Docstoc

reisveil_notary bond

Document Sample
reisveil_notary bond Powered By Docstoc
					                        HØGSKOLEN I ØSTFOLD
                        Fellesadministrasjonen                                 Oktober 2000




VEILEDNING – UTFYLLING AV REISEREGNING
Å fylle ut reiseregninger er en triviell oppgave vi alle gjør fra tid til annen og som ofte tar mer
tid enn det vi skulle ønske. Regelverket som styrer dette, er både omfattende og uoversiktlig,
og det er lett å gjøre feil og overse felter som er viktige, noe som kan medføre at
utbetalingen kan bli forsinket eller i verste fall stoppet.

For å hjelpe til i jungelen av bestemmelser har økonomiseksjonen utarbeidet denne
veiledningen som ved hjelp av et par eksempler, skal forsøke å fange opp de viktigste
momentene og fallgruvene. Veiledningen er tenkt som hjelp både for de som skal fylle ut en
reiseregning og de som skal kontrollere regningene i etterkant.

Vi tar utgangspunkt i reiseregningsskjemaet og begynner fra toppen av. Detaljbestemmelser
og de ulike satsene finnes i Statens reiseregulativ på

http://odin.dep.no/odinarkiv/norsk/dep/aad/1999/publ/002005-990354


Eksempel 1




Disse feltene gir nødvendig bakgrunnsinformasjon for utbetalingen med navn, adresse,
personnummer og bankkontonummer, samt formålet med reisen(e). Vær oppmerksom på
at dersom bankkonto mangler eller er feil, kan det bety omfattende forsinkelser i
utbetalingen. Dette er det spesielt viktig å være klar over når det gjelder personer som bare
er inne i enkelttilfeller. For fast ansatte skal bankkontonummeret normalt være registrert hos
Skattefogden. Gjør det likevel til en vane å fylle ut bankkonto – og HUSK å melde fra om
endringer – uansett hvilke bakgrunnsopplysninger det gjelder.
I vårt eksempel 1 har Kari foretatt flere reiser og skriver derfor bare ”Diverse tjenestereiser” i
rubrikken for Reisested og –formål. En nærmere beskrivelse av formålet for hver av reisene
kan fylles ut på side to i meknadsfeltet nederst. Dersom regningen kun gjelder en reise,
fylles rubrikkene på første side under Regningen gjelder ut, inkludert tidspunkter for utreise
og retur.

OBS. merknaden øverst på blanketten: Regningen leveres senest 1 måned etter at reisen er
avsluttet.

I de tilfeller der regningen gjelder flere reiser, skal baksiden fylles ut med spesifikasjon av
hver reise.




Spesielt når det er snakk om diett og eventuelt nattillegg, er det svært viktig at dato og
tidspunkter for avreise og retur fylles ut nøyaktig. I eksemplet vårt er det spesifisert 2 reiser.
En av disse er mellom to av arbeidsstedene i høgskolen. Her er det gitt allmenn hjemmel for
bruk av bil. Det er også fast km.avstand mellom de ulike stedene.


                                                     For bruk av bil på reiser utenfor fylket skal
 Avstandstabell - HiØ                                det gis særskilt tillatelse fra overordnede,
 Remmen – Os allè                3 km                og dette skal påføres reiseregningen:
 Remmen – Kråkerøy              35 km
 Remmen – Gamlebyen             32 km
 Remmen – Sarpsborg             30 km
 Os allè – Kråkerøy             38 km
 Os allè – Gamlebyen            35 km
 Os allè – Sarpsborg            33 km
 Sarpsborg – Kråkerøy           17 km
 Sarpsborg – Gamlebyen          17 km
 Gamlebyen – Kråkerøy            3 km
I tillegg har Kari vært i utlandet, og regningen er nøyaktig utfyllt med alle transportetapper slik
at både reiseutgifter og krav på diett/nattillegg kan dokumenteres. Karis reise har gått til
London, og hun bruker da satsen for Storbritannia/London ved beregning av diett. Hun har
overnattet på hotell og krever refusjon av faktiske utlegg, ikke nattillegg. Utlegg omregnes
etter dagskursen til norske kroner, og det skal vedlegges kvitteringer for alle utlegg i original.
Normalt betales flyreisene/evt. lengre togreiser ved faktura direkte til Høgskolen.
Billettstammen skal likevel vedlegges reiseregningen. Også hotellutgifter kan faktureres
direkte til høgskolen, men da krever hotellene normalt en skriftlig bekreftelse fra arbeidsgiver
som leveres ved ankomst. For personer som reiser relativt mye, anbefales det imidlertid at
man skaffer seg et kredittkort som kan brukes til å betale denne type utgifter. Høgskolen
dekker i slike tilfelle kredittkortavgiften.

Hotellutlegg og andre særskilte utlegg som ikke framkommer under reisespesifikasjonen,
spesifiseres i eget felt:




                                                  Inkludert summen fra Reisespesifikasjonen

Nederst på reiseregningens bakside finnes to merknadsrubrikker som fylles ut ved behov:




I dette tilfellet har Kari hatt med seg to passasjerer på den reisen hun foretok 01.06.2000.
Navnene skal føres inn i merknadsrubrikken som dokumentasjon på kravet om
passasjertillegg.
De opplysninger som nå framkommer på reiseregningens bakside danner grunnlag for
utfyllingen av første side. Reiseutlegg (fra Reisespesifikasjon og Utlegg til hotell m.m.)
overføres til første linje på forsiden.




