Asas Pengurusan Kewangan Universiti by AmiruddinAhmad1

VIEWS: 298 PAGES: 76

									PENGENALAN KEPADA ASAS
 PENGURUSAN KEWANGAN
      UNIVERSITI
                   SKOP
   Pengurusan kewangan dalam perkhidmatan
    awam dan Universiti
   Legaliti
   Akauntabiliti
   Kuasa Universiti
   Kawalan dalaman
   Proses-proses utama
“Finance  is, as it were, the stomach of the
country from which all other organs take
their tone.”


                           Benjamin E.
                           Gladstone
                           former Prime
                           Minister, U.K.
  Adakah pengurusan kewangan
penting dalam perkhidmatan awam
    dan pembangunan negara?
   Sumber yang terhad
   Cita-cita kerajaan untuk menyedia dan
    meningkatkan pelbagai kemudahan untuk
    rakyat- perkhidamtan awam komponen utama.
   Pulangan terbaik daripada perbelanjaan.
   Menangani krisis ekomnomi
                KONSEP
   Pengurusan kewangan awam ialah proses
    dimana kerajaan menggunakan langkah-
    langkah tertentu bagi memperolehi dan
    memperuntukan sumber-sumber kewangan
    berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan
    tertentu

   Mematuhi cara-cara dan kawalan-kawalan
    tertentu supaya dapat mencapai
    matlamatnya secara cekap dan berkesan
           LEGALITI
Bermaksud pengurusan kewangan
mestilah mematuhi semua undang-
undang dan peraturan yang
digubal oleh Kerajaan / Universiti
                LEGALITI
   Akta Universiti dan Kolej1971
   Akta Acara Kewangan 1957
   Arahan Perbendaharaan (AP)
   Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)
   Pekeliling Universiti (Bendahari &
    Pendaftar)
   Peraturan Kewangan dan Perakaunan UMS
   Minit-minit Mesyuarat Pengurusan UMS
   berkaitan contohnya (JTK, Pengurusan dll)
      AKAUNTABILITI
Bermaksud memikul amanah untuk
menjalankan aktiviti yang
ditentukan secara
bertanggungjawab ke atas
kejayaan ataupun kegagalannya.
KONSEP AKAUNTABILITI
Akauntabiliti ialah obligasi seseorang
     untuk memberi jawapan dan
  penjelasan mengenai tindakan dan
prestasinya kepada pihak yang berhak
  untuk mendapatkan jawapan dan
         penjelasan tersebut.
      Akauntabiliti dalam konteks
            sektor awam
   Tanggungjawab individu atau
    oganisasi yang menjalankan tugas
    dan tanggungjawab menguruskan
    sumber-sumber awam melalui
    perwakilan kuasa.
Kenapa akauntabiliti penting dalam
    pengurusan kewangan ?
   Prasyarat dalam penurunan kuasa (sebahagian
    yang penting)
   Bertanggungjawab dalam menentukan wang
    awam dibelanjakan mengikut apa yang telah
    dirancang dan dianggarkan mengikut sistem,
    prosedur dan peraturan yang ditetapkan.
   Sebagai jaminan bahawa wang awam diurus
    dengan cekap
   Mengurangkan kesan negatif yang boleh
    timbul.
     UNSUR-UNSUR PENTING
     DALAM AKAUNTABILITI
   AMANAH (INTEGRITY)
   KETELUSAN (TRANSPARENCY)
   MEMATUHI SEMUA UNDANG-
    UNDANG DAN PERATURAN
   MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER
    DENGAN CEKAP DAN BERKESAN
     Jenis-jenis akauntabiliti yang
                dituntut
   Akauntabiliti fisikal kewangan
    - pematuhan undang-undang, peraturan dan arahan
    yang berkaitan kewangan dalam laporan kewangan
    dan akaun
   Akauntabiliti pengurusan
    -menekankan kecekapan dan keberkesanan dalam
    menggunakan sumber
   Akauntabiliti program
    -memberi perhatian terhadap perlaksanaan program
    sebagaimana yang dipersetujui dalam perjanjian
    program.
Apakah mekanisma untuk menuntut
         akauntabiliti
   Parlimen dan Anggaran Belanjawan.(Arahan
    Perbendaharaan 301)
   Jawatankuasa Akaun Awam
   Jabatan Audit Negara
   Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti
    (JKTK)
   Perjanjian Program dan laporan Pengecualian
    di dalam sistem Belanjawan Diubahsuai
    (MBS)
         KUASA UNIVERSITI
   Seksyen 19.(1), Akta telah menetapkan
    Lembaga ialah badan eksekutif Universiti
    dan boleh menjalankan segala kuasa yang
    di berikan kepada Universiti kecuali….
   Naib Canselor adalah Pegawai Pengawal
    dan bertnggungjawab kepada Lembaga
    atas semua urusan kewangan Universiti.
   Bendahari adalah Pengawal Kewangan
    atau Ketua Jabatan Kewangan dalm
    Universiti yang bertanggungjawab
    kepada Naib canselor dalam
    pengurusana kewangan Universiti
    Pegawai perakaunan ialah seorang
    pegawai yang ada urusan berkenaan
    dengan wang awam/ Universiti atau
    barang-barang awam/ Universiti
    Seksyen 3, Akta prosedur Kewangan
    1957 (disemak 1972)
   Semua pegawai Universiti yang
    dipertanggungjawabkan dan juga
    yang di tugaskan memungut,
    menerima atau membelanjakan wang
    awam/ Universiti, menerima barang
    jagaan dan pelupusan adalah
    tertakluk kepada semua peraturan
    yang berkaitan dibawah Akta, statut
    dan Perlembagaan.
         TANGGUNGJAWAB
        PEGAWAI PENGAWAL
   Bertanggungjawab mengawal perbelanjaan
    supaya peruntukan tidak dilebihi;

