Compte-rendu du Club Innovateurs de Novapost
Péniche O fil de l’O le 01/07/2010
Introduction
J’ai eu la chance et l’immense plaisir de participer au premier Club Innovateurs de Novapost auquel
étaient invités des clients mais aussi des partenaires et de cabinets de conseil.
Avec une fréquence annuelle, les objectifs de ce Club sont :
1. effectuer le bilan de l’année écoulée,
2. faire progresser l’offre,
3. dessiner le service de dématérialisation de demain (pour faire correspondre celle-ci aux
besoins et à la demande),
Aux présentations de qualité (nouveautés relatives à l’entreprise Novapost et à son offre) ont
succédé un quizz pédagogique, un déjeuner et 3 tables rondes.
32 personnes étaient présentes à cet évènement (que la météo estivale a bien gâté et qui s’est
déroulé sur la péniche O fil de l’O amarrée Quai de la Tournelle), les échanges étaient
particulièrement intéressants, j’ai appris beaucoup et ai passé un très agréable moment. J’ai fait 5
fautes au quizz (et puisque je n’avais pas les bonnes réponses à toutes les questions proposée, j’ai
conclu que j’avais bien fait de venir !).
Au programme
Introduction par Jonathan Benhamou et Erik Sabatier
Intervention de Charles du Boullay, DG de CDC Arkineo
Quizz interactif sur la dématérialisation (avec boitier de vote et correction)
Présentation du pôle NovaChange par Maxime Prades
Nouvelles fonctionnalités par Clément Buyse
Déjeuner
Brainstorming lors de 3 tables rondes
Restitution et clôture
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Enjeux de la dématérialisation
Jonathan Benhamou (Président) et Erik Sabatier (Directeur général)
1. Mener une action concrète au niveau de la RSE et du développement durable
2. Offrir un nouveau service à ses salariés
3. Simplifier la gestion administrative
4. Diminuer les couts (faire des économies est devenu essentiel pour les entreprises en cette
période de crise économique)
L’étude « Les salariés et la dématérialisation des bulletins de paie » réalisée en février 2009 par
OpinionWay et Novapost permettait déjà à cette date d’observer ces tendances :
50% des salariés sont déjà favorables à la demat (Cf. étude d’il y a plus d’1 an)
61% des DAF ou DRH se prononcent en faveur du bulletin de paie dématérialisé.
L’évangélisation doit cependant se poursuivre par les acteurs de la dématérialisation.
Rappels
Un coffre fort mis à disposition d’un salarié est, et reste, la propriété du salarié (y compris s’il
est financé par l’employeur)
Un document dématérialisé « dans les formes » possède au format électronique la même
valeur juridique que celle associé au document papier qu’il remplace.
L’offre de Novapost consiste à dématérialiser l’ensemble des documents RH (et non
uniquement le bulletin de paie). Une valeur probante peut ainsi tout à fait être attribuée à
l’ensemble des documents RH du dossier du personnel si l’entreprise souhaite atteindre cet
objectif.
Ils dématérialisent déjà avec Novapost
M6, Canal+, Althea, Veolia, Batigere, Ubisoft, CBL consulting, Bouygues.
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Offres complémentaires
Prestations de conduite du changement qui sont essentielles et qui permet de multiplier
jusqu’à 10 le taux d’adhésion à la dématérialisation.
Help desk collaborateurs pour décharger le client de cet aspect là.
Mise à disposition de modules spécifiques pour des clients-exceptions.
CDC Arkinéo
Charles du Boullay, DG de CDC Arkineo
CDC Arkineo, tiers de confiance archiveur créé il y a 8 ans est un établissement public indépendant
qui reporte au Parlement (1816) dans l’objectif d’une conservation des données durables.
Nous assistons actuellement à une révolution culturelle : preuve papier vs preuve électronique.
Au terme de cette révolution, les documents électroniques porteront tous la preuve, en eux-mêmes,
d’une non altération du document.
Notion de transposition de la preuve : l’hébergeur est un acteur différent du tiers archiveur. Ce
dernier prend un engagement sur le document en lui-même pour ce qui concerne sa conservation en
toute intégrité.
3 objectifs :
1. Partager et distribuer facilement l’information : gains de productivité énormes pour la
récupération des informations et du document par les directions des ressources humaines et
par les salariés.
