Política de Certificados de Ocupación El Nuevo Consejo comenzó by TonyParker

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									                    Política de Certificados de Ocupación

El Nuevo Consejo comenzó sus funciones a partir de la Asamblea General en Marzo de
este año. En las reuniones iniciales, al nuevo Consejo, después de la Asamblea, se le
presentaron varios programas y asuntos para su consideración incluyendo los programas
de Áreas Verdes, algunos cambios en la Política de Mascotas, el manejo de los
excedentes y cambios en nuestras relaciones bancarias, por mencionar unos cuantos.

También le pidieron al Consejo que revisara cuatro asuntos relacionados con el proceso
de Certificados de Ocupación. Primero, la política anterior en la cual se otorgaban
únicamente 8 certificados de ocupación libres de costo era discriminatorio contra los
propietarios mexicanos, pues a veces son varios propietarios los dueños de un solo
condominio y tienen familias mucho más numerosas. Segundo, la política de los 8
certificados gratuitos no alcanzaba a juntar el dinero necesario para administrar dicho
programa, tercero, el programa de certificados de ocupación produce miles de
solicitudes que abruman de trabajo al personal. Y cuarto, nuestra administración y
empleados de seguridad pidieron que se manejaran brazaletes para las visitas solas. Se
aprobaron una serie de cambios en la política por el Consejo para hacer frente a estos
asuntos y comunicarlo a los propietarios para que lo comentaran por el Presidente del
Consejo antes de la implementación de estos cambios en la nueva política en Julio.

Varios propietarios han respondido a estos cambios propuestos y nos han dado sus ideas
para posibles cambios futuros, felicitaciones por cosas que agregamos, peticiones para
eliminar algunas cosas y hasta hubo questionamiento sobre la legalidad de las acciones.

Debido a estos comentarios, revisamos una vez mas la política y llegamos a las
siguientes conclusiones:

   1. Nos informaron nuestros abogados que podemos cobrar una cuota especial para
      cubrir los costos inesperados dentro de la operación de BVG que no esta dentro
      del actual presupuesto sin tener que esperar a la siguiente Asamblea General
      Anual. Claro que dichas acciones se pueden y serán revisadas por consejos
      futuros y propietarios en la siguiente Asamblea General Anual. Por favor tengan
      en mente que el presupuesto actual del 2008, se hizo en Noviembre del 2007. Si
      incurrimos en costos nuevos, lo tendremos que pagar con las reservas y por lo
      tanto si queremos hacer mejoras de capital, tendríamos que pagarlas con cuotas
      especiales.
   2. El Consejo siente que todos los propietarios, los miembros de familia inmediatos
      y amigos cercanos personales deben tener acceso gratuito a BVG con el pequeño
      inconveniente de informarle a la administración de su presencia. Sabemos que
      los ocho certificados exentos no son suficientes para las extensas familias
      mexicanas y en los condominios donde hay varios propietarios. Por lo mismo,
      queremos establecer un sistema donde cada condómino nos proporcione una
      lista de los miembros de familia inmediatos mas dos amigos cercanos que serán
      autorizados para ser los responsables del departamento y exentos del pago del
      Certificado de Ocupación. Bajo su supervisión podrán estar en el departamento
      con el número de personas que así lo permita el número de recamaras del
      departamento. Aunque la visita asignada como responsable, debe supervisar a
      aquellos que están en el departamento, no cambio el hecho que el propietario es
      a final de cuentas, el responsable de las acciones de las personas que ocupan el
   condominio. No existirá un límite de personas que el propietario pueda
   proporcionar pero deberá de hacerlo mencionando el parentesco y firmar la lista
   mencionando que toda la información es verídica. Esta lista solo se podrá
   actualizar una vez al año. La primera se deberá proporcionar antes del primero
   de Julio del 2008. Si nos damos cuenta que algún propietario no esta dando la
   información verdadera, o tratando de darle vuelta a la política, estará en
   violación de dicha política y se le multará lo más ampliamente posible.

3. Hemos visto que la emisión de certificados de ocupación, el manejo de la listas
   de los propietarios, sus parientes, sus amigos y renta, nuestro personal de
   seguridad debe de revisar las listas con las personas autorizadas y asegurarnos
   que estas visitas conozcan el proceso de ocupación a abrumado de trabajo al
   personal de Bay View Grand de tal forma que se requiere de una persona en
   especial para el manejo de la ocupación.
4. Concluimos que la mejor forma de manejar el problema del personal era
   promover a Mónica a la posición de Gerente de Ocupación y contratar a una
   nueva recepcionista. Vale la pena mencionar que no ha existido incremento en
   el personal administrativo en los últimos cuatro años y sin embargo, la carga de
   trabajo a incrementado.
5. En el 2007 solo cobramos poco más de 15 mil pesos por la emisión de
   certificado, a pesar de que hubo 1270 emisiones/requerimiento de certificados, la
   razón fueron los 8 certificados gratuitos por departamento, realmente solo
   cobramos lo de 25 certificados. Como vimos que esto no funcionó, lo
   descontinuaremos.
6. Decidimos recabar el estimado de los costos que se recuperarían por la política
   de Certificados de Ocupación que incluye solo aquellos costos netos
   directamente asociados con los requerimientos del nuevo personal. Al hacer
   esto, esperamos reducir drásticamente las tarifas que se cobraran.
7. Se acaba de completar el análisis de los costos esperados para administrar
   nuestro programa de manejo de Ocupación. Lo estructuramos para solo tomar
   en cuenta esos costos. Tomamos en cuenta un gran número de intereses de los
   propietarios y modificamos la estructura de cuotas. La estructura de cuotas
   resultante sugiere que disminuyan el cobro de permisos de ocupación a solo 250
   pesos sin importar el tamaño del condominio ni la época del año. Esto aplicara
   en todos los certificados que se emitan para las ocupaciones del 1 de Julio del
   2008 al 31 de Diciembre del 2008. No se emitirán certificados después del 31
   de Diciembre del 2008 puesto que hasta entonces el consejo, junto con los
   representantes de los propietarios, confirmen la eficacia del nuevo programa.
8. La idea de pedirle a las visitas “no acompañadas por un propietario” de usar
   brazaletes distintos surgió de una noble idea en la cual queríamos que los
   guardias de seguridad supieran que probablemente no entiendan las reglas tan
   bien como los propietarios y miembros de su familia y por lo tanto deberían ser
   tratados con mas comprensión. Fue una buena idea que se ha malinterpretada
   por propietarios que sienten que la política no será implementada.

Queremos agradecerles por la paciencia que tuvieron mientras considerabamos sus
sugerencias y preocupaciones para formar un Programa mejorado de Certificados de
Ocupación. Es extremadamente importante para nosotros saber quienes están en sus
hogares, quienes no deberían estar sin su permiso y quienes están como contactos si
existirá una emergencia. Sabemos que trabajando juntos ahora tenemos una política
razonable que resolverá algunas fallas del programa anterior. En Noviembre, a la
hora de revisar el presupuesto del 2009, veremos si podemos hacerle otras mejoras a
esta politica.

								
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