   Bertanggungjawab atas pengurusan wang
    awam yang dipungut; dan

   Bertanggungjawab atas semua harta kerajaan
    yang diterima, disimpan dan dilupuskan
        TANGGUNG JAWAB
      PEGAWAI PERAKAUNAN
   Memungut, menerima atau mengakaun wang
    awam;

   Membayar/mengeluarkan apa-apa wang awam
    atau barang-barang awam; atau

   Menerima menyimpan atau melupuskan
    barang-barang awam.
KESILAPAN PENGURUSAN, KECUAIAN
          DAN SURCAJ
   Kesilapan atau kesalahan yang dilakukan oleh
    pengurusan disebabkan oleh ketidakmahiran
    atau kecuaian pegawai-pegawai, tindakan
    tatatertib dan surcaj boleh dikenakan tertakluk
    kepada peruntukan di dalam Akta Badan-
    badan Berkanun (tatatertib dan surcaj) 2000
    (Akta 605) Undang-undang Malaysia.
KAWALAN DALAMAN
       KAWALAN DALAMAN
   Universiti hendaklah mempunyai satu
    sistem kawalan dalaman yang berkesan
    untuk mengawal dan memantau
    permatuhan kepada semua polisi,
    peraturan dan prosedur yang telah
    ditetapkan
 TINDAKAN UNTUK KAWALAN
        DALAMAN
  Kesahihan – pemeriksaan dokumen
  Ketepatan – Ketepatan amaun dan
  pengkelasan akaun
  Kesempurnaan – memastikan semua
  transaksi direkodkan
  Penyelenggaraan – memantau rekod
perakaunan
  Keselamatan Fizikal
       PERINGKAT-PERINGKAT
      PENGURUSAN KEWANGAN
   Terimaan wang awam
   Simpanan wang awam
   Pengeluaran wang awam
   Bayaran wang awam
   Perakaunan wang awam
               TERIMAAN
   HASIL UNIVERSITI
    - Yuran
    - Sewaan
    - Caj Perkhidmatan (perundingan dll)
    - Pelaburan dan Lain-lain
   GERAN-GERAN KERAJAAN/AGENSI
    LUAR
     ISU PENTING-TERIMAAN
   Hendaklah direkod dengan cepat dan tepat
    pada masanya.
   Dibuat oleh staf yang diberi kuasa
   Semua terimaan hendaklah diperakukan
    dengan akaun terimaan.
   Pemberitahuan hak penerimaan dokumen
    akuan terimaan
   Mengakaunkan
   Lebihan / kurangan
      SIMPANAN WANG AWAM
         ISU-ISU PENTING
   Keselamatan fizikal terimaan
   Kuasa menyimpan
   Pelaburan
    -jenis-jenis pelaburan yang dibenarkan
    -kuasa melabur
    -rekod-rekod pelaburan/penyelenggaraan
    rekod.
    -penjualan pelaburan
    - keselamatan sijil-sijil.
     SISTEM YANG DIGUNAKAN
        DALAM PENGURUSAN
          KEWANGAN UPM
   SAGA – System Accounting for Government
    Agencies.
   SMPU – berkaitan dengan kewangan pelajar
   KITARAN PENGURUSAN
       KEWANGAN
            BAJET


