EXPLANATION TO DOCUMENTS FOR PREPARATION OF THE PRIME CONTRACT FOR

Document Sample
EXPLANATION TO DOCUMENTS FOR PREPARATION OF THE PRIME CONTRACT FOR Powered By Docstoc
					EXPLANATION TO DOCUMENTS FOR THE PREPARATION OF A PRIME CONTRACT FOR SALES-
PURCHASE OF THE COMMODITY PRODUCTION OF OAO «GAZPROM»


  1.   ICPO (БПЗ) has to be produced in I.C.P.O. format on annual volume needs (requirement)
       for a commodity production (on standard item basis).


  The Purchase Order has to be issued on buyer’s letterhead signed by the company’s official that,
  according to the charter or a general power of attorney, has the first signature’s right for legal
  (financial) documents document emerging from the Buying Company. The written verbiage has to be
  in the language of the country where the Buyer indicated as ‘place of business’ with an the appendix
  containing materially certified translation into Russian language. The purchase order should have a
  registration number under the Buyer’s register of its resulting formal documents with an open date.
  The exact document’s date will be placed-in directly ahead of registration at respective Russian
  Commercial and industrial Chamber of Commerce to exclude any possibility of delays registering the
  document according to the current legislation on document’s validity (no more than 10 days from the
  moment that the document was issued).




  2.   Bank reference referring to БПЗ/I.C.P.O. number and date and standard item.


  Reference Letter must be issued on Bank’s letter-head and should be addressed to the Chairman of
  Board of OAO "Gazprom" (Mr. Miller Aleksey Borisovichu). The text of this document must reflect the
  characteristics of the Buyer’s financial conditions (solvency) with a clear indication of the presence of
  actual ‘sources of payment’ for the prime contract to be procured by OAO “Gazprom” either by own
  financial means (sufficient for payment not less than three monthly deliveries of the standard item) or
  due to the a credit facility provided by the bank for this purpose.




  3. A copy of the contract (signed or proforma) between the Buyer and Logistics counterpart
       guaranteeing storage capabilities.


  The contract can be disclosed also partially (first and last page). In case of non-presentation of this
  Contract, the alternative is a letter from Buyer’s Logistics Counterpart accepting and guaranteeing that
  the Buyer will be ready & able to “take delivery” on storage tanks of the standard item requested from
  OAO “Gazprom”. This letter must be addressed to the Chairman of Board of OAO "Gazprom" Mr. Miller
  A.B. (referring to БПЗ/I.C.P.O number and date and standard item requested). The letter should
  confirm that the contract between Buyer and Logistics Counterpart is in place/will be in place
   (executed) no later than 5 (Five) calendar days from the activation of the prime contract for the sale-
   purchase of commodity production from OAO “Gazprom” (on standard item basis). The Buyer’s
   logistics counterpart must confirm that is ready to “take delivery” and process the volume declared in
   the БПЗ/I.C.P.O according to an already authorized/to be authorized Delivery Schedule.


   4.   Copies of the license, giving the buyer the right to import and trade on the Commodity
        Production requested to OAO “Gazprom” in the territory/country in which it will delivered.

   5.   Acknowledgement (Confirmation) by the Ministry (or Agency) applicable/pertinent in the
        territory/country receiving the standard item requested. This document must clearly allow
        the Buyer to work on the basis of the БПЗ/I.C.P.O with the commodity production of OAO
        "Gazprom” in the specific territory or country.


   6. In case the Buyer isn’t an end-user, the list of clients who will be handling directly the
        commodity production of OAO "Gazprom”.


   7. A Draft/Rough Delivery Schedule on a monthly interval basis, from the first monthly
        delivery to the date of completion (last delivery) completing total allotment.

   8. The documents allowing         OAO Gazprom the Buyer to formulate the request to OAO
        “Gazprom” The register of the documents given by the buyer in Open Society " Gazprom "
        for registration and the coordination of the prime contract for purchase - sale of the goods
        (In duplicate).

   9. The Buyer’s Résumé (Company Profile)

   10. A color copy of passport from the Buyer’s signee.



Important Notes:

   11. All documents must be issued in the language of the buyer’s country with an appendix
        containing the certified translations into Russian language. All signatures must be certified
        by a Notary Public.


   12. The Buyer’s application (contained documents) must be certified by the respective
        Chamber of Commerce & Industry and the translation into Russian must be certified by an
        Authorized Translator (Notary Public) in the country/territory of issuance.

