CONTROL ACTIVOS FIJOS – NORMATIVA

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Manual

            POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

            MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
            CONTROL ACTIVOS FIJOS – NORMATIVA GENERAL



OBJETIVO
Establecer la normativa general que regule el control de los activos fijos de la Universidad
Metropolitana.


ALCANCE
Las disposiciones establecidas en el presente capítulo, aplicarán a todos los bienes del activo fijo
propiedad de la Universidad, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad
de adquisición.


DISPOSICIONES GENERALES
El activo fijo de la Universidad Metropolitana, está conformado por los bienes muebles1 (mobiliario,
equipos y vehículos) adquiridos por ésta, para desempeñar sus funciones académicas,
administrativas, y de apoyo logístico a las mismas.
Es política de la Universidad Metropolitana mantener un estricto control sobre los bienes muebles
del activo fijo, siendo la propiedad de los mismos perfectamente demostrable y su existencia
comprobable.
Los activos fijos muebles deben mantenerse resguardados y amparados con Pólizas de Seguro
contra incendio, robo, responsabilidad civil y riesgos especiales, según sea el caso.


NORMAS PARA CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO

Del Registro de los Activos
Se mantendrá un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estará
conformado con toda la documentación legal, financiera y administrativa que demuestre propiedad,
costo, ubicación, reparaciones, mantenimiento, factores y método de depreciación, cobertura de
seguros, código de identificación y traslado.

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    La propiedad de los bienes inmuebles en los cuales opera la Institución, la ejerce la Fundación Universidad Metropolitana (Fundamet).
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CONTRALORÍA INTERNA                           VR ADM / VR ACAD / SECRET / RECTOR                N° 192 DE FECHA 23-08-04
Fecha de emisión original:                   Fecha de revisión:                                 Página N°:
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                                                                                 Universidad Metropolitana
Manual

          POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

          MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – NORMATIVA GENERAL

El registro contable de los activos fijos muebles se hará atendiendo al costo incurrido (incluye costos
de acarreo, impuestos, etc) por la Universidad para el momento de su adquisición.
El control de entradas y salidas de los bienes del activo fijo se apoyará en el sistema CKF, a través
del módulo de activo fijo donde se refleja la información de las existencias por renglones y ubicación
en forma detallada. Su registro contable se efectuará mediante la interfaz existente entre este
módulo y el Módulo de Contabilidad, y se hará en forma global, por cuenta contable y por
organización custodia. Por lo tanto, la información registrada en ambos módulos debe ser
consistente.
Se llevará un registro auxiliar de control de los activos fijos muebles, el cual deberá compararse
frecuentemente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones.
El registro auxiliar control de los activos fijos muebles presentará en detalle su composición,
agrupados conforme al orden de la cuenta de Mayor General de la Contabilidad y contemplará como
información: Fecha de Compra, valor de adquisición, vida útil, valor residual, valor depreciación
acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.
El gasto por depreciación aplicado a los activos fijos muebles debe ser razonable y en todo caso
obedecer al método de depreciación establecido, el cual deberá distribuir de manera consistente y
uniforme el valor del costo en los períodos de la vida útil estimada en concordancia con la política
contable vigente. Para la definición y aplicación de los factores y métodos de depreciación de los
activos fijos Muebles, se deberá considerar su naturaleza y uso, las políticas de mantenimiento,
tendencia a la obsolescencia y ambiente económico imperante
Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de producción o alargue la vida útil de un
activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, aún cuando
tengan características de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del período.

De la Identificación de los Activos
El Departamento de Bienes y Servicios, establecerá y mantendrá un sistema de identificación por
código para los activos fijos muebles, dicha identificación informará sobre la propiedad, clase o
naturaleza, ubicación, y orden correlativo de cada activo fijo. En la oportunidad, de levantar el Acta
de Recepción por la adquisición de un activo fijo mueble, se procederá a su identificación.

De la toma Física del Inventario y Movilización de los Activos
Se efectuarán inventarios físicos periódicos a objeto de verificar la existencia, localización y
condición física de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para ello,

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CONTRALORÍA INTERNA              VR ADM / VR ACAD / SECRET / RECTOR    N° 192 DE FECHA 23-08-04
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          MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – NORMATIVA GENERAL

el Departamento de Bienes y Servicios, planificará y llevará a cabo la toma física del Inventario de
activos fijos muebles, siguiendo las normativa establecida para tal fin.
Los cambios de ubicación o reubicación interna de los activos fijos muebles, deben ser autorizados y
realizados por el Departamento de Bienes y Servicios, el cual procederá a efectuar los registros
correspondientes en el Auxiliar de Control y la Contabilidad, como lo establece la normativa
correspondiente.
Se deberá mantener un control adecuado de los activos fijos muebles después de haber sido
totalmente depreciados y se encuentren aún prestando servicios.
La desincorporación de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas y
deberá aplicarse la normativa específica.


RESPONSABILIDADES
VICE-RECTOR ADMINISTRATIVO
Según lo establecido en el Estatuto Orgánico de la Universidad Metropolitana, al Vice-Rector
Administrativo le corresponde, entre otras atribuciones, ejercer la custodia del patrimonio de la
Universidad, mantener actualizado el inventario de bienes y velar por el mantenimiento y
conservación de las instalaciones y equipos de la Universidad. Estas funciones las ejerce a través
de las dependencias adscritas a su organización.
GERENCIA DE SERVICIOS
La Gerencia de Servicios, a través de su Departamento de Bienes y Servicios, llevará a cabo el
control y la custodia de los activos fijos muebles de la Universidad, y efectuará en forma periódica, la
toma física de inventarios a los efectos de verificar su existencia y condiciones físicas y tomar las
acciones que correspondan; y a través de su Departamento de compras, procurar la adquisición de
los bienes requeridos por las diferentes organizaciones de la Universidad, de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidos para tal fin.
GERENCIA DE FINANZAS – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Es responsabilidad de la Gerencia de Finanzas, revisar los registros contables generados por la
interfaz del módulo de activo fijo, analizar mensualmente las cuentas contables correspondientes
para asegurarse que todos los activos fijos estén adecuadamente contabilizados y que el saldo de
dichas es correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios para reflejar
adecuadamente en libros el efecto de las decisiones que se tomen sobre esos activos, según las

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          POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

          MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – NORMATIVA GENERAL

recomendaciones emitidas por la Gerencia de Servicios y la aprobación de los niveles de autoridad
correspondientes.
GERENCIA DE SEGURIDAD
La Gerencia de Seguridad, deberá reportar cualquier situación que implique el cambio de estatus o
condición de los bienes que son propiedad de la Universidad (robo, hurto, daño etc).
CeTI
Es responsable del mantenimiento de los módulos de activo fijo y Contabilidad del sistema CKF y del
correcto funcionamiento de la interfaz entre ambos módulos.
TODOS LOS TRABAJADORES
La custodia directa de los activos fijos muebles de la Universidad, corresponderá al trabajador desde
el momento en que los mismos le hayan sido asignados para ejercer las actividades inherentes a su
cargo, y es su deber reportar cualquier situación que implique cambio de estatus y/o ubicación de los
bienes.


VIGENCIA

A partir de su aprobación.




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