Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien

Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Annexe B – Feuille d’analyse des risques Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Scénario de risque (menace/événement) Classement des risques Probabilité Impact Résultat Gravité Date de révision 2 # Cause(s) Conséquences possibles Mesures en place Améliorations possibles Priorité d’amélioration Tâches Resp. 5 Cons. 10 Inform. Critique Statut Date prévue 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Scénario complété le: Date de révision du classement et de la gravité du risque: Remarque: Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Annexe C – Étude de cas représentatif Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Étude de cas représentatif L’étude de l’exemple qui suit a pour but de faciliter l’utilisation de ce guide. On y simule une démarche au cours de laquelle une équipe a d’abord identifié les risques pour déterminer ensuite que l’une des préoccupations majeures de l’organisation était le bioterrorisme. Le scénario met en scène un groupe de pression extrémiste qui a introduit un contaminant dans le produit mis en marché par les membres de l’association. L’équipe se réfère à la feuille d’analyse des risques (figure 11) du guide) pour examiner rigoureusement les enjeux, tenter de mieux caractériser le risque et établir les plans d’action en vue d’en atténuer les impacts. Certaines hypothèses ont d’abord été mises de l’avant: •Le produit « générique » dont il est question est un animal. Cela ne signifie cependant pas que les causes possibles du scénario, ainsi que les moyens de maîtriser les risques et d’apporter des améliorations qui sont énumérés sur la feuille d’analyse des risques sont exhaustifs ni exclusifs au groupe de producteurs concernés. •Le groupe de producteurs spécialisés qui est en scène dans l’exemple a exécuté toutes les tâches de planification requises et a adopté une philosophie et une méthode de travail pour orienter la mise en œuvre de la gestion des risques. •Les intervenants clés ont été trouvés et leurs intérêts sont défendus dans le cadre du projet et au sein de l’équipe (se référer au tableau 1 du guide). •L’équipe a cerné cet enjeu important après une analyse approfondie à l’aide du registre des scénarios de risques (voir figures 9 et 10 du guide). Annexe C – Page 2 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Scénario de risque - Bioterrorisme CATÉGORIE SCÉNARIO ORIGINE DE LA MENACE ET DE L’INCIDENT IMPORTANCE RELATIVE (PERCEPTION) (ÉLEVÉE, MOYENNE, FAIBLE, SANS OBJET) RISQUES COMMERCIAUX Capital de connaissances Interruption des activités commerciales Production interrompue Risques environnementaux Santé et sécurité Une maladie ou un virus connu est introduit au Canada (la maladie a déjà eu des répercussions sur le commerce dans d’autres secteurs). Maladie connue, à la ferme (avec des conséquences sur les volumes de production de l’entreprise). Produits contaminés par de résidus de médicaments vétérinaires présents au-delà des seuils permis par Santé Canada, qui ont été vendus aux consommateurs (ex. : erreur de produit, période de retrait non respectée, utilisation autre que celle indiquée sur l’étiquette d’un médicament sans ordonnance). Produits contaminés par des pathogènes résistants aux antimicrobiens, qui sont retracés d’après le registre d'utilisation des antibiotiques du producteur ( ex. : mauvais usage d’antimicrobiens à la ferme, ou manifestation de résistance aux antimicrobiens). Bioterrorisme – Un groupe de pression extrémiste a contaminé un produit. Produit contaminé par des produits chimiques (autres que des médicaments), tels que des métaux lourds ou des dioxines provenant, par exemple, de :  moulée contaminée  eau contaminée adultération volontaire Présence d’une seringue de médicaments brisée (découverte par le producteur ou le consommateur). Produit contaminé par des pathogènes ( ex. : salmonelles). Scénario de contamination à la ferme qui n’avait pas été repéré comme un risque potentiel dans le cadre du PSAF. moyenne faible moyenne moyenne élevée faible Annexe C – Page 3 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Étude de cas – décrire le scénario et trouver toutes les causes possibles Classement des risques Probabilité Impact Résultat Date de révision Scénario de risques (menace/événement) Gravité # Cause(s) Contaminant introduit dans le matériel acheté par le producteur :  Moulée  Médicament  Bétail/animaux reproducteurs Contaminant introduit illégalement dans l'entreprise agricole ( par la moulée, les médicaments, l’eau, les injections,etc.) Contamination des installations et/ou de l’équipement du producteur Contamination croisée du produit au cours du transport Fausse déclaration de contamination à la ferme (contaminant introduit plus loin dans la chaîne) Fausse déclaration de contamination Conséquences possibles Mesures en place Améliorations possibles Priorité d’amélioration Tâche Resp Cons Inform Date prévue Statut Plusieurs causes peuvent être à l’origine d’un scénario. Il faut toutes les repérer et les documenter (voir la figure 12). 