Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out

Business License Database Search by Date

VIEWS: 14 PAGES: 4

Business License Database Search by Date document sample

More Info
									                TENNESSEE BOARD FOR LICENSING CONTRACTORS 
                          Department of Commerce & Insurance/Division of Regulatory Boards 
                       Mailing Address:  500 James Robertson Parkway; Nashville, TN  37243­1150 
                           Telephone:  800­544­7693 or (615) 741­8307; Fax:  (615) 532­2868 
                                   Email:  Contractors.Home­Improvement@TN.Gov 



                                       Website Search Tips 
                             License Roster Search; Reports & Data; 
                              Forms & Applications; and Discipline 
                     Website:  http://tn.gov/commerce/boards/contractors/ 


1.  LICENSE ROSTER SEARCH 
Direct Link:  http://licsrch.state.tn.us/ (to check all licensees within Regulatory Boards) 

Licenses  for  all  of  the  Division  of  Regulatory  Boards  are  listed  on  this  site.  Therefore,  more 
criteria  and  fields  are  available  to  meet  each  department’s  licensing  programs.  The  Board  for 
Licensing  Contractors  has  various  professions:    Contractors,  Home  Improvement,  Limited 
Licensed Electricians and Limited Licensed Plumbers.  These are searchable online by the “Last 
“Name/Firm”  field”,  only,  and  it  does  not  recognize  the  “First”  name  field.    Also,  licensees  will 
only  pull  up  if  entered in  the  exact  name  as  licensed  (this  site  does  not  allow  cross  referenced 
searches  by  “individual”  name  if  licensed  in  another  “business”  name).  A  search  by  the 
“Address” field may aid in pulling up a licensee, when unsure of their license name.  In addition, 
you may perform a search by the “License #”.  Please note, license numbers are duplicated, but 
not within the same program.  Therefore, unless you limit a search to a “Profession”, it will bring 
up all licensees with the same license number (Auctioneers, Architects, Barbers, etc.). 

The following are tips to assist in looking up a license due to the sensitive nature 
of the computer program to accommodate all programs in the Division:
     ·    For best results, search by only one (1) criteria, using partial information in one field;
     ·    Contractors  are  by  licensed  by  "Firm  Name";  do  not  enter  "First"  and  "Last"  name 
          sections;
     ·    If  there  is  a  period  (.)  in  the  name,  include  as  part  of  the  search  (for  example,  “J.  D. 
          Builders”);
     ·    Should  they  hold  a  license  as:  "Doe,  John",  enter  "Doe"  as  the  firm  name  or  try  “John” 
          (depends on how they’ve been approved for a license;
     ·    If  you  know  part  of  the  name,  you  may  enter  a  percent  sign  %  in  front  of  the  name 
          (%Jon) and it will bring up all licenses with  “Jon” in the name;
     ·    By  filling  in  part  of  the  address  field,  it  will  also  bring  up  the  license  information  for  all 
          licenses issued at this street address (1234 Apple Street; start by entering “1234” and if 
          several come up, go ahead and enter a “City” in the next field); and
     ·    You  may  limit  your  search  to  a  certain  profession  by  scrolling  to  only  one,  such  as: 
          Contractors;  Limited  Licensed  Electricians;  Home  Improvement;  Limited  Licensed 
          Plumbers, etc. 

If you prefer to obtain a list of all contractor licensees  in a particular city, you may click onto the 
“Profession” field and scroll to “Contractors”.   Enter the city and this will pull up all the licenses for 
contractors in this city.  (Note: You may obtain this list easily under the “Reports and Data” from 
our website.  See next page for these instructions.)




                                                            1 
Details of Licensees 
After  pulling  up  a  licensee,  you  may  further  check  their  status,  expiration  date,  license 
classification or monetary limit, by clicking onto “Details” box next to the “License #”.  The status 
is tied to our Board’s database, and the last transaction of the licensee. 

