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Traitement des salaires de la police
Inventaire des problèmes actuels et de ceux à prévoir dans le futur, et des
propositions pour y remédier en ce qui concerne les données et fichiers
nécessaires pour la comptabilité

Version finale
3 février 2005
Traitement des salaires de la police
2

Inventaire des problèmes actuels et de ceux prévus
dans le futur, et les propositions pour y remédier en
ce qui concerne les données et fichiers nécessaires
pour la comptabilité
Table des matières                                                                                         Page

1. Description de la mission                                                                                4
2. Inventaire et anomalies des documents existants en matière de traitement des salaires                    5
2.1. Inventaire des documents existants                                                                     5
2.2. Anomalies des documents existants                                                                      5
3. Principes de base relatifs aux nouveaux documents ou fichiers pour un traitement correct des salaires    8
4. Proposition de structure d’un nouveau fichier de base                                                   11
4.1. Introduction                                                                                          11
4.2. Rubriques du fichier de base                                                                          14
4.3. Traitement automatique ou semi-automatique du fichier de base                                         23
5. Mise en pages des documents dans un générateur de rapports                                              24
5.1. Introduction                                                                                          24
5.2. Projet de nouvelle mise en pages                                                                      24
6. Fiches de salaire                                                                                       26
7. Informations complémentaires                                                                            27
7.1. Informations concernant les déclarations fiscale et sociale                                           27
7.2. Informations concernant les éléments de base pour le calcul du salaire                                27
7.3. Informations concernant le calcul de la subvention sociale II                                         29
7.4. Informations concernant la prime syndicale                                                            29
7.5. Informations concernant les accidents de travail                                                      30
7.6. Informations pour les prévisions du budget – module budgétaire                                        30
8. Processus d’exécution                                                                                   32
9. Exécution                                                                                               39
9.1. Capacité du personnel disponible SCDF                                                                 39
9.2. Moyens SCDF                                                                                           41
10. Problèmes en suspens                                                                                   42
Traitement des salaires de la police
3

10.1. Pécule de vacances 2002                                                  42
10.2. Nouveau calcul à la suite de la modification de la grille des salaires   42
10.3. Informations concernant les accidents de travail                         42
10.4. Paiement à la zone de police proprement dite                             42
10.5. Régularisation des catégories erronées de travailleurs                   42
10.6. Factures ONSSAPL                                                         42
10.7. Allocations et indemnités de décembre 2001 liées aux prestations         42
10.8. Chèques-repas                                                            42
11. Constatations générales                                                    43
11.1. Jargon professionnel                                                     43
11.2. Communication                                                            43
11.3. Unité d’exécution                                                        44
12. Annexes                                                                    45
12.1. Annexe 1. Structure du fichier                                           45
12.2. Annexe 2. Projet de nouvelle mise en pages des documents                 48
Traitement des salaires de la police
4

1. DESCRIPTION DE LA MISSION

En juillet 2004, l’entreprise Deloitte a été désignée par le SPF Intérieur pour faire l’inventaire des problèmes
actuels et de ceux à prévoir dans le futur, concernant le traitement correct des salaires de la police dans la
comptabilité, la transmission des documents requis par la loi, et pour formuler des propositions pour y remédier
afin de passer au plus vite au nouveau fonctionnement. Bien que la perspective de la mission soit le traitement
des salaires des zones de police, un traitement correct des salaires pour la police fédérale est analogue, et il est
pris en compte pour la formulation des propositions.

Au cours de l’exécution de sa mission, Deloitte s’est concertée à différentes reprises avec l’équipe composée de
représentants du SPF Intérieur, de représentants du SSGPI, du SCDF, de la CGL et du SAT. Deloitte est
intervenue en tant que chef de projet et a guidé les discussions. Ladite équipe s’est penchée sur les divers aspects
du traitement des salaires et sur les réflexions émises par Deloitte ou d’autres membres du team.

Pour mener à bien sa mission, Deloitte n’est pas partie de zéro. Elle est donc reconnaissante d’avoir pu utiliser
les rapports du groupe de travail « Collaboration SSGPI – SCDF – comptables spéciaux : description du
processus, analyse et adaptation de l’output » sous la présidence de Monsieur Christian Vanderlinden.

Le 18 octobre 2004, Deloitte a rédigé un rapport intermédiaire qui a été transmis aux membres de l’équipe et a
suscité diverses réactions de leur part. Ce rapport intermédiaire a aussi été commenté lors de la réunion du
groupe de travail « Collaboration SSGPI – SCDF - comptables locaux : description du processus, analyse et
adaptation de l’output » sous la présidence de Monsieur Christian Vanderlinden le 21 octobre 2004. Après avoir
intégré les premières réactions des différents membres de l’équipe, ce rapport intermédiaire a été publié sur
Infozone le 1er décembre 2004. Ensuite, les zones de police et leurs comptables spéciaux ont pu transmettre leurs
remarques sur ce rapport via la CGL. Sur la base de l’ensemble de ces réactions et des diverses réflexions,
Deloitte vous présente son rapport final.

Le présent rapport final tombe sous la responsabilité de Deloitte, dans le cadre de la bonne exécution de la
mission qui lui est confiée. Ce rapport final propose des solutions et des recommandations qui doivent mettre fin
à la problématique interminable du traitement correct des salaires dans la comptabilité des zones de police. La
faisabilité pratique des propositions reprises dans le présent rapport a été testée par les différents membres de
l’équipe, chacun d’après son domaine de compétence et de pouvoir. En outre, au cours de cette mission, des
contacts ont été établis avec les représentants de l’ONSSAPL, d’autres collaborateurs du SCDF et du SSGPI, des
comptables et des experts tiers. Dans le présent rapport, nous tenons compte aussi des différentes réactions et
remarques intermédiaires. Toutefois, le choix de traiter ou de reprendre certaines réactions ou réflexions dans ce
rapport final dépend de l’appréciation propre de Deloitte et de ses points de vue.

Le présent rapport final reprend différentes parties du rapport intermédiaire, mais certains passages ont
également été modifiés. En soi, le rapport intermédiaire du 18 octobre n’est pas une partie du rapport final. La
problématique particulière de la régularisation 2001, rubrique du rapport intermédiaire, ne figure malgré son
importance, pas dans le présent rapport final, puisque la régularisation 2001 est une procédure d’exception
présentant des caractéristiques et problèmes spécifiques. La régularisation 2001 a néanmoins dévoilé un certain
nombre de problèmes aigus relatifs au traitement des salaires sur le plan des responsabilités, de l’échange de
données, de la communication et des processus, problèmes qui sont par contre mentionnés dans le présent
rapport.

Ce rapport a été rédigé uniquement en néerlandais. En cas de traduction du présent rapport et de sa diffusion à
des fins personnelles, nous vous demandons de faire valider au préalable la traduction.

Il vous est loisible de nous demander de plus amples explications en cas de problèmes d’interprétation à la
lecture du présent rapport.
Traitement des salaires de la police
5

2. INVENTAIRE ET ANOMALIES DES DOCUMENTS EXISTANTS EN MATIERE DE
TRAITEMENT DES SALAIRES

2.1. Inventaire des documents existants
Dans une première phase de la mission, un inventaire des documents existants (il s’agit en réalité de fichiers
Excel) a été réalisé : il s’agit des documents qui sont transmis aux comptables des zones de police, à partir
desquels les comptables spéciaux sont supposés pouvoir exécuter un traitement correct dans la comptabilité.

Pour réaliser cet inventaire, les problèmes dus aux calculs erronés ou à un manque d’harmonie interne des
documents et fichiers fournis ont d’abord été mis de côté.

Les fichiers actuellement transmis aux comptables spéciaux des zones de police sont les suivants :
• Fiche XXXX1 : il s’agit du fichier de paiement, à gérer par le comptable pour le paiement des traitements,
    par membre du personnel, et qui comprend également les paiements à la zone même (en cas de
    prélèvements), au comptable du contentieux et au SCDF (précompte professionnel, et pour l’année 2002,
    également le FPS).
• Etat de paiement XXXX AAAAMM2T3 : il s’agit du fichier de traitement par membre du personnel avec le
    calcul du traitement du net, et avec la mention des différents prélèvements (précompte professionnel,
    cotisation de retraite de l’employé, cotisation ONSS/AMI de l’employeur, prélèvements spéciaux …).
• Etat de paiement XXXX suppléments AAAAMM : il s’agit du fichier de traitement par membre du
    personnel des suppléments (par code salarial police) qui comprend seulement le montant brut des
    suppléments.
• Mandats XXXX AAAAMM : il s’agit d’un aperçu des mandats à comptabiliser par code économique (pas
    par membre du personnel), comprenant aussi les montants de la cotisation patronale.
• Mandats détails XXXX AAAAMM: il s’agit d’un aperçu des mandats à comptabiliser par code économique
    avec en complément le détail par code salarial police.

2.2. Anomalies des documents existants
Dans les fichiers, il est question de « mandats » et de « mandats détails ». Un mandat ou ordre de paiement est un
ordre écrit par lequel le collège charge le comptable spécial de payer la somme communiquée à la partie
intéressée désignée4. Différentes mentions sont inscrites sur l’ordre de paiement, notamment le nom des parties
intéressées5. Les fichiers fournis avec l’intitulé « mandats » n’indiquent pas les ayants droits, et peuvent donc
difficilement être appelés « mandats ».

Anomalie 1. Ce que le SCDF fournit actuellement et appelle « mandat » ne répond pas à la définition
légale d’un mandat. Le SCDF ne doit d’ailleurs pas délivrer de mandat, car les mandats sont des décisions
administratives prises par le collège de police, ayant pour but de donner l’ordre au comptable spécial de
procéder au paiement. Le SCDF doit néanmoins fournir des pièces justificatives pour les mandats, qui
doivent mentionner les parties intéressées.




1
  XXXX renvoie au numéro de la zone.
2
  AAAA renvoie à l’année, MM au mois.
3
  T renvoie au traitement, parfois il y a la lettre P (prime de fin d’année) ou R (arriérés).
4
  Article 1.13° de l’AR du 5 septembre 2001 (abréviation ci-après : RGCP).
5
  Article 61, §1er , RGCP.
Traitement des salaires de la police
6

Afin de pouvoir intégrer ces fichiers dans la comptabilité des zones de police, ils doivent encore être « adaptés ».
Pour ce faire, on suppose que le comptable ou les collaborateurs administratifs de la zone soient en mesure de
configurer correctement les données dans le logiciel Excel ou des bases de données, ou que l’on puisse faire
appel à des tiers spécialisés (fabricant de logiciels, secrétariat social, comptables ou conseillers…).

Anomalie 2. Les fichiers tels qu’ils sont transmis actuellement ne peuvent être repris dans la comptabilité
sans adaptation supplémentaire.


Lors de la transmission des fichiers, il est indispensable d’examiner si les différents fichiers sont bien cohérents,
et plus particulièrement si les montants repris sur la FicheXXXX (base sur laquelle le comptable transmet l’ordre
de paiement) correspondent bien aux montants indiqués sur les états de paiement et les mandats. Une différence
naît parfois de l’ajout d’une ligne « régularisation du précompte professionnel », avec un montant qui est en
réalité remboursé sur le compte de la zone, ou d’une différence de salaire net à payer ou de précompte
professionnel. S’il subsiste une différence, le traitement comptable ne peut pas correspondre au paiement. En
d’autres termes, le paiement des traitements ne peut pas être justifié par les fichiers transmis6. D’après une
application stricte de la législation, dans de tels cas, le comptable spécial ne peut procéder au paiement ou ne
peut procéder qu’à un paiement partiel7.

Anomalie 3. Les fichiers tels qu’ils sont transmis actuellement comprennent parfois des différences entre
la FicheXXXX, les fichiers des états de paiement et les fichiers des mandats.


Sur les fichiers actuellement transmis, il manque une indication claire de l’exercice financier pendant lequel les
états doivent être adaptés8, et une indication de l’exercice de référence (exercice propre ou exercices précédents).
Les fichiers fournis mentionnent bien l’année et le mois du droit, mais cela n’équivaut pas aux notions
budgétaires « exercice financier » ou « exercice d’assignation » 9. La mention de l’année et du mois du droit
renvoie à la période de référence, une notion qui revient dans les instructions budgétaires.




6
  Ceci signifie que, dans la discussion concernant la justification des salaires dans la comptabilité des zones de
police durant la dernière période, des différences peuvent être dues aux différences entre la FicheXXXX et les
fichiers de mandat.
7
  L’article 64 de l’AR du 5 septembre 2001 précise que “le comptable spécial renvoie au collège tout mandat non
régulier, en faisant connaître les motifs pour lesquels il refuse le paiement”.
8
  C’était surtout un problème dans le passé, parce que la comptabilisation des mandats se faisait avec beaucoup
de retard, de nombreuses régularisations étaient effectuées et des déclarations ONSS étaient établies
rétroactivement, si bien que les zones ont, d’après leur propre vision et en fonction du fait que le compte annuel
était clôturé ou non, intégré les fichiers mandats dans l’année du droit ou dans l’exercice suivant, que ce soit sous
des articles des exercices antérieurs ou non.
9
  C’est le cas pour le traitement de décembre année N des anciens membres du personnel fédéral (et les agents de
police dans les nouveaux statuts), qui a comme exercice d’assignation l’année N+1.
Traitement des salaires de la police
7
L’ajout de la donnée « exercice financier » constitue une exigence absolue, au vu de certaines dispositions
spécifiques des instructions budgétaires. L’instruction budgétaire PLP36 la plus récente10 prévoit que dans le
budget (et donc l’exercice) de 2005, le traitement et les allocations, indemnités et primes non liées aux
prestations sont ceux du mois de décembre 2004 pour les anciens membres du personnel de la police fédérale, les
anciens membres du personnel qui n’avaient pas le statut de membre du corps opérationnel de la police
communale au 31 mars 2001 et tous les nouveaux agents recrutés (à partir du 1er avril 2001). En outre, la PLP36
précise que l’inclusion du traitement et des allocations, indemnités et primes non liées aux prestations du mois de
décembre 2005 dans le budget (et donc le calcul) de 2005 s’applique aux anciens membres du corps opérationnel
de la police communale qui avaient obtenu le droit de paiement anticipé avant le 1er avril 2001. La PLP36 stipule
également qu’il s’agit d’un règlement de transition.

La PLP36 prévoit que les traitements de décembre 2004, ainsi que les allocations, indemnités et primes non liées
aux prestations versées pour décembre 2004, ne doivent pas être chiffrés dans les exercices précédents, mais bien
dans l’exercice financier propre de 2005.

Pour les allocations, indemnités et primes liées aux prestations (qui ne sont pas versées mensuellement en même
temps que le traitement), la PLP36 prévoit que le budget 2005 comprend les crédits budgétaires nécessaires pour
la dernière période de référence 2004 jusque et y compris l’avant-dernière période de référence 2005. En
exécution de l’AR du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (PJPol), le
paiement des allocations, indemnités et primes liées aux prestations se situe au plus tard dans le deuxième mois
suivant la période de référence pendant laquelle les prestations ont été exécutées. Selon les instructions
budgétaires de la PLP36, les allocations, indemnités et primes liées aux prestations relatives à des prestations
exécutées pendant la dernière période de référence 2004 ne doivent pas être chiffrées dans les exercices
précédents, mais bien dans l’exercice financier propre de 200511.

Anomalie 4. Les fichiers ne contiennent pas toutes les informations qui permettent de réaliser le
traitement comptable avec une affectation budgétaire correcte.


Sur les fichiers transmis, il manque actuellement l’information qui permet l’harmonisation avec la déclaration
trimestrielle de l’ONSS, la déclaration fiscale et les fiches fiscales. On ne voit pas clairement quels sont les
fichiers repris dans quelle déclaration ONSSAPL, ni sur la base de quelles données figurant dans les fichiers les
déclarations fiscales ont été établies.

Dans les fichiers fournis, il manque des données permettant au comptable spécial de vérifier l’échelle des
salaires applicable, l’ancienneté ainsi que d’autres données, relatives aux composantes salariales, devant lui
permettre de remplir sa mission de contrôle de la régularité des dépenses.

Lors de la réception des factures trimestrielles de l’ONSSAPL, aucun contrôle n’est possible du fait que le
comptable spécial n’est pas informé par le SCDF au sujet des données transmises à l’ONSSAPL et il ne sait pas
non plus à partir de quelles données l’ONSSAPL a établi ses factures trimestrielles.

Anomalie 5. Les fichiers ne contiennent pas toutes les informations qui permettent au comptable spécial et
à l’autorité de tutelle d’accomplir leur mission de contrôle.

Anomalie 6. Le comptable spécial ne reçoit aucune copie des déclarations fiscales ni des déclarations
sociales ONSSAPL qui ont été établies par le SCDF.




10
   Circulaire ministérielle PLP36 traitant des directives pour l’établissement du budget de police 2005 à l'usage
des zones de police.
11
   En fonction du type d’allocation, la période de référence peut aller d’1 mois à plusieurs mois (maximum 4
mois).
Traitement des salaires de la police
8

3. PRINCIPES DE BASE RELATIFS AUX NOUVEAUX DOCUMENTS OU FICHIERS
POUR UN TRAITEMENT CORRECT DES SALAIRES

Afin de parvenir à générer des documents, diverses données doivent être réunies en un ou plusieurs fichiers.
Dans la méthode de travail actuelle, cela se fait sur la base de trois fichiers : le fichier traitements (le calcul des
paiements), le fichier allocations et indemnités (comprend toutes les composantes salariales, excepté les
traitements et l’allocation de foyer ou de résidence) et le fichier régularisation (comprend le détail des recalculs).
Ces fichiers sont regroupés en un seul fichier, complété de données par l’utilisation de tableaux de codification
(code fonctionnel par statut, code salarial police et code économique, …)12 et par l’ajout d’autres données.

