Docstoc

SIKLUS PENJUALAN

Document Sample
SIKLUS PENJUALAN Powered By Docstoc
					                             SIKLUS PENDAPATAN


SISTEM PENJUALAN DAN PENERIMAAN UANG

Prosedur Penjualan

    Siklus penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman
barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Sistem pencatatan order
penjualan memuat prosedur yang tercatat dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan
dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian bagian-
bagian yang nantinya terkait dengan bagian penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa
bagian dalam dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi
dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam siklus penjualan adalah bagian pesanan
penjualan, bagian kredit, gudang, pengiriman dan billing.fungsi dari tiap-tiap bagian adalah
sebagai berikut :

 Bagian Pesanan Penjualan (sales order department)

      Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang
   karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan
   merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Untuk kedua
   keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan memiliki fungsi sebagai berikut :

   1.   Mengawasi semua pesanan yang diterima
   2.   Memeriksa surat pesanan yang diterima
   3.   Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit
   4.   Menentukan tanggal pengiriman
   5.   Membuat surat perintah pengiriman
   6.   Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima
   7.   Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai retur penjualan
   8.   Mengawasi pengiriman barang

 Bagian kredit
      Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli
  yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat
  memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian
  piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan
  ketetapan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam
  formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.
 Bagian gudang
      Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan
  barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini
  diserahkan ke bagian pengiriman untuk di bungkus dan dikirimkan ke pembeli.


 Bagian pengiriman barang
     Bagian pengiriman barang bertugas untuk mengirim barang-barang kepada pembeli.
  Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah.

 Bagian billing (pembuatan faktur atau penagihan)
     Tugas bagian pembuatan faktur adalah :
     1. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. (Kadang-
        kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi daftar harga dan perkalian dalam
        faktur) .
     2. Menghitung biaya kirim penjualan dan PPn.
     3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur.

Jenis-jenis sistem pesanan dan pembuatan faktur
   Ada beberapa kombinasi yang dapat digunakan untuk menyusun sistem pesanan dan
pembuatan faktur (billing). Kombinasi-kombinasi tersebut adalah :
   1. Sistem pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah.
   2. Sistem pre-billing yang dapat dibagi menjadi 2 yaitu complete pre-billing dan incomplete
       pre-billing system.
   3. Unit shipping order system.

Masing-masing sistem diatas akan dibicarakan berikut ini.

   1. Sistem pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah
      Dalam sistem ini pembuatan surat perintah pengiriman dipisahkan dari pembuatan faktur.
      Pertama kali dibuat dahulu surat perintah pengiriman, sesudah barangnya dikirim
      dibuatkan fakturnya. Sistem pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah adalah apabila
      keadaannya sebagai berikut :
          a. Sering terjadi adanya back order, yaitu dalam hal pesanan-pesanan tidak dapat
             dipenuhi seluruhnya, sehingga memerlukan pengiriman lebih lanjut.
          b. Perusahaan menjual barang-barang yang mempunyai spesifikasi yang rumit,
             dimana spesifikasi ini perlu ditunjukkan dalam surat perintah pengiriman dengan
             lengkap, tetapi tidak diinginkan menunjukkannya dalm faktur.
2. Pre-Billing
   Yang dimaksud dengan metode pre-billing adalah faktur dibuat sekaligus bersamaan
   surat perintah pengiriman. Ada 2 cara yang dapat dilakukan dalam metode pre-billing
   yaitu :
       a. Complete pre-billing
           Complete pre-billing adalah sistem penjualan yang pembuatan fakturnya dibuat
           bersamaan (sekaligus) dengan surat perintah pengiriman. Semua informasi dalam
           faktur dibuat sekaligus sehingga tidak diperlukan kegiatan melengkapi faktur
           sesudah barangnya dikirim. Karena faktur mempunyai fungsi untuk menagih pada
           pembeli, maka faktur baru dikirimkan sesudah barangnya dikirim. Dan sistem
           complete pre-billing sebaiknya digunakan apabila terdapat keadaan sebagai
           berikut :
                Semua keterangan yang berhubungan dengan pesanan itu sudah harus
                   diketahui pada waktu membuat surat perintah pengiriman, seperti harga,
                   cara pengiriman, berat barang dan lain-lain.
                Persediaan barang memungkinkan untuk memenuhi pesanan-pesanan
                   sehingga tidak terjadi back order.

       b. Incomplete pre-billing
          Langkah-langkah dalam sistem ini hampir sama dengan sistem complete pre-
          billing, yaitu faktur dibuat sekaligus dengan surat perintah pengiriman. Apabila
          dalam complete pre-billing, faktur sudah dibuat lengkap maka dalam metode
          incomplete pre-billing, faktur-faktur yang dibuat masih belum lengkap, karena
          semua informasi masih belum diketahui.