1. 2. 3. 4. 5. On a jugé que ce scénario était très important au cours d'une session de brainstorming lors de la phase d'identification des risques (voir figures 8,9,10). Un scénario distinct pourra être envisagé si le contaminant n’a pas été introduit, mais risque de l’être (cas de sensationnalisme, d’extorsion, etc.) Date de révision du classement et de la gravité du risque : Remarque : 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Scénario complété le : Annexe C – Page 4 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Étude de cas: déterminer les conséquences possibles et répertorier les mesures en place pour maîtriser le risque Scénario de risque (menace/événement) Classement des risques Probabilité Impact Résultat Gravité Date de révision # 1. Cause(s) Conséquences possibles Risque pour la santé humaine (selon le contaminant) allant de la maladie au décès et aux multiples décès. Les enfants sont particulièrement vulnérables même à faible dose. Poursuite légale possible contre l’association provinciale /nationale de producteurs. Mesures en place Plans de gestion de crise à l’échelon provincial/national Améliorations possibles Priorité d’amélioration Tâche Resp Cons Inform Date prévue Statut Pour chaque cause (contaminant introduit dans 2. la moulée ou les médicaments, par 3. ex.),déterminer les conséquences possibles 4. (voir figure 12). 5. Il peut s’agir de conséquences financières, 6. commerciales, ou liées à la 7. responsabilité, à 8.la réputation, etc. 9. 10. D’autres circonstances 11. pourraient entraîner des 12. 13. conséquences semblables; 14. certaines conséquences 15. peuvent aussi être 16. directement associées à 17. une cause précise (ex.: responsabilité de l’autorité réglementaire) Perte de confiance significative de la part du public envers la salubrité du produit et le programme PSAF. Atteinte à la réputation. Demande réduite pour le produit à l’échelon régional/national (au-delà de la région directement touchée); risque d'interruption des échanges commerciaux. Animaux perdus ou en quarantaine Programme d’assurance qualité chez le producteur (procédure de réception du matériel, dossiers sur les approvisionnements,etc.) Communication constante des enjeux aux producteurs par les associations provinciales. Systèmes de traçabilté, avec échantillonnage et essais. Programmes de qualité des fournisseurs. Financement du risque;assurances. Les mesures en place qui visent à maîtriser les risques sont répertoriées. Leur efficacité est soigneusement examinée et évaluée. Répéter la même démarche pour chacune des causes possibles du scénario. Annexe C – Page 5 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Étude de cas – classer le scénario en fonction de la probabilité qu’il se produise et de son impact Classement des risques Probabilité Impact Résultat Gravité 2 5 10 Critique Priorité d’amélioration Améliorations possibles 5 4 Impact croissant 3 2 1 0 1 2 3 4 5 Probabilité croissante Le statut actuel et l’efficacité des plans d’action de l’association provinciale sont douteux. Établir une stratégie nationale de coordination pour la gestion de crise qui met en place et maintient une norme minimale et assure une coordina à l’échel tion on régional/provincial/national. Les approvisionnements sont reconnus comme étant un point de contrôle critique, dans la prochaine version du Manuel du producteur qui comprendra des directives élargies sur :  l’inspection matériel du  la tenue de dossiers Envisager de mettre en place un programme PSAF plus formel adapté au regroupement de producteurs spécialisés et comportant des directives techniques critères portent sur . Les : l’intégrité du produit la sécurité l’emballage le transport les contrats et paiements uniformes Revoir complètement les assurances Impact croissant On assigne une valeur numérique Majeure à la probabilité qu’un incident Moyenne survienne et à son impact, à l’aide de critères préétablis Mineure (voir les tableaux 2 et 3). L’équipe Moyenne reporte ces Révision continue des protocoles pour la détection et les analyses de le données ormer toxines sur et de contaminants. S’inf des dernières découvertes technologiques Majeure (noter qu’il n’y a pas de moyens de diagramme des détection pour certains contaminants qui ne peuvent dont être découverts) risques. L’équipe considère que les Avril scénarios ayant 2004 TâResp Cons Inform Dateprévue che un « impact considérable » sont prioritaires. On a attribué la cote « 10 » au scénario puisqu’on estime qu’il s’agit d’un risque critique (voir figures 12,14 5 4 3 Date de révision Statut Critique2 1 Important Préoccupant 0 1 2 3 4 5 Probabilité croissante Annexe C page 6 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Étude de cas – trouver les améliorations possibles Mesures en place Améliorations possibles Priorité d’améliorati on Dans le cadre d’une discussion de groupe ou d’une scéance de brainstorming, trouver les améliorations possibles en se basant sur les mesures en place. L’équipe s’est référée au tableau 4 du guide pour concevoir un système complet de mesures de contrôle. Refaire la même démarche pour chaque cause possible d’un scénario. • •   Le statut actuel et l’efficacité des plans d’action de l’association provinciale sont douteux. Établir une stratégie nationale de coordination pour la gestion de crise qui met en place et maintient une norme minimale et assure une coordination à l’échelon régional/provincial/n ational. Les approvisionnements sont reconnus comme étant un point de contrôle critique, dans la prochaine version du Manuel du producteur qui comprendra des directives élargies sur : l’inspection du matériel la tenue de dossiers Majeure En fonction de l’analyse coûtsavantages (voir le tableau 5 du guide), la priorité d’amélioration a été établie comme « majeure ». Bien qu’une gestion de crise plus efficace permettrait de réduire l’impact, l’équipe a déterminé que le risque résultant serait encore « critique». Refaire la même démarche pour chaque amélioration. Résultats des améliorations Mise en œuvre des améliorations Difficile Assez difficile Facile Priorité très majeure DE Scénario critique A Préoccupant Priorité Priorité moyenne majeure Moyenne Mineure Moyenne Mineure Très mineure Moyenne Moyenne Moyenne Mineure Mineure Important Critique Scénario Préoccupant important Important Scénario préoccu- Préoccupant pant majeure Très Majeure Majeure Moyenne Moyenne Annexe C page 6 Annexe C page 7 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Dresser, pour chaque amélioration suggérée, une liste des tâches qui y sont reliées ou établir un plan d’action. Compte tenu du nombre parfois important de scénarios et d’améliorations à envisager, les plans d’action peuvent être établis en tenant compte de la priorité accordée à l’amélioration (priorité «Très majeure» en premier, puis « Majeure», « Moyenne», etc.). Classement des risques Probabilité Impact Résultat Gravité Date de révision Avril 2004 2 Tâche 5 Resp JWC 10 Cons Critique Inform L’équipe considère que le projet devrait être en bonne voie de réalisation en avril 2004 et estime que le scénario devrait être revu à ce moment. Statut Date prévue Conception :06/03 Publication :07/03 Interventions et résultats :10/03 Rédiger un questionnaire pour les personnes ressources majeures à l’échelon provincial afin d’évaluer le degré de capacité à gérer les crises. Produire un modèle de référence pour s’assurer d’une norme minimale et pour promouvoir et partager les bonnes pratiques de gestion. Former un comité directeur pour mettre en œuvre et coordonner la planification des interventions et les activités connexes (dont la simulation et les analyses) Approbation en attente afin de libérer JWC et lui permettre de se consacrer au projet. JWC/ 0$ 01/04 Le statut fait référence au niveau de vérification de l’état d’avancement de la mise en oeuvre des mesures de contrôle (Voir la figure 18). L’équipe s’est servie de la feuille, à l’étape de la planification, pour attribuer les responsabilités et établir les dates butoirs pour chaque tâche (ici, par ex., Jody Cann-JWC- est la responsable à l’association nationale de la planification des crises et coordonne la démarche). 