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Technische Universitt Dresden - DOC

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									Technische Universität Dresden
Fakultät Wirtschaftswissenschaften
Prof. Dr. Dr. h. c. Wolfgang Uhr


                                                     Electronic Business

                                 Kurs am ZEDES - Germanicum
                           Zentrum für Deutschland- und Europastudien
                         St. Kliment-Ohridski-Universität Sofia/Bulgarien
                                          Februar 2008

                                                            Skript Teil 3


3. Anwendungssysteme in der Beschaffung

3.1. Einordnung in die Logistik
Logistik bedeutet ganzheitliches Management von Prozessen und Potenzialen zur integrierten
und koordinierten Realisierung unternehmensweiter und unternehmensübergreifender
Güterflüsse im Leistungssystem

 horizontale Koordinierung zwischen Unternehmensbereichen sowie zwischen
  Unternehmen und Umwelt
 vertikale Koordinierung zwischen Planungs-, Steuerungs-, Durchführungs- und
  Kontrollebenen

Aspekte:            Menge
                    Zeit
                    Ort

Die Prozesse der Unternehmenslogistik sind in Bild 3.1 grob dargestellt.


                                       Kunde



               Auftragsabwicklung (Vertriebslogistik)


               Versorgung
    Beschaffungs-            Produktions-          Distributions-
       logistik                logistik               logistik
                                                                       Service-
                                                                       logistik
                                     Entsorgung

     Wiedereinsatzlogistik        Aufbereitungslogistik       Redistributionslogistik




Bild 1.1 Prozesse der Unternehmenslogistik
Quelle: Bretschneider 2005
                             Kunden



                                                                                          Management
                                                                                            Support
                             Liefera
 Externe Anwendungssysteme




                                                                                           Systeme
                              nten

                                                          Funktionale MIS


                             Elektro
                             nische
                             Märkte

                                                          Instandhaltung                  Querschnitts-
                                                                                           orientierte
                                                       Qualitätsmanagement                  Systeme
                              .......
                                                      Produktionsplanung und               Mengen-
                                        Beschaffung
                                                         Steuerung(PPS)        Vertrieb    orientierte
                                                                                            Systeme


Bild 3.2: Logistiksysteme im Rahmen von CIB


Anwendungssysteme zur Unterstützung der Beschaffungsfunktion in einem Unternehmen
dienen der Planung und Steuerung der Güterströme zwischen Lieferanten als externe Partner
und dem betreffenden Unternehmen.

Sie unterstützen eine „... bedarfsgerechte, wirtschaftliche Versorgung des Unternehmens mit
betriebsfremden Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Handelswaren, nicht selbst gefertigten
Einzelteilen sowie mit Kaufteilen“ (BECKER/ROSEMANN 1993, S. 56).

wachsende Bedeutung der Beschaffungsfunktion durch

a) Tendenz zu geringerer Fertigungstiefe; Senkung des Anteils des eigenen
   Wertschöpfungsbeitrages am Umsatz eines Produkts; Zielsetzung: Reduzierung der
   Komplexitätskosten

 Auswirkungen auf Aufwandsstruktur; es steigt der Ergebnisbeitrag der Beschaffung
 Forderung nach Anwendungssystemen, welche die Beschaffungsfunktion wirksam
  unterstützen
 Auswirkungen auf Lagerbestand; Beschaffungsfunktion enger mit Produktions- und
  Absatzfunktion verbinden
 Forderung nach innerbetrieblicher Integration von Anwendungssystemen (Beschaffung -
  PPS - Vertrieb) zur Reduzierung der Kapitalbindungskosten und zur Erhöhung der
  Flexibilität
b) Einführung neuer Logistikkonzepte

 Integration von Zulieferern in den (Entwicklungs- und) Produktionsprozess
 Forderung nach zwischenbetrieblicher Integration von Anwendungssystemen (Zulieferer
  - Finalproduzent); Zielsetzung: Reduzierung der (Kapitalbindungs- und)
  Transaktionskosten und zur Erhöhung der Flexibilität
            Lieferantenauswahl wird strategische Entscheidung
            Übergang von Multi Sourcing zu Single Sourcing
            übergreifendes Qualitätssicherungssystem entsprechend DIN ISO 9000ff.

c) Tendenz zur Liberalisierung der internationalen Beschaffungsmärkte (z.B. EU-
   Binnenmarkt); systematische Ausweitung der Zulieferquellen (Global Sourcing);
   Zielsetzung: Reduzierung der Materialkosten


3.2. Funktionsübersicht; Prozessablauf




Bild 3.3: Funktionsbaum Beschaffung
Quelle: Scheer

Die externe Beschaffung basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten, der von allen
einschlägigen ERP-Systemen unterstützt wird:

1. Bedarfsermittlung
Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der
Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das
Dispositionssystem bei Anwendung des Bestellpunktverfahrens den jeweiligen Meldebestand
und ermittelt so die Menge an nachzubestellenden Materialien. Disponenten haben die
Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System
automatisch erzeugen zu lassen.

