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Internes Kontroll System

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Internes Kontroll System Powered By Docstoc
					Das Interne Kontroll System -
     Entscheidungsorientiertes
         Rechnungswesen



        Dr Felix Hammerschmidt
            Interexpert OHG
         Seminarüberblick
1.   Definitionen und gesetzliche Grundlagen
2.    Abgrenzungen
3.   Grundsätze und Aufbau eines IKS
4.   IKS in der Praxis
5.   IKS in der zukünftigen Unternehmung



                   Interexpert OHG
• Wird jede Lieferung, jede
  Leistungsstunde verrechnet ??
• Werden Daten regelmäßig gesichert ?
• Wird regelmäßig gemahnt ?
• Werden Angebote, Bestellungen und
  Rechnungen kontrolliert?
• Wird konsequent Skonto gezogen?
• Finden wir Unterlagen wieder?
• Stehen jedem die betrieblichen
  Informationen zur Verfügung, die er zur
  Erfüllung seiner Aufgaben braucht?
                 Interexpert OHG
    Definitionen und gesetzliche
             Grundlagen

•   Kontrolle und Systeme
•   Ziele des IKS
•   Definitionen und Entwicklung
•   § 22 GmbHG, § 81 AktG



                    Interexpert OHG
             Kontrolle

• Gegensatz zwischen Kontrollor und
  Kontrolliertem
• Gezielte Informationssammlung
• Kontrolle als Funktion der
  Unternehmensführung




                Interexpert OHG
                Kontrollen
• Technisch-physische Kontrollen
• Wirtschaftlich-rechtliche Kontrollen
• Kontrollen sind umso wirksamer:
  je klarer definiert Soll-Größen sind
  je näher sie der Realität kommen
  je geeigneter die Meßeinheiten sind




                     Interexpert OHG
  Informationssammlung und
     Unternehmensführung

• Ungleichgewicht an Information
• Management muß delegieren, Kontrolle
  gewährleistet effiziente Delegation
• Übermaß und Mangel an Kontrolle
  schädigen den Betrieb


                 Interexpert OHG
Effiziente Kontrolle fußt auf


 • INFORMATION UND
 • KOMMUNIKATION



           Interexpert OHG
Überwachung




   Interexpert OHG
               Systeme
• offene oder geschlossene Einheiten, die
  sich durch Regeln von der Umwelt
  abgrenzen
• Der Kontrollkreislauf und Regelstrecke
• Anhand dieser Regeln werden laufend Ist-
  Werte gemessen
• Abweichungen werden rückgemeldet

                 Interexpert OHG
            Interne Kontrolle
•   Interne Kontrolle vs. Externe Prüfung
•   Kernaufgabe des Management
•   Laufende, automatische Kontrollen
•   Outsourcing der Kontrollfunktion ?




                    Interexpert OHG
           Ziele des IKS
• Das Vermögen des Unternehmens sichern
• Die betriebliche Effizienz steigern
• Die Zuverlässigkeit des
  Rechnungswesens gewährleisten
• Unterstützung bei der Befolgung der
  vorgeschriebenen Geschäftspolitik
• Auswertung von Aufzeichnungen

                Interexpert OHG
Eckpunkte eines erfolgreichen
  Internen Kontrollsystems
• Fokussierte, sorgfältige
  Unternehmensführung
• Gezielte Fragen an das Rechnungswesen
• Früherkennung von Risiken, Entwicklung
  von Gegenmaßnahmen
• Informations- statt Aufgabenverantwortung


                  Interexpert OHG
    IKS ist Ausdruck
betrieblicher Rationalität
   IKS betreibt das
 Zurückstutzen von
     Kosten- und
Verwaltungswildwuchs
        NEUE AUFGABEN
• Wissensmanagement
• Informations(fluß)verantwortung
• Zerschlagung von Wissensmonopolen
• Alle Unternehmen konkurrieren um
  Wissen, aber Wissen ist leicht verderblich
• Information(stechnologie) perfektioniert die
  Märkte, Unternehmen müssen schneller
  handeln
                   Interexpert OHG
   § 22 GmbHG, § 81 AktG
• „IKS muß den Anforderungen des
  Unternehmens entsprechen“
• Regierungsvorlage
• Insolvenzrecht
• IRÄG 1997
• IKS und Rechnungswesen


                Interexpert OHG
    IKS im österreichischen KMU
•   Geringer Bekanntheitsgrad
•   Schwache Kultur des Rechnungswesens
•   Unternehmensstruktur
•   Trennung Kapital - Management
•   Nachfolgeproblematik
•   Akzeptanz des IKS


                  Interexpert OHG
           Akzeptanz des
           Kontrollsystems
•   Vertrauen - Mißtrauen
•   Unterstützung durch das Management
•   Motivation
•   Feedback
•   Kommunikation
•   Durchsetzung


                  Interexpert OHG
      Akzeptanz des Internen
         Kontrollsystems
• Es muß darauf geachtet werden, daß das IKS
  nirgendwo durch persönliche Beziehungen und
  Gruppenbildungen unterlaufen wird.

• Auch ein gut funktionierendes IKS kann Fehlleistungen
  nicht gänzlich verhindern und entbindet keinen
  Mitarbeiter davon, hinaus Umsicht, Sorgfalt und
  Genauigkeit walten zu lassen.