   13. The Buyer’s Résumé (Company Profile) is mandatory within the Application.
РАЗЪЯСНЕНИЕ К ДОКУМЕНТАМ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ОСНОВНОГО КОНТРАКТА НА
        КУПЛЮ-ПРОДАЖУ ТОВАРНОЙ ПРОДУКЦИИ ОАО «ГАЗПРОМ»

1. Безотзывный подтвержденный заказ (БПЗ) оформляется в формате I.C.P.O. на весь годовой
   объем потребности в товарной продукции (на объем поставки).
Заказ оформляется на фирменном бланке предприятия покупателя за подписью его должностного
лица, наделенного в соответствии с уставом или генеральной доверенностью правом первой подписи
всех финансовых и правовых документов, заверенной гербовой печатью предприятия. Текст заказа
составляется на национальном языке страны покупателя с приложением нотариально заверенного
перевода на русский язык. Заказ должен иметь регистрационный номер по реестру учета исходящих
документов делопроизводства покупателя с открытой датой. Дата на документе будет проставлена
непосредственно перед регистрацией заказа в Торгово-промышленной палате РФ, чтобы исключить
возможность просрочки регистрации документа, на которую отводится в соответствии с
действующим законодательством РФ не более 10 дней с момента издания документа.


2. Банковская референция со ссылкой на номер и дату БПЗ /I.C.P.O. и объем поставки.
Референция оформляется на бланке банка и адресуется Председателю Правления ОАО «Газпром»
господину Миллеру Алексею Борисовичу. В тексте референции должна быть отражена
характеристика финансового состояния (платежеспособности) покупателя с указанием наличия или
источников оплаты основного Контракта: за счет собственных средств (достаточных для оплаты не
менее чем трех месячных объемов поставки) или за счет кредита, предоставляемого банком на эти
цели.


3. Копия договора покупателя с транспортирующей или принимающей на хранение
   организацией.
 Договор может быть предоставлен в купированном виде: только первый и последний листы. В
случае   отсутствия   этого   Договора,   необходимо    представить   гарантийное     письмо   от
транспортирующей или принимающей на хранение товар организации            на имя Председателя
Правления ОАО «Газпром» господина Миллера А.Б. (со ссылкой на номер и дату БПЗ/ I.C.P.O. и
объем поставки товара). Гарантийное письмо должно подтверждать заключение названного Договора
с покупателем не позднее 5 (Пяти) календарных дней с момента вступления в силу основного
Контракта на куплю-продажу товара и что организация готова принять и обработать заявленный в
заказе объем товара в течение года в соответствии с утвержденным графиком поставки.


4. Копии лицензии, дающая покупателю право работы и торговли с товаром на территории
   страны, в которую он поставляется.
5. Подтверждение Министерства (Департамента) энергетики страны, получающей товар, о
   допуске к работе с товарной продукцией ОАО «Газпром» на территории этой страны.


6. Перечень потребителей товара, которым снабжает (дистрибьютирует) их покупатель.


7. Ориентировочный         график   поставки   газа   с   месячным   интервалом,   начиная   с
   установленной даты и до даты завершения поставки последней партии товара.


8. Реестр документов, предоставляемых покупателем в ОАО «Газпром» для оформления и
   согласования основного Контракта на куплю-продажу товара
   ( в 2-х экземплярах).
9. Резюме на предприятие покупателя.


10. Цветная копия паспорта Подписанта.


11. Примечание: все документы оформляются на национальном языке страны покупателя с
   приложением заверенного перевода на русский язык. Копии предоставляемых документов
   должны быть заверены нотариально.


12. Все заявки должны быть заверены в Торгово-промышленной палате, на английском и
   русском языке, перевод заверяется нотариально.


13. Резюме компании обязательно.
SAMPLE - 1:

From: <Company name>
To: Open Joint Stock Company " GAZPROM "- Mr. Miller A.B.

Ref. № _________
From "____" _______ 2008.
                                                      ICPO
Irrevocable Corporate Purchase Order № _____ from ____________

We, <name of the company>, represented by <First name, middle initial, last name> working on the basis of
<the document giving the right to dispose on behalf of the organization> with full corporate responsibility as the
Buyer confirm the order to purchase the following commodity production for the term <1 or 2> years as per the
terms defined from now on:

Name of the product: <Name>
Origin: <Country>
Detailed specification: <specify>
                                     <Number>
Total Quantity (Amount in Metric Tons):
Monthly Delivery -     Not less <Number>
                   -   Not more <Number>
Price: <Number>
Destination Port/s:<Name>
Single delivery: <Number>
Quantitative measurement: <Metric Tons or bbl>
Terms of payment: <specify>
Transaction’s Procedure: <specify>
Special Transaction’s conditions: <if any>
Buyer’s Bank Information:
Bank’s Name: <Name>
Bank’s Address: <Address>
Number of the correspondent account:<Number>
Number of the settlement account: <Number>
BIC (SWIFT) code: <Code>
Bank officer’s name: <Name>
Account name: <Name>
Phone #: <Number>
Fax #: <Number>
E-mail address: <address>
We also represent our sanction to the Seller’s Bank to make inquiry of our solvency concerning the given
transaction («Soft Probe»). To that we authorize our bank during <Date> and <Date> to give all necessary
information («Soft Probe») to support us in the transaction.
                <Bank’s official name> <Signature> <Date>
                <Bank’s Manager> <Signature> <Date>

The given document provides the legal basis for the Seller's transfer of these terms and parameters for
preparing of the draft contract and shall become an integral part of the future contract and valid for up to 20 days
from the date presented to the Seller.
The document is let out in the single copy.

    Note: «Irrevocable Corporate Purchase Order» should be stated as printed text.
ОБРАЗЕЦ - 1:                  ( На фирменном бланке покупателя)

Исх.№_________
От «____»_______2008г.
                                                 Кому: Председателю Правления ОАО «ГАЗПРОМ»
                                                        Господину Миллеру А.Б.


                         Безотзывный корпоративный заказ (ICPO)

Мы, __________________________, в лице _______________________________,
     (наименование организации)            (Ф.И.О. распорядителя финансов)
действующего на основании _____________________________________________,
                       (документ, дающий право распоряжаться от имени организации)
с полной ответственностью, как покупатель, заказываем нижеследующий товар:
Наименование товара:___________________________________________________
Его происхождение: ____________________________________________________
Детальная спецификация: _______________________________________________
Количество товара:_____________________________________________________
Поставка в месяц – не менее _____________________________________________
                 - не более ______________________________________________
Цена: ________________________________________________________________
Место назначения:______________________________________________________
Единичная поставка: ___________________________________________________
В количественном измерении:____________________________________________
Условия платежа:______________________________________________________
Процедура сделки: _____________________________________________________
Особые условия сделки:_________________________________________________
              Банковская информация покупателя:
Наименование банка:____________________________________________________
Адрес банка:___________________________________________________________
Номер корреспондентского счета:_________________________________________
Номер расчетного счета:_________________________________________________
SWIFT код: ____________________________________________________________
Имя банковского офицера,________________________________________________
Обслуживающего счет Покупателя:________________________________________
Телефоны: _____________________________________________________________
Факсы:________________________________________________________________
E-mail:________________________________________________________________
  Мы также представляем наше разрешение Банку Поставщика (Продавца) произвести запрос нашей
платежеспособности относительно данной сделки (“Soft Probe”), тем самым мы даем разрешение нашему Банку в
период с «____»_________________200_г. по
«___»___________________200_г. согласно кода № _______________________________
Дать необходимую информацию («Soft Probe»).
__________________________________ _________________ __________________
              (Имя банковского клерка)                       (Подпись)                      (Дата)
___________________________________________________ _________________________
___________________________
        (Имя распорядителя финансовой организации)           (Подпись)                     (Дата)
Данный документ является юридической основой для перенесения Продавцом принятых наименований и величин
в проект подготавливаемого Контракта, а также является неотъемлемой частью будущего Контракта и
действителен в течение 20 (двадцати) дней после его предоставления Продавцу.
С уважением,
Печать, используемая                                     Ф.И.О. работника организации,
Организацией для банковских                             подготовившего документ

   Примечание: Текст «Безотзывного подтвержденного заказа» должен разместиться на одной странице печатного
   текста.
SAMPLE – 2:
                                       (On Bank’s Letterhead)

from: <Company name>

To: Open Joint Stock Company " GAZPROM "- Mr. Miller A.B.


Ref. № ___________
From "____" ________ 2008


                                             BANK REFERENCE


We,< the name of the bank> on behalf of the President < Surname, Name, Patronymic > confirms the solvency
of <name of the company>.
Also we render all-round financials to support <the name of the company> in regards to the Irrevocable
Corporate Purchase Order № <Number> from <date> for the successful execution of the Sale & Purchase
contract (specifying the complete terms of the transaction).


Bank’s President <Name>
                               <Signature>
Bank’s Officer <Name>
                               <Signature>


ATTENTION!: BANK’S LETTERHEAD & SEAL IS MANDATORY.
ОБРАЗЕЦ – 2
                                         (На бланке банка)
Исх. № ___________
От «____»________2008 г
»                                              Кому: Председателю Правления ОАО «ГАЗПРОМ
                                                     Господину Миллеру А.Б.




