OTM_Approver User Manual_ITA_v2 by joshcorey

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									GE Oil&Gas
OTM Project
Approvers
User Manual
Data Creazione: 16 settembre 2008
Ultimo Aggiornamento:
Versione: 1.0




                                                                1
                                           GE Oil&Gas OTM Project
                                    Requestor Inbound User Manual
1.0 Job Management
Job Management

Il Job è un raggruppamento creato dal Richiedente di Order
Release costificati da inviare all’approvatore dei costi.

Il richiedente può raggruppare, in un Job, Order Release con
diverse location, date e Incoterm.

Dopo la creazione del Job, il richiedente lo dovrà inviare
all’approvatore che accetterà o rifiuterà i costi e i controlli (se
presenti). Tale processo sarà spiegato in seguito.




                                                                                    3
                                                               GE Oil&Gas OTM Project
                                                        Requestor Inbound User Manual
                                                Inserire il valore DEDICATED per indicare che gli OR di tale JOB
Job Management                                  non possono essere consolidate con altre OR in fase di creazione
                                                del Buy Shipment. Sarà valorizzato con PRELIMINARY o ITO a
                                                secondo quanto selezionato nelle relative OR.

                                                                                                Visualizza
                                                                                                l’elenco stati
                                                                                                del Job

     E’ il tipo di trasporto ereditato dalle OR. Verrà inserito il tipo                           Visualizza i
     MIXED se vengono aggregate OR di tipo diverso sullo stesso Job                               dettagli del JOB
                                                                                                  compresi Order
                          Elenco delle Order                                                      Release, Sell
                          Release del Job                                                         Shipment, Buy
                                                                                                  Shipment, Costi,
                                                                                                  ecc.




                                                                                          Rappresenta il primo
                                                                                          livello di approvatori a
                                                                                          cui viene inviato il Job.
                                                                                          Il richiedente deve
                                                                                          inserire il contatto
                                                                                          rappresentante tale
                                                                                          gruppo


                                                                                                                    4
                                                                                               GE Oil&Gas OTM Project
                                                                                        Requestor Inbound User Manual
2.0 Costificazione & Controlli
Costificazione & Controlli
Ogni Job sarà costificato (da OTM con una tariffa standard o dall’Execution
Center nel caso in cui questa non è applicabile), tale costo sarà
autoapprovato se è inferiore a 2.000 euro, altrimenti dovrà essere
approvato da uno o più approvatori.

Sul Job vengono effettuate 4 tipi di approvazioni:
   • Job: approvazione costi di trasporto in base a DOA
   • Inventory: autorizzazione alle eccezioni al processo di inventory check
   • Premium: approvazione extracosti/urgenze
   • LISL: approvazione nel caso in cui il Job contiene un OR che presenta
     un PO padre (LISL flag in Oracle PO) senza figli

Il processo di approvazione si attiva quando il requestor effettua la richiesta
di costificazione del Job mediante l’action Bulk Plan - Sell.


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                                                                       GE Oil&Gas OTM Project
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Costificazione & Controlli
Dalla sua creazione fino alla fine del processo di approvazione, il Job potrà
assumere i seguenti JOB_APPROVAL_STATUS:

• JOB_APPROVAL_NEW : il job è stato creato ma il requestor non ha
  ancora richiesto la sua costificazione.

• JOB_APPROVAL_TO_REVIEW : il job è stato mandato alla costificazione
  ma il sistema non è riuscito a costificarlo. In questo caso l’Execution
  Center prenderà in carico l’attività di costificazione.

• JOB_APPROVAL_IN_APPROVAL : il job è stato mandato alla costificazione
  dal requestor ed è in attesa di approvazione.

• JOB_APPROVAL_APPROVED : il job è stato approvato dall’approvatore.

• JOB_APPROVAL_REFUSED : il job è stato rifiutato dall’approvatore.

