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Planung und Vorbereitung der Mes

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Planung und Vorbereitung der Mes Powered By Docstoc
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           ACT – Die Servicestelle österreichischer Übungsfirmen




        Messevorbereitung
Messedurchführung, Messenacharbeit



                                           Zuletzt bearbeitet von:
                                            Mag. Manfred Pötsch
                                                 September 2009
Planung und Vorbereitung der Messebeteiligung
Die Planung ist für eine erfolgreiche Messebeteiligung sehr wichtig, da man, wenn man
bereits am Messestand steht, kaum Zeit und Mittel hat, vergessene Unterlagen und
Materialien zu beschaffen.

Billig ist die Teilnahme an einer Messe keinesfalls, daher lohnt es sich in jedem Fall, eine
Beteiligung in allen Phasen auf das Sorgfältigste zu planen.

1. VORLAUF
 Entscheidung zur Messebeteiligung
 Messeanmeldung

2. PLANUNG
 (Durchführung in Form eines Projektes – Projektmanagement)
 Festlegung der Messeziele
 Planung der Standgestaltung
 Planung der Werbemaßnahmen
 Planung der Personalmaßnahmen
 Zeitplanung
 Kalkulation der Messekosten

3. VORBEREITUNG
 Standgestaltung
 Werbemaßnahmen
 Personalmaßnahmen (Schulungen)
 Dienstreise
 Versicherungen

4. DURCHFÜHRUNG
 Transport und Anreise
 Standaufbau
 Standeröffnung
 Messebetrieb
 Standabbau

5. NACHBEARBEITUNG
 Bearbeitung der Kundenwünsche
 Auswertung der Messenotizen, Marktforschungsergebnisse
 Messebericht erstellen
 Erfolgskontrolle
 Buchführung




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1.VORLAUF
Es gilt festzustellen, welche Messen thematisch überhaupt in Frage kommen. Eine erste Hilfe
gibt ihnen hier ihr Mitbewerb. Definieren Sie exakt die Kundenkreise, die Sie gewinnen
können und erwarten, dass Sie vertreten sind.
Wenn sich der Wettbewerb in Ihrem Markt verschärft hat oder Sie neue Märkte suchen, kann
eine Messe ein sinnvoller Bestandteil Ihres Marketingmix sein, wenn in der Kostenplanung
rechtzeitig die Mittel dafür vorgesehen werden.
Nutzen Sie jede Möglichkeit, um an Informationen zu kommen. Hilfreich sind hier Verbände,
Kammern, Publikationen und Messeveranstalter, die Sie bereitwillig mit geprüften
Besucherstrukturstatistiken versorgen sollten. Auch Kunden und Lieferanten sind oft eine
wertvolle Informationsquelle.

Die Messeanmeldung erfolgt zumeist über den Messeanbieter. Interessiert man sich für die
Teilnahme an einer Messe, werden Anmeldeformulare und diverse Unterlagen vom
Messeanbieter an das Unternehmen geschickt.

2.PLANUNG
 Festlegung der Messeziele

Festlegung der Messeziele      Unternehmen (allgemeine Beispiele)

1.Unternehmensziele            Gewinn
                               Wachstum (Marktanteil, Umsatz)
                               Soziale Sicherheit
                               Image

2.Marketingziele

1.1. Produkt- und              Produktinnovation (Sortimentsvertiefung oder
Sortimentpolitik               -verbreitung)
                               Produktvariation
                               Produktelimination
                               Relaunch
                               Zusatzleistungen (Beratung,...)

1.2. Preis- und                Kostenorientierte Preispolitik
Konditionenpolitik             Konkurrenzorientierte Preispolitik
(Kontrahierungspolitik)        Nachfrageorientierte Preispolitik
                               Preispolitik als Präferenzpolitik (Einführung- und
                               Aktionspreise)
                               Preisdifferenzierung
                               Kalkulatorischer Ausgleich
                               Liefer- und Zahlungsbedingungen

2.3.Absatzorganisation         Direkt (zentralisiert: Distanzverkehr, Reisende;
                               dezentralisiert: Verkaufsbüro, Verkaufsniederlassung,
                               dezentralisierte Produktion)
                               Indirekt (Handelsvertreter, Kommissionär, Eigenhändler)
                               Franchising



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2.4.Werbung und Verkaufs-     Absatzwerbung (Einführungswerbung, Erhaltungs- und
förderung                     Erinnerungswerbung, Stabilisierungswerbung,
Kommunikationspolitik)        Expansionswerbung)
                              Verkaufsförderung (Verkäuferförderung, Handelsförderung,
                              Verbraucherförderung)
                              Öffentlichkeitsarbeit
                              Persönlicher Verkauf

2. Messeziele

3.1.Übergeordnete Messeziele Umsatzsteigerung
und Marktforschung           Überprüfung der Konkurrenzfähigkeit
                             Erkennen von Entwicklungstrends
                             Kooperation
                             Überprüfung der Branchensituation und der Zukunftstrends
                             Kennenlernen neuer Märkte

3.2.Produkt- und              Überprüfung der Akzeptanz des aktuellen Sortiments am
Sortimentziele                Markt
                              Vorstellung von Prototypen
                              Vorstellung von Produktinnovationen
                              Ermittlung neuer Anforderungen an das Sortiment
                              Produktdemonstration

3.3.Distributionsziele        Abschätzung der Bedeutung einzelner Handelsstufen
                              Kooperation

3.4.Preis- und                Ausloten von Preisspielräumen
Konditionenziele              Preiserhöhung
                              Preissenkung
                              Preisbeibehaltung
                              Messerabatte

3.5.Kommunikationsziele       Ausbau der Pressearbeit
                              Erhöhung des Bekanntheitsgrades
                              Kommunikation mit den Kunden
                              Umsetzung der Corporate-Identity Konzeption
                              Erhöhung der Kundenbindung
                              Gespräche mit Neukunden
                              Terminvereinbarung mit Neukunden
                              Optimale Standgestaltung - professionell




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 Standgestaltung
Die Standgestaltung hängt in erster Linie von dem Produkt, das das Unternehmen anbietet, ab.
Der Messestand, der für ein Investitionsgut erbaut wird, unterscheidet sich wesentlich von
dem, der für ein Konsumgut oder eine Dienstleistung errichtet wird. Der Stand ist ein
„großflächiges dreidimensionales Werbeplakat“ des Unternehmens, das zum Hinsehen und
Hingehen motivieren muss, weil es etwas Prägnantes hat, was die Aufmerksamkeit des
Beobachters erregt und sein Interesse fesselt.