2. Ermittlung der Bezugsquelle
Das Einkaufssystem unterstützt den Einkäufer bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen
unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies
beschleunigt die Erstellung von Anfragen bzw. Bestellungen (bei vorliegenden aktuellen
Angeboten), die dann über EDI oder Internet auf elektronischem Weg an gewünschte
Lieferanten übermittelt werden können.
3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich
Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarios zu simulieren, so dass die Einkäufer
Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt.

4. Bestellabwicklung
Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem
Angebot und entlastet den Einkäufer auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen.
Einkäufer können Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch
erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.




Bild 3.4: EPK der Beschaffung
Quelle: Scheer
5. Bestellüberwachung
Das System prüft die (vom Einkäufer vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und erstellt dann in
den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben. Es liefert den aktuellen Status
sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

6. Wareneingang und Bestandsführung
Der Wareneingang kann den Empfang von Waren bestätigen, indem lediglich die
Bestellnummer eingegeben (in der Regel eingescannt) wird. Durch Angabe der zulässigen
Über- und Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und
Unterlieferungen zu begrenzen.

7. Rechnungsprüfung
Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und
Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungen hingewiesen.

3.3. Grunddatenverwaltung

a) Materialstammdaten

MATERIAL steht allgemein für Gegenstand; zentrale Datenverwaltung für
gegenstandsbezogene Daten, auf die von allen Fachbereichen zugegriffen werden kann.

Wichtige Materialarten:
    Rohstoffe
    Hilfs- und Betriebsstoffe
    Halbfabrikate
    Fertigerzeugnisse
    Ersatzteile
    Handelswaren
    Verpackungsmaterial
    Ersatzteile
    Dienstleistungen

Typische Attribute:

Materialnummer, Bezeichnung, Mengeneinheit, Gewicht, Meldebestand, Sicherheitsbestand,
Disponent, Dispositionsverfahren, Lagerort, Bestand,...
Bild 3.5: Sichten auf den Materialstammsatz
Quelle: SAP

b) Lieferanten-/Kreditorenstammdaten

      Allgemeine Daten
      Einkaufsdaten
      Buchhaltungsdaten

c) Einkaufsinformationen

(Beziehungstyp zwischen Lieferant und Material: Wer liefert was?)
    Konditionen (Preise, Zu- und Abschläge)
    Nummer der letzten Bestellung
    Planlieferzeit
    Text, der in der Bestellung gedruckt werden soll
    Bestellstatistik
    Preisentwicklung
    Daten zur Lieferantenbeurteilung

3.4. Materialdisposition und Einkaufsabwicklung

3.4.1. Funktionen

Funktionen:
      Bestellanforderungen/Disposition: Ermittlung des Bedarfs an zu beschaffenden
       Gegenständen (Bedarfsplanung):
             bedarfsgesteuert
             verbrauchsgesteuert
             autonome Bestellanforderungen
    Lieferantenauswahl und Bestellmengenbestimmung
    Bestellübertragung/Abruf
    Bestellüberwachung/Mahnwesen


     Primärbedarf:           Erzeugnisstruk-
     Kundenbestel-           turen: Stücklis-               Einkauf
    lungen, Absatz-          ten, Rezepturen
       prognosen



     Verbrauchs-                Bedarfs-                               Bestands-
      prognosen                 planung                                 führung



      autonome
    Bestellanforde-                                      Produktions-
        rungen                                             planung




                                                                          Vertrieb


Bild 3.6: Informationsbeziehungen der Bedarfsplanung

3.4.2. Bestellanforderungen/Disposition

Erzeugung von Bestellvorschlägen für den Einkauf  „Trigger“ für die Bestellabwicklung
 Bestellanforderung ( Bestellung, Lieferabruf)
 Planauftrag  Bestellanforderung ( Bestellung)
 Lieferplaneinteilung

Verarbeitungsschritte im Rahmen eines Planungslaufs:
- Nettobedarfsrechnung
- Losgrößenberechnung
- Terminierung
- Ermittlung von Bestellvorschlägen (können im Dialog durch Disponent verändert werden)
- Erstellung von Ausnahmemeldungen
Dispositionsverfahren

bedarfsgesteuerte Disposition:

Ausgangspunkt: terminierter Primärbedarf
mit Auflösung der Erzeugnisstruktur: Funktion der Produktionsplanung (vgl. Kapitel 4)

ohne Auflösung der Erzeugnisstruktur (Handelsware): „plangesteuerte“ Disposition

verbrauchsgesteuerte Disposition:
 Stochastische Disposition

Prinzip: Schätzung des zukünftigen Bedarfs mit Hilfe von Prognosemodellen aufgrund der
Verbrauchsentwicklung in vergangenen Zeitperioden

 Rhythmische Disposition

Wenn ein Lieferant ein Material z.B. immer an einem bestimmten Wochentag liefert, ist es
sinnvoll, die Disposition des Materials im gleichen Rhythmus, verschoben um die Lieferzeit,
vorzunehmen. Die rhythmische Disposition ist im Allgemeinen als verbrauchsgesteuertes
Verfahren realisiert. Deshalb muss vorher die Prognose durchgeführt werden.

