Docstoc

racc-admin-job-description

Document Sample
racc-admin-job-description Powered By Docstoc
					                          J O B 	
   D E S C R I P T I O N 	
  
                     Ridgway	
  Area	
  Chamber	
  of	
  Commerce	
  Administrator	
  
                                                     	
  
       •    Reports	
  to	
  the	
  RACC	
  Board	
  of	
  Directors	
  
       •    Directly	
  managed	
  by	
  the	
  Vice	
  President	
  of	
  the	
  RACC	
  Board	
  through	
  the	
  wishes	
  of	
  the	
  Board	
  as	
  a	
  
            whole	
  
       •    Has	
  the	
  option	
  to	
  work	
  entirely	
  off-­‐site	
  during	
  the	
  summer	
  months,	
  providing	
  that	
  the	
  Visitor’s	
  
            Center	
  is	
  adequately	
  staffed,	
  trained	
  and	
  functioning	
  
       •    The	
  RACC	
  Board	
  would	
  like	
  to	
  see	
  this	
  person	
  manage	
  the	
  day-­‐to-­‐day	
  operations	
  of	
  the	
  Visitor’s	
  
            Center	
  during	
  the	
  off-­‐season	
  personally,	
  with	
  limited,	
  but	
  posted	
  and	
  reasonable	
  hours	
  on-­‐site	
  
       •    Position	
  is	
  salaried	
  with	
  the	
  expectation	
  that	
  work	
  will	
  be	
  performed	
  both	
  on	
  and	
  off	
  site	
  at	
  the	
  
            Visitor’s	
  Center	
  
	
  
Overall	
  Purpose	
  of	
  Position:	
  
	
  
The	
  role	
  of	
  the	
  RACC	
  Administrator	
  is	
  to	
  support	
  and	
  assist	
  the	
  Board	
  of	
  Directors	
  of	
  the	
  RACC	
  in	
  the	
  
administration	
  on	
  the	
  Ridgway	
  Area	
  Chamber	
  of	
  Commerce	
  (RACC)	
  and	
  its	
  day	
  to	
  day	
  operations	
  as	
  well	
  
as	
  to	
  oversee	
  the	
  day	
  to	
  day	
  operations	
  of	
  the	
  Visitor’s	
  Information	
  Center	
  by	
  adequately	
  staffing	
  the	
  
center	
  during	
  peak	
  and	
  off-­‐peak	
  months.	
  	
  	
  
	
  
The	
  Administrator	
  is	
  an	
  ambassador	
  for	
  the	
  Ridgway	
  area	
  and	
  RACC	
  business	
  members:	
  	
  responsible	
  for	
  
managing	
  the	
  Visitors’	
  Information	
  Center	
  and	
  seasonal	
  volunteers	
  and	
  staff,	
  promoting	
  Ridgway,	
  
supporting	
  Chamber	
  Member	
  Businesses,	
  and	
  the	
  Board	
  of	
  Directors	
  of	
  the	
  RACC.	
  	
  	
  
	
  
The	
  expectation	
  is	
  that	
  the	
  Administrator	
  will	
  work	
  both	
  on	
  and	
  off-­‐site	
  at	
  the	
  Visitor’s	
  Center	
  location,	
  
promoting	
  a	
  business	
  network	
  and	
  developing	
  and	
  supporting	
  the	
  opportunities	
  available	
  through	
  the	
  
Ridgway	
  Area	
  Chamber	
  of	
  Commerce	
  (including	
  special	
  events	
  and	
  fundraisers)	
  to	
  the	
  local	
  community	
  
and	
  RACC	
  Members.	
  
	
  
The	
  individual	
  in	
  this	
  position	
  should	
  be	
  highly	
  organized,	
  good	
  at	
  developing	
  working	
  systems	
  for	
  
themselves,	
  staff	
  and	
  volunteers,	
  should	
  present	
  the	
  RACC	
  in	
  a	
  professional	
  manner,	
  carry	
  a	
  visible	
  
enthusiasm	
  for	
  what	
  the	
  RACC	
  stands	
  for	
  and	
  does,	
  and	
  should	
  carry	
  an	
  interest	
  and	
  passion	
  for	
  building	
  
relationships	
  and	
  networks	
  in	
  our	
  community.	
  