1.Standtypen
- Reihenstand (eine Seite offen)
- Eckstand (zwei Seiten offen)
- Kopfstand (drei Seiten offen)
- Block- oder Inselstand (von allen Seiten zugänglich)

2.Standgestaltung
- Anpassung des Messestandes an das Erscheinungsbild des Unternehmens (Corporate
    Identity, Wahrung des gewohnten Erscheinungsbildes für Stammkunden)
- Wenn möglich, dreidimensionale Darstellung der Werbekampagne
- Festlegung von Stil, Farbgebung, Lichtführung und Einrichtung
- Standskizze oder Standmodel anfertigen
- Kundenorientierte- nicht produktorientierte Standgestaltung
- Kreativitätstechniken einsetzen

3.Standausrüstung (siehe auch Checkliste Standgestaltung)
- Exponate, Dekoration
- Bewirtung
- Projektionsgeräte
- Beschilderung und Beleuchtung
- Einrichtung
- Musikanlage
- Computer
- Stauraum
- Abdeckungen
- Werkzeug
- Verlängerungskabel
- Erste-Hilfe Kasten
- Nähzeug
- Putzmittel

4.Büromaterial und –geräte (siehe auch Checkliste Standgestaltung)
- Schreibgelegenheiten, Schreibmaterial, Taschenrechner
- Geschäftsunterlagen
- Messeutensilien
- Kataloge
- Werbematerialien
- Diverses Büromaterial
- Ordner, Mappen, Tragetaschen
- Unterlagen evtl. Gewinnspiel
- Informationen zur Messestadt
- Pressemappen

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5.Kommuniaktionszonen des Messestandes
- Schauzone: Interesse wecken, Leistungen vorstellen, Nutzen präsentieren
- Besprechungszone: Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen
- Versorgungszone: Lagerung der Materialien, Bewirtung der Gäste




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Standgestaltung – Checkliste

Checkliste Standgestaltung                                          Anzahl   OK
1. Standausrüstung
Exponate, Dekoration (Plakate, "echte Produkte",Gruppenbild
der ÜFA-MitarbeiterInnen, Logo, Organigramm, Blumen,
Luftballons,...)
Bewirtung (Getränke, Speisen, Geschirr, Servierutensilien,..)
Projektionsgeräte (OH-Projektor, Diaprojektor, Video, Fernseher,
Vidiwall mit Projektionsgerät,..)
Beschilderung (Blendenbeschriftung) und Beleuchtung
Einrichtung: Bar, Sitzgelegenheiten, Tische, Tischtuch, Vitrinen,
Regale, Garderobe, Besprechungszimmer
Musik: Musikanlage, Kassetten, CDs, Lautsprecher,..
Standbüro - Computer, Drucker, Telefon, Faxgerät,...
Stauraum: Regal, verschließbare Kästchen, Bar
Duft: Duftlampe, ätherische Öle
Abdeckungen
Werkzeug
Verlängerungskabel
Nähzeug
Putzmittel
2.Büromaterial und -geräte
Schreibgelegenheiten (z.B. Unterlagen mit Klemmvorrichtung)
Schreibmaterial: Bleistift, Kugelschreiber, Edding-Stifte,
Radiergummi, Papier, Kohlepapier, Briefpapier, Kuverts,...)
Taschenrechner
Geschäftsunterlagen: Bestellformulare, Rechnungen (Inland,
EU, Drittland, Unternehmer, Konsument), Lieferscheine,
Barverkaufsrechnung, Bestellscheine, Scheckverzeichnis,
Schecks, Firmenstempel, Stempelkissen,
Geschäftsbedingungen,..
Messeutensilien: Messenotiz, Visitenkarten, Namensschilder,
Schilder mit Sprachbezeichnung
Kataloge
Werbematerialien (Flugblätter, Aufkleber, Werbefilm,
Werbedurchsagen, Werbegeschenke, Gutscheine,...)
Diverses Büromaterial: Locher, Scheren,
Heftklammermaschine, Heftklammern, Büroklammern,
Klebeband, Klebestift, Kleber, Lineal, Stempel, Stempelkissen,...
Ordner, Mappen
Tragetaschen
Unterlagen für evtl. Gewinnspiel (Preise, Rätsel,..)
Informationsmaterial über die Messestadt
Pressemappen
3.Sonstiges
Materialien für Incentives und Vorführungen
Kleidung der Standbetreuung

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Diese Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll und kann daher auf die
Bedürfnisse der eigenen Übungsfirma angepasst werden.

Planung der Werbemaßnahmen

Falls irgendwie möglich, sollte man alle einsetzbaren Werbemittel auf der Messe verwenden
und jedes Medium einsetzen. Denken Sie zusätzlich an die Umsetzung Ihrer Werbebotschaft
in dreidimensionaler Form.

Unten angeführt ist eine Auflistung einiger messebezogener Werbeaktivitäten, die entweder
von der Marketingabteilung, von einem eigens für die Messe zusammengestelltem Team, oder
arbeitsteilig durch alle ÜbungsfirmenmitarbeiterInnen durchgeführt werden kann. Der Einsatz
der Kreativitätstechniken eignet sich für diesen Arbeitsbereich besonders gut.

