INVESTMENT POLICY STATEMENT (IPS)

Document Sample
INVESTMENT POLICY STATEMENT (IPS) Powered By Docstoc
					                        INVESTMENT POLICY STATEMENT (IPS)
                                         
                      Approved:  CRKN Board of Directors, January 24, 2008 
                                                   
1.   Purpose 
 
     1.1. This Investment Policy (the “Policy”) is to be used by the Finance & Audit Committee 
          (the “Committee”) and the Investment Managers (the “Managers”).  The basic goal 
          underlying the establishment of the Policy is to ensure that the assets of the Canadian 
          Research Knowledge Network (“CRKN”) shall be invested in a prudent manner. 
      
     1.2. The overall purpose of this policy is to ensure that temporary cash resources are 
          invested in a conservative manner to protect the capital against undue financial and 
          market risk, offering maximum investment income for the benefit of members. 
 
     1.3. The purpose of the Policy is to formulate investment principles and guidelines which 
          are appropriate to the needs and objectives of CRKN in a manner conforming to the 
          requirements of the Income Tax Act (Canada).   
 
     1.4. The Committee, as appointed, is responsible for all aspects of the administration and 
          investment of CRKN assets.  The Committee has delegated its authority concerning the 
          investment of CRKN assets to the Managers. 
 
     1.5. This Policy may be changed or modified at any time by decision of the Board of 
          Directors.  Any such change shall be properly communicated to the Managers appointed 
          by the Committee. 
 
     1.6. Any Manager, consultant or other agent or advisor providing services in connection 
          with the investment of CRKN assets shall accept and adhere at all times to this Policy. 
 
 
2.   Roles and responsibilities 
 
     The roles and responsibilities concerning the administration and investment of CRKN assets 
     are allocated as follows: 
 
     The Committee 
      Establishes the Policy for approval by the Board of Directors; 
      Reviews the Policy once a year in conjunction with the Managers, and makes necessary 
         recommendations, if any, to the Board of Directors; 
      Selects the Managers; and 
        Monitors investment results quarterly, and formulates an annual investment income 
         report during budget planning for presentation to the Board of Directors. 
 
     The Managers 
      Invest the assets of CRKN according to applicable legislation and the investment 
         guidelines defined in this Policy; 
      Participate in the establishment and annual review of the Policy by the Committee; 
      Email a monthly portfolio strategy article from the Managers that outlines expectations 
         on the economic and financial market outlook and the related investment strategies to 
         applicable CRKN staff including the Executive Director; 
      Provide quarterly reports of investment results for review by the Finance & Audit 
         Committee. 
 
     The Board of Directors 
      Approves the Policy, and any amendments  recommended by the Committee; 
      Approves the selection of the Managers; and 
      Reviews the investment results at least once a year as presented by the Finance & Audit 
         Committee. 
 
 
3.   Asset Classes Eligible for Investment 
 
     From time to time, and subject to this Policy, CRKN assets may be invested in any or all of 
     the following asset classes.  These assets may be obligations or securities of Canadian or non‐
     Canadian entities, subject to any limitations or the Income Tax Act (Canada). 
 
     3.1. Bonds, debentures, notes or other debt instruments, including mortgage loans, asset‐
          backed securities and mortgage‐backed securities, of governments or corporations; 
          Minimum credit rating at time of purchase for any single security: “R‐1” low 
          Maximum term to maturity for any single security: 1 year 
      
     3.2. Cash, or money market securities issues by government or corporations. 
          Minimum credit rating at time of purchase for any single security: “R‐1” low 
          Maximum term to maturity for any single security: 1 year 
 
     3.3. Investments with a term to maturity of 1 – 3 years must received prior approval from 
          the Finance & Audit Committee and must respect the asset classes as defined in sections 
          3.1 and 3.2. 
 
     All debt ratings refer to the ratings of the Dominion Bond Rating Service (“DBRS”), the 
     Canadian Bond Rating Service (“CBRS”) or the equivalent. 
 
     For purposed of this Policy, “governments” includes supranational, national, federal, state, 
     provincial or municipal Governments and their related agencies provided that the securities 
     of such agencies are guaranteed by the respective government or supranational organization. 
 
 
 
4.   Administration 
 
     4.1.  Liquidity Constraints 
         The assets of CRKN will be invested at all times in a conservative manner, with the 
         timing and maturity of investments matching operational liquidity requirements. 
 
     4.2. Conflicts of Interest 
                    
         4.2.1. Any person involved in the investment or in the administration of CRKN assets, 
                including the Managers, may not permit personal interests to conflict with the 
                exercise of duties and powers with respect to CRKN assets.  Such conflicts of 
                interest, actual or perceived, must be disclosed in writing to the Committee 
                immediately. 
                    
         4.2.2. The Managers will comply with the Code of Ethics and Standards or Professional 
                Conduct adopted by the Association for Investment Management and Research 
                (AIMR). 
 
     4.3. Valuation of Investment 
 
         Investments in publicly traded securities will be valued no less frequently than monthly 
         at their closing market value 
 
 
5.   Monitoring and Policy Review 
 
     5.1. Due to the fact that the portfolio will be comprised entirely of short‐term money market 
          instruments, and since there will be a significant number of transfers both into and from 
          the account, the following points must be considered: 
          The account will at times have a $0 balance; 
          It will be extremely difficult to ascertain a rate of return on the account; 
          The investments chosen will be very competitive with what is available in the 
             marketplace at the time the investment is made; 
          The investment maturities offered by the Managers will closely match the cash 
             outflows required, and these maturity dates will be provided by CRKN; 
               The Managers will provide a transaction summary, and an interest earned summary 
                of the account on a quarterly basis, or on an ad hoc basis if required. 
     
        5.2. Should the dynamics of the account change, these monitoring and policy review 
             procedures will be reviewed and modified to fit the profile of the new investment 
             requirements. 
         
        5.3. This Policy is subject to an annual review.  All amendments or revisions must have the 
             written consent of the CRKN Board of Directors.