Docstoc

databases

Document Sample
databases Powered By Docstoc
					LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access


                       PERTEMUAN I
        PENGANTAR DATABASE DENGAN MICROSOFT ACCESS
1.1 Tujuan
        o   Peserta praktikum mengenal objek-objek database
        o   Peserta praktikum mampu membuat database dan objek-objeknya

1.2 Materi
        o   Membuat file database Ms. Access
        o   Membuat Tabel
        o   Merelasikan Table dan Membuat Query.

1.3 Teori

Untuk mendalami pengetahuan praktis tentang database dan administrasinya, maka perlu diketahui
terlebih dahulu istilah-istilah yang dipakai dalam dunia database (basis data), antara lain :

Database : adalah sekumpulan data/informasi yang diorganisasikan dengan beberapa cara logik, saling
berhubungan dan digunakan untuk keperluan tertentu. Salah satu bentuk database tradisional adalah
buku telpon.

Database Management System (DBMS), adalah Produk perangkat lunak yang digunakan untuk
memanipulasi database. Contoh DBMS antara lain : Microsoft Access, FileMaker, Oracle, Microsoft
SQL Server, MySQL, PostgreSQL, dan lain sebagainya.

Table, adalah ekuivalensi dari sebuah entitas dalam sebuah Entity Relationship Diagram (ERD).
Sebuah Tabel terdiri dari beberapa kolom yang disebut dengan field.

Field (disebut kolom/column dalam tabel tradisional), adalah ekuivalensi dari atribut sebuah entitas
dalam sebuah ERD. Dapat juga dianggap sebagai bentuk pengelompokkan data pada sebuah tabel.
Contoh : No_Reg, Nama_Mhs, Alamat adalah field-field (kolom-kolom) yang mungkin muncul dalam
sebuah table Profil_Mahasiswa.

Record (disebut baris/row dalam tabel tradisional), adalah satuan data atomik (terkecil) yang ada
dalam sebuah table. Sebuah record terbentuk dari beberapa informasi/data dari beberapa field.
Contoh: “05621045, Asrul Sani, Jl. Bangka No. 75” adalah sebuah record yang tersimpan dalam field
tabel mahasiswa.

Tipe data, adalah jenis-jenis data yang tersimpan di dalam sebuah field database.
Misalnya, tipe data yang didukung oleh Microsoft Access antara lain Text, Memo, Number,
Date/Time, Currency, Auto Number, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Lookup Wizard.

Relationship, adalah hubungan yang terjadi antara dua tabel atau lebih, yang dimungkinkan jika ada
field-field yang nilainya saling berpadanan. Ada tiga macam relationship pokok dalam database, yaitu:

    o   One-to-One : hubungan satu-satu antara dua field dalam satu tabel atau lebih .
        Contoh : Seorang mahasiswa hanya dimungkinkan mempunyai sebuah no_reg, dan satu
        no_reg hanya dapat ditugaskan pada satu orang mahasiswa saja
    o   One-to-Many (dan variasinya Many-to-One) : hubungan satu ke banyak antara dua field.
        Contoh : Seorang mahasiswa dapat mengambil lebih dari satu mata kuliah.
    o   Many-to-Many : hubungan banyak-ke-banyak antara dua field.
        Contoh : Seorang dosen dapat mengajar banyak mahasiswa, dan sebaliknya seorang
        mahasiswa juga dapat diajar oleh lebih dari satu dosen.

Untuk membuat sebuah relationship diperlukan field-field yang saling berpadanan. Field-field yang
dimaksud adalah Field Primary Key dan field Foreign Key (Primary key yang dibutuhkan/
dicantumkan pada tabel lain).

Primary Key, adalah data pada sebuah field yang secara unik membedakan antara record yang satu
dengan yang lainnya.
                                                                                                   1
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access

Contoh : Dalam sebuah record mahasiswa (Tabel Profil_Mahasiswa), data yang termasuk dalam field
No_Reg merupakan Primary Key, karena tidak mungkin ada dua mahasiswa mempunyai no. Reg yang
sama. Atau dapat dikatakan No_Reg adalah unik untuk setiap mahasiswa.

