Integrasi ISO 9000 dan BSC oleh Besar Winarto (0818-180581)

Document Sample
Integrasi ISO 9000 dan BSC oleh Besar Winarto (0818-180581) Powered By Docstoc
					 PENERAPAN INTEGRASI ISO 9001:2008 & BALANCED SCORECARD (BSC) MERUPAKAN
      GAYA MANAJEMEN BARU YANG MENJANJIKAN PELIPATGANDAAN KINERJA
                                  BERKESINAMBUNGAN
                                      Oleh: Besar Winarto
                                 Asesor Kepala KAN No. LI-1217



1.   LATAR BELAKANG


       Keikut sertaan negara kita melalui penandatanganan konvensi internasional dalam bidang
liberalisasi perdagangan antar negara yang tertuang dalam        perjanjian-2 internasional seperti
WTO, GATT, APEC, dan Asean Economic Community berimplikasi pada penciptaan peluang dan
sekaligus ancaman dalam bisnis. Disebut peluang mengingat bahwa liberalisasi berdampak pada
pergerakan atau lalu lintas barang dan jasa secara bebas sehingga setiap perusahaan di setiap
negara dapat memanfaatkan hal ini untuk meningkatkan aktivitas bisnis; tetapi juga merupakan
ancaman mengingat bahwa pada kondisi ini persaingan akan semakin ketat, dimana yang terkuat
adalah pemenangnya (konsekuensi seleksi alam). Ancaman yang lain adalah adanya gejolak
ekonomi disuatu negara akan dengan mudah mempengaruhi negara lainnya, dan hal ini telah
terbukti dengan adanya krisis finansial global yang diakibatkan oleh turunnya permintaan di
Amerika Serikat. Namun dibalik itu semua ada suatu norma yang selalu abadi berlaku adalah
produk/jasa yang bersaing di pasar   adalah produk yang bermutu; produk/jasa yang bermutu
adalah suatu produk/jasa yang telah dipastikan telah memenuhi standar yang telah ditetapkan
sebelumnya.
       Kepuasan pelanggan sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan.
Pelanggan merasa puas bila perusahaan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Perusahaan harus berusaha agar proses bisnisnya menghasilkan produk dengan mutu yang
konsisten.
       Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 yang menitik beratkan pada sistem yang
menjamin proses-proses untuk menghasilkan kinerja yang diharapkan Pelanggan, sementara
Balanced Scorecard yang menitik beratkan pada kinerja apa yang harus dicapai oleh perusahaan
untuk memuaskan Pelanggan, sehingga integrasi keduanya memberikan kerangka kerja yang
telah teruji, untuk melakukan pendekatan sistematis dalam mengelola proses dan kinerja bisnis
perusahaan, sehingga perusahaan selalu konsisten menghasilkan produk yang memenuhi
harapan pelanggan. Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC merupakan alat penting dalam peningkatan
mutu produk/jasa perusahaan, sistem ini memberikan manfaat internal seperti meningkatnya mutu
produk, produktifitas dan efisiensi serta kinerja yang diharapkan Pelanggan.        Semakin baik
perancangan dan pengembangan sistem, akan semakin besar manfaat penerapannya.
2. KEUNGGULAN SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI ISO 9001:2008 & BALANCED
SCORECARD (BSC)


        Pengetahuan tentang keunggulan Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC akan membuka
peluang bagi pembelajar untuk memanfaatkan secara optimum alat manajemen tersebut dalam
meningkatkan kemampuan organisasi          mencapai      kinerja yang diinginkan dengan mutu yang
terjamin. Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC memiliki keunggulan yang menjadikan perbedaan
secara signifikan dengan sistem manajemen tradisional. Perbedaan tersebut disajikan dalam
Gambar 1.


