Manuel des chercheurs by bes99627

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									                                     Guide des chercheurs

         Bureau de la recherche, du développement et de la créativité
                                Liette Vasseur
                     Vice-rectrice associée à la recherche

L’arrivée à un nouveau poste et le démarrage de programmes de recherche peuvent être passionnants
mais aussi comporter des défis lorsqu’on ne connaît pas toujours bien les diverses composantes et
facettes de la recherche (comme l’établissement des budgets, les obligations, les propositions, les
échéances, etc.). Que vous meniez des recherches en sciences sociales, en physique ou en éducation,
vous devez franchir de nombreuses étapes entre le moment où l’idée germe dans votre esprit et le point
final du projet. À mes débuts dans la profession, je me souviens de la multitude de questions que j’ai dû
poser pour accomplir les premières étapes. Sachez que chaque type de recherche recèle ses propres
exigences et qu’il est important de les comprendre avant d’élaborer la proposition afin d’éviter les
écueils ultérieurement.

Ce guide vous aidera à réfléchir aux divers éléments à considérer pendant la conception et l’exécution
d’une recherche. J’espère sincèrement qu’il vous sera utile et vous fera gagner du temps en sachant
comment et où obtenir certains renseignements utiles à la réalisation de vos projets.

Commençons par le sujet de la recherche. En général, nous avons beaucoup de questions auxquelles
nous aimerions répondre dans notre programme de recherche et il est parfois difficile d’établir laquelle
est fondamentale. Nous sommes souvent si enthousiasmes que nous aimerions demander
immédiatement des fonds pour amorcer le travail sur notre idée géniale. En plus de vous aider à éviter
les pièges que vous ne manquerez pas de rencontrer si vous essayez d’aller trop vite dans un
programme de recherche trop ambitieux; les rubriques suivantes vous permettront d’améliorer vos
chances d’établir un programme de recherche fructueux qui pourra s’étaler sur plusieurs années. Il ne
s’agit ici que de suggestions et je suis convaincue que d’autres chercheurs pourront certainement vous
donner également des conseils judicieux sur la façon d’entreprendre un projet de recherche.

Bureau de la recherche, du développement et de la créativité (BRDC)
Le BRDC se trouve au 3e étage de l’édifice Parker (L-335 et L-313) et est à la disposition de tous les
membres du corps professoral qui désirent entreprendre des recherches ou des travaux de
développement ou de création. Le bureau de la recherche peut vous aider pour toutes sortes de projets,
que ce soit des petites activités de courte durée, ou encore de très grands programmes scientifiques. Il
importe avant tout d’avoir une idée ou une question et de vouloir s’y attaquer. Cela paraît simple…

Avant de venir présenter votre nouvelle idée au BRDC, je vous recommande de coucher sur papier la
question à laquelle vous aimeriez répondre ou l’objectif du projet (à ce stade, ce peut-être une ébauche
très préliminaire). Si possible, entamez la revue de la documentation ou consultez au moins des articles
récents sur le sujet afin de vérifier que votre idée est en fait nouvelle et inédite. Ensuite, rédigez
rapidement ce que vous devez faire pour répondre à la ou aux questions. Les pages suivantes vous
aideront à examiner les divers aspects de la rédaction d’une proposition puis, lorsque vous aurez obtenu
des fonds, à déterminer la marche à suivre afin de ne pas rencontrer d’obstacles pendant vos
recherches. Dès que vous aurez écrit quelques mots sur votre projet et que vous vous sentirez prêts à en
discuter, n’hésitez pas à nous appeler. Les portes sont habituellement (pour ne pas dire toujours)
ouvertes.
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L’organigramme 1 représente le scénario à suivre pour la plupart des projets afin de vérifier que vous
n’avez rien oublié; les organigrammes 2 et 3 exposent les exigences supplémentaires. Les éléments
contenus dans ces organigrammes ne revêtent pas tous la même importance et ne s’appliquent pas
automatiquement à tous les types d’étude. Si vous estimez qu’une étape ne s’applique pas à votre cas,
passez à la suivante. Les éléments décrits ici sont des exigences administratives de l’Université, des
règlements fédéraux et provinciaux, des considérations juridiques et de responsabilité, des exigences
financières, etc. Étant donné que le BRDC s’occupe de certains aspects et que d’autres bureaux ou
services s’occupent de d’autres aspects; ce document décrit brièvement les diverses étapes des
organigrammes afin que vous sachiez où vous adresser.

Allez-vous entreprendre cette étude seul, en collaboration avec d’autres chercheurs de l’UL ou
d’autres universités?

Si vous travaillez seul, il est important de comprendre qu’il vous incombera de faire toutes les
démarches, depuis la conception de l’idée jusqu’à sa mise en œuvre en passant par la demande de
fonds, l’exécution de l’étude et la production du rapport. Cela signifie qu’il serait peut-être sage de
vous assurer l’aide d’étudiants du premier cycle ou des cycles supérieurs ainsi que d’auxiliaires de
recherche qu’il faudra aussi former pour mener l’étude. Il faudrait tenir compte de ce facteur lors de
l’élaboration de la proposition, car cela aura des conséquences sur le budget. Nous y reviendrons plus
tard.

