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Document Sample
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					Publipostage ou mailing

Le mailing (ou publipostage en français) permet d'envoyer une lettre type personnalisée à plusieurs
personnes.


Principe du publipostage

Afin de réaliser un publipostage, vous devez disposer de deux documents :
    Le document principal (ou lettre type),
    La source de données (ou base de données).

                            Document Principal                                                                   Document source de
                               Lettre Type                                                                           données
                        Société YOUPA                                                                    « Titre »   « prénom »    « nom »    « adress e »    « cp » « ville »
                        2 rue de LA                                                                      bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        64600 Anglet                                                                     bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla  Liste des champs
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                              « Titre » « prénom » « nom »                               bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla  avec les
                                              « adress e »                                               bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                              « cp » « ville »                                           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla  enregistrements
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                              Angl et l e 18 j anvier 2000                               bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        « Titre »                                                                        bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        bla bla bla   bla   bla   bla   bl a bl a bl a   bla   bla   bla   bla           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
 Champs                 bla bla bla   bla   bla   bla   bl a bl a bl a   bla   bla   bla   bla           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        bla bla bla   bla   bla   bla   bl a bl a bl a   bla   bla   bla   bla           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
 variables liés à       bla bla bla   bla   bla   bla   bl a bl a bl a   bla   bla   bla   bla           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        bla bla bla   bla   bla   bla   bl a bl a bl a   bla   bla   bla   bla           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
 la source de           bla.                                                                             bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
 données                bla bla bla bla bla bla, « Titre », bla bl a bl a bl a                           bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                        bla bla bla.                                                                     bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla
                                                                                                         bla bla     bl a bla bl   bla bl a   bla bl a bl a   55555 bla bla




                                                        Société YOUPA
                                                        2 rue de LA
                                                             Société YOUPA
                                                        64600 Anglet
                                                             2 rue de LA
                                                                  Société YOUPA
                                                             64600 Anglet
                                                                  2 rue de LA
                                                                           « Titre » « prénom » « nom »
                                                                       Société YOUPA
                                                                  64600 Anglet
                                                                           « de LA
                                                                       2 rue adress e »
                                                                                 » « ville «
                                                                           « cp « Titre » » prénom » « nom »
                                                                       64600 Anglet
                                                                                « adress e »
                                                                                      « Titre » « prénom » « nom »
                                                                           Angl « cp « adress » »
                                                                                et l e » «jville e 2000
                                                                                       18 anvier                                    Fusion des deux documents
                                                                                            Monsieur Paul OHO
                                                        « Titre »                     et l e » «jville » 2000
                                                                                Angl « cp 2 rue de Rue
                                                                                             18 anvier
                                                                                              a bla Bayonne
                                                        bla bla bla bla bla bla bl a bl a bl64000 bla bla bla
                                                                                       Angl et l e 18 j anvier 2000
                                                             « bla »
                                                        bla blaTitre bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla bla
                                                             bla bla bla bla bla bla bl bl ablaa lblabla bla bla
                                                                                              a bl e bla bla
                                                        bla bla bla bla bla bla bl a bl aablAngl etbla 18 j anvier 2000
                                                                          »
                                                                  « Titre bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla bla
                                                             bla bla bla
                                                        bla bla bla bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla bla
                                                                  bla blabla bla
                                                                           bla bla      bla                    bla
                                                             bla bla blabla bla bl blabl ablbl a bl a bl a blabla bla bla
                                                        bla bla bla blaMonsieur blabl blabl aabl aablaablabla bla bla
                                                                                    a         a bl bl bla
                                                                  bla bla bla bla bla aa bl ablaabla bla bla bla
                                                                                             bl bl bla bla bla bla
                                                        bla. bla bla bla bla bla bla blbla bla bl a bl a bl a bla bla bla
                                                                        bla bla bla bla                                      bla
                                                                  bla bla bla bla bla blabl a bl abla bla bla bla
                                                             bla bla bla bla bla bla bl blabl ablbl abl aablaablabla bla
                                                                             bla bla bla a bla a bl bl bla bla bla
                                                                        blabla bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla bla    bla
                                                             bla. bla bla bla, « bla bla bla bl a bl a bl a
                                                                         bla
                                                        bla bla bla blabla bla bla Titre », bla bl a bl a bl a bla bla bla   bla
                                                                  bla bla bla bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla bla
                                                        bla bla bla. bla bla bla bla bla bla bl a bl a bl a bla bla bla      bla
                                                                  bla.
                                                             bla bla bla bla bla bla, «bla bla bl a bl aa bl ablaabla bla
                                                                        bla bla bla bla Titre », bla bl bl a bl              bla
                                                             bla bla bla.
                                                                        bla.
                                                                  bla bla bla bla bla bla, « Titre », bla bl a bl a bl a
                                                                    bla bla bla.
                                                                         bla bla bla bla bla bla, Monsieur, bl a bl a bl a bla
                                                                         bla bla bla.