03/04 Annexe C – Page 8 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Annexe D – Lignes directrices relatives à la gestion de crises Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Lignes directrices pour élaborer un plan de gestion de crises Introduction Des événements indésirables ou des pertes peuvent survenir, même si on a tenté activement de les prévenir et de les surmonter. Il est toutefois possible d’en atténuer grandement les conséquences lorsu’on a planifié des stratégies d’intervention en cas d’urgence. Dans les situations extrêmes, les plans d’urgence peuvent sauver des vies ou permettre à une entreprise de survivre au lieu de disparaître. Il faut se rappeler, lorsqu’on planifie la gestion de la poursuite des activités, qu’un incident comporte diverses phrases et que chacune exige des méthodes d’intervention uniques, mais rationnelles, comme le démontre le schéma ci -dessous. Incident Planification et stratégie de maîtrise des risques Intervention d’urgence Gestion de crise Reprise des activités Pre-incident Urgence/crise désastre 0 - 1 heure 1 heure- 3 jours 1 heure - mois Figure D – Gestion de la poursuite des activités Annexe D – Page 2 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Pour les utilisateurs de ce guide, la gestion de crise est certainement l’étape la plus importante de la planification. L’intervention d’urgence, en raison de son caractère immédiat, relève de la compétence du producteur. Les associations de producteurs spécialisés peuvent aider leurs membres en mettant à leur disposition des directives ou des marches à suivre en cas d’urgence, qui intègrent les normes des PSAF ou qui ont été conçues indépendamment. La reprise des activités de l’entreprise est évidemment un processus à plus long terme. Elle nécessite des ressources importantes et durables pour chaque type de scénario et sera probablement coordonnée par les intervenants dont les intérêts économiques sont le plus en cause. La phase de gestion de crise est donc la plus importante pour les utilisateurs de ce guide. Ils y trouveront des outils pour mettre sur pied des plans de communication en cas de crise, par les regroupements de producteurs. Ils y trouveront aussi des moyens de réagir rapidement et efficacement et des méthodes pour faire face à aux situations d’urgence. La gestion de crises décrit comment on doit aborder et gérer les questions stratégiques issues d’une crise organisationnelle : c'està-dire assumer la responsabilité de la crise, la surmonter et en assurer la coordination. Les plans de gestion de crises tiennent ainsi compte de l’importance primordiale des communications internes et externes ainsi que de la prise de décision pendant et après la crise. Le leadership, l’utilisation des ressources disponibles, les communications avec les services d'urgence et les intervenants clés ( y compris les organismes de réglementation, les clients, les fournisseurs, les milieux financiers et les médias) sont aussi des éléments importants de la gestion de crises. Une gestion de crises efficace fait partie d'une saine gestion d’entreprise puisque ses objectifs sont les suivants : – la survie de l’organisation – la réduction au minimum de l’impact de tout incident majeur – le bien-être des personnes, des intervenants, des biens, des activités commerciales et de l’environnement – la reprise des activités essentielles – la conformité aux normes L’élaboration de plans de gestion de crises efficace s’inspire de la gestion de projet. Le plan comprend les éléments suivants : Annexe D – Page 3 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques I - Lancement du projet – Obtenir d’abord l’appui de la direction ainsi que le soutien administratif, y compris la définition d’un énoncé de politiques. Nommer un directeur de projet et former une équipe chargée de la réalisation du plan de gestion de crises. II – Procédure d’intervention en cas d’urgence – Caractériser « le niveau de préparation » de l’organisation et conseiller, dans la mesure du possible, les producteurs et les intervenants concernés sur l’élaboration des plans relatifs à tout type d’urgence, d’origine naturelle ou humaine. III – Déterminer les rôles et les responsabilités – Le plan de gestion de crises doit décrire les responsabilités et les fonctions importantes suivantes : Un (e) responsable de l’ensemble de la gestion de crises qui en assume le leadership. La personne en question veille à ce que l’organisation et les intervenants (y compris le conseil d’administration) soient tenus au courant de l’évolution de la crise. Elle préside également le comité directeur de la gestion de crises. Un comité directeur de la gestion de crises composé de membres de la haute direction chargés d’élaborer une stratégie de gestion de crise et de prendre les décisions qui s’imposent. Le groupe est notamment responsable des communications externes (c.