Vor der Messe
 Einladungen versenden
 Follow-up-Telefonate
 PR-Arbeit (Presseinfo)
 Katalog, Werbeunterlagen vorbereiten (Fremdsprachen berücksichtigen)
 Corporate Identity
 Werbegeschenke
 Standgestaltung

Während der Messe
 Kundenveranstaltung
 PR-Arbeit (Pressekonferenz)
 Verkauf

Nach der Messe
 Dankeschön-Fax
 Terminbestätigung




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Einsatz der Kreativitätstechniken

1. Grundsätze

-   Verschiedene Gesichtspunkte einbeziehen
-   Das Problem in Einzelteile zerlegen und keine neuen Grenzen schaffen
-   Die Größe des Problems verändern
-   Die Grenzen des Problems verändern
-   An ähnliche Situationen denken
-   Ein Motiv schaffen
-   Auf die Basis zurückkehren
-   Überschlafen
-   Um Hilfe bitten

2. Voraussetzungen

-   Möglichst kleine Gruppen (maximal 5 Personen)
-   Aufgabe genau definieren – sie muss allen Gruppenmitgliedern klar sein
-   Gleiche Sprache in der Gruppe
-   Persönliche Beziehungen in der Gruppe sollen nicht belastet sein
-   Kommunikationsregeln müssen eingehalten werden

3. Anwendungsgebiete

-   Gestaltung und Werbeslogans
-   Beschaffung der Messestandeinrichtung
-   Art der Werbegeschenke
-   Wie gestalte ich den Messestand
-   Wie locke ich Besucher zu meinem Messestand
-   Welches Dekorationsmaterial bzw. welche Ausstellungsstücke benötigen wir
-   Etc.

4. Methoden

-   Brainstorming und qualifiziertes Brainstorming
-   3-D-Methode
-   6-3-5-Methode
-   Morphologischer Kasten
-   Phonetische Analogien
-   Delphi-Methode
-   Methoden, die das Unterbewusstsein einsetzen (z.B.: Phantasiereisen, Pendeln,...)
-   Usw.

Meiner Meinung nach eignen sich vor allem die Methoden Brainstorming, qualifiziertes
Brainstorming, 6-3-5 und Phonetische Analogien für den Einsatz im Bereich Werbung. Die 3-
D-Methode sowie den Morphologischen Kasten würde ich, wenn überhaupt, nur für die
Kreation neuer Produkte einsetzen, da diese Methoden sehr schwierig durchzuführen und zu
erklären sind.




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5. Brainstorming-Regeln

-   Problem beschreiben
-   Zeitlimit für das Brainstorming setzen (maximal 10 Minuten)
-   Kommentare sind nicht erlaubt – „spinnen“ erwünscht
-   Fragen nur dann stellen, wenn etwas nicht verstanden wurde
-   Mehrfachnennungen kennzeichnen

6. Qualifiziertes Brainstorming

-   Es gelten die gleichen Regeln wie für das Brainstorming
-   Bei der Problembeschreibung wird ein nicht vorhandenes Merkmal hinzugefügt (z.B.: alle
    Messebesucher sind blind)
-   Die Lösungsansätze werden auf reale Lösungsansätze zurückgeführt

7. 3-D-Methode

-   Drei Dimensionen im Raum auftragen: Zeittrend, Technik, Fachgebiet
-   Verknüpfungen bilden

8. 6-3-5-Methode

-   6 Personen
-   bringen innerhalb von 3 Minuten
-   je 5 Ideen ein
-   Gruppenmitglied schreibt 5 Ideen auf ein Blatt und gibt es dann weiter...

    Runde        1. Idee       2. Idee      3. Idee       4. Idee       5. Idee
1
2
3
4
5
6

9. Morphologischer Kasten

-   Dimensionen eines Produktes finden Spaltenüberschrift (z.B.: Farbe, Form, Größe,
    Material,...)
-   Dann zweite Dimension wählen und untersuchen, ob die Kombinationen z.B. ein
    sinnvolles Produkt ergeben
-   Bei mehr Dimensionen ist eine EDV-Auswertung erforderlich

10. Phonetische Analogien

-   Tabelle erstellen (z.B.: je drei Spalten und Zeilen)
-   Tabelle mit Begriffen füllen, die z.B. durch Brainstorming gefunden wurden
-   Zufällige Spaltenbildung
-   Elemente systematisch miteinander verbinden
-   Kombination in die „Wirklichkeit“ übertragen



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11. Bewertung der Ideen

-   Scoring Methode (Problem: Auswahl der Kriterien und Gewichtung)
-   Machbarkeitsstudien
-   Mindmaps
-   PMI-Technik (Plus, Minus, Interessant)
-   Etc.

Ich bevorzuge für die Auswertung bzw. Bewertung der gefundenen Ideen Mindmaps (hier
wird gleichzeitig strukturiert) sowie die Bewertung der Lösungen durch Diskussion und
Auflistung der Lösungen nach Gruppen.




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Planung der Personalmaßnahmen

Wie man immer wieder feststellen kann, wird jede( r ) StandbesucherIn abgeschreckt, wenn
die StandbetreuerInnen sich abweisen, unfreundlich oder distanziert, etc. verhalten. Daher ist
eine gute Vorbereitung des Personals sehr wichtig.

1.Personalauswahl
KoordinatorIn der Gesamtmesse
DekorateurIn
StandarchitektIn
TechnikerIn
Standpersonal
Genaue Zuordnung der Verantwortungsbereiche

2.Personalschulung
Bedarfserhebung (z.B.: Durchführung eines Tests über Verkaufstechnik)
Schulungsmaßnahme organisieren und durchführen (z.B. Seminar im Rahmen der ÜFA von
der Personalabteilung planen und durchführen lassen), eventuell Ausstellung einer
Seminarbestätigung durch die Geschäftsleitung
Schulungsbereiche: Verkaufsgespräch, Verhalten, Aufgaben, Auftreten,
Fremdsprachenkompetenz, Produktwissen,..