Foreign Key, disebut juga kunci tamu, adalah field-field unique milik sebuah tabel yang di lain pihak
merupakan primary key di tabel lain.
Contoh : Pada tabel nilai, didefinisikan sebuah field dengan nama noreg yang data-datanya sama
dengan data-data pada field noreg pada tabel mahasiswa. Hal itu dilakukan untuk menjelaskan bahwa
data dalam field nilai di tabel nilai itu milik mahasiswa tertentu. Field noreg pada tabel nilai inilah
yang disebut sebagai foreign key.

Contoh berikut menggambarkan sebuah table lengkap dengan field-field, dan sampel record-
recordnya.

                                        Tabel Mahasiswa
                  no_reg          Nama_mhs              alamat_mhs

                06621001      Asrul Sani            Graha Kembangan Asri B12
                06621002      Wim Umboh             Jl Panglima Sudirman 34
                06621003      Motinggo Busye        Jl RA Kartini Gg. XIV No 4B
                06621004      Khairil Anwar         Jl. Arif Rahman Hakim 63
                06621005      Ibnu Sina             Jl. Brigjen Katamso 90

Keterangan :
   o Sebuah Tabel yang diberi nama Table Mahasiswa digunakan untuk menyimpan data-data
       (record-record) mahasiswa.
   o Setiap record terdiri dari tiga macam informasi yaitu no reg mahasiswa, nama mahasiswa, dan
       alamat mahasiswa. Oleh karena itu perlu didefinisikan tiga buah field, yaitu no_reg,
       nama_mhs, dan alamat_mhs untuk menyimpan masing-masing informasi dalam setiap record.
   o Field no_reg mempunyai tipe data number, sedangkan field nama_mhs dan field alamat_mhs
       mempunyai tipe data text.
   o Data pada field no_reg merupakan Primary Key karena data tersebut adalah unique untuk
       setiap mahasiswa (tidak ada mahasiswa yang mempunyai No Reg yang sama). Artinya data
       no_reg akan membedakan antar record yang satu dengan yang lainnya

Query, adalah bentuk permintaan / pertanyaan terhadap data-data dengan melibatkan satu atau lebih
tabel dalam database. Query terhadap dua atau lebih tabel membutuhkan relationship antar tabel.
Contoh :
    o Tampilkan daftar mahasiswa yang memprogram mata kuliah Basis Data.
    o Tampilkan daftar mahasiswa yang pada semester genap beban kuliahnya sebesar 24 sks.

1.4 Praktek

Sesuai dengan tujuan dari pertemuan ini adalah untuk memperkenalkan objek-objek yang terkait
langsung dengan istilah-istilah dalam dunia basis data, maka pada pertemuan ini akan diperkenalkan
salah satu produk DBMS berbasis File yang diproduksi oleh Microsoft, yaitu Microsoft Access, yang
di-bundel menjadi satu dalam paket Microsoft Office.

A. Mengenal lingkungan kerja Microsoft

Untuk dapat menggunakan Microsoft Acces terlebih dahulu perlu diketahui lingkungan kerja dari
Microsoft Access dan tool-tool yang sering digunakan. Antarmuka awal yang muncul ketika pertama
kali menjalankan Microsoft Access dapat dilihat pada Gambar 1.1.




                                                                                                     2
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                            Gambar 1.1 Lingkungan Kerja Ms. Access

B. Membuat file database baru

Untuk membuat sebuah database baru, klik “Blank Database” dari Panel New Database di sebelah
kanan jendela Ms. Access. Akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2




                            Gambar 1.2 Memberi nama Database baru

Isikan nama database sesuai keinginan. Dalam contoh diberi nama “Kasir”, karena akan digunakan
untuk menyimpan data-data penjualan yang sering dibutuhkan oleh bagian kasir. Setelah tombol
“Create” diklik akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.3.