PEROLEHAN           PERAKAUNAN




        PEMBAYARAN
BAJET
    MENGAPA BAJET PENTING??

 Merancang keperluan serta mengurus
  agihan sumber dengan cekap dan
  berkesan
- penyediaan, pengurusan dan
  pemantauan
        PROSES TRADITIONAL
   BELANJAWAN
       Penyediaan satu pelan kerja yang spesifik dan
        terperinci untuk mencapai matlamat.
   PEMBIAYAAN
       Peruntukan sumber-sumber kewangan untuk
        melaksanakan program-program
   PENGAWALAN
       Penetapan aktiviti dilaksanakan mengikut
        belanjawan
      TERDIRI DARIPADA 3 DASAR

   DASAR SEDIA ADA

   DASAR BARU

   DASAR ONE-OFF
      DASAR SEDIA ADA
Program-program yang diluluskan dalam bentuk
perundangan, kelulusan Kabinet, Menteri atau
perbendaharaan, atau lain-lain pihak berkuasa
yang setaraf. Pengertian tersebut juga meliputi
pelaksanaan operasi bagi setiap program dan
aktiviti.

Semua program/ aktiviti yang dijalankan pada
tahun semasa

Telah mendapat kelulusan perbendaharaan atau
lain-lain pihak berkuasa seperti jemaah menteri
             DASAR BARU
Dasar baru merupakan program atau aktiviti baru
termasuk tambahan, sambungan atau perluasan
dasar sedia ada.

1. Penubuhan unit baru

2. Aktiviti baru

3. Pertambahan dari segi kenaikan kadar
  sewaan bagi ruang pejabat
           DASAR ONE-OFF
   Sesuatu perbelanjaan yang tidak berulang


1.   Pindah pejabat
2.   Ubahsuaian pejabat
3.   Sambutan 10 tahun UMS
4.   Mengecat bangunan
     JENIS PERUNTUKAN UPM

1.   Peruntukan belanja mengurus
2.   Peruntukan pembangunan
3.   Peruntukan akaun amanah
4.   Peruntukan penyelidikan
             ISU-ISU BAJET
   KAWALAN PERUNTUKAN
    - peruntukan diterima, dibelanja dan
    diakaunkan mengikut peraturan-peraturan
    yang ditetapkan.
    - perbelanjaan tidak melebihi jumlah
    peruntukan yang di benarkan
    - dibelanja mengikut apa yang dirancang.
   TAMBAHAN PERUNTUKAN
   PENYIMPANAN BUKU VOT
PEROLEHAN
     PENGURUSAN PEROLEHAN
   Satu proses untuk memperolehi input-input
    yang diperlukan dengan cekap pada kos yang
    menguntungkan untuk output berkualiti bagi
    memenuhi keperluan pelanggan,
   Konsep pengurusan perolehan yang cekap
    berasaskan;-
    -kualiti yang betul   - pembekal yang betul
    -kuantiti yang betul  - tempat yang betul
    -masa yang betul      - harga yang betul
        JENIS PEROLEHAN

   KERJA



   BEKALAN



   PERKHIDMATAN
              KERJA



   Melibatkan kerja-kerja
    pembinaan dan sivil termasuk
    mekanikal dan elektrikal.
           BEKALAN