3.Aufgabenverteilung
Eindeutige Kompetenzen vergeben
Ersatzmann (-frau) benennen

4.Allgemeines
Verpflegungsmöglichkeiten überprüfen
Einheitliche Kleidung des Standpersonals (z.B. Namensschild mit Firmenlogo)
Unterbringung und Reise organisieren (Reiserechnung ausstellen)

Auf der folgenden Seite befindet sich ein Beispiel-Formular für die Aufgabenverteilung




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Tätigkeit                            Datum     MitarbeiterIn Abteilung   VertreterIn
Planung der Standgestaltung
(Einrichtung)
Miete der Standeinrichtung
Planung und Beschaffung der
Standdekoration
Dekoration des Messestandes
Beschaffung der
Demonstrationsobjekte
Erstellung der Beschriftung
Planung der Werbemaßnahmen
Erstellung der Kundeneinladungen
(E und D)
Versand der Kundeneinladungen
Katalogerstellung (E und D)
Flugblatterstellung
Gestaltung sonstiger
Verkaufsunterlagen (E,D)
Bereitstellung sonstiges
Verkaufsunterlagen
Erstellung der Messenotizen
Auswertung der Messenotizen
Kontrolle der Messeberichte
Planung der Personalmaßnahmen
Verteilung der Aufgaben
Abhaltung der Seminare
Budgeterstellung und Kontrolle
Messestandleiter
Reinigung
Büroausstattung und
Standeinrichtung
Beschaffung der Werbegeschenke
Beschaffung der Bewirtung
Planung/Durchführung von
Präsentationen
Standaufbau
Standabbau
Transport
Sonstiges




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Zeitplanung

Nr. Aktivität                                 Dauer/Zeitpunkt

  1 Entscheidung zur Messebeteiligung

  2 Messeanmeldung

  3 Zielfestsetzung

  4 Planung der Standgestaltung

  5 Planung der Werbemaßnahmen

  6 Planung der Personalmaßnahmen

  7 Budgeterstellung

  8 Durchführung der Standgestaltung

  9 Durchführung der Werbemaßnahmen

 10 Durchführung der Personalmaßnahmen

 11 Transport der Exponate

 12 Dienstreisen der MitarbeiterInnen

 13 Standaufbau

 14 Standeröffnung

 15 Messebetrieb

 16 Standabbau

 17 Rückgabe der geborgten und gemieteten
    Objekte
 18 Messenachbearbeitung




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Kalkulation der Messekosten

Kostenart                                           Relevant Plan   Ist    Abw.
                                                    Ja/Nein                in %
0. Vorlaufkosten
1. Grundkosten
1.1 Standmiete
1.2 Beteiligung Katalogeintragung, Fax- und
Telefonanschluss
1.3 Sonstiges
2. Standgestaltung- und Standbaukosten
2.1 Graphische Arbeiten
2.2 Architektur
2.3 Kleinmaterial
2.4 Miete der Standeinrichtung
2.5 Sonstiges
3. Betriebskosten
3.1 Bewachung
3.2 Reinigung
3.3 Versicherung
3.4 Bewirtung
3.5 Sonstiges
4. Planungs- und Koordinationskosten
5. Werbekosten
5.1 Messeanzeigen
5.2 Aufkleber
5.3 Einladungen
5.4 Incentives
5.5 Vorbereitung der Standmannschaft
5.6 Kataloge, Broschüren, Flugblätter
5.7 Werbeartikel
5.8 Plakate
5.9 Sonstiges
6. Transportkosten
6.1 Exponate
6.2 Werbemittel
6.3 Sonstiges
7. Exponatekosten
7.1 Entwicklung
7.2 Anfertigung
7.3 Demonstrationsunterstützende Maßnahmen
7.4 Sonstiges
8. Personalkosten
8.1 Gehalt Standpersonal
8.2 Gehalt Aushilfepersonal
8.3 Kosten Aufbaupersonal
8.4 Reisekosten
8.5 Verpflegung, Unterbringung
8.6 Sonstiges
9. Gesamtkosten



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3.VORBEREITUNG

Unter den Punkt Vorbereitung fallen nun alle bisher besprochenen Themen.
Die Standgestaltung wurde geplant, d.h. es wurde ein Plan oder sogar ein Standmodell
hergestellt. Nun ist zu klären, ob ich für diese Standgestaltung auch das notwendige Material
und Equipment habe. Weiters ist zu klären, ob der Stand auch den örtlichen Gegebenheiten
(z.B. Vorhandene Technik) entspricht.
Werbemaßnahmen – hier ist nötiges Werbematerial zu organisieren oder produzieren zu
lassen (z.B. Kataloge, Give-Aways,..)
Personalmaßnahmen sind wie oben besprochen durchzuführen, d.h. Schulungen werden
durchgeführt.
Für Standpersonal, das zum Messeort anreisen muss, sind Hotelzimmer zu buchen.

4.DURCHFÜHRUNG

Die Messedurchführung ist das Ergebnis der Planungs- und Vorbereitungsarbeiten. Der
Messeerfolg hängt aber zu einem sehr großen Teil vom Engagement und Verhalten der
SchülerInnen ab. Demzufolge gehe ich in den nächsten Punkten auf das Verhalten des
Standpersonals und auf mögliche Messegeschäftsfälle ein.