The following are status codes:

    ·   Active – 1.  Has a current license if the expiration date is not expired; or 2.  Active status, 
        but shows license expired means they have filed renewal  prior to expiration date and in 
        process  or  may  lack  information  to  issue.    Active  licensees  may  only  operate  if  their 
        expiration date is not expired.
    ·   Delinquent – 1. License expired and the Renewal has not been received; or 2.  Filed the 
        Renewal  late and awaiting issuance; or 3. Renewal received but owes late fees.  (Note: 
        After renewal  is  received  by  staff,  status  remains  “Delinquent”  until issued.)  Delinquent 
        licensees have renewal rights for limited time, but cannot work during this status.
    ·   Failed  to  Renew  –  1.    License  expired  and  has  been  in  a  “Delinquent”  status  over  12 
        months;  or  2.  No  longer  have  renewal  rights,  unless  renewal  received  prior  to  being 
        expired 12 months and must apply for reinstatement.
    ·   Needs QA – Qualifying Agent (QA) left and it has been over 90 days for a new individual 
        to be designated.  If one not assigned while there are renewal rights, must reinstate and 
        cannot renew.  Cannot operate while needing a new QA.
    ·   Retired – 1.  Voluntarily placed current license in a dormant status while not working or 
        insurance lapse; 2.  In lieu of renewing, placed in dormant status.  3.  May retire annually 
        up to seven (7) years; may renew “retired” status  at expiration date.  Cannot operate in 
        retired status.
    ·   Withdrew  –  1.    Voluntarily  inactivated  the  license  (out  of  business;  obtained  another 
        license; or consolidated licenses; or 2.  Canceled their pending application for a license.
    ·   Military  –  Notified  of military  leave  to  inactivate  license  and  retains  renewal  rights  past 
        expiration date.
    ·   Revoked – 1.  License revoked by the Board; or 2.  Licensee  waived right to a hearing 
        and relinquished license.
    ·   Denied – 1.  License may have a current expiration date due to issued prior to audit and 
        did  not  fulfill  renewal  requirements.    Must  supply  additional  information  to  continue  to 
        operate and retain renewal rights.
    ·   Bad  Check  –  1.    Licensee  owes  fees  to  cover  insufficient  funds  and  cannot  operate; 
        license may have a current expiration date.
    ·   App  in  Proc  –  1.    Application  for  a  new  license  has  been  received;  awaiting  Board 
        approval  for  issuance.    Licensee  cannot  operate  until  Board  meets  and  license  issued 
        with current expiration date; only exception is “Hardship” approval.
    ·   Do  Not  Use  –  Licensee  applied for  a  new  license  when  they  should  have  applied for  a 
        revision.
    ·   Adm  Error  –  1.    Administrative  error;  board  staff  may  have  duplicated  entry;  or  2. 
        Licensee applied for a new license when they should have applied for a revision. 

Classification and Monetary Limit ­ Details 
To  check  the  classification  codes,  only  “Contractors”  are  assigned  license  classifications  and 
monetary  limits.    To verify these,  you may  go  to  the Board’s  website  and  click  onto  “Contractor 
Classifications Outline” or at the direct link of: 
http://tennessee.gov/commerce/boards/contractors/documents/ClassificationOutlineWeb.pdf 

All  other  licensees,  Limited  Licensed  Electricians;  Limited  Licensed  Plumbers;  and  Home 
Improvement  Contractors,  are  limited  to  projects  less  than  $25,000  and  do  not  have 
classifications or monetary limits designated on the details.



                                                      2 
Status, Expiration Date, Type & Name 
Always check the “Status” and the “Expiration Date” to see if the licensee is properly licensed, as 
well as the “Name” and “Type” of license.  (Example:  All licenses look alike; therefore, make sure 
the  person  acting  as  a  “Contractor”  has  this Tennessee  license  and  not  an  “Auctioneer”;  “Land 
Surveyor”,  or  “Fire  Sprinkler”  license  from  another  Division.    In  addition,  only  the  entity  or 
individual  issued  the  license  may  use.    Therefore,  family  members  cannot  all  work  individually 
under one license.  For example, “John Doe” could not operate as “Doe’s Quality Building” and 
use  his  sister’s  license,  “Mary  Doe’s  Construction”.    He  could  work  as  an  employee  for  Mary 
Doe’s  Construction,  but  cannot  contract  or  perform  work  under  his  own  business.    Contractors 
from  other  states  must  obtain  a  Tennessee  license;  as  states  do  not  allow  use  of  their  license 
from state to state and there are NO such reciprocal agreements. 


