Get documents about "505
Document Sample
UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________________________________________ ______________________________________________________________
Số: 505 /STTTT-VP Nha Trang, ngày 22 tháng 6 năm 2009
ĐIỀU KHOẢN THAM CHIẾU
Tư vấn trong nước về “Xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động
của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà”
1. Giới thiệu
Kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ giai đoạn 2006-2010 đã xác định
cải cách thủ tục hành chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm từ nay đến năm
2010. Để cụ thể hóa nhiệm vụ này, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 về việc “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 (nay là TCVN ISO 9001:2008) vào hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước”.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 (gọi tắt là hệ thống quản lý chất lượng) vào hoạt động của cơ quan hành
chính nhà nước được thực hiện thông qua việc xây dựng hệ thống quy trình xử lý
công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người
đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công
việc trong nội bộ của cơ quan, từ đó tạo sự thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và doanh
nghiệp trong tiếp cận và thực hiện thủ tục hành chính, từng bước nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công, góp phần phòng
chống tham nhũng và lãng phí.
Thông qua hỗ trợ của dự án DANIDA/PSPS/Hợp phần 1 tỉnh Khánh Hòa, Sở
Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà được giao nhiệm vụ “Triển khai áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt
động của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà” giai đoạn 2009-2010.
2. Mục tiêu
Trong năm 2009-2010, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà phải
hoàn thành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 vào các lĩnh vực, nhiệm vụ quản lý nhà nước về Báo chí xuất
bản, Kế hoạch tài chính, Thanh tra trên địa bàn tỉnh.
Các lĩnh vực, nhiệm vụ sẽ triển khai áp dụng trong năm 2009 (đây là các lĩnh
vực, nhiệm vụ được nhiều Sở Thông tin và Truyền thông tại các tỉnh đã áp dụng
thành công)
Phòng chuyên môn Lĩnh vực, nhiệm vụ
Báo chí – Xuất bản - Cấp giấy phép hoạt động in gia công xuất bản phẩm cho
nước ngoài.
- Cấp giấy phép hoạt động in xuất bản phẩm.
-1-
- Cấp giấy phép hoạt động in.
- Cấp giấy phép xuất bản.
- Cấp giấy phép xuất bản bản tin.
- Cấp giấy phép thu chương trình truyền hình nước ngoài trực
tiếp từ vệ tinh.
- Cấp giấy phép triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm.
Kế hoạch – Tài chính - Thẩm định thiết kế cơ sở dự án bưu chính, viễn thông và
công nghệ thông tin.
- Thẩm định hồ sơ mời thầu dự án bưu chính, viễn thông và
công nghệ thông tin.
- Thẩm tra, xác nhận sản lượng viễn thông công ích.
Thanh tra Sở - Thủ tục giải quyết khiếu nại hành chính.
- Thủ tục xử lý tố cáo.
3. Cơ sở pháp lý chủ yếu
- Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ
về việc “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước”.
- Chỉ thị số 30/2006/CT-UBND ngày 12/10/2006 của UBND tỉnh về việc
“Tăng cường triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh
Khánh Hòa”.
- Chỉ thị số 08-CT/TU ngày 15/3/2007 của Tỉnh ủy về “Triển khai áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào họat động của
các cơ quan hành chính nhà nước”.
- Quyết định số 26/2007/QĐ-UBND ngày 13/6/2007 của UBND tỉnh Khánh
Hòa, về việc ban hành “Quy chế tuyển chọn tổ chức tư vấn xây dựng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan
hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hòa”.
- Quyết định số 1014/QĐ-UBND ngày 13/6/2007 của UBND tỉnh Khánh Hòa
về việc “Ban hành Kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
giai đoạn 2007-2010”.
- Quyết định số 862/QĐ-UBND ngày 21/4/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa, về việc “Điều chỉnh Kế hoạch triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước giai đoạn 2007-2010”.
4. Phạm vi công việc
1. Lập chương trình, kế hoạch xây dựng và triển khai áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (dưới đây gọi tắt là ISO)
2. Đào tạo nhận thức căn bản đối với ISO cho toàn thể cán bộ, công chức liên
quan đến phạm vi lĩnh vực áp dụng ISO của các cơ quan Hành chính công.
-2-
3. Khảo sát thực trạng của hệ thống quản lý ứng với các phạm vi lĩnh vực áp
dụng ISO.
4. Tư vấn áp dụng ISO phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền theo
quy định của pháp luật hiện hành; tích hợp với cơ chế một cửa, một cửa liên
thông, các phần mềm tin học ứng dụng và hệ thống công nghệ thông tin.