Messeknigge für das Standpersonal

a)Besonderheiten der Messesituation:
 Der Wettbewerb findet auf engstem Raum statt
 Gespräche finden in der Öffentlichkeit statt, daher empfiehlt sich, ein
   Besprechungszimmer am Stand einzurichten
 Sie sind Gastgeber
 Mehr als 60% der Standbesucher kommen absichtlich zum Stand
 Die entscheidungsstärksten Kunden haben meist wenig Zeit
 Ihr Standbesucher muss sich trotz der vielen anderen Stände deutlich an Sie erinnern
 Auch „lästige“ Besucher müssen höflich behandelt werden

b)Der interessante Messebesucher
 Hat meistens wenig Zeit
 Geht oft nach Plan vor
 Jeder Standbesucher kann ein potentieller Kunde sein
 Offene W-Fragen einsetzen (Wofür, Was,...)

c)Der Besucher entgeht Ihnen, wenn
 Sie nicht an der Front bzw. auf dem Stand bleiben
 in Gruppen zusammenstehen
 an der Bar lange herumhängen
 ihn/sie mit „kann ich Ihnen helfen“ ansprechen
 eine abweisende Körperhaltung aufweisen
 Sie ihn/sie nicht ansprechen, wenn er Anzeichen (z.B. durch die Körpersprache) zeigt,
   dass er beraten werden möchte

d)Sie haben einen Besucher erfolgreich angesprochen, nun muss Mann/Frau kompetent
beraten werden

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Wenn Sie dies nicht können:
 bitte an Kollegen weitergeben
 oder den Besucher an der Bar parken (Fragebogen, Demo)

e)Behandlung des Besuchers bzw. der Besucherin
 Höflich bleiben
 Grüßen
 Regeln des Verkaufsgespräches beachten
 Aktiv zuhören
 Daten des Besuchers sofort auf Messenotiz notieren
 Entscheiden, ob der Kunde
A: brandeilig, superwichtig, sofort bearbeitet werden muss
B: wichtig ist, man am Ball bleiben soll
C: nicht sofort Bedarf zeigt, daher später bearbeitet werden kann

f)Wie weiß ich am schnellsten, wen ich vor mir habe?
 Sie sprechen ihn/sie mit „Wofür interessieren Sie sich besonders“ an, oder
 „Sind Sie schon Kunde unseres Hauses?“
 Sie übergeben ihm/ihr Ihre Visitenkarte

g)Präsente und give-aways
 Die Botschaft und die Dramaturgie der Übergabe sind entscheidend, nicht unbedingt der
   Wert.
 Präsente sollten am Schluss des Gespräches überreicht werden, um die Aufmerksamkeit
   des Besuchers zu erhalten.
 Werbegeschenke werden von den Kunden erwartet – der Wert hängt von der Art des
   Produktes und vor allem von der Zielgruppe ab.
 Werbegeschenke dürfen nicht billig wirken, obwohl sie es vielleicht sind.

h)Wie werde ich lästige Kunden los?
 Mit dem Kollegen vorher ausmachen – aufgrund eines Stichwortes erscheint der nächste
   Kunde in drei Minuten.


i)Prospekte
 Befreien Sie Interessenten von der Last, kiloweise zukünftigen Abfall herumzuschleppen
 Prospekte nur hergeben, wenn Sie die Wünsche des Kunden hinterfragt haben und diese
    Ihrem Produkt entsprechen und Sie ihm/ihr die wichtigsten Punkte im Prospekt markiert
    haben.

j)Zusammenleben am Stand
 Standchef bitte Eintreffen, Abgang, kurze Abwesenheit und Rückkehr melden, damit sich
    für Kunden keine unnötigen Wartezeiten ergeben und Sie verzweifelt gesucht werden

k)Alkohol und Rauchen
 Alkoholverbot für Standbetreuer
 Wer Kunden aktiv anspricht - raucht nicht

l)Arbeit am Stand
 Informieren Sie sich über Ausstellungsthemen, Erreichbarket der Kollegen,etc.

Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                17/32
   Wenden Sie sich mit Problemen an die Standleitung
   Presseleute verweisen Sie bitte an die Standleitung
   Unbedingt Namensschilder verwenden
   Prospekte und sonstige Werbematerialien auffüllen
   Der Stand ist kein Aufbewahrungsort für Privatsachen

m)Bar
 Die Bar ist ein Kommunikations- und Wartebereich für Besucher, deren Gesprächspartner
   noch belegt ist.
 Besucher nach Standbeurteilung abfragen
 Wenn Besucher länger als 10 Minuten ohne einen Betreuer an der Bar stehen, stimmt
   etwas nicht!

n)Empfang/Information
 Alle Besucher annehmen
 Jeden Besucher um eine Karte bitten und die eigene überreichen
 Besucher die warten müssen parken und bewirten
 Nettes und freundliches Auftreten
 Für den Besucher erkennbar sein, entweder durch Namensschilder mit Logo oder
   Kleidung




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                             18/32
3.NACHBEARBEITUNG

Die Messe hört nicht nach der Messe auf, die Nachbearbeitung nimmt meist viel mehr Zeit in
Anspruch als die Vorbereitung. Es ist wichtig, bereits vorher genau festzulegen wie die
Nachbearbeitung auszusehen hat und wer welche Aufgaben übernimmt (siehe
Aufgabenverteilung). Im Anhang finden Sie Formularvorlagen zu Messebericht, Auswertung,
Nachfass-Kontakt,etc..

