Un intranet documentaire concepts, outils et avantages

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Un intranet documentaire concepts, outils et avantages Powered By Docstoc
					Un intranet documentaire :
concepts, outils et avantages


                                Journée WebÉducation
                   Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai 2009
                                  sevigny@irosoft.com
                                http://www.irosoft.com
                               Rappel du programme

L'intranet devient rapidement le principal outil de
travail dans une organisation. De nombreux outils
de création et de gestion de ces intranets sont
maintenant disponibles.

Au cours de cette conférence, nous allons montrer
comment un outil de gestion documentaire peut
devenir le noyau central d'un intranet, et quels
sont les avantages d'une telle approche.




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                          Plan de la présentation
 Intranet
      Définitions
      Gestion
 Intranet documentaire
      Définitions
      Outils
 Gestion de contenu
 Démonstrations
      SharePoint
      Docuthèque


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                                            Intranet : définitions
 Selon le grand dictionnaire terminologique
      « Réseau informatique privé, à l'intérieur d'une organisation, qui
       utilise les protocoles de communication et les technologies du
       réseau Internet »
      Une définition centrée sur les technologies
      Mais que fait-on sur un intranet?
 Wikipedia précise
      « Les grands chantiers d’un intranet:
         L'accessibilité des contenus et services
         L'intégration des ressources
         La rationalisation des infrastructures »



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                                                   Intranet : définitions
 Wikipedia précise (suite)
      « Pour répondre aux besoins des utilisateurs dans leurs situations de
       travail professionnelles, l'intranet doit être conçu selon trois principes
       fondamentaux
         Toutes les ressources informatiques doivent être référencées et rendues
          accessibles aux ayants-droit à partir d'un serveur Web ; chaque ressource
          doit être associée à un groupe d'utilisateurs habilités d'une part et à un
          profil d'intérêt d'autre part
         Tout utilisateur doit être identifié et authentifié dans un seul référentiel pour
          l'accès à l'ensemble des ressources ; dès l'authentification assurée,
          l'intranet doit être en mesure de propager la session de l'utilisateur pendant
          toute son activité sans qu'il ait besoin de s'identifier à nouveau
         Des mécanismes de mises en avant et d'alertes doivent être mises en
          place pour pousser l'information pertinente vers l'utilisateur et rendre ainsi
          plus efficace l'utilisation des ressources »


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                                        Intranet : définitions
 Conclusions sur ces définitions générales
      Les technologies sont relativement bien définies
      Les objets qu’on y trouve sont vagues mais universels
         Ressources
         Utilisateurs
         Services
      C’est un outil de travail




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                                                             Intranet : gestion
 L’évolution des outils de gestion des intranets
      Dans le « passé »
           Pages statiques individuelles
           Pages statiques avec outil de gestion
           Site(s) dynamique(s) maison
           Outil(s) de gestion de sites Internet / intranet
      « Maintenant »
         « Extension » aux environnements serveurs et client
                 Exemple : Microsoft Office SharePoint Server
         Gestion de contenu (ECM)
                 Enterprise Content Management
                 Exemples : OpenText LiveLink; ECM Documentum




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                                   Un intranet documentaire
 Concept fondamental
     Un intranet conçu autour des documents et des opérations
      effectuées sur ces documents ou avec ces documents
 Une approche simpliste?
     Oui si…
        On prend une définition trop stricte des documents
        On se limite réellement aux documents
     Non si…
        On considère (conformément au CRGGID) que les documents font
         partie intrinsèque des processus d’affaires
        On utilise des outils assez souples pour s’étendre à d’autres objets
         ou fonctions



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                                  Un intranet documentaire
 Comment y arriver?
     Stratégie 1 : la gestion documentaire dans un environnement
      intranet
        Exemple : SharePoint
        Avantage : une gestion facilitée de l’intranet dans son ensemble
        Inconvénient : une gestion documentaire peu structurée, peu
         intégrée
     Stratégie 2 : un outil de gestion documentaire en environnement
      intranet
        Exemple : Docuthèque
        Avantage : une solide gestion documentaire
        Inconvénient : des fonctionnalités autres que documentaire
         absentes et/ou difficiles à intégrer



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                                  Un intranet documentaire
 Comment y arriver?
     Stratégie 3 : un outil de gestion contenu (voir la suite)
        Exemple : Livelink
        Avantage : une gestion documentaire solide dans un bon
         environnement intranet
        Inconvénient : coût (acquisition, implantation)




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                               Gestion de contenu (ECM)
 Définition récente de l’AIIM:
      “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies,
       methods and tools used to capture, manage, store, preserve,
       and deliver content and documents related to organizational
       processes. ECM tools and strategies allow the management of
       an organization's unstructured information, wherever that
       information exists.”
 Une définition qui a évolué avec le temps
      En 2001 : « create, manage, customize, deliver, and preserve »
      En 2001 : « technologies » seulement




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                                Gestion de contenu (ECM)
 Analyse de la définition de l’AIIM
      Trois niveaux d’intervention
         Stratégies
         Méthodes
         Outils
      Cinq actions
           Acquérir
           Gérer
           Stocker
           Conserver
           Diffuser



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                                  Gestion de contenu (ECM)
 Analyse de la définition de l’AIIM (suite)
      Deux objets
         Contenus
         Documents
      Un contexte
         Processus d’affaires
      Un objectif
         Permettre la gestion de l’information non structurée, peu importe
          d’où elle provient




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                               Gestion de contenu (ECM)
 Les grandes fonctions de la gestion de contenu
      Gestion électronique des documents (GED) ou document management
       (DM)
      Gestion intégrée des documents (GID) ou records management (RM)
      Gestion de contenu Web ou web content management (WCM)
      Gestion des ressources numériques ou digital assets management
       (DAM)
      Gestion des courriels ou email management
      Gestion des processus d’affaires (workflow) ou business process
       management (BPM)
      Collaboration
      Acquisition de données (numérisation)
      Rapports
      Recherche




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                                  Démonstrations
 Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS)
 Docuthèque




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