The Challenge of Change: The Obama Administration's Impact on HR

Document Sample
The Challenge of Change: The Obama Administration's Impact on HR Powered By Docstoc
					          March 2009 


Helping employers prevent and correct employee relations issues. 

The Challenge of Change:   The Obama Administration’s Impact on HR 
By Laurie R. Jones, Esq., SPHR   Change is coming fast and furiously. As predicted, from the minute President Obama took office his  Administration unleashed a number of new initiatives as well as reforms of old policies that impact  human resources and businesses in this country. While this administration’s focus is varied, there is no  question that labor and business is under the microscope. The alterations made in the human resources  field, not to mention those on the horizon, make immediate and long range adjustments to how HR  practitioners conduct their day‐to‐day business. This article offers a summary of the major  accomplishments in early 2009 as well as a peek forward as to the biggest concerns for HR that lie  ahead.     

Not wasting any time: First 10 Days in Office 

DAY 1 
President Obama named Wilma B. Liebman chairman of the National Labor Relations Board (NLRB) on  Jan. 20, 2009. Liebman, first appointed to the Board in 1997 by former president Clinton, is an  unabashed supporter of organized labor. Further, “in 2009, it is expected that the board will regain its  full quota of five members which typically includes three members linked to the party of the sitting  president.”1 Many pundits believe that Ms. Liebman’s appointment signals an effort to roll back the pro‐ employer NLRB decisions of the 2004‐2007 board and that the remaining positions on the NLRB will  similarly be filled with labor lawyers.        RealSolutions® for Your Business  If yours is a union shop, keep a close eye to upcoming NLRB rulings. It is likely that they  will change the way you have done business for the past 10 years. If you are not  currently operating under a collective bargaining agreement, be aware that a number of  administration initiatives, including rulings from the NLRB, could make it vastly easier for  your employees to organize. (See further discussion, below.) Staying in‐tune with  upcoming NLRB rulings will help your organization avoid inadvertent violations.   

DAY 2 
On Jan. 22, 2009, the White House website discussed a plan to enhance the cybersecurity of the nation.  In conjunction with National Data Privacy Day, the White House unleashed a policy to “[e]nsure the full  and free exchange of ideas through an open Internet,” focusing on the nation’s need to “strengthen  privacy protections for the digital age and harness the power of technology to hold government and  business accountable for violations of personal privacy.”2 The administration plans to “mandate 

© 2009 Employment Practices Solutions, Inc.

The Challenge of Change: The Obama Administration’s Impact on HR by Laurie Jones, Esq., SPHR  EmploymentSource™ – March 2009    standards for securing personal data and require companies to disclose personal information data  breaches.”3 President Obama and Vice President Biden state that they will “partner with industry and  our citizens to secure personal data stored on government and private systems.”4 Without question, the  Administration’s agenda item on technology is a warning of pending legislation that would affect private  as well as public sector employers.        RealSolutions® for Your Business  The cybersecurity agenda will likely place additional security obligations on employee  related information, including computerized information containing social security and  payroll data. Further, communications regarding notification to the public or those  directly affected of security breaches will be mandated. Audit your current security and  privacy policies and practices to ensure you are aware of current data privacy practices.    • Are your privacy policies in writing and communicated to all supervisors and  managers?  • Is employee information kept confidential and secure, accessible only to  those with a “need to know”?  • How is this information accessed via off‐site computers?  Is that access  secure?  • Does your organization have a communication policy in the event the  security of this data is breached?   

DAY 9 
The Lilly Ledbetter Fair Pay Act of 20095 was signed into law by President Obama on Jan. 29, 2009,  reversing the U.S. Supreme Court decision in Ledbetter v. Goodyear Tire and Rubber Co., No. 05‐1074. In  that case, the Supreme Court held that the deadline for filing a charge of discrimination with the EEOC  based on pay began to run when an employer makes an illegal compensation decision, not, as Ledbetter  argued, every time the employee received a paycheck. In the Ledbetter Act, Congress stated the  Supreme Court decision “significantly impairs statutory protections against discrimination in  compensation that Congress established and that have been bedrock principles of American law for  decades. The Ledbetter decision undermines those statutory protections by unduly restricting the time  period in which victims of discrimination can challenge and recover for discriminatory compensation  decisions or other practices, contrary to the intent of Congress.”6 The Ledbetter Act was thus passed “to  amend Title VII of the Civil Rights Act of 1964 and the Age Discrimination in Employment Act of 1967,  and to modify the operation of the Americans with Disabilities Act of 1990 and the Rehabilitation Act of  1973, to clarify that a discriminatory compensation decision or other practice that is unlawful under  such Acts occurs each time compensation is paid pursuant to the discriminatory compensation decision  or other practice, and for other purposes.”7  Under the Ledbetter Act, aggrieved employees may now  seek back pay for a period of two years prior to their charges under certain circumstances.          RealSolutions® for Your Business  Law firms across the nation, both representing employees and employers, predict a  plethora of new compensation‐related lawsuits following this Act. Audit your  compensation practices, including giving very careful consideration to the following:  • Does your organization have written, objective compensation guidelines in  place to guide supervisors, managers and HR in making these decisions? 