 Bestellpunktverfahren

Prinzip: bestandsgesteuerte Disposition auf der Grundlage der aktuellen Verbrauchssituation:
Der Bestand wird überwacht. Wenn der dispositiv verfügbare (!) Bestand den festgelegten
Meldebestand unterschreitet, wird ein Bestellvorschlag generiert.




Bild 3.7: Bestellpunktverfahren
autonome Bestellanforderungen:
kein Dispositionsverfahren i. e. Sinne
3.4.3. Lieferantenauswahl und Bestellmengenbestimmung

Bestellanforderung (BANF)
    Ergebnis der Disposition
    definiert einen terminierten Bedarf an einem Material (oder einer Dienstleistung)
    stellt eine Aufforderung an den Einkauf dar

Bezugsquellen:

Beschaffungsmöglichkeiten für ein Material
extern  Lieferanten
intern  Werke

Verwaltung der Bezugsquellen:

Orderbuch:
Verzeichnis der möglichen Bezugsquellen für ein Material
Quotierung:
Zuordnung von Anteilen des anfallenden Bedarfs zu Bezugsquellen

Zuordnung von BANFs zu Bezugsquellen:

automatisch oder durch Einkäufer

Rahmenverträge:

Kontrakte (Wertkontrakt, Mengenkontrakt)
 Abrufbestellung (Lieferabruf)
Lieferplan (Mengenvereinbarung)
 Lieferplaneinteilung

Lieferantenauswahl  Lieferantenbewertung

Informationsbedarf:

      Richtlinien der Einkaufspolitik, z.B. Beschaffungsquotierung: Gibt es für ein Material
       unterschiedliche Bezugsquellen, können zeitabhängige Beschaffungsquoten definiert
       werden.
      Preise, Lieferzeiten, Qualitätsdaten, Termineinhaltung, Rabattstaffelungen,
       Lieferkapazität, Transportkosten, Mindestbestellmengen, ...
      aktuelle Konditionen, Trendaussagen aus Zeitreihen

Verfahren:

      Anwendung heuristischer Entscheidungsregeln
      Nutzwertanalyse
      Scoring-Systeme
      Kennzahlensysteme
      Expertensysteme
Bild 3.8: Lieferantenbewertung mittels Scoring-System
Quelle: SAP


Einkaufsbelege

Bestellanforderung (Banf)                    teilt dem Einkauf den Bedarf für ein
                                             Material oder eine Dienstleistung mit
Anfrage                                      fordert mögliche Lieferanten auf, ein
                                             Angebot abzugeben
Angebot                                      enthält die Konditionen des Lieferanten und
                                             bildet die Basis zur Auswahl von
                                             Lieferanten
Bestellung                                   ist die formelle und verbindliche
                                             Willenserklärung gegenüber einem
                                             Lieferanten zum Kauf eines Materials oder
                                             einer Dienstleistung
                                             - Einzelbestellung
                                             - Abrufbestellung ( Kontrakt)
Kontrakt                                     eine Art des Rahmenvertrages
                                             - Mengenkontrakt
                                             - Wertkontrakt
Lieferplan                                   eine Art des Rahmenvertrages; enthält fest
                                             definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu
                                             denen Lieferungen erfolgen sollen
3.4.4. Bestellübertragung

-   Bestellung
-   Lieferabruf
-   Lieferplaneinteilung

Formen der Übermittlung:
-   Kombination Daten mit Textbausteinen: Übermittlung per Post oder Fax (Medienbruch!)

-   EDI auf Basis von Standards, z.B. EDIFACT  zwischenbetriebliche Integration der
    Datenverarbeitung

-   Internettechnologien:

      Supplier Workplace: Hersteller ermöglichen ihren Lieferanten den Zugriff auf ihr
       ERP-System. Mit dieser Web-Anwendung soll der elektronische Austausch von
       wichtigen Handelsdokumenten per EDI jedoch nicht vollständig ersetzt werden. Sie
       soll vielmehr ein kostengünstiges Medium sein, damit auch kleinere Anbieter am
       Wettbewerb im Lieferantenmarkt teilnehmen können. Die Internet-Technologie
       ermöglicht es ihnen, ohne Zeitverzögerung, Informationen aus dem System des
       Kunden abzurufen, Lieferplanabrufe zu bestätigen und Lieferavise zu erfassen (vgl.
       Bild 3.9).