                                                                                 Document source de
                                                                                     données


Le document principal contient la liaison avec la source de données. Plusieurs documents principaux
peuvent utiliser une même source de données.

Le document principal peut être une lettre, une planche d’étiquette, un modèle d’enveloppe ou un
catalogue.




                                                                                                                                                                                                Page 1/13
Méthode à suivre pour le publipostage (lettre type)


   Créez (sur papier) la lettre type en repérant les données qui personnaliseront cette lettre.

   Répertoriez les données et leur attribuer un nom de champ.
    Ex : Nom - Prénom - Adresse - CP_Ville
     Un nom de champ ne doit pas contenir d'espace.


           Préparation du document principal

   Passez en mode Aide au publipostage en activant le menu Outils, l’option Publipostage…





   Cliquez sur le bouton Créer, puis, dans la liste, choisissez Lettres Types…





                                                                                                   Page 2/13
   Puis Cliquer sur Nouveau document principal.





    Nota : Si vous avez déjà tapé le document principal cliquez sur Fenêtre active.

   Afin de saisir le document principal, cliquez sur Modifier, puis Lettre type : Document 1





   Remarquez la nouvelle barre d’outils « Publipostage ».





   Saisissez le document principal en laissant la place aux champs.




                                                                                                Page 3/13
     Préparation du fichier de données

   Activez de nouveau le menu Outils, puis l’option Publipostage… ou cliquez sur le bouton Aide au
    publipostage

   Cliquez sur le bouton Obtenir les données.





    L’option Créer la source de données permet de créer, puis saisir les données nécessaires au
    publipostage.

    L’option Ouvrir la source de données permet de récupérer une base de données déjà existante.
    Elle peut être un fichier Word, ou Excel, ou Access, ….

    L’option Utiliser un carnet d’adresses permet de récupérer une base de données venant de
    logiciels comme OutLook.




                                                                                          Page 4/13
    L’option Option pour les en-têtes permet de séparer les en-têtes des données.




   Choisissez l’option Créer la source de données.





   Supprimez les champs inutiles et créez les champs nécessaires.

    Pour supprimer un champs, cliquez sur le nom du champ, puis sur le bouton Supprimer un
    champ.

    Pour créer un nouveau champ, dans la zone Nom de champ, saisissez le nom du champ, puis
    cliquez sur le bouton Ajouter un champ ››.




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   Validez la liste des champs par le bouton OK





   Donnez un nom à la source de données (enregistrement du fichier source de données). Attention
    à ce stade, Word enregistre uniquement les en-têtes de la source de données.

   La liaison entre le document principal et la source de données est réalisé. Il faut maintenant
    insérer les champs dans le document principal, puis saisir les données.





   Cliquez sur le bouton Modifier le document principal.

   Positionnez le curseur de saisie à l’endroit où doit apparaître un champs, puis cliquez sur le
    bouton Insérer un champs de fusion, choisissez le champs désiré.




       Le champs sélectionné apparaît sous la forme « Titre »




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La saisie des données


   Cliquez sur le bouton Modifier la source de données





   Saisissez les enregistrements, puis validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

   A la fin de la saisie de tous les enregistrements, validez en cliquant sur le bouton OK


La fusion sur papier


   Placez-vous dans le document principal et cliquez sur le bouton      (Fusionner vers imprimante)

    La boîte de dialogue Impression s’affiche.




   Cliquez le bouton OK. La fusion s’effectue sur imprimante.




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Modification de la structure de la source de données

Si vous devez modifier la structure de la base de données (ajout, suppression de champs) :

   Cliquez sur le bouton Modifier la source de données





   Cliquez sur le bouton Afficher la source afin d’afficher le document source de données.





    S’affiche alors la source de données sous forme de tableau. Il vous suffit d’ajouter ou de
    supprimer une colonne.
    Attention si vous ajoutez un champ, n’oubliez pas qu’un nom de champ ne comporte pas
    d’espace ni de caractère bizarroïde.

   Pour revenir au document principal, cliquez sur le bouton         de la barre d’outils « Base de
    données » du document source de données.




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La fonction Si…Alors…Sinon dans un publipostage

Vous pouvez personnaliser un publipostage en insérant des conditions à l’affichage de valeur. Pour
cela vous devez utiliser le champs Si…Alors…Sinon.

