DICAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO CONDOMINIAL Fonte: SíndicoNet - www.sindiconet.com.br
Consolidado por: Fransérgio
Passos necessários Para reguilarizar o condomínio - 1º: Expedição do Habite-se (pela construtora/ incorporadora). - 2º: Inscrição das escrituras definitivas das unidades no Cartório de Registro de Imóveis. - 3º: Elaboração da Convenção, com assinatura de proprietários de no mínimo 2/3 das frações ideais do condomínio. - 4º: Convocação da primeira Assembléia para eleição de síndico e conselho consultivo. - 5º: Solicitar o desmembramento do IPTU por unidade. - 6º: Registro do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, juntamente com a Convenção. - 7º: Inscrição do condomínio no CNPJ, que torna automática a inscrição no INSS (esta é necessária para o condomínio ser empregador).
IPTU - Quando a construtora ergue um prédio ou um "condomínio horizontal", o IPTU é único, pago pela totalidade do terreno. Após a obtenção do "Habite-se", registro da Convenção e realização da 1a. Assembléia, é necessário solicitar à prefeitura o desmembramento do IPTU, para ser cobrado de cada unidade, de acordo com a fração ideal correspondente. - Ainda assim, será mantido um IPTU comum, referente às áreas comuns do condomínio, como garagens, jardim e outros (despesa ordinária). - O desmembramento geralmente deve ser solicitado à Secretaria de Finanças do seu município.
Primeira assembléia - Normalmente é convocada pela construtora/ incorporadora. - Elege-se o primeiro síndico, definindo previamente sua remuneração caso o mesmo venha a ser remunerado por isto. - Elege-se o conselho consultivo. - Se a Convenção não foi elaborada pela construtora/incorporadora, pode-se escolher uma comissão para redigir o documento, ou deixar essa tarefa a cargo do síndico e conselho consultivo. - Pela complexidade e importância deste documento, é recomendável contar com o auxílio de um advogado especialista em Direito Imobiliário para a redação. - Somente com a minuta da Convenção pronta, contendo as assinaturas de 2/3 dos proprietários titulares das unidades, é que se pode regularizar o condomínio junto ao Registro de Imóveis
Convenção - É a "Constituição" do condomínio. Todas as regras internas devem constar deste documento. Por outro lado, as regras só são válidas se nele constam. Cada condomínio redige a sua, assim que começa a ocupação pelos moradores. - Pela complexidade e importância deste documento, é recomendável contar com o auxílio de um advogado especialista em Direito Imobiliário para a redação. - A Convenção deve estipular itens como: • A discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns; • A determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns; • O fim a que as unidades se destinam. • A quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, inclusive o fundo-de-reserva, que se encaixa entre as últimas; • A sua forma de administração; • A competência das assembléias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações; • As sanções a que estão sujeitos os condôminos, ou possuidores; • O regimento interno.
- A Convenção não pode ter itens que contrariem as leis municipais, estaduais e federais. - Para aprová-la e torná-la obrigatória para todos, é preciso a assinatura de titulares de 2/3 das frações ideais do condomínio. - Não é necessário convocar Assembléia para colher as assinaturas ou ratificar a decisão, quando se realiza pela primeira vez a Convenção. - Para mudanças posteriores em seu texto, é preciso aprovação de titulares de 2/3 das frações ideais, em Assembléia.
Registro - 1º passo: O condomínio só pode ser ocupado após a prefeitura expedir o Habite-se. Este é um documento fornecido à construtora/incorporadora, em que se autoriza a ocupação e uso de edifício recém-concluído. - 2º passo: Deve ser feito o registro das escrituras definitivas das unidades, no Cartório de Registro de Imóveis. - 3º passo: Inscrição do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, com a respectiva Convenção.
CNPJ - É o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. O condomínio precisa desse registro porque, apesar de não pagar imposto de renda (é associação sem fins lucrativos), vai reter imposto de renda dos funcionários na fonte. - Realizando a inscrição no CNPJ, o condomínio automaticamente estará se registrando no INSS como empregador. - Informações sobre documentos necessários, como e onde realizar a inscrição: site da Secretaria Federal da Fazenda.
