Was kostet den Staat ein Vergabe

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Was kostet den Staat ein Vergabe Powered By Docstoc
					Der Staat erstickt an der Einkaufsbürokratie und ihren Kosten
Vergaberecht-Experten errechnen Einsparpotenzial von jährlich 40 Milliarden
Euro
Nach Berechnungen der auf das Vergaberecht spezialisierten Informations- und
Beratungsgesellschaft CitoExpert (Dietzenbach) führen Vergabeverfahren der
öffentlichen Hand auf der Grundlage einer überschlägigen Prozesskostenanalyse zu
erheblichem Aufwand. Die Kosten übersteigen bei so genannten Klein-
Beschaffungen (z. B. unter 5.000 Euro) nicht selten den Auftragswert oder die im
Wettbewerb erzielbaren Vorteile. Die freihändige Vergabe (z. B. die Beschaffung von
drei Beamern) führt unter Berücksichtigung der zu dokumentierenden Schritte in der
Beschaffungsstelle zu einem Arbeitsaufwand von rund drei bis fünf Stunden, sofern
es sich um einen erfahrenen Mitarbeiter handelt. Berücksichtigt man ein Bruttogehalt
von 3.000 Euro sowie weitere Arbeitsplatzkosten in Höhe von 3.000 Euro = 6.000
Euro bei einer monatlichen Arbeitszeit von 160 Stunden, so kostet eine Stunde 394
Euro. Demnach kostet eine „Kleinbeschaffung“ bei drei Stunden Arbeitseinsatz rund
1.200 Euro! Der Grund hierfür sind rund 15 bis 20 Schritte, die dokumentiert
nachzuweisen sind (Markterkundung, Leistungsbeschreibung etc.).
Werden diese Kosten nicht gesenkt, kann der durch die freihändige Vergabe
(Aufforderung von mehreren Bietern zum Angebot) veranlasste Aufwand bereits den
Vorteil der Wettbewerbsvergabe „auffressen“. Ist der Mitarbeiter erfahren und nutzt er
die Unterstützung eines Datenbanksystems wie den „Vergabeprofi“, so ergeben sich
laut CitoExpert Einsparungen von rund 30 Prozent der aufgewendeten Zeit. Das
würde – auch bei nur einer entsprechenden Vergabe – einem Vorteil von rund 400
Euro entsprechen.
Die weiteren Vergabearten wie öffentliche oder beschränkte Ausschreibung sind
noch zeitaufwändiger, und das Personal ist knapp. Reserven ergeben sich folglich
nur durch Rationalisierung der Vorgänge.
Eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung ist unter Berücksichtigung der rund
30     notwendigen      Schritte    (etwa    Bedarfsplanung,      Bearbeitung   der
Beschaffungsanträge, Markt- und Preiserkundung, Leistungsbeschreibung, Wahl der
Vergabeart, Zeitrahmen etc.) mit etwa 12 bis 15 Stunden = 4.800 bis 6.000 Euro
anzusetzen. Für ein großes EU-Verfahren sind das bei einem qualifizierten
Mitarbeiter mindestens 120 Stunden oder 48.000 Euro, ohne dabei den Einsatz
weiterer Mitarbeiter (Technik, Rechtsabteilung etc.) zu berücksichtigen.
Ausgehend von diesen erschreckenden Zahlen müssen alle Möglichkeiten, den
Aufwand zu reduzieren, sorgfältig überprüft werden. Auf eine wirkliche
Verschlankung und Entbürokratisierung kann nicht gehofft werden. Ohnedies lässt
allein die erforderliche Transparenz und die damit zusammenhängende
Dokumentationspflicht eine wesentliche Reduzierung der zu zahlreichen Schritte
nicht zu.
Folglich wird es auf längere Sicht selbst bei Einsatz neuer Medien und Techniken
kaum eine Einsparung geben, sofern man nicht bei den Mitarbeitern ansetzt und sie
qualifiziert unterstützt. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit Texten, Kommentierungen
und weiteren Hilfen ist ebenfalls aufwändig. Bücher zum Vergaberecht sind in der
Regel nicht unter 60 Euro zu haben. Allein die erforderlichen Texte in ihrer jeweils
aktuellen Version kosten rund 15 bis 20 Euro. Die Suche nach den Rechtsquellen im
Internet ist zwar möglich, erfordert aber ebenfalls viel Zeit.
Folglich müssen andere Wege beschritten werden. Helfen können nur Systeme, die
aktuell und vollständig sind und weiterhelfende Begründungen etwa für die
freihändige Vergabe liefern. Zeitliche Einsparungen von mindestens 20 Prozent sind
beispielsweise möglich mit dem Internet-Informationssystem www.vergabetip.de und
dem Datenbanksystem „Vergabeprofi“. Für rund 35 Euro monatlich hat der Nutzer
Zugriff auf ein System, das alle Vergabeverfahren abdeckt und Checklisten,
Begründungshilfen, ein umfangreiches Stichwortverzeichnis und Kommentierungen
liefert. Der „Vergabeprofi“ beruht auf einer mehr als 15-jährigen Erfahrung und wird
von Bundes- und Landesministerien ebenso genutzt wie von Kreisen, Kommunen
und anderen Einrichtungen der öffentlichen Hand. Der Preis erklärt sich durch die
hohen Nutzerzahlen.
Wie CitoExpert errechnet hat, reduzieren sich die Einkaufskosten um mehr als 15
Prozent, wenn qualifizierte Vergabeverfahren durchgeführt werden. Im Klartext heißt
das: Wird der gesamte Einkauf der öffentlichen Hand – bei einem Volumen von rund
250.000 Milliarden – um 15 Prozent gesenkt, liegt das Einsparpotential bei sage und
schreibe 40 Milliarden Euro!




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