Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris

Document Sample
Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris Powered By Docstoc
					2010
Freelance Worker

Yulef




[SURAT DALAM BAHASA
INGGRIS]
Menulis surat bisnis berbahasa Inggris kadangkala menjadi kendala bagi seorang staff/admin di
sebuah perusahaan, dokumen ini memberikan tips trik, cara dan aturan sederhana dalam menulis
surat dalam bahasa Inggris.
                                                             Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris     2



Bagaimana Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris ?
Cara menulis surat dalam bahasa Inggris dengan cara sederhana dan mudah dimengerti :

Tulis alamat Anda. Jangan mencantumkan nama Anda di depan alamat anda pada kepala surat
                                                                                                    Hal| 2
(walaupun sudah dicantumkan pada amplop). Tulislah alamat tersebut di sisi kanan halaman surat
bagian atas. Beberapa perusahaan tertentu mencantumkan alamat di bagian tengah pada
permulaan surat. Nama gedung (jika ada) ditulis pada baris terpisah dengan nomor gedung ditulis
terlebih dahulu, baru diikuti dengan nama jalan.

Contoh :

                     Nama gedung                   New Plaza
                     Nomor dan Jalan               12 London Road
                     Atau                          10 Oxford Street
                     Atau (Indonesia)              8 Jalan Merdeka


Tulis nama kota dan daerah. Jika kota itu sangat besar dan terkenal, (seperti California, Jakarta
atau Surabaya), tidak usah dicantumkan. Di belakang nama kota cukup dicantumkan kode pos tanpa
tanda titik. Jika anda menulis surat ke luar negeri, tuliskan nama negara pada baris terpisah/di
bawah. Tiap-tiap baris diakhiri dengan tanda koma, kecuali baris terakhir.

Contoh :

                                                   New Plaza,
                                                   18 King Road,
                                                   Essex,
                                                   England FH4 6PX

Catatan : Untuk memiliki suatu ciri khas, beberapa perusahaan tidak menyertakan tanda koma
dalam menuliskan alamat.

Tulis Kode Pos pada sampul surat (amplop). Kode pos harus selalu dicantumkan tersendiri pada
baris paling bawah dengan jarak (spasi) lebih renggang. Hal ini sangat memudahkan bagian
penyortiran/pencatatan secara mekanis.

Contoh :

                                                   Mr. Youldee
                                                   New Plaza
                                                   18 King Road
                                                   Essex,
                                                   England

                                                   FH4 6PX


Tulislah tanggal (biasanya di bawah alamat), diikuti bulan dan tahun. Tanggal tersebut lazimnya
ditulis dengan angka/bilangan urut :


http://adf.ly/3lVL
                                                                Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris   3


(1st, 2nd, 3rd, 4th, dst) namun bisa juga ditulis :

1 February 2010 atau 2 April 2010, atau bisa juga disingkat :

1.2.2010 (1.2.10) atau 2.4.2010 (2.4.10)

Di Amerika, katanya nama bulan dicantumkan di depan tanggal : April 2, 2010 (4.2.10)                 Hal| 3



Tulis nama dan alamat orang yang anda tuju, di bawah alamat anda pada samping kiri halaman
surat.

Jika tidak mengenal namanya, sebutkan jabatannya (seperti The Director, The Manager, atau yang
lainnya)

Contoh :


                                                      The Manager,

                                                      Green Park Hotel,

                                                      35 High Street,

                                                      London H7 9AW


Tuliskan “Dear…. “. Cara yang paling umum untuk memulai membuat surat adalah menuliskan
“Dear…..” pada samping kiri baris pertama yang diikuti dengan koma (bukan tanda titik atau tanda
seru). Berilah spasi antara baris akhir alamat dan kata “Dear…..”

                  Dear……
     Jika anda menulis surat untuk satu orang pria, ucapkan “Dear Sir, “. Jika ditujukan kepada
     lebih dari satu orang dalam sebuah perusahaan, ucapkan dengan tulisan “Dear Sirs, “.

     Jika surat diawali oleh “Dear Sir, “ atau “Dear Sirs,” harus ditutup dengan        “Yours
     Faithfully”.

     Jika nama orang yang dituju itu sudah dikenal, sebutkan namanya, misal “Dear Mr.
     Youldee”. Tutuplah surat itu dengan “Yours Sincerely.”

