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DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA by omf20943

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									       ILUSTRE MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHUI


    DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA




EXAMEN ESPECIAL A LOS GASTOS DE LA COMISIÓN
           DE TURISMO Y FIESTAS


    PERÍODO: 1 de Agosto al 31 de Diciembre de 2005




             INFORME: 01-2007-DAI-IMCR


              SANGOLQUÍ - ECUADOR



                                                      1
           ILUSTRE MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHUI
                     AUDITORÍA INTERNA


Sangolquí, 5 de septiembre del 2007
Oficio No. 095-AI-IMCR



Ingeniero
Héctor Saúl Jácome Mantilla
ALCALDE DEL ILUSTRE MUNICIPIO
DEL CANTON RUMIÑAHUI
Presente



Hemos realizado el examen especial a los gastos de la Comisión de Turismo
y Fiestas, por el período comprendido entre el 1 de agosto al 31 de
diciembre del 2005. Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas
Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental aplicables y obligatorias en las
entidades y organismos del Sector Público, sometidas al control de la
Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el análisis sea
debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la
información y     documentación examinadas, no contienen exposiciones
erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y
procedimientos aplicables.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se
encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones
que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, las recomendaciones deberán ser
consideradas para su aplicación inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,




Ing. Guido A. Landívar P.
DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA




                                                                         2
           RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS




Nº                   Número

DAI-IMCR             Dirección Auditoría Interna del Ilustre
                     Municipio de Rumiñahui
I.                   Ilustre

IVA – IR             Impuesto al Valor Agregado- Impuesto a la
                     Renta
$                    Dólares Americanos

S/N                  Sin Número


Ing.                 Ingeniero

Sr.                  Señor

Econ.                Economista

Sra.                 Señora

Lcda.                Licenciada

Lcdo.                Licenciado

Dr.                  Doctor




                                                                 3
                                   INDICE


DETALLE                                             PÁGINAS

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen                                         1
Objetivos del examen                                      1
Alcance                                                   1
Base legal                                                1
Estructura Orgánica
Comisión de Turismo y Fiestas                             2
Monto de los recursos examinados                          2
Funcionarios principales                                  2

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Evaluación al cumplimiento de Recomendaciones             3
Conclusión                                                4
Recomendaciones                                           4
Desembolsos de Caja sin Documentación de Respaldo         4-5-6
Conclusión                                                6
Recomendación                                             6
Movimiento Financiero                                     6




                                                                  4
                               CAPITULO I

                   INFORMACIÓN INTRODUCTORIA


Motivo del examen

El Examen Especial a los Gastos de la Comisión de Turismo y Fiestas se
efectuó con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control para el año 2006,
y en cumplimiento a la Resolución adoptada por el I. Concejo Municipal del
Cantón Rumiñahui, en Sesión Ordinaria del 07 de agosto de 2006 y Orden
de Trabajo Nº. 001-2006-DAI-IMCR de 22 de agosto de 2006, suscrita por
el Director de Auditoría Interna.

Objetivos del examen

   •   Establecer si los valores entregados en calidad de anticipo y los de
       auto gestión han sido utilizados exclusivamente en las actividades
       programadas por la Comisión de Turismo y Fiestas;

   •   Determinar si los desembolsos de caja se encuentran sustentados
       con la suficiente y competente documentación de respaldo y si las
       recaudaciones realizadas se han depositado en la cuenta bancaria
       aperturada para el efecto; y,

   •   Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y
       reglamentarias vigentes, para los procesos de recaudación, registro y
       egreso de los gastos incurridos en las Fiestas de Cantonización; y,
       del Maíz y del Turismo “Rumiñahui 2005”.

Alcance

El examen cubre el análisis y verificación de los gastos de la Comisión de
Turismo y Fiestas, en el período comprendido entre 01 de agosto al 31 de
diciembre de 2005.

Base legal

Para fines del presente análisis se han considerado fundamentalmente las
disposiciones legales y la normativa reglamentaria que se detalla a
continuación:

   •   Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;
   •   Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;
   •   Ley Orgánica de Régimen Municipal;
   •   Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
       Ecuador;
   •   Resoluciones del Ilustre Concejo Municipal;
   •   Ordenanza que Reglamenta los Procesos de Contratación en la
       Municipalidad del Cantón Rumiñahui y su Reforma;



                                                                          5
   •   Reglamento de Facturación; y,
   •   Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retenciones.