5. Tư vấn và hướng dẫn xây dựng, soạn thảo hệ thống tài liệu của các phòng
ban, bộ phận liên quan đến lĩnh vực áp dụng ISO.
6. Tư vấn và hướng dẫn cách thức ban hành hệ thống tài liệu theo ISO và công
bố áp dụng vận hành thử nghiệm hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến
hành đánh giá nội bộ.
7. Theo dõi, giám sát quá trình vận hành thử nghiệm hệ thống quản lý chất lượng
theo ISO .
8. Tư vấn và hướng dẫn kỹ năng và kỹ thuật đánh giá nội bộ cho đội ngũ đánh
giá viên nội bộ.
9. Hướng dẫn thực hành kỹ năng tổ chức, hoạch định và triển khai đánh giá nội
bộ cho đội ngũ đánh giá viên nội bộ. Tổ chức đánh giá nội bộ lần 1 đối với hệ
thống quản lý chất lượng ứng với các phạm vi lĩnh vực áp dụng ISO.
10.Tư vấn và hướng dẫn phương pháp khắc phục các điểm không phù hợp được
phát hiện trong quá trình vận hành thử nghiệm và đánh giá nội bộ.
11.Tư vấn và hướng dẫn phương pháp chỉnh sửa, điều chỉnh hoặc bổ sung hệ
thống tài liệu từ kết quả đánh giá nội bộ nếu xét thấy cần và tái ban hành bộ
tài liệu ISO, tiếp tục vận hành thử nghiệm.
12.Tư vấn và hướng dẫn lãnh đạo về phương pháp tổ chức xem xét hệ thống
quản lý chất lượng theo quy định của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và
tổng rà soát (tương đương với đánh giá nội bộ lần 2) hệ thống quản lý này
nhằm đảm bảo mức độ phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của việc áp dụng ISO.
13.Tư vấn và hướng dẫn cán bộ, công chức về cách ứng xử đối với đoàn đánh giá
chứng nhận.
14.Tư vấn và hướng dẫn cán bộ, công chức phân tích nguyên nhân của những
điểm không phù hợp được phát hiện (nếu có) trong quá trình đánh giá chứng
nhận và đề ra biện pháp, hành động khắc phục; báo cáo và đề nghị Tổ chức
Chứng nhận (tức là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) cấp giấy
chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
5. Phương pháp luận
Tư vấn đề xuất phương pháp tiếp cận sao cho Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Khánh Hoà có thể hiểu, triển khai và áp dụng được hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính nhà nước:
Các phương pháp chính sẽ được sử dụng:
- Thảo luận nhóm với những đối tượng để có sự hiểu biết về phương pháp
triển khai, áp dụng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
-3-
ISO 9001:2008;
- Rà soát, thống kê, kiểm soát tài liệu bên ngoài (nhất là các văn bản qui phạm
pháp luật liên quan tới xử lý công việc hàng ngày) và hồ sơ ứng với từng vụ việc
nhằm khắc phục tình trạng tài liệu và hồ sơ không thu thập đủ, không được cập nhật,
không được sắp xếp, mã hóa, lưu giữ, mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Xây dựng và thực hiện các Quy trình tác nghiệp, giúp cho Thủ trưởng cơ
quan và CBCC nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lí công
việc theo quá trình. Từ đó việc thực hiện các qui trình (theo yêu cầu chung của hệ
thống và theo từng công việc) sẽ phục vụ thiết thực cho cơ chế “một cửa liên thông”
trong vấn đề tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của các tổ chức và công dân.
- Tổ chức Hội thảo để lấy ý kiến;
- Nghiên cứu và tham khảo kinh nghiệm của những địa phương đã xây dựng
và thực hiện.
6. Yêu cầu năng lực của tổ chức tư vấn và chuyên gia tư vấn
6.1. Giấy đăng ký tham gia dự thầu của tổ chức tư vấn.
6.2. Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật, gồm 02 loại hồ sơ sau:
6.2.1/ Hồ sơ đánh giá năng lực tư vấn: tổ chức tư vấn được tham gia tuyển
chọn khi có đủ các điều kiện sau:
a- Về năng lực của tổ chức tư vấn:
+ Là doanh nghiệp, tổ chức khoa học và công nghệ hoặc tổ chức khác có năng
lực và kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tư vấn xây dựng hệ thống quản lý
chất lượng, được thành lập theo quy định của pháp luật;
+ Được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp Giấy xác nhận đủ điều
kiện họat động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 đối với cơ quan hành chính nhà nước.