Actuellement, le recueil des données prend environ une journée complète. Ensuite, ces données sont réparties en
différents fichiers, afin d’obtenir les différents fichiers tels que décrits au point 2.1.

Pour fixer les principes de base, nous partons de l’actuelle assignation des ordres pour le calcul et le traitement
des salaires, visée par la législation pour les zones de police, au comptable spécial, au SSGPI et au SCDF. Plus
loin dans ce rapport, vous trouverez des réflexions sur cette assignation des ordres, de sorte que les principes
peuvent au besoin être relus en fonction d’une modification de l’assignation des ordres.

Principe 1. Uniformité des fichiers ou un fichier de base unique. Le fichier pour l’exécution des paiements
doit de préférence provenir du même fichier de base (= le fichier salaires), qui permet de générer les
pièces comptables (annexes aux mandats et annexes des créances admises). Si le fichier pour l’exécution
des paiements est généré séparément, il y a lieu de contrôler s’il correspond bien au fichier de base pour
les comptabilisations et d’obtenir une confirmation du SCDF. Pour vérifier plus facilement la cohérence
des fichiers, le fichier de base doit comporter les totaux.


Ce fichier sert alors à générer
    • par préférence, le fichier pour l’exécution des paiements ;
    • l’impression des annexes des mandats ;
    • l’impression des annexes des créances admises ;
    • l’impression de la facture ONSSAPL prévisible ;
    • l’impression de la fiche de paie et des relevés des salaires ;
    • l’enregistrement des données dans un système de gestion du personnel.

Principe 2. Uniformité des fichiers ou un fichier de base unique. Il faut parvenir à générer 1 fichier
salarial par zone de police et par « séquence de calcul ». Ce fichier sera alors inclus dans un fichier de
totalisation qui, à chaque « séquence de calcul », sera alimenté de façon cumulée. Ce fichier de totalisation
est établi par année, avec pour critère la date de l’exécution du fichier des paiements.

Principe 3. Uniformité des fichiers ou un fichier de base unique. Avant de fournir les fichiers ou
documents aux zones de police, le SCDF doit réaliser les contrôles nécessaires pour vérifier s’ils sont
cohérents.




12
  De nouveaux tableaux de codification complémentaires seront nécessaires dans le nouveau processus, tels que
les codes de catégories d’employés.
Traitement des salaires de la police
9
En application de l’article 30 de la LPI13 et de l’art. 60 de l’AR du 5 septembre 2001, le comptable spécial est
chargé du contrôle de la régularité des dépenses. A cet effet, le comptable spécial doit disposer des factures et
autres pièces relatives aux dépenses pour justifier la régularité des dépenses qu’elles entraînent.


Principe 4. Contrôle. Le fichier de base doit comprendre ces informations qui permettent au comptable
spécial, d’abord, et à l’autorité de tutelle, ensuite, d’accomplir leur mission de contrôle. Le fichier de base
doit tout particulièrement contenir les informations nécessaires pour le contrôle des obligations fiscales et
sociales et pour le contrôle des déclarations fiscales et sociales par le SCDF.
Principe 5. Contrôle. Le comptable spécial doit disposer d’informations complémentaires lui permettant
de connaître les paramètres des coûts salariaux et d’effectuer un contrôle supplémentaire de ceux-ci.


Les fichiers ou documents transmis peuvent comprendre des informations additionnelles permettant d’établir des
statistiques intéressantes, comme le nombre d’heures de prestation le week-end, le nombre de prestations
supplémentaires en heures supplémentaires,…).
Le fichier de base doit servir à :
     • générer des statistiques ;
     • générer des aperçus globaux (totalisations par exercice de comptabilisation, totalisations par exercice
          d’assignation,…).

La réalisation de statistiques et d’aperçus globaux peut aussi être effectuée par le chef de corps ou par le service
du personnel qui bénéficierait de l’accès au fichier de base dans un environnement sécurisé.

Principe 6. Information. Le fichier de base doit aussi comprendre des informations permettant de réaliser
des aperçus et statistiques relatifs aux frais en personnel et aux différentes composantes des frais en
personnel.


La façon dont les fichiers fournis actuellement doivent encore être retravaillés avant de pouvoir procéder à un
enregistrement comptable est inacceptable. Et ne parlons même pas du traitement automatique des fichiers.

Principe 7. Simplicité du traitement comptable. Le fichier de base doit contenir les informations
nécessaires pour générer les pièces comptables (annexe aux mandats et créances admises), sans adaptation
supplémentaire de la part du comptable spécial ou des collaborateurs administratifs de la zone.

Les zones qui ne souhaitent pas travailler avec un traitement automatisé du fichier de base dans leur
comptabilité, doivent toujours pouvoir effectuer le traitement dans la comptabilité à partir des documents
fournis.

Via le générateur de rapports, à partir du fichier de base, il doit être possible de générer les pièces comptables
nécessaires sans aucune forme d’adaptation des données fournies.

L’impression des annexes des mandats et les annexes des créances admises peut être effectuée par le comptable
ou le collaborateur administratif, à condition de rendre les fichiers disponibles, de manière centralisée, dans un
environnement sécurisé (https), et de mettre à disposition un générateur de rapports permettant de lire le fichier
de base sans pour autant connaître Excel, Access ou toute autre application de base de données.

En vertu de l’article 140ter de la LPI, le SCDF est chargé d’établir des pièces comptables, des pièces de
paiement et des pièces justificatives nécessaires.




13
     Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, appelée LPI.
Traitement des salaires de la police
10

Principe 8. Simplicité du traitement comptable. Un générateur de rapports doit être fourni par le SCDF
pour la lecture du fichier de base. Fournir des éléments lisibles concernant le traitement salarial constitue
implicitement une tâche du SCDF.


Les zones qui souhaitent travailler avec un traitement automatisé du fichier de base dans leur comptabilité,
doivent disposer de la description du fichier de base.

Prévoir la possibilité de lire le fichier de base directement dans la comptabilité des zones de police ne fait
toutefois pas partie des tâches du SCDF. Il faut aussi tenir compte de la réalité du marché. Etant donné que les
zones de police utilisent différents programmes comptables, il est recommandé de confier le traitement
comptable semi-automatique ou automatique des données du fichier de base aux différents fournisseurs de
logiciels de programmes comptables. Le type de traitement dans la comptabilité peut varier en fonction du
programme comptable que la zone utilise.

Principe 9. Simplicité du traitement comptable. La structure du fichier de base à fournir doit être définie
par un protocole, de façon à ce que les fournisseurs de logiciels puissent écrire la programmation
nécessaire pour la lecture semi-automatique ou automatique des données comptables dans les
programmes comptables utilisés par les zones de police.
Traitement des salaires de la police
11

4. PROPOSITION DE STRUCTURE D’UN NOUVEAU FICHIER DE BASE

4.1. Introduction

Les principes 1 à 4 compris et le principe 9 étant posés, une structure d’un nouveau fichier de base a été
élaborée. Ce fichier de base contient les données nécessaires au traitement comptable des coûts salariaux et à
l’exécution d’un contrôle de la régularité des dépenses qui en découlent.

La structure du nouveau fichier de base n’explique pas comment le processus de traitement doit se dérouler ni
comment ce fichier de base doit être réalisé. Toutefois, il apparaît clairement que, pour réaliser ce fichier de
base, étant donné la méthode de travail actuelle, un recalcul sera nécessaire, puisque toutes les données ne sont
pas disponibles en ce moment après l’exécution de la liquidation par le CTI-SCDF.

La détermination définitive de la structure du fichier de base est cependant essentielle pour le traitement
automatisé des composantes salariales dans la comptabilité des zones. La réalisation d’un traitement automatisé
est laissée aux soins des différents fournisseurs de logiciels.

Le traitement automatisé du fichier de base ne peut impliquer une révision du fichier par les fournisseurs de
logiciels, et ne peut en aucun cas être basé, complété ou corrigé sur la base de calculs propres aux fournisseurs
de logiciels. En effet, certains d’entre eux proposent également des calculs salariaux dans leur offre de services,
et des différences peuvent alors naître entre les déclarations fiscales et sociales par le SCDF et les composantes
salariales comptables en question. Cela n’empêche pas qu’avec la transmission d’un fichier de base et d’un
fichier supplémentaire de contrôle, les zones de police, et, en particulier, les comptables spéciaux effectuent ou
font effectuer des calculs qui leur permettent d’exercer un contrôle sur le traitement et les calculs du SCDF.

Dans la structure du fichier, nous pouvons distinguer trois sections :

         •   La section 1 se rapporte aux composantes salariales et à leurs caractéristiques.
         •   La section 2 donne, par membre du personnel, la totalisation des composantes salariales, le total des
             cotisations pension et ONSS/AMI à charge de l’employé, le précompte professionnel dû, la
             cotisation individuelle à la sécurité sociale, les différents prélèvements et les montants à payer.
         •   La section 3 donne, par membre du personnel, la totalisation de la base pour les cotisations
             patronales pension et ONSS/AMI, et indique le montant des cotisations patronales à la pension et
             ONSS/AMI.

Chaque section est divisée en rubriques, que nous détaillons au point suivant.

Recommandation 1. La description du nouveau fichier de base doit être déterminée dans un protocole et
communiquée aussi vite que possible aux fournisseurs de logiciels, de façon à ce qu’ils puissent faire le
nécessaire afin de pouvoir écrire un traitement automatisé et le proposer à leurs zones-clients. Ce
protocole doit garantir que le fichier de base n’est pas modifié de manière arbitraire, de façon à ce que les
fournisseurs de logiciels doivent, à leur tour, chaque fois effectuer les modifications dans leur application
de traitement semi-automatique ou automatique du fichier de base, ce qui entraîne inévitablement des
frais pour les zones. Etant donné les développements au niveau légal, les modifications du fichier de base
sont inévitables, mais la manière dont celles-ci seront effectuées et en particulier la façon dont les
fournisseurs de logiciels seront informés de ces adaptations, doivent faire partie de ce protocole.
Traitement des salaires de la police
12

Recommandation 2. Le nouveau fichier de base sera mis à disposition en format textuel ASCII avec des
champs fixes : cette méthode est indispensable vu la taille du fichier de base, la capacité de stockage de
données et la transmission du fichier à des tierces personnes.

Recommandation 3. Les différentes composantes salariales14 du fichier de base doivent être reprises dans
le traitement comptable automatisé telles qu’elles apparaissent dans le fichier de base. S’il y a des
différences de calcul constatées par la zone de police ou par son comptable spécial, une procédure spéciale
doit être suivie. Cette procédure est décrite plus loin dans le présent rapport.


Dans un avis lors de la régularisation 2001, nous avons demandé de compléter l’Etat des paiements XXXX
suppléments AAAAMM par les données de l’allocation de foyer et de résidence, pour ajouter à ce fichier des
colonnes indiquant quelles sont les composantes salariales soumises à la cotisation AMI (personnel statutaire) ou
ONSS (personnel contractuel). Ces ajouts dans le fichier ne répondent pas à la demande d’une nouvelle structure
de fichier, mais permettent déjà néanmoins de contrôler les montants indiqués dans la colonne des paiements
imposables et non imposables de l’Etat des paiements XXXX suppléments AAAAMMT. Dans l’Etat des
paiements XXXX suppléments AAAAMM, la première colonne mentionne en outre le montant brut des
traitements, indemnités et allocations, ou bien la donnée de base pour le traitement comptable du salaire et la
réalisation des mandats.

Recommandation 4 (provisoire). L’ajout de données dans le fichier Etat des paiements XXXX
suppléments AAAAMM, dont la réalisation par le SSGPI a été convenue pour la régularisation 2001, peut
être réalisé directement pour la transmission des fichiers ayant une date d’exécution des paiements à
partir du 1er janvier 2005, en attendant la transmission du nouveau fichier de base.

Recommandation 5 (provisoire). Cet ajout de données à l’Etat des paiements XXXX suppléments
AAAAMM doit être appliqué rétroactivement aux fichiers de 2002, 2003 et 2004, pour simplifier le
contrôle des fichiers déjà transmis. En outre, il aide les zones de police, qui n’ont pas encore clôturé leurs
comptes pour 2002 et 2003, dans le traitement comptable des fichiers fournis. Cet ajout est certainement
utile pour aider toutes les zones de police à faire leurs comptes 2004.

Recommandation 6 (provisoire). Après l’avoir complété, il y a lieu de modifier le nom du fichier. Il
contient les composantes salariales brutes et indique la base utilisée pour le calcul des cotisations fiscales
et sociales.


En complément aux dispositions des articles 66bis et 66ter du RGCP, aux articles introduits par l’AR du 25 avril
2004, et principalement en application de l’article 3, point 9 de cet Arrêté, les fichiers Mandats XXXX
AAAAMM déjà transmis doivent être transposés dans un relevé annuel. Pour ce faire, il est recommandé de
travailler avec la même structure de fichier que celle proposée dans le présent rapport. Celle-ci donne toutefois
un volume d’activités, qui devra être complété par le SCDF, en tenant compte des circonstances réelles, puisque
beaucoup de zones ont fait leurs comptes 2002 et/ou 2003 (et bientôt 2004 aussi) sans disposer de ce relevé
annuel. En outre, comme le mentionne plus loin ce rapport, cette opération a été réalisée sans respecter la date de
l’ordre de paiement utilisée comme référence pour les mandats pour remplir les déclarations fiscales et sociales.
De ce fait, il n’y a pas de correspondance entre les relevés annuels par année des ordres de paiement, les
déclarations fiscales et sociales ainsi que le traitement comptable par an, tels que ceux réalisés par les zones de
police en utilisant au mieux les moyens dont elles disposent.




14
   La composante salariale représente toute forme de salaire due par l’employeur. Il peut s’agir du traitement
mensuel, d’une allocation, d’une indemnité, de l’allocation de foyer ou de résidence, du pécule de vacances, de
la prime de fin d’année,… Les composantes salariales ne comprennent donc pas seulement les composantes liées
à la notion de salaire telle que décrite dans l’article 2 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la
rémunération des travailleurs.
Traitement des salaires de la police
13

Recommandation 7. Le SCDF réalise un relevé annuel sur la base de la date de l’ordre de paiement pour
2002, 2003 et 2004. Le relevé annuel comprend les traitements, allocations et indemnités payées pour les
différents mois, la prime de fin d’année, le pécule de vacances (pas pour 2002) et les arriérés (payés en
décembre). Le SCDF réalise séparément un relevé des coûts salariaux des membres du personnel
préfinancés transférés fédéralement (situation définitive), un relevé des coûts salariaux des membres du
personnel communal préfinancés, et totalise ces données en un relevé global pour les années 2002, 2003 et
2004.

Recommandation 8. La disposition spécifique de l’AR du 25 avril 2004 relatif au relevé annuel 2002 doit
être modifiée et complétée de façon à permettre aux zones de police d’établir leurs comptes 2002 et 2003
sans disposer du relevé annuel 2002 (et 2003). La clôture du compte 2004 ne peut avoir lieu que lorsque le
relevé pour les années 2002, 2003 et 2004 a été fourni par le SCDF dans le délai prévu.

Recommandation 9. Si le compte 2004 n’est pas clôturé avant la transmission d’un relevé global pour la
période 2002, 2003 et 2004, cela signifie que, dans le programme comptable utilisé par la zone de police, il
faut maintenir la possibilité de réaliser des comptabilisations supplémentaires dans le volet budgétaire et
le volet de la comptabilité générale pour 2004. Cette possibilité doit être communiquée clairement
d’urgence aux zones de police et aux fournisseurs de logiciels des programmes comptables utilisés par les
zones de police.

Recommandation 10. Lors de la transmission du relevé global par zone de police, le SCDF doit démontrer
la concordance entre le relevé global, la déclaration des employés et la cotisation patronale auprès de
l’ONSSAPL pour la période 2002, 2003 et 2004. Toutefois, avant d’effectuer ce contrôle pour toutes les
zones de police, il convient de le tester sur un certain nombre de zones, pour lesquelles la DG PSP suit le
déroulement et le résultat des tests.

Recommandation 11. Lors de la transmission du relevé global par zone de police, le SCDF doit démontrer
la concordance entre le relevé global et la déclaration de précompte professionnel pour la période 2002,
2003 et 2004. Ce contrôle de concordance est une condition indispensable pour transmettre le relevé global
aux zones de police. Toutefois, avant d’effectuer ce contrôle pour toutes les zones de police, il convient de
le tester sur un certain nombre de zones, pour lesquelles la DG PSP suit le déroulement et le résultat des
tests.

