Cross Functional Team Management - PowerPoint by acm63157

VIEWS: 3,467 PAGES: 51

									 Cross Functional
Team Management
แนวคิด ความหมาย
และ ประเภทของทีม
      ความหมาย : ทีมงาน (Team Work)
   กลุ่มคนทางานที่มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรอย่างมี
ประสิทธิภาพ ทาให้เกิดผลจากการใช้ความพยายามของแต่
        ละบุคคล รวมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอันหนึ่ง
                        หรือ หมายถึง
 กลุ่มคนที่ร่วมกันทางานให้สาเร็จ ซึ่งตั้งขึ้นเพื่อให้เกิดความ
ยืดหยุ่นในองค์กร เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของ
              องค์กรที่เจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว
               ประเภทของทีม
แบ่งทีมตามวัตถุประสงค์ได้ 3 รูปแบบ คือ
1. ทีมแก้ปัญหา (Problem-solving teams)
2. ทีมบริหารตนเอง (Self-managed teams)
3. ทีมที่ทางานข้ามสายงาน (Cross functional team)
                          สมาชิกในทีมรวมกลุ่มประชุม
                          อย่างสม่าเสมอ
                          เกี่ยวข้องกับ Products Processes,
           ?
                          Quality หรือ Work Environment
                          ทีมแก้ปัญหามักจะทาได้แค่
                          ให้คาแนะนาหรือข้อเสนอแนะ
     ทีมแก้ปัญหา          ทีมควบคุมคุณภาพ (QC)
(Problem-solving teams)
                          ประกอบด้วยพนักงานในแผนก
                          เดียวกัน
                       เป็นกลุ่มงานที่รับผิดชอบงานโดย
                       ไม่มีการควบคุม
                       สมาชิกทุกคนล้วนรับผิดชอบต่อ
                       กระบวนการผลิตทั้งหมด
                       สมาชิกจะทางานอย่างถูกต้องและ
                       อิสระ
                       สมาชิกจะมีการแบ่งหน้าที่ความ
                       รับผิดชอบชัดเจน
                       สมาชิกจะมีประสบการณ์ในการ
ทีมบริหารตนเอง         ควบคุม ตัดสินใจ สั่งการ และ
(Self-managed teams)
                       ตรวจสอบ
                       ทีมสามารถเลือกสมาชิกและสมาชิก
                       สามารถตรวจสอบซึ่งกันและกัน
         ทีมข้ามสายงาน
        (Cross-functional team)

สมาชิกประสมประสานข้ามสายงาน
ลักษณะคล้ายกับคณะกรรมการ
สมาชิกจะทาหน้าที่เฉพาะกิจเพื่อบรรลุ
วัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
ความหมาย :       Cross Functional Management


คือ ช่องทางในการปรับปรุงที่ต้องทาร่วมกับหน่วยงาน
 อื่น ซึ่งต้องอาศัยการประสานงานให้สอดคล้องซึ่งกัน
และกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
ขององค์กร โดยอาศัยการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจ
          เกี่ยวกับนโยบายและเป้าหมายที่ชัดเจน
คุณลักษณะที่ดีของสมาชิกในทีม
  และทีมงานที่มีประสิทธิภาพ
4 ปัจจัยหลัก เพื่อสร้างสรรค์ทีมฯประสิทธิภาพ
     1. การจัดรูปแบบการทางาน
     2. องค์ประกอบของทีม Cross Functional
     3. ทรัพยากรและอิทธิพลแวดล้อม
     4. ตัวแปรด้านกระบวนการ
          การจัดรูปแบบการทางาน
 พนักงานมีอิสระมีเสรีภาพในการตัดสินใจ มีโอกาส
    ได้ใช้ทักษะความสามารถเพื่อสร้างสรรค์งาน
หรือผลิตภัณฑ์ สิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มแรงจูงใจของทีม
     ทาให้สมาชิกมีความรู้สึกเป็นเจ้าของและ
                  งานนั้นน่าสนใจ
        องค์ประกอบของทีมฯ
ตัวแปรที่ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการคัดเลือก
  สมาชิกในทีมนั่นคือ ความสามารถและ
บุคลิกภาพของสมาชิกในทีม ขนาดของทีม
  ความยืดหยุ่นของสมาชิก และแนวโน้ม
     ในการทางานเป็นทีมของสมาชิก
          กระบวนการ
กระบวนการจะรวมไปถึงความทุ่มเทของ
สมาชิกที่มีต่อวัตถุประสงค์ การกาหนด
 เป้าหมาย และความสามารถในการ
           ขจัดความขัดแย้ง
   ทรัพยากรและอิทธิพลแวดล้อม
 การมีทรัพยากรและการมีเครื่องไม้เครื่องมือ
  อย่างเพียงพอ การมีผู้นาที่มีประสิทธิภาพ
มีระบบการประเมินผลการทางานของทีม และ
               การให้รางวัล
       การสร้างลักษณะของทีมที่ดี
                   ขนาดที่ดีมีสมาชิก 10-12 คน
ขนาดของทีม           ถ้าเป็นงานค่อนข้างใหญ่
                        ให้แตกเป็นทีมย่อย