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Costificazione & Controlli
                                                                                   importo <= DOA      True (auto approvazione)
                                                                                         and
                   Workflow                  First Level Approver            RFT REQ = FIRST LEVEL APP
                                                                                                                                     Invio notifiche
                                                                                                                                     con allegato(1)
                 approvazione                                                            and
                                                                                    CHECK = false




                                                    False                                      False
                                                                                                                      (1) Segnalazioni allegato

                            True
                                                                                    Invio notifiche                        Inventory Check
                                           Approvato?                               con allegato(1)
                                                                                                                           LISL Check

                                   False                                                                                   Premium Cost
       Inventory check



                                                                    True                              False
          True                                                             Importo > DOA

    Ricerca inventory Manage                    Recupero                                                                          End WF
                                             l’approvatore                                                                        Approved



         Invio notifiche                                                            True
        con allegato (1)

                                             Invio notifiche
                                            con allegato (1)
                                                                            Approvato?
                                                                                               False
                               True
         Approvato?
                                                                                                        End WF               Feed-back
                                                                                                      Not Approved
                    False                                                                                                      OTM

                                                                                                                                                   8
                                                                                                                              GE Oil&Gas OTM Project
                                                                                                                       Requestor Inbound User Manual
Costificazioni & Controlli                            Nota
                                                       Nota
                                                      Mail che arriva al richiedente ee
                                                       Mail che arriva al richiedente
                                                      all’approvatore.
                                                       all’approvatore.




                            Allegato che contiene i
                            dettagli del Job




   Link che permette di
   vedere i vari step del
   processo di
   approvazione del Job




                                                                                          9
                                                                     GE Oil&Gas OTM Project
                                                              Requestor Inbound User Manual
Costificazioni & Controlli                      Nota
                                                 Nota
                                                Allegato della mail che arriva al richiedente.
                                                  Allegato della mail che arriva al richiedente.
                                                Tale allegato sarà uguale anche per
                                                  Tale allegato sarà uguale anche per
                                                l’approvatore nel caso in cui il il job è
                                                  l’approvatore nel caso in cui job è
                                                autoapprovato.
                                                  autoapprovato.

           Prezzo totale del Job da approvare
                                                       Il titolo dell’allegato è dinamico
                                                       perché cambia in base al tipo di
                                                       contenuto della mail




                                                                                                 10
                                                                             GE Oil&Gas OTM Project
                                                                      Requestor Inbound User Manual
Costificazioni & Controlli                      Nota
                                                 Nota
                                                Allegato della mail che arriva
                                                 Allegato della mail che arriva
                                                all’approvatore.
                                                 all’approvatore.




                        Da selezionare per effettuare
                        l’approvazione o il rifiuto del JOB                        11
                                                               GE Oil&Gas OTM Project
                                                        Requestor Inbound User Manual
Costificazioni & Controlli
Cliccando il bottone CLICK sull’allegato, si apre una nuova pagina…




             Per approvare il Job   Per rifiutare il Job


… dopo aver approvato o rigettato il
sistema dà conferma dell’avvenuta
operazione.

                                                                                         12
                                                                     GE Oil&Gas OTM Project
                                                              Requestor Inbound User Manual
2.1 Inventory Check
Inventory Check
Se è FCA
 1. PO line value > €5.000
      – Se il PO line ha Early Pick up date - Need date > 14 gg
      Oppure
      – Se Early Pick up date su Order release cade negli ultimi 14 gg del
        quarter e la Need date >= 1° gg del quarter successivo
 2. PO line value < €5.000
      – Se PO line ha Early Pick up date - Need date > 45 gg

Se non è FCA
 1. PO line value > €5.000
     – Se PO line with Delivery date - Need date > 5 gg
     Oppure
     – Se Delivery date su Order release cade negli ultimi 5 gg del quarter e
       la Need date >= 1° gg del quarter successivo
 2. PO line value < €5.000
     – Se PO line ha Delivery date - Need date > 30 gg
                                                                                           14
                                                                       GE Oil&Gas OTM Project
                                                                Requestor Inbound User Manual
Inventory Check
Nel caso in cui sia necessario effettuare un trasporto nelle condizioni definite
nell’inventory check, il requestor deve inserire nell’OR l’Inventory Reason Code
scegliendo un valore tra quellli definiti. Se sceglie “Other, see note”, può aggiungere un
commento nel campo Inventory Reason Note.