       c. Unit Shipping order system
          Prosedur ini merupakan modifikasi dari sistem pesanan dan pembuatan faktur
          yang terpisah. Dalam metode ini untuk setiap jenis barang dibuatkan satu surat
          perintah pengiriman, sehingga apabila seorang pembeli memesan 5 jenis barang
          maka akan dibuatkan 5 surat perintah pengiriman (unit ticket).
          Ada 2 macam unit ticket yaitu :
          1. Unit Shipping Order yang sebagian datanya dicetak
              Apabila jenis barang tidak terlalu banyak, maka unit ticket dibuat sebagian
              datanya dicetak. Data yang dicetak biasanya adalah nama produk, ukuran,
              warna. Unit ticket ini menjadi aktif bila sudah dikeluarkan dari tempatnya dan
              ditulis nomor pesanannya. Mencetak sebagian data ini dapat menghemat
              waktu yang diperlukan untuk menulis dalam unit ticket. Apabila barang sudah
              dikirim, unit ticket ini dikembalikan pada bagian pesanan dan kemudian
              dikirim ke bagian billing untuk dibuatkan fakturnya.
              2. Unit Shipping order yang sama datanya ditulis tangan
                 Apabila jenis barangnya sangat banyak, biasanya semua data dalam unit ticket
                 ditulis ketika pesanan diterima. Dalam cara ini disediakan kartu-kartu (unit
                 ticket) yang masih kosong, karena jika sebagian dicetak maka sulit untuk
                 mencari unit ticket yang akan dipakai karena jenis barangnya banyak.
                 Kedua cara diatas sebaiknya digunakan dalam keadaan-keadaan sebagai
                 berikut :
                      Apabila gudang barangnya banyak dan diinginkan setiap gudang
                         hanya menerima informasi yang relevan dengan gudang tersebut.
                      Apabila masing-masing jenis barang akan dikirim pada tanggal yang
                         berbeda, maka dalam keadaan ini unit Shipping Order dapat disimpan
                         menunggu tanggal pengiriman.
                      Apabila sering terjadi back order, unit Shipping Order ini dapat
                         disimpan menunggu barangnya tersedia, kemudian dikirim lagi ke
                         bagian pengiriman.
                      Mempermudah mengadakan analisa pesanan yang diterima per jenis
                         barang.



SISTEM PIUTANG DAGANG

Prosedur Piutang

    Prosedur piutang merupakan prosedur akuntansi untuk mencatat timbulnya piutang sehingga
hanya melibatkan bagian piutang (walaupun bagian buku besar dan jurnal selalu terkait seperti
dalam prosedur akuntansi lainnya).

Fungsi bagian piutang

   Pada umumnya, fungsi bagian piutang dapat digolongkan menjadi 3 yaitu :

   1. Membuat catatan piutang yang dapat menunjukkan jumlah-jumlah piutang kepada tiap-
      tiap langganan.
   2. Menyiapkan dan mengirimkan surat pernyataan piutang.
   3. Membuat daftar analisa umur piutang setiap periode.

Metode-metode untuk mencatat piutang

   Untuk pencatatan piutang dapat dapat digunakan 3 cara mengerjakan jurnal dan posting
   yaitu metode tangan, posting langsung dan ledgerless bookkeping. Berikut ini dibicarakan
   masing-masing metode :
 Metode tangan (pen and ink method)
      Dalam metode ini posting ke buku besar pembantu piutang dilakukan dari buku jurnal
  penjualan dan buku jurnal penerimaan uang. Setiap hari diterima faktur-faktur (urut nomor)
  dari bagian billing, faktur-faktur ini dicatat dalam buku jurnal penjualan sesuai dengan
  nomor urutnya, kemudian fakturnya disimpan urut nomor. Setiap hari dicatat dalam jurnal
  penerimaan uang, kemudian diposting ke buku pembantu piutang (kredit). Posting debit dan
  kredit ke buku pembantu piutang dalam metode tangan dapat juga dilakukan dari dokumen
  (faktur dan bukti kas masuk).

 Posting langsung
      Apabila pencatatan piutang menggunakan metode posting langsung, maka pekerjaan
  membuat surat pernyataan piutang dapat digabung sekaligus dengan pekerjaan posting ke
  buku pembantu piutang. Sesungguhnya cara ini dapat juga digunakan dalam metode tangan
  di muka, yaitu dengan membuat surat pernyataan piutang bersama dengan pekerjaan posting
  ke buku pembantu piutang, sehingga metodenya merupakan kombinasi dari pen and ink
  dengan direct posting. Posting langsung seperti ini dapat dilakukan setiap hari atau setiap
  periode. Apabila postingnya dilakukan setiap periode maka ada 2 cara yang dapat digunakan
  yaitu posting ditunda dan cycle billing.
   Posting ditunda
      Dalam cara ini faktur-faktur yang diterima dari bagian billing dikumpulkan selama
      beberapa hari, kemudian diposting. Dengan demikian bisa dihemat waktu dalam
      pekerjaan posting karena satu rekening akan diposting dari beberapa faktur.

    Cycle billing
     Metode dimana arsip piutang dagang dipisahkan menurut metode atau nomor rekening.
     Dengan demikian setiap hari posting dilakukan hanya untuk langganan-langganan dengan
     nama huruf tertentu, sehingga surat pernyataan yang diterima langganan yang hurufnya
     berbeda juga akan berbeda tanggalnya.

 Metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeping)
     Pencatatan piutang dengan menggunakan metode tanpa buku pembantu dilakukan dengan
  menyimpan faktur penjualan sesuai dengan nama pelanggan. Dalam metode ini tidak
  digunakan buku pembantu piutang sehingga tidak ada pekerjaan posting ke buku pembantu.

				
DOCUMENT INFO