                   Employment Practices Solutions, Inc.       (   

Page |2 © EPS 2009

The Challenge of Change: The Obama Administration’s Impact on HR by Laurie Jones, Esq., SPHR  EmploymentSource™ – March 2009    • Do your supervisors, managers and HR understand these policies and  contribute to their efficacy?  • Does your organization have and retain appropriate documentation  supporting your compensation decisions?   

DAY 10 
Employment Eligibility  On Jan. 30, 2009, the U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) announced that the  implementation of the rules to streamline the Employment Eligibility Verification (Form I‐9) process  would be delayed until April 3, 2009. 8 Form I‐9 is required for all newly hired employees and verifies  their identity and authorization to work in the U.S. The delay affords the public additional time to  submit comments; the comment period will now close March 4, 2009. Under the interim rule,  employers will no longer be able to accept expired documents to verify employment and identifies  acceptable identity and employment authorization documents employees may present. The interim  final rule and an informational copy of the revised Form I‐9 will continue to be available for public  comment at     Further, the effective date of the final rule requiring certain federal contractors and subcontractors to  use E‐Verify has similarly been delayed until May 21, 2009.9 E‐Verify is a free Internet based system  operated by the Department of Homeland Security in partnership with the Social Security  Administration that allows participating employers to electronically verify the employment eligibility  of their newly hired employees. While E‐Verify is open for use by private employers, federal  contractors may not use E‐Verify to verify current employees until the rule becomes effective and they  are awarded a contract that includes the FAR E‐Verify Clause.     RealSolutions® for Your Business  Calendar another look at the Form I‐9 requirements on April 3, 2009 when the final  rule goes into place. If there are no further delays, the old Form I‐9 will no longer be  valid after that date; rather, the revised Form will be required for all new hires and to  re‐verify any employee with expiring employment authorization.10 Only those  documents listed on the new Form I‐9 are permitted. Using the old form, or relying on  expired documents to verify employment, could result in civil money penalties for  each I‐9 improperly used.    Economy in Government Contracting  On Jan. 30, 2009, three Executive Orders were signed by President Obama, reversing the previous  administration’s Orders concerning organized labor. The Order entitled, “Economy in Government  Contracting,”11 prohibits reimbursement by federal agencies for employer expenses intended to  persuade employees to exercise or not to exercise their rights to organize as a union and bargain  collectively. The Executive Order entitled “Notification of Employee Rights Under Fair Labor Laws,”12  requires unionized companies to post signs informing employees of their rights under the NLRA and  rescinds the previous Executive Order (13201) requiring a “Beck Poster.” The DOL has been instructed to  develop and publish the new poster by May 2009. The third Executive Order signed Jan. 30,  “Nondisplacement of Qualified Workers Under Service Contracts,” seeks to ensure the consistency of  employment in a follow‐on service contract won by a new service provider.13 The Order requires that 

                   Employment Practices Solutions, Inc.       (   

Page |3 © EPS 2009

The Challenge of Change: The Obama Administration’s Impact on HR by Laurie Jones, Esq., SPHR  EmploymentSource™ – March 2009    when a successor contractor wins a contract for a service renewal for the same service and at the same  location, that contractor will give its predecessor’s employees the right of first refusal to stay instead of  hiring a wholly new workforce.    

DAY 28 
On Feb. 17, 2009, President Obama signed the economic stimulus package, the American Recovery  and Reinvestment Act of 2009. The stimulus package extends the period that workers can collect  unemployment benefits and offers a subsidy to help unemployed workers pay for health care coverage  under COBRA. Individuals who have been involuntarily terminated between Sept. 1, 2008 and Dec. 31,  2009, within certain income restrictions, are eligible for COBRA premium assistance of 65 percent  subsidy toward their health care coverage premium for up to nine months. Further, U.S. companies  that receive assistance under the Troubled Asset Relief Program (TARP) will be restricted in executive  compensation options and prohibited from obtaining H‐1B immigration visas for two years absent a  showing of good faith steps to recruit U.S. workers for jobs in which the H‐1B is sought.    RealSolutions® for Your Business  COBRA notices must be amended to include information on the availability of the  premium assistance. Implement changes in your HR practices and policies to ensure  compliance with ARRA.    