Considération 1
Le travail avec une équipe de chercheurs du même établissement peut présenter plusieurs avantages,
surtout si le projet envisagé repose sur une approche interdisciplinaire. Dans ce cas, il est important de
sélectionner vos collaborateurs en tenant compte des disciplines auxquelles il faudra faire appel pour
traiter le sujet que vous avez choisi. Quoiqu’il soit toujours tentant de recruter des amis comme
collaborateurs, il faut veiller à ce qu’ils aient le temps et l’expertise nécessaires pour mener le projet à
bien. Lors de la planification d’un projet à mener en équipe, vous devez examiner soigneusement les
rôles que chaque personne jouera et s’ils cadrent bien. Il est très important d’établir précisément dès le
début :
         1) qui sera le chercheur principal;
         2) qui seront les autres responsables de l’étude;
         3) qui seront les collaborateurs (c.-à-d. les membres de l’équipe qui joueront un rôle limité et
             dont on n’attend pas autant que des responsables de l’étude);
         4) le temps que vous êtes tous prêts à consacrer à l’étude;
         5) les contraintes temporelles de chacun des membres de l’équipe (p. ex., si l’un de vous
             enseigne cinq cours au trimestre d’automne, il ne faut pas s’attendre à ce que cette personne
             soit aussi disponible pendant cette période qu’une autre qui a moins d’engagements);
         6) les autres contraintes de chaque membre (p. ex., s’il faut aller sur le terrain dans un autre
             pays mais qu’un membre a des obligations personnelles et ne peut pas se déplacer. Il est
             préférable d’en discuter avant que pendant l’étude ou l'activité);
         7) qui seront les auteurs des publications ou l’ordre dans lequel vous citerez les auteurs
             (premier, deuxième, etc.);
         8) qui supervisera (seul ou conjointement) les étudiants ou les auxiliaires de recherche;
         9) qui aura accès aux données que vous recueillerez et que ferez-vous des données à la fin du
             projet;
         10) qui sera principalement responsable du budget et …
         11) qui aura la responsabilité de demander au besoin les divers permis.


                                                                                                           2
Je sais que ce sont de grandes questions mais si vous n’y répondez pas avant de commencer, elles
deviendront de grands problèmes plus tard. Il est fortement recommandé (et parfois nécessaire) d’avoir
un processus de résolution des conflits, surtout pour une grande équipe ou des études à long terme.
Veillez à ce que tous ces renseignements soient consignés dans un document que tous les partenaires
acceptent et entérinent. Cette précaution pourra vous faire économiser du temps ultérieurement.




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                      Organigramme 1 – Premières étapes et considérations



                                              Idée


                                      Brève description


                              Avec qui exécuterez-vous ce projet?




       Avec un ou plusieurs                   Seul                        Avec des
        chercheurs de l’UL                                            collaborateurs de
                                                                     l’extérieur de l’UL

        Considération 1                                             Considération 2




                                      Où présenter la
                                      demande



                                        Voir                                          Fondation
                                        l’organigramme
Trois conseils                          2
                                                                                Demande de
                                                                                propositions /
                                                                                Contrats de
      Gouvernement fédéral                                      Industrie       recherche
      / provincial




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Considération 2
Il peut être aussi avantageux de travailler avec des chercheurs de différents établissements que de
travailler avec des chercheurs du même établissement, surtout si le projet exige une approche
interdisciplinaire. Comme indiqué ci-dessus, il est important de sélectionner vos collaborateurs afin que
leurs rôles et disciplines conviennent à leur fonction au sein de l’équipe et leur rôle dans l’étude.
Comme ci-dessus, il faudrait recruter des amis comme collaborateurs uniquement si leur rôle et leurs
capacités sont pertinents dans le contexte de l’étude. Un autre aspect, souvent oublié, est la personnalité
des membres de l’équipe. Étant donné que vous investirez beaucoup de temps (certaines études peuvent
durer plus de six ans) et d’énergie dans le projet, vous devrez avoir de bonnes relations de travail avec
vos partenaires. Si vous avez des hésitations sur les personnes que vous envisagez comme
collaborateurs, interrogez des amis ou d’autres collègues. Vérifiez que vous avez les mêmes attentes.
Tout comme dans les collaborations au sein d’une même université, il est très important de préciser dès
le début :
           1) qui sera le chercheur principal;
           2) qui seront les autres responsables;
           3) qui seront les collaborateurs;
           4) le temps que chaque personne est prête à consacrer à l’étude;
           5) vos contraintes temporelles respectives qui détermineront :
           6) votre capacité pour répondre aux besoins de l’étude;
           7) les auteurs des publications;
           8) la supervision des étudiants ou des auxiliaires de recherche;
           9) l’accès aux données et le sort de celles-ci à la fin de l’étude;
           10) les questions budgétaires et …
           11) qui aura la responsabilité de demander (au besoin) les permis.

Lorsque vous travaillez avec un autre établissement, il faut tenir compte d’autres considérations
auxquelles il est préférable de réfléchir à l’avance, car elles peuvent exiger des signatures
supplémentaires de l’administration. Par exemple, travailler avec une autre université (surtout avec des
subsides des trois conseils) signifie qu’il faut préparer une entente de collaboration entre les deux
universités (ou plus). Cette entente contiendra tous les renseignements dont il est question ci-dessus
ainsi que le processus de résolution des conflits, le transfert éventuel de fonds, les mécanismes de
rapport financier et sur les subventions, les questions de propriété intellectuelle (y compris la
divulgation, le brevet ou droits d’auteur et la commercialisation), la responsabilité civile, les
communications et la publicité. Il est préférable d’entreprendre le processus sans tarder, car dans la
plupart des cas, l’organisme subventionnaire exige que l’entente soit signée entre les établissements
avant de verser les fonds.

Où présenter une demande de fonds?

Il est aujourd’hui possible de solliciter plusieurs sources de financement. Tout dépend si vous répondez
à une demande de propositions précise ou si vous avez une idée et envoyez votre demande à des
organismes qui n’ont pas d’échéance fixes (propositions spontanées). Il existe cependant quelques
catégories de sources de fonds qui ont chacune leurs propres règles. Dans le premier organigramme,
j’en ai mentionné cinq : trois conseils, gouvernements fédéral et provincial, fondations, industrie,
demande de propositions et contrats de recherche. Dans chaque catégorie, vous présenterez votre
demande différemment et chacune aura ses propres exigences et critères d’admissibilité et de
financement. Il est vraiment important de comprendre ces aspects avant de rédiger une proposition, car
vous devrez cibler la proposition sur les besoins de l’organisme de financement auquel vous
présenterez votre demande.
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Subvention ou contrat? Une subvention est un soutien financier attribué à un ou à des chercheurs
menant une étude sur un sujet ou dans un domaine particulier, et n’impose aucune orientation de
l’étude. Caractéristiques d’une subvention :
  Aucun remboursement direct ou indirect au chercheur principal;
  Aucune exigence, ou exigences limitées, concernant les produits à livrer;
  Aucune restriction sur les publications;
  Aucun transfert particulier, ou transfert limité, des résultats au bailleur de fonds;
  L’université reçoit les fonds avant l’étude.