                                                Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 &
      Sistem Manajemen Tradisional
                                                                  BSC
            Proses belum terstandar                              Proses terstandar
    Manajemen resiko belum diterapkan             Manajemen resiko diterapkan secara wajib &
             secara formal                                         formal
  Manajemen masing-masing objek belum             Manajemen masing-masing objek terintegrasi
             terintegrasi
    Sasaran Strategis Hanya berfokus ke             Sasaran Strategis bersifat Komprehensif,
           perspektif keuangan                          Koheren, Berimbang & Terukur

                                               Gambar 1.
                       Beda Sistem Manajemen Tradisional dengan Sistem Manajemen
                                      Integrasi ISO 9001:2000 & BSC



2.1. SISTEM MANAJEMEN TRADISIONAL


Sistem manajemen tradisional memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Perusahaan umumnya belum memiliki rangkaian proses-proses yang baku dan formal dalam
  rangka menghasilkan produk/jasa mereka.
 Perusahaan belum mewajibkan secara formal penerapan manajemen resiko.
 Manajemen perencanaan, manajemen kearsipan, manajemen SDM, manajemen keuangan,
  manajemen resiko dan manajemen audit belum terintegrasi menjadi sistem yang kuat.
 Sistem perencanaan hanya mengandalkan anggaran tahunan sebagai alat perencanaan masa
  depan organisasi.
 Tidak terdapat kekoherenan antara rencana jangka panjang (atau dikenal dengan istilah
  corporate plan) dengan rencana jangka pendek dan implementasinya.
 Sistem manajemen yang digunakan tidak mengikutsertakan secara optimim seluruh personel
   dalam membangun masa depan organisasi.


2.2. SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI ISO 9001:2008 & BSC


2.2.1. Proses terstandar
       Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC mewajibkan perusahaan
menetapkan urutan dan interaksi proses-proses yang baku dalam rangka menghasilkan produk
dan jasa. Proses yang harus dibakukan adalah proses inti; yakni proses-proses untuk
menghasilkan produk/jasa utama perusahaan, proses manajemen; yakni proses-proses untuk
menghasilkan produk perencanaan, pengukuran dan perbaikan manajemen dan proses
pendukung; yakni proses-proses untuk menghasilkan dukungan sumber daya yang dibutuhkan
oleh proses inti.
       Proses adalah rangkaian kegiatan yang mengubah masukan menjadi keluaran. Agar
kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif oleh berbagai elemen organisasi maka suatu
proses harus dilaksnakan dengan prosedur. Selanjutnya untuk memastikan bagaimana cara
menghasilkan suatu produk dan jasa secara bermutu maka suatu prosedur harus dijabarkan ke
dalam berbagai instruksi kerja.


2.2.2. Manajemen resiko diterapkan secara wajib & formal
       Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC mewajibkan perusahaan untuk
menerapkan prosedur Tindakan Pencegahan; yaitu melakukan berbagai tindakan untuk mencegah
terjadinya ketidak sesuaian potensial.


2.2.3. Manajemen masing-masing objek terintegrasi
       Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 dan BSC mewajibkan perusahaan
mengintegrasikan berbagai manajemen; seperti manajemen SDM yang terintegrasi pada klausul
6.2, manajemen strategik BSC yang terintegrasi pada klausul 5.2, manajemen pengukuran yang
terintegrasi pada klausul 8 dan manajemen keuangan yang terintegrasi pada BSC.