   Bekalan bahan binaan,
    makanan, pakaian,
    kenderaan, alatan makmal,
    kelengkapan pejabat dll.
          PERKHIDMATAN
PERUNDING
       Semua jenis kajian seperti kajian ekonomi,
        penswastaan, pengurusan, pembangunan
        fisikal yang memerlukan input seperti
        senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja
        ukur dsb.
BUKAN PERUNDING
   Dan pengurusan bangunan meliputi
    perkhidmatan penyenggaraan dan
    pembaikan, pencucian dan pembersihan,
    penyewaan
    CARA-CARA PEROLEHAN
   BELI
    -merupakan satu cara memperolehi hak penggunaan
    barangan sepanjang tempoh hayatnya.
   SEWA
    - menetapkan hak penggunaan barangan pada tempoh
    masa yang ditetapkan
   PAJAK
    - memperolehi hak memiliki dan menggunakan tanah
    atau harta modal yang bernilai tinggi pada tempoh
    yang tertentu
      KAEDAH PEROLEHAN
   PANJAR RUNCIT
   PEMBELIAN TERUS
   PEMBELIAN KONTRAK PUSAT
   SEBUT HARGA
   TENDER
   RUNDINGAN TERUS
   PEMBELIAN DARURAT
         NILAI PEROLEHAN
         SEBUTHARGA PTJ

   KERJA : RM10,000 – RM20,000

   PERKHIDMATAN/ BEKALAN
      RM20,000 – RM50,000
       NILAI PEROLEHAN
    SEBUTHARGA UNIVERSITI

   KERJA RM50,000 – RM200,000

   BEKALAN / PERKHIDMATAN

      RM20,000 - RM200,000

    > RM200,000 - TENDER
        ISU ISU PEROLEHAN
   Penentuan spesifikasi –implikasi
   Penyediaan dokumen SH/ Tender
   VO (Variation Order)
   Mengawal peti tawaran.
   Penilaian
   Pembelian tidak melalui proses sepatutnya
   Memecahkecil Pesanan Belian
PEMBAYARAN
             PEMBAYARAN
   Ketua PTJ dan Pegawai Pembayar
    adalah bertanggungjawab untuk
    memastikan apa yang dibayar adalah sahih
    dan berpatutan serta hendaklah berpuas
    hati apa yang dibayar tidak melebihi wang
    yang diperuntukan.
    PERATURAN AM

Ketua PTJ bertanggungjawab untuk
    memastikan semua bekalan /
 perkhidmatan / kerja yang diterima
   atau tanggungan lain yang telah
  dilakukan dibayar dengan segera
    atau dalam tempoh yang telah
             ditetapkan.
          Penting!!
Ketua PTJ dan Pegawai Pembayar juga
 adalah bertanggungjawab untuk mengawal
 dan memastikan semua pembayaran yang
 dilakukan adalah selaras dengan tujuan-
tujuan peruntukan yang telah diagihkan.
      JENIS-JENIS BAYARAN
   Bayaran Pembekal

   Bayaran kepada Staf / Pelajar

   Bayaran kepada agensi luar

   Bayaran antara PTJ
BAYARAN KEPADA PEMBEKAL
   Bayaran alatan

   Bayaran perkhidmatan

   Bayaran kerja

   Bayaran kemajuan projek pembangunan
    BAYARAN STAF/PELAJAR
   Gaji dan elaun-elaun (lebih masa dll)
   Tuntutan perjalanan (luar / dalam negeri)
   Tuntutan perpindahan / pertukaran
   Imbuhan petrol
   Pendahuluan (gaji/diri/pelbagai)
   Tuntutan bayaran balik (pelbagai /
    gigi/perubatan)
   Perkhidmatan dan perundingan
   Biasiswa
   Bayaran program khidmat pelajar
          BAYARAN KEPADA
            AGENSI LUAR

   Yuran pengajian / seminar / konferensi dll
   Perkhidmatan (perubatan, perundingan dll)
   Yuran keahlian profesional
   Diwajibkan mengikut perundangan
    (KWSP, SOCSO & LHDN)
    BAYARAN ANTARA PTJ

 Perkhidmatan makmal
 Perkhidmatan alatan

 Sewaan

 Bayaran yang didahulukan
       KAEDAH BAYARAN
   CEK
   BANK
   BANK DRAFT
   EFT (ELECTRONIC FUND TRANSFER)
   JERNAL PELARASAN
   AKAUN YANG DI KONTRA
ISU PENTING PEMBAYARAN
   Kesahihan Pembayaran
   Kuasa
   Peruntukan
   Tempoh
   Dokumen-dokumen Berkaitan
   Pembayaran Yang Dibenarkan/Diluluskan
   Perakuan
   Akauntabiliti Pegawai Yang Membuat
    Pembayaran.
PENGURUSAN ASET UNIVERSITI
      PENGURUSAN ASET
 Definasi
 Tanggungjawab