Un contrat est une entente entre deux personnes morales (normalement pas des particuliers, c’est-à-dire
entre une entreprise ou un organisme gouvernemental et l’université) qui vise à apporter un soutien
financier à un ou à des chercheurs qui doivent effectuer des recherches sur un sujet ou dans un domaine
particulier et selon des critères et conditions bien précises. Entre autres, les conditions peuvent :
 préciser la portée et la nature de l’étude;
 établir les échéances de l’activité;
 définir les produits à livrer;
 établir la propriété, les droits de brevet et les arrangements de licence;
 établir la confidentialité des renseignements fournis et créés;
 établir les conditions d’acceptation ou de cessation du contrat;
 limiter la responsabilité des participants;
 déterminer le ou les chercheurs.

Trois conseils : Il s’agit du principal organisme fédéral de financement de la recherche; il inclut le
Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), les Instituts de recherche en santé du Canada
(IRSC) et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG). S’y ajoutent d’autres
organismes subventionnaires fédéraux, dont la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), le
programme de Chaires de recherche du Canada (CRC) et, pour le domaine artistique, le Conseil des
arts du Canada. Dans tous les cas, les principales caractéristiques reposent sur le fait que le processus
d’évaluation des demandes consiste en un examen par les pairs et que les projets sont habituellement
innovateurs, fondamentaux et peuvent s’échelonner de un à cinq ans. Ces organismes ne couvrent pas
les frais généraux (c.-à-d. l’argent que vous pouvez ajouter à votre budget et qui est partagé avec
l’université pour le soutien administratif et logistique). Vos chances sont toujours meilleures si vous
avez publié des articles (ou des livres selon votre discipline) soumis à l'examen par les pairs dans le
domaine pertinent à votre demande. Les communications à des conférences et les rapports n’ont pas
autant de poids.

Gouvernements fédéral et provincial : Il est important de souligner que plusieurs ministères lancent
leurs propres demandes de propositions. Par exemple, selon la Loi sur les espèces en péril, une
demande de proposition à exécuter dans les parcs nationaux est envoyée chaque année au mois de
décembre en vue d’aborder des questions touchant ces espèces. Le ministère de la Santé de l’Ontario
lance aussi des demandes de proposition sur différents sujets. Dans ces cas, il arrive souvent que les
demandes soient rédigées sous forme de contrats de recherche. Les études peuvent être de nature
fondamentale mais, le plus souvent, elles sont appliquées et liées à l’élaboration de politiques. Elles ont
habituellement pour but de répondre à des besoins particuliers visant à enrichir les connaissances et à
élaborer des politiques. Le montant et la durée des subventions sont habituellement très stricts et
limités. Elles sont généralement d’un an seulement avec possibilité de renouvellement « sous réserve
de l’approbation du budget ». Il est possible d’inclure des frais généraux dans le budget de demandes

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de subventions fédérales et provinciales. Le montant peut cependant varier énormément d’un ministère
à l’autre. Par exemple, au niveau provincial, les frais généraux ne sont en général pas acceptés alors
qu’au niveau fédéral, ils peuvent souvent s’élever jusqu’à 20 %. La plupart des projets doivent
respecter des échéanciers très précis et donner lieu à un rapport final. Même si cela est parfois difficile,
l’idéal serait de publier vos résultats. Il faudrait régler ce point avant d’entreprendre l’étude, car
certains ministères vous interdiront peut-être toute publication.
Cette catégorie comprend aussi d’autres organismes, comme l’Agence canadienne de développement
international (ACDI) et le Centre de recherches pour le développement international (CRDI) qui ont
des programmes internationaux. Certains envoient des demandes de propositions et d’autres acceptent
des propositions spontanées mais toutes les propositions sont soumises à l'examen par les pairs. Je vous
suggère fortement de parler de ce type de propositions avec le BRDC afin d’obtenir davantage de
renseignements généraux sur ces organismes. Par exemple, il convient de souligner que, dans le
Programme de partenariats universitaires en coopération et développement (PUCD) de l’ACDI, des
quotas sont imposés aux universités; il serait inutile de préparer une demande sans savoir si notre quota
est atteint ou si on peut encore présenter une proposition.

Fondations : Il existe de nombreux types de fondations et d’organismes qui peuvent financer vos
projets. Aux paliers provincial et fédéral, par exemple, il y a l’Association pulmonaire du Canada, le
Fonds du Patrimoine vital de l’Ontario, la Hospital for Sick Children Foundation, la Fondation de la
Banque Royale, les Centres d’excellence de l’Ontario, etc., et au niveau international, le Fonds mondial
privé pour l’environnement, la Banque mondiale, la Fondation Fulbright, la Fondation Rockfeller,
l’Association des universités francophones, etc. Ces organismes possèdent chacun leurs propres règles
et par conséquent, leurs propres échéances, cibles, critères d’admissibilité, budget, durée des subsides
et, peut-être même leurs propres principes de couverture des frais généraux. Il est utile d’étudier
l’histoire de ces organismes afin de présenter votre demande à la fondation appropriée.

