Docstoc

Senatsverwaltung f黵 Inneres

Document Sample
Senatsverwaltung f黵 Inneres Powered By Docstoc
					                                      Muster
                                   Projektauftrag
                                         xy
                                        (Pro xx)

                                       Version 0.0.1


    erstellt am:                              von:
    geändert am:                              von:
    geändert am:                              von:
    mitgezeichnet:                            von:
    mitgezeichnet:                            von:
    Version:               0.0.1
    Status:                in Bearbeitung




Anwendungshinweis:

Projekte erfordern einen Projektauftrag. Für Projekte von besonderer Bedeutung ist
ein Projektauftrag nach folgendem Muster zu verfassen. Ein Projekt ist von
besonderer Bedeutung, wenn mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt sind:

     Die Projektlaufzeit beträgt mindestens 9 Monate.

     Der Projektaufwand (interne/externe Personal- und Sachkosten) beträgt
      mindestens 250 TEUR.

     Das Projekt wird mit Beteiligten aus mehr als einer Verwaltung durchgeführt.

     Durch das Projekt werden mehrere Geschäftsprozesse neu modelliert (weil sich
      z. B. Rechtsgrundlagen wesentlich geändert haben, Zuständigkeiten neu geregelt
      worden sind, Auswirkungen auf die internen oder externen Kunden sich ändern
      oder das Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis nachhaltig verändert wird).

     Das Projekt ist von besonderer Bedeutung für den Senat.




Behördenname                         Projektleitung: Name
Projektauftrag xy                                                                                                                         Seite 2


Inhaltsverzeichnis
1     VORBEMERKUNG ........................................................................................................................... 3
    1.1      EINORDNUNG DES PROJEKTS, AUSGANGSLAGE ........................................................................... 3
    1.2      KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN FÜR PROJEKTE ........................................................................... 3
2     RAHMENBEDINGUNGEN UND ÜBERGEORDNETE ZIELE ......................................................... 3
    2.1      RAHMENBEDINGUNGEN ............................................................................................................... 3
    2.2      EINORDNUNG IN DAS ZIELSYSTEM ............................................................................................... 3
    2.3      PROJEKTSTRUKTUR .................................................................................................................... 3
    2.4      PROJEKTREALISIERUNG .............................................................................................................. 3
3     PROJEKTZIELE (OPERATIVES ZIEL UND INDIKATOREN) ........................................................ 4
    3.1      OPERATIVES ZIEL ....................................................................................................................... 4
    3.2      AUFTRAGSERFÜLLUNG ................................................................................................................ 4
    3.3      KUNDENORIENTIERUNG............................................................................................................... 4
    3.4      MITARBEITER/INNENORIENTIERUNG ............................................................................................. 4
    3.5      W IRTSCHAFTLICHKEIT ................................................................................................................. 4
    3.6      SCHNITTSTELLEN........................................................................................................................ 4
4     PROJEKTORGANISATION ............................................................................................................. 4
    4.1      ÜBERSICHT ................................................................................................................................ 4
    4.2      STEUERUNGSPRINZIPIEN............................................................................................................. 4
    4.3      ENTSCHEIDUNGSINSTANZ ........................................................................................................... 5
    4.4      PROJEKTLEITUNG ....................................................................................................................... 5
    4.5      ABSTIMMINSTANZ ....................................................................................................................... 5
    4.6      ARBEITSGRUPPE 1 - N................................................................................................................. 6
5     ZEITPLANUNG ................................................................................................................................ 6

