COBRA Basics

Document Sample
COBRA Basics Powered By Docstoc
					                                                                                                                       March, 2009

                                                        COBRA Basics
 The Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act of 1986 amended Federal ERISA laws.  COBRA 
 provides continuation of health coverage to employees and their beneficiaries for a limited time based on 
 certain events.  This applies to all employers who have more than 20 employees, which involves a tricky 
 calculation.  In general, COBRA allows 18, 29, or 36 months of coverage, with the employee paying the full 
 monthly premiums plus an additional 2% administration fee.   

Employers Subject to COBRA                      not provide medical services, and               General Notice (also called Initial Notice) 
COBRA applies to employers who had 20           therefore would not be subject to COBRA.        A General Notice outlines members’ 
or more employees during more than                                                              rights under COBRA.  The employer must 
50% of the prior calendar year.                 Qualifying Events                               provide a General Notice to all employees 
                                                Continuation coverage needs to be               and dependents enrolled for active health 
Most employees are included in this             offered to Qualified Beneficiaries if there     coverage.  The deadline for this notice is 
calculation:  full time and part time, and      is a loss of health coverage, due to one of     90 days from the start of coverage. 
even those not covered on the health            the following: 
plan.  Part time employees are counted              •    Employee’s termination (except         Qualifying Event Notice 
as a fraction of a full time employee                    for gross misconduct)                  The Qualifying Event Notice outlines 
based on their hours worked. You do not             •    Employee’s reduction in hours          members’ rights under COBRA now that 
need to count seasonal or temporary                 •    Employee’s death                       they have had a Qualifying Event. This 
employees, or 1099 contractors.                     •    Employee’s becoming eligible for       mailing would also include the plan rates, 
                                                         Medicare                               the length of time COBRA can continue, 
COBRA does not apply to plans sponsored                                                         and an election form. 
                                                    •    Divorce or legal separation 
by the Federal government, a church, or                                                           
                                                    •    Child reaching age limitation 
certain church‐related organizations.                                                           The plan has 15 days to mail out the 
                                                                                                Qualifying Event Notice once it has 
                                                Qualifying Beneficiaries 
     Your plan’s COBRA eligibility for                                                          received notification of a Qualifying 
                                                Those eligible for continuation coverage 
      this year is dependent on your                                                            Event.   This notice needs to come from 
                                                include employees, retirees, spouses, and 
     number of employees last year!                                                             the employer or the employee within 30 
                                                children.  In addition, any child born to or 
                                                                                                days of the Qualifying Event.  
                                                placed for adoption with a Qualified 
Health Plans Subject to COBRA                                                                    
                                                Beneficiary would automatically be a 
Continuation coverage under COBRA is                                                            Typically the employer would notify the 
                                                Qualified Beneficiary. 
available for medical, prescription, vision,                                                    plan of a change in employment status, 
and dental coverage as well as Health                                                           the death of an employee, or an 
                                                There are times when family members 
Reimbursement Arrangements and                                                                  employee’s eligibility for Medicare.  The 
                                                would not be considered Qualified 
Health Flexible Spending Accounts. The                                                          employee must notify the plan of a 
                                                Beneficiaries. This can happen when a 
coverage provided must be identical to                                                          change in marital status or the loss of a 
                                                dependent is added to the COBRA 
the coverage active employees receive.                                                          dependent’s status under the plan (such 
                                                member’s plan at a later date, such as 
                                                                                                as reaching the limiting age). 
                                                through marriage or at the next open 
An Employee Assistance Plan (EAP) must                                                           
                                                enrollment offered by the plan. 
be provided under COBRA if the EAP                                                              Electing COBRA 
provides medical services.  If the program                                                      The Qualified Beneficiary has 60 days to 
                                                The designation of “Qualified Beneficiary” 
provides on‐site or telephonic counseling,                                                      elect or decline COBRA coverage.  The 60‐
                                                is important, since any QB can make a 
this would be considered an EAP with                                                            day clock starts running from the date the 
                                                separate election for COBRA coverage 
medical services.  If the program only                                                          Qualifying Event Notice was provided, or 
                                                from other family members and has their 
provides referrals to counselors, it would                                                      the date active coverage ended 
                                                own rights under COBRA.   
                                                                                                (whichever is later). 