+ Có chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000;
b- Năng lực của chuyên gia tư vấn:
+ Chuyên gia tư vấn tham gia dự án đáp ứng các yêu cầu sau (Bản giới thiệu
danh sách chuyên gia và các chứng chỉ kèm theo):
+ Bằng tốt nghiệp đại học;
+ Các chứng nhận đã được đào tạo về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000;
+ Giấy chứng nhận là chuyên gia đánh giá trưởng hệ thống QLCL ISO 9000;
+ Đã được đào tạo và cấp chứng chỉ về quản lý hành chính nhà nước (ngoại
trừ chuyên gia tư vấn đã tốt nghiệp Học viện hành chính quốc gia hoặc có bằng cử
nhân Luật);
+ Kinh nghiệm tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đối với lĩnh vực
hành chính nhà nước từ 10 dự án (đã thành công) trở lên; có trên 20 năm kinh
-4-
nghiệm công tác; có kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn từ 10 năm trở lên (có xác
nhận của Thủ trưởng đơn vị );
+ Có tư cách đạo đức tốt; có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
6.2.2/ Hồ sơ đánh giá chất lượng tư vấn gồm:
- Danh sách các dự án đã tư vấn thành công trong lĩnh vực hành chính nhà
nước và lĩnh vực tham gia tuyển chọn tư vấn;
- Bản chi tiết về kế hoạch đào tạo và hướng dẫn thực hành Hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, với số ngày có mặt trực tiếp của
chuyên gia tư vấn tại 01 Cơ quan, Đơn vị được tư vấn;
- Các khóa đào tạo hổ trợ thêm ngòai đào tạo Hệ thống QLCL ISO 9001:2008
(nếu có);
- Bản cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng Hệ thống QLCL ISO
9001:2008 đi đến thành công;
- Bản cam kết bảo trì Hệ thống QLCL ISO 9001:2008 sau đánh giá chính thức
(trong 03 năm, nếu có);
6.3. Túi hồ sơ đề xuất về giá:
Hồ sơ đề xuất về tài chính bao gồm: Bản dự toán tổng kinh phí tư vấn cho Cơ
quan, Đơn vị thanh toán trọn gói (bao gồm: chi phí thực hiện tư vấn, thuế và các chi
phí quản lý khác…) được lập thành dự toán chi phí cụ thể của từng phần công việc;
Phương thức thanh toán.
7. Tổ chức thực hiện
Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà và các bên liên quan có trách
nhiệm giám sát tổng thể việc xây dựng, áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 và tổ chức nghiệm thu Dự án sau khi hoàn thành.
Trong từng đợt làm việc của tư vấn, tư vấn sẽ phải nộp báo cáo cho Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà và các bên liên quan, trong đó tóm tắt những
công việc đã hoàn thành, tổng quan về thông tin và dữ liệu từ các nguồn đã có sẵn
và các báo cáo đã thực hiện, kế hoạch chi tiết về biện pháp giải quyết và lịch làm
việc chi tiết của các đợt tiếp theo. Các báo cáo này phải được Sở Thông tin và
Truyền thông tỉnh Khánh Hoà thông qua.
Việc tổ chức thực hiện và giám sát thực hiện Dự án thuộc trách nhiệm của tư
vấn. Để đảm bảo tiến độ Dự án, tư vấn cần báo cáo, cập nhật thông tin cho Sở
Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà
Kết quả thực hiện của tư vấn được thể hiện qua việc được Tổng cục Tiêu
chuẩn Đo lường Chất lượng công nhận và cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà.
Mỗi báo cáo được thể hiện bằng một bản Tiếng Anh và một bản Tiếng Việt.
8. Kế hoạch tổ chức và thời gian biểu
-5-
Công tác tư vấn 09 tháng, bắt đầu triển khai ngay sau khi hợp đồng được hai
bên ký kết và tiến hành đến kết thúc hoạt động tháng 3/2010.
TỔ CHỨC TRIỂN KHAI XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG 09 tháng
Khảo sát thực trạng: nhằm nắm bắt tổng quan tình hình
Tư vấn +
quản lý thực tế và xác định mức độ không phù hợp so Tháng
Bước 1 Ban Chỉ
với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, 7/2009
đạo (BCĐ)
làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống.