Estructura Orgánica
Comisión de Turismo y Fiestas

La Comisión de Turismo y Fiestas según el Reglamento Orgánico Funcional,
publicado en el Registro Oficial N° 590 del 5 de junio de 2002, se encuentra
ubicada en el Nivel Asesor, y la integración de la Comisión se conformó
mediante Resolución del I. Concejo Municipal del Cantón Rumiñahui, en
Sesión Ordinaria del 17 de enero del 2005 y ratificada en Sesión
Extraordinaria del 9 de diciembre del 2005, conforme lo estipula el Capítulo
V de la Ley Orgánica de Régimen Municipal.

Monto de recursos examinados

De la información proporcionada por el Departamento de Contabilidad, y el
Departamento de Tesorería, el valor de los gastos asciende a $ 19.001,21
así:


            MES /AÑO                              VALOR $
                      AÑO 2005
            AGOSTO                                  1.292,08
            SEPTIEMBRE                             10.827,45
            OCTUBRE                                 4.078,03
            NOVIEMBRE                               2.259,95
            DICIEMBRE                                 543,70
            SUMAN TOTAL                           19.001,21



Funcionarios Principales:


La nómina de los funcionarios que ejercieron cargos de nivel directivo,
ejecutivo y administrativo relacionados con el examen, se detalla en el
Anexo N° 1 del presente informe.




                                                                          6
                                CAPITULO II

                       RESULTADOS DEL EXAMEN


EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES

La evaluación al cumplimiento de recomendaciones en el presente examen,
se circunscribe a las contenidas en el informe 01-2005-DAI-IMCR, emitido
por la Dirección de Auditoría Interna: “Examen Especial a los Gastos
efectuados en el Sexagésimo Sexto Aniversario de Cantonización del Ilustre
Municipio del Cantón Rumiñahui”, por el período comprendido entre el 01 de
enero al 31 de diciembre de 2004.

En el informe citado constan quince (15) recomendaciones, de las cuales, se
han cumplido catorce (14), y una en forma parcial, la misma que a
continuación se transcribe:

“Recomendación

Al Alcalde:

8 Dispondrá al Procurador Síndico Municipal, prepare un proyecto de
  Ordenanza que determine las atribuciones de la Comisión de Turismo y
  Fiestas, con sujeción a las disposiciones de la Ley Orgánica de Régimen
  Municipal, especificando su carácter de asesoría al Concejo, a su vez
  establecerá por escrito la procedencia o no de transferir las atribuciones
  al Comité de Promoción Social, reformando su Ordenanza de creación y
  funcionamiento de conformidad con las disposiciones legales y sea este
  quién ejecute los eventos programados por parte de la Comisión de
  Turismo y Fiestas conjuntamente con la Dirección de Educación, Cultura,
  Deportes y Recreación y la Dirección de Comunicación Social.”

La Dirección de Sindicatura elaboró un proyecto denominado “Ordenanza
para el Registro y Control de los Recursos Asignados a la Comisión de
Turismo y Fiestas del Cantón Rumiñahui”, documento que para su vigencia
requiere previamente la aprobación del I. Concejo Municipal, situación que
no permitió el cabal cumplimiento del artículo 92 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.

El Director de Auditoría Interna considerando el proyecto citado, elaboró un
detalle de procedimientos tendientes a definir las atribuciones de la
Comisión de Turismo y Fiestas, y reglamentar la administración de los
recursos asignados a la referida Comisión, los mismos que fueron puestos
en conocimiento del Alcalde mediante oficio Nº 021-DAI- MCR- del 4 de
abril de 2007, quien de considerarlos procedentes dispondrá se incluyan en
el Proyecto de Ordenanza elaborado por la Dirección de Sindicatura para su
posterior análisis y aprobación por parte de la Comisión de Legislación y del
I. Concejo Municipal.




                                                                           7
CONCLUSIÓN

De un total de quince (15) recomendaciones, emitidas en el informe 01-
2005-DAI-IMCR: “ Examen Especial a los Gastos efectuados en el
Sexagésimo Sexto Aniversario de Cantonización del Ilustre Municipio del
Cantón Rumiñahui”, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31
de diciembre de 2004, se han cumplido catorce (14), y una en forma
parcial y que tiene relación con una reglamentación interna que regule las
funciones de la Comisión de Turismo y Fiestas y la administración de sus
recursos financieros, recomendación que se encuentra en proceso de
cumplimiento.

