Document Sample
Memo Powered By Docstoc

                    Jean C. Stevens, Associate Commissioner 
                    Office of Instructional Support and Development 
                    Room  875 EBA                       (518) 474­5915 

TO:               Superintendents of Public Schools                            DATE:  April 20, 2010 
                  Bilingual/ESL Coordinator/Director 

FROM:             Jean C. Stevens 

SUBJECT:  NYS LEP/ELL Student Count and 
          NCLB Title III­LEP/Immigrant Allocations for 2010 ­11 

The New York State Education Department (NYSED) is in the process of calculating the allocations for NCLB 
Title III ­ LEP for 2010 ­ 11.  To accurately count all limited English proficient (LEP) students in your district, 
the following procedure/timeline has been established: 

 Date                     Procedure 
 May 3, 2010 to           Districts will have time to update their LEP information in the Student Information 
 May 21, 2010             Repository System and to contact nonpublic schools located within their district if 
                          incorrect/faulty nonpublic LEP counts are suspected. 

                          LEP counts in need of review and correction, if necessary, are posted on OBE­FLS 
                          web site – ­ Information will be 
                          posted before May 3, 2010. 

 May 24, 2010 to          Corrected student data must be submitted to and processed by your Regional 
 May 28, 2010             Information Center (RIC) or Level 1 data center.  Consult your specific RIC or Level 1 
                          for your necessary timeline. 

                          Nonpublic schools must submit any necessary corrections to NYSED. 
 June 2, 2010             NYSED will extract final LEP data from the Repository and from Nonpublic BEDS for 
                          use in Title III­LEP allocations. 
 June 18, 2010            Title III­LEP allocations will be posted.

Districts should have been working on their LEP information in preparation for the New York State English as 
a  Second  Language  Achievement  Test  (NYSESLAT)  and  may  have  already  completed  some  of  the  above 

Errors  in  nonpublic  school  LEP  data  need  to  be  corrected  by  the  pertinent  nonpublic  schools.    Nonpublic 
schools with LEP data errors should fax corrected LEP counts for Item­9 of their Fall 2009 Nonpublic School 
Data  Form  to  the  NYSED  Office  of  Information  and  Reporting  Services  at  (518)  474­4351.    Any  revised 
nonpublic  school  LEP  counts  should  reflect  students  who  were  enrolled  on  BEDS  day,  October  1,  2009. 
Questions  concerning  nonpublic  school  LEP  corrections  may  be  directed  to  the  Office  of  Information  and 
Reporting Services at (518) 474­7965. 

If  you  have  any  questions  regarding  these  procedures,  please  call  the  Office  of  Bilingual  Education  and 
Foreign Language Studies (OBE­FLS) at (518) 474­8775 or the Office of Information and Reporting Services 
(IRS) at (518) 474­7965. 

Thank you. 

C:       Pedro J. Ruiz 
         Ken Wagner 
                    Business Rules for extracting LEP data from Repository 
                    to meet need for counts to allocate NCLB Title III funds 
                            (For Data Collection and Reporting Staff) 

1.  This is for public and charter schools. 
Nonpublic counts will need to be obtained from BEDs data. 

2. Enrollments to be used: 

  0011     Enrollment in building or grade 
  5544     Transferred in under the NCLB Title I "School in Improvement Status" transfer option 
  7000     Transferred in under the NCLB "Persistently Dangerous School" transfer option 
  7011     Transferred in under the NCLB "Victim of Serious Violent Incident" transfer option 

The enrollment record will be the student’s last or most recent one in the Repository. 

3. Grade:  K – 12, ungraded elementary (13), and ungraded secondary (14) 

4. Select all students with a program service code of 0231 LEP Eligible. 

5. Exclude the following ending reasons on the enrollment records: 

   153   Transferred to another school in this district or to an out­of­district placement 
         Transferred to another NYS public school outside this district with documentation. 
         Note: documentation of transfer is not required for preschool students with disabilities. 
    204  Transferred to a NYS nonpublic school with documentation 
    238  Transferred to homebound instruction provided by this district 
    255  Transferred to home­schooling by parent or guardian 
   5927  Leaving a school under NCLB – a victim of a serious violent incident 
   5938  Leaving a NYC community district under NCLB – a victim of a serious violent incident 
    323  Transferred outside district by court order