2.2.4. Sasaran Strategis bersifat Komprehensif, Koheren, Berimbang & Terukur
2.2.4.1. Komprehensif
         BSC memperluas perspektif yang dicakup dalam perencanaan strategik, dari yang
sebelumnya hanya terbatas pada perspektif keuangan, meluas hingga ketiga perspektif yang lain:
customer, proses, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Perluasan perspektif rencana strategik
ke perspektif nonkeuangan tersebut menghasilkan manfaat Menjanjikan kinerja keuangan yang
berlipatganda dan berkesinambungan dan Memampukan organisasi untuk memasuki lingkungan
bisnis yang kompleks.
2.2.4.2. Koheren
       BSC mewajibkan perusahaan untuk membangun hubungan sebab-akibat                    di antara
berbagai sasaran strategik yang dihasilkan dalam perencanaan strategik. Setiap sasaran strategik
yang ditetapkan dalam perspektif nonkeuangan harus mempunyai hubungan kausal dengan
sasaran keuangan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Dengan demikian, kekoherenan sasaran strategik yang dihasilkan dalam sistem perencanaan
strategik memotivasi personel untuk bertanggung jawab dalam mencari inisiatif strategik yang
bermanfaat untuk menghasilkan kinerja keuangan.           Sistem perencanaan strategik yang
menghasilkan sasaran strategik yang koheren akan menjanjikan pelipatgandaan kinerja keuangan
berkesinambungan, karena perusahaan dimotivasi untuk mencari inisiatif strategik yang
mempunyai manfaat bagi perwujudan sasaran strategik di perspektif pembelajaran dan
pertumbuhan, proses, customer, atau keuangan.
Kekoherenan yang demikian menjanjikan diwujudkannya visi organisasi berlandaskan nilai dasar
organisasi. Di samping itu, kekoherenan juga dituntut pada waktu menjabarkan inisiatif strategik
ke dalam program, dan penjabaran program ke dalam rencana laba jangka pendek (budget).
Kekoherenan di antara keluaran yang dihasilkan oleh setiap tahap perencanaan dalam sistem
manajemen strategik (perumusan strategi, perencanaan strategik, penyusunan program, dan
penyusunan anggaran) menjanjikan kecepatan respons organisasi terhadap setiap perubahan
yang terjadi di lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi. Kecepatan respon ini sangat
diperlukan oleh organisasi untuk memasuki lingkungan bisnis yang turbulen.
2.2.4.3. Berimbang
       Keseimbangan sasaran strategik yang dihasilkan oleh sistem perencanaan strategik
penting untuk menghasilkan kinerja keuangan berkesinambungan.
Gambar 2 memperlihatkan garis keseimbangan yang perlu diusahakan dalam menetapkan
sasaran-sasaran strategik di keempat perspektif. Dalam gambar tersebut terlihat empat sasaran
strategik yang perlu diwujudkan oleh organisasi: (1) shareholder value; nilai bagi pemilik modal
berupa financials returns yang berlipatganda dan berkesinambungan (perspektif keuangan), (2)
customer capitals-atribut produk dan jasa, hubungan berkualitas, dan citra yang mampu
menghasilkan value terbaik bagi customer (perspektif customer, (3) proses yang produktif dan cost
effective (perspektif proses), dan (4) modal manusia, modal informasi, dan modal organisasi
(human capital, information capital, dan organization capital)-sumber daya manusia yang
                                                  Process-Centric


               Perspektif Proses                                                          Perspektif Keuangan


                           Productive and Cost
                           Effective Processes                         Long-term
                                                                    Shareholder Value




Internal Focus                                                                              External Focus


                             Human Capital,                          Customer Value
                           Information Capital,
                            and Organization
         Perspektif
                                 Capital                                                Perspektif Customer
      Pembelajaran dan
        Pertumbuhan


                                                    People-Centric
                            Gambar 2. Keseimbangan Sasaran-Sasaran Strategik



berdaya, ketersediaan sistem informasi sebagai pemampu (enable), dan organisasi yang
memungkinkan sumber daya manusia bekerja sama secara sinergistik (perspektif pembelajaran
dan pertumbuhan).
2.2.4.4. Terukur
Keterukuran sasaran strategik yang dihasilkan oleh sistem perencanaan strategik menjanjikan
ketercapaian berbagai sasaran strategik yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Semua sasaran
strategik ditentukan ukurannya, baik untuk sasaran strategik di perspektif keuangan maupun
sasaran strategik di perspektif nonkeuangan. Semangat untuk menentukan ukuran dan untuk
mengukur berbagai sasaran strategik di keempat perspektif tersebut dilandasi oleh keyakinan
berikut ini:
If we can measure it, we can manage it.
If we can manage it, we can achieve it.


3. MENGAPA PERUSAHAAN PERLU MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM MANAJEMEN
INTEGRASI ISO 9001:2008 & BSC
        Kebutuhan organisasi untuk mengimplementasikan Sistem Manajemen Integrasi ISO
9001:2008 & BSC dipicu oleh faktor Lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi sangat
kompetitif dan turbulen. Lingkungan bisnis seperti ini menuntut kemampuan organisasi untuk:
   Membangun keunggulan kompetitif melalui distinctive capability.
   Membangun dan secara berkelanjutan memutakhirkan peta perjalanan untuk mewujudkan
masa depan organisasi.
   Menempuh langkah-langkah strategik dalam membangun masa depan organisasi.
   Mengerahkan dan memusatkan kapabilitas dan komitmen seluruh personel dalam membangun
masa depan organisasi.


