Prosedur Pembelian Barang

Document Sample
Prosedur Pembelian Barang Powered By Docstoc
					                PROSEDUR PEMBELIAN BARANG
Bagian 1. Tentang Asal timbulnya Permintaan Material.
   1. Material yang akan dibeli diklasifikasikan dalam :
          a. Consumable
          b. Non Stock
          c. Spare Part
          d. Part Exchange
          e. Fixed Assets

   2. Pihak yang boleh menjadi peminta Barang dalam Proses Pembelian :
         a. Consumable BPB bisa diterbitkan oleh store keeper tanpa NPB dengan
             diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan
             mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

          b. Spare Part BPB bisa diterbitkan oleh store keeper tanpa NPB dengan
             diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan
             mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.


          c. Non Stock NPB dibuat oleh Lead Hand diketahui Site Engineer dan
             disetujui oleh Maint Mgr, dan BPB diterbitkan oleh store keeper dengan
             diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui Accounting, dengan
             mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi stok yang ada.

          d. Part Exchange NPB dibuat oleh Lead Hand diketahui Site Engineer
             diketahui Site Eng dan disetujui oleh Maint Mgr, BPB diterbitkan oleh
             store keeper dengan diketahui oleh Site Engineer/Maint. Mgr dan disetujui
             Accounting, dengan mengacu pada Maintenance Plan , Budget serta posisi
             stok yang ada.


Bagian II. Prosedur Pembuatan PO

   3. Untuk pembelian Material yang bersifat regular, maka Purchasing meminta
      penawaran kepada minimal tiga (3) Vendor yang telah diverifikasi, dan
      menganalisis tiga penawaran terbaik yang masuk, dan membuat PO untuk
      persetujuan direksi dengan tetap menyertakan dua penawaran lain sebagai bahan
      perbandingan

   4. Bila Direksi setuju maka PO telah di tanda tangani maka PO dikirimkan ke
      Vendor, bila tidak maka dibuatlah PO baru berdasarkan penawaran Vendor
      pembanding yang disetujui direksi, setelah PO dibuat dan disetujui direksi lalu
      dikirimkan ke Vendor.
   5. Kemudian untuk Material yang bernilai ekonomis tinggi, atau dengan klasifikasi
      tertentu diserahkan ke Komite Vendor Selection, Panitia akan memilih tiga
      terbaik penawaran dengan mengacu pada
          a. Aspek teknis, yaitu spesifikasi alat atau material kebutuhan sesuai dengan
              standart mutu yang diperlukan.
          b. Aspek Keuangan yaitu terkait dengan harga dan proses pembayaran
          c. Lead Time yaitu kemampuan Vendor mengirim material atau alat yang
              dibutuhkan.

   6. Kemudian Purchasing membuat PO untuk persetujuan direksi dengan tetap
      menyertakan dua penawaran lain sebagai bahan perbandingan

   7. Bila Direksi setuju maka PO telah di tanda tangani maka PO dikirimkan ke
      Vendor, bila tidak maka dibuatlah PO baru berdasarkan penawaran Vendor
      pembanding yang disetujui direksi, setelah PO dibuat dan disetujui direksi lalu
      dikirimkan ke Vendor.

   8. Pada saat barang barang diterima, maka dilakukan pengecekan oleh Site Eng, dan
      bila barang yang dikirim sesuai PO baik secara teknis, maka diterbitkan LPB dari
      storekeper dan diketahui oleh Site Eng dan disetujui Maintenance Mgr. LPB
      dibuat sesuai dengan jumlah barang yang diterima.

   9. Bila tidak sesuai dengan kualifikasi teknis maka diterbitkan Nota penolakan
      barang, yang dibuat oleh Site Eng, dan diketahui oleh Maint. Mgr. dan dikirimkan
      ke Vendor dan copy ke bag. Acc. & Store Keeper.

Bagian III Prosedur Pembayaran
   10. Vendor Mengirim Tagihan berupa invoice Asli serta Faktur Pajak dengan
       melampirkan PO dan LPB

   11. Resepsionis/Security menerima tagihan dari vendor, dan memberikan bukti tanda
       terima, yang berisi detail dokumen yang diserahkan serta tanggal pembayaran.

   12. Dokumen diserahkan ke Accounting untuk verifikasi, bila kurang lengkap maka
       Accounting harus meminta kelengkapan. atau menolak invoice.

   13. Setelah diverifikasi, accounting menyerahkan ke Finance untuk memproses
       pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam PO,

   14. Finance menyiapkan Payment Voucher serta Cek/BG dan meminta persetujuan
       Direksi untuk melakukan Pembayaran.

   15. Setelah Proses Pembayaran dilakukan, Accounting menerima semua dokumen
       untuk dibukukan sesuai dengan GAAP dan Standart Akuntansi Indonesia.
Perlakuan Khusus Untuk Pengadaan Fixed Asset:
          a. Pengadaan Fixed Asset dibuat berdasarkan NPB yang diajukan oleh
             Manager Departemen, dan disetujui oleh Director,
          b. Berdasarkan NPB, GA meminta penawaran dari Vendor
          c. Penawaran Vendor masuk ke Panitia Seleksi Vendor dan panitia memilih
             tiga penawaran terbaik berdasarkan kelayakan teknis, financial dan
             Deliveri Time.
          d. GA membuat PO untuk diajukan ke Direksi dengan melampirkan dua
             alternative lain yang telah terpilih, bila disetujui maka PO dikirim ke
             Vendor, bila tidak maka GA membuat PO baru berdasar Vendor lain yang
             dipilih Direksi.
          e. Proses Selanjutnya sama dengan PO Reguler


Hal – Hal yang harus tercantum dalam dokumen.
   1. NPB ( Nota Permintaan Barang )
           a. Nomor NPB
           b. Part No. & Description
           c. Jumlah
           d. Peruntukan

   2. BPB ( Bukti Permintaan Barang )
        a. Nomor BPB
        b. Part No. & Description
        c. Jumlah
        d. Peruntukan

   3. PO ( Purchasing Order )
        a. Nomor PO, Nomor BPB & NPB ( if Any )
        b. Nama Vendor, Alamat Vendor, PIC, Telp., Fax.
        c. Detail Teknis Material
        d. Detail Pembayaran
        e. Delivery Time
        f. Klausul Penolakan bila tidak sesuai dengan PO

   4. LPB ( Lembar Penerimaan Barang )
         a. Nomor PO
         b. Part No. & Description
         c. Jumlah
         d. Peruntukan

   5. Nota Penolakan Barang
         a. Nomor PO
         b. Part No. & Description
         c. Jumlah & Peruntukan
         d. Alasan Penolakan.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:349
posted:10/21/2010
language:Indonesian
pages:3