RECOMENDACIÓN

Al Alcalde:

1. Dispondrá a los funcionarios a quienes se dirigen las recomendaciones,
   en los informes tanto de la Contraloría General del Estado como de la
   Dirección de Auditoria Interna, implantar el cumplimiento de las mismas.

2. Dispondrá a la Procuradora Síndica presente el Proyecto de Ordenanza
   para su análisis y aprobación por parte de la Comisión de Legislación y el
   I. Concejo Municipal, lo que permitirá contar con la normativa legal que
   determine las atribuciones y facilite la administración de los recursos
   destinados a la Comisión de Turismo y Fiestas.

DESEMBOLSOS DE CAJA SIN DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

Producto del examen se determinó que catorce (14) desembolsos de caja
por el valor de $ 5.193,55, realizados por la Comisión de Turismo y Fiestas,
no contenían la suficiente y competente documentación que los justifiquen.

Situación que fue puesta en conocimiento del Presidente del Comité de
Fiestas y de la Tesorera Municipal mediante Oficios Nº 098 y 099 -AI-IMR
del 01 de septiembre de 2006, suscritos por el Director de Auditoría
Interna, requiriendo la presentación de los documentos de respaldo.

La Tesorera Municipal con Oficio Nº 499-DT-IMCR de 15 de diciembre de
2006, presentó documentos de descargo por el valor de US $3.213,37.

De igual manera, mediante oficio S/N de 6 de marzo del 2007, la Secretaria
de la Comisión de Fiestas, presentó copias de los oficios enviados al
Comandante de la Unidad de Equitación y Remonta, nómina del personal de
la Banda Instrumental Montada, oficio del Presidente de la Junta Cantonal
de la Cruz Roja Ecuatoriana, en el que solicitan el financiamiento para
movilización del personal y ambulancias para cuatro días y una certificación
suscrita por el Jefe del Destacamento de Policía del Cantón Rumiñahui,
certificando la entrega de alimentación, a 40 policías durante los días 27,




                                                                           8
28, 29 y 30 de agosto del 2005, días en los que se celebraron las Fiestas
del Maíz y el Turismo 2005.

En forma adicional, la Secretaria de la Comisión de Fiestas del I. Municipio
del Cantón Rumiñahui, con fecha 21 de marzo del 2007, como alcance al
oficio enviado a esta Dirección el 6 de marzo, envía el Plan Operativo para
la Fiesta del Maíz y del Turismo 2005, en el que se detalla la participación
de las principales autoridades del Cantón; así como de la Brigada del
Cenepa, Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional y Cruz Roja, para las dos
últimas instituciones, solicitan hospedaje, refrigerio y alimentación,
documentos con los que se justifican la diferencia por $1.981,18.

Consecuentemente la Tesorera Municipal al momento de emitir los cheques
no verificó que adjunto a los comprobantes de egreso se presenten los
documentos de respaldo, tales como: oficios de requerimiento y
comunicaciones de aceptación, con el objeto de sustentar los gastos por la
participación de las instituciones en la ejecución del Plan Operativo para la
Fiesta del Maíz y del Turismo 2005, incumpliéndose las Normas de Control
Interno: 210-04 y 230-10, que establecen:

“210 - 04 TITULO: DOCUMENTACION DE RESPALDO Y SU ARCHIVO

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal
de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación
o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus
derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte
suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará
su verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe
ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes,
durante o después de su realización por los auditores internos o externos…”

“230 - 10 TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO

Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o
cheques, entre otros, previamente verificarán que:

      -   La transacción      disponga    la   documentación      sustentatoria   y autorización
          respectiva;

      - Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación;

      - Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido; y,

      - No haya demora injustificada en el pago.




                                                                                                9
Esto incluye además la verificación de:

      a) La documentación de respaldo que evidencia la obligación;

       b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total
          o parcial de las obligaciones a pagar; y,

       c)   Que la transacción no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y
              conformidad con el presupuesto.”

CONCLUSIÓN

Se realizaron desembolsos de caja sin que se adjunten la suficiente
documentación que los justifiquen, y que en el transcurso del examen
fueron presentados, dificultando el control posterior.