                1. สมาชิกมีความชานาญด้านเทคนิค
ความสามารถ        2. สมาชิกมีทักษะด้านการแก้ไข
 ของสมาชิก            ปัญหาและการตัดสินใจ
                 3. สมาชิกมีทักษะในการสร้างความ
                       สัมพันธ์กับบุคคลอื่น
 มิติของความเชื่อถือไว้วางใจ

              1.ความซื่อสัตย์
                 (Integrity)

5.ความเป็น        ความ          2. ความ
 คนเปิดเผย       ไว้วางใจ         สามารถ
 (Openness)
                                (Competency)
                  (Trust)

       4.ความคง         3.ความจง
        เส้นคงวา         รักภักดี
        (Consistency)     (Loyalty)
การสร้างความน่าเชื่อถือไว้วางใจ
1. ในการทางานต้องให้ความสนใจบุคคลอื่น
2. ทางานเป็นทีม
3. ฝึกฝนให้เป็นคนเปิดเผย
4. มีความยุติธรรม
5. พูดตรงตามความรู้สึกของตนเอง
6. แสดงความคงเส้นคงวา
7. รักษาความเชื่อมั่นความไว้วางใจ
8. แสดงให้เห็นถึงความสามารถ
ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการ
       ประสานงาน
ในหน่วยงาน/ข้ามหน่วยงาน
คน                           การจัดการ
      ปัจจัยที่มีผลต่อการประสานงาน
        ในหน่วยงาน/ข้ามหน่วยงาน

งาน                           เครื่องมือ
  ปัญหาการประสานงาน
ในหน่วยงาน/ข้ามหน่วยงาน
       ปัญหาการประสานงานในองค์กร

1. การสื่อสารไม่ชัดเจน   6. เครื่องมือในการสื่อสารไม่
2. การสั่งงานซ้าซ้อน         เพียงพอ หรือ ไม่มี
3. การสื่อสารทางเดียว        ประสิทธิภาพ
                         7. ความไม่เข้าใจในงาน
4. ข้อมูลข่าวสารล่าช้า   8. ขาดการนาเสนอความ
5. ใช้อารมณ์ในการ            คิดเห็น
   สื่อสาร               9. ขาดมนุษย์สัมพันธ์
การวิเคราะห์ปัญหาในการประสานงาน
  หน่วยงานถัดไป หรือกระบวนการ
   ถัดไปคือ ลูกค้าของเรา (Internal
     Customer)

  ปัญหาที่เปิดเผยกับปัญหาที่ซ้อนเร้น
  ต้องปฏิวัติแนวคิด
              1). ลูกค้าภายใน
๏ กระบวนการ หรือหน่วยงานถัดไป คือลูกค้าภายใน
๏ กระตุ้นให้เราตอบสนองความต้องการของหน่วย
  งานถัดไป
๏ ต้องไม่กลัวเสียหน้าที่จะเปิดเผยถึงสาเหตุของปัญหา
  ที่เกิดจากกระบวนการทางานของเราส่งผลกระทบไป
  ยังหน่วยงานที่ถัดไป
๏ ไม่กล่าวโทษว่าหน่วยงานอื่นเป็นผู้ทาผิด
๏ ยอมรับผิดที่ตนเองแล้วหาหนทางอื่น
           2). ต้องปฏิวัติแนวคิด
จาก การมีปัญหาเป็นสิ่งแสดงถึงความน่าละอายไร้ซึ่ง
     ความสามารถมีข้อบกพร่องเป็นจุดอ่อนและถือ
     เป็นข้อผิดพลาด
เป็น ๏ ต้องช่วยคิดค้น หรือยอมเปิดเผยปัญหาที่แอบ
       ซ่อนเร้น
     ๏ พนักงานที่เปิดเผยปัญหาต้องไม่ถูกตาหนิว่า
       เป็น “ตัวปัญหา”
          ต้องปฏิวัติแนวคิด (ต่อ)
เป็น ๏ ต้องชมเชยในความกล้าหาญและจริงใจในการ
       เปิดเผยปัญหา
     ๏ หากใครไม่ยอมแก้ไขปัญหา ต้องตาหนิติเตียน
       และกระตุ้นให้เข้าใจ
     ๏ ต้องเพ่งมองไปที่ปัญหาเกิดขึ้นซ้าซากและถือ
       เป็นโอกาสที่จะทาการแก้ไข
     ๏ ต้องเริ่มที่ฝ่ายบริหารระดับสูงและรองลงมา
  จิตวิญญาณของคุณภาพ
 ความรับผิดชอบของแต่ละคน
การทางานเป็นทีม
การเน้นที่ความพึงพอใจของ
 ลูกค้า
ความรับผิดชอบของแต่ละคน
 งานปกติ
   ทาเต็มความสามารถ
    ทาด้วยความระมัดระวัง
 งานพัฒนา
            การทางานเป็นทีม
 เราต้องพึ่งพาอาศัยกัน
งานของเราจะมีคุณภาพ เมื่องานที่ส่งมามี
 คุณภาพ
ฉันจะทาให้งานของเธอง่ายขึ้นได้อย่างไร?
พื้นฐานของทีมอยู่ที่มีการสื่อสารที่ดี
 การเน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้า
 ลูกค้า หมายถึง ลูกค้าภายใน – ภายนอก
ศึกษาตอบสนองความต้องการ
    ประเมินและแก้ไขปัญหา