                                                                                            3
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                               Gambar 1.3 Jendela daftar objek database

Dari Gambar 1.3 dapat dilihat bahwa dalam sebuah database (versi Ms. Access) terdapat beberapa
objek yang di. Objek-objek tersebut antara lain Table, Query, Form, Report, dsb. Karena materi
pembahasan pada praktikum Basis Data ini adalah mengenai objek-objek umum yang terdapat di
hampir semua produk database (DBMS), maka pertemuan kali ini hanya akan membahas tentang
Tabel, Query, dan Relationship antar tabel saja. Objek-objek yang lain (Form, Report, Page, Macro
dan Module) merupakan objek database yang digunakan dalam Ms. Acces untuk membuat sebuah
aplikasi sederhana, sehingga tidak terlalu esensial untuk dipelajari pada praktikum ini.

C. Membuat Tabel baru

Dalam database Kasir akan dibuat beberapa tabel dengan keterangan sebagai berikut :

Tabel Satuan (tbl_satuan)
 Nama Field Tipe Data(Ukuran)          Keterangan
id_satuan           AutoNumber         Primary Key
jenis_satuan          Text(15)

Tabel Barang (tbl_barang)
 Nama Field         Tipe Data(Ukuran)            Keterangan
id_barang               AutoNumber               Primary Key
nama_barang               Text(25)
satuan_brg       LookUp Wizard (tbl_satuan)
harga                     Currency
ket_barang                Text(100)

Tabel Faktur (tbl_faktur)
Nama Field Tipe Data(Ukuran)           Keterangan
no_faktur           AutoNumber         Primary Key
tgl_faktur           Date/Time

Tabel Detail Faktur (tbl_detail_faktur)
 Nama Field Tipe Data                                      Keterangan
no_faktur         Number       Primary Foreign Key (karena berrelasi dengan field no_faktur dari
                               Tabel tbl_faktur
no_item           Number       Bersama dengan no_faktur menjadi Composite Key (Primary Key Ganda)
                               Foreign Key terhadap Primary Key tbl_barang
id_barang         Number
kuantitas         Number
diskon            Number

Catatan :
Perhatikan bahwa untuk memberi nama sebuah tabel maupun field tidak diperbolehkan menggunakan
spasi. Jika nama tabel atau field terdiri dari dua kata atau lebih sebaiknya digunakan karakter
underscore ( _ ) untuk menyambung kata-kata tersebut.

                                                                                               4
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access

Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk membuat tabel baru dari database kasir. Pilihan cara-
cara tersebut dapat dilihat jika meng-klik tombol New pada jendela Daftar Objek Database.




                                   Gambar 1.4 Jendela New Table

Tetapi agar praktikan mengerti proses pembuatan sebuah tabel secara lebih terstruktur, maka metode
yang digunakan adalah melalui design view. Untuk itu Pilih “Design View” dan klik OK

Pada tampilan selanjutnya (jendela Table1) isikan nama-nama field beserta tipe datanya dari tabel
yang akan dibuat. Kolom Description adalah opsional, artinya dapat tidak diisi. Dalam contoh akan
dibuat sebuah tabel dengan nama tbl_satuan, yang terdiri dari field id_satuan dan jenis_satuan. Tabel
ini nantinya akan digunakan sebagai tabel lookup untuk mengisi nilai pada field satuan_barang pada
tabel tbl_barang. Yang dimaksud dengan tabel lookup adalah tabel yang data-datanya dapat langsung
digunakan ketika mengisi data pada tabel lain.




                            Gambar 1.5 Jendela pendefinisian struktur tabel

Setelah field-field beserta tipe datanya didefinisikan, simpan dengan memilih menu “File”  “Save”.
Pada contoh, disimpan dengan nama tbl_satuan. Klik “OK”.




                           Gambar 1.6 Menyimpan/me mberi nama tabel baru

Lakukan langkah-langkah yang sama untuk membuat tabel lainnya. Khusus untuk tabel barang, ketika
mendefinisikan tipe data LookUp untuk field satuan_barang, akan muncul jendela LookUp Wizard,
seperti terlihat pada Gambar 1.7.

                                                                                                   5
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                                Gambar 1.7 Jendela LookUp Wizard

Pilih “I want the lookup column to look up the values in a table or query”. Artinya adalah memilih
untuk mengambil nilai field yang dimaksud pada tabel atau query yang sudah ada (dalam hal ini akan
mengambil dari tbl_satuan). Jika yang dipilih adalah “I will type in the values i want” maka akan
dibuat sebuah tabel lookup baru yang data-datanya langsung diisikan dalam sesi LookUp Wizard. Klik
“Next”.