-à- d. les déclarations aux médias); il doit également régler les problèmes d'ordre légal et réglementaire qui peuvent survenir. Un (e) responsable de la mise en œuvre des décisions ou des stratégies formulées par le comité directeur. La personne en question doit répondre aux médias et communiquer avec les organismes de réglementation; elle est aussi responsable de la formation de l’équipe de gestion de crises, des activités de cette dernière et du centre de commandement. Une équipe de gestion de crises qui travaille en collaboration avec le comité directeur et la personne responsable, dans le but de mettre en œuvre le plan déjà établi. Prévoir des substituts pour chaque fonction. Annexe D – Page 4 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques IV – Procédure de divulgation et de déclenchement de la crise- Mettre en place une procédure pour déclencher les mécanismes de gestion de crises et de divulgation, ainsi que les étapes à franchir pour déterminer si l’incident devient une « crise ». V– Centre de commandement – Mettre sur pied un ou plusieurs centres de commandement et dresser la liste du matériel et de l’équipement requis. VI – Communications – Monter un réseau de communication avec des contacts internes et externes. Le message qui sera transmis à l’externe doit être uniforme, clair et précis et il doit être livré par un porte-parole d’expérience. VII – Formation et simulation - Instaurer un programme de formation adaptée qui prévoit la réalisation de simulations. Il est essentiel pour une organisation de se doter d’une procédure efficace en matière de gestion de crise. Les personnes qui participent à la planification et à la procédure d’intervention d’urgence doivent avoir une compréhension très claire de leurs fonctions et de leurs responsabilités, avant qu’un incident ne survienne. Elles doivent par ailleurs recevoir une formation appropriée et disposer des moyens nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités. Le texte qui précède n’est qu’un bref résumé de la question. Pour des explications plus détaillées et des lignes directrices sur le sujet, les utilisateurs sont invités à consulter la documentation qui existe sur le sujet. On en trouvera quelques exemples à la section suivante Annexe D – Page 5 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques RESSOURCES Les liens mentionnés ci-dessous conduisent à des documents qui traitent de la gestion de crise ne matière de salubrité des aliments. Les associations de producteurs spécialisés peuvent s’en inspirer pour mettre en place leurs propres mécanismes de gestion de crise. Sources canadiennes Planification et intervention en cas de catastrophes au Canada– Outil pratique à l’intention des agriculteurs et des organisations agricoles ©2001 Conseil canadien de la gestion d’entreprise agricole, Fédération canadienne de l’agriculture Business Continuity Institute www.thebci.org Canadian Centre for Emergency Preparedness www.ccep.ca Association DRIE www.drie.org Bureau de la protection des infrastructures essentielles et de la protection civile (gouvernement canadien) Brochures pour les entreprises privées et les institutions Guide de la planification de la reprise des activités http://www.ocipep-bpiepc.gc.ca/info_pro/self_help_ad/general/book_busi_f.asp Le système de gestion des situations d'urgence agro-alimentaire du MAAO (Ontario) –http://www.gov.on.ca/OMAFRA/french /research/risk/emergency.html Annexe D – Page 6 Salubrité des aliments à la ferme Guide canadien de planification de la gestion des risques Food Safety Network (Réseau de salubrité alimentaire) Crisis Response & Communication Planning Manual http://www.foodsafetynetwork.ca/crisis/crisis-manual.htm Crisis Response & Communication Planning Workbook http://www.foodsafetynetwork.ca/crisis/crisis-workbook.htm Utilisation des groupes électrogènes de secours http://www.gov.on.ca/OMAFRA/french/engineer/facts/99-006.htm Sources américaines http://www.usda.gov/da/ocpm/ Sources internationales Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) Animal Disease Emergency Preparedness Plans http://www.fao.org/DOCREP/004/X2096E/X2096E00.HTM Pratiques de gestion d’urgence (Système de prévention et de réponse rapide contre les ravageurs et les maladies transfrontalières des animaux et des plantes) http://www.fao.org/ag/AGA/AGAH/EMPRES/e_gemp.htm Innocuité et hygiène des aliments des animaux http://www.fao.org/ag/AGA/AGAP/FRG/Feedsafety/feedsafety.htm Annexe D – Page 7