    Bild 3.9: Funktionen Supplier Workplace
    Quelle: http://help.sap.com/

         Alerts sind Ausnahmemeldungen in der Bedarfsplanung wie zum Beispiel
         Materialunter- oder -überdeckungssituationen. Anhand der Alerts kann der Planer
         entscheiden, ob Termine oder Mengen der Beschaffungselemente geändert, neue
         Beschaffungselemente angelegt oder alte gelöscht werden müssen.
        Der Lieferant kann über die Internetanwendung die Alerts im Kundensystem
        einsehen und damit schnell auf neue Kundenanforderungen reagieren, die eigene
        Planung danach ausrichten und eigene Zulieferer über die Änderungen informieren.


       Self-Service Procurement: Mitarbeiter können im Intranet eigene Bestellvorgänge
        anlegen und verwalten. So wird die Einkaufsabteilung nicht mehr mit umfangreichen
        Verwaltungsaufgaben belastet, und der Beschaffungsprozess wird beschleunigt (vgl.
        Bild 3.10).




Bild 3.10: Ablauf des Self Service Procurement
Quelle: http://help.sap.com/


3.4.5. Bestellüberwachung/Mahnwesen

Funktionen:
    Überprüfung offener Bestellungen
    maschinelle Generierung von Mahnungen
    Auswertung für Lieferantenbeurteilung

3.5. Wareneingang

Funktionen:
    Erfassung des Wareneingangs und Abgleich mit Bestellung (Barcode bzw. RFID)
    Wareneingangsprüfung (falls nicht auf Lieferant verlagert)
    Verteilung
    Buchung Wareneingang

3.6. Rechnungsprüfung

Aufgabe:
Die Rechnungsprüfung ermöglicht zum einen die Kontrolle der aktuellen
Lieferantenabrechnung und liefert zum anderen Daten für die nachträgliche Abrechnung
(erlaubt die Verrechnung von Boni und sonstigen Absprachen, die z.B. erst am Jahresende
fällig sind). Dabei wird auch der Rechnungseingang über EDI unterstützt.

Funktionen:
    Erfassen eingehender Rechnungen und von Gutschriften bzw. deren Übernahme per
       EDI
    Prüfen eingehender Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit
        automatische Rechnungsprüfung auf Basis Soll-Rechnung
    Buchen auf Konten
    Nachbearbeiten von Rechnungen, die wegen zu großer Abweichungen vom
       Bestellvorgang gesperrt wurden

Dazu ist es wichtig, einen möglichen Bezug zu einer Bestellung oder einem Wareneingang
herzustellen.

3.7. Lagerwirtschaft
Funktionen:
    Materialbewertung
    Lagerbestandsführung (vgl. Bild 3.11)
    Inventurunterstützung
    Lagersteuerung/Lagerverwaltung




Bild 3.11: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik
Quelle: SAP
3.8. Funktionelle MIS: Logistik-Informationssystem

Funktionelle Management Informationssysteme (MIS) sind sachgebietsorientierte
Management Support Systeme (MSS). MSS basieren idealtypisch auf einer Data Warehouse
(DWH)-Lösung.

Ein Data Warehouse ist eine unternehmensweite Datenbasis für alle Ausprägungen
managementunterstützender Systeme. Der Begriff wurde 1992 von IMMON geprägt.

Grundidee:
Daten stehen dem Benutzer wie in einem Lagerhaus (Warenhaus) zur Verfügung und können
von ihm mit einfachen Mitteln abgerufen bzw. ausgewertet werden.

Entstehung ("Einlagerung"):
Erstellung von Kopien existierender Daten in operationalen Anwendungen und ihre zentrale
Verwaltung sowie Integration von Daten aus externen Quellen
(Vorteil der Kopien: Operationale Anwendungen werden in ihrem Antwortzeitverhalten nicht
beeinträchtigt.)

Merkmale des Konzepts:
 Daten-Warenhaus wird über definierte Schnittstellen in bestimmten Zeitabständen mit
   Daten versorgt  Importfunktionen: Selektion, Aggregation, Gruppierung,
   Umschlüsselung,...
 Operationale Systeme streng vom Daten-Warenhaus getrennt
 Orientierung an unternehmensbestimmenden Sachverhalten (nutzerorientiert: nach
   Sachgebieten/Themen geordnet)
 Zeitraumbezug („Zeitstempel“)
 vollständig integriert (semantisch: Bezeichnungen, Definitionen,...; logisch:
   Datenformate)  gemeinsame, konsistente Datenbestände im Unternehmen
 Nicht-Volatilität: keine Veränderung der Daten im Daten-Warenhaus
 Meta-Informationssystem: Beschreibung/Verwaltung der Daten im Warenhaus
 definierte Zugriffs- und Auswertungsmethoden: Ad-hoc-Abfragen, OLAP, Data Mining,...
 Benutzer kann auf ursprüngliche Daten sowie auf aufbereitete detaillierte oder verdichtete
   Daten zugreifen
 einheitliche, komfortable Benutzeroberfläche