RECOMENDACIÓN

Al Director Financiero

3. Dispondrá a la Contadora General, Tesorera, y a los servidores
   encargados de la administración de los recursos financieros entregados
   en calidad de anticipos para gastos, que previo al egreso, deben
   sustentar adecuadamente los desembolsos y adjuntará                 la
   documentación suficiente y competente, que permita verificar su
   legalidad y veracidad.

Movimiento Financiero

El saldo contable de la cuenta bancaria Nº 30796293-04 que la entidad
mantiene en el Banco del Pichincha, a nombre de I. Municipio del Cantón
Rumiñahui, asignada para la administración de los recursos financieros de la
Comisión de Turismo y Fiestas, registra un saldo inicial al 1 de agosto de
2005 por el valor de $15.072,50, al que se realizaron ingresos por
autogestión en el período del 1 de agosto de 2005 al 31 de diciembre de
2005 el monto de $13.984,08 y se efectuaron egresos por $ 19.001,21,
estableciéndose un saldo conciliado entre el valor en libros y el estado
bancario en $10.055,37, conforme se demuestra en el Anexo Nº 2.


Atentamente,




Ing. Guido A. Landívar P.
DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA




                                                                                           10
ANEXO N° 1


COMISIÓN DE TURISMO Y FIESTAS


 Nombres y Apellidos            Dignidad y/o           Período
                                    Cargo         Desde      Hasta*
 Dr. César Cárdenas            Concejal        14-01-2003 31-12-2005
                               Presidente
 Sra. Susana Cevallos          Concejal
                               Miembro         14-01-2003   31-12-2005
 Lcdo. Ramiro Razo Tipán       Concejal
                               Miembro         14-01-2003   31-12-2005

FUNCIONARIOS PRINCIPALES

 Nombres y Apellidos            Dignidad y/o           Período
                                    Cargo         Desde       Hasta
 Ing. Héctor Jácome Mantilla   Alcalde         05-01-2005 31-12-2005
 Econ.       Pedro      Vicente Director
 Maldonado                      Financiero     06-01-2005   31-12-2005
 Sra. Dora Escobar Montúfar     Contadora
                                General        11-04-2001   31-12-2005
 Lcda. Alicia Flores U.         Tesorera
                                General        14-03-2005   31-12-2005




*Fecha del corte del examen.




                                                                   11
                               ANEXO Nº 2
                        MOVIMIENTO DE LA CUENTA
                           COMISIÓN DE FIESTAS
             PERIODO DEL 01 DE AGOSTO AL 31 DE DICIEMBRE 2005

                          DETALLE                     DEBE         HABER
SALDO AL 01 DE AGOSTO 2005                             15,072.50
AGOSTO
Depósito 202 inscripciones                              1,010.00
Depósito 2 inscripciones                                   10.00
Depósito 1 inscripción                                      5.00
EGRESOS
DEL 01 AL 31 DE AGOSTO                                              1,292.08
SEPTIEMBRE
INGRESOS
por puestos exteriores toros                           1,160.00
por puestos exteriores toros                           1,515.00
para puestos de toros                                 10,280.00
fact. caducada comp. 154 21.07.2005                        4.08
EGRESOS
DEL 01 AL 30 DE SEPTIEMBRE                                         10,827.45
OCTUBRE
INGRESOS                                                    0.00
DEL 01 AL 30 DE OCTUBRE
EGRESOS
DEL 01 AL 30 DE OCTUBRE                                             4,078.03
NOVIEMBRE
INGRESOS
DEL 01 AL 30 DE NOVIEMBRE                                   0.00
EGRESOS
DEL 01 AL 30 DE NOVIEMBRE                                           2,259.95
DICIEMBRE
INGRESOS
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE                                   0.00
EGRESOS
DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE                                             543.70
SUMAN                                                 29,056.58    19,001.21
SALDO CONTABLE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005                          10,055.37
SUMAN IGUALES                                         29,056.58    29,056.58
PRESENTACIÓN Y DESCOMPOSICIÓN DEL SALDO
SALDO CONTABLE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005             10,055.37
DESCOMPOSICIÓN SALDO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 CUENTA
BANCO DEL PICHINCHA Nº 307962930-4                                 10,055.37
SUMAN IGUALES                                         10,056.58    10,055.37




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