                      Gambar 1.8 Jendela LookUp Wizard (memilih tabel lookup)

Pada jendela seperti pada gambar 1.9 pilih field jenis satuan dengan memindahkannya dari Kolom
“Available Fields” ke Kolom “Selected Fields” menggunakan tombol “>”. Klik “Next”.




                      Gambar 1.9 Jendela LookUp Wizard (memilih field lookup)


                                                                                                6
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access

Pada tampilan Gambar 1.10 terdapat checkbox “Hide key column”. Artinya Primary Key dari tabel
tbl_satuan yaitu id_satuan akan disembunyikan saat mengambil data untuk digunakan pada tabel
barang. Biarkan saja dalam kondisi default (ter-cek). Klik “Next”.




                   Gambar 1.10 Jendela LookUp W izard (menyembunyikan field kunci)

Isikan nama field/kolom baru pada tabel tujuan tbl_barang (jika berubah), atau biarkan saja
menggunakan nama field yang sudah didefinisikan sejak awal.




           Gambar 1.11 Jendela LookUp W izard (memberi nama field lookup pada tabel tujuan)

Secara logik, hubungan antara tabel lookup dan tabel tujuan ditentukan oleh ada tidaknya relationship
antara keduanya. Sedangkan untuk dapat menciptakan relationship, kedua tabel tersebut harus “ada”.
Untuk itu tbl_barang harus disimpan terlebih dahulu. Gambar 1.12 menunjukkan peringatan tersebut.
Oleh karena itu, Klik “Yes”.




         Gambar 1.12 Jendela LookUp W izard (permintaan untuk menyimpan tabel terlebih dahulu)

Kemudian simpan tabel baru tersebut dengan nama tbl_barang. Klik “OK”.




                                  Gambar 1.13 Menyimpan tabel baru


                                                                                                   7
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access

Buatlah seluruh tabel yang diperlukan dalam database Kasir (tbl_barang, tbl_satuan, tbl_faktur, dan
tbl_detail_faktur), dengan langkah-langkah yang sama. Hingga didapatkan tampilan jendela Objek
database Kasir seperti terlihat pada Gambar 1.14.




                               Gambar 1.14 Daftar Tabel Database Kasir

D. Memasukkan data

Untuk memasukkan data-data pada masing-masing tabel Klik Ganda objek tabel yang dimaksud.
Contoh yang diberikan dapat dilihat pada Gambar 1.15. Di situ terlihat bahwa untuk memasukkan data
pada kolom satuan_barang, tinggal memilih dari listbox, karena sebelumnya telah didefinisikan bahwa
data pada kolom tersebut diambilkan dari kolom jenis_satuan pada tabel tbl_barang.




                           Gambar 1.15 Memasukkan data pada tabel barang.

E. Mendefinisikan Relationship antar tabel

Pada contoh sebelumnya telah digambarkan bahwa untuk memasukkan data satuan_barang pada tabel
tbl_barang, diperlukan referensi dari tabel tbl_satuan tentang satuan apa saja yang ada dan dapat
dideskripsikan dalam tbl_barang. Hal tersebut dilakukan dengan bantuan Lookup Wizard.

Yang sebenarnya dilakukan LookUp Wizard adalah menghubungkan antara table tbl_barang dan tabel
tbl_satuan dengan menunjuk pada data-data field id_satuan yang sama. Atau dengan kata lain, dibuat
sebuah relationship antara tbl_barang dan tbl_satuan, dengan referensi field id_satuan. Field id_satuan
inilah yang kemudian disebut sebagai primary key pada tbl_satuan, dan sebagai foreign key pada
tbl_barang.

Pada subbab ini akan dibahas cara membuat relationship antar tabel menggunakan diagram relatioship
yang disediakan oleh Ms. Access (tidak dengan LookUp Wizard).

Untuk melakukan pendefinisian Relationship, klik icon Relationship pada toolbar. Akan muncul area
untuk membuat diagram relationship database Kasir.