6     PROJEKTFINANZIERUNG UND KOSTENERFASSUNG .............................................................. 6

7     EXTERNE PARTNER....................................................................................................................... 7
    7.1      ROLLE DER EXTERNEN PARTNER ................................................................................................. 7
    7.2      ANFORDERUNGEN AN DIE EXTERNEN PARTNER ............................................................................ 7
8     PROJEKTCONTROLLING UND QUALITÄTSSICHERUNG .......................................................... 7
    8.1      PROJEKTCONTROLLING ............................................................................................................... 7
    8.2      QUALITÄTSSICHERUNG ............................................................................................................... 8
    8.3      QUALITÄTSSICHERUNGSPLAN ZUM PROJEKT XXX ........................................................................ 9
9     FÖRMLICHE BETEILIGUNGEN, INFORMATIONEN, BERICHTSWESEN ................................... 9
    9.1      FÖRMLICHE BETEILIGUNGEN ....................................................................................................... 9
    9.2      BERICHTSWESEN ........................................................................................................................ 9
    9.3      INTRANET - PROJEKTPORTAL....................................................................................................... 9
Projektauftrag xy                                                         Seite 3



1 Vorbemerkung
1.1    Einordnung des Projekts, Ausgangslage

1.2    Kritische Erfolgsfaktoren für Projekte
Für Projekte gibt es vor allem folgende kritische Erfolgsfaktoren:
 Bereits bei Projektbeginn müssen eindeutige und messbare Ziele formuliert sein,
   damit die Projektarbeit in die gewünschte Richtung gelenkt werden kann. Zuerst
   sollen die Geschäftsprozesse ggf. behördenübergreifend modelliert werden. Dabei
   sind die Leistungsstränge zu berücksichtigen. Anschließend wird über die
   geeignete Aufbauorganisation entschieden.
 Es muss Raum für innovative Vorschläge auch jenseits der bisher bekannten
   Lösungen geben.
 Der Projektumfang muss auf das Machbare begrenzt werden, damit Ergebnisse zu
   den geplanten Terminen vorliegen.


2 Rahmenbedingungen und übergeordnete Ziele
2.1    Rahmenbedingungen
Für die weiteren Überlegungen wird von folgenden strategischen Annahmen
ausgegangen:

2.2 Einordnung in das Zielsystem
2.2.1 Politikfeld, strategisches Ziel


2.2.2 Auftragserfüllung


2.2.3 Kundenorientierung


2.2.4 Mitarbeiter/innenorientierung


2.2.5 Wirtschaftlichkeit


2.3    Projektstruktur
Das Projekt gliedert sich in folgende Phasen … Es berücksichtigt folgende parallel
Projekte durch …

2.4    Projektrealisierung
Projektauftrag xy                                                          Seite 4


3 Projektziele (operatives Ziel und Indikatoren)
3.1    Operatives Ziel

3.2    Auftragserfüllung

3.3    Kundenorientierung

3.4    Mitarbeiter/innenorientierung

3.5    Wirtschaftlichkeit

3.6    Schnittstellen
In dem Projekt sind folgende Schnittstellen zu anderen Bereichen bzw. Projekten zu
beachten:


4 Projektorganisation
4.1    Übersicht
Für das Projekt wird folgende Projektorganisation eingerichtet:



                       Entscheidungsinstanz
                        - Lenkungsgremium -

                             Projektleitung                  Abstimm-
                              Projektbüro                     instanz


              Arbeitsgruppe                 Arbeitsgruppe
                    1                             n

4.2    Steuerungsprinzipien
Das Projekt übergibt die (Teil-)Ergebnisse der Projektarbeit nach der Freigabe durch
die Entscheidungsinstanz zur weiteren Bearbeitung dem Auftraggeber. In seiner
Linienverantwortung entscheidet der Auftraggeber nach Abnahme frei über die
Verwendung der Ergebnisse. Unabhängig davon ist mit der Abnahme der
Projektergebnisse durch den Auftraggeber die Projektleitung entlastet.

Falls im Projektverlauf ausnahmsweise Entscheidungen der Linienorganisation
erforderlich werden, informiert die Projektleitung abgestimmt mit den Projektgremien
die Linienorganisation über den Entscheidungsbedarf. Dort wird die
Entscheidungsvorlage gefertigt und auf den Zeichnungsweg einschließlich der
Projektauftrag xy                                                            Seite 5


erforderlichen Mitzeichnungen gegeben. Gegebenenfalls ruht die Projektarbeit zu
diesen Punkten bis die Entscheidung getroffen ist.