What’s To Come? 
  The Employment Non‐Discrimination Act (“ENDA”) passed in the House in October, 2008 but died in  the Senate. The ENDA, as written in 2008, prohibits discrimination against an employee with respect to  his or her terms or conditions of employment based on actual or perceived sexual orientation, defined  as homosexuality, heterosexuality, or bisexuality.  The White House website states that President  Obama and Vice President Biden will pass this legislation.     President Obama has expressed his intention to sign into law the Employee Free Choice Act (EFCA) and  the Re‐Empowerment of Skilled and Professional Employees and Construction Tradeworkers Act  (RESPECT ACT) if they land on his desk. Both Acts were introduced in Congress in 2007 and would vastly  change the environment for unions in this country if passed into law. The EFCA would “amend the  National Labor Relations Act to establish an efficient system to enable employees to form, join, or assist  labor organizations and “provide for mandatory injunctions for unfair labor practices during organizing  efforts” among other goals.14 The EFCA would attempt to facilitate union organizing by doing away with  secret ballot votes.”15 The RESPECT ACT would redefine the term “supervisor” in the NLRA, thus  increasing the number of those eligible to unionize.16    In January 2008, Senator Edward Kennedy and Congressman John Lewis, joined by numerous other  legislators including then‐Senator Obama, introduced the Civil Rights Act of 2008. According to Senator  Kennedy, “This legislation will ensure accountability for violations of our civil rights and fair labor laws  and give individuals the right to challenge practices that have unjustified discriminatory effect based on  race, color, national origin, disability, age or gender. It also gives students the same protection from  harassment in school that workers have on the job, and holds employers fully accountable for age  discrimination and discrimination against our men and women in the armed services.”17 Among other 

                   Employment Practices Solutions, Inc.       (   

Page |4 © EPS 2009

The Challenge of Change: The Obama Administration’s Impact on HR by Laurie Jones, Esq., SPHR  EmploymentSource™ – March 2009    changes, this legislation expands definitions in favor of employees, broadens the damages a plaintiff  may recover, including eliminating the caps on compensatory damages, and allows for the recovery of  punitive damages, attorney and expert fees.18    RealSolutions® for Your Business  Employers must be prepared for future legislative initiatives and the impact on business  operations. Employers can speak out regarding proposed legislation through contact  with federal and state representatives or providing testimony during congressional  hearings. Stay abreast of pending legislation through EPS news briefs and Legislative  updates posted monthly at    Change can be daunting and, indeed, often challenging. As we well know, in the field of human  resources change is constant but does not need to be overwhelming. Staying informed and aware of the  impact on your business of this new presidential administration will allow you to make the necessary  strategic alterations in your day‐to‐day business, avoiding inadvertent violations. Bookmark helpful  pages on the internet, including,, and for the most up to date employment relations changes and check them regularly.                   
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.  “Top NLRB Precedents in Jeopardy Under an Obama Labor Board,” by Paul Galligan, New York Law  Journal, January 15, 2009.   Id.   Id.   Id. bce2e261405110VgnVCM1000004718190aRCRD&vgnextchannel=75bce2e261405110VgnVCM100000471 8190aRCRD   Id. ntracts/  Library of Congress, H.R. 800, 110th Congress, 1st Session.    “Will Obama Deliver for Organized Labor?” by Jay Newton‐Small, December 22, 2008, Time Magazine,,8599,1868355,00.html‐h1644/show‐a004‐4561‐acdd‐282aa1b3f4ec‐5129 

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.


                   Employment Practices Solutions, Inc.       (   

Page |5 © EPS 2009

The Challenge of Change: The Obama Administration’s Impact on HR by Laurie Jones, Esq., SPHR  EmploymentSource™ – March 2009    About the Author:  Laurie R. Jones, Esq., SPHR, utilizes her legal background in employment law to aid organizations in  proactively addressing employee relations’ issues. As a founding partner, co‐owner and former  President of EPS, she conducts investigations and assists legal counsel with expert witness projects. With  extensive experience in designing and conducting employment practices training, investigations and  policies on employment relations’ matters, she assists Fortune 100 companies, government entities and  other clients with human resources consulting. After graduating from the University of Virginia School of  Law, Laurie practiced exclusively in the area of employment and labor law with the Dallas office of Littler  Mendelson. In 1996, she left the practice of law and co‐founded EPS. She has been a featured speaker  and author on employment topics on numerous occasions. A noted expert in the area of employment  relations, Laurie has been published in business and legal publications and is a frequent reference for  the media.  

                   Employment Practices Solutions, Inc.       (   

Page |6 © EPS 2009

Shared By:
Description: Change is coming fast and furiously As predicted from the minute President Obama took office his Administration unleashed a number of new initiatives as well as reforms of old policies that impact human resources and businesses in this country While this administrations focus is varied there is no question that labor and business is under the microscope The alterations made in the human resources field not to mention those on the horizon make immediate and long range adjustments to how HR practitioners conduct their daytoday business This article offers a summary of the major accomplishments in early 2009 as well as a peek forward as to the biggest concerns for HR that lie ahead