Recommandation 12. Le SCDF doit transmettre les relevés globaux dans un délai raisonnable de quatre
mois après approbation des recommandations y afférentes figurant dans le présent rapport, et dans les
délais légaux imposés aux employeurs pour les déclarations fiscale et sociale pour l’année 2004. Il est
recommandé de ne pas reprendre ces délais dans un arrêté royal ou dans une circulaire, étant donné que
le respect de ce délai dépend du SCDF. Par contre, il faut prévoir un délai obligatoire pour l’exécution et
la réalisation des relevés globaux, faute de quoi, la clôture des comptes pour 2002, 2003 et 2004 ne sera
jamais en ordre. Le respect ou non de ce délai constitue néanmoins une façon de juger la bonne exécution
de la mission confiée au SCDF.
Traitement des salaires de la police
14

4.2. Rubriques du fichier de base
4.2.1. SECTION 1 DU FICHIER DE BASE
La section 1 a trait aux composantes salariales et à leurs caractéristiques.

4 . 2. 1 . 1 . IDENTIFICATION DU FICHIER DE BASE
Le fichier de base contient le numéro de zone. La mention de ce numéro constitue un élément d’identification
des données du fichier.

Pour que le comptable spécial puisse contrôler les données fournies en fonction des paiements réalisés, le fichier
de base doit également comprendre la date de l’ordre de paiement : il s’agit de la date mentionnée sur le l’ordre
de paiement par transport informatique (O.T.I.). C’est la date de l’annexe au mandat.15 Cette date sera donc
reprise implicitement dans la structure du fichier de base, et constitue un élément-clé pour la réalisation des
annexes aux mandats, et pour la réalisation des totalisations par an.

Un numéro de série est attribué à chaque ligne contenant des informations dans le fichier de base. Cette
numérotation est continue, par date d’ordre de paiement. Elle est importante notamment dans le cas de
régularisations ultérieures des composantes salariales. Lors de la régularisation d’une composante salariale, un
champ distinct mentionne la date initiale de l’ordre de paiement ainsi que le numéro de série initial concerné par
la régularisation.

4 . 2. 1 . 2 . IDENTIFICATION DE L’INTERESSE (MEMBRE DU PERSONNEL)
Le fichier de base reprend l’identification de l’intéressé (membre du personnel). Celle-ci est basée sur le numéro
d’identification individuel (également appelé « numéro de matricule ») de l’ayant droit. Les nom et prénoms sont
également ajoutés pour augmenter la lisibilité du fichier.

Comme information optionnelle, il sera mentionné si le membre du personnel était auparavant un agent fédéral
(gendarmerie) ou communal. En effet, au vu des différences de calcul des cotisations patronales à la pension qui
n’étaient pas redevables aux anciens agents fédéraux en 2002, cette distinction est importante, non seulement
pour le traitement comptable des salaires pour l’année de droit 2002 et les années antérieures, mais aussi pour les
régularisations ayant trait à 2002 ou auparavant.

Recommandation 13 (provisoire). Pour réaliser le relevé annuel 2002, il est important d’indiquer si l’agent
était anciennement fédéral (ou membre du personnel dans les nouveaux statuts) ou communal, pour le
calcul des cotisations patronales à la pension. Cette distinction n’a pas été faite dans les fichiers Mandats
XXXX AAAAMM transmis et, pour les anciens agents fédéraux, un calcul de 20% des cotisations
patronales à la pension a été appliqué. Il y a donc lieu d’apporter des adaptations pour le relevé annuel à
réaliser.

Recommandation 14 (provisoire). Pour réaliser le relevé annuel 2003, il est important d’indiquer si l’agent
était anciennement fédéral (ou membre du personnel dans les nouveaux statuts) ou communal, pour le
calcul des cotisations patronales à la pension pour le traitement de décembre 2002 pour les anciens agents
fédéraux, pour qui aucune cotisation patronale à la pension n’est due. Cette distinction n’a pas été faite
dans les fichiers Mandats XXXX AAAAMM transmis et, pour les anciens agents fédéraux, un calcul de
20% des cotisations patronales à la pension a été appliqué. Il y a donc lieu d’apporter des adaptations
pour le relevé annuel à réaliser.




15
  La date du mandat est fixée par la procédure administrative du mandat (domiciliation) du collège de police. La
date de l’annexe au mandat doit être mentionnée sur le mandat.
Traitement des salaires de la police
15
Recommandation 15 (provisoire). Pour réaliser le relevé annuel 2002 ainsi que la régularisation 2001, il
importe de distinguer parmi les anciens agents communaux, les agents pour qui la cotisation personnelle
et patronale à la pension doit être versée à l’ONSSAPL, à la caisse de pension propre ou à la caisse de
pension auprès d’un organisme assureur. Le SCDF doit fournir la base du calcul de la cotisation
patronale à la pension par membre du personnel. La zone de police peut dès lors réaliser, pour chaque
membre du personnel, le calcul des cotisations patronales à la pension dues et comptabiliser ces montants
en fonction du règlement des pensions applicable.

Recommandation 16 (provisoire). Pour 2002, il faut réaliser un document mentionnant, par membre du
personnel, la base du calcul de la cotisation de l’employé et de l’employeur à la pension avec une
totalisation par règlement de pension (ONSSAPL, caisse de pension propre ou caisse de pension auprès
d’un organisme assureur). La réalisation de ce document est prévue dans l’AR du 25 avril 2004, complété
par l’article 66ter, point 5.

Recommandation 17 (provisoire). Pour la régularisation 2001, il faut réaliser un document qui mentionne,
par membre du personnel, la base du calcul de la cotisation de l’employé et de l’employeur à la pension
avec une totalisation par règlement de pension pour la nouvelle situation (ONSSAPL, caisse de pension
propre ou caisse de pension auprès d’un organisme assureur).

Recommandation 18 (provisoire). Pour réaliser les documents tels que définis dans les recommandations
16 et 17, il importe, pour les nouvelles entrées en service à partir du 1er avril 2001 jusqu’au 31 décembre
2001, de faire une distinction entre les agents pour qui les cotisations patronales et personnelles à la
pension doivent être versées à l’ONSSAPL, à la caisse de pension propre ou à la caisse de pension auprès
d’un organisme assureur. Le critère d’attribution est le règlement des pensions qui était applicable à la
plupart des anciens agents communaux au 31 mars 2001.

Recommandation 19 (provisoire). Le SCDF doit fournir un document pour la déclaration complémentaire
de la réassurance accidents du travail.


4 . 2. 1 . 3 . QUALIFICATION DE L’INTERESSE (MEMBRE DU PERSONNEL)
Lors de chaque séquence de calcul, il faut tenir compte des différentes qualifications de l’intéressé au moment du
calcul.

Une première qualification est le statut : au moment du calcul, l’intéressé relevait-il des anciens statuts, est-il
actuellement dans les nouveaux statuts, son ancien statut était-il préservé,… ? Si l’intéressé relève des anciens
statuts, il bénéficie généralement de l’avantage du paiement anticipé du traitement.16 Le paiement rétroactif du
traitement17 s’applique aux agents fédéraux transférés et aux membres du personnel dans les nouveaux statuts.
Pour la codification du champ, la codification utilisée par le SSGPI (P1, P3, …) peut être utilisée, précédée du
chiffre 0 ou 1 pour indiquer si le paiement anticipé est applicable ou non.

Une deuxième qualification est la distinction entre statutaire, contractuel ou contractuel subventionné.




16
   Il se peut qu’une personne ayant décidé de garder l’ancien statut ne bénéficie pas de l’avantage du paiement
anticipé du traitement.
17
   A terme, en l’exécution de l’article XI.II.13.§1. PJPol (Arrêté Mammouth), tous les membres de la police
intégrée seront payés à l’expiration de l’échéance et aux mêmes dates que les agents des ministères fédéraux.
Traitement des salaires de la police
16
Une troisième qualification est la distinction entre les opérationnels, le personnel Calog, le secrétaire et le
comptable spécial. Etant donné qu’il faut également établir des fiches pour les indemnités pour les conseillers
municipaux, dans le cas d’une convention avec le SSGPI, ainsi que pour certains externes (membres de la
commission d’examen, …), une qualification est également mentionnée dans ce champ pour les conseillers
municipaux et pour les externes.

Une quatrième qualification est la catégorie d’employé du membre du personnel. L’indication de cette catégorie
est déterminante pour l’application des cotisations employé et employeur à l’ONSSAPL. Dans le cadre de la
réforme des polices, des catégories spécifiques d’employés ont été définies par l’ONSSAPL. Certaines d’entre
elles sont liées à la période de transition du 1er avril 2001 au 31 décembre 2002.

4.2.1.4. ATTRIBUTION FONCTIONNELLE

L’attribution fonctionnelle des dépenses en personnel est basée sur la différence entre les opérationnels, le
personnel Calog, le secrétaire et les comptables spéciaux, et doit figurer comme attribution standard dans le
fichier de base.

Les sous-fonctions 33001 jusque 33069 y compris sont réservées aux dépenses en personnel du cadre
opérationnel. Les sous-fonctions 33070 jusque 33097 y compris sont réservées au personnel Calog (personnel
administratif et logistique). La sous-fonction 33098 est réservée à l’allocation facultative du secrétaire de la
zone, la sous-fonction 33099 est réservée pour l’allocation obligatoire du comptable spécial de la zone.

L’attribution standard de la fonction dans le fichier de base pour les dépenses en personnel du cadre opérationnel
est la sous-fonction 33001, pour le personnel Calog la sous-fonction 33091, pour le secrétaire la sous-fonction
33098 et pour le comptable spécial, la sous-fonction 33099. Si la zone désire plus d’informations au niveau des
cinq positions du code fonctionnel, elle peut communiquer le code fonctionnel à attribuer au SSGPI, qui ajoute
cette division fonctionnelle supplémentaire au fichier de base.18

Recommandation 20. Si la zone désire une répartition analytique plus détaillée des dépenses en personnel,
cet ajout doit soit être fait par la zone elle-même, dans l’attente d’une répartition analytique imposée
ultérieurement, soit il doit être repris dans le traitement semi-automatique du fichier de base et par
conséquent, être prévu comme option dans l’application du fournisseur de logiciel.

4 . 2. 1 . 5 . CODIFICATION DE LA COMPOSANTE SALARIALE

Le fichier de base reprend la codification de l’élément de salaire19. Il peut s’agir du traitement, du pécule de
vacances, de la prime de fin d’année, des allocations de foyer et de résidence, des indemnités et des allocations
non liées à des prestations. Tous les éléments de salaire font l’objet d’une codification qui est également
employée dans les Fiches de paiement XXXX suppléments AAAAMM (20 pour le salaire, 21 pour les
allocations de foyer et de résidente, MA pour l’indemnité de téléphone …). Lors de la confection des rapports, il
y a lieu de joindre une description à chaque codification. La dernière publication des codifications utilisées est
reprise à l’Annexe I de la Circulaire ministérielle du 9 novembre 2002.

Recommandation 21. Dans le cadre de la mission d’information générale du SSGPI et comme stipulé à
l’article 149octies de la Loi programme du 27 décembre 2004, l’actualisation et la notification des
codifications utilisées sont confiées au SSGPI. La dernière publication des codifications utilisées, reprise à
l’annexe I de la Circulaire ministérielle du 9 novembre 2002, sera complétée par le SSGPI, sera notifiée



18
  Cette possibilité a déjà été prévue et est opérationnelle.
19
  La codification est basée sur la codification fédérale utilisée pour les différentes indemnités et allocations. Elle
est également connue sous la dénomination supancode, soit le code alphanumérique du SCDF. Ces codifications
sont reprises à l’Annexe I de la CM du 9 novembre 2002 (PLP28), mais celle-ci ne reprend cependant pas toutes
les codifications qui peuvent être utilisées dans le nouveau fichier.
aussi rapidement que possible aux zones de police et sera reprise dans un manuel qui est mis à jour en
permanence.




Traitement des salaires de la police
17
4 . 2. 1 . 6 . ATTRIBUTION ECONOMIQUE

L’attribution économique se compose d’un code économique et d’un numéro d’ordre. L’attribution économique
est liée à la codification de l’élément salaire. Il est possible d’attribuer chaque codification à une attribution
économique20. Il est possible qu’à terme, chaque codification se verra attribuer une attribution économique
distincte (une pour une relation). Lors de la confection des rapports, il y a lieu de joindre une description à
chaque attribution économique.

Recommandation 22. Le lien entre les codifications et l’attribution économique doit être repris dans la
publication dont question à la Recommandation 21.


4 . 2. 1 . 7 . INDICATION DE LA PERIODE DANS LA PARTIE 1

Le fichier de base doit reprendre diverses indications de période.

Une première indication concerne le mois et l’année du droit. Il s’agit de la période pour laquelle l’élément
salaire est dû; il s’agit également du mois et de l’année de prestation. Le renvoi au mois et à l’année de droit est
un renvoi à la période de référence, un concept qui se retrouve dans les instructions budgétaires.

Une deuxième indication de période concerne l’exercice financier. Il s’agit de l’année au cours de laquelle
l’imputation et le mandat doivent se faire. Normalement, l’exercice financier coïncide avec la date (et l’année)
de l’ordre de paiement. A terme, cette désignation peut sembler superflue.

Une troisième indication concerne l’exercice d’assignation. Il s’agit de l’indication soit qu’il s’agit d’une
imputation sur un article du propre exercice (la même année que l’exercice financier) ou un article d’exercices
antérieurs.

L’année fiscale est une quatrième indication. L’attribution à un année fiscale coïncide normalement avec la date
(et l’année) de l’ordre de paiement. En effet, le précompte professionnel est dû dans le chef du paiement ou de
l’octroi de salaire. Cette indication est superflue dans le cas où, au moment de l’accomplissement des obligations
fiscales par le SCDF, la période de l’ordre de paiement est respectée lors de la déclaration fiscale. A de
nombreuses reprises au cours des années précédentes, la désignation de la période sur les déclarations fiscales ne
correspondait pas à la date de l’ordre de paiement. L’indication de l’exercice fiscal est cependant une donnée de
contrôle indispensable pour les années 2002, 2003 et 2004.

Recommandation 23. La législation prévoit que le précompte professionnel est redevable en raison du
paiement ou de l’attribution d’un salaire. L’attribution du salaire signifie que le salaire est réellement mis
à la disposition du membre du personnel. Tous les paiements repris dans les ordres de paiement après le
31 décembre 2004 doivent être repris dans les déclarations fiscales de 2005 et des années suivantes. Si
ceux-ci ont trait à des prestations antérieures au 1er janvier 2005, ces paiements doivent être considérés
comme des arriérés, à l’exception des salaires des anciens agents fédéraux et des membres du personnel
des nouveaux statuts pour le mois de décembre. La date de l’ordre de paiement détermine la période
fiscale de la déclaration.




20
     Les codes économiques pour les dépenses de personnel sont repris dans l’annexe I de la circulaire PLP28.
Traitement des salaires de la police
18
4 . 2. 1 . 8 . BAREME DE CALCUL POUR LE CALCUL DU TRAITEMENT DE BASE
Ce champ reprend le barème de calcul pour l’intéressé. Pour la codification de ce champ il peut être fait usage de
la codification utilisée par le SCDF.
4 . 2. 1 . 9 . DATE D’ANCIENNETE DU BAREME DU TRAITEMENT DE BASE
Ce champ reprend la date d’ancienneté du barème du traitement de base.
4 . 2. 1 . 1 0 . MONTANT ANNUEL DU TRAITEMENT DE BASE
Ce champ contient le montant annuel à 100% calculé en fonction du barème et de la date d’ancienneté du barème
du traitement de base.
4 . 2. 1 . 1 1 . BAREME DE SAUVEGARDE
Ce champ reprend le barème de sauvegarde pour l’intéressé. Pour la codification de ce champ il peut être fait
usage de la codification utilisée par le SCDF. Ce barème n’est plus modifié. Le barème de sauvegarde est en
extinction et s’applique dans le nouveau statut à des membres du personnel avec la sauvegarde de l’ancien statut.
4 . 2. 1 . 1 2 . DATE D’ANCIENNETE DU BAREME DE SAUVEGARDE
Ce champ contient la date d’ancienneté du barème de sauvegarde et cette date n’est plus modifiée
4 . 2. 1 . 1 3 . MONTANT ANNUEL DU TRAITEMENT MINIMUM
Ce champ reprend le montant annuel, calculé à 100%, en fonction du barème de la date d’ancienneté du barème
du traitement minimum.
4 . 2. 1 . 1 4 . VALEUR/NUMERATEUR DE L’ELEMENT SALAIRE
Cette donnée peut contenir une valeur (le montant non indexé sur une base journalière, mensuelle ou annuelle),
un certain nombre de prestations (allocations telles que heures prestées au cours du week-end, travail de nuit,
heures supplémentaires ou indemnités tels que les kilomètres parcourus) ou un code (indemnités pour les repas,
fraction de prestation, personnel travaillant à temps partiel). Pour la codification de ce champ, il peut être fait
usage de la codification utilisée par le SCDF, éventuellement à compléter.

Recommandation 24. L’adjonction du barème, de l’ancienneté, du montant du traitement annuel, du
montant du traitement minimum et d’une valeur/compteur de l’élément salaire dans le fichier de base
représente un aspect de contrôle sur les composantes salariales. Ces mêmes codifications peuvent être
utilisées comme elles le sont déjà actuellement par le SSGPI et le SCDF et, en ce qui concerne la
valeur/compteur, il peut être fait usage des mêmes indices de valeur/compteur tels que ceux repris dans le
Fichier de paiement XXXX suppléments AAAAMM.

Recommandation 25. Les différentes sortes de codification et les diverses sortes de valeurs et de compteurs
que l’on peut rencontrer, ainsi que la manière de noter ces valeurs et ces compteurs, doivent être reprises
dans une note explicative à établir par le SSGPI et qui est notifiée par ce service aux zones de police. Lors
de toute modification en matière de codification ou en matière des sortes de valeurs et de compteurs, le
SSGPI doit établir une note explicative modifiée et la porter à la connaissance des zones de police.


