale Kommunikation
Bei der sozialen Kommunikation spricht man von einer ’face-to-face’ Kommunikation.
Sie beruht auf dem direkten, persönlichen Kontakt zwischen zwei oder mehr Menschen.
Diese Art der Kommunikation tritt trotz der Fülle neuer Medien nicht in den Hintergrund,
da sie besser den Bedürfnissen der Menschen entspricht. Hierbei ist es möglich, direkte
Rückfragen zu stellen, um so eine zielgerichtete Auswahl und Auswertung der zu
übermittelnden Daten zu ermöglichen. Auch offenbart sie den Vorteil, unbewusste,
subjektive Signale zu interpretieren, die bei medialer Kommunikation nicht übermittelt
werden können.


Beispiel: Das Erkennen von unbewusster Körpersprache während des Gesprächs und
damit eine bessere Annäherung und Anpassung des Gehörten an den tatsächlichen
Sachverhalt.
                                                                                      5


3.2         Kommunikation nach dem Formalisierungsgrad

3.2.1        Formelle Kommunikation
Die formelle Kommunikation ist durch verschiedene offizielle Regelungen bestimmt. Sie
richtet sich nach der Hierarchie der Unternehmung und soll Stabilität, Seriosität und
Sicherheit des Informationsflusses gewährleisten.
Je nach Sachlage kann die formelle Kommunikation schriftlich oder auch mündlich
erfolgen.


Beispiel: Ein Arbeitsvertrag garantiert Sicherheit für beide Vertragspartner und regelt
das Mächteverhältnis zwischen ihnen.



3.2.2        Informelle Kommunikation
Die informelle Kommunikation kann als menschliches Handeln und Zusammenwirken
am Rande oder außerhalb der formellen Organisation bezeichnet werden. Genau wie
die informelle Organisation einen Bestandteil der formellen Organisation bildet, ist die
informelle Kommunikation ein Bestandteil der formellen Kommunikation.
Sie ermöglicht Querverbindungen auch zwischen den Abteilungen, die über formelle
Kommunikationswege nicht oder nur schwer zustande kommen. Somit trägt sie einen
wichtigen Teil zum Zusammenhalt und guten Arbeitsklima innerhalb der Unternehmung
bei und spielt auch in der Personalführung eine wichtige Rolle.


Beispiel: Verbesserungsvorschläge, Innovationen oder Lob, aber auch Beschwerden
und Kritik erreichen die zuständigen Personen direkter und ohne großen Aufwand,
wenn sie keinen formellen Bestimmungen unterworfen sind.



3.3         Kommunikation nach der Struktur

3.3.1        Kettenkommunikation
Der Weg der Informationsübermittlung verläuft linear und folgt zwingend dem in der
Unternehmenshierarchie definierten Dienstweg.
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Strukturell ist die Kettenkommunikation einfach, überschaubar und daher leicht planbar,
allerdings erfährt die zu übermittelnde Information in jeder Instanz eine neue Wertigkeit,
was die Geschwindigkeit der Übermittlung evtl. negativ beeinflussen kann.
[GRAFIK]

3.3.2            Kreiskommunikation
Der Informationsweg folgt einem Kreissystem, das über verschiedene Instanzen wieder
den Ausgangspunkt erreicht.
Durch    die      Kreiskommunikation   wird   eine   rückkoppelnde   Informationsteilhabe
gewährleistet, die einen Informationsverlust verhindert und die Flexibilität in
Entscheidungsfindung oder Mitarbeiterführung erhöht.
[GRAFIK]


Beispiel: Der Geschäftsführer veranlasst eine neue Richtlinie für das Ablagesystem und
leitet diese an den Abteilungsleiter der Registratur weiter. Dieser informiert die
Sachbearbeiter, die diese Richtlinie auf Praxistauglichkeit prüfen. Nach einer Testphase
informieren die Sachbearbeiter den Geschäftsführer über ihre Erfahrungen.

3.3.3            Vollkommunikation
Die Informationen fließen unbeschränkt zwischen gleichberechtigten Kommunikations-
partnern hin und her.
Vollkommunikation ist die direkteste und scheinbar sozialste Kommunikationsform,
obwohl sie ebenfalls durch mediale Kommunikationsträger transportiert werden kann.
[GRAFIK]


Beispiel: Telefonkonferenz von Abteilungen, die über Lokationen auf der ganzen Welt
verteilt sind.