1ª taxa condominial
- Só podem ser cobradas a partir da entrega das chaves, que só pode ser realizada após a expedição do Habite-se. - O Habite-se é um documento fornecido à construtora/incorporadora pelo poder municipal, em que se autoriza a ocupação e uso de edifício recém-concluído. - É ilegal a isenção de pagamento de taxa condominial para as unidades vazias, ainda não vendidas pela construtora/incorporadora.
Defeitos e vícios de construção - Há uma diferença técnica entre vícios e defeitos de construção. - Vícios: segundo o manual "Saúde dos Edifícios" do CREA-SP (Conselho Regional dos Engenheiros, Arquitetos e Agrônomos), são "falhas que tornam o imóvel impróprio para o uso, ou lhe diminuem o valor". - Defeitos: segundo o mesmo manual, são falhas que podem "afetar a saúde e segurança do consumidor". - Vícios e defeitos podem ser aparentes ou ocultos. - A garantia legal de uma construção é de cinco anos após a expedição do Habite-se. - Vícios e defeitos podem gerar danos à própria obra, aos moradores e a terceiros (como uma pessoa que passa na rua e é atingida por materiais caídos da obra). - No tristemente famoso caso do edifício Palace 2, que desabou em 1998 no Rio de Janeiro, o erro pode ter sido de projeto: a numeração dos pilares pode ter sido trocada, e os pontos de sustentação com maior carga ficaram com pilares mais fracos. - É conveniente que o primeiro síndico faça uma vistoria geral na edificação. Verificase se existem vazamentos, rachaduras e problemas nas instalações elétricas e hidráulicas, principalmente. - Para facilitar o contato com a construtora, pode-se organizar uma lista dos problemas das áreas comuns, e outra das áreas privativas, pedindo para cada condômino inspecionar sua unidade e informar por escrito ao síndico os vícios. - Se as negociações amigáveis com a construtora não trouxerem resultado, pode-se entrar com uma ação de Obrigação de Fazer, na Justiça. - A ação pode ser em nome do condomínio. - O Juiz deve nomear um perito para realizar uma vistoria na edificação.
- Além da ação de Obrigação de Fazer, pode-se também requerer indenização por Perdas e Danos. Esta prescreve em 20 anos, segundo jurisprudência do STJ (Superior Tribunal de Justiça). - Obras de melhoria no prédio durante os cinco anos iniciais podem tirar a validade da garantia da construção, por alterar os itens assegurados.
Ferramentas legais para administração • • • • • Novo Código Civil (capítulo sobre condomínios) Convenção Lei do Inquilinato CLT Convenção Coletiva
Novo Código Civil (capítulo sobre condomínios): Principal texto legislativo para o síndico. Não é complexo nem longo, e familiarizar-se com ele vai facilitar sua administração. Regulamenta a relação entre os condôminos, no que se refere: • • • • • • À divisão de despesas À administração do condomínio (incluindo atribuições legais do síndico) Às assembléias Ao que deve conter a Convenção Aos seguros obrigatórios que o síndico deve fazer sobre a edificação Ao uso comum das instalações
Clique aqui para acessar a seção sobre condomínios do novo Código Civil. topo Convenção - É a "Constituição" do condomínio. Todas as regras internas devem constar deste documento. Por outro lado, as regras só são válidas se nele constam. Cada condomínio redige a sua, assim que começa a ocupação pelos moradores. - A Convenção deve estipular itens como: • A discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns; • A determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns; • O fim a que as unidades se destinam. • A quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos
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condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, inclusive o fundo-de-reserva, que se encaixa entre as últimas; A sua forma de administração; A competência das assembléias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações; As sanções a que estão sujeitos os condôminos, ou possuidores; O regimento interno.