Traitement des salaires de la police
19
4 . 2. 1 . 1 5 . MONTANTS BRUTS ET REGIME DE SOUMISSION
Le fichier de base reprend les montants bruts indexés, avec indication si ces montants sont soumis à la cotisation
des salariés en matière de pension et de cotisation à l’INAMI/ONSS. Le régime de soumission n’est pas
mentionné de manière séparée. Dans le cas où un montant est soumis à la cotisation des salariés en matière de
pension et/ou d’INAMI/ONSS, ce montant est directement ajouté respectivement à la base cotisation des salariés
en matière de pension et/ou à la base de cotisation des salariés en matière d’INAMI/ONSS.
4 . 2. 1 . 1 6 . COTISATIONS SALARIE PENSION ET INAMI/ONSS DANS PARTIE 1
Le fichier de base reprend, par composante salariale, les cotisations du salarié en matière de pension et
d’INAMI/ONSS. Le fichier de base prévoit un champ pour l’insertion d’autres cotisations des salariés qui
pourraient survenir dans le cadre d’une modification de la législation.
4 . 2. 1 . 1 7 . AVANTAGES EN NATURE
Le fichier de base reprend également un montant pour les avantages en nature et qui doit être ajouté à la base
imposable. Il peut s’agir en l’occurrence d’un logement gratuit au bénéfice de membres du personnel soumis à
l’ancien statut. Nous n’avons pas connaissance d’autres formes d’avantages en nature, qui seraient
éventuellement d’application à l’heure actuelle. La reprise de ce champ prévoit la possibilité d’ajouter d’autres
avantages en nature qui pourraient naître à l’occasion d’une modification de la législation et qu’il faudrait ajouter
à la base imposable.
4 . 2. 1 . 1 8 . MONTANTS IMPOSABLES ET NON IMPOSABLES
Le fichier de base reprend les montants bruts indexés, avec la mention si ces montants sont oui ou non
imposables. Les montants imposables et les montants non imposables sont repris séparément. Le montant
imposable est le montant sur lequel on calculera un précompte professionnel. Le montant non imposable est un
montant sur lequel on ne calcule pas de précompte professionnel.

4.2.2. DEUXIEME PARTIE DU MONTANT DE BASE
La deuxième partie donne le total, par membre du personnel, des composantes salariales, le total des cotisations
des salariés en matière de pension et d’INAMI/ONSS, le précompte professionnel du, la cotisation spéciale pour
la sécurité sociale, les diverses retenues et les montants à payer.
4 . 2. 2 . 1 . DESIGNATION PERIODE DANS PARTIE 2
Le fichier de base doit mentionner différentes indications de période.
Une indication dans la partie 2 du fichier de base est la période de reprise de l’élément salaire dans les
déclarations trimestrielles de l’ONSSAPL. Il peut s’agir d’une déclaration originale ou d’une déclaration
régularisée. L’attribution à une déclaration trimestrielle ne correspond pas nécessairement au moment du
paiement. La retenue par l’employeur du montant du par l’employé est reprise dans la déclaration trimestrielle à
laquelle se rapporte le paiement. Dans le cas d’une déclaration régularisée, l’attribution à un trimestre coïncide à
l’attribution d’origine de l’élément salaire ayant fait l’objet d’une régularisation. Etant donné que, lors de
l’accomplissement des obligations sociales par le SCDF, la période de l’ordre de paiement ne coïncide pas
nécessairement avec la période d’attribution à une déclaration trimestrielle, cette indication est indispensable
dans le fichier de base en ce qui concerne les déclarations d’origine ainsi que pour les déclarations régularisées.

La non concordance de la date de paiement avec la période de reprise dans la déclaration trimestrielle vaut
également pour le paiement des traitements de décembre des agents fédéraux et des membres du personnel qui
font partie du nouveau statut. En ce qui concerne ces traitements, bien qu’ils soient versés en janvier et qu’ils
soient imputés sur le nouvel exercice financier, il y a lieu de reprendre les retenues (cotisations de l’employé) sur
ces salaires dans le dernier trimestre de l’année écoulée21.
Traitement des salaires de la police
20
Recommandation 26. Le législateur prévoit qu’à l’occasion de chaque paiement, l’employeur doit retenir
les cotisations dues par l’employé. Ces retenues sont reprises dans la déclaration trimestrielle à laquelle se
rapporte le paiement et ces cotisations doivent être payées par l’employeur au plus tard le dernier jour du
mois suivant le trimestre auxquelles elles se rapportent. Toutes les cotisations dues par l’employé et qui
sont retenues par l’employeur sur les paiements repris aux ordres de paiement après le 31 décembre 2004,
à l’exception des traitements des anciens agents fédéraux et des membres du personnel du nouveau statut
pour le mois de décembre ainsi que les allocations et les indemnités versées en même temps que le
traitement, doivent être reprises dans les déclarations trimestrielles pour 205 et pour les années suivantes.
En ce qui concerne les régularisations, il y a lieu d’établir une déclaration trimestrielle de régularisation
avec renvoi au trimestre de déclaration d’origine.

Au cours des dernières années, il arrivait souvent que l’imputation à une déclaration trimestrielle ne coïncide pas
à la date de l’ordre de paiement. A cette occasion, on ne travaillait même pas avec des déclarations de
régularisation. A cause de ces déclarations tardives, des calculs de composantes salariales pour 2003 ont encore
été ajoutés à des déclarations trimestrielles de 2002.

Recommandation 27. La désignation de la période de reprise de composantes salariales dans les
déclarations trimestrielles de l’ONSSAPL est également une donnée de contrôle pour les années 2002,
2003 et 2004. Cette donnée devra être ajoutée par le SCDF aux aperçus annuels afin de pouvoir
démontrer la concordance entre les fichiers transférés pour le traitement comptable et les déclarations
faites par le SCDF auprès de l’ONSSAPL.



21
  La motivation de cette pratique administrative se retrouve à l’article 21 de l’AR du 28 novembre 1969 :
“La rémunération est rattachée à la période à laquelle elle se rapporte. Les sommes qui sont payées à l’expiration
d’un semestre ou d’une année et dont le montant n’excède pas 20% des autres rémunérations de ce semestre ou
de cette année, sont toutefois rattachées au trimestre au cours duquel elles sont payées ou au dernier trimestre au
cours duquel interviennent des jours de travail.
4 . 2. 2 . 2 . COTISATIONS DES SALARIES EN MATIERE DE PENSION ET D’INAMI/ONSS DANS PARTIEL 2
Le fichier de base mentionne le montant total, par membre du personnel, des cotisations des salariés en matière
de pension et d’INAMI/ONSS.
4 . 2. 2 . 3 . RETENUES
Lorsque nous parlons de retenues, il s’agit des diverses formes de retenue qui, selon leur présence ou non,
donnent lieu à une imputation budgétaire. Lorsque nous parlons, dans le présent contexte, de retenues, nous ne
parlons même pas des retenues sur salaire, des reports de salaire, de délégation salariale ni de médiation
collective de dettes. Vu la problématique particulière en la matière, ces formes de retenues font l’objet d’un
traitement distinct.

Dans le fichier de base, il y a lieu de faire une nette distinction entre les différentes formes de retenues, qui
doivent dès lors être reprises de manière distincte.

En cas de retenue sur salaire, il y a également lieu de faire une distinction entre les retenues concernant le
mandat pour lesquelles il faut également imputer une créance (=droit) budgétaire et des retenues pour lesquelles
il ne faut pas imputer de créance budgétaire.
Traitement des salaires de la police
21
Un premier exemple de retenues dans le mandat pour lesquelles il n’est pas prévu de créance budgétaire est
donné par des retenues du fait d’avances sur salaire versées auparavant22. Un deuxième exemple de retenues
similaires est donné par des retenues sur traitement à la suite du remboursement de traitement indûment versés et
qui sont alors, comme il sera mentionné plus loin dans le présent rapport, au moment où elles se présentent,
reprises comme un droit dans la comptabilité étant entendu que la retenue sera imputée en tant que perception
partielle ou totale sur ces droits. Pour ces deux exemples, les montants retenus sont repris sur les listes de
paiement comme étant à payer à la propre zone.

La retenue pour logement23 est également une retenue qui s’opère dans le mandat et dont le montant doit être
versé au comptable fédéral des recettes. A cette occasion, il n’est pas nécessaire d’imputer de droit
supplémentaire.

Un autre exemple de retenue dans le mandat : il s’agit des retenues pour chèques repas, pour lesquelles il y a
cependant lieu d’imputer un droit de récupération pour les chèques repas24.
Lors de la retranscription de l’application “Gestion de dettes” il y a lieu de tenir compte de ces différentes formes
de retenues.

4 . 2. 2 . 4 . SAISIES SUR SALAIRE, TRANSFERT DE SALAIRE ET DELEGATION SUR SALAIRE
La saisie sur salaire est une procédure de contrainte qui empêche l’employé de disposer de son salaire soit parce
que celui-ci a été bloqué (saisie de conservation) soit parce qu’il a été versé au créancier sur la base d’un titre
d’exécution.

Un transfert de salaire est un transfert du salaire entre les mains du créancier, sur la base d’une convention signée
entre l’employé et le créancier.

Une délégation sur salaire est une autorisation judiciaire qui est conférée à l’époux/épouse d’un(e) employé(e) en
vue de percevoir directement, une partie ou même la totalité du traitement. La délégation est accordée en
exécution du devoir de cotisation et d’entretien entre époux.

Le fichier de base prévoit un champ distinct pour les retenues sur salaire, le transfert de salaire et la délégation
sur salaire. Les montants des saisies sur salaire, de transfert de salaire ou de délégation sur salaire sont placés,
lors du traitement comptable, sur le compte général particulier 45820 et sur le compte individuel du membre du
personnel qui fait l’objet d’une saisie sur salaire, d’un transfert de salaire ou d’une délégation de salaire. Le
numéro de compte des tiers à qui la saisie sur salaire, le transfert de salaire ou la délégation sur salaire est versée
apparaît sur la liste de paiement.

Recommandation 28. Dans le cas où les retenues concernent la saisie sur salaire, le transfert de salaire ou
la délégation sur salaire, il y a lieu de reprendre ces montants dans le fichier de base et non pas
uniquement dans la Fiche XXXX comme c’est actuellement le cas.

Il peut également y avoir une saisie de conservation. Un champ distinct pour la saisie de conservation est prévu.
En ce qui concerne la procédure spécifique de saisie sur salaire, de transfert de salaire, de délégation sur salaire
et de saisie de conservation, nous renvoyons au point 8.1.6. “Règlement des litiges” du présent rapport.




22
   Les avances sont des montants versés anticipativement aux membres du personnel et qui n’ont pas encore fait l’objet d’un traitement
budgétaire et qui ne sont également pas encore repris dans les déclarations fiscales et sociales. Dans la comptabilité, les avances sont
imputées sur le compte général 46103, spécifiquement prévu à cet effet.
23
   La description reprise sur la Fiche XXXX porte encore le titre de “retenue logement gratuit”, alors que la notion de logement gratuit est
uniquement encore reprise dans l’ancien statut et qu’elle fait partie d’un cadre d’extinction. Dès lors, la description doit être adaptée.
24
   Les retenues pour les chèques repas sont d’application au sein des zones de police pour quelques membres du personnel Calog qui font
partie de l’ancien statut.
Traitement des salaires de la police
22
4.2.3. PARTIE 3 DU FICHIER DE BASE
La partie 3 donne la totalisation de la base pour les cotisation patronales en matière de pension et
d’INAMI/ONSS et donne le montant des cotisations patronales en matière de pension et d’INAMI/ONSS.

4 . 2. 3 . 1 LES COTISATIONS PATRONALES EN MATIER DE PENSION ET D’INAMI/ONSS
Ces champs reprennent les données en matière de cotisation patronale concernant les pensions et
l’INAMI/ONSS. Sur la base de ces données, il est possible d’établir dans la comptabilité les mandats pour les
cotisations patronales. Dans la pratique, il arrive également que le traitement comptable des cotisations
patronales ne se fait qu’au moment de la réception de la facture de l’ONSSAPL. Le dépassement des délais
légaux pour la déclaration de la part du SCDF à l’ONSSAPL en ce qui concerne les années 2002, 2003 et
actuellement aussi pour 2004 a eu pour conséquence que la fixation des crédits doit au moins se faire sur la base
de ces données25.

Dans le générateur de rapport, commenté plus loin dans le présent rapport, ces données complétées des données
des cotisations des salariés forment la base pour l’établissement d’un document nommé ‘facture ONSSAPL à
laquelle il faut s’attendre ’. Il n’entre pas nécessairement dans les intentions d’effectuer déjà les imputations
budgétaires sur la base de ces informations. C’es données sont extrêmement importantes pour le suivi de ces
données.

4 . 2. 3 . 2 . COTISATION DE SOLIDARITE POUR L’UTILISATION DU VEHICULE
La cotisation de solidarité est due par les employeurs qui mettent un véhicule à la disposition de leurs employés
et ce à des fins personnelles et individuelles. Par usage personnel et individuel, on entend les déplacements
personnels, ainsi que les déplacements entre le domicile et le lieu du travail. L’employeur est redevable d’une
cotisation de 33% sur l’avantage consistant en l’usage personnel et individuel d’un véhicule mis à disposition par
l’employeur26.

Le SSGPI a communiqué en décembre 2004, l’aspect de la cotisation de solidarité pour l’usage des véhicules de
service au comptable spécial. En ce qui concerne les zones de police, le collège de Police peut décider de mettre
à disposition, pour des raisons opérationnelles, un véhicule de service à la disposition de certaines personnes
pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail.
Ces déplacements, ainsi que les déplacements purement privés, doivent être signalés comme étant un avantage
de tout genre avec application d’une cotisation de solidarité à payer à l’ONSSAPL par l’employeur27.

4 . 2. 3 . 3 . SERVICE SOCIAL COMMUN
Le service social commun est un service collectif qui peut fournir une assistance matérielle à des membres du
personnel qui font partie d’administrations adhérentes dans le cadre de leur vie professionnelle ou privée. Le
service social commun peut octroyer des primes en cas de naissance, de pension ou de mariage, en cas de soins
ou d’opérations chirurgicales, médicales ou en cas de besoins en produits pharmaceutiques et autres.

Ce champ reprend le calcul de 0,15 % du traitement brut donné.

Le montant du pour le service social commun est repris sur la facture trimestrielle de l’ONSSAPL sous la forme
d’un calcul séparé. En ce qui concerne la cotisation du service social commun, on travaille également, depuis la
deuxième moitié de 2003, avec un système d’avances de fonds, comme pour les autres cotisations à
l’ONSSAPL.


Traitement des salaires de la police
23
Sur la base de ces données, les mandats pour les cotisations patronales peuvent être établis dans la comptabilité.
En pratique, il arrive que le traitement comptable des cotisations patronales ne se fasse qu’au moment de la
réception de la facture de l’ONSSAPL. Le dépassement des délais légaux par le SCDF pour la déclaration à
l’ONSSAPL en ce qui concerne les années 2002, 2003 et aussi 2004 a pour conséquence que la fixation des

25
   Le dépassement des délais pour les déclarations à l’ONSSAPL pour les années 2002 et 2003 est compréhensible, au vu des différentes
régularisations et des différents problèmes qui ont surgi.
26
   AR du 20 décembre 1996 portant des mesures en vue de l’introduction d’une cotisation de solidarité.
27
   L’ONSSAPL doit verser ce montant à l’ONSS-Gestion globale.
crédits doit au moins se faire sur la base de cette donnée. Sur la base de ces données, il est également possible de
contrôler la facture trimestrielle de l’ONSSAPL.

4.3. Traitement automatique ou semi-automatique du fichier de base
La fixation de la structure du fichier de base est, comme stipulé précédemment, d’une importance essentielle
pour un traitement automatisé ou semi-automatisé des composantes salariales dans la comptabilité des zones.
Cependant, la réalisation d’un traitement automatisé est confiée aux divers fournisseurs de logiciels.

Un traitement automatique des composantes salariales ne veut par dire que les composantes salariales doivent
être réintroduites dans un module de calcul du traitement. Il est erroné de dire que l’apport des composantes
salariales est important pour la réalisation des mandats. Ces derniers sont confectionnés pour le programme de
comptabilité, le fichier de base fournissant les informations qui constituent la justification de ces mandats.

Recommandation 29. Le traitement automatique du fichier de base ne signifie pas que les fournisseurs de
logiciels doivent retravailler le fichier de base; en aucun cas, il ne peut être basé, complété ou corrigé sur
la base des propres calculs des fournisseurs de logiciels, dont certains proposent également le calcul des
traitements parmi leurs services aux clients. Dans ce cas, des différences peuvent en effet se produire entre
les déclarations fiscales et sociales faites par le SCDF et les composantes salariales comptables. Ces
éléments doivent être repris dans une réglementation contraignante et celle-ci doit être communiquée aux
zones de police et à leurs fournisseurs de logiciels.

Le lien automatique ou semi-automatique doit prévoir un raccord entre, d’une part, les traitements nets à payer
ou à récupérer par membre du personnel – identifié dans le fichier de base par l’intermédiaire du numéro
d’identification – et, d’autre part, le numéro de compte individuel du membre du personnel selon la propre
structure de numérotation telle que prévue dans le RGCP.