3.1. Membangun keunggulan kompetitif melalui distinctive capability.
       Di dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, produk dan jasa yang dihasilkan oleh
organisasi hanya akan dipilih oleh customer jika memiliki keunggulan tertentu dibandingkan
dengan pesaing nya. Keunggulan hanya dapat diwujudkan melalui usaha cerdas, terencana,
sistematik, dan dengan langkah-langkah besar serta berjangka panjang.       Sistem Manajemen
Integrasi ISO 9001:2008 & BSC menyediakan rerangka untuk membangun keunggulan kompetitif
melalui jaminan mutu proses dan empat perspektif sasaran strategik: keuangan, customer, proses,
dan pembelajaran dan pertumbuhan.


3.2. Membangun dan secara berkelanjutan memutakhirkan peta perjalanan untuk
mewujudkan masa depan organisasi.
       Lingkungan bisnis yang kompetitif pasti akan bergolak karena berbagai perubahan yang
diciptakan oleh para produsen untuk menarik perhatian customer. Untuk memasuki lingkungan
yang bergolak seperti itu, organisasi memerlukan peta perjalanan yang secara akurat
mencerminkan kondisi lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi.         Oleh karena
lingkungan bisnis senantiasa bergolak, peta perjalanan yang digunakan oleh organisasi untuk
membangun masa depannya perlu dimutakhirkan secara berkelanjutan agar menggambarkan
secara pas kondisi lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi.            Manajemen
memerlukan sistem untuk membangun dan secara berkelanjutan memutakhirkan peta perjalanan
untuk mewujudkan masa depan organisasi.
3.3. Menempuh langkah-langkah strategik dalam membangun masa depan organisasi.
       Lingkungan bisnis yang kompetitif menuntut organisasi untuk menempuh langkah-langkah
strategik dalam membangun masa depannya.            Langkah-langkah kecil tidak akan mampu
menjadikan organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang dituntut oleh persaingan.       Untuk
memotivasi personel dalam memikirkan dan melaksanakan langkah-langkah strategik, organisasi
membutuhkan sistem manajemen strategik.
3.4. Mengerahkan dan memusatkan kapabilitas dan komitmen seluruh personel dalam
membangun masa depan organisasi.
         Lingkungan bisnis yang turbulen menjadikan masa depan sangat kompleks dan sulit untuk
diprediksi dengan tepat. Dibutuhkan pemikiran dari banyak pihak dan banyak ahli untuk membuat
skenario masa depan yang diperlukan akan terjadi. Organisasi membutuhkan sistem manajemen
yang mampu menampung dan mensintesakan berbagai pemikiran dari seluruh personel untuk
membangun skenario masa depan organisasi. Masa depan organisasi terlalu kompleks untuk
dipikirkan oleh sebagian kecil personel.          Di samping itu, lingkungan bisnis yang kompetitif
menuntut kekohesivan seluruh personel dalam menghadapi lingkungan seperti itu, sehingga
organisasi memerlukan sistem manajemen yang mampu mengerahkan dan memusatkan
kapabilitas dan komitmen seluruh personel dalam membangun masa depan organisasi.


4. KESIMPULAN


          Gaya manajemen ditentukan oleh tiga faktor: (1) toolset, (2) mindset dan (3) skillset.
Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 & BSC merupakan alat yang sangat powerful untuk
menerjemahkan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi ke dalam sasaran-
sasaran strategik yang komprehensif, koheren, terukur, dan berimbang dengan proses-prose yang
mampu memastikan mutu kinerja. Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 & BSC sebagai
toolset hanya akan efektif untuk melipatgandakan kinerja keuangan organisasi jika dilandasi oleh
mindset dan skillset personel yang pas dengan alat tersebut.
          Sebagai toolset, Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 & BSC harus diisi dengan
paradigma customer-value, continuous improvement, employee empowerment, dan cross-
functional team. Pengimplementasian Sistem Manajemen Integrasi ISO 9001:2008 & BSC akan
menghasilkan gaya manajemen baru yang menjanjikan pelipatgandaan kinerja keuangan
berkesinambungan.


Acuan:
1. Quality Awareness Seminar 2005-2007, Departemen Perdagangan - PT. Rensa Kerta Mukti oleh Besar Winarto.
2. Balanced Scorecard, 2007 oleh Mulyadi

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:391
posted:7/1/2010
language:Indonesian
pages:7
Description: Integrasi ISO 9000 dan BSC merupakan sistem manajemen yang mampu mengakomodasi proses-proses, strategi, dan kinerja personil maupun lembaga.