   Positionnez le curseur de saisie à l’endroit où vous devez insérer du texte sous condition. Dans
    notre exemple nous désirons afficher le mot GAGNANT si le destinataire est un homme (donc la
    valeur du champs INTER est Monsieur), sinon le mot GAGNANTE s’affichera.




Cliquez le bouton Insérer un mot clé de la barre d’outils « Publipostage » et activez l’option
Si…Alors…Sinon…




   Saisissez votre condition comme ci-dessous.





                                                                                           Page 9/13
   L’opérateur de comparaison dans le Si…Alors…Sinon peut-être changé par l’option élément de
    comparaison.




   Validez par OK. Le résultat de la condition s’affiche. Ici comme la valeur de « INTER » pour
    l’enregistrement est Monsieur, la condition affiche gagnant.





   Si vous désirez modifier la condition, vous avez le choix entre supprimer la condition et la refaire
    ou afficher les codes de champs afin d’en modifier le contenu. Pour afficher les codes de
    champs, activez le menu Outils, puis l’option Options…





                                                                                              Page 10/13
       L’ensemble des champs insérés dans le documents s’affichent avec leurs syntaxes
       complètes.




Les requêtes dans un publipostage

Il est possible dans Word de filtrer les données avant de réaliser un publipostage. Pour cela vous
devez utiliser les requêtes.

   Activez l’aide à la fusion.





                                                                                        Page 11/13
   Cliquez sur le bouton Options de requête…





    Vous pouvez saisir plusieurs requêtes permettant de filtrer les enregistrements. Ici nous voulons
    uniquement les hommes (champs titre égal à monsieur).

    Vous avez aussi la possibilité de trier les enregistrements pour la fusion. Cliquez pour cela sur
    l’onglet Trier les enregistrements.




                                                                                           Page 12/13
   Validez par le bouton OK





   Cliquez sur le bouton Fusionner…





La zone Fusionner vers :

Précise ce qu'il faut faire du résultat de la fusion : l'imprimer ou le placer dans un nouveau
document. Selon votre système, vous pouvez aussi acheminer les documents fusionnés par courrier
électronique ou par télécopie.

La zone Enregistrements à fusionner :

Indique la plage d'enregistrements à fusionner. Dans les zones De et À, tapez les numéros du
premier et du dernier enregistrement. Si vous avez spécifié des options de requête, les numéros
indiqués dans les zones De et À font référence à l'ensemble d'enregistrements sélectionnés.

La zone Lors de la fusion d’enregistrements :

Demande à Word de gérer les lignes blanches qui correspondent à un champ de données vide.




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   Validez par OK. Le résultat de la condition s’affiche. Ici comme la valeur de « INTER » pour
    l’enregistrement est Monsieur, la condition affiche gagnant.





   Si vous désirez modifier la condition, vous avez le choix entre supprimer la condition et la refaire ou
    afficher les codes de champs afin d’en modifier le contenu. Pour afficher les codes de champs,
    activez le menu Outils, puis l’option Options…





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       L’ensemble des champs insérés dans le documents s’affichent avec leurs syntaxes complètes.




Les requêtes dans un publipostage


Il est possible dans Word de filtrer les données avant de réaliser un publipostage. Pour cela vous devez
utiliser les requêtes.

   Activez l’aide à la fusion.





                                                                                              Page 11/13
   Cliquez sur le bouton Options de requête…





    Vous pouvez saisir plusieurs requêtes permettant de filtrer les enregistrements. Ici nous voulons
    uniquement les hommes (champs titre égal à monsieur).

    Vous avez aussi la possibilité de trier les enregistrements pour la fusion. Cliquez pour cela sur
    l’onglet Trier les enregistrements.




                                                                                           Page 12/13
   Validez par le bouton OK





   Cliquez sur le bouton Fusionner…





La zone Fusionner vers :

Précise ce qu'il faut faire du résultat de la fusion : l'imprimer ou le placer dans un nouveau document.
Selon votre système, vous pouvez aussi acheminer les documents fusionnés par courrier électronique
ou par télécopie.

La zone Enregistrements à fusionner :

Indique la plage d'enregistrements à fusionner. Dans les zones De et À, tapez les numéros du premier et
du dernier enregistrement. Si vous avez spécifié des options de requête, les numéros indiqués dans les
zones De et À font référence à l'ensemble d'enregistrements sélectionnés.

La zone Lors de la fusion d’enregistrements :

Demande à Word de gérer les lignes blanches qui correspondent à un champ de données vide.




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