Le lien automatique ou semi-automatique fera également mention des comptes des tiers : à cet effet, il y a lieu
d’utiliser les comptes tiers prévus au RGCP.

Traitement des salaires de la police
24
5. MISE EN PAGE DES DOCUMENTS DANS UN GENERATEUR DE RAPPORT
5.1. Introduction
Nous reprenons ici comme point de départ que les zones qui ne souhaitent pas travailler avec un traitement
automatisé doivent toujours être capables d’assurer le traitement dans la comptabilité et ce, sur la base des
documents qui leur sont fournis. Pour y parvenir, il est nécessaire de disposer d’un générateur de rapports afin de
permettre la mise à disposition du fichier de base sous une forme lisible. L’application "Bordeyne"28 sous sa
forme actuelle, ne peut pas être utilisée pour permettre aux zones de police de poursuivre la consultation et de
questionner le fichier de base. Il y aura lieu de rédiger un générateur de rapport spécifique, axé sur et utilisant les
données présentes dans le fichier de base.

Etant donné les points de départ 7 en 8, un projet de nouvelle mise en pages de documents a été élaboré ci-après.
Il s’agit en l’occurrence du résultat du générateur de rapport avec indication des différents éléments
d’information utiles pour l’intégration aisée des traitements, allocations et indemnités dans la comptabilité des
zones de police. Lors de l’élaboration concrète des différents documents, un réarrangement des rubriques est
possible. Il est cependant important de savoir que la description de la mise en page traduit la nécessité pour les
zones de police de disposer d’informations pour leur permettre d’intégrer le salaire dans leur comptabilité.

L’aspect de la fiche de salaire sera traité dans un point séparé.

5.2. Projet de nouvelle mise en pages
Un des documents nécessaires pour l’intégration des salaires dans la comptabilité est le mandat (ordre de
paiement) par article29 et par individu : il s’agit du total du montant à mandater par article et par individu

28
   Cette application a reçu le nom de son concepteur qui a entre-temps quitté le SCDF. Il s’agit d’une application d’accès, d’une grandeur de
1GigaByte et qui utilise le logiciel Access 2000 ou supérieur. Cette application n’est pas en “runtime” de sorte qu’il est également nécessaire
de disposer du logiciel Access.
29
   Sous article, il y a lieu de comprendre: la combinaison du corde fonctionnel, du code économique et de l’année de service de l’assignation.
(mandat individuel) ou par groupe d’individus (mandat collectif). Etant donné que le mandat est un document
généré par la comptabilité des zones de police au moment de l’imputation de la dépense, nous parlons donc
d’Annexes aux mandats en tant que documents justificatifs pour la comptabilité. Dans le cas présent, qui sera
commenté plus en détail au point 8.1.4., un des documents a produire est donc une Annexe pour créance agréée
par membre du personnel pour le remboursement de dépenses du personnel indûment payées.

Le Projet de nouvelle mise en pages contient les documents suivants30:

  Un aperçu détaillé du traitement par membre du personnel avec mention des différentes composantes
salariales, du calcul du brut au net et une partie reprenant des informations concernant les cotisations patronales.
Ce détail doit contenir toutes les informations qui doivent permettre au comptable spécial de remplir sa tâche de
contrôle quant à une rémunération équitable.

  Une globalisation, avec le choix de diverses périodes, des traitements des membres du personnel avec mention
des composantes salariales, le calcul du brut au net et la partie reprenant les informations en ce qui concerne les
cotisations patronales, et avec la possibilité d’obtenir différentes sortes de globalisation, comme par exemple une
globalisation par trimestre ONSS, une globalisation par année de service d’imputation ou une globalisation par
année fiscale. La combinaison d’une globalisation par trimestre ONSS avec la catégorie de travailleur, on arrive
à un document qui nous apprend à quelle facture de l’ONSSAPL on peut s’attendre aussi bien pour les
cotisations des salariés que pour les cotisations patronales.

  Les Annexes aux mandats31 avec un mandat distinct par article budgétaire, par année d’exercice et par année
d’imputation32. Les Annexes aux mandats doivent être délivrées de manière individuelle et collective. Le Projet
de nouvelle mise en pages contient un exemple d’un mandat collectif. La délivrance d’un mandat individuel sous
entend qu’il doit être possible de délivrer les Annexes aux mandats par individu.

     Une globalisation des Annexes aux mandats, par exercice financier.

  Un modèle de comptabilisation reprenant, d’une part, la mention des différents articles budgétaires par
exercice d’imputation et, d’autre part, la mention les salaires nets à imputer par membre du personnel, le
précompte professionnel global dû, le montant global du à l’ONSS et les retenues particulières.

Lors de l’impression des différents documents, diverses descriptions peuvent être ajoutées afin de faciliter la
lecture des documents. C’est ainsi par exemple, qu’outre la mention du code économique utilisé, on reprend
également une description de ce code économique.

Le Projet de nouvelle mise en pages est repris dans une Annexe au présent rapport final. Un certain nombre de
données chiffrées fictives ont été utilisées pour ce projet, ce qui donne plus de précisions en ce qui concerne les
différents documents de ce projet.




30
   Un premier Projet de nouvelle mise en pages a été transmis par mail aux membres de l’équipe en date du 25 août et il a été examiné en
séance à la date du 31 août. Le SCDF, par l’intermédiaire de Monsieur Wilfried Vanherzeele, a confirmé que la mise en page proposée ne
posait pas de problèmes particuliers et que cette mise en page était effectivement testée au moyen d’un fichier test. Les résultats ont été
montrés à l’époque, mais ils n’ont pas été mis à la disposition des membres de l’équipe.
31
   Il est question ici d’Annexes aux mandats, parce les mandats sont réalisés par les divers logiciels comptables, parce que chaque mandat
dans ces programmes se voit attribuer un numéro comptable et parce que les documents à fournir représentent une justification de ces
mandats.
32
   Le RGPC – article 1-13° définit le mandat (ordre de paiement) comme “l’ordre écrit par lequel le collège ordonne le comptable spécial de
verser la somme mentionnée à l’ayant droit désigné.
Traitement des salaires de la police
26
6. FICHES DE SALAIRE
L’impression des fiches de salaire par ordre de paiement et par membre du personnel et l’envoi de ces fiches de
salaire aux membres du personnel sont des attributions du SCDF. La base légale est représentée par l’article
140ter de la LPI, qui charge le SCDF du calcul des dépenses fixes qui concernent les membres du personnel de
la police intégrée. Cette mission comprend notamment (troisième alinéa):
   le calcul des salaires (1°)
   les déclarations imposées en matière sociale et fiscale (2° et 3°)
   l’exécution du paiement pour le compte de la zone et la transmission des éléments de paiement requis au
SSGPI (6°)
   le traitement des litiges (7°)
   et la rédaction des pièces comptables, des pièces de paiement et des pièces justificatives nécessaires (8°)

A l’heure actuelle, les fiches de salaire sont fournies, mais uniquement en cas de modification des composantes
salariales fixes et selon une mise en page qui ne correspond pas à la mise en page telle que proposée dans le
présent rapport.

Pour ce qui concerne l’impression des fiches de salaire, le SCDF doit faire usage du même fichier de base qui est
également mis à la disposition des zones de police. Un certain nombre de données sont toutefois jointes.

Les données à reprendre sur la fiche salariales sont les suivantes:

  Données d’identification du membre du personnel : nom, adresse, numéro d’identification, état civil.
  Date de la domiciliation (= date de la production).
  Données de contrôle : traitement annuel, rapport de prestation, index appliqué, échelle barémique, ancienneté
pécuniaire, catégorie ONSSAPL (code de catégorie du salarié).
  Données pour le calcul du précompte professionnel : situation familiale (époux/épouse, enfants, autres,
personnes handicapées).
  Composantes salariales: traitement, allocations et les valeurs et les compteurs de ces composantes salariales
  Nombre de jours en disponibilité, nombre de jours ONSS, nombre de jours de carence.
  Calcul du brut au net: total brut, précompte professionnel, cotisations du salarié en matière de pension,
cotisations du salarié en matière d’ONSS/INAMI, cotisation spéciale en matière de sécurité sociale, retenues
logements et autres retenues (avec mention de la nature/de la raison de la retenue).

Dans le cas d’une régularisation salariale, il y a lieu de produire les mêmes données et d’y ajouter la mention du
salaire payé pris en compte ou des avances payées.

La mise en page des fiches de salaire, à générer par l’intermédiaire du générateur de rapports, sont comparables
au document qui reprend, tout comme le Projet de nouvelle mise en pages, le détail des données de traitement
par membre du personnel. Cependant, la fiche de salaire reprend un certain nombre d’autres données, comme les
données pour le calcul du précompte professionnel, le nombre de jours de disponibilité, le nombre de jours
ONSS et le nombre de jours de carence.

La lecture de la fiche de salaire doit être facilitée par l’écriture d’un manuel succinct pour la compréhension des
fiches de salaire.

Les données des fiches de salaire sont contenues dans le fichier de base et sont également mis à la disposition de
l’employeur par l’intermédiaire du générateur de rapports.
Traitement des salaires de la police
27

7. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

7.1. Informations concernant les déclarations fiscale et sociale
Etant donné le point de départ 4, il faut que le fichier de base contienne des informations relatives au contrôle
des obligations fiscales et sociales et pour le contrôle des déclarations sociales et fiscales. Le fait de compléter
les obligations fiscales et sociales est repris comme étant une des tâches incombant au SCDF, ce qui n’empêche
pas que, sur la base de déclarations en matière de précompte professionnel et de déclaration ONSSAPL, il doit y
avoir une contrôle de correspondance avec les éléments qui ont été repris dans la comptabilité de la zone de
police, en particulier par le comptable spécial. Le SCDF doit fournir au comptable spécial des informations
concernant les déclarations qui ont été faites en auprès du service de Précompte professionnel et auprès de
l’ONSSAPL.

Un premier contrôle est contenu dans le nouveau fichier de base même : il contient les diverses composantes
afférentes aux cotisations des salariés et aux cotisations patronales. Sur la base de ces composantes, il est
possible d’établir un document “facture ONSSAPL attendue”.

Un deuxième contrôle est représenté par le fait que le SCDF transmet également les données de base de
déclaration à l’ONSSAPL, utilisés par ce département pour établir sa facture, au comptable spécial. Vu le point
de départ 5, le comptable spécial doit disposer d’informations complémentaires qui permettent de connaître les
paramètres des charges salariales et d’effectuer un contrôle additionnel sur celles-ci. La transmission de ces
informations au comptable spécial se fait au même moment que la déclaration de cette information à
l’ONSSAPL.

Recommandation 30. Au moment de la transmission à l’ONSSAPL des données devant servir à
l’établissement de la facture trimestrielle de l’ONSSAPL, ces données doivent également être transmises
au comptable spécial, qui peut alors effectuer un contrôle de concordance entre les montants déclarés et
les montants repris dans la comptabilité. En cas de constatation de différences, le comptable spécial doit
en informer par écrit le SSGPI et le SCDF. Le SCDF doit fournir une explication au sujet des différences
constatées au comptable spécial.

Recommandation 31 (provisoire). En ce qui concerne les années 2002, 2003 et 2004, le SCDF doit
transmettre au comptable spécial les données qui ont été transmises à l’ONSSAPL et que ce service utilise
pour établir ces factures trimestrielles.

7.2. Informations concernant les éléments de base pour le calcul du salaire
La mise à disposition d’informations relatives aux éléments de base pour le calcul du traitement se fait à l’heure
actuelle, uniquement lors de l’exécution de la régularisation2001. Cette information est mise à disposition par
l’intermédiaire d’un fichier appelé fichier de droits33.

Ce fichier de droit contient les informations suivantes:

  Données d’identification des membres du personnel (numéro de matricule et nom).
  Indication du/des mois pour lequel/lesquels on a signalé/octroyé les droits.




33
   La dénomination “fichier de droits” est trompeuse pour les comptables spéciaux, parce qu’ils attachent la signification “créance” au
concept “droit”. La dénomination pourrait de préférence être modifiée en “fichier de contrôle pour la calcul du traitement”.
Traitement des salaires de la police
28
  Les montants des composantes salariales: montant imposable, pécule de vacances, prime de fin d’année et
indemnités.
  Les éléments de base pour le calcul du droit mensuel: la nature du calcul, le code du statut, le genre de calcul,
le droit aux allocations de foyer et de résidence, l’échelle barémique de calcul, la date d’ancienneté, le traitement
annuel à100% et les éléments pour la sauvegarde du calcul.
  Fichier des suppléments.

Malgré la note explicative concernant le fichier de droits, le mode actuel d’enregistrement des données dans le
fichier de droit n’est bien compréhensible que dans la mesure où on a pris connaissance des codes utilisés par le
SCDF.

L’idéal serait que le comptable spécial puisse disposer du fichier de droits lors de chaque rôle de paiement afin
de lui permettre d’effectuer une mission de contrôle. Ce fichier doit être mis à disposition sous la dénomination
“fichier de contrôle des composantes pour le calcul du traitement”. La base sur laquelle se fonde le fichier peut
se retrouver dans le fichier de droits actuel. La note explicative de ce fichier doit être réécrite en utilisant un
langage plus compréhensible.

Recommandation 32 (provisoire). Il y a lieu de joindre un “fichier de contrôle des composantes pour le
calcul du traitement” à chaque rôle de paiement. Ce fichier de contrôle doit être accompagné d’une note
explicative qui donne une explication claire et précise des champs utilisés, des dénominations et des
abréviations et qui doivent être repris dans un manuel mis à jour en permanence.

Dans la partie 1 du nouveau fichier de base, on retrouve diverses données qui sont présentes dans le fichier de
droits et qui sont utiles pour le contrôle du calcul du traitement. La fourniture d’un “ fichier de contrôle des
composantes pour le calcul du traitement ” sera donc inutile dès qu’il sera possible de fournir le nouveau fichier
de base.

Recommandation 33. La partie 1 du nouveau fichier de base contient différents éléments pour le contrôle
du calcul du traitement et ce fichier est remis au comptable spécial, conformément à la Recommandation
41 .

Bien que divers éléments pour le contrôle du calcul du traitement soient repris dans la partie 1 du nouveau fichier
de base, notamment le statut, l’échelle barémique et l’ancienneté, ce fichier ne contient pas toutes les données
personnelles qui peuvent influencer les calculs, comme la situation familiale (pour le calcul du précompte
professionnel), le nombre de jours de disponibilité, le nombre de jours ONSS, le nombre de jours de carence, etc.

La reprise de toutes les données qui peuvent avoir une influence sur le calcul provoque l’agrandissement du
fichier de base. Il n’entre également pas dans les intentions que, lors de chaque rôle de paiement, ces données
soient fournies aux zones de police ou à un prestataire de la zone de police pour l’exécution d’un nouveau calcul.

Les comptables spéciaux qui constatent des manquements dans le calcul du traitement34, doivent faire connaître
leurs constatations au Comité SSGPI, créé par l’article 149 quinquies LPI, inséré par la loi programme du 27
décembre 2004. S’il existe des doutes quant à l’exactitude du calcul du traitement, ce calcul doit être soumis à un
audit. Cet audit peut être demandé par le Comité SSGPI. Vu l’inquiétude actuelle régnant au sujet de l’exactitude
du calcul du salaire, ce point pourrait devenir une des premières missions qui seraient repris par le Comité
SSGPI




34
     Il s’agit en l’occurrence d’erreurs dans le calcul du traitement et non pas dans les données qui sont à la base de ce calcul du traitement.
Traitement des salaires de la police
29

Recommandation 34. S’il existe des doutes quant à l’exactitude du calcul du traitement, ce calcul doit être
soumis à un audit. Cet audit peut être demandé par le Comité SSGPI.

Le service du personnel de la zone de police doit disposer d’un dossier du personnel par membre du personnel de
la zone de police dont question. Ce dossier du personnel doit être disponible pour information pour le comptable
spécial et ce dans le cadre de sa mission de contrôle. Il est faux de croire que la mise en service du SSGPI fera en
sorte que les services du personnel des communes n’auront pratiquement plus de travail en ce qui concerne le
personnel de police dans une zone à une commune et cela vaut également pour les zones à communes multiples.
Le SSGPI fournit une importante mission d’assistance pour la poursuite du traitement des données fournies par
les zones de police, mais il est un fait que la zone de police est et reste l’employeur et que la gestion des dossiers
de personnel continue à être de la responsabilité du collège de police en tant qu’organe exécutif de la zone de
police. La mission de contrôle dévolue au comptable spécial concerne la régularité des dépenses ordonnées par le
collège de police. Les dispositions de l’article 140octies LPI qui stipulent que le SSGPI doit garder une copie du
dossier de traitement pour chaque membre du personnel rémunéré ne peut pas signifier que la zone de police ne
gère pas elle-même son propre dossier du personnel. Cette disposition est même reprise dans l’additif ‘copie du
dossier de traitement’.

7.3. Informations concernant le calcul de la subvention sociale II
Les dispositions relatives à la subvention sociale II sont contenues dans l’AR du 14 mai 2002. L’article 4 de cet
AR contient la formule pour le calcul de la subvention sociale II, et l’article 2 du même AR reprend les
composantes salariales auxquelles s’applique le calcul de la subvention sociale II.