Beispiel SAP: Logistikinformationssystem (LIS)
(vgl.
http://help.sap.com/saphelp_erp2005/helpdata/de/bd/a140eb44d511d188fe0000e8322f96/fra
meset.htm
Bild 3.12: Managementunterstützende Systeme in SAP ERP
Quelle: SAP

Das LIS ist als funktionelles MIS Bestandteil des Open Information Warehouse (OIW): DWH
mit eingeschränkter Funktionalität; integrierter Bestandteil der SAP ERP Central
Components .

 Integration der Daten verschiedener Informationssysteme
 permanente Versorgung mit Daten aus den operativen Anwendungen (Vertrieb, Einkauf,
  Fertigung, Instandhaltung usw.)
 Bei jedem Geschäftsvorfall innerhalb der operativen Anwendung Fortschreibung
  wesentlicher Informationen in der Datenbasis des LIS („Informationsstrukturen“)
  Customizing  Individuelle Definition der Datenbasis des LIS, der Regeln für die
  Fortschreibung der Daten und der Standardanalysen für die Auswertung der Daten

LIS umfasst die folgenden Informationssysteme für das Logistik-Management1:
 Vertriebsinformationssystem
 Einkaufsinformationssystem
 Bestandscontrolling
 Fertigungsinformationssystem
 Instandhaltungsinformationssystem
 Qualitätsmangementinformationssystem
 Warenwirtschaftsinformationssystem
 Transportinformationssystem

Die Informationssysteme die zum LIS gehören, sind modular aufgebaut, verfügen jedoch über
eine Vielzahl von „zentralen Methoden“ zur Auswertung der Daten (Methodenintegration).
Der modulare Aufbau ermöglicht jedoch auch spezifische Besonderheiten für jedes
Informationssystem (vgl. Bild 3.13)

Auswertung von Istdaten mittels
- Standardanalysen mit vielfältigen Möglichkeiten der Listbearbeitung und grafischer
   Präsentation
- flexible Analysen mit der Möglichkeit eines individuellen Listlayouts und der
   Formeldefinition

1
 http://help.sap.com/saphelp_erp2005/helpdata/de/96/dfec3410b5f563e10000009b38f83b/frameset.htm
Abruf am 26. 10. 2007
Weitere Funktionen:

   Planungsfunktionalität mit Prognoseunterstützung
   Frühwarnsystem: basiert auf den Kennzahlen der Informationssysteme und erlaubt eine
    entscheidungsorientierte Selektion und Überprüfung von Schwachstellen in der Logistik;
    ermöglicht Suche nach Ausnahmesituationen und frühzeitige Erkennung auffälliger
    Entwicklungen
   Logistikinformationsbibliothek: ermöglicht mittels einfacher Suchstrategien den Zugriff
    auf Kennzahlen innerhalb des LIS. Mit ihrer Hilfe können auch auf einfache Weise
    Kennzahlen katalogisiert werden




Bild 3.13: Komponenten des LIS
Quelle: SAP


Datenbasis des LIS

Aus den Einzeldaten des operativen Anwendungssystems werden Kennzahlen gebildet und in
speziellen Dateien fortgeschrieben („Informationsstrukturen“).
Eine Informationsstruktur definiert eine Gruppe von Informationen, die für die Verdichtung
und anschließende Auswertung von Daten aus der operativen Anwendung genutzt wird.
Im Standard werden zu jedem Informationssystem Informationsstrukturen ausgeliefert, die
aussagekräftige Kennzahlen für alle Analysen im Bereich der Anwendung liefern.

Im Rahmen des Customizing können Informationsstrukturen auch individuell definiert
werden.
Aus den Vorgängen der operativen Anwendungen (z.B. Bestellungen, Abverkäufe) werden
Daten periodenabhängig in die Informationsstrukturen fortgeschrieben. Mit der Definition der
Fortschreibung wird der Informationsfluss der Daten aus den operativen Anwendungen in
das Informationssystem festgelegt (Bild 3.14).
Neben der Fortschreibung aus den Daten der operativen Anwendungen können Plandaten in
die Informationsstrukturen geschrieben werden.