02 ngày Tư vấn +
Phổ biến kiến thức chung về TCVN ISO 9001:2008 áp
Bước 2 (Tháng toàn thể
dụng trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
7/2009) CBCC
Thành lập Tổ biên soạn tài liệu giúp việc cho Ban chỉ Lãnh đạo +
Tháng
Bước 3 đạo gồm các thành viên: Thư ký Ban chỉ đạo và đại diện Ban chỉ
7/2009
của các phòng liên quan. đạo
Tư vấn +
Lập kế họach cụ thể về hệ thống các văn bản cần xây Tháng
Bước 4 Tổ biên
dựng và tiến độ ứng với các hạng mục 7/2009
soạn
Tư vấn +
Hướng dẫn cách soạn thảo các văn bản của hệ thống Tháng
Bước 5 Tổ biên
(Chính sách, mục tiêu chất lượng; Các quy trình ...) 8/2009
soạn
Ban chỉ
Tháng 9-
Bước 6 Dự thảo các văn bản có liên quan đạo, Tổ
10/2009
biên soạn
Tư vấn +
Tháng
Bước 7 Bổ sung, hoàn chỉnh dự thảo văn bản Tổ biên
10/2009
soạn
Tư vấn +
Ban chỉ đạo tổ chức duyệt, ban hành các văn bản với sự Tháng
Bước 8 Ban chỉ
phối hợp của tổ chức tư vấn. Giám đốc Sở phê duyệt. 11/2009
đạo
Tư vấn +
- Hướng dẫn cách áp dụng các văn bản đã ban hành Tháng
Bước 9 Toàn thể
- Áp dụng thử các văn bản đã ban hành 12/2009
CBCC
Tư vấn +
Đào tạo Đánh giá viên để đánh giá chất lượng nội bộ và Tháng
Bước 10 Toàn thể
Cấp giấy chứng nhận (nếu đạt yêu cầu) 01/2010
CBCC
Lãnh đạo +
Thành lập nhóm Đánh giá viên nội bộ (là những cán bộ Tháng
Bước 11 Ban chỉ
đã được cấp giấy chứng nhận Đánh giá viên nội bộ) 01/2010
đạo
Tư vấn+
Tháng
Bước 12 Theo dõi áp dụng và triển khai đánh giá nội bộ lần 1 Nhóm đánh
01/2010
giá viên
Các phòng
- Khắc phục sai lỗi qua đợt đánh giá nội bộ lần 1 Ban chỉ
Tháng 01-
Bước 13 - Ban chỉ đạo cùng Tổ biên soạn tài liệu xem xét, điều đạo Tư vấn
02/2010
chỉnh Hệ thống + Tổ biên
soạn
-6-
TỔ CHỨC TRIỂN KHAI XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG 09 tháng
Tư vấn+
Tháng
Bước 14 Theo dõi áp dụng và triển khai đánh giá nội bộ lần 2 Nhóm đánh
02/2010
giá viên
Các phòng
- Tiếp tục khắc phục sai lỗi qua đợt đánh giá nội bộ lần
Ban chỉ
1+2 Tháng
Bước 15 đạo Tư vấn
- Ban chỉ đạo cùng Tổ biên soạn tài liệu xem xét, điều 02/2010
+ Tổ biên
chỉnh Hệ thống
soạn
Tư vấn +
Tháng
Bước 16 Bổ sung, hoàn chỉnh các văn bản đã ban hành Tổ biên
03/2010
soạn
- Đánh giá thử toàn bộ hệ thống trước khi đánh giá chính Tư vấn+
thức Tháng Ban chỉ
Bước 17
- Ban chỉ đạo cùng các phòng xem xét, khắc phục các 03/2010 đạo + các
sai lỗi sau đánh giá thử và hoàn chỉnh hệ thống tài liệu phòng
9. Đề xuất tài chính
Trước khi ký hợp đồng với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hoà,
nhà tư vấn phải đưa ra đề xuất về ngân sách theo quy định tại Hướng dẫn của LHQ -
EU về chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam tại
http://www.khanhhoainvest.gov.vn (trang thông tin điện tử của Sở Kế hoạch và Đầu
tư tỉnh Khánh Hoà).
10. Lựa chọn tư vấn
Việc lựa chọn nhà tư vấn và ký kết hợp đồng thông qua tổ chức mời thầu với
các nhà thầu có tiềm năng, đăng trên http://www.khanhhoainvest.gov.vn (trang
thông tin điện tử của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hoà), http://www.ict-
khanhhoa.vn, chào giá cạnh tranh, sau đó thương thảo, đáp ứng yêu cầu của Điều
khoản tham chiếu (TOR), bảo đảm các nguyên tắc, quy định về lựa chọn nhà tư vấn
của Danida và Chính phủ Việt Nam./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
- Ban điều phối hợp phần 1;
- Đơn vị tư vấn;
- Lưu: VT, VP (04).
Nguyễn Kim Hòa
-7-