Industrie : Plusieurs industries ont compris qu’il est souvent plus efficace de faire effectuer des
recherches dans un cadre universitaire plutôt que dans leurs propres installations. En outre, cela leur
permet de viser des domaines particuliers dans lesquels elles ne possèdent pas d’expertise et peuvent
bénéficier de collaborations à long terme avec des chercheurs. Les recherches menées pour le compte
d’entités industrielles sont surtout de nature appliquée, font souvent appel à des étudiants des cycles
supérieurs et incluent des frais généraux d’au moins 35 % (sauf, rarement, dans le cas de petites
entreprises). Certaines études sont de courte durée (quelques mois) alors que d’autres peuvent
s’échelonner sur plusieurs années. Dans la plupart des cas, elles exigent des rapports fréquents et une
gestion très stricte du budget et du temps. Il convient de souligner que même si le financement offert
par des organismes peut inclure des considérations juridiques, il est important dans ce cas de discuter
longtemps à l’avance des conditions assorties au projet à soumettre. En général, ces subventions font
l’objet d’une lettre d’entente ou d’un contrat comportant des dispositions sur la propriété intellectuelle,
la responsabilité civile, la publicité, la confidentialité, les publications, la propriété des données, etc.
Étant donné que ces documents sont complexes, il est souvent nécessaire de les faire examiner par
notre conseiller juridique.

Demandes de propositions et contrats de recherche : Beaucoup des catégories de sources de fonds ci-
dessus peuvent correspondre à la définition de demandes de propositions ou de contrats de recherche.
Dans cette catégorie, j’inclus les projets pour lesquels il n’est pas nécessaire de présenter une demande
ou, dans le cas d’une demande de propositions, l’organisme qui octroie le contrat lance un appel
d’offres avec une échéance très serrée (souvent moins de 4 semaines). Dans tous les cas, il est
important d’avertir le BRDC dès que vous recevez l’avis d’attribution du contrat (s’il n’y a pas eu de
processus de demande) ou de lui signaler votre intention de répondre à une demande de propositions si
                                                                                                           7
vous en avez trouvé une qui semble prometteuse. Si vous recevez un nouveau contrat de recherche sans
avoir présenté de demande, veuillez nous envoyer une note expliquant l’étude et détaillant son budget.
Il faut envoyer le contrat au BRDC afin qu’il soit examiné et signé par l’autorité compétente de
l’Université. Veuillez noter que les chercheurs n’ont pas le droit de signer de contrat de recherche.
L’Université signe tous les contrats, et seulement certains administrateurs ont le droit de signer en son
nom. Cette signature atteste que l’Université est responsable de l’activité de recherche, que tous les
permis nécessaires sont obtenus, qu’il existe une assurance couvrant la recherche, etc.

Lorsque vous avez déterminé à quel organisme envoyer votre demande de financement, n’oubliez pas
de lire soigneusement les instructions relatives à la demande de propositions ou au concours, et
consultez son site internet pour obtenir des renseignements supplémentaires. Il est bon de prendre
connaissance du type d’études que l’organisme a financées afin de déterminer la probabilité que la
vôtre le soit aussi. Le BRDC peut vous aider pour plusieurs aspects du processus de soumission de
propositions. L’organigramme 2 décrit les différentes questions et considérations pendant la
préparation de votre demande. Comme vous le verrez, il correspond beaucoup au nouveau formulaire
d’approbation de proposition (RPAF). La principale raison de cette démarche est qu’il est préférable de
prévenir et de se préparer que d’avoir à régler des malentendus plus tard. Et n’oubliez pas que vous
pouvez toujours demander des renseignements au BRDC.




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 Organigramme 2 : Premières questions et considérations concernant la proposition


                                     Catégorie

                                                                      Demande de
Trois conseils                                                        propositions/
                                                                       Contrat de
                                                                        recherche
        Gouvernements                                     Industrie
      fédéral / provincial           Fondation


                                                                             Processus
                                                                             d’examen


                   Proposition et budget : considération 3



                                                                Oui
                                Frais généraux permis?                     Combien?
                                                                            % ou $
                                            No

                              Examen par les pairs?
                              Voir considération 4



                             L’étude fera appel à des :




                                              Produits biologiques         Produits
Sujets humains         Animaux                    dangereux               radioactifs


                                               Considération 7
Considération 5
                                                                      Considération 8

                    Considération 6




                                                                                         9
Considération 3 – Proposition
Une proposition gagnante demande du temps et des efforts. Je suggère souvent aux nouveaux membres
du corps professoral de ne pas présenter de demande s’ils ne sont pas prêts. Les raisons pour présenter
une demande sont nombreuses : établissement rapide de votre programme de recherche, embauche
possible d’auxiliaires de recherche et d’étudiants des cycles supérieurs, davantage de souplesse dans les
activités de recherche au cours de la première année et moins de pression de la part de l’unité
concernant la réussite de vos recherches. Mais il y a aussi des raisons pour ne pas présenter de demande
la première année : nombre limité de publications, il est encore trop tôt pour déterminer exactement le
programme de recherche que vous aimeriez proposer, temps limité pour préparer une solide demande à
cause du déménagement et des nouveaux cours à enseigner, expérience limitée en rédaction de
propositions, manque de temps pour obtenir des opinions avant d’envoyer la demande. Les derniers
points sont vitaux et ne devraient pas être sous-estimés. Comme on le recommande souvent,
commencez à préparer la demande longtemps à l’avance.

Établissez le cadre conceptuel qui inclura des questions et des objectifs très clairs et réalistes. Cette
première étape est cruciale, car elle vous aidera à déterminer la méthodologie et le budget et à définir la
contribution scientifique de votre projet. Lorsque vous aurez une première ébauche lisible, n’hésitez
pas à nous l’envoyer afin que nous y jetions un coup d’œil et formulions quelques commentaires de
base. Il n’est pas nécessaire d’attendre deux semaines avant l’échéance pour nous envoyer votre
proposition. En fait, je vous recommande fortement de nous envoyer les éléments de la proposition dès
qu’ils sont prêts, notamment la composante narrative ou le budget. Faites attention au nombre
d’activités que vous proposez; ne soyez pas trop ambitieux, car les examinateurs risquent de penser que
vous ne pourrez pas atteindre vos buts. En outre, le budget devrait être réaliste et approprié à votre
poste. L’augmentation du budget vient avec le succès et l’expérience et est fonction du type de projet
que vous proposez. J’ai vu beaucoup de propositions refusées en raison d’un budget exagérément élevé.
N’oubliez pas que la plupart des organismes subventionnaires (y compris les trois conseils) ne sont pas
censés financer la totalité de votre projet. Il est important d’indiquer que vous avez d’autres sources de
fonds, comme les fonds de rémunération des auxiliaires à l’enseignement pour les étudiants des cycles
supérieurs (renseignements : M. Paul Collili, doyen de l’École des études supérieures) dans certains
cas, contributions en nature, etc.