- A Convenção não pode ter itens que contrariem as leis municipais, estaduais e federais. topo Lei do Inquilinato Tem um capítulo específico sobre a divisão de despesas entre inquilino (ordinárias) e proprietário (extraordinárias). Clique aqui para acessar este capítulo. topo CLT Principal texto legislativo sobre funcionários. Seus principais itens, como horas extra e condições do contrato, estão no Guia sobre Funcionários. Os principais pontos da CLT, bem como respostas a dúvidas freqüentes, você encontra no Guia sobre Funcionários CLT (texto da lei) topo Convenção Coletiva É firmada entre os sindicatos de empregados de condomínios e os sindicatos patronais que representam os condomínios enquanto empregadores em cada cidade ou região. A CC regulamenta alguns pontos deixados em aberto pela CLT, como pisos salariais e horas extras. Consulte o SECOVI do seu estado para obter a Convenção Coletiva da sua região.
Seguro obrigatório
- O seguro condominial é obrigatório, devendo cobrir todos os danos que possam ocorrer à estrutura do prédio, tanto nas partes e instalações comuns como nas partes privativas. - O condomínio fica sujeito a multa municipal, se não realiza o seguro em até 45 após a expedição do Habite-se. - Normalmente, contrata-se coberturas do tipo "multi-risco", que envolvem incêndio, raio, explosão, danos elétricos, vendaval, impacto de veículos e responsabilidade civil condomínio (este último item não é obrigatório, mas é bastante útil). - É proibido fazer mais de um seguro para o mesmo item, segundo o Código Civil. O segundo contrato perde o valor.
Seguro obrigatório - O seguro condominial é obrigatório, devendo cobrir todos os danos que possam ocorrer à estrutura do prédio, tanto nas partes e instalações comuns como nas partes privativas. - O condomínio fica sujeito a multa municipal, se não realiza o seguro em até 45 após a expedição do Habite-se. - Normalmente, contrata-se coberturas do tipo "multi-risco", que envolvem incêndio, raio, explosão, danos elétricos, vendaval, impacto de veículos e responsabilidade civil condomínio (este último item não é obrigatório, mas é bastante útil). - É proibido fazer mais de um seguro para o mesmo item, segundo o Código Civil. O segundo contrato perde o valor.
Contratos de manutenção - Há alguns equipamentos no condomínio que precisarão de manutenção constante: elevadores, bombas d'água e portões eletrônicos estão entre os principais. Por isso, é interessante que se contrate empresas que realizem constantemente esta manutenção. No caso de elevadores, é obrigatório. - Por outro lado, a manutenção preventiva é um bom modo de evitar grandes danos nos equipamentos, aumentando sua vida útil. Assim, você pode contratar empresas para manutenção constante da rede hidráulica e elétrica, por exemplo. - A maior parte dos contratos prevê uma pequena taxa mensal, para uma visita de rotina também mensal. Mas você pode adequar o contrato às suas necessidades,
ampliando ou reduzindo o prazo. - Muitas vezes, manutenção e conservação são usados como sinônimos. Mas em alguns casos, principalmente em relação a elevadores, há um diferencial: o contrato de conservação prevê apenas uma visita mensal, e o de manutenção inclui, além da visita, algumas peças de reposição. - Devem constar do contrato de manutenção/conservação: • • • • • Periodicidade das visitas Serviços incluídos Se inclui peças de reposição Condições e multas para rescisão de contrato Custo de visitas extraordinárias. As chamadas de urgência, fora do horário comercial e dos dias úteis, costumam ser mais caras.
Garagem - Normalmente, quando as escrituras de apartamentos referem-se a vagas na garagem, estas não são especificadas. Ou seja, o condômino tem direito a uma vaga qualquer na garagem. Neste caso, é recomendável o rodízio, porque sempre há os espaços com localização melhor. Assim, garante-se a igualdade de direitos e o equilíbrio entre os moradores. - O rodízio de vagas pode constar da Convenção ou do Regulamento Interno, bem como sua periodicidade (semestral, anual). - Se este for o caso, o síndico é obrigado a realizá-lo como o texto determina.