Når dekning av utgifter for en konferanse/kurs skjer etter regning, har alle krav på det som
betegnes som ”kursgodtgjørelse”. Dette er en godtgjørelse som skal dekke mindre utgifter
som drikke til maten og aviser, og utgjør pr. juni 2000 kr. 38,- pr. døgn i Norge og kr. 55,- pr.
døgn i utlandet. Kari krever imidlertid diett, og da er denne godtgjørelsen inkludert.

Under kostgodtgjøring skiller man mellom reiser med og uten overnatting og innland/utland. I
vårt eksempel gjelder kostgodtgjøringen utenlandsreisen. Utfra opplysningene i
reisespesifikasjonen framgår det at reisen har vart i 4 døgn. Vær oppmerksom på at nytt
døgn regnes når reisen varer mer enn 6 t. utover siste hele døgn.

Nattillegg gis ved reiser med overnatting der overnattingen ikke dekkes etter regning. Det er
særskilte satser for nattillegg for ulike land. Karis overnattingsutgifter dekkes etter regning,
og disse rubrikkene er derfor uaktuelle.




Når det gjelder bilgodtgjørelse, føres summen av antall km. fra baksiden til rubrikk for Eget
skyssmiddel, obs. skillet på 9000 km. Passasjertillegg føres i egen rubrikk. To passasjerer på
en reise på 70 km. oppføres med 140 km.
Kari har under sitt opphold i London delvis hatt helpensjon. Dette innebærer trekk i
diettgodtgjørelsen. I alle tilfeller der kosten er inkludert i hotellopphold/kursavgift skal det
trekkes et gitt beløp for aktuelle måltider. Trekk for frokost er 10% av godtgjørelsen, maks.
kr. 55,- i utlandet og kr. 70,- i Norge. Trekk for lunsj er 40% og middag 50%. Kari trekkes for
3 frokoster (3 * 55,-), 2 lunsjer (2* 440,-) og 2 middager (2*550,-).




Kari fikk et reiseforskudd på kr. 5.000,- før hun reiste. Søknad om reiseforskudd fylles ut på
eget skjema Forskuddsutbetaling og leveres nærmeste overordnede i god tid før reisen skal
foretas. Vær oppmerksom på at reiseforskudd ikke gis til de som disponerer personlig
kredittkort der avgiften dekkes av høgskolen. Reiseforskudd skal gjøres opp samtidig med
at regning for den aktuelle reisen leveres og trekkes fra bruttobeløpet. Eventuelt skyldig
beløp trekkes i lønn. Dreier det seg om et større beløp, inngås det egen avtale om
nedbetaling.


Eksempel 2




Se merknadene under eksempel 1.

Også Ola har foretatt flere reiser og skriver derfor bare ”Diverse tjenestereiser” i rubrikken for
Reisested og –formål.

Han har videre fyllt ut baksiden med spesifikasjon av hver reise.
Når en tjenestereise gjør det nødvendig å benytte bil til jobben, kan det føres opp maks. 20
km. fra/til bopel. Denne godtgjørelsen er skattepliktig. Ola krever 20 km. for reisa han har
foretatt 04.06.2000. Km.antallet holdes utenfor ved summering idet det må skilles ut når
opplysningene overføres til side 1 og føres opp under rubrikken ”Hjem-arbeid”.

Se for øvrig merknader under eksempel 1 når det gjelder tidspunkter, avstander og hjemmel
for bruk av egen bil.

Ola har blant annet vært på kurs i Oslo. Hans regning er nøyaktig utfyllt med alle
transportetapper slik at både reiseutgifter og krav på diett/nattillegg kan dokumenteres.
Overnatting i dette tilfellet dekkes av nattillegg.

Andre særskilte utlegg som ikke framkommer under reisespesifikasjonen, spesifiseres i eget
felt:
I tillegg til konferansen i Oslo har Ola ført opp en ordinær tjenestereise internt i høgskolen og
en reise til et dagskurs.

Nederst på reiseregningens bakside finnes to merknadsrubrikker som fylles ut ved behov:




De opplysninger som nå framkommer på reiseregningens bakside danner grunnlag for
utfyllingen av første side. Reiseutlegg (fra Reisespesifikasjon og Utlegg til hotell m.m.)
overføres til første linje på forsiden.




Se merknader vedr. kursgodtgjørelse og diettberegning under eksempel 1.

Nattillegg gis ved reiser med overnatting der overnattingen ikke dekkes etter regning. Det er
særskilte satser for nattillegg for ulike land.
Når det gjelder bilgodtgjørelse, føres summen av antall km. fra baksiden til rubrikk for Eget
skyssmiddel, obs. skillet på 9000 km.

Merk rubrikken Hjem – arbeid. Her føres eventuell bilgodtgjørelse for reise fra/til hjem når
det er nødvendig å bruke bil på en tjenestereise. Maksimalt dekkes 20 km. en veg, og denne
godtgjørelsen er skattepliktig, se kommentarer foran.

Ola har under sitt opphold i Oslo fått servert en del måltider. Dette innebærer trekk i
diettgodtgjørelsen. I alle tilfelle der kosten er inkludert i hotellopphold/kursavgift skal det
trekkes et gitt beløp for aktuelle måltider. Trekk for frokost er kr. 70,-. Trekk for lunsj er kr.
170,- og middag kr. 210,-. Ola har ført opp nattillegg og skal derfor ikke trekkes for frokost.
På konferansen har han fått 3 lunsjer (3* 170,-) og 1 middag.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:15
posted:8/20/2010
language:Norwegian
pages:9