2.  REPORTS AND DATA 
If  you  are  in  need  of  a  specialized  listing  of licensees,  you may  get  this  type  of roster  from  the 
downloadable  “Reports  and  Data” from the  “Quick  Links”  from  our  website  or  at  the  Divisions’ 
direct link at: http://tn.gov/commerce/reports/index.shtml 
This link provides a listing of all licensees within the Division of Regulatory Boards, and you would 
need to click onto “Contractor” for one of our professions.  There are a variety of reports:  List of 
all Licensees (broken down alphabetically); License lists by Classification; and Qualifying Agents. 
For example, if you want to check to see if a person is listed on a license as a qualifying agent 
(person  who took the exam), you could browse this list alphabetically by license name, or enter 
“Ctrl F” and do a search by the name. 

Instructions: 
    1.  After clicking onto the “Contractors” profession link, a box will pop up with a key and it will 
        prompt to login. 

    2.  Login information (also listed in this connection box) is as follows:


          ·    Username:         guest
          ·    Password:         report 

This  will  bring  up  a  variety  reports  available  for  the  Contractor’s  Board  in  the 
following format: 

1801 Contractors 

LICENSEE FILE BY NAME ­ ACTIVE STATUS 

    1.    Name, Address1, Address2, City, State, Zip Code, Expiration Date, and License Number. 
    2.    Field delimiter is a tilde; record delimiter is an asterisk 
    3.    Sorted by Name 
          [A ­ H]  [I ­ Q]  [R ­ Z]  Record Layout. 


 CONTRACTORS LIST WITH QUALIFYING AGENT 


    1.    Name, License Number, Qualifying Agent & Phone Number 
    2.    Sorted by Licensee Name 
          [A ­ H]  [I ­ Q]  [R ­ Z]




                                                         3 
CONTRACTORS LIST BY CLASSIFICATION
   ·  [Building]
   ·  [Electrical]
   ·  [Mechanical]
   ·  [HVAC]
   ·  [Plumbing] 

1701 Home Improvement Contractors 
 LICENSEE FILE ­ ACTIVE STATUS 


     1.    Name, Address1, Address2, City, State, Zip Code, Expiration Date, and License Number. 
     2.    Field delimiter is a tilde; record delimiter is an asterisk 
     3.    Sorted by Name ACTIVE STATUS CONTRACTORS 

     1.    Name, Mailing Address, Phone #, license #, expiration date 
     2.    Sorted by Name 



4001 Limited Licensed Electrician (Also check “Contractor” list of “Electrical” contractors) 
 LICENSEE FILE BY NAME ­ ACTIVE STATUS 

     1.    Name, Address1, Address2, City, State, Zip Code, Expiration Date, and License Number. 
     2.    Field delimiter is a tilde; record delimiter is an asterisk 
     3.    Sorted by Name 



1802 Active Limited Licensed Plumbers (Also check “Contractor” list of “Plumbing” contractors) 

     1.    Name, Address 1, Address 2, City, State, Zip Code, Expiration Date, and License Number. 
     2.    Field delimiter is a tilde; record delimiter is an asterisk 
     3.    Sorted by Name 


Again, the above are samples of the Reports and Data available for listing of licensees.  From our 
website, access these reports by going to the “Reports and Data” at our website; or at the direct 
link:  http://tn.gov/commerce/reports/index.shtml 



3.  FORMS AND DOWNLOADS 
The  Board  has  a  variety  of  forms  and  applications  at  the  “Quick  Links”  on  our 
website, and these include complete instructions on the licensing process.  You 
may access this link to obtain applications from our website, or the direct link at: 
http://tn.gov/commerce/boards/contractors/forms.shtml 


4.  COMPLAINTS/DISCIPLINED CONTRACTORS 
Contractors with complaints are not listed on the website unless they have been 
disciplined.  To check the complaint history, you may contact the Board staff by 
phone or email (see “Contact Information” on the website.  To check disciplinary 
action or problem contractors, go to our “Consumer Resources” on the website. 
Complaints  with “open”  status,  while being investigated,  specifics  are  not  public 
information until the case is “closed”. 
(Rev. 7/09)




                                                            4 

								
To top