Le curriculum vitae est probablement l’élément le plus important de la proposition. Toutefois, les
chercheurs ont malheureusement tendance à attendre à la dernière minute pour le produire. Je vous
recommande de le préparer le plus tôt possible et de le mettre à jour régulièrement. Beaucoup
d’organismes exigent maintenant d’expliquer le rôle et l’importance de l’étude. Il ne suffit pas de la
décrire, vous devez prouver qu’elle est importante [la première à être publiée, acceptée sans révision,
commentaire d’un examinateur montrant l’importance de votre travail, nombreuses citations (si vous
pouvez effectuer des comparaisons avec d’autres auteurs), etc.]. Je sais que les chercheurs n’ont pas
tendance à se promouvoir mais, pour recevoir des fonds, nous devons montrer les bienfaits de notre
travail pour la société et l’économie canadienne.

Le directeur ou la directrice de l’unité et le doyen ou la doyenne doivent signer toutes les demandes de
subventions et de contrats de recherche et doivent avoir suffisamment de temps pour discuter des plans
de recherche des membres du corps professoral (c’est pourquoi, il faut leur allouer au moins deux
semaines). Ces personnes signent les propositions uniquement après avoir eu suffisamment de temps
pour évaluer toutes les conséquences du travail envisagé. Ensuite, elles sont transmises à la vice-
rectrice associée à la recherche qui les signe au nom de l’Université.



                                                                                                          10
Considérations budgétaires. Les budgets devraient couvrir tous les coûts liés à une étude (subventions
et contrats de recherche). Ils peuvent inclure les points suivants :

       1) salaires des étudiants et de l’assistance technique;
       2) fournitures;
       3) matériel;
       4) dépenses de voyage pour le travail sur le terrain, les réunions et conférences;
       5) frais de publication et d’impression;
       6) frais d’animalerie, de serre, etc.;
       7) frais de location de locaux, etc.

De plus, dans un contrat de recherche, il faut tenir compte du temps que le ou les chercheurs
consacreront à l’étude, sous forme de paiements ou de contributions en nature (renseignement que les
organismes gouvernementaux exigent souvent, ou si le temps alloué à l’étude est supérieur au
maximum permis par la convention collective). Le taux quotidien devrait être conforme à celui
d’Approvisionnement et Services Canada et limité au 1/225 du salaire annuel brut du membre du corps
professoral, plus 17 % pour les avantages sociaux spéciaux (veuillez consulter la convention collective
de l’APUL pour connaître le maximum à inscrire). Ce montant n’est pas nécessairement versé au
membre du corps professoral comme salaire supplémentaire mais peut être mis dans un compte de
recherche au nom du chercheur. Il ne faut jamais employer le terme « services ou frais de
consultation » pour décrire le travail effectué par le membre du corps professoral, car cela ferait de
l’Université un fournisseur de services professionnels et de consultation, ce qui invaliderait son
assurance responsabilité. Ces points doivent être négociés avant la signature du contrat. En outre, il faut
ajouter des frais généraux à tous les contrats de recherche. À moins qu’ils ne soient négociés à l’avance
(dans des circonstances exceptionnelles), ils s’élèvent à 35 % (tel que négocié par l’Ontario Council of
University Research). Veuillez consulter la politique relative aux indemnités journalières pour les
voyages et l’hébergement ainsi que la politique relative aux frais généraux pour connaître la ventilation
de ces fonds quand ils sont attribués. Il existe quelques exceptions à ces politiques et il faudrait en
discuter avec la VRAR avant d’envoyer les demandes. Lisez toujours soigneusement les règles de
l’organisme concernant les dépenses admissibles car certaines sont très restrictives (p. ex., le mobilier
de bureau et les ordinateurs sont souvent inadmissibles alors que dans d’autres circonstances, ce sont
les salaires).

Considération 4 – Examen par les pairs
Le processus d’examen par les pairs est assez normal pour la plupart des organismes subventionnaires
comme les trois conseils et certains organismes fédéraux et provinciaux, mais pas nécessairement pour
d’autres. Ce point est cependant important. Les organismes subventionnaires employant les examens
par les pairs s’attendent à ce que les chercheurs soient à la fine pointe de la technologie, de l’innovation
et de la documentation. Un autre avantage du système d’examen par les pairs est que s’il est fructueux,
il vous aidera lorsque vous présenterez des demandes de fonds à d’autres organismes ou pour obtenir
des agréments, comme pour les protocoles de soins animaliers, etc. Vérifiez la position de l’organisme
subventionnaire à ce sujet. Dans certains cas, si le programme est très compétitif, le BRDC pourrait
vous aider pour cette étape, mais il est important de l’avertir à l’avance.

Considération 5 – Sujets humains
Le Comité d’éthique de la recherche (CER) de l’Université Laurentienne doit examiner et approuver
toutes les activités de recherche faisant appel à des sujets humains et menées par un membre du corps
professoral, un membre de la population étudiante (du premier cycle ou des cycles supérieurs) ou un
auxiliaire de recherche. Cette règle s’applique à toutes les études menées sur le campus ou ailleurs,
                                                                                                         11
même sur la scène internationale, qu’elles soient financées (par des organismes subventionnaires ou des
contrats de recherche) ou non. Vous ne pourrez pas disposez des fonds que vous avez reçus tant que le
CÉR n’aura pas examiné et approuvé l’aspect éthique de votre proposition. Tous les établissements
engagés dans une étude collaborative exigent également que leur CÉR approuve les études faisant
appel à des sujets humains (p. ex., si vous présentez une demande conjointement avec un chercheur de
l’Université d’Alberta, le CÉR de chaque université devra approuver la proposition même si les fonds
iront principalement à l’autre université). La recherche sur des sujets humains peut inclure des études
où des données provenant de :

       1) la collecte de renseignements lors d’interaction avec une personne vivante ou d’intervention
          auprès d’elle (entrevues, groupes de discussion, etc.);
       2) l’utilisation secondaire de données recueillies précédemment de sujets humains (comme des
          dossiers médicaux);
       3) renseignements personnels permettant d’identifier une personne;
       4) photographies ou vidéos sur lesquelles il est possible d’identifier quelqu’un;
       5) restes, cadavres, organes, tissus, liquides biologiques, embryons ou foetus humains.