Darüber hinaus gelten für die interne Projektarbeit folgende Prinzipien:
 Jeder Realisierungspartner übernimmt die uneingeschränkte
   Ergebnisverantwortung in dem mit ihm vereinbarten Handlungsfeld.
 Erforderliche Beistellungen und Informationen werden rechtzeitig
   und eindeutig definiert (Umfang, Qualität, Termin).
 Die Kommunikation zwischen den Realisierungspartnern erfolgt initiativ und
   selbständig im Interesse der gemeinsamen Projektziele.
 Die Projektleitung koordiniert die Arbeiten in den Handlungsfeldern und greift bei
   Bedarf in die Projektarbeit ein.
 Der Projektleitung stehen jederzeit alle zur Steuerung erforderlichen Informationen
   zur Verfügung.
 Die Leistungsverantwortlichen informieren die Projektleitung unverzüglich und
   eigeninitiativ über Störungen und Risiken ihrer Projektarbeit.
 Erforderliche Entscheidungen werden durch die Projektleitung zeitnah getroffen
   bzw. (in den Projektgremien) erwirkt.

4.3    Entscheidungsinstanz
Aufgabe      Die Entscheidungsinstanz/Das Lenkungsgremium entscheidet für das
             Projekt, trifft alle im Rahmen des Projekts erforderlichen
             Grundsatzentscheidungen inklusive Abnahme der Meilensteinergebnisse
Leitung
Mitglieder


4.4    Projektleitung
Aufgabe      Projektleitung: Operative Führung des Gesamtprojektes, Verantwortung
             des Projektmanagement-Prozesses einschließlich Ergebnisqualität /
             Qualitätssicherung, Schnittstellenmanagement, Berichterstattung an
             Entscheidungs- und Abstimminstanz, Controlling (siehe Ziffer 8.1)
             Projektbüro: Übernahme von administrativen Aufgaben der Projektleitung,
             Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Entscheidungs- und
             Abstimminstanz, konzeptionelle Zusammenfassung und Bewertungen
Leitung
Projekt-
büro


4.5    Abstimminstanz
Aufgabe    Fachlich-inhaltliche Qualitätssicherung der Projektergebnisse sowie
           Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit, Überprüfung der Einzelergebnisse
           auf Kompatibilität, siehe auch Ziffer 8.2,
           Unterstützung der Akzeptanz der Projektergebnisse
Moderation Projektleitung
Mitglieder
Projektauftrag xy                                                                      Seite 6


4.6       Arbeitsgruppe 1 - n
Aufgabe
Mitglieder
Leitung


5 Zeitplanung
Für den Projektverlauf gilt folgende Zeitplanung, die im Rahmen der weiteren
Projektvorbereitung konkretisiert wird:
                                                            Ergebnisverantwo   Fertigstellungs-
    Phase                  Arbeitsergebnis
                                                               rtung durch          termin
                           1. Unterzeichnung des
         initialisieren




                               Projektauftrages
            Projekt




                           2. Projektorganisation besetzt
                           3. Verträge mit externen
                               Partnern
 Plan




                           4. förmlicher Projektstart
                           5. Anforderungen definiert
         Vorunter-




                           6. Soll-Ist-Abgleich
         suchung




                               durchgeführt
                           7. Handlungsvorschlag,
                               Planungsunterlage (nach
                               LHO)
                           8. Aktualisierung des
                               Projektauftrages
         Hauptunter-




                           9. Vorlage der einzelnen
          suchung




                               Konzepte
                           10.
                           11.
                           12.
 Build




                           13. freigegebene Konzepte
                           14.
            Realisierung