1.Standpersonal
 Verfassen eines eigenen Messeberichtes
 Auswertung der Messenotizen
 Weitergabe der Kundenwünsche an Verkauf und Marketing
2.Marketing
 Messeerfolgskontrolle (Erreichung der Messeziele, Auswertung der Daten der
    Marktforschung und Umsetzung in Marketingmaßnahmen)
 Dankeschön-Fax an Kunden und Sponsoren

3.Verkauf
 Bearbeitung der Bestellungen

4.Rechnungswesen
 Budgetkontrolle
 Einreichung der erhaltenen Kundenschecks
 Folgearbeiten aufgrund der Kundenaufträge und Barverträge

5.Einkauf
 Nachbeschaffung nicht vorhandener Artikel




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                19/32
Partnerfirma gesucht (Sponsoring)

Die Übungsfirma bietet der Partnerfirma:

   kostenlose und überzeugende Werbung im Übungsfirmenmarkt, im privaten Bereich der
    Übungsfirmenteilnehmer, auf der Übungsfirmenmesse
   Vorbereitung neuer Märkte (weltweit) durch den Übungsfirmenmarkt
   Kontaktmöglichkeiten zu anderen Partnerfirmen
   Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Partnerfirma auch bei kommunalen und
    überregionalen Behörden
   potentielle Mitarbeiter, die die Einrichtung der Partnerfirmen bereits kennen, erfahren sind
    im Umgang mit den modernen Büro- und Telekommunikationstechniken
   Beurteilung potentieller Mitarbeiter lange Zeit vor einer eventuellen Einstellung
   Einsparung in der Personalbeschaffung

Die Partnerfirma bietet der Übungsfirma:

   Hilfe zur praxisrelevanten Ausbildung
   Muster für Belege
   Produktmuster
   Einblick in Arbeitsabläufe
   Darstellung des Unternehmens für Übungsfirmenteilnehmer
   Preislisten und Kataloge
   Größenordnungsmerkmale für Bestände und verschiedene Kostenarten
   Organisationsmuster
   hin und wieder Beratung und Vorträge durch ihre Fachleute



Im Anhang befinden sich noch einige Formulare für Ihren Messeauftritt.




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Fragebogen                 Beurteilung des besuchten Standes
Standbesuch
Firma:                     Besuchsbeginn:
                           Besuchsende:
Wurde der Kontakt          ° von Ihnen hergestellt, oder
                           ° vom Standpersonal hergestellt
Wie wurde der Kontakt      ° Augenkontakt des Standbetreuers mit dem am Gang
hergestellt?               befindlichen Kunden
                           ° durch Zulächeln des Standbetreuers
                           ° eine einladende Geste
                           ° durch Augenkontakt nachdem Sie beim Stand
                           stehengeblieben waren
                           ° durch einen Gruß als Sie die Ausstellungsstücke
                           besichtigten
                           ° andere:
Begrüßung:                 Wurden Sie nach Ihrem Namen gefragt?
                           Interessent: ° Ja ° Nein
                           Begleiter: ° Ja ° Nein
                           Notierte der Standbetreuer Ihren Namen? ° Ja ° Nein
                           Wenn Ja - verwendete der Verkäufer eine Messenotiz?
                           ° Ja ° Nein
                           Verwendete der Verkäufer Ihren Namen dann im Gespräch
                           weiter?
                           ° Ja ° Nein
                           Wurden Sie mit Händeschütteln begrüßt? ° Ja ° Nein
                           Stellte der Standbetreuer sich selbst mit Namen vor?
                           ° Ja ° Nein
Erscheinungsbild des       Die Standbetreuer trugen: ° eine Uniform
Standpersonals:                                        ° Businesslook
                                                       ° Kleidung mit Firmenlogo
                                                       ° andere:
                           Die Standbetreuer verwendeten Accessoires mit Firmenlogo:
                           ° Ja ° Nein
                           Wenn Ja - ° Krawatte              ° Schal
                                       ° Anstecknadel        ° Hut
                                        ° T-Shirt            ° andere:
                           Hatten die Standbetreuer Namensschilder? °Ja ° Nein
                           Wenn Ja - ° mit Firmenlogo
                                        ° ohne Firmenlogo
                                        ° nur mit Firmenlogo
                                        ° mit eigenem Namen
Verhalten des              Fragte die Standbetreuung nach Ihrer Visitenkarte oder nach
Standpersonals             Namen und Adresse? ° Ja ° Nein




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                         21/32
                           Wenn Ja - Wann?
                           ° am Beginn
                           ° in der Mitte
                           ° am Ende des Verkaufsgespräch
                           ° nachdem Sie Interesse gezeigt bzw. Wünsche geäußert
                           hatten?
                           Bot man Ihnen eine Visitenkarte oder Broschüren an
                           ° bevor oder
                           ° nachdem Sie nach Ihrem Namen bzw. Adresse gefragt
                           wurden?
                           Betreute Sie der Verkäufer während Ihres gesamten
                           Aufenthaltes am Stand? ° Ja ° Nein
                           Wandte sich die Standbetreuung während des Gespräches
                           mit Ihnen auch anderen Besuchern zu? ° Ja ° Nein
                           Wurde Druck auf Sie ausgeübt um eine Buchung
                           vorzunehmen? ° Ja ° Nein
                           Wurde Ihnen eine Sitzmöglichkeit angeboten? ° Ja ° Nein
                           Standen Sie während des Verkaufsgespräches
                           ° an der Bar, oder
                           ° wurden Sie in den Stand gebeten
Beratungsverhalten:        Wurden Sie von der Standbetreuung gut beraten?
                           ° Ja ° Nein
                           Ging die Standbetreuung auf Ihre speziellen Bedürfnisse
                           ein? ° Ja ° Nein
                           Oder versuchte die Standbetreuung Ihnen vorgefertigte
                           Produkte zu verkaufen? ° Ja ° Nein
                           Nannte die Standbetreuung die besonderen Vorteile des
                           Produktes? ° Ja ° Nein
                           Versuchte die Standbetreuung Ihre Bedenken hinsichtlich
                           Gefahren oder Probleme, die mit dem Produkt verbunden
                           sind, vorwegzunehmen?
                           ° Ja ° Nein
                           Ging die Standbetreuung auch auf Stornomöglichkeiten ein?
                           ° Ja ° Nein
Sprache des Verkäufers:    Wurden ° positive
                                     ° oder negative Begriffe verwendet?
                           Wurde bei der Argumentation der
                           ° SIE-Standpunkt, oder
                           ° der ICH-Standpunkt verwendet?
                           Wurden während des Gespräches ° viele Fachbegriffe
                                                                ° Übertreibungen