2. Les récents événements climatiques confirment la nécessité de répartir sur différents sites
les données (incendie…).
3. Contribuer au développement durable.
Compte tenu de la perception courante qu’il est plus facile de modifier un document électronique
qu’un document au format papier (suspicion d’avoir modifié l’original), archiver chez un tiers de
confiance (externaliser cet aspect) donne beaucoup plus de valeur au document et au process.
Fondamentaux du tiers archiveur
- Confiance
- Technologie : qu’est ce qu’on applique à une archive pour garantir l’intégrité du document.
Donner les moyens de pouvoir prouver le caractère original du document. Etre capable de
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traiter des milions de documents par jour.
- Infrastructure : sites distants. E fois sur un site primaire, 2 fois sur un site secondaire et back-
up sur un 3ème site (à 450 km de Paris). Assurance de la continuité de service.
La caisse des dépôts est l’actionnaire de sa filiale la CDC Arkinéo.
Rôle du tiers archiveur
- Engagement sur la conservation intègre des données.
- Engagement sur une durée de conservation des données et documents (cf. durée
mentionnée au mandat donné à CDC Arkineo).
- Engagement sur la disponibilité des informations et documents.
- En complément de la réversibilité classique, s’applique une clause de réversibilité pour le cas
où l’entreprise Novapost venait à disparaitre. Novapost transmet régulièrement les éléments
qui permettent de savoir à qui appartiennent les données pour les restituer à ses
propriétaires en cas de besoin.
- Permettre un droit de consultation des données par les salariés de façon distincte de l’offre
de Novapost.
Solidité de l’offre montée par CDC Arkineo en partenariat avec Novapost permet de rassurer les
salariés sur les aspects précités là mais aussi founir des garanties en cas de sinistre majeur.
Marché de la dématérialisation (factures, flux, documents confiés à CDC
Arkinéo) :
Factures (clients et fournisseurs) électroniques dématérialisée s(plusieurs dizaines de millions
de factures fournisseurs et internes sont dématérialisées par CDC Arkineo pour son client
Carrefour par exemple),
1 millions de contrats de travail temporaire,
Plus d’un million de contrats de prêts à la consommation.
NovaChange : le pole de conduite du
changement de Novapost
Maxime Pradès - Responsable du pôle NovaChange
Contexte et enjeux
Ce pôle prend en charge les questions posées par les clients de Novapost (et qui ont trait à la
communication interne chez les clients, la formation à la solution, le support client en pré ou
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en post projet).
La conduite du changement est un métier à part entière et cette activité est adaptée par
Novapost aux coutumes et règles en vigueur dans chaque entreprise. Il s’agit de mettre en
œuvre une démarche d’accompagnement dans le cadre d’un projet de dématérialisation.
Communiquer – Former – Accompagner – Promouvoir – Sensibiliser
Objectifs :
lever les freins puis pérenniser le changement et générer un bon taux d’adhésion des salariés
aux nouveaux services proposés.
Rendre les RRH et DRH des experts de la dématérialisation pour qu’ils puissent relayer
l’information en interne.
Assurer le support client/administrateur par la mise en place d’outils et de solutions qui
permettent d’améliorer la solution chaque mois. Grâce à la help desk, entretenir une relation
directe et mensuelle avec les salariés des clients de Novapost.
Produire les supports de communication utiles (innovation constante).
Mesurer et quantifier les campagnes et leur effet sur le taux d’adhésion.
Pérenniser le changement pour ne pas laisser le projet de retomber.
Réaliser des enquêtes de satisfaction, études de pré-projet, un reporting pour la direction
générale.
Le kit communication comporte aujourd’hui 38 prestations différnetes.
Produit & Road Map
Clément Buyse - Directeur des Opérations
Enrichissement des fonctionnalités en sep. 2010 sur la base de l’axiome « Keep It Simple ».
Objectifs
Mettre à disposition une solution qui constitue une alternative innovante, économique et
écologique pour dématérialiser les courriers, communications et documents RH.
Cette solution consiste en une externalisation globale, en mode SaaS, du processus de
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dématérialisation puisque tous les outils sont intégrés.
Il s’agit aujourd’hui d’un hub de services personnels, privatifs et universels (outil métier qui
se verticalise) qui concerne :
o M6 = gestion de 1600 permanents.
o Cegid = 4 millions de salariés.
o Bouygues = 12000 salariés.