                           15.
                           16.
                           17.
                           18.
                           19. einführungsfähige/s
                               Prozesse / System




6        Projektfinanzierung und Kostenerfassung
Die beteiligten Behörden und Organisationseinheiten finanzieren Ihren Aufwand aus
ihren jeweiligen Budgets.
Ggf. Finanzierung der externen Beratung
Projektauftrag xy                                                              Seite 7




Hinweis zur Bearbeitung:
Die Einrichtung eines Projektkostenträgers erfolgt, wenn mindestens zwei der
folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, die ein Indiz für die Bedeutung des Projektes
sind:
 Ein Projektauftrag, eine Projektverfügung oder eine Projektvereinbarung ist die
    Grundlage für das Projekt
 Die Projektlaufzeit beträgt mindestens 9 Monate.
 Der Projektaufwand (interne/externe Personal- und Sachkosten) beträgt
    mindestens 250 TEUR.
 Projektinhalt ist eine Investitionsmaßnahme gemäß LHO.
 Das Projekt wird mit Beteiligten aus mehr als einer Verwaltung durchgeführt.
 Durch das Projekt werden mehrere Geschäftsprozesse neu modelliert (weil sich
    z.B. Rechtsgrundlagen wesentlich geändert haben, Zuständigkeiten neu geregelt
    worden sind, Auswirkungen auf die internen oder externen Kunden sich ändern
    oder das Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis nachhaltig verändert wird).
 Das Projekt ist von besonderer Bedeutung für den Senat.


7     Externe Partner
7.1    Rolle der externen Partner

7.2    Anforderungen an die externen Partner


8     Projektcontrolling und Qualitätssicherung

8.1    Projektcontrolling
Der / Die Projektcontroller/in unterstützt die Projektleitung (z. B. bei der Überwachung
des    Terminstatus,     Einhaltung     von     Verabredungen,        Bereitstellung des
Projektberichtswesens, Überwachung der Projektkosten). Bei kleineren Projekten ist
das Controlling bei der Projektleitung angesiedelt. Es umfasst für das
Gesamtvorhaben folgende Prüfungen:
 Prüfung der Vollständigkeit der Arbeitsergebnisse
    Berücksichtigung der Zielsetzungen des Projektes,
    der herangezogenen einschlägigen Vorschriften,
    der zu beachtenden Schnittstellen,
    Abschätzung der Projekt- und Realisierungsrisiken
 methodische Prüfung
    Eindeutigkeit von Verabredungen,
    Ausreichende Beteiligung der Organisationseinheiten, Mitarbeiter/innen und
       Beschäftigtenvertretungen,
    realistische Zeitplanung und regelmäßige zwischen den Teilprojekten
       abgestimmte Meilensteine
    aussagefähiges und adressatengerechtes und einheitliches Berichtswesen
    Einhaltung der definierten Projektstandards
Projektauftrag xy                                                             Seite 8


   Unterstützung der Abstimminstanz bei der fachlichen Prüfung (ohne Prüfung der
    Aussagen zur Erledigung der Fachaufgabe), z. B. förmliche Beteiligung der
    Beschäftigtenvertretungen,  der    Datenschutzbeauftragten    und   des   IT-
    Sicherheitsbeauftragten
   wirtschaftliche Prüfung
     Kalkulation und Finanzierung der Projektausgaben
     Kalkulation und Finanzierung der dauerhaften Betriebsausgaben.