                                                          ° lange, komplizierte Sätze
                                                          ° viele Substantive, Adjektive
                                                          ° Superlative verwendet?
Preis:                     Wann wurde der Preis genannt?
                           ° zu Beginn
                           ° am Ende des Verkaufsgespräch
                           ° in der Mitte des Verkaufsgespräches

Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                           22/32
                           Wurde der Preis erst aufgrund Ihrer Frage genannt?
                           ° Ja ° Nein
                           Wurde der Preis ° optisch verkleinert
                                              ° mit Preisen anderer Produkte verglichen
                                              ° bagatellisiert
Einwandbehandlung:         Ging die Standbetreuung auf Ihre Einwände ein? ° Ja ° Nein
                           Wenn JA, wurden Sie
                           ° durch positive Argumente ausgeglichen
                           ° in Vorteile umgewandelt
                           ° als nicht wichtig abgetan
Abschluss:                 Wer beendete das Verkaufsgespräch? ° der Verkäufer
                                                                     ° Sie selbst
                           Welche Phrasen wurden benutzt?
Auswahl des Standes:       Wieso haben Sie diesen Stand besucht?

                           Fanden Sie die Standgestaltung ansprechend? ° Ja ° Nein
                           Wenn Ja - Wieso ?



Anmerkungen:




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                         23/32
        Messenotiz
GesprächspartnerIn:               Visitenkarten bitte hier einheften:
Name:

Firma:

Abteilung:
Straße:
PLZ und Ort:
Telefon:
Telefax:
E-Mail:
weitere AnsprechpartnerInnen:

Art des Unternehmens:             ° Handel                ° Produzent
                                  ° Dienstleistung        ° Konsumgüter
                                  ° Investitionsgüter     ° Institut
                                  ° Presse                ° Behörde
                                  ° Sonstige:
Unternehmensbereich:              ° Sekretariat           ° AssistentIn
                                  ° Rechnungswesen         ° Einkauf
                                  ° Verkauf               ° Marketing
                                  ° Personal              ° Geschäftsleitung
                                  ° Sonstige:
Unternehmensgröße:                ° 0-10 Mitarb.          ° 10-15 Mitarb.
                                  ° 15-20 Mitarb.         ° 20-25 Mitarb.
                                  ° 25 oder mehr
Gesprächsinhalt:                  ° Angebot              ° Katalog
                                  ° Bestellung           ° Beratung
                                  ° Weitere Infos erwünscht ° Ja ° Nein
                                  Wenn Ja - Welche?

Notizen:




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                          24/32
                                 Nachfass-Kontakt-Bericht
Datum:
Uhrzeit:                 von................ bis.......................
Firma:


Name des Kunden:

Funktion des Kunden:

Einladung erhalten ° Ja ° Nein
Besuchszusage:         kommt am........................ um............... Uhr
                       alleine °
                       mit.......... Personen
                       Name und Funktion der Person(en):




Gründe für die Absage:


Terminvereinbarung Besuch:

Neuer Telefonkontakt am:

Kontakt nicht relevant:     Grund:




Mitarbeiter:




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                           25/32
Einführungstest
Verkaufspsychologie und Verkaufstechnik

Aussagen                                                                         RICHTIG FALSCH
1. Wenn man einem Kunden etwas verkaufen will, muss man seine Bedürfnisse
kennen.
2. Unbefriedigte Bedürfnisse sind der einzige Hebel, um das Verhalten eines
Kunden zu ändern.
3. Die besten Verkaufserfolge erzielt man, wenn man den Kunden überredet.
4. Fachwissen ist für einen Verkäufer wichtiger als psychologische Kenntnisse,
der Kunde will ja schließlich überzeugt werden.
5. Um einen Menschen zu überzeugen genügt es, über erstklassige Argumente
zu verfügen.
6. Ein guter Verkäufer kann so überzeugend argumentieren, dass der Kunde
schließlich einsieht, dass der Verkäufer im Recht ist.
7. Ein guter Verkäufer ist immer ein guter Berater.
8. Erfolglose Verkäufer machen drei Hauptfehler: sie reden stets mehr als der
Kunde, sie reden zuviel über technische Details und sie fragen zu wenig.
9. Eine Behauptung des Verkäufers führt oft zu einer Gegenbehauptung des
Kunden und damit zu einem Streitgespräch.
10. Wenn man dem Kunden ständig Fragen stellt, verwirrt man ihn nur.
11. Wenn der Käufer aufhört, auf den Kunden einzugehen, verliert er
automatisch die Führung des Gespräches.
12. Ob ein Kunde ein gesundes Selbstwertgefühl oder einen Minderwertigkeits-
komplex hat, spielt für die Taktik des Verkaufsgespräches keine Rolle.
13. Wenn man im Verkaufsgespräch präzise formuliert, kann man sich darauf
verlassen, dass stets der Kunde alles so versteht, wie man es selbst meint.
14. Die Kontrollfrage dient dem sogenannten Feedback, d.h. man überzeugt
sich, ob der Kunde alles richtig verstanden hat. Die Feedback-Technik muss
wesentlicher Bestandteil jedes guten Verkaufsgespräches sein.
15. Das "Aktive Zuhören" löst beim Kunden einen gewissen "ja, weil...." Effekt
aus und veranlasst ihn dadurch, seine wirklichen Motive zu nennen.
16. In einem Verkaufsgespräch kann man auch Dinge behaupten, die der
Wahrheit nicht entsprechen.
17. Man sollte während des Verkaufsgespräches das "Nein" eines Kunden
bewusst provozieren, um es später entkräften zu können.
18. Wenn man ein Gerät präsentiert, sollte man als Verkäufer streng darauf
achten, dass der Kunde es nicht in die Hand nimmt und daran herumspielt.
19. Ein Vertreter, der täglich seine vorgeschriebenen Besuche macht, erzielt
auch Aufträge.
20. Ein Verkäufer erzielt umsomehr Umsatz, je intimer er mit seinen Kunden
wird.
21. Ein Vorwand ist ein Scheingrund, der nur ein einziges Ziel verfolgt: den
Verkäufer wieder loszuwerden.
22. Vorwände oder Einwände des Kunden sind gleichermaßen unerheblich.
Einziges Ziel des Verkaufsgespräches muss es sein, dem Kunden möglichst
viel Ware unterzujubeln. Ob er sie braucht bzw. wie er sie wieder abverkauft,
ist seine Sache.
23. Sollte ein Kunde einen ernsthaften Einwand vorbringen, geht man am
besten wie folgt vor: man beweist ihm, dass er sich irrt, oder man macht ihn
mit einem gezielten Gegenargument nieder.