Le résultat du calcul de la subvention sociale II est repris sur les factures trimestrielles de l’ONSSAPL. Ce
résultat est soustrait du montant total cotisations sociales dues par la zone de police pour le trimestre en cause.
La subvention sociale II est recalculée chaque fois que l’on effectue une régularisation sur les cotisations en
matière de sécurité sociale dues par la zone de police pour le trimestre en cause.

Etant donné qu’il s’agit ici de montants qui reviennent à la zone de police, cette dernière doit comptabiliser un
droit pour la subvention sociale II dans sa propre comptabilité et il est dès lors normal que la zone de police
souhaite disposer d’un contrôle sur le calcul exact subvention sociale II.

Une première forme de contrôle consiste en la réalisation d’une comparaison entre le calcul subvention sociale II
au moyen du module comptable et les résultats du calcul tels que ceux-ci apparaissent sur les factures
trimestrielles de l’ONSSAPL. Pour pouvoir exécuter un contrôle en profondeur sur le calcul de la subvention
sociale II, la zone de police doit disposer des données de bases pour le calcul de la subvention sociale II : il lui
est possible de les obtenir auprès de l’OPNSSAPL Etant donné que c’est le collège de police qui constate les
droits, ces données doivent être mises à sa disposition.

Recommandation 35. A la demande du collège de police, l’ONSSAPL doit mettre à la disposition de ce
collège toutes les données de base pour le calcul de la subvention sociale II. Ces données doivent être
transmises par trimestre et pour tous les trimestres demandés par le collège de police.

7.4. Informations concernant la prime syndicale
Aux termes de l’article 4,2°, de la loi du 1er septembre1980 relative à l’octroi et au paiement d’une prime
syndicale à certains membres du personnel du secteur public, la zone de police est également obligée de verser
une contribution destinée au paiement d’une prime syndicale. En ce qui concerne lez zones de police, il incombe
à l’ONSSAPL de percevoir et de recouvrer la susdite prime.
Traitement des salaires de la police
30

Les zones de police doivent payer, au plus tard pour le 30 juin de l’année en cours, une cotisation patronale
forfaitaire et annuelle pour leur membres du personnel qui, à la date du 30 juin de l’année écoulée, font partie
d’une des catégories suivantes : personnel statutaire, personnel stagiaire (statutaire ou non), personnel provisoire
(statutaire ou non) le personnel contractuel, le personnel de secours et les contractuels subventionnés.

Un support magnétique est fourni aux zones de police; il servira de déclaration pour ce qui concerne les
cotisations dues en matière de prime syndicale35. L’ONSSAPL fixe le montant de la cotisation due sur la base du
nombre de membres du personnel à la date du 30 juin de l’année préalable à l’année en cours.

Recommandation 36. Conformément aux dispositions légales, l’ONSSAPL doit fixer annuellement le
montant de la cotisation syndicale due et il doit communiquer ce montant aux zones de police afin de
permettre à celles-ci de remplir leur obligation de déclaration. Le montant du doit être payé au plus tard
pour le 30 juin de l’année en cours.

7.5. Informations concernant les accidents de travail
Le point 7 de l’article 66 stipule que le SCDF doit faire connaître le montant de base sur lequel il est possible de
calculer la contribution relative aux accidents de travail, comme fixé dans la loi du 3 juillet 1967 sur la
prévention ou la réparation des dommages résultant des accidents du travail, des accidents survenus sur le
chemin du travail et des maladies professionnelles dans le secteur public ainsi que par ses arrêtés d’exécution.

Au niveau de la fourniture des données, il y a lieu de faire une subdivision par catégorie de risque (employés,
travailleurs, membres opérationnels). Le calcul doit se faire sur la base de toutes les composantes salariales telles
que stipulées dans le contrat conclu avec l’assureur. Lors de la fourniture de ces données, il y a lieu de tenir
compte du montant plafond qui est déterminé annuellement. La déclaration doit mentionner le nombre total de
membres du personnel concernés par chaque catégorie ainsi que le nombre de jours de travail effectués par
membre du personnel et également les cotisations patronales.

7.6. Informations pour les prévisions du budget – module budgétaire
Le module budgétaire est une application Excel, développée par le SAT, qui effectue un pronostic à des fins
budgétaires des frais en matière de personnel. Il nous semble indiqué de transférer cette application au SSGPI et
de confier la gestion totale de cette application au dit SSGPI. Par gestion totale, nous entendons la mise à jour
permanente de l’application, son adaptation, l’élaboration d’un manuel pour son utilisation, l’organisation d’un
helpdesk pour l’utilisation de ce module, l’organisation de formations quant à l’utilisation de ce module et
également la poursuite du développement de cette application en format Excel ou autre.

Recommandation 37. Le module budgétaire actuel est confié à la gestion du SSGPI; ce dernier veille à la
poursuite du développement de cette application.

Le module budgétaire est un instrument qui est non seulement utile lors de l’établissement de la comptabilité
mais qui est également utile en cas de modification budgétaire et même lors de contrôles budgétaires périodiques
Pour l’établissement de pronostic budgétaire, ce module peut faire usage des données disponibles dans le fichier
de base. A cet effet, il y a lieu de créer un lien permettant l’introduction immédiate en mémoire des derniers frais
salariaux calculés et qui peut être complétés par des données utiles pour la réalisation de pronostics budgétaires.




35
  La déclaration peut également se faire sur la base d’un formulaire de déclaration. Dans ce cas, la zone de police doit demander elle-même
auprès de l’Office national le nombre de formulaires de déclarations vierges dont elle désire disposer.
Traitement des salaires de la police
31
Recommandation 38. Le SSGPI est chargé de prévoir un lien concernant des données relatives aux frais
salariaux dans le fichier de base et de veiller aux mises à jour ultérieures ainsi qu’au développement du
module budgétaire sur la base duquel les zones de police peuvent régulièrement adapter leurs pronostics
antérieurs.



Traitement des salaires de la police
32

8. PROCESSUS D’EXECUTION
8.1.1. SIGNALISATION DES DONNEES
Pour la signalisation des données au SSGPI, il existe plusieurs types de formulaires. Remplir différents
formulaires demande beaucoup d’efforts, les formulaires sont assez confus et les données signalées doivent
ensuite encore être intégrées, pour traitement ultérieur, dans le calcul du salaire ce qui augmente les chances
d’introductions fautives. Le formulaire L021 (indemnité pour repas) est notamment visé, dus moins c’est ce qui
ressort des réactions que nous avons reçues lors du rapport intermédiaire relatif à l’aspect ‘signalisation des
données’.

Nous n’avons pas examiné les processus de signalisation des données étant donné que cela ne faisait pas partie
de notre mission. Dans le cadre du traitement comptables des composantes salariales, nous devons cependant
nous intéresser au problème du traitement fautif des données, quelle que soit l’origine de la faute, ainsi qu’à la
constatation qu’à l’heure actuelle, il y a lieu d’effectuer encore de nombreuses régularisations, ce à la suite
d’erreurs lors de l’introduction, ce qui provoque une charge de travail supplémentaire pour l’ensemble de la
chaîne du traitement et du calcul des données.

Nous estimons que le fait de travailler avec une application intégrée pour la signalisation des données au SSGPI,
sans réintroduction centrale des données, constitue un pas important vers la réduction de la charge de travail, la
prévention d’erreurs au moment de l’introduction, la constatation des responsabilités en cas d’introduction
erronée des données et le contrôle des adaptations des données au moyen d’un logbook des données modifiées
dans l’application modifiée. Cette manière d’agir peut également mener à un traitement plus rapide des données
tout en ménageant un délai plus long pour l’intégration de données signalées. Cette considération est importante,
ce principalement dans le cadre de l’attention que nous demandons de réserver au prochain point concernant le
contrôle des fichiers proposés et de l’impact de ceux-ci sur le délai d’intégration des données signalées dans le
rôle de paiement.

Recommandation 39. Le processus de signalisation des données doit être analysé par le SSGPI afin de
parvenir à une simplification de l’introduction et du traitement des donnés signalées : dans une première
phase cela peut se faire en travaillant à l’obtention d’une standardisation des formulaires et à une
intégration de processus méthodiques de classement. Dans une deuxième phase, il sera nécessaire
d’investir dans une application intégrée permettant l’introduction des données dans l’application par les
zones de police et permettant également le contrôle et éventuellement l’adaptation de ces données par le
SSGIP, ce conformément à l’article 140octies de la LPI. De plus, l’utilisation d’une application intégrée
permettrait de mettre les données modifiées à la disposition des zones de police.

Recommandation 40 (provisoire). Le SSGPI doit traiter le formulaire L021 de la même manière que les
autres formulaires.

8.1.2. CONTROLE DES FICHIERS PROPOSES ET EXECUTION DU PAIEMENT
La zone de police est l’employeur et assume la responsabilité finale en ce qui concerne l’application de toutes les
obligations légales du chef de l’employeur. Le SSGPI et le SCDF ont une mission d’appui dans l’exécution du
traitement et des calculs du salaire. Le comptable spécial est chargé de vérifier si les dépenses sont légales et
autorisées. Ce n’est qu’après ce contrôle qu’il peut procéder à l’exécution du paiement des dépenses. Il est
important de comprendre et surtout de respecter ces rapports mutuels ainsi que les responsabilités respectives
dans la procédure des dépenses salariales.

Le collège de police établit les mandats, sur la base desquels le comptable spécial peut exécuter les paiements.
Avant d’établir les mandats, l’imputation de ces dépenses doit être effectuée dans la comptabilité.
Pour ce faire, le comptable spécial reçoit toutes les pièces justificatives.



Traitement des salaires de la police
33
Après examen de ces documents, le comptable spécial procède à l’imputation sur les comptes budgétaires et les
comptes généraux ou il renvoie les documents au collège dans le cas où il n’est pas d’accord avec les décisions
de celui-ci.

Le premier contrôle effectué par le comptable spécial se fait lors de l’imputation des dépenses. S’il n’est pas
d’accord, il renvoie les documents au collège. Le deuxième contrôle est effectué sur la base du mandat. Le
comptable spécial renvoie tout ordre de paiement non réglementaire au collège avec la mention du motif sur
lequel se fonde le refus de paiement.

Afin de pouvoir effectuer son premier contrôle, le comptable spécial doit disposer des documents nécessaires
avant l’établissement du mandat. Dans la procédure actuelle, tel n’est pas le cas. Le comptable spécial reçoit
l’ordre de paiement en même temps que les fichiers. Un délai pour l’exécution d’un contrôle fait défaut.
Procéder d’abord à l’exécution de l’ordre de paiement pour ensuite être obligé de procéder à une régularisation,
lors d’un prochain rôle de paiement revient à une manipulation de la procédure de dépense légale et de la
mission de contrôle que doit effectuer le comptable spécial.

En ce qui concerne le premier contrôle, le comptable spécial a besoin des données reprises dans la partie 1 du
nouveau fichier de base : on y trouve les montants bruts des diverses composantes salariales et des différentes
données qui permettent le contrôle de la régularité de ces composantes salariales.

Après l’exécution du premier contrôle, le comptable spécial peut procéder à l’imputation, après quoi le collège
de police peut établir les mandats. Bien que ce soit repris tel quel dans le RGCP, il s’agit plutôt d’une approche
théorique. En vue de pouvoir procéder à l’imputation, le comptable spécial a également besoin de données telles
que les différents comptes de tiers36 et il doit également être au courant des charges patronales inhérentes à ces
composantes salariales. En effet, le comptable spécial ne peut pas procéder à l’imputation si les crédits
nécessaires à cet effet ne sont pas disponibles. C’est pour cette raison que dans la pratique budgétaire,
l’imputation et l’établissement des mandats se font en même temps, ce alors que les mandats représentent une
étape administrative légale distincte au niveau des dépenses contenues dans la mission confiée par le collège de
police au de comptable spécial qui est de procéder au paiement des dépenses.

Pour le contrôle des dépenses, le comptable spécial peut alors disposer de toutes les parties du nouveau fichier de
base, à l’exception des retenues. Les comptables spéciaux, ou les services qui sont sous leur responsabilité,
doivent alors effectuer un contrôle du fichier de base et doivent ensuite, soit transmettre leur accord ou renvoyer
ce fichier au collège de police en cas de désaccord. Dans ce dernier cas, le collège de police doit demander au
SSGPI et au SCDF de refaire un nouveau calcul et ces services doivent renvoyer un nouveau fichier de base.

La scission du fichier de base en un fichier de contrôle, ce qui correspond à la partie 1 du nouveau fichier de
base, et un fichier d’exécution (toutes les parties du fichier de base), provoquerait également une programmation
séparée si cela était effectué en utilisation la méthode de travail actuelle. Raison de plus donc pour travailler
directement avec un fichier de base complet hormis les retenues, qui doivent encore être jointes sur la base des
calculs qui doivent être mis à disposition par le comptable des litiges, et la reprise de ces calculs dans la gestion
des plaintes. Cet aspect est repris plus loin au point 8.1.6.




36
   Lors de l’imputation des dépenses, on démarre également l’enregistrement dans la comptabilité générale, avec d’une part la reprise des
composantes salariales en tant que coût et d’autre part, la reprise des différents comptes de tiers ou autres comptes qui attestent à qui doit se
faire le paiement.
Recommandation 41. Pour effectuer son contrôle sur les dépenses salariales, le comptable spécial doit
disposer de toutes les parties du nouveau fichier de base, ce après l’exécution des calculs et à l’exception
de l’adjudication des retenues. Le comptable spécial confirme son accord ou son désaccord au SSGPI et
au SCDF. En cas d’accord, un fichier de base définitif est établi, avec adjudication des retenues. Ce fichier
de base définitif est transmis au comptable spécial qui procède à l’imputation de la dépense dans la
comptabilité de la zone de police. Le fait de donner ou de ne pas donner la confirmation de l’accord par le
comptable est une acceptation implicite du fichier de base.


Traitement des salaires de la police
34
Le fait de parcourir cette procédure nécessite une transmission plus rapide du fichier de base à la zone de police.
Il y a lieu de tenir compte de la possibilité d’un non accord, et de l’exécution d’un deuxième calcul (ou de
plusieurs calculs). Le fait que l’on dise que cela amène une charge de travail supplémentaire pour le SSGPI et le
SCDF ne contrebalance pas l’exécution par le comptable spécial d’un contrôle indispensable quant à la régularité
et à la légalité des opérations.

Recommandation 42. Il y a lieu de fixer un protocole pour l’approbation du fichier de base par le
comptable spécial de la zone de police, reprenant une description de la procédure à suivre, les délais
d’exécution et avec application de brèves lignes de communications. Le fichier de base doit être transmis
au comptable spécial, pour contrôle, au plus tard cinq jours ouvrables avant la date d’exécution de chaque
mois Le comptable spécial doit faire connaître son accord ou son désaccord. En cas de désaccord, le
comptable spécial doit transmettre, de manière uniforme, une copie de sa note au collège de police
accompagnée de ses observations, au SSGPI et au SCDF et ce dans un délai de deux jours ouvrables. Un
nouveau calcul doit être fait dans le courant des deux jours ouvrables suivants et le fichier de base définitif
doit être à nouveau envoyé au comptable spécial au plus tard un jour ouvrable avant la date d’exécution
de chaque mois Si le comptable spécial laisse passer le délai de contrôle de deux jours ouvrables, cela
signifie qu’il marque implicitement son accord avec le fichier de base. Si, après le nouveau calcul, le
comptable spécial n’est pas d’accord avec le fichier de base, il procède aux paiements pour lesquels il a
marqué son accord et il renvoie les données des paiements non effectués, avec ses remarques, au SSGPI et
au SCDF. Dans un délai de dix jours ouvrables et au moyen d’une concertation commune, la zone de
police, comptable spécial, le SSGPI et le SCDF doivent alors trouver une solution aux remarques faites
par le comptable spécial. Dans le cas où le comptable spécial n’effectue pas les paiements concernant des
retenues sur salaires, des transferts de salaire ou des délégations sur salaire, il transmet également ses
remarques à ce sujet au comptable des litiges ou, en cas d’acceptation de la Recommandation 46, au
SSGPI.

Recommandation 43. Dans le courant du mois de novembre de l’année précédant l’année calendrier, le
SCDF fixe la date d’exécutions de cette année calendrier. Cette date d’exécution est transmise à la de zone
de police, avec copie pour le comptable spécial.

Rappelons que pour la réalisation d’un fichier de base au moyen de la méthode de travail actuelle, un nouveau
calcul effectué par Monsieur Michel Schraepen est nécessaire étant donné que toutes les données ne sont pas
disponibles après l’exécution de la liquidation par le CIV-SCDF.

Recommandation 44. A la lumière de la Recommandation 41 et 42, il y a lieu pour le CIV et le SCDF de
conclure de nouveaux accords afin de parvenir à la réalisation du fichier de base. La méthode de travail
actuelle ne peut être maintenue.

8.1.3. COMPENSATIONS
Lors de l’exécution du rôle de paiement, le SCDF effectue des compensations, ce qui veut dire que des
composantes salariales qui doivent être payées sont diminuées par des régularisations sur des composantes
salariales payées auparavant.
Traitement des salaires de la police
35
En effectuant les compensations, le SCDF reste dans le type de paiement, à savoir une compensation pour le
paiement du traitement y compris toutes les allocations et les indemnités fixées, et une compensation pour le
paiement d’allocations et d’indemnités liées à la réalisation de prestations.