ป้องกันความเสี่ยง
เคารพสิทธิและศักดิ์ศรีของลูกค้า
ปัจจัยอื่นๆที่จะก่อให้เกิดบรรยากาศในการ
       เสริมสร้าง Cross Functional
      บรรยากาศการทางานเชิงลบ
      พฤติกรรมต่างๆ ของเพื่อนร่วมงาน
      องค์กรแห่งการเปลี่ยนแปลง
      ประสบการณ์ต่างๆ ในองค์กร
      สร้าง Cross Functional Work Team ด้วย 7 C
    (7 Keys to Build Great Cross Functional Work Team)

1     Commitment   (การผูกมัด/ข้อตกลง)
2     Contribution (การสนับสนุน)
3     Communication (การสื่อสาร)
4     Cooperation (การให้ความร่วมมือ)
5     Conflict Management (การบริหารความขัดแย้ง)
6     Change Management (การบริหารการเปลี่ยนแปลง)
7     Connections (การเกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์กัน)
 ระบบการสื่อสารภายในองค์กร
และการจัดระบบเชิงประสิทธิภาพ
           ความสาคัญของการสื่อสาร
                              ความตั้งใจแก้ไข
                                * การแข่งขัน
    สาเหตุ
                     ความ      * ความร่วมมือ
  * การสื่อสาร
                              * ประนีประนอม
     * โครงสร้าง    ขัดแย้ง
* ตัวแปรส่วนบุคคล                * หลีกเลี่ยง
                               * การผ่อนปรน
                                  เข้าหากัน
ความสาคัญของการสื่อสาร(ต่อ) ลดการทางานกลุ่ม
                                   - ของเสีย
                                 - ทางานใหม่
                            - กาลังการผลิตลดลง
ความขัดแย้งที่แสดงออก          - ทางานล่วงเวลา
     * พฤติกรรมกลุ่ม          - ลูกค้าไม่พึงพอใจ
  * ปฏิกิริยาของคนอื่นๆ               ฯลฯ

                               เพิ่มการทางานกลุ่ม
คานิยาม
การสื่อสาร เป็นกระบวนการของการให้มีส่วนร่วมใน
ข้อมูล ข้อคิดเห็น ความรู้สึกหรือทีท่า
การให้มีส่วนร่วม นั้นมีนัยสาคัญว่า
๏ มีตัวตนอย่างน้อยสองรายที่สื่อสารกัน
๏ รายหนึ่งเป็นผู้ส่งการสื่อสารและอีกรายหนึ่งเป็นผู้รับ
๏ การสื่อสาร ผู้รับอาจเป็นบุคคล คณะบุคคล องค์กร
   หรืออย่างใดอย่างหนึ่งของที่กล่าวนี้รวมกันก็ได้
     ทิศทางของการสื่อสาร
1. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward)
2. การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward)
3. การสื่อสารระดับเดียวกัน (Lateral)
   การสื่อสารจากบนลงล่าง
1. การสั่งงานตามลาดับชั้น
2. วารสารของบริษัท
3. คู่มือพนักงาน
4. รายงานประจาปี
5. ระบบสื่อสารทางเครื่องกระจายเสียง
6. ข่าวสารที่ใส่ในซองเงินเดือนพนักงาน
7. โปสเตอร์/ป้ายปิดประกาศ
การสื่อสารจากล่างขึ้นบน
1. การประชุมกลุ่ม
2. การเรียกร้อง
3. การสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก
4. การร้องทุกข์
5. การปรึกษาหารือ
6. การเปิดให้เข้าพบได้ทันที
  การสื่อสารระดับเดียวกัน
1. การประชุมกลุ่ม
2. การร่วมมือ
3. หนังสือเรียนและบันทึกโต้ตอบ
4. การประสานงาน
   องค์ประกอบของกระบวนการสื่อสาร
ผู้ส่ง          สื่อ          ผู้รับ