     Jika ditujukan kepada seorang wanita, ucapkan “Dear Mrs. ……, “ atau “ Dear Green, “

     Jika tidak diketahui apakah dia sudah menikah atau belum, bisa ditulis “Dear Ms…..”. Jika
     namanya belum diketahui, tulislah “Dear Madam, “ (jangan “Dear Miss, “ atau “Dear
     Mrs,”)




http://adf.ly/3lVL
                                                                   Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris      4



Ciri-ciri surat bisnis
Pada umumnya surat-surat bisnis terdiri atas tiga alinea


                                                                                                           Hal| 4
Alinea Pertama

Biasanya pendek, menerangkan tentang maksud surat, misalnya ucapan terimakasih atas surat yang
pernah dikirimkan pada kita. Perhatikan contoh berikut :

        I have seen your advertisement for new books. I am waiting to ask about the prices.

        (Saya telah membaca iklan tentang buku-buku baru saudara. Dengan surat ini saya ingin mengetahui
        harga buku-buku tersebut.)

        Thank you for your letter of 4th May 2010, sending me your price.

        (Terimakasih atas surat saudara tertanggal 4 Mei 2010, berupa lampiran daftar harga.)




Alinea Kedua

Menerangkan tujuan kita menulis surat tersebut.

        I want books about business letters, and if you have one, I shall write and order twenty
        copies.

        (Saya menginginkan buku-buku surat bisnis, jika saudara memilikinya, saya akan memesan dua puluh
        buku.)




Alinea Ketiga

Menerangkan tahapan kita selanjutnya pada perusahaan pemasang iklan tadi.

        When I have your answer, I will write and send a money order for the books.

        Jika saya memperoleh jawaban, saya akan mengirimkan wesel untuk buku-buku tersebut.



Setelah menyelesaikan isi surat, berilah jarak untuk menuliskan “Yours Faithfully” atau “Your
Sincerely” pada baris berikutnya. Letakkan disamping kiri atau samping kanan, sedikit ke tengah,
sesuai dengan tata letak yang normal.

Secara umum bisa dikatakan bahwa setiap gagasan baru boleh memiliki alinea baru pula. Dengan
demikian, dalam surat bisnis kita tidak terpaku hanya pada alinea pembukaan dan penutup.

Surat-surat yang sering kita jumpai berbentuk block dan indented.



http://adf.ly/3lVL
                                                              Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris       5


Bentuk Block adalah bentuk lurus, alineanya dimulai dari samping kiri.

Bentuk Indented adalah bentuk lekuk, setiap alinea dimulai dengan sedikit jarak (sekitar lima
karakter) masuk ke dalam dari samping kiri.


                                                                                                       Hal| 5
Kita boleh memilih bentuk yang kita sukai. Namun harus diingat, banyak perusahaan yang
menginginkan surat-suratnya dibuat dalam bentuk yang sama (sesuai standar yang sudah disetujui).

Salah satu contoh bentuk surat :




                                                                24 Jalan Bunga Rampai
                                                                Kampung Utan 2631
                                                                Indonesia

                                                                5.7.2010

The Sales Manager
Happy Toys Limited,
67 Prince Road
Hongkong.

Dear Sir,

When I visited Hongkong last month I bought some of your special ‘Happy Dolls’, and I should like to
know if you can let me have regular supplies.
I own a big toy shop and if your dolls are popular I hope to place large orders with you.

Yours Faithfully,


Teguh Supriyanto




Beberapa contoh surat lain akan diberikan dalam dokumen dengan mengelompokkan contoh-contoh
surat pada kategori khusus, di antaranya Contoh Surat Bisnis umum, surat enquiry, penawaran dan
penjualan (sales letters), pesanan (orders), tuntutan dan keluhan (claim and complaints), surat
tagihan (billing), agen/keagenan (agency), surat lamaran pekerjaan, memorandum, ucapan bela
sungkawa, dsb.




http://adf.ly/3lVL

				
DOCUMENT INFO
Description: Dokumen ini berisi cara dan aturan sederhana yang dapat membantu dalam menulis surat bisnis diperusahaan yang kadangkala harus ditulis atau diketik dengan bahasa Inggris.