 Pengurusan aset / inventori / stok

 Sistem yang digunapakai

 Verifikasi

 Kehilangan dan hapuskira
              DEFINASI
DEFINASI UMUM
Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual
atau dipindah milik, serta digunakan secara
optimum
DEFINASI - UMS

Adalah harta benda atau barangan tak luak
yang mempunyai jangka hayat melebihi
setahun yang kos perolehan asalnya bernilai
RM 3,000 atau lebih seunit
            JENIS ASET
   ASET TETAP
    bangunan
    tanah
   ASET BERALIH
    harta modal
          INVENTORI

Harta benda/barangan tak luak
yang kos perolehan asalnya
bernilai kurang RM 3,000
                RUJUKAN
   Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2
    Tahun 1991 - Penggunaan Borang Baru
   Buku Panduan Perbendaharaan -
    Tatacara Pengurusan Stor
   SPP Bil. 2 Tahun 1997 – Garis Panduan
    Cara-cara Pelupusan
          PENGURUSAN ASET
   Proses menjaga, mengawal, memelihara,
    mengendali dan menyenggara harta
    berbentuk fizikal yang mempunyai nilai

   Proses pengendalian tersebut bermula sejak
    aset diperolehi sehingga ianya dilupuskan
    atau dihapuskira
               PEREKODAN
   Kemaskini Kad Daftar Harta Modal/Inventori
      Pembelian

      Penyelenggaraan

      Verifikasi

      Pelupusan

   Senarai Harta Modal / Inventori yang diterima
      Tandakan Aset ID pada fizikal aset

      Kemaskini Kad Daftar Harta
       Modal/Inventori
           VERIFIKASI
Menentukan butir-butir perolehan aset
direkodkan
Memastikan maklumat aset yang diperolehi
oleh ptj adalah selaras dengan senarai harta
modal
Mengenalpasti aset yang tidak boleh
diguna, rosak dan usang
Memperlihatkan kemungkinan berlakunya
penipuan, kecurian atau kehilangan
              PELUPUSAN
   Pecah, rosak, kondem
   Berlebihan atau telah menjadi usang
   Tidak ekonomik dibaiki
   Tidak sesuai lagi digunakan – akibat
    perubahan/perkembangan teknologi
   Aset yg tidak digunakan lagi atau telah
    digantikan
     PROSEDUR PELUPUSAN
1.   Terima permohonan pelupusan – borang KEW
     300-v & dokumen lain
2.   Semak nilai perolehan – had kuasa pelupusan
     dan kelulusan
3.   Pelantikan ahli jk pelupusan
4.   Pemeriksaan oleh JK PP dan syor
5.   Makluman kepada PTJ berkaitan
6.   Tindakan pelupusan – borang KEW 300-x
7.   Kemaskini rekod
8.   Hapus aset ID
    CARA-CARA PELUPUSAN
1.Penjualan – (tender, sebutharga, lelong, tukarbeli
      trade-in, kontrak pusat)
2.Pindahan
3.Hadiah
4.Tanam
5.Bakar
6.Buang
7.Tenggelamkan
8.Lebur dan lain-lain
            KEHILANGAN
   TATACAR PENGENDALIAN- kehilangan
    wang, barang atau harta Universiti
   MELIPUTI- Aset, Inventori dan Wang Awam
   DOKUMEN RUJUKAN
    -Pekeliling Bendahari
    - Laporan Awal (Lampiran J)
    - Laporan Akhir (Lampiran K)
        Pemerhatian Audit kepada
            Pengurusan Aset
   Perbelanjaan bukan aset
   Rekod aset tidak di kemaskini
   Rekod tidak lengkap (tiada no.siri,jenama dll)
   Pinjaman & perpindahan tidak direkodkan
   Tidak ada pegawai khusus / berhenti/ bersara
   Penggabungan & Penutupan PTJ
   Aset-aset yang disumbangkan
   Barang yang dilupuskan tidak dikeluarkan dari
    rekod aset
   Lambat membuat pelupusan
   Telah terbuang samaada sengaja / tidak
    sengaja.
Q&A
TERIMA
 KASIH

								
To top