Bild 3.14: Fortschreibung und Auswertung von Informationsstrukturen
Quelle: SAP


Aufbau einer Informationsstruktur im LIS

Eine Informationsstruktur beinhaltet drei Arten von Informationen:
Merkmale: Das sind Klassen von führungsrelevanten Datenobjekten bzw. im Data
   Warehouse Ordnungsbegriffe wie Filiale, Region, Artikel, Warengruppe oder Kunde.
   Merkmale haben Merkmalswerte/-ausprägungen, die einzelnen Objekte dieser Klassen
   (z.B. Region: Sachsen, Thüringen,...). Über die Merkmale lassen sich Hierarchien
   aufbauen, entlang derer Verdichtungen erfolgen können (z.B. Warengruppenhierarchien);
   Merkmale können voneinander unabhängig (z.B. Artikel, Region) oder voneinander
   abhängig (z.B. Artikel, Warengruppe) sein.
Kennzahlen: Das sind Größen wie Umsatz, Bestellmenge oder Durchlaufzeit, deren Werte
   bezogen auf Merkmalsausprägungen oder Kombinationen von Merkmalsausprägungen
   führungsrelevante Informationen darstellen. Sie lassen sich entlang der
   merkmalsbezogenen Hierarchien (z.B. der Warengruppen) verdichten. In eigendefinierten
   Informationsstrukturen können auch unternehmensspezifische Kennzahlen durch Formeln
   beschrieben werden.
Periodizität (Zeitbezug): Die periodische Kumulation von Daten ist ein weiteres
   Verdichtungskriterium. Dabei werden die Kennzahlen täglich, wöchentlich, monatlich
   oder in Abhängigkeit von einem variablen Periodenraster verdichtet, das über die
   Geschäftsjahresvariante bestimmt wird.




Bild 3.15: Aufbau einer Informationsstruktur im LIS
Quelle: SAP

Die n Merkmale einer Informationsstruktur spannen einen n-dimensionalen Informationsraum
auf (in folgender Abbildung exemplarisch mit drei Dimensionen dargestellt).




Bild 3.16: Durch Merkmale „aufgespannter“ Informationsraum
Quelle: SAP
Zu jeder Kombination von Merkmalswerten lassen sich Kennzahlen entsprechend
Periodenraster zuordnen. Dieser Informationsraum ist Ausgangspunkt aller Analysen und
Planungen zur Unterstützung des Managements von Unternehmen, d.h. mit der Festlegung
von Merkmalen, Kennzahlen und Periodenraster ist der Rahmen für die möglichen
Auswertungen vorgegeben.

Einkaufsinformationssystem (EKS)

spezielles Informationssystem zur Entscheidungsunterstützung im Einkauf mit eigener
Datenbasis

Ziele des EKS:
 Transparenz: Sammlung und Verdichtung der Daten aus dem operativen
    Anwendungssystem; Erzeugung beliebiger Sichten auf die Daten; Drill-down-Funktion
    zur Variierung der Informationstiefe
 Auswertung der Daten; Datenanalyse: Standardanalysen (z.B. zu Lieferanten,
    Einkäufergruppen) und flexible Analysen (Ad-Hoc-Auswertungen)
 Visualisierung (Grafik)

Standardanalysen:

vordefinierter Analyserahmen; Analysen zu

      Einkäufergruppe
      Lieferant
      Warengruppe
      Material
      Lieferantenbeurteilung

Eine grundlegende Analysemethode ist die Aufspaltungsanalyse (Drill-down): Üblicherweise
erfolgt der Einstieg in eine Analyse auf aggregierter Ebene und wird durch Detaillierung auf
niedrigere Ebenen verfeinert („Aufriss“). Der Grad der Informationstiefe kann so variiert
werden. Bei jeder Analyse kann nach mehreren unterschiedlichen Kriterien detailliert werden.
Diese Kriterien entsprechen den Merkmalen der Informationsstruktur, die der jeweiligen
Analyse zugrunde liegt. So kann z.B. im Rahmen einer Einkäufergruppenanalyse die
Kennzahl „Bestellnettowert“ durch Drill-down zunächst nach dem Merkmal „Lieferant“
detailliert und danach nach der Periode (Verkaufstag) weiter aufgespalten werden. Die
Reihenfolge der Merkmale beim Drill-down ist nicht festgelegt, so dass ganz unterschiedliche
Analysepfade entstehen können. Typische Analysepfade können als „Standardaufriss“
festgelegt und anschließend „auf Mausklick“ ausgeführt werden. In jeder „Aufrissliste“ kann
der Merkmalswert gewechselt werden, wodurch die Navigation in den Aufrisslisten und die
Analyse von Abhängigkeiten zwischen Merkmalswerten unterstützt wird. Mit einem Aufriss-
wechsel kann auf der gleichen Detaillierungsstufe zu einer Sicht gewechselt werden, der ein
anderes Merkmal zugrunde liegt. Bei einem Aufriss nach Hierarchie wird eine Detaillierung
im Hinblick auf eine vorhandene Hierarchie vorgenommen.
Bild 3.17: Aufspaltungsanalyse
Quelle: SAP

Analysefunktionen:

ABC-Analysen                     Klassifizierung von Merkmalen im Hinblick
                                 auf die Wichtigkeit bei bestimmten
                                 Kennzahlen, z.B. Klassifizierung der
                                 Lieferanten im Hinblick auf Bestellwert
Hitlisten                        Rangordnungen von Merkmalen im Hinblick
                                 auf Kennzahlen, z.B. Erstellung einer Liste
                                 mit den 10 besten (schlechtesten)
                                 Lieferanten im Hinblick auf Rechnungswert
Plan/Ist-Vergleich               Gegenüberstellung von Ist- und Planwerten
                                 für Kennzahlen
Klassifikation                   Einteilung der Merkmalsausprägungen (z.B.
                                 die einzelnen Einkäufergruppen bezüglich
                                 einer Kennzahl (z.B. Bestellnettowert) in
                                 Klassen
Segmentierung                    Einteilung der Merkmalsausprägungen (z.B.
                                 die einzelnen Einkäufergruppen bezüglich
                                 zweier Kennzahlen (z.B. Bestellnettowert
                                 und Anzahl Bestellungen) in Klassen; es
                                 werden Zusammenhänge zwischen den
                                 Kennzahlen und ggf. Problembereiche
                                 deutlich


Bestandscontrolling

    Kennzahlen
    - Reichweite
    - Umschlagshäufigkeit
    -   Lagerhüter
    -   Bestandswert (Bestandswert aktuell, Bestandswert mittel)
    -   Bodensatz
    -   Verbrauchswerte (ABC-Analyse)

    Analysetechniken
    - Gesamtanalyse
    - Hitliste

    Darstellung der Ergebnisse
    - Listen
    - Grafik

   Drill-down-Funktion

Frühwarnsystem

Operative Frühaufklärungssysteme basieren in der Regel ausschließlich auf stark
strukturierten Informationen. Sie sollen eingetretene Ausnahmesituationen erkennen und in
geeigneter Form signalisieren, damit Führungskräfte drohende Fehlentwicklungen genauso
wie sich bietende Chancen frühzeitig erkennen und entsprechend reagieren bzw. agieren
können. Im Rahmen des LIS wird durch das so genannte Frühwarnsystem (FWS)
ausschließlich operative Frühaufklärung unterstützt, wobei Wirkungen in den strategischen
Bereich naturgemäß nicht auszuschließen sind. Das FWS basiert auf den oben dargestellten
Informationsstrukturen. Informationen, die in die Informationsstrukturen fortgeschrieben
werden, können mit dem FWS überwacht werden. Zu jedem Merkmal bzw. jeder
Kombination aus Merkmalen einer Informationsstruktur können Ausnahmesituationen
(Exceptions) in Form von Bedingungen, die sich auf Kennzahlen beziehen, und daraus
folgende Maßnahmen definiert werden. Ausnahmebedingungen werden dabei immer auf der
untersten Aggregationsebene geprüft, Ausnahmesituationen aber schon auf der höchsten
Aggregationsebene hervorgehoben. Über eine Folgeverarbeitung können erkannte
Ausnahmesituationen an die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter übermittelt werden. Als
Folgeverarbeitung stehen Workflow, Mail oder Fax zur Verfügung.

Eine Exception besteht aus der Angabe von Merkmalen bzw. Merkmalswerten (z.B. Kunde,
Material) und Bedingungen. Folgende Bedingungen können definiert werden:

   Schwellwert (z.B. Materialien/Kunden, deren Umsatz größer als 10 000 EUR ist)
   Trend (z.B. Materialien/Kunden mit einem negativer Trend bei Umsatz oder
    Durchlaufzeiten)
   Plan/Ist-Vergleich (z.B. bei welchen Kunden liegt die Planerfüllung beim
    Auftragseingang bei weniger als 80%?)


3.9. Supplier Relationship Management
Nur ein neuer Begriff oder auch ein neues Konzept?
 Zunehmende Externalisierung von Leistungen, die das Management der extern erbrachten
   Leistungen notwendig macht.
 Entstehung komplexer, hierarchischer Lieferantennetzwerke, die als ganzheitliches
  System organisiert, geplant und gesteuert werden müssen.
 Trend: Vom Einkauf zum Beziehungsmanagement mit Lieferanten (SRM); von der
  Transaktions- zur Beziehungsorientierung
 SRM als spezifische Ausprägung eine umfassenden Partnership Relation Management
  (PRM) der Unternehmung.
 wertkettenbezogenes Managementkonzept

PRM „umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Durchführung und Kontrolle der Initiierung,
Stabilisierung, Verbesserung und Beendigung von zwischenbetrieblichen Beziehungen mit
Geschäftspartnern wie Lieferanten, Kunden, Wettbewerbern und Non-Profit-Organisationen
mit dem Ziel die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu sichern und zu verbessern“
(Riemer u.a. 2002 in HMD 228, Dezember 2002).
     Bewertung und Auswahl wichtiger Partner
     Management der einzelnen Partnerbeziehung
     Unternehmensübergreifende Integration der Informationsverarbeitung
     Nicht zu reduzieren auf IS-Unterstützung in der Beschaffung