                สาร

            การตอบสนอง
       ประเภทของการสื่อสาร
1. การสื่อสารด้วยการพูด (Oral)
2. การสื่อสารด้วยข้อเขียน (Write)
3. การสื่อสารที่ไม่ใช่การพูดและการเขียน /
   ด้วยท่าทาง (Body Language) / ด้วยสี
 ทักษะในการสื่อสาร
(Communication Skill)

  ทักษะในการอ่าน
  ทักษะในการเขียน
  ทักษะในการพูด
  ทักษะในการฟัง
             เทคนิค ABCDEF
   A – Accuracyความถูกต้องแน่นอนในการพูด
 B - Brief     สั้น กระชับ แต่ได้ใจความ
 C - Clear     กระจ่าง ชัดเจน
 D - Direct    ตรงเป้าหมาย
 E - Easy      เข้าใจง่าย
 F - Feed Back มีการทบทวนย้อนกลับข้อมูล
 แบบแผนของการสื่อสาร
การสื่อสารทางเดียว
 (One way Communication)
การสื่อสารสองทาง
 (Two way Communication)
                       การใช้คาถาม ฟัง
                       เอาใจเขามาใส่ใจ
                              เรา
                        ดูสัญญาณต่างๆ
                       พูดภาษาเดียวกัน
  อุปสรรคการสื่อสาร
1. ภาษา
2. ความขัดแย้งส่วนตัว
3. ความแตกต่างด้านวัฒนธรรม
4. ประสบการณ์
5. การปล่อยปละละเลย
6. ความราคาญใจ
7. ระดับของการสื่อสารมากเกินไป
                   ่
     กลยุทธ์ในการสือสาร
ภายในหน่วยงานหรือข้ามหน่วยงาน
     อย่างมีประสิทธิภาพ
        การสื่อสารให้มีประสิทธิผล
1. หัวหน้าต้องให้ความสาคัญกับการสื่อสาร
2. หัวหน้าต้องมีการกระทาและคาพูดที่สอดคล้องกัน
3. เป็นการสื่อสารแบบสองทาง
4. เน้นการสื่อสารแบบเผชิญหน้ากัน
5. ให้ระดับพนักงานรับผิดชอบการสื่อสารระหว่างกัน
6. การเกี่ยวข้องกับข่าวที่ไม่ดี
7. มีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง
ผู้สื่อสารที่ทรงประสิทธิผลคือผู้ที่
ฟังอย่างกระตือรือร้น
 ฝึกหัดการพูดและการเขียน
 กระตุ้นการตอบกลับจากอีกฝ่ายหนึ่ง
      การสื่อความเพื่อจัดการกับปัญหา
ใช้ภาษาพูดที่เข้าใจง่าย หรือ ภาษาเดียวกันในองค์กร
หากเป็นการสื่อความโดยการเขียนจะต้องใช้ภาษาที่
  ถูกต้องและเป็นภาษาที่เข้าใจกันโดยทั่วกัน รัดกุม
  เข้าใจง่าย
 จะต้องมีข้อมูลในการสื่อความที่ถูกต้อง เป็นจริง และ
  ครบถ้วน ไม่คลุมเครือ หรือตีความได้หลายแง่มุม
     การสื่อความเพื่อจัดการกับปัญหา(ต่อ)
 หากการสื่อความเป็นการติดประกาศ จะต้องคานึงถึง
  สถานที่ ที่ผู้รับข่าวสารได้รับรู้ทั่วถึงกัน
 ในการสื่อความไม่ควรแทรกอารมณ์หรือความรู้สึกรุนแรง
  ในการสื่อความแต่ละเรื่อง
 ควรมีการมองการณ์ไกล (Looking Ahead) มองถึงผล
  กระทบที่จะเกิดขึ้นจะได้ทาการสื่อสารที่หลีกเลี่ยง การเกิด
  ผลกระทบ
 ในบางกรณีผู้จัดการปัญหาอาจจะต้องใช้การสื่อความ
  แบบเฉพาะเจาะจง (Specific) หากเป็นปัญหาส่วนบุคคล
   หลัก 5 ใจ ในการทางานร่วมกัน
 มั่นใจ ทุกคนในทีมงานมั่นใจที่ได้ร่วมงานกัน
 เราต้องให้ทีมมีความสบายใจที่ได้ทางาน
 เราต้องให้ทีมรู้สึกภาคภูมิใจที่ได้ร่วมงานกับเรา
 ต้องให้กาลังใจทีมอย่างสม่าเสมอ
 เราต้องร่วมแรง ร่วมกาย ร่วมใจ ในการทางานเพื่อ
  ให้ทุกคนประสบความสาเร็จ

								
To top