4.      Problemteil

4.1        Informationsverlust

4.1.1            Trägerverluste
Jegliche Kommunikationsart birgt das Risiko des Informationsverlustes in sich.
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Die mediale Kommunikation vernachlässigt typischerweise wichtige soziale Aspekte der
Kommunikation, wie die Körperhaltung, Mimik oder Tonlage des Kommunikations-
partners.
Die soziale Kommunikation mag zwar im Gegensatz zur medialen auch die
unterbewussten Informationen transportieren, allerdings besteht hier die Gefahr, dass
der Kommunikationspartner die falschen – nur für ihn subjektiv wichtigen –
Informationen    herausfiltert.   Somit   werden   evtl.   ausschlaggebende   Teilaspekte
versehentlich unterschlagen.


Beispiel: Der Abteilungsleiter bespricht mit dem Sachbearbeiter hastig die Aufgaben
des heutigen Tages. Der Sachbearbeiter kann sich jedoch nicht alles merken und so
bleibt eine wichtige Aufgabe unerledigt.



4.1.2        Strukturverluste
Bei der Kettenkommunikation muss die Information zwingend über mehrere Instanzen
laufen, bis sie die betreffende Person oder Abteilung erreicht. Auf dem Weg dorthin
kann die Information verzerrt oder verfälscht werden, oder es gehen durch subjektive
Interpretation Teilaspekte verloren.
Ebenso kann dies bei der Kreiskommunikation geschehen.
Die Vollkommunikation gewährleistet zwar den direkten Informationsfluss, aber wie bei
der sozialen Kommunikation besteht hier die Gefahr, dass durch zu großen
Informationsumfang nicht alle oder die falschen Teilaspekte herausgefiltert werden.


Beispiel: In der wöchentlichen Teambesprechung werden Erfahrungen und Meinungen
wild durcheinander gerufen. So bleiben mehrere wichtige Verbesserungsvorschläge
ungehört.



4.1.3        Formalisierungsgradverluste
Die informelle Kommunikation birgt dieselben Risiken wie die soziale oder die
Vollkommunikation. Der Mensch kann nicht immer zuverlässig die richtigen und
kompletten Teilaspekte einer Information aus einem umfangreicheren Informationsfluss
herausfiltern.
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Bei der formellen Kommunikation besteht hingegen die Gefahr, dass durch die
Formalisierung nur vorgegebene Informationen weitergegeben werden können. Die
Flexibilität im Ausnahmefall leidet stark unter den starren Vorgaben.


Beispiel: Auf dem elektronischen Materialentnahmeformular ist Platz für zehn
Positionen, was im Regelfall in dieser Firma völlig ausreicht. Durch eine besonders
große Kundenbestellung müssen allerdings ausnahmsweise mehr Positionen an
Material entnommen werden, was die Bearbeitung verzögert.



4.2          Übersteigerte Kommunikation
Vor allem die soziale, gepaart mit der informellen Kommunikation führt in der Praxis oft
zu     dem   unangenehmen      Nebeneffekt   der   übersteigerten   oder unerwünschten
Kommunikation. Unerwünschte Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass sie
sich    kontraproduktiv auf    den   Zusammenhalt,    das   Arbeitsklima   und/oder   die
Mitarbeiterführung auswirkt.
Dieser Effekt lässt sich u.a. in sogenannten Großraumbüros beobachten, oder schlicht
und einfach in der gemeinsamen Kaffeepause. Das Bedürfnis des Menschen nach
informeller Kommunikation führt nicht selten zu Klatsch unter den Mitarbeitern, wodurch
Anderen oft ungewollt oder gewollt großer persönlicher Schaden zugefügt wird. Die
Abgrenzung zwischen der unerwünschten Kommunikation und der für das Arbeitsklima
und den Unternehmenszweck wichtigen informellen Kommunikation ist schwierig.
Auch übersteigerte Kommunikation, die keinen Mitarbeiter angreift, kann für das
Unternehmen schädlich sein, wenn die Produktivität darunter leidet.


Beispiel: Mitarbeiter A verbreitet aufgrund persönlicher Abneigung über Mitarbeiter B
ein schlechtes Gerücht. Mitarbeiter B fühlt sich in der Folge derart seelisch von den
Kollegen unter Druck gesetzt wird, dass ihm nichts anderes übrig bleibt, als die
Arbeitsstelle zu wechseln („Mobbing“).
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4.3       Entscheidungsfindung
Kommunikation ist nicht nur ein menschliches Grundbedürfnis, sondern auch eine
Grundlage für das Funktionieren einer Unternehmung. Sie garantiert die Umsetzung
des Unternehmenszwecks in der Praxis.
Um in der Unternehmung einen idealen Fluss von Informationen gewährleisten zu
können, muss entschieden werden, welche Kommunikationsformen in verschiedenen
Situationen am Sinnvollsten sind.
Während die mediale Kommunikation für den Transport großer Datenmengen genutzt
werden    sollte,   ist    für   eine     fallabhängige     Diskussion        zwischen     mehreren
Kommunikationspartnern die soziale Kommunikation vorteilhafter.
Um Daten gezielt, gleichförmig und sicher weiterzuleiten, ist formelle Kommunikation
vonnöten, allerdings überträgt informelle Kommunikation diese Daten möglicherweise
schneller und flexibler.
Kettenkommunikation        durchläuft      den    Dienstweg,       was    alle       Verantwortlichen
nacheinander daran teilhaben lässt, Kreiskommunikation ermöglicht dagegen ein
Feedback.      Vollkommunikation        schließlich   verteilt   die   Last    der     Verantwortung
möglicherweise auf verschiedene gleichberechtigte Kommunikationspartner.