Ökonomische Wirkungen des SRM:
    Kostenwirkungen
    Qualitäts- und Serviceverbesserungen
    Innovations- und Forschungspartnerschaften mit Lieferanten
    Strategische Abhängigkeiten von Lieferanten

Aspekte des SRM (vgl. Riemer u.a. 2002):

Strategisches Management des Lieferantenportfolios
Bewertung und Segmentierung der Lieferanten hinsichtlich ihrer (zukünftigen) Bedeutung für
das Unternehmen (Portfolio mit den Dimensionen Wichtigkeit und strategische Abhängigkeit
– eigene Wettbewerbsstellung gegenüber dem Lieferanten)




Bild 3.18: SRM-Kernprozesse
Quelle: KPMG
Management der Lieferantenbeziehung
- Phasen des Relationship Managements
- Ebenen des Relationship Managements
- Management der sozialen Beziehungen

Informationssysteme für das SRM unterstützen
-   Information (Supplier Self Services, Produktkataloge, Websites, Newsletter)
-   Kommunikation (EDI, E-Mail, Groupware, Video Conferencing)
-   Transaktion (E-Procurement, Reverse Auctions, Demand Aggregation)
-   Kollaboration (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment – CPFR)
-   Koordination (Supply Chain Systeme, Vendor Managed Inventory – VMI )
-   Auswertung (Contract Databases, Process Monitoring)

 ganzheitliche Prozessunterstützung durch integrierte SRM-Lösung

Möglicher Ablauf eines Einkaufs unter Nutzung eines Supplier Self Service

1. Lieferantenregistrierung
Der Lieferant registriert sich nach E-Mail-Aufforderung, die eine initiale Registrierungs-ID
und ein initiales Kennwort enthält, online auf der Homepage der Einkaufsorganisation des
Kunden.

2. Vom Lieferanten verwalteter Content
Der Lieferant stellt Informationen über seine Waren und Dienstleistungen in den Katalog der
Einkaufsorganisation des Kunden und aktualisiert diese.

3. Einkauf
Im Kundensystem wird vom Einkäufer eine Bestellung angelegt (von der
Einkaufsorganisation oder dezentral) und automatisch in einen Kundenauftrag umgewandelt.
Der Lieferant meldet sich im Kundensystem an, bearbeitet den Kundenauftrag und legt eine
Rückmeldung zur Bestellung an. Wenn die Rückmeldung zur Bestellung die gleichen
Bedingungen (Positionen, Mengen, Lieferdatum usw.) enthält wie die Bestellung, bekommt
sie automatisch den Status Vom Lieferanten genehmigt. Wenn der Lieferant nicht alle
Bedingungen der ursprünglichen Bestellung erfüllen kann und diese ändert, kann es sein, dass
der Einkäufer nicht mit den Änderungen einverstanden ist und beschließt, diese erneut zu
ändern. In diesem Fall erhält der Lieferant eine geänderte Bestellung und muss eine neue
Rückmeldung zur Bestellung anlegen. Dies wird so lange fortgesetzt, bis beide Seiten sich auf
die Bedingungen der Bestellung einigen.

4. Bestätigung
Wenn die bestellten Waren geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht wurde, legt der
Lieferant eine oder mehrere Bestellbestätigungen im Kundensystem an. Die Bestätigung wird
vom Einkäufer genehmigt oder abgelehnt. Im Allgemeinen wird ein Workflow gestartet, um
die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten. Nach der Genehmigung wird eine
Rückmeldung zur Bestätigung an den Lieferanten geschickt, der den Status der Bestätigung
aktualisiert.

5. Rechnungserfassung
Am Schluss legt der Lieferant die Rechnung im Kundensystem an, die der Einkäufer prüfen
und genehmigen oder ablehnen muss. Dies wird so lange wiederholt, bis Einkäufer und
Lieferant sich über den Inhalt der Rechnung einig sind. Aus rechtlichen Gründen kann der
Kunde die Rechnung, die er vom Lieferanten erhalten hat, nicht abändern. Nach der
Genehmigung wird die Rechnung an den Lieferanten geschickt und der Rechnungsstatus wird
aktualisiert.

Beispiel für Standardsoftware:
SAP Supplier Relationship Management;
Aktueller Releasestand: 5.0 (November 2005)
Infos unter
http://help.sap.com/saphelp_srm40/helpdata/de/95/f6a93e08503614e10000000a114084/frame
set.htm
http://www.sap-ag.de/germany/solutions/srm/index.asp

								
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