COMPLIANCE AUDIT BOOKS RECORDS CHECKLIST Please check off which

Document Sample
COMPLIANCE AUDIT BOOKS RECORDS CHECKLIST Please check off which Powered By Docstoc
					      COMPLIANCE AUDIT
      BOOKS & RECORDS CHECKLIST


     Please check off which documents you have made available.  If an item does not apply, simply put N/A in the associated box.  Please make 
     this checklist available to the auditor upon his/her arrival.
     TRUST ACCOUNT RECORDS
     Banking 
A1   List of pooled trust accounts (i.e. bank name, account number)
A2   A2 ‐ List of separate interest bearing trust accounts (GIC’s, term deposits, etc.)
A3   A3 ‐ List of “Appointments” (Executor, Trustee, Power of Attorney, etc.) and corresponding trust bank accounts, if applicable

A4   List of signatories to the trust account(s) along with sample signatures
A5   Trust bank statements, cancelled, voided & certified cheques ‐ cheque images acceptable if both front and back of cheque are 
     visible (Rule 3‐59)
A6   Bank vouchers, similar documents ‐ i.e. wire confirmations, etc. (Rule 3‐59)
A7    Validated deposit receipts, including ATM confirmations  & bank deposit books (Rule 3‐59)
A8    Documentation containing cheques endorsed over (Rule 3‐54)
A9   Copy of Annual CDIC letter(s) (Rule 3‐70)
A10 Written confirmation  from pooled trust bank(s) as applicable,  confirming net interest is being remitted to Law Foundation (Rule 3‐
    52 (2))
A11 List of Electronic transfers for more than $25,000,000 including copy of both the requisition and confirmation (Rule 3‐56 (3.1))

     Monthly Trust Reconciliations  (Rule 3‐65) including:
B1   Detailed monthly bank reconciliations (including a detailed monthly listing showing the unexpended balance of trust funds held for 
     each client, and identifying each client for whom trust funds are held)
B2   Listing of separate trust accounts identifying the client for whom each is held
B3   Listing of balances of all other trust funds held pursuant to Rule 3‐51(3)
B4   Listing of Valuables held for each client.
     Listing of Valuables held for each client

     Books & Records
C1   Trust book of entry or data source showing receipt and disbursement of all trust funds (Rule 3‐60) ‐ i.e., trust general ledger detail.

C2   Trust sub‐ledger or other suitable system showing separately for each client all trust funds received and disbursed for each client 
     and the unexpended balance (Rule 3‐60)
C3   Trust records showing transfer of funds between client ledgers including lawyer’s written approval (Rule 3‐60)
C4   Billing records including file copy of all bills delivered to clients or persons charged (Rule 3‐62)

     GENERAL ACCOUNT RECORDS
     Banking 
D1   List of general(operating) accounts
D2   General/Operating account bank statements, cancelled and voided cheques ‐ front and back of cheque images are acceptable if 
     originals not returned by the bank (Rule 3‐59)
D3   Validated deposit slips, including automated teller machine confirmations  and bank deposit books (Rule 3‐59)

     Books & Records
E1   General account records including book of original entry or data source showing receipt and disbursement of all general funds 
     (Rule 3‐61)
E2   Full general ledger with all the trial balance account detail (acceptable in electronic form) (Rule 3‐61)
E3   Accounts receivable ledger or other suitable system showing for each client all transfers from trust, other receipts and the 
     outstanding accounts receivable balance (Rule 3‐61)
     OTHER
F1    Cash receipt book of duplicate receipts (Rule 3‐61.1)

F2   GST Returns
F3   PST Returns
F4   TAF Returns with supporting documentation.
F5   Payroll returns, if applicable
F6   Copy of letter from Executive Director’s Modification (Rule 3‐69), if less than 3 yrs of records stored at your chief place of practise

     Pl       t th t th     dit    ill b l b
     Please note that the auditor will be also be requesting a sample of files to review while onsite.
                                                        ti         l f fil t         i    hil     it
     Please have this information ready for the auditor upon arrival.  If you have any questions about the information requested above, please 
     do not hesitate to contact your assigned auditor.