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                     26/32
24. Auch dem Kunden ist damit gedient, dass wir gute Preise erzielen, weil uns
nur eine angemessene Gewinnspanne in die Lage versetzt, leistungsfähiger
Lieferant zu sein.
25. Wenn der Preis eines Produktes zur Sprache kommt, sollte man ihn nach
der "Sandwich-Methode" präsentieren, d.h. zwischen Vorteilen eingeklemmt.
26. Ein guter Verkäufer darf ruhig zugeben, dass er selbst den Preis eines
Produktes für zu hoch hält; das ergibt eine schöne Gemeinsamkeit zwischen
ihm und dem Kunden.
27. Wenn man ein wirklich hochpreisiges Produkt zu verkaufen hat, geht man
in zwei Stufen vor: man setzt die Bedeutung des Preises herab, und man
verändert den Preis optisch, indem man ihn in Beziehung zu anderen Größen
setzt.
28. Wenn der Kunde unser Produkt als zu teuer bezeichnet, sollte man sofort
daran gehen, den Preis ganz massiv zu verteidigen.
29. Wenn der Kunde in orientalischer Manier um den Preis feilscht, sollte man
ihm höflich aber bestimmt zu verstehen geben: "Wir verkaufen Produkte, keine
Rabatte!"
30. Wenn man um Konzessionen beim Preis nicht herumkommt, muss man
auf Gegenkonzessionen bestehen. Z.B.: Sofortiger Auftrag für eine größere
Liefermenge.
31. Wenn der Kunde eine Reklamation vorbringt, lässt man ihn um keinen Preis
ausreden, fordert ihn wiederholt auf, doch die Ruhe zu bewahren und beweist
ihm schließlich, daß sein Reklamation völlig grundlos ist.
32. Wenn sich ein Kunde beschwert hat, sollte man sich dafür auf alle Fälle
bedanken.
33. Wenn der Kunde am Schluss eines Verkaufsgespräches sagt: "Ich will es
mir noch mal überlegen!" - dann gibt es dafür nur einen Grund: der Verkäufer
hat den Kunden nicht überzeugt.
34. Wenn der Verkäufer den Kunden trotz größter Bemühungen ohne Auftrag
verlässt, gibt es dafür nur eine Begründung: der Kunde ist dämlich, stur und
mit der Konkurrenz verheiratet.
35. Viele Verkäufer machen nur deshalb zu wenig Umsatz, weil ihnen von der
Firma ein miserables Gebiet zugewiesen wurde.



Nr. Lösung Nr. Lösung Nr. Lösung Nr. Lösung Nr. Lösung
  1r         8r        15 r       22 f        29 r
  2f         9f        16 r       23 f        30 r
  3f        10 f       17 r       24 f        31 f
  4f        11 r       18 f       25 r        32 r
  5r        12 f       19 f/r     26 f        33 r
  6r        13 f       20 f       27 r        34 f
  7r        14 r       21 f       28 f        35 f




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                            27/32
Firmenname                                                  DIENSTREISEANTRAG
                                                            Ausland
Adresse

Zu- und Vorname, Amtstitel                                                               Dienstrechtliche
                                                                                         Stellung/Gebührenstufe


Reiseziel


Beginn der Dienstreise (einschließlich Reisetage)           Ende der Dienstreise


Beginn der Dienstverrichtung                                Ende der Dienstverrichtung




 Bahnverrechnung               PEX FLUG            PKW                sonstiges

 Schlafwagen                   Flug                Mitfahrer
Reisezweck und Begründung




Sonstige Teilnehmer :



                                                                  Datum                   Unterschrift des Antragstellers




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                                           28/32
Die Auslandsdienstreise-Bewilligung ist mit der Reiserechnung im Original vorzulegen.

Bei Flugbewilligung ist grundsätzlich APEX/PEX-Tarif zu buchen. Die eventuell notwendige Verlängerung der
Dienstreise um einen oder zwei Tage (Samstag und/oder Sonntag) ist bei der Antragstellung zu berücksichtigen
und wird genehmigt.



VORAUSBERECHNUNG



Voraussichtliche Kosten


Reisekosten
Tagesgebühren (á                )
Nächtigungsgebühren (á               )
Sonstiges




Summe




Anmerkungen




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                                 29/32
Name
Firmenname
Adresse
                                                                                     Datum



Reiserechnung „Name“
Datum der Reise


Ich ersuche um Refundierung der Kosten für die Teilnahme am „Name der Veranstaltung und
Datum“.

Beispiel:
Bahnfahrt Wien – Krems – Wien 79 Km
Übernachtung
Tagesgebühren
Gesamtbetrag



Ich bitte um Überweisung dieses Betrages auf mein Konto Nr.               ,
                                                                          .
Für eine allfällige Versteuerung und sonstige abgabenrechtliche Behandlung werde ich selbst
Sorge tragen.


Mit freundlichen Grüßen




Name




Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit                                 30/32
Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit   31/32
Messevorbereitung, Messedurchführung, Messenacharbeit   32/32

				
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