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CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION

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CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION Powered By Docstoc
					                      CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION
                     DES EVENEMENTS DEPARTEMENTAUX LIES AUX:

                        COUPES D’INDRE ET LOIRE et CHAMPIONNATS


1. GENERALITES

L'organisation de la compétition est confiée par le Comité Départemental 37 via la commission sportive à
un club selon le principe du volontariat, sous réserve du respect des impératifs du Cahier des Charges
suivant.

2. ORGANISATION

2.1 ORGANISATION SPORTIVE
La Commission sportive :
   - établit le Règlement Sportif,
   - décide de la date de l'épreuve et de son organisation.

2.2 ORGANISATION PHYSIQUE
Le club organisateur se voit attribuer par le Comité Départemental une partie de l'organisation.
Ce club doit se référer au tableau en annexe qui mentionne les droits et les devoirs liés à l’organisation de
l’évènement pour lui-même et pour le comité départemental.

En amont des épreuves se tiendra une réunion de coordination sous la responsabilité du Président de
la Commission sportive entre son représentant, le Président du club organisateur ou son représentant et
le coordinateur de l’évènement nommément désigné par le club.

3. PROMOTION

Le club désigné doit assurer la promotion et la visibilité de l'évènement au niveau local en
coordination avec la cellule communication du Comité 37. (Affiches, etc.…)

Les recettes de partenariat négociées et perçues, en exclusivité par le club délégué, lui restent acquises,
mais ne peuvent être signés qu’après accord du Comité Départemental (droit de regard sur la
communication de l’évènement).

Photos des finales et de l’évènement : la réunion de préparation déterminera le rôle de chacun en fonction
des moyens présents afin de diffuser les supports sur le site du comité ainsi qu’à la presse.

4. RESPONSABILITES DU CLUB ORGANISATEUR

4.1 DELEGATION / CO-ORGANISATION
Le Club désigné peut déléguer une partie de l'organisation à un ou plusieurs clubs. Toutefois, il doit
assurer la coordination et est considéré comme interlocuteur unique auprès de la Commission sportive.

4.2 SECURITE
Le club organisateur doit assurer la sécurité de l’évènement et fournir les moyens humains et matériels
nécessaires à la bonne tenue des rencontres et à l’assistance des personnes (pharmacie complète et à jour).
Annexe : Droits et Devoirs des Parties


                                                      1
                     CLUB Organisateur                                COMITE 37

              Organiser une buvette avec boissons et       Droit de regard sur l’image véhiculée
                repas (les recettes restant au club)          durant     l’évènement      et    la
DROITS                                                        communication
              Organiser une tombola ou toute autre
                vente d’objets (en accord avec la
                commission sportive)

              Possibilité d’organiser un vin
                d’honneur de clôture

          ORGANISATION DES RENCONTRES

DEVOIRS   Fournir les moyens matériels nécessaires :        Désignation des arbitres (pour toutes
              Salle ouverte à l’heure et vestiaires         les rencontres) et officiels de table de
              Terrains couverts munis de panneaux           marque (pour les rencontres séniors
                satisfaisant aux normes de sécurité          uniquement) au travers de la
                en vigueur                                   CDAMC. Ceux-ci restant à la charge
              Tableau d’affichage mural et sono             des    clubs    participants      à la
              Tables et chaises pour la table de            compétition.
               marque ainsi que pour la presse
              Bouteilles d’eau pour les équipes et les     Veiller à l’application des règlements
               officiels                                     afférents à chaque rencontre

          Fournir les moyens humains nécessaires :          Organiser le planning des rencontres
              un responsable de l’organisation par          et fournir le détail des matchs et
               terrain                                       horaires.
              Des personnes pour la tenue de la table
               de marque sur les rencontres de jeunes       Le Comité départemental 37 prend en
                                                             charge : les trophées pour le
              un nombre suffisant de personnes pour
                                                             vainqueur de chaque catégorie et des
               la bonne tenue de l’évènement
                                                             Tee Shirts «Evénement» offerts aux
              un coordinateur référent pour la              organisateurs et éventuellement aux
               communication avec le CD 37                   participants    en    fonction    de
                                                             l’évènement
          ORGANISATION DE L’EVENEMENT                       Assurer la représentativité du Comité
                                                             37 sur chaque site
              Organiser une restauration si
               nécessaire (les recettes restant au club)
               suivant les horaires des matchs

              Mettre à disposition une collation
               d’après match (équipes jeunes)

              Fournir une coupe aux finalistes
               (perdants)




                                                2
L’offre du comité : Cochez selon vos choix
Chaque site accueille 3 ou 4 rencontres selon les horaires suivants :
3 rencontres : 10h30, 13h30, 15h30 et 17h30
4 rencontres : 10h30, 13h00, 15h00 et 17h00

 Votre        Choix
 Choix        retenu              DATE                   Nb de site        Nb de rencontres
             Réservé au                                                        totales
               CD37
                              1er mai 2010
                           Finale Junior Espoir                                    1
                                 Masculin                    1
                           Horaire à définir avec
                                 la C2S37


 Votre        Choix
 Choix        retenu              DATE                   Nb de site        Nb de rencontres
             Réservé au                                                        totales
               CD37

                                9 mai 2010
                            1/2 finale de Coupe
                              Benjamins M / F                                14 matchs
                              Minimes M / F
                                                             4                   Soit
                                                         le dimanche
                              Cadets M / F
                                                                         2 sites à 3 rencontres
                                9 mai 2010                                          Et
                             Finale de Coupe                             2 sites à 4 rencontres
                              Sénior F / M

Exemples :
    site 1 : benjamin (1) + benjamins (2) + cadettes (1)
    site 2 : benjamines (1) + benjamines (2) + cadets (1)
    site 3 : minimes M (1) + minimes M (2) + cadettes (2) + Séniors F
    site 4 : minimes F (1) + minimes F (2) + cadets (2) + Séniors M


 Votre        Choix
 Choix        retenu              DATE                   Nb de site        Nb de rencontres
             Réservé au                                                        totales
               CD37
                               16 mai 2010
                                 Finales                                           3
                            Honneur Masculin                 1
                             Honneur Féminin
                           Promo Hon. Masculin


                               16 mai 2010                                         4
                          Finale Excellence FEM              1
                                +Matchs de
                                Classement


                                                    3
 Votre           Choix
 Choix           retenu                DATE                   Nb de site              Nb de rencontres
                Réservé au                                                                totales
                  CD37
                                    30 mai 2010
                                      Finales                                                5
                                   Coupes Jeunes
                                                                  3
                                    30 mai 2010
                                Championnats Séniors                                         5
                                 Excellence Masculin
                                matchs de classement

          Exemples :
        Site 1 : benjamin + minimes F + Sénior M
        Site 2 : benjamines + minimes G + Séniors M + Séniors M
        Site 3 : Cadettes + Sénior M + Sénior M




MOTIVER SA CANDIDATURE, C’EST DEFENDRE SON PROJET !
                                          VOS POINTS FORTS

 Salle (revêtement, équipements)       les animations sur site         la communication / sponsoring
 Capacité de spectateurs ………           la buvette                      ………
 Les bénévoles, l’organisation         la restauration (barbecue,…)    ………..


                             VOS ARGUMENTS (et commentaires sur vos choix)




Le :

Pour le Club:                                                      Pour le Comité :


                                                     4

				
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