Cette liste n’est pas exhaustive. Il est fortement recommandé de consulter le BRDC et l'Énoncé de
politique des trois conseils régissant la recherche avec des êtres humains pour en savoir plus
[http://www.pre.ethics.gc.ca/francais/policystatement/policystatement.cfm]. Je vous suggère
d’entreprendre le processus de demande d’approbation du CER tout de suite après avoir envoyé votre
proposition à l’organisme subventionnaire. Dans certains cas (surtout pour les fondations), l'examen du
CÉR doit avoir eu lieu avant que la proposition ne puisse être examinée. Les formulaires figurent à :
[http://www.laurentian.ca/Laurentian/Home/Research/ResearchEthics/Research+Ethics+Board.htm?La
urentian_Lang=fr-CA]. Le comité examine toutes les propositions et pour les projets financés ou non
sans examen par les pairs, il exigera probablement un examen par les pairs avant de les approuver. Cela
signifie que la proposition peut être envoyée à un chercheur externe ou à un autre membre du CÉR. Ce
processus est très commun et confidentiel.

Considération 6 – Recherches sur des animaux
Si vous effectuez des recherches sur des animaux (la plupart des animaux en fait), vous devrez aussi
faire approuver votre protocole avant de pouvoir disposer des fonds. Comme vous le constaterez dans
notre politique (Addenda 2 – Cadre de référence) : « Selon la Loi sur les animaux destinés à la
recherche (Lois révisées de l’Ontario, 1980, chapitre 22 modifié par l’article 6 du chapitre 72 de 1989
et les règlements 16, 17, 18 et 19, règlements révisés de l’Ontario, 1980, mars 1990) et le Manuel sur le
soin et l’utilisation des animaux d’expérimentation, tous les chercheurs qui effectuent à l’Université
Laurentienne des recherches, des essais ou un enseignement faisant appel à des animaux vertébrés et
invertébrés sont tenus d’obtenir l’approbation du Comité de protection des animaux (CPA) avant
d’entreprendre leur projet ou de commander des animaux ». Les formulaires concernant la recherche
sur des animaux, l’élevage, la commande d’animaux, etc. figurent à :
[http://www.laurentian.ca/Laurentian/Home/Research/Animal+Care/]. Comme le CÉR, le CPA a le
mandat d’examiner les protocoles avant l’expérience; il détermine l’utilisation de l’animalerie en
fonction de l’espace disponible et de la priorité sur la liste des utilisateurs. Là encore, comme au CÉR,
si le projet n’est pas financé ou s’il est subventionné par un organisme n’offrant pas d’examen par les
pairs, le CPA exige que le protocole soit envoyé à au moins deux examinateurs dont un au minimum ne
doit pas être rattaché à l’Université. Pour des raisons de sécurité biologique et conformément à notre
politique, toute commande d’animaux doit passer par le vétérinaire et directeur de l’Animalerie (Rod
Jouppi, poste 2225) et le chef du Service des achats (Ray Coutu, poste 1555).


                                                                                                      12
Considération 7 – Biorisques
Toute substance qui présente un danger pour la santé humaine doit être examinée et agréée avant que
toute expérience puisse avoir lieu. Le Comité de la sécurité en laboratoire de l’Université Laurentienne
(présidé actuellement par M. Mazen Saleh) approuve les protocoles faisant entrer en jeu des biorisques,
des produits radioactifs, etc. Ce comité compte deux chercheurs, M. Abdel Omri (poste 2190),
spécialiste des biorisques, et M. François Caron, spécialiste des produits radioactifs. Je vous
recommande fortement de communiquer avec eux pour obtenir d’autres renseignements. Chaque
chercheur principal titulaire d’une subvention administrée par l’Université Laurentienne doit remplir un
formulaire, qui se trouve sur la page internet du Bureau de la recherche, si les expériences décrites dans
le protocole recourent à des agents infectieux. Il faut aussi remplir ce formulaire si des travaux sur des
animaux incluent l’utilisation d’agents infectieux ou d’animaux porteurs d’agents zoonotiques
infectieux pour les humains. Les niveaux de confinement doivent respecter les Lignes directrices en
matière de biosécurité en laboratoire, Troisième édition, 2004, Santé Canada ou les Normes sur le
confinement des installations vétérinaires, Première édition, 1996, Agence canadienne d’inspection des
aliments (ACIA). À l’heure actuelle, les formulaires remplis doivent être transmis au responsable de la
biosécurité. Lorsqu’un comité aura été formé, l’examen se déroulera de manière légèrement différente
afin d’être conforme aux règlements fédéraux concernant les biorisques.

Un autre aspect de la question est que beaucoup de ces substances peuvent provenir d’un autre
établissement et souvent aussi de l’étranger. Dans ces cas, vous devrez remplir le formulaire « Entente
de transfert de matériel ». Ce processus est réglementé par Santé Canada et traité très sérieusement par
le service des Douanes. Celui-ci bloquera tout envoi qui n’est pas accompagné de l’autorisation des
autorités.

Considération 8 – Produits radioactifs
Tout comme les biorisques, les produits radioactifs sont réglementés et doivent être approuvés avant
d’être utilisés à l’Université. Le responsable actuel des produits radioactifs est M. François Caron
(poste 2400). Je vous recommande de communiquer avec lui pour obtenir au besoin d’autres
renseignements.