Une logique d’éditeur : structuration d’une communication pro-active sur la road map du
produit et sur les nouveaux enjeux fonctionnels auquel va répondre le produit.
La solution connaît actuellement un rythme de mise à jour avec une fréquence trimestrielle.
D’importants investissements sur l’équipe technique ont été opérés par Novapost depuis sa
création : les 2 poles (R&D et Delivery) sont désormais constitués de 15 personnes.
o R&D (8 pers) : Consultation – Traitement – Distribution – Archivage
o Delivery (6 pers) : Maintenance – Sécurité
Des services de qualité et services moins visibles (mails de notification, service Premium de
Message Business, services d’éditiques)
3 niveaux de services
1. Salarié
2. Entreprise
3. administration
Enrichissement des fonctionnalités : optimisation des temps de chargement sur IE 6, Tableaux de
bord mis à jour en temps réel, optimisation des flux d’emailing avec rapport sur les campagnes pour
limiter le nombre de passage en spam
Gestion des habilitations
- Partie entreprise/métier : certaines fonctions mal comprises dont peu utilisées
- Définition des rôles et des habilitations
- Dossier salarié : archiver, indexer et conserver le plus grand nombre de documents RH dont
éléments relatifs à la gestion administrative du salarié.
- Gestion des habilitations : chemins qui en 3 clics permettent de paramétrer les habilitations
dans la plateforme selon les rôles de chaque utilisateur.
- Créer et attribuer un rôle de Gestionnaire métier de façon beaucoup plus fine qu’auparavant
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(segmentation possible des actions autorisées et filtres de consultation) selon les profils
d’accès définis.
- Traçabilité de tous les historiques d’action sur les utilisateurs.
- Déploiement d’un réseau de coffres-forts pour l’entreprise ou bien un seul coffre-fort pour
l’ensemble des entreprises d’un groupe (ou au contraire 1 coffre par entreprise souvent
requis pour une gestion).
- Piloter les règles de sécurité et d’accès des parties métiers de l’application.
- Droits de dépôt
Evolutions mineures
- Téléchargements multiples fusionnés
- Lot homogène ou hétérogène : pdf en zip
- Gestion des duplicatas pour limiter l’émission d’originaux (pré-paie générée par l’application
Novapost)
- E-Novations pour insertion de doc par le CE par exemple au flux de paie : module de gestion
des pages mettant à disposition les communications RH (plan d’epargne, chèques
vacances…). Génération de pages avant accès au coffre-fort. Economie d’impression de 5000
ou 6000 pages.
Dossier salarié
- Définir ses catégories et sous-catégories paramétrables selon besoins et habitudes de travail
du client.
- Définir un panel de fonctions de communication du gestionnaire avec le salarié.
- Ex : ajout d’un document dans la sous-catégorie Etat Civil (connecteur pour intégrer et
enrichir les documents dans le dossier salarié depuis un format papier ou électronique).
- Gestionnaire peut contacter le salarié depuis la plate-forme pour lui demander d’envoyer son
CV actualisé.
Et d’autres améliorations prévues
- Contrôles et alertes
- Facilitation de la relance des non-inscrits ou passer certains au statut inscrit directement
- Impression et mise sous pli à distance (fonctionnalité Envoyer par courrier)
- Cloisonnement des accès RH et salariés
- Enrichissement du module de RoleManager
- Refonte de la page d’abonnement (départ de l’entreprise, désinscription et fermeture de
compte) : optimisation de la terminologie et des fonctions proposées
- Intégration de modules de services tiers (enrichissement de briques métiers proposées par
d’autres éditeurs)
- Certification ISO 27001 et 9000 en cours avec l’accompagnement d’un cabinet
- Optimisation des temps de traitement/réponse
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Pour résumer et conclure
Novapost :
adopte une logique de mutualisation de ses développements et plateformes tout en prenant en
compte les spécificités des entreprises.
Procède à l’uniformisation des process et des flux (agents de distribution qui analysent les
champs du bulletin de paie). Format pivot étudié avec les éditeurs et les intégrateurs. Ex : Cegid
avec option bulletin de salaire avec Novapost selon les gammes proposées par l’éditeur.
Met l’accent sur la paramétrabilité du service.
A instauré une politique de communication externe sur la road map produit.
Rend les mises à jour de l’outil « transparentes » pour ses clients.
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