L’exemple d’application qui suit est donné par le SSGPI. La personne A a reçu, pour la période de référence
juillet août 2003, une allocation, pour une prestation de service supplémentaire qui correspond à 23 heures
supérieures. Lors du traitement des données transmises pour la période de référence suivante (septembre-octobre
2003), il appert que l’intéressé n’a en fait effectué que 18 heures supplémentaires pour la dernière période de
référence et donc que l’intéressé a indûment perçu 3 heures supplémentaires lors de la précédente période de
référence (23 au lieu de 20). Après traitement des données relatives à cette deuxième période de référence, la
personne A reçoit un paiement pour 15 heures supplémentaires (au lieu de 18).

S’il s’agit de calculs salariaux pour le même mois ou la même période de référence (pour les heures
supplémentaires) et si les montants y afférents n’ont pas encore été payés, ces derniers peuvent évidemment être
imputés en tant que tel par le SSGPI de sorte que la zone de police reçoit un calcul de salaire qui est exact.

S’il s’agit d’éléments du salaire qui ont déjà été payés au membre du personnel, ce qui est le cas le plus courant,
une compensation n’est pas admise. En effet, sauf dans le cas où le travailleur marque son accord, l’article 23 de
la loi du 12 avril 1965, qui est d’application au personnel de police indépendamment qu’il soit soumis à un statut
juridique de statutaire ou de contractuel, qu’il n’est pas permis d’imputer un paiement de l’indu précédent sur le
salaire du membre du personnel concerné. Cet article donne une énumération– limitative – des montants qui
peuvent être imputés sur le salaire (par exemple le surplus d’avances payées par l’employeur). Le surplus, par
exemple, d’heures supplémentaires payées (…) n’est pas repris dans ces éléments et ne peuvent donc pas (sauf si
le membre du personnel marque son accord) être retenues sur le salaire (ni sur les heures supplémentaires de la
période de référence suivante qui, en soi, appartiennent également au salaire de l’employé).

Recommandation 45. L’application de compensations sur les composantes salariales lors de l’exécution
des calculs par le SCDF n’est pas autorisé, sauf pour les cas limitativement énumérés à l’article 23 de la loi
du 12 avril 1965. Si des compensations sur des composantes salariales lors de l’exécution des calculs sont
quand même souhaitées, il y a lieu de créé un cadre légal en la matière.

8.1.4. RECUPERATION DE DEPENSES DU PERSONNEL INDUMENT PAYEES
A la suite de régularisations, et certainement à la lumière de l’interdiction de compensations ultérieures par le
SCDF de composantes salariales, il faut également réserver de l’attention à la récupération de dépenses du
personnel indûment payées37. A cet effet, il faut dans le cas présent indiquer clairement dans le fichier de base
que l’on sera confronté, dans la comptabilité, à l’enregistrement d’une créance reconnue pour le paiement de
dépenses du personnel indûment payées.

La récupération de dépenses du personnel indûment payées doit être imputée comme un droit sur le code
économique 106-02, prévu à cet effet, indépendamment de la composante salariale à laquelle se rapporte la
régularisation. La régularisation d’une composante salariale sera reprise dans le fichier de base comme un
montant précédé du signe -. Un champ distinct ‘numéro de série de correction’ est prévu pour désigner le calcul
sur lequel porte la régularisation.




37
  L’application de compensations par le SCDF a souvent évité la mise en place d’une procédure de récupération de composantes salariales
indûment payées, et ce certainement dans les cas relatifs à des indemnités liées à la fourniture de prestation et à des allocations pour une
certaine période de référence, qui ont été compensées par des indemnités liées à la fournitures de prestations et à des allocations concernant
une période de référence suivante.
Traitement des salaires de la police
36
Dans le générateur de rapports, l’apparition d’une régularisation entraînant un montant négatif à payer doit
donner lieu à l’élaboration d’un document « récupération des montants payés indûment », qui figure en Annexe
dans le droit à recette. Les droits à recette sont établis par tiers individuel.

Conformément à la disposition de l’article 42 §1er du RGCP, la comptabilisation du droit relève de la
compétence du collège de police. Le collège de police est tenu de procéder au recouvrement dès qu’il est informé
d’un paiement dû à la zone. Ce n’est que si un fondement juridique distinct qui l’y autorise que le collège peut
décider de procéder au dégrèvement et à la remise.

Le recouvrement des montants dus à la zone est une mission du comptable spécial. Conformément à la
disposition de l’article 52, §1er du RGCP, le comptable spécial porte en non-valeurs les dégrèvements et remises
dûment autorisés par le collège de police, qui lui notifie les autorisations. Cette disposition est uniquement
valable lorsque le dégrèvement ou la remise repose sur un fondement juridique ou une disposition distincte.

Pour le recouvrement des montants dus à la zone, le comptable spécial doit s’adresser directement à l’intéressé.
Ce dernier peut directement payer les montants dus ou demander un remboursement échelonné des montants
dus. Si l’intéressé souhaite que le remboursement s’organise en fonction d’un plan de remboursement bien
déterminé par le biais de retenues sur les calculs de traitements suivants, le comptable est tenu de conclure un
accord avec l’intéressé et d’inclure les modalités de cet accord dans la gestion des dettes.

Dans le fichier de base, il est prévu un champ distinct pour les retenues sur des composantes salariales indûment
payées. A chaque remboursement, le montant reçu servira à l’apurement de la créance résiduelle.

Sans nous prononcer sur la possibilité juridique de la remise de dette par le conseil de police ou le collège de
police, il convient de procéder correctement, en cas de remise de dette, sur le plan fiscal, social et judiciaire. Un
paiement de l’indu non récupéré se voit conférer le caractère d’une libéralité, voire selon nous de salaire, et il
doit être soumis aux obligations sociales et fiscales.

Les données introduites et les calculs effectués par le SSGPI et le SCDF doivent correspondre à la situation
réelle des droits de chaque membre du personnel. Lorsque les calculs révèlent un paiement de l’indu, le
recouvrement du montant incombe alors au comptable spécial. Si le conseil de police ou le collège de police
optent valablement pour la remise de la dette et que le comptable spécial ne s’y oppose pas, le SSGPI et le SCDF
doivent veiller à la bonne application des obligations sociales et fiscales. Ils doivent à cet effet être tenus au
courant de la décision de remise de dette.

8.1.5. GESTION DES DETTES ET REGLEMENT DES DIFFERENDS
Nous associons l’aspect relatif à la gestion des dettes au règlement des différends.

A la suite du paiement d’avances, en cas de paiement de l’indu ou de retenues pour logement ou chèques-repas,
il convient d’effectuer un remboursement à la zone de police.

En cas de saisie sur salaire, de cession de rémunération et de délégation de revenus, il faut que des retenues
soient payées à des tiers en application de la réglementation spécifique.

Tous les montants devant être retenus doivent être déduits du salaire des membres du personnel concernés au
moment de la création de l’ordre de paiement. Ils doivent pour leur part être versés à la zone de police ou aux
tiers destinataires.

Le suivi de l’ensemble de ces retenues doit s’opérer dans l’application actuelle de la ‘gestion des dettes’ du
SCDF. Cette application doit permettre de faire une distinction entre les différentes formes de retenues.
Traitement des salaires de la police
37
Cet aspect est important en termes comptables dans la mesure où certaines retenues doivent uniquement être
comptabilisées par rapport à des créances résiduelles. D’autres retenues doivent encore être enregistrées comme
droit de recouvrement. Cette distinction figure également dans la Structure du fichier du nouveau fichier de base.

Recommandation 46. A l’aide d’une application ‘gestion des dettes’, le SCDF opèrera un suivi des
différentes formes de retenues et tiendra à jour les données de plans de remboursement de dettes
résiduelles de membres du personnel de la zone de police, dues à la zone de police ou à des tiers
destinataires. Sur la base de la ‘gestion des dettes’, les différentes retenues sont insérées dans les champs
du fichier de base, prévus à cet effet.

En cas de saisie sur salaire, de cession de rémunération et de délégation de revenus, les montants à retenir
doivent être communiqués par le comptable fédéral des fonds en souffrance à la trésorerie. Ce comptable doit
dès lors être informé du salaire net dû, sur la base duquel il est possible de déterminer quels montants doivent
être payés, à qui, selon quelles limites et quel degré de priorité. Dans le processus d’exécution, il nous paraît
indiqué qu’à la suite de l’exécution du paiement, le même fichier de base, qui est transmis au plus tard le 20 de
chaque mois au comptable spécial pour contrôle, soit également transmis au comptable fédéral des fonds en
souffrance. Sur la base de ce fichier de base, le comptable fédéral des fonds en souffrance peut communiquer les
montants à retenir, certes dans un délai de quatre jours ouvrables, au SCDF qui inclura alors ces montants dans
l’application ‘gestion des dettes’.

Recommandation 47. Le comptable des fonds en souffrance reçoit, au plus tard cinq jours ouvrables
préalablement à la date d’exécution de chaque mois, le fichier de base sur la base duquel peut s’opérer le
calcul des saisies sur salaire, cessions de rémunération et délégations de revenus. Dans un délai de quatre
jours ouvrables, le résultat de ses calculs est transmis au SCDF avec indication de la codification des
retenues, qui inclut ces montants dans l’application ‘gestion des dettes’.

L’exécution, par le comptable fédéral des fonds en souffrance, des calculs des saisies sur salaire, cessions de
rémunération et délégations de revenus, entraîne un prolongement du processus d’exécution et l’intervention
d’une nouvelle instance dans l’exécution du calcul du salaire. Etant donné les délais particulièrement courts pour
l’exécution des travaux et le fait que les saisies sur salaire sont immédiatement exécutables, il convient
d’envisager de confier le calcul des saisies sur salaire, cessions de rémunération et délégations de revenus au
SSGPI. Le comptable fédéral des fonds en souffrance n’intervient dès lors plus dans le processus d’exécution. Le
comptable fédéral des fonds en souffrance met son module de calcul à la disposition du SSGPI.

Recommandation 48. Le SSGPI reçoit, au plus tard cinq jours ouvrables préalablement à la date
d’exécution de chaque mois, le fichier de base sur la base duquel peut s’opérer le calcul des saisies sur
salaire, cessions de rémunération et délégations de revenus. Dans un délai de quatre jours ouvrables, le
résultat de ses calculs est transmis au SCDF avec indication de la codification des retenues, qui inclut ces
montants dans l’application ‘gestion des dettes’.

Toute forme de saisie sur salaire doit être signifiée à l’employeur. C’est donc le comptable spécial de la zone de
police qui est légalement en charge de l’exécution de la saisie sur salaire.

Recommandation 49. Entre le comptable spécial et le comptable fédéral des fonds en souffrance ou, en
application de la Recommandation 48, le SSGPI, il convient d’établir une directive en vue d’un échange
rapide d’informations relatives aux saisies sur salaire, cessions de rémunération et délégations de revenus
signifiées à l’employeur. En ce qui concerne les saisies sur salaire, cessions de rémunération et délégations
de revenus, il faut prévoir un document distinct qui contienne les informations nécessaires au suivi, par le
comptable, des aspects particuliers des saisies sur salaire. Ce document doit également permettre au
comptable de vérifier au moins que les saisies sur salaire répondent à la réglementation légale. Le
comptable spécial doit avoir la confirmation de l’exécution du paiement. Le comptable spécial doit
informer le comptable fédéral des fonds en souffrance ou, en application de la Recommandation 48, le
SSGPI, s’il a encore procédé à des retenues après réception du fichier de base définitif.
Traitement des salaires de la police
38
Traitement des salaires de la police
39
9. EXÉCUTION
La description, dans le présent rapport, d’une structure du fichier et du lay-out des documents est une partie
essentielle de la mission qui nous a été confiée. C’est la raison pour laquelle la fourniture d’un fichier de base par
le SCDF selon la structure de fichier décrite, la remise d’un générateur de rapport et la réalisation de la fiche de
salaire n’ont pas encore été effectuées.

9.1. Capacité en personnel mobilisable - SCDF
Dans l’actuel processus de traitement des salaires visant à aboutir à la fourniture de fichiers de paiement et de
documents en vue d’un traitement comptable des différentes composantes salariales, la principale difficulté
réside dans le manque de capacité en personnel mobilisable par le SCDF.

Un élément frappant réside dans le fait que la constatation d’un manque de capacité en personnel mobilisable
peut être confirmée par nous à l’aide d’observations pendant la durée de notre mission, mais ce n’est en aucun
cas notre mérite. Cette constatation a été abordée à plusieurs reprises au cours des discussions qui ont précédé
l’exécution de notre mission et ce, dans différents groupes de travail et lors de réunions de concertation. On peut
ainsi lire, dans un rapport du 20 juin 2003 du groupe de travail ‘Collaboration SSGPI-SCDF- comptables locaux:
schéma du processus, analyse et adaptation de l’output’ : « le tendon d’Achille se trouve au SCDF […]; ce
service est en effet sous-équipé en termes structurel et doit faire face, outre un manque de capacité général, à une
pénurie de spécialistes qualifiés”.

Pour offrir une solution intermédiaire en attendant de combler structurellement le manque de personne, dix
membres du personnel ont été mis depuis janvier 2002 à la disposition du SCDF par la police fédérale. Il s’agit
du programmeur responsable de tous les calculs, de quatre informaticiens et de cinq collaborateurs
administratifs. Dans le cas des informaticiens, on constate une alternance cours de la période précédente, les
collaborateurs administratifs sont généralement mobilisés dans le cadre du fonctionnement du SCDF et ce,
conformément aux accords conclus auparavant entre le SCDF et le Police fédérale (Gendarmerie) au moment du
transfert au SCDF de la mission pour les calculs des salaires des anciens gendarmes.

Ce renforcement a reçu un caractère pervers. Le traitement des résultats du calcul afin d’aboutir à la réalisation
de fichiers et des documents nécessaires est devenu trop dépendant des travaux d’un des informaticiens,
Monsieur Michel Schraepen.

Malgré ce renforcement, différents problèmes signalés auparavant ont été résolus ad hoc et ne l’ont pas encore
été. La longueur des délais appliqués par le SCDF pour aboutir à une solution est inacceptable. Force est
également de constater que le SCDF utilise la technique de la « rustine » au lieu de solutions structurelles pour
l’ensemble.

Au moment de la rédaction du présent rapport final, six sur les dix fonctions attribuées ont été pourvues (dont
deux informaticiens). On pourrait s’attendre à ce que le SCDF soit, au vu de ce renforcement en personnel, en
mesure de remplir sa mission telle que prévue dans la législation et décrite plus en détail dans le présent rapport.
Nous émettons néanmoins des réserves à ce sujet.

9.1.1. REALISATION DU FICHIER DE BASE
Pour la réalisation du fichier de base, comme décrit dans le présent rapport, le SCDF devra consentir des efforts
particuliers. Les efforts nécessaires afin d’aboutir à un processus de traitement structuré n’ont en effet pas bien
été estimés par le passé, ils ont été selon nous sous-estimés par le SCDF et n’ont, en tout cas, pas fait l’objet
d’une analyse. Le SCDF s’est par le passé et jusqu’à présent placé dans une position de dépendance de tiers, ce
qui a constitué un motif du non-respect des accords.
Traitement des salaires de la police
40
La réalisation d’un fichier de base et l’élaboration d’un protocole doivent s’opérer dans un délai raisonnable qui
peut être fixé à deux mois. Pour ce faire, il convient d’établir un planning de projet et il semble indiqué de faire
rapport, à intervalles réguliers, de l’avancement de ce projet.
Avant que ce fichier de base ne soit mis à la disposition de toutes les zones de police, les tests nécessaires
doivent être effectués sur la base de données d’un nombre limité de zones de police.

Recommandation 50. Le SCDF doit mettre le fichier de base à disposition dans un délai raisonnable de
deux mois, après acceptation de la présente recommandation. Pour la réalisation de cette mission, le
SCDF doit établir un planning de projet qui doit être suivi par une partie tierce.

Recommandation 51. En cas de non-réalisation de cette mission dans le délai imparti de deux mois ou sur
la base de constatations négatives lors du suivi du projet, il y a lieu d’envisager de confier cette mission au
SSGPI qui fera appel à cet effet à un fournisseur externe.

9.1.2. REALISATION D’UN GENERATEUR DE RAPPORTS
Sous sa forme actuelle, l’application "Bordeyne"38 ne peut pas être utilisée pour la consultation et le sondage
ultérieurs. Cette application ne peut pas être utilisée comme générateur de rapports du fichier de base et devra
être réécrite. La réalisation d’un générateur de rapports doit avoir lieu dans un délai raisonnable, qui peut être
fixé à quatre mois à compter de l’approbation formelle de cette recommandation du rapport. Pour la réalisation
d’un générateur de rapports, un planning de projet doit être établi et il semble indiqué de faire rapport, à
intervalles réguliers, de l’avancement de ce projet. Avant que ce générateur de rapports ne soit mis à la
disposition de toutes les zones de police, les tests nécessaires doivent être effectués sur la base de données d’un
nombre limité de zones de police et un certain nombre de zones de police doivent transmettre leurs réactions et
leur opinion, en tant qu’utilisateurs-testateurs du générateur de rapports.

Recommandation 52. Le SCDF doit rédiger un générateur de rapports qui permet que les documents, sur
la base de la lecture du fichier de base, soient fournis selon le lay-out tel que proposé dans le présent
rapport. Pour la réalisation de cette mission, le SCDF doit établir un planning de projet, qui doit être suivi
par une partie tierce. Le générateur de rapports doit être mis dans un délai raisonnable de quatre mois,
après acceptation de la présente recommandation, à la disposition de la zone de police.