                                                                                                     8
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                           Gambar 1.16 Mendefinisikan relat ionship antar tabel

Pada gambar terlihat bahwa antara tabel tbl_satuan dan tbl_barang telah terhubung oleh sebuah garis
relationship (hasil LookUp). Untuk menambahkan tabel-tabel yang lain dalam database Kasir, Klik
kanan area relationship. Kemudian pilih show tabel dari floating menu untuk memunculkan jendela
Add Table.




                      Gambar 1.17 Menampilkan daftar tabel yang akan direlasikan

Dari jendela Add Table pilih tbl_faktur dan tbl_detail_faktur, kemudian klik Add.




                         Gambar 1.18 Menambahkan tabel yang akan direlasikan

Setelah semua tabel muncul dalam area relationship, untuk menghubungkan dua tabel, misalnya antara
tbl_barang dan tbl_detail_faktur, drag field id_barang dari tabel tbl_barang, kemudian drop di field
id_barang pada tabel tbl_detail_faktur. Setelah itu akan terlihat sebuah garis yang menghubungkan
antara tabel tbl_barang dan tabel tbl_detail_faktur.

Definisikan relasi yang terjadi dengan meng-klik ganda garis relationship tersebut.


                                                                                                  9
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                   Gambar 1.19 Mendefinisikan relasi antar field antara dua buah tabel

CheckBox Enforced Referential Integrity adalah fungsi yang digunakan untuk menghindari
munculnya anomali pada update atau delete. Misalnya jika pengguna database ingin mengubah/
menghapus data nama_barang pada tabel barang, padahal data tersebut juga digunakan pada tabel
detail_faktur, akan terjadi kerancuan karena data nama_barang yang dimaksud pada tbl_detail faktur
dianggap tidak pernah ada. Feature Enforced Referential Integrity akan memunculkan pesan kesalahan
jika terjadi eksekusi perubahan atau pennghapusan data pada sebuah tabel referensi.




                                   Gambar 1.20 Jendela Relationship

F. Membuat Query

Seringkali membutuhkan data-data yang tersebar di beberapa tabel. Untuk itu dibutuhkan sebuah tabel
virtual yang nantinya dapat digunakan untuk menampilkan field-field dari tabel-tabel yang berbeda
tanpa harus mendefinisikan sebuah struktur tabel baru.

Untuk membuat sebuah query, pilih objek Queries pada jendela Database Kasir, seperti terlihat pada
gambar berikut. Kemudian klik “New”.




                                                                                                10
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                            Gambar 1.21 Jendela Ob jek Database (Queries)

Pada jendela New Query, terdapat beberapa pilihan cara untuk membuat sebuah query. Agar lebih
terstruktur dan mudah, pilih Design View.




                                  Gambar 1.22 Jendela New Query

Tampilan selanjutnya adalah seperti pada gambar berikut, ditambah sebuah jendela Add Table (seperti
pada proses pembuatan realationship), untuk memilih tabel-tabel mana yang menjadi sumber data
terhadap query yang akan dibuat.




                            Gambar 1.23 Jendela Ob jek Database (Queries)

Pilih tabel-tabel sumber yang diperlukan, kemudian klik “Add”

Kemudian pilih field-field yang datanya akan digunakan dalam query baru. Pada contoh akan diambil
data-data dari field nama_barang, dari tabel tbl_barang, field tgl_faktur dari tabel tbl_faktur,
dan field no_item, kuantitas, dan diskon dari tabel tbl_detail_faktur, seperti ditunjukkan pada
gambar 1.24.

Sebelum membuat query yang data-datanya tersebar dalam beberapa tabel, pastikan tabel-tabel
tersebut telah direlasikan. Jika belum gunakan jendela fitur relationship untuk menghubungkan tabel-
tabel tersebut.




                                                                                                 11
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG
LAB I
Pengantar Database dengan Microsoft Access




                             Gambar 1.24 Jendela pendefinisian query

Kemudian simpan query dari menu File  Save As. Berikan nama yang singkat tetapi cukup
menggambarkan isi query.




                           Gambar 1.25 Jendela Ob jek Database (Queries)




                                                                                         12
Modul Praktikum Basis Data
Program Studi S1 Teknik Informatika UMG