                                                                                                    15
                                                                                GE Oil&Gas OTM Project
                                                                         Requestor Inbound User Manual
Inventory Check                             Nota
                                             Nota
                                            Allegato della mail che arriva
                                             Allegato della mail che arriva
                                            all’approvatore ee al requestor
                                             all’approvatore al requestor



                   Indica la richiesta di
                   approvazione del
                   Job con Inventory
                   Check




                                                        Indica l’inventory
                                                        reason code e
                                                        l’eventuale nota




                  Bottone visibile solo
                  all’approvatore                                              16
                                                           GE Oil&Gas OTM Project
                                                    Requestor Inbound User Manual
2.2 Premium
                                                                                                                            Nota
Premium Transportation                                                                                                       Nota
                                                                                                                            Processo per l’approvazione di extracosti
                                                                                                                             Processo per l’approvazione di extracosti
                                                                                                                              trasporti urgenti.
                                                                                                                            ee trasporti urgenti.


       Requestor                                                          OTM                                                           Execution
                                                                                                                                        Center
    ...preparazione dati e
    Bulk Plan sugli Order                                        Urgenza o SPOT RATE?               no
           Release
                                                                                    sì


                                            Il Sistema, in automatico:
                                            • Setta stato SHIPMENT_APPROVAL_STATUS_TO_REVIEW
                                            • Se lo shipment è urgente, setta lo stato                              • Vede lo stato JOB_ALTERNATIVE_COST dal result degli shipment
                                              JOB_ALTERNATIVE_COST_REQUESTED sul JOB e il                           • Modifica il qualificatore sugli shipment, indicando il costo alternativo
                                              qualificatore “Shipment alternative cost” sullo shipment con valore   • Setta lo stato
                                              “TO BE DEFINED”                                                         SHIPMENT_APPROVAL_STATUS_READY_TO_BE_APPROVED
                                            • Se lo shipment è in spot rate, lascia lo stato del job a                (inibito se esiste qualificatore “To be defined”)
                                              JOB_ALTERNATIVE_COST_NOT_NEEDED e inizializza
                                              il qualificatore a “OPTIONAL”




                                                                 Tutti gli shipment sono             no
                                                              READY_TO_BE_APPROVED?

                                                                                  sì

                                            Il Sistema, in automatico:
• Setta sul job la causale per l’urgenza
                                            • Setta stato JOB_ALTERNATIVE_COST_SUBMITTED
• Setta stato del JOB a IN_APPROVAL,
                                              (se era ..._REQUESTED o se era ..._NOT_NEEDED con un
  con l’azione RE-SUBMIT FOR
                                               qualificatore su uno shipment con valore diverso da “OPTIONAL”)
  APPROVAL
                                            • Invia email a requestor (preso da involved party su job)



                                       sì        Il Sistema, in automatico:
        Reason Code presente                                                                                                                                     Approval
                                                 • Setta lo stato JOB_ALTERNATIVE_COST_APPROVED
        sul Job(dove richiesta)?                                                                                                                                 process...
                                                   (re-submit for approval)
           no


                                                                                                                                                                                  18
                                                                                                                                                              GE Oil&Gas OTM Project
                                                                                                                                                       Requestor Inbound User Manual
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                                      Allegato della mail che arriva
                                       Allegato della mail che arriva
                                      all’approvatore ee al requestor
                                       all’approvatore al requestor
     200.00




                    200.00 EUR




                                                 Costo inserito
                                                 dall’Execution
                                                 Center


                                                 Indica la richiesta di
                                                 approvazione del
                            200
                                                 Job con Premium



                                          Indica il reason code
                                          selezionato
              Bottone visibile solo
              all’approvatore                                            19
                                                     GE Oil&Gas OTM Project
                                              Requestor Inbound User Manual
2.3 LISL
LISL
Sulla form dell’OR, il Richiedente deve scegliere il PO Father Check Reason
Code ed eventualmente inserire PO Father Check Reason Note:




                                                                                           21
                                                                       GE Oil&Gas OTM Project
                                                                Requestor Inbound User Manual
LISL                           Nota
                                Nota
                               Allegato della mail che arriva
                                Allegato della mail che arriva
                               all’approvatore ee al requestor
                                all’approvatore al requestor




        Indica il PO Father
        check reason code e
        l’eventuale nota
                                         Indica la richiesta di
                                         approvazione del
                                         Job con LISL Check




       Bottone visibile solo
       all’approvatore                                            22
                                              GE Oil&Gas OTM Project
                                       Requestor Inbound User Manual

								
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