En outre, en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement, vous devrez peut-être
envisager une étude d’impact environnemental s’il est nécessaire de construire un édifice ou d’effectuer
des travaux sur le terrain qui peuvent avoir des conséquences sur l’environnement. Cet aspect a pris de
l’importance ces dernières années, et les subventions des trois conseils peuvent être bloquées si les
démarches nécessaires n’ont pas été bien faites. Je dois aussi souligner que vous devez respecter toutes
ces considérations non seulement pour des recherches effectuées à l’Université mais aussi ailleurs au
Canada et à l’étranger.

Vous devrez peut-être respecter d’autres exigences afin de mener votre projet à bien. L’organigramme
3 présente les autres types de points que vous devriez prendre en compte lors de la préparation de votre
demande. Vous devrez obtenir l’approbation signée du directeur ou de la directrice de votre unité et du
doyen ou de la doyenne, car ils devront s’occuper de ces questions si votre proposition est acceptée.
Veillez à obtenir les signatures appropriées pour toutes ces considérations, et par conséquent, à
entreprendre le processus le plus tôt possible.




                                                                                                       13
                            Organigramme 3 – Autres considérations éventuelles



                                              Proposition




                                                                                   Contribution
        Décharge de cours       Nouvelle construction/          Locaux            supplémentaire
                                    rénovations             supplémentaires       de l’université



       Considération 9
                                   Considération 10                           Considération 12


                                                         Considération 11



Considération 9 – Décharge de cours
Certaines subventions vous permettent de réduire votre charge d’enseignement afin de mieux atteindre
vos buts en recherche. Il faut tout d’abord négocier cette décharge de cours avec l’organisme
subventionnaire en fonction de ses critères puis avec le directeur ou la directrice de votre unité et votre
doyen ou doyenne. Il est possible que l’organisme subventionnaire accepte votre demande mais que le
directeur ou la directrice ou le doyen ou la doyenne la refuse s’il y a une pénurie de professeurs et qu’il
est impossible de vous remplacer. N’oubliez pas que vos fonctions englobent l’excellence dans
l’enseignement et la recherche ainsi que le service à la collectivité.

Considération 10 – Nouvelle construction, nouvelle installation de matériel et rénovations
Ces coûts sont souvent cachés dans une proposition et une étude mais ils peuvent être lourds, surtout si
les rénovations sont importantes ou s’il faut construire un nouvel édifice. Certaines rénovations peuvent
exiger des fonds supplémentaires et limiter la possibilité de succès de vos recherches. Il est préférable
de discuter de ces aspects avant même de commencer à rédiger votre demande. Parlez-en tout d’abord
au BRDC et au directeur ou à la directrice de votre unité puis au doyen ou à la doyenne. Vérifiez si ces
personnes sont prêtes à vous épauler et peuvent trouver les locaux ou un moyen de vous aider. Le
BRDC examinera avec vous en quoi consistent les rénovations et les retombées sur votre proposition.
Toute question concernant les rénovations ou les nouvelles constructions, y compris l’installation de
nouveau matériel qui nécessitera du soutien physique supplémentaire ou des modifications mineures,
doit être adressée à M. Norm Lajeunesse (poste 1500), au Service des installations.




                                                                                                         14
Considération 11 – Locaux
C’est le sujet le plus chaud sur le campus. Les locaux sont importants pour la recherche mais il faut
examiner la question sérieusement avant d’envoyer une proposition. Il est souvent embarrassant de
promettre une quantité appréciable d’activités et de devoir ralentir l’exécution des plans à cause d’un
manque d’espace. Abordez la question avec le directeur ou la directrice de votre unité et le doyen ou la
doyenne avant de préparer votre demande. Il est préférable d’être réaliste plutôt que d’avoir trop
d’ambition et de ne pas pouvoir terminer le projet.

Considération 12 – Financement supplémentaire de l’Université
Dans certains cas, il est possible d’obtenir des fonds supplémentaires de différentes unités ou de
l’administration de l’Université. Par exemple, vous prévoyez un atelier international et le doyen ou la
doyenne vous a promis de majorer votre budget de 500 $. Une promesse verbale est encourageante
mais peut être oubliée quelques mois plus tard, surtout lorsqu’il s’écoule plus d’un an entre la demande
et l’approbation. Il est par conséquent important de confirmer le montant approprié en tant que
contribution de n’importe quelle unité. Vérifiez que vous avez le bon numéro de budget et la signature
de l’unité qui a promis les fonds. De surcroît, l’approbation est envoyée au comptable qui peut traiter la
demande plus rapidement que si la promesse avait été verbale.

Autres points à considérer lors de la préparation de votre proposition de recherche
Commande de matériel et d’infrastructure
Dans de nombreux nouveaux programmes d’infrastructure, comme ceux de la Fondation canadienne
pour l’innovation (FCI) et du Fonds pour la recherche en Ontario (FRO) (mais pas les trois conseils), il
faut coordonner le processus d’obtention de devis pour le matériel et l’infrastructure. Pour tout le
matériel coûtant plus de 2 000 $, il faut avoir au moins deux devis. Vous pouvez essayez de faire cette
démarche vous-même mais elle demande beaucoup de temps et vous ne réussirez probablement pas à
obtenir un rabais intéressant. Le Service des achats possède du personnel qualifié qui peut obtenir les
meilleurs devis pour l’infrastructure que vous désirez. Veuillez communiquer avec M. Ray Coutu et
Mme Sylvie Chrétien-Makela (poste 1553) pour en savoir plus. Le formulaire à utiliser pour accélérer
le processus et vous aider à déterminer rapidement le type de matériel se trouve à :
[http://www.laurentian.ca/Laurentian/Home/Departments/Purchasing+and+Risk+Management+Service
s/CFI.htm?Laurentian_Lang=fr-CA]

Formation et certificats
Selon le type de recherche que vous menez, vous devrez apprendre certains règlements et obtenir
certains certificats, par exemple pour les soins animaliers, le maniement de la faune et de la flore, la
sécurité aquatique, la sécurité en laboratoire, le SIMDUT, etc. L’Université est tenue de veiller à ce que
tous les membres du corps professoral, les auxiliaires de recherche, les étudiants (de tous les cycles) qui
effectuent de la recherche possèdent la formation et les certificats appropriés. De plus, nous devons
enregistrer ces certificats afin d’en rendre compte dans nos rapports. Veuillez remettre à M. John
Benoit, agent de la biosécurité au Service des ressources humaines, ou au BRDC, une copie de tout
certificat de formation suivie par le passé et vérifier s’il est encore valide. Dès que vous suivez une
séance de formation à l’Université, ces bureaux sont avertis afin que votre dossier soit mis à jour. Ces
certificats sont aussi très importants pour vos étudiants, car s’ils vont dans une autre université, ils
devront peut-être les produire.