8.2    Qualitätssicherung
Die Abstimminstanz des Gesamtprojektes verantwortet die fachliche Qualitäts- und
Akzeptanzsicherung der Projektergebnisse. Dazu gehören
 Inhaltliche Prüfung der Arbeitsergebnisse auf Vollständigkeit, Qualität, Konsistenz
   und Realisierbarkeit
 fachliche Prüfung der Aussagen zur Erledigung der Fachaufgabe
    Durchführbarkeit der Maßnahme aus rechtlicher, organisatorischer, und
      technischer Sicht,
    Prüfung der Kompatibilität des Fachkonzeptes mit Brandenburg im Hinblick auf
      die Fusion,
    Konformität      der    Projektergebnisse    mit    den     Grundsätzen      der
      Verwaltungsmodernisierung (u.a. dezentrale Ressourcenverantwortung,
      Kontraktmanagement, Leistungsbeschreibung in den Produktblättern,
      Abbildung in der Kosten- und Leistungsrechnung),
    Aspekte der Beteiligung weiterer Bereiche aus fachlicher Sicht
 wirtschaftliche Prüfung
    Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit der Projektergebnisse.

Die Qualitätssicherung erfolgt auf der Grundlage anerkannter Standards. Es wird in
folgende Verfahrensweisen unterschieden:

Review Verfahren
Das Ergebnis der Projektarbeit wird durch eine Gruppe oder durch Einzelpersonen
überprüft. Mängel und Kritikpunkte werden im direkten Dialog mit den Erstellern
geklärt. Ziel ist es, über beabsichtigte Veränderungen einen Konsens zwischen allen
Beteiligten herzustellen.
      Fachlicher Review
     - Prüfung der Ergebnisse auf ihre fachliche Richtigkeit
     - Prüfung der Vollständigkeit der vorliegenden Ergebnisse
     - Durchführung durch Projektgremium Abstimminstanz oder entsprechend
       beauftragte Einzelpersonen
 Methodischer Review
   - Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz
   - Prüfung der korrekten Anwendung von Methoden
   - Durchführung durch die Projektleitung

Test-Verfahren (bei IT – Projekten)
Das Arbeitsergebnis wird auf Basis eines zuvor definierten Kriterienkataloges in seiner
Funktionalität geprüft. Tests sind als Aktivitäten des Vorgehensmodells an den
entsprechenden Punkten zu verankern. Die Prüfung erfolgt im Regelfall ohne
Projektauftrag xy                                                          Seite 9


Beteiligung der Ersteller. Die Ergebnisse werden in einem entsprechenden Protokoll
festgehalten.
 Funktionstest
    Prüfung der Funktion einer Systemkomponente
    Durchführung durch beauftragte Projektmitarbeitende
 Integrationstest
    Prüfung der Interaktion aller Systemkomponenten
    Durchführung durch beauftragte Projektmitarbeitende
 Anwendertest
    Prüfung der Funktion des Gesamtsystems unter realen Anwendungsbedingungen
    Durchführung durch eine repräsentative Gruppe der zukünftigen Anwender des
    Systems (diese werden damit zu Projektmitarbeitenden).


8.3    Qualitätssicherungsplan zum Projekt XXX
Für das Projekt XXX wird der folgende Qualitätssicherungsplan festgelegt:
Vorgang               Ergebnis               QS-Verfahren           Verantwortung

Hier den QS-Plan
eintragen



9     Förmliche Beteiligungen, Informationen, Berichtswesen
9.1    Förmliche Beteiligungen
Abhängig vom Projektgegenstand ist die Beteiligung anderer Stellen (z. B.
Fachverwaltungen, SenFin, SenInnSport, Beschäftigtenvertretungen,
Datenschutzbeauftragte oder Gremien) gesondert zu prüfen und an dieser Stelle zu
beschreiben.

9.2    Berichtswesen
Die Arbeitsgruppen erstatten im Rahmen eines standardisierten Berichtswesens
regelmäßig zu den Sitzungen der Entscheidungsinstanz und der Abstimminstanz
Bericht.

9.3    Intranet - Projektportal
Die jeweils zeitnahe Veröffentlichung der Projektunterlagen (Projektauftrag, ggf.
Projekthandbuch, Statusberichte, Abschlussbericht) sowie die genehmigten Protokolle
wird durch die Projektleitung im landesweiten Projektportal sichergestellt.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:49
posted:7/3/2010
language:Croatian
pages:9