                       Interexpert OHG
   IKS und Abschlußprüfung
• Stellenwert des IKS im Rahmen der
  Prüfung
• Verpflichtung des Prüfers
• Checklisten für das IKS
• Systemprüfung




                 Interexpert OHG
        IKS und Controlling

• Abgrenzung unscharf
• Controller als „Übermensch“
• IKS - operatives Controlling - strategisches
  Controlling




                   Interexpert OHG
Interne Revision, Outsourcing,
        Früherkennung

•   Abteilung Interne Revision
•   Outsourcing der Revisionsfunktion
•   Krisenfrüherkennung
•   Frühwarninstrumente



                    Interexpert OHG
          Prinzipien des IKS
• Risikoabschätzung und -minimierung
• Klassische Risikobereiche:
   Geld, geldähnliche Werte
  Vorräte
  Bewegliche Anlagegüter
  Kundendaten
  Lieferanten und Lieferbedingungen
  Geschäftsgeheimnisse (Know how)
  Software (selbsterstellte oder gekaufte)


                        Interexpert OHG
    Funktionstrennung und
       Unvereinbarkeit
• Unvereinbarkeit von
  Genehmigung
  Durchführung
  Verbuchung
  Kontrolle
• 4-Augen-Prinzip
• Funktionstrennung im KMU

                  Interexpert OHG
                Beispiele
•   Kassa und Buchhaltung
•   Einkauf und Wareneingang
•   Lohnverrechnung und Kassa
•   Verkauf und Bonitätsprüfung
•   Verkauf und Auszahlung von
    Provisionen

                  Interexpert OHG
          IKS - Prinzipien
• Die Kontrollspanne
• Kommunikationsspanne
• Einheit von Verantwortung und
  Kompetenz
• Ablauforientierung
• Wirtschaftlichkeit
• Soll - Ist - Vergleich
• Planung als Grundlage des IKS
• IKS in der Planungsabteilung
                Interexpert OHG
       Die Kontrollinformation
• Grundbaustein des IKS
• Formelle und informelle Information
• Kriterien: Wahrheit, Genauigkeit,
  Objektivität, Vollständigkeit, Schnelligkeit
• Problem der Informationsauswahl
• Flash Report

                    Interexpert OHG
    Entscheidungsorientiertes
        Rechnungswesen

• Berücksichtigung aller Informationskriterien
• Zielorientierung statt Aufgabenorientierung!
• Aufbau eines betriebswirtschaftlichen
  Instrumentariums



                   Interexpert OHG
      Management Informations-
             System
•    Die „kontrollgerechte“ Organisation
•    Objektivität
•    Nachprüfbarkeit
•    Termintreue
•    Konsistenz
•    Wirtschaftlichkeit

    • Benutzerfreundlichkeit !
                      Interexpert OHG
          Die Monatskonferenz

•   Verkauf
•   Produktion
•   Rechnungswesen
•   Einkauf & Lager
•   Personal
•   Informationspflichten und
    Informationsrechte
                     Interexpert OHG
      Unternehmensrichtlinien
• Regeln und Richtlinien im Betrieb
• Die Einführung von Regeln
• Richtlinien:
  Kassaordnung
  Inventurordnung
  Einkauf und Verkauf
  Kontierung
  Revision
  Lager

                     Interexpert OHG
              Das IKS Dreieck

•   Kontrollbewußtsein
•   Kontrolltechnik
•   Kontrollinstrumente
•   IKS als EDV-Problem
•   Keep it small and simple !



                     Interexpert OHG
           IKS in der Praxis
• IKS in der Produktion: Fall L - Einkauf &
  Produktion
• IKS im Handel: Fall L, Fall F:
  Problembereich Filialverwaltung
• Konsequenzen eines unzureichenden IKS
• IKS als Personalproblem
• IKS im Großhandel
• IKS als Managementproblem

                   Interexpert OHG
        Dolose Handlungen
•   Diebstahl, Unterschlagung
•   Schmiergeldannahme
•   Entnahme, Mißbrauch von EDV-Daten
•   Sabotage
•   Betriebsspionage
•   Grob fahrlässige Handlungen

                 Interexpert OHG
   Wirtschaftskriminalität in deutschen
              Unternehmen
• 61% der Unternehmen waren in den letzten 5
  Jahren betroffen
• 90% der Manager erwarten eine Zunahme
  wirtschaftskrimineller Handlungen
• Die Höhe des Schadens steht im engen
  Zusammenhang mit der Größe des Unternehmens
  und der Anzahl der Geschäftsfälle
• Besonders stark betroffen: Elektrotechnik,
  Maschinenbau, Versicherungen
• Delikte werden begangen
   - zu 45% von Unternehmensinternen
   - zu 38% von Externen
   - zu 17% Koproduktionen OHG
                      Interexpert
   Wirtschaftskriminalität in
   deutschen Unternehmen
Kriminalität wird aufgedeckt vor allem
durch Dritte:
- Kunden
- Lieferanten
- Prüfer
  76% der betroffenen Geschäftsführer
  haben im Vorfeld keine Anzeichen
  gesehen !
                 Interexpert OHG

				
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