                                                                                                        15
Gestion des risques, sécurité en laboratoire et sur le terrain
Même si nous espérons qu’aucun incident ne survienne pendant les activités de recherche, il existe
toujours des risques. Il est essentiel de gérer correctement les risques dans votre laboratoire afin que
tous les employés et vous-même soyez bien protégés. Il est par conséquent important d’envisager tous
les risques potentiels et de parler au BRDC ou à M. Ray Coutu, président du Comité de gestion des
risques, de tout sujet qui pourrait influencer vos recherches, par exemple, la sécurité dans le laboratoire
et sur le terrain, l’utilisation d’armes à feu, les voyages à l’étranger, etc. Veuillez consulter ces bureaux
et veiller à ce que tous les documents requis soient signés avant d’entreprendre ces activités.

Autres services offerts par le BRDC
Propriété intellectuelle et commercialisation
Le BRDC sera heureux de vous rendre service si vous désirez commercialiser et protéger la propriété
intellectuelle. L’Université Laurentienne fait partie de l’Ontario Partnership in Innovation and
Commercialisation (OPIC), un réseau de petites universités qui travaillent ensemble pour aider les
chercheurs à comprendre les questions concernant la propriété intellectuelle, les demandes de brevets,
la démonstration des principes, la commercialisation, etc. Ce réseau est financé par les trois conseils
par l’entremise du CRSNG et essaie d’inciter les chercheurs et leurs étudiants à commercialiser au
besoin les résultats de leurs recherches.

Publications
Les publications soumises à l’examen par les pairs (livres ou manuscrits, selon votre discipline) sont
essentielles pour obtenir du financement. Quoique les conférences et les communications puissent
étayer vos demandes, elles n’ont en général pas autant de poids que les publications. Les livres, les
manuscrits et les créations font partie des produits de tout projet de recherche. Vous aurez peut-être
besoin de renseignements pour les publier. Si vous avez une idée de livre ou de publication et pensez
avoir besoin de conseils, le BRDC pourra peut-être vous aider.

En outre, vous pouvez inclure des ateliers et d’autres événements dans vos programmes de recherche.
Quelques organismes appuient ce genre d’activités et le BRDC pourra au besoin vous aider et vous
conseiller.

Conflit d’intérêts
L’Université adopte actuellement une nouvelle politique concernant les recherches et le service à la
collectivité liés à des activités de recherche comme celles relevant du CPA et du CÉR, de la
biosécurité, etc. L’Université veut avoir l’assurance que toutes les recherches sont protégées au besoin.

Confidentialité
Le BRDC traite tous les documents confidentiellement. Lorsque vous apportez une proposition ou un
autre document, il sera examiné par le comité approprié dont tous les membres auront signé une entente
de confidentialité.

Centres et instituts de recherche
Tous les centres et institut de recherche de l’Université sont assujettis à un examen du Conseil de la
recherche, du développement et de la créativité. Ce conseil est composé de membres du corps
professoral et conseille la vice-rectrice associée à la recherche sur toute question concernant les
activités de recherche, y compris celles de ces centres et instituts. Ceux-ci sont importants pour
l’Université mais doivent être gérés de manière à assurer leur pérennité et ils doivent rendre compte de
leurs progrès à l’Université. En même temps, le BRDC et d’autres peuvent apporter du soutien aux
                                                                                                           16
centres et instituts en fonction de leurs besoins. Si vous désirez vous joindre à un centre, veuillez
consulter le site internet de l’Université et communiquer avec le directeur du centre pour obtenir de
plus amples renseignements.

Un dernier point. Lors de la préparation de votre proposition, il est très important de remplir le
formulaire d’approbation (RPAF) et y indiquer tout ce qui est nécessaire pour mener votre étude. Ce
formulaire et une copie de votre demande devraient parvenir au BRDC au moins deux semaines avant
la transmission de la demande à l’organisme approprié afin que nous puissions vérifier que tous les
renseignements sont corrects. Lorsque votre projet aura été approuvé et que vous aurez le contrat ou
l’entente de recherche, apportez ce document immédiatement à notre bureau. Vérifiez qu’il n’est pas à
votre nom seulement, car l’Université ne pourra alors pas assurer votre couverture. Vous ne devriez
jamais signer un contrat vous-même, car vous engagez alors votre responsabilité. Nous vérifions
toujours que les dispositions du contrat respectent la propriété intellectuelle et que d’autres détails
(comme la nécessité d’une assurance particulière) ne vous empêcheront pas de publier ou d’exécuter
les activités comme prévu.

Les points abordés dans ce document font partie des nombreux autres sur lesquels le BRDC peut vous
aider. N’hésitez jamais à communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements.

Vice-rectrice associée à la recherche : Liette Vasseur, poste 3404
Chefs des activités de recherche :      Daniel Archambault, poste 3446 (Sciences, CRSNG, FCI)
                                        Jean Dragon, poste 3213 (Sci. Soc., Humanités, CRSH, Éthique)
                                        Sophie Thériault, poste 3994 (légaux, propriété intellectuel)
Adjointe Administrative :               Lynn Leclerc, poste 3944
Secrétaire :                            Pauline Zanetti, poste 2436

Courriel : rdcoffice/bureaurdc@laurentian.ca



Mise à jour : août 2007




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