                              GHB Insurance • 800.789.5011 •
Paying for COBRA                              Early Termination of COBRA                     Coordination with FMLA 
From the date of election, the enrollee       COBRA coverage can be terminated prior         The Family Medical Leave Act requires 
has 45 days to pay the first premium. This    to the full duration set forth in the          employers with 50 or more employees 
premium must include all retroactive          regulations, if any of the following occur:    working within a 75‐mile radius to 
premiums to the start date of COBRA.                                                         provide up to 3 months of leave for 
                                                • Premiums are not paid timely               certain circumstances.   
After the initial premium payment is            • The employer terminates group               
received, the member will be allowed a               health coverage for all employees       Health coverage must be extended 
30‐day grace period to pay subsequent           • The QB begins coverage under               during an FMLA‐qualified leave, and is 
monthly premiums. For example, for April             another group health plan               not considered COBRA continuation.  
coverage, he would have until April 30th        • A QB becomes entitled to                   The employee pays the same premiums 
to remit premium.                                    Medicare after enrolling on COBRA       they paid as an active employee during 
                                                                                             this type of leave. 
Duration of COBRA Coverage                      Cost of COBRA                                 
COBRA coverage can continue for up to a         Group Health plans can require               However, if the employee decides not 
maximum of 18 months in the case of a           Qualified Beneficiaries to pay for 100%      to return to work, it would trigger a 
reduction of hours or a termination of          of the monthly premium to continue           COBRA Qualifying Event. 
employment.  For all other Qualifying           coverage. Some employers elect to pay         
Events, COBRA typically continues for up        all or a portion of this premium.            Pre‐existing Condition Exclusions 
to 36 months.                                                                                Under the Health Insurance Portability 
                                                You can charge an additional 2% to           and Accountability Act, any individual 
Exception for Disability                        cover administrative costs. If you are       moving from one health plan to 

The 18 months of COBRA can be                   using a COBRA vendor, they will              another may receive credit toward any 
extended for the entire family for an           typically charge the 2% fee and retain       pre‐existing condition waiting periods.  
additional 11 months (a total of 29             the fee for their services.                  The credit would be equal to the 
months), if any covered family member is                                                     amount of time served  under their 
disabled.  He must be determined by the         For disabled Qualified Beneficiaries         prior health insurance plan. This 
Social Security Administration to have          receiving the 11‐month disability            includes any time the person was 
been disabled at some time during the           extension, the premium for these             covered through COBRA.  
first 60 days of COBRA and must continue        additional months can be increased to         
to be disabled throughout the rest of the       150% of the monthly plan cost.               Open Enrollment Periods 
initial 18 months on COBRA.                                                                  Each year that a health plan renews, 
                                                COBRA premiums are linked to your            there is typically an open enrollment 
Exception for Medicare Eligibility              active employee health plans. If you         offered to all active employees. This 
The 18 months of COBRA for family               receive an increase or decrease in your      allows employees to make a change to 
members can be extended if the                  rates, your COBRA members will also          enrollment, add dependents, etc. 
employee became eligible for Medicare           be affected by these changes.                 
before terminating active coverage.  The                                                     Many employers forget about their 
dependents could have up to 36 months           Insufficient Payment                         COBRA members during open 
on COBRA, minus the number of months            You can terminate COBRA coverage for         enrollment.  HIPAA actually requires 
the employee was eligible for Medicare.         any individual who does not pay their        that employers offer all their COBRA 
The minimum time on COBRA will not fall         premiums timely.  If the amount of           Qualified Beneficiaries the same rights 
below 18 months under this calculation.         premium paid to the plan is wrong, but       as active employees. Therefore, you 
                                                not “significantly less” than the amount     should notify your COBRA members of 
Exception for Subsequent Events                 due, you must notify the person of the       the changes to the plan and rates, and 
In some cases, a dependent can have her         deficiency and allow 30 days for them        also allow them to make election 
COBRA extended from 18 months to 36             to pay the difference.                       changes.  
months if there is a second Qualifying                                                        
Event.  For example, the employee is                                                          
terminated (spouse receives 18 months                                                         
COBRA) and during the 18 months they             
are divorced.  The ex‐spouse would have           ADDITIONAL RESOURCES 
a second Qualifying Event, and would be           1‐866‐444‐EBSA                      Employee Benefits Security Administration 
eligible for a total of 36 months of COBRA       
                                                            EBSA Website 
(from her initial COBRA start date).             
                                 GHB Insurance • 800.789.5011 •