Administradora A contratação de empresa para administrar o condomínio deve ser submetida à aprovação da Assembléia, como prevê o artigo 1348 do Código Civil, em seu parágrafo segundo. O contrato a ser firmado com a administradora deve ser bastante minucioso. Todos os serviços contratados devem estar especificados, de acordo com as necessidades do condomínio. É conveniente especificar também as taxas extraordinárias cobradas pela empresa, como despesas de escritório e outras. Principais itens a verificar no contrato:
• Taxa mensal a ser cobrada (valor ou porcentagem). Varia de 5 a 10%, diminuindo dentro deste percentual de acordo com a receita do condomínio. Comerciais têm cobrança superior aos residenciais (em média, 20% a mais). Condomínios que optem por ter conta bancária individual também paga mais: cerca de 30%. • 13a. taxa no mês de dezembro: deve estar prevista no contrato, para ter validade legal. • Funcionários: a administradora pode cuidar apenas da folha de pagamento e do recolhimento dos encargos, ou ser responsável por todos os aspectos, da contratação à homologação do desligamento na Delegacia Regional de Trabalho. A opção e o detalhamento dos serviços prestados neste aspecto devem estar especificados no contrato. • Conta "pool" ou vinculada: o condomínio pode optar por deixar seu dinheiro em uma conta comum da administradora (conta "pool"), ou ter sua própria conta (vinculada). Esta opção gera cobrança maior, porque incorre em maiores taxas bancárias. • Assessoria jurídica: muitas oferecem este serviço gratuito, para solução de dúvidas. Os honorários advocatícios para ações de cobrança e trabalhistas são cobrados à parte, geralmente. • Previsão Orçamentária: elaboração das previsões mensais e anuais. • Pagamento de contas e multas: deve constar um item em que a empresa se responsabiliza por pagar em dia as contas designadas pelo síndico, arcando com eventuais multas e juros por atraso. • Seguros: a contratação e renovação podem ficar a cargo da administradora, que deve informar ao síndico as melhores opções, com orçamento, para que este escolha e autorize a contratação. De qualquer modo, é sempre o síndico o responsável legal pelos seguros feitos. - Itens pelos quais normalmente se cobra taxa extra: • Assembléias: Participação de funcionários em assembléias e reuniões do corpo diretivo • Internet: Algumas administradoras disponibilizam a situação financeira do condomínio em seus sites na Internet, para facilitar a comunicação com o síndico. O acesso às informações se dá através de senha. Como todos os serviços incluídos na taxa cobrada, deve ser mencionado no contrato. • Despesas gerais: transporte, escritório (papel, impressão). • Certidões de/ para órgãos públicos (RAIS, DIRF, antecedentes criminais de funcionário e outros) • Homologação de demissão de funcionário • Gerenciamento de receitas do condomínio, como espaços alugados para publicidade, antenas de telecomunicações e outros.
- Algumas questões de rotina_ previstas em contrato_ não necessitam da autorização do síndico: emissão do balancete mensal, geração de previsões orçamentárias mensais e anuais, pagamento de contas de água, luz etc., recolhimento de encargos dos funcionários.
Arrecadação e inadimplência - As despesas condominiais devem ser divididas entre as unidades, de acordo com as respectivas frações ideais. - As despesas são divididas entre ordinárias (de manutenção mensal) e extraordinárias (obras). - Todas as despesas devem ser submetidas a aprovação de Assembléia, do seguinte modo: • ordinárias: deve-se elaborar a previsão orçamentária para um ano e submetê-la à aprovação em Assembléia Ordinária, que tem realização obrigatória uma vez por ano. Mudanças neste orçamento, que gerem aumento de taxa condominial ou ajustes razoáveis entre os destinos de cada verba, devem ser submetidos a Assembléia Extraordinária. • extraordinárias: o Código Civil estabelece votações mínimas necessárias para aprovar orçamentos de obras de três tipos: necessárias, úteis e voluptuárias. Clique aqui para consultar o texto. - O atraso em pagamento de despesas do condomínio (ordinárias ou extraordinárias) motiva cobrança de multa de até 2%, e os juros que a Convenção dispõe, até o limite legal de 1% por mês. - A inadimplência é o maior risco às contas do condomínio. Para prevenir, convém programar o orçamento com alguma folga, levando em conta a média geral de 15% de inadimplentes, no mercado. Para combater, recomenda-se agilidade na interposição de ações judiciais de cobrança.