Recommandation 53. Avant le début de la mission explicitée par la Recommandation 50, le SCDF doit
examiner s’il ne doit pas faire appel, pour la réalisation de l’élaboration d’un générateur de rapport, à un
prestataire externe qui dispose d’une expérience en matière de traitement des salaires pour les
administrations locales. Le SCDF peut le décider en toute indépendance, mais il assume l’entière
responsabilité de sa décision.

Recommandation 54. En cas de non-réalisation de cette mission dans le délai imparti de quatre mois ou
sur la base de constatations négatives lors du suivi du projet, il y a lieu d’envisager de confier cette mission
au SSGPI qui peut à cet effet faire appel à un fournisseur externe.




38
  Cette application a reçu le nom de son concepteur, qui a entre-temps quitté le SCDF. Il s’agit d’une application Access de la taille
d’1GigaByte, qui utilise le programme Access 2000 ou une version supérieure. Cette application n’est pas runtime, de sorte que l’utilisateur
doit toujours disposer du programme Access.
Traitement des salaires de la police
41
9.1.3. REALISATION DE FICHES DE SALAIRE

La réalisation de fiches de salaire sur une base mensuelle est, telle que décrite au point 6, clairement une mission
du SCDF. Cette mission ne peut être remplie qu’après réalisation du fichier de base et élaboration d’un
générateur de rapports. Mis à part la réalisation du générateur de rapport, il convient de ne pas négliger l’aspect
lié à l’impression de la fiche de salaire pour tous les membres du personnel de la zone de police avec une grande
fréquence (mensuelle). Ce point est traité au point 9.2.3. ‘Capacité d’impression des fiches de salaire’.

9.2. Moyens SCDF
9.2.1. MOYENS TECHNIQUES
Au cours de l’exécution de notre mission, on a à plusieurs reprises signalé le manque de moyens techniques
nécessaires au bon déroulement du processus de traitement. Il n’est que trop peu tenu compte, par ailleurs, du
besoin de stockage des données. Ces signaux n’ont pas été examinés plus en détails par nos soins, dans la mesure
où ils ne font pas partie de notre mission, mais peuvent entraver la réalisation de différentes recommandations et
requièrent dès lors notre attention.

9.2.2. MISE A DISPOSITION DES FICHIERS
Il a été créé une application qui permettra d’insérer dans un répertoire le fichier de base destiné aux zones (via
Vera, le réseau de la province du Brabant flamand) et qui permettra aux zones de télécharger leurs fichiers par le
biais d’un environnement sécurisé. Cet environnement sécurité permettra un suivi des personnes qui ont ou n’ont
pas eu accès à l’environnement sécurité, de celles qui ont ou n’ont pas téléchargé de fichiers. Il sera également
possible par ce biais d’envoyer, par mail, un avertissement chaque fois que de nouveaux fichiers sont
disponibles. Cette application était, début novembre 2004, encore dans une phase d’essai et différentes zones
étaient concernées par ce test. Les résultats actuels de cette phase d’essai ne nous sont pas connus au moment de
la rédaction du présent rapport final, notre demande à ce sujet étant restée sans réponse.

9.2.3. CAPACITE D’IMPRESSION DES FICHES DE SALAIRE
La capacité d’impression actuelle des fiches de salaire, et non pas uniquement en cas de modification comme
c’est le cas actuellement, est insuffisante. L’actuelle machine à envelopper, qui ne permet dans les circonstances
actuelles, qu’une page par enveloppe, est également insuffisante. Pour l’heure, et déjà depuis 2003, des tests sont
réalisés sur une nouvelle machine à envelopper. Les tests réalisés sur cette machine sont dans la phase de la
procédure de sélection. La situation précise de ces tests ne nous est pas encore connue.

Le SCDF n’a pas été clair sur la question de savoir si les moyens budgétaires nécessaires ont été prévus pour les
frais d’envoi.
Traitement des salaires de la police
42
10. PROBLÈMES EN SUSPENS
Sous ce point, nous reprenons de nombreux problèmes en suspens en ce qui concerne le traitement des salaires
des années précédentes qui doivent encore être résolus par le SCDF et pour lesquels le renforcement des effectifs
et les récents engagements de personnel sont plus que nécessaires. Dans le bref délai qui nous a été imparti pour
notre mission, nous avons pu constater que le SCDF avait fait la promesse de répondre aux questions dans le
délai fixé, mais que le travail promis n’a été réalisé qu’après expiration du délai, voire pas du tout.

10.1. Pécule de vacances 2002
Le pécule de vacances 2002 doit, après exécution de la régularisation de 2001, encore être recalculé. Il
conviendra de tenir compte, lors de ce calcul, des avances qui ont déjà été payées par les zones de police à leurs
membres du personnel.

10.2. Nouveau calcul à la suite de la modification de la grille des salaires
Pour 2002 et pour les années suivantes, il faudra que s’opèrent de nouveaux calculs à la suite de la constatation
définitive de la grille des salaires et de l’éventuelle modification de cette grille.

10.3. Informations concernant les accidents de travail
Les informations nécessaires relatives aux accidents de travail, décrites au point 7.5, doivent encore être fournies
pour les années précédentes par le SCDF.

10.4. Paiement à la police locale proprement dite
Sur le fichier de l’ordre de paiement, on doit voir apparaître des montants de paiement à la zone à proprement
parler, qui n’ont pas trait aux montants des retenues figurant dans les mandats. L’ajout de montants par exemple
pour une régularisation du précompte professionnel au niveau des dépenses et des recettes ne peut plus s’opérer
sur le fichier de l’ordre de paiement. Ces montants doivent, le cas échéant, être supprimés.

10.5. Régularisation des catégories erronées de travailleurs
Il convient encore d’établir des déclarations régulatrices de l’ONSSAPL en raison de l’erreur récurrente au
niveau de l’attribution des catégories de travailleurs. Ce problème se pose à partir de 2002.

10.6. Factures ONSSAPL
Sur la base des contrôles effectués par l’ONSSAPL, il faut s’attendre à des factures de soldes pour les années
écoulées, qui doivent encore être traitées dans les calculs.

10.7. Allocations et indemnités de décembre 2001 liées aux prestations
Le problème des allocations et indemnités de décembre 2001 liées aux prestations – soumises ou non à
l’ONSSAPL – est encore un point à l’ordre du jour et n’a toujours pas été résolu.

10.8. Chèques-repas
Les retenues sur chèques-repas, pour lesquelles un droit de récupération de chèques-repas doit être comptabilisé,
s’appliquent aux zones de police pour certains membres du personnel Calog dans l’ancien statut. Pour les
chèques-repas, il faut encore effectuer une régularisation à partir de 2002.

Traitement des salaires de la police
43
11. CONSTATATIONS GÉNÉRALES
Lors de l’exécution de notre mission, nous avons mené des discussions, des concertations et avons échangé des
informations avec différents responsables locaux et fonctionnaires fédéraux. Sur la base de ces travaux, nous
formulons quelques constatations d’ordre général.

11.1. Jargon professionnel
Lors des discussions et dans les notes, on est souvent confronté à un jargon professionnel qui est loin de faciliter
et de clarifier la communication. Les fonctionnaires fédéraux parlent de TBX, Supan,… Les responsables locaux
parlent de mandats, de mandats négatifs, de codes économiques,… Moyennant quelques efforts, questions
mutuelles et travail d’étude, les comptables spéciaux et les fonctionnaires fédéraux, qui disposent souvent d’une
expertise spécifique, peuvent comprendre le sens des discussions. Mais pour différents collaborateurs
administratifs des zones de police, il s’agit d’un jargon professionnel qui est incompréhensible sans explications
complémentaires dans les notes et courriers. Ces collaborateurs administratifs sont souvent le bras droit du
comptable spécial qui doit s’appuyer sur eux pour remplir sa mission de contrôle. Mais également lors de
réunions entre « spécialistes », nous avons dû constater que les interventions allaient dans toutes les directions
pour finir par dire la même chose, avec d’autres termes et un autre jargon professionnel.

Recommandation 55. Dans la communication aux zones de police, l’utilisation du jargon professionnel
spécifique doit être évitée. Les notes et instructions doivent pouvoir être comprises par les collaborateurs
administratifs locaux qui, sans connotation péjorative, sont souvent de niveau D ou C et ne sont pas censés
être des spécialistes de la législation sociale et de la problématique des salaires.

Recommandation 56. Le SSGPI et le SCDF doivent régulièrement organiser des sessions de formation lors
desquels ils explicitent leur méthode de travail, les aspects particuliers du traitement des salaires, les
problèmes les plus courants en cas de signalement de données, l’application de la législation sociale et
d’autres aspects de la problématique des salaires. L’objectif de ces sessions de formation consiste à
permettre aux collaborateurs administratifs locaux de mieux comprendre l’environnement dans lequel ils
évoluent, ainsi que de donner un contenu à un service local du personnel.

11.2. Communication
Les zones de police reçoivent différentes communications relatives à des aspects de calcul et de traitement des
salaires de la part de différentes instances compétentes, ainsi qu’en ce qui concerne différents aspects. Les
communication sont transmises distinctement ou en combinaison au chef de corps de la zone de police, au
comptable spécial, aux collaborateurs administratifs de la zone de police, … Le volume et la diffusion des
différentes communications a pour conséquence qu’il devient difficile d’avoir une vue d’ensemble des différents
aspects du calcul et du traitement des salaires. Nous avons éprouvé cette difficulté dans l’exécution de notre
mission. Pour l’exécution de notre mission, nous avons cependant obtenu, dans la plupart des cas, les
informations demandées, mais en recherchant au préalable à qui nous devions en faire la demande et en
parvenant finalement à placer toutes les pièces du puzzle. Cette démarche est également attendue de notre part
dans l’exécution de cette mission. On ne peut attendre cela de la part des collaborateurs locaux dans les zones de
police.

Toutes les informations relatives au traitement et au calcul des salaires doivent être transmises au collège de
police en tant qu’organe exécutif de l’employeur.

Recommandation 57. Toutes les informations relatives au traitement et au calcul des salaires doivent être
transmises au collège de police en tant qu’organe exécutif de l’employeur.
Traitement des salaires de la police
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Recommandation 58. Toutes les informations relatives à la problématique salariale ayant un impact
financier éventuel pour la zone de police ou relatives aux aspects pécuniaires de la problématique salariale
doivent systématiquement être transmises en copie au comptable spécial.

11.3. Unité d’exécution
En ce qui concerne le calcul et le traitement des salaires, ces tâches sont confiées d’une part au SSGPI et d’autre
part au SCDF. La distinction entre ces deux instances n’est dans les faits pas toujours opérée par les zones de
police. Cette absence de clarté peut s’expliquer par le rôle d’appui joué tant par le SSGPI que le SCDF et la
perception de la notion de relation à la clientèle. Car il importe peu en réalité de savoir qui apportera la solution à
un problème spécifique à partir du moment où une solution est apportée au problème en question.

Lorsque l’on s’écarte de l’historique des missions conférées au SSGPI et SCDF, nous arrivons très vite à la
constatation que confier l’ensemble des tâches relatives au calcul et traitement des salaires à une seule instance
s’avère en soi une bien meilleure solution que le partage actuel des tâches. A cet égard, la préférence se porte
pour le SSGPI en ce qui concerne le calcul des salaires et le traitement des déclarations fiscales et sociales. La
prise en charge par le SSGPI de ces deux tâches a pour corollaire que la zone de police, en qualité d’employeur,
peut s’adresser à une seule instance pour la problématique salariale dans tous les aspects qu’elle comporte.

Un autre argument qui plaide en faveur de la prise en charge par le SSGPI du calcul des salaires réside
résolument dans la constatation que le SCDF doit travailler pour la zone de police avec le système de sécurité
sociale de l’ONSSAPL, qui demeure pour le SCDF un système d’exception. Travailler avec un seul système de
sécurité social au sein du SCDF peut également apporter une solution à la capacité générale de traitement des
dossiers actuellement constatée au SCDF.

Recommandation 59. Confier l’ensemble des tâches relatives au calcul et traitement des salaires à une
seule instance s’avère une meilleure solution que la répartition actuelle des tâches entre le SSGPI et le
SCDF. La zone de police agit en qualité d’employeur. Le comptable spécial a pour tâche de vérifier la
conformité des dépenses, remplit au niveau local une mission similaire à celle de la Cour des comptes à
l’échelon fédéral et est responsable de l’exécution des paiements. L’ensemble des tâches relatives au calcul
et traitement des salaires est confié au SSGPI qui fait office de prestataire de services autonome pour les
zones de polices. Le SSGPI garde son rôle de contrôle eu égard à l’application correcte du statut.
Traitement des salaires de la police
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12. ANNEXES
12.1. Annexe 1. Structure du fichier
12.1.1. PARTIE 1. CARACTERISTIQUES DES COMPOSANTES SALARIALES
Numéro de zone 5 ZXXXX
Date de l’ordre de paiement 6 JJMMAA
Numéro de série dans le fichier de base 7 numérique
Date de l’ordre de paiement et numéro de série concernés par la régularisation
14 JJMMAA /numérique
Numéro d’identification 13 numérique
Nom et prénom 30
Ancien agent fédéral ou communal 1 F ou C
Statut 3 XPX
Statutaire, contractuel ou contractuel subventionné 1 S, C of CS
Opérationnel, Calog, Secrétaire, Comptable, Conseiller communal, Externe 1 O, C, S, Compt , CC, E
Catégorie de travailleur 3 XXX numérique
Code fonctionnel 5 330XX
Codification composante salariale 2 XX alphanumérique
Attribution économique 5 FFFOO
Mois /année de droit 7 MM/AAAA
Exercice financier 4 AAAA
Année de service d’attribution 4 AAAA
Année fiscale 4 AAAA
Echelle du traitement de base 4
Date d’ancienneté de l’échelle du traitement de base 6
Montant annuel du traitement de base 8
Echelle de sauvegarde 4
Date d’ancienneté de l’échelle de sauvegarde 6
Montant annuel du traitement garanti 8
Valeur/numérateur composante salariale 10
Montant brut composante salariale (1) 8
Base de la cotisation du salarié pension (12) 8
Base de la cotisation du salarié INAMI/ONSS (13) 8
Base des autres cotisations du salarié 8 sans objet pour le moment
Cotisation du salarié pension (2) 8
Cotisations du salarié INAMI/ONSS (3) 8
Autres cotisations du salarié 8 sans objet pour le moment
Avantages en nature à ajouter au montant imposable 8
Montant imposable (4) 8
Montant non imposable (5) 8
Traitement des salaires de la police
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12.1.2. PARTIE 2. TOTALISATIONS ET VENTILATION VERS MONTANTS A PAYER
Numéro de zone 5 ZXXXX
Date de l’ordre de paiement 6 JJMMAA
Numéro de série dans le fichier de base 7 numérique
Numéro d’identification 13 numérique
Nom et prénom 30
Période déclaration trimestrielle ONSSAPL 8 P/JJJJ/X avec X égal à O ou R
Total montant brut (6) 8 = somme de (1)
Total cotisation du salarié pension (7) 8 = somme de (2)
Total cotisation du salarié INAMI/ONSS (8) 8 = somme de (3)
Total autres cotisations du salarié (9) 8 sans objet pour le moment
Total montant imposable 8 = somme de (4)
Total montant non-imposable 8 = somme de (5)
Précompte professionnel (10) 8
Cotisations particulières (11) 8
Net (14) 8 = (6)-(7)-(8)-(9)-(10)-(11)
Retenues avances (15) 8
Retenue récupération dépenses du personnel indûment payées (16) 8
Retenue pour disposition logement (17) 8
Retenue chèques repas (réquisition) (18) 8
Retenue assurance (réquisition) (19) 8
Autres retenues zone de police (réquisition) (20) 8 sans objet pour le moment
Autres retenues tiers (21) 8 sans objet pour le moment
Retenues saisies sur salaire, report de salaire et délégation sur salaire (22) 8
Retenue imposition de conservation (23) 8
A payer membre du personnel positif 8 = (14)-(15)-(16)-(17)-(18)-(19)-(20)-(21)-(22)-(23)
A payer membre du personnel négatif (réquisition) 8 = (14)-(15)-(16)-(17)-(18)-(19)-(20)-(21)-(22)-(23)
A payer zone de police 8 = (15)+(16)+(18)+(19)+(20)+(23)
A payer tiers 8 = (17)+(21)+(22)
Traitement des salaires de la police
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12.1.3. PARTIE 3. COTISATIONS PATRONALES
Numéro de zone 5 ZXXXX
Date de l’ordre de paiement 6 JJMMAA
Numéro de série dans le fichier de base 7 numérique
Numéro d’identification 13 numérique
Nom et prénom 30
Période déclaration trimestrielle ONSSAPL 8 P/JJJJ/X avec X égal à O ou R
Catégorie de travailleur 3 XXX numérique
Total base cotisations patronales pension 8 = somme de (12)
Total base cotisations patronales INAMI/ONSS 8 = somme de (13)
Contribution employeur pension 8
Contribution employeur INAMI/ONSS 8
Cotisation de solidarité utilisation du véhicule 8
Cotisation service social 8
Autre contribution employeur 8
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12.2. Annexe 2. Projet de nouvelle mise en pages des documents

								
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