                                      РЕФЕРЕНЦИЯ БАНКА




Мы, ______________________________ в лице Председателя Правления банка
                Наименование банка
_____________________________________ подтверждаем платежеспособность
      Фамилия, Имя, Отчество
_______________________________________ и окажем всемерную финансовую
    Наименование компании
Поддержку в обеспечении Безотзывного корпоративного заказа № ___________


От __________________________2008 года при заключении указанной компанией контракта на куплю-
продажу товара (указать какого и в каких объемах).


Руководитель банка ___________________               ______________
                                        Подпись                                      ФИО
             М.п.
Офицер банка         __________________              ________________
                            Подпись                                           ФИО


ВНИМАНИЕ! ПЕЧАТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНА!
SAMPLE - 3:                              (On Company’s Letter-head)

                                              COVER LETTER


From: <Company name>

To: Open Joint Stock Company " GAZPROM "- Mr. Miller A.B.



Ref. № <Number>
From <Date>.

Dear Mr. Aleksey Borisovich,

We, <Company name>, confirm our readiness and ability to buy a commodity production of OAO “Gazprom".
We request you to consider the possibility to deliver the quantity of <Number> (amount in metric tons) with
Destination <Name of Port, Terminal, Station, etc>, as stated on full set of original documents for the
purchase of <Product Requested>.
We in possession of this set of original documents that can be sent to you at your first requirement (specifying
below the presence or absence of the listed documents).
We request to you to render assistance in the acquisition of the named commodity production.
Appendixes:
1.   Letter addressed to the Chairman of board of OAO “Gazprom" requesting for allocation’s quantity
     <Amount in Metric Tons> (with the statement of further [end] use of the commodity production) on
     <Number> pages.
2.   Irrevocable Corporate Purchase Order I.C.P.O № <Number> from <Name> on <Number> pages.
3.   Bank’s Reference Letter № <Number> from <Bank’s name> on <Number> pages.
4.   Letter from the Destination’s Terminal (or Logistics Counterpart) stating their willingness & readiness to
     “take delivery “ of Commodity Production address to OAO “Gazprom” on behalf of the buyer «№
     <Number> from <Namer> on <Number> pages.
5.   List of End-Users of the commodity production on <Number> pages.
6.   License granting the right of work and commercialize the commodity production (if such license isn’t
     necessary/mandatory in the country/territory where the buyer is from, then a letter from the respective
     Chamber of Commerce & Industry stating the absence of such regulations by the given business
     environment № <Number> from <Name> on <Number> pages.
7.   Buyer’s résumé (Company Profile) on <Number> pages.

        Yours faithfully,
       The president of the company <Name><Signature><Seal>


ОБРАЗЕЦ - 3:               ( На фирменном бланке покупателя)

                                 СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Исх.№_________
От «____»_______2008 г.
                                                    Кому: Председателю Правления ОАО «ГАЗПРОМ
                                                            Господину Миллеру А.Б.



Уважаемый Алексей Борисович!
 Компания «_________________» подтверждает свою готовность и способность купить товарную
продукцию ОАО «Газпром».
 Просим Вас рассмотреть возможность поставок ______________________________
в количестве______________________(________________________) тонн до пункта назначения
(название места ______, терминала, порта, станции и т.п.)
 Полный пакет оригинальных документов на приобретение________________________
имеем в наличии и можем переслать эти документы по Вашему первому требованию
( указать при этом наличие или отсутствие каких-либо из ниже перечисленных документов).
  Просим оказать содействие в приобретении названной товарной продукции.
Приложения:
1. Письмо на имя Председателя правления ОАО «Газпром» с просьбой о выделении необходимого
   количества ___________________ (с описанием дальнейшего использования товарной продукции) на
   1 листе.
2. Безотзывный подтвержденный заказ БПЗ / I.C.P.O № ______ от _______на 2-х листах.
3. Референция банка покупателя № ______ от _______на ______ листах.
4. Письмо транспортного средства или терминала о готовности принять продукцию
   со стороны ОАО « Газпром» № _______ от _________ на _______ листах.
5. Список конечных потребителей продукции по состоянию (на дату) ______
       на____листах.
6. Лицензия на право работы и продажи продукции (если в стране Покупателя лицензия не является
   необходимой, то предоставляется письмо Торгово-Промышленной палаты, свидетельствующее об
   отсутствии лицензирования в данной сфере бизнеса) № _______от _______ на _______ листах.
7. Резюме от предприятия покупателя на ______ листах.
       С уважением,
       Президент компании _____________________/_______________/

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:38
posted:7/15/2010
language:English
pages:10