Beispiel: Der Geschäftsführer muss entscheiden, ob er eine neue Richtlinie über den
Dienstweg an die Mitarbeiter weiterleiten soll, möglicherweise auch noch in Form einer
formalisierten, schriftlichen Dienstanweisung, oder ob er eine große Mitarbeiter-
besprechung einberufen soll, um die Richtlinie dort formlos gemeinschaftlich zu
diskutieren.



4.4       Umsetzungsschwierigkeiten
Es gibt     Fälle, in denen man            im    Unternehmen nicht auf           die gewünschte
Kommunikationsform zurückgreifen kann.
Sei es der Faktor der Kostenersparnis bei medialer Kommunikation, obwohl soziale
Kommunikation wünschenswert wäre. Oder aufgrund mangelnden Mitarbeitertrainings
können manche Mitarbeiter nicht mit den Werkzeugen der formellen Kommunikation
umgehen und sind auf informelle Kommunikation beschränkt.
                                                                                      10

Beispiel: Eine Diskussionsrunde zwischen verschiedenen Abteilungsleitern würde bei
einem persönlichen Treffen bessere und schnellere Ergebnisse erzielen, kann nur über
eine Telefonkonferenz stattfinden, da die Abteilungen auf unterschiedliche Kontinente
verteilt sind.



5.     Meinungsteil
Kommunikation ist zweifelsfrei ein wichtiger und nicht wegzudenkender Faktor der
menschlichen Grundbedürfnisse. Sie dient somit nicht nur der Informationsübermittlung,
sondern auch dem Wohlbefinden und der Produktivität. Sowohl privat, wie auch im
Beruf spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle.
In der Unternehmung ist der Austausch von Informationen existenziell wichtig. Ohne
Kommunikation wäre der dispositive Faktor, wie Ziele, Planung, Entscheidung und
Kontrolle nicht vorhanden und das Unternehmensziel wäre zum Scheitern verurteilt.
Auch dem Fortschritt – sowohl technisch als auch sozial oder kulturell – kommt
zwischenmenschliche       Kommunikation    zugute,     denn    Meinungen,     freiwillige
Verbesserungsvorschläge und Kritik werden nur in einem freien kommunikativen
Umfeld ohne Zwänge geäußert. Je mehr Bedeutung der Meinung von Mitarbeitern
zugeteilt wird, desto schnellere und bessere Entscheidungen werden getroffen. Gute
Leistungen und Motivation werden dadurch mit dem geringsten Aufwand angeregt.
In   den   bereits    angesprochenen   Großraumbüros    wird   informelle   und   soziale
Kommunikation besonders gefördert und angeregt. Diese Kombination gibt dem
Entfaltungsbedürfnis der Mitarbeiter den größtmöglichen Raum, was sich ebenfalls
positiv auf Betriebsklima und Motivation auswirkt. Informelle Kommunikation muss als
vollwertige Ergänzung zur formellen Kommunikation erkannt werden.
Es ist erfreulicherweise zu beobachten, dass der Trend in vielen Unternehmungen in
den letzten Jahren immer mehr zur Einrichtung solcher zusammengeschlossenen
Arbeitsplätze geht.
Isolation schadet auf lange Sicht nicht nur dem Menschen, sondern auch der
Unternehmung. Im Team werden Aufgaben und Probleme nicht nur viel effektiver
gelöst, als das einem Einzelnen möglich ist, sondern es entsteht auch ein
Zusammengehörigkeitsgefühl, das für den Menschen erfüllend und befriedigend ist.
                                                                                  11

Oft wird es von Unternehmensleitungen unterschätzt, dass solcherlei Zufriedenheit bei
vielen Menschen einen höheren Stellenwert einnehmen kann, als ein hohes Gehalt
oder eine hochtrabend klingende Position.
Und nur ein zufriedener Mitarbeiter ist ein guter Mitarbeiter.

				
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