	
  
Should	
  be	
  comfortable	
  and	
  familiar	
  with	
  the	
  operations	
  of	
  the	
  following	
  programs	
  and	
  software:	
  
                      o Microsoft	
  Word,	
  Word	
  Press,	
  Microsoft	
  Office	
  Works	
  or	
  similar	
  Word	
  Processing	
  
                             Programs	
  
                      o Microsoft	
  Access	
  Database	
  Management	
  
                      o Microsoft	
  Excel	
  
                      o Quickbooks	
  
                      o Publisher	
  or	
  a	
  similar	
  basic	
  graphics/design	
  program	
  
                      o Website	
  maintenance	
  and	
  upkeep	
  (not	
  design	
  –	
  just	
  maintenance)	
  
	
  
	
  
	
  
RACC	
  Administrator	
  Duties	
  
	
  
GENERAL	
  ADMIN:	
  
    •   Be	
  well	
  acquainted	
  with,	
  adhere	
  to,	
  and	
  implement	
  the	
  policies	
  and	
  procedures	
  of	
  the	
  RACC	
  
        organizational	
  ByLaws	
  and	
  Mission.	
  	
  	
  
    •   Operate	
  within	
  the	
  annual	
  budget	
  developed	
  by	
  the	
  RACC	
  Board	
  
               o Maintain	
  office	
  supplies	
  and	
  postage	
  as	
  needed	
  and	
  maintain	
  records	
  of	
  all	
  Petty	
  Cash	
  
                      and/or	
  debit	
  card	
  expenditures	
  
               o Notify	
  the	
  RACC	
  Treasurer	
  immediately	
  of	
  any	
  reimbursement	
  requirements/requests	
  
                      (within	
  15	
  days	
  of	
  purchase)	
  
    •   Administer	
  Website	
  Updates	
  –	
  at	
  least	
  weekly	
  
               o Including	
  Calendar	
  of	
  Events	
  
    •   Administer	
  or	
  ensure	
  that	
  Weekly	
  Chamber	
  “e-­‐blasts”	
  are	
  conducted	
  	
  	
  
    •   Answering	
  Emails	
  from	
  members,	
  board	
  and	
  volunteers	
  
    •   Maintaining	
  Contacts	
  &	
  Files	
  
    •   Develop	
  a	
  system	
  for,	
  and	
  keep	
  prospective	
  resident	
  lists	
  and	
  data	
  
    •   Produce	
  a	
  semi-­‐annual	
  Visitor	
  Information	
  Center	
  report	
  with	
  statistics	
  on	
  number/types	
  of	
  
        visitors	
  and	
  inquiries	
  and	
  operations	
  performed	
  at	
  the	
  Center,	
  as	
  well	
  as	
  a	
  Marketing	
  report.	
  	
  	
  
        Participate	
  with	
  the	
  Board	
  to	
  incorporate	
  this	
  information	
  into	
  RACC	
  reports	
  to	
  the	
  Ridgway	
  
        Town	
  Council.	
  	
  	
  
    •   Attend	
  March	
  and	
  October	
  Town	
  Council	
  meetings	
  to	
  support	
  the	
  RACC	
  in	
  the	
  presentation	
  of	
  
        these	
  reports	
  as	
  required	
  for	
  management	
  of	
  Lodging	
  Occupancy	
  Tax	
  Funds	
  
               o Coordinate	
  with	
  the	
  Town	
  to	
  be	
  on	
  the	
  agenda	
  for	
  the	
  March	
  and	
  October	
  Council	
  
                      Meetings	
  at	
  least	
  one	
  month	
  in	
  advance	
  
               o Provide	
  support	
  materials	
  for	
  Council	
  Members	
  in	
  a	
  timely	
  manner	
  
    •   Ensure	
  that	
  all	
  phone	
  calls,	
  emails	
  and	
  messages	
  are	
  answered	
  in	
  a	
  timely	
  and	
  professional	
  
        manner	
  for	
  visitors,	
  Board	
  Members,	
  RACC	
  Members,	
  Potential	
  Members	
  &	
  Prospective	
  Clients	
  
        for	
  Members	
  
    •   Develop	
  and	
  maintain	
  information	
  reference	
  files	
  for	
  use	
  with	
  the	
  Board,	
  Volunteers,	
  Staff	
  and	
  
        RACC	
  Members.	
  	
  Know	
  where	
  to	
  direct	
  inquiries	
  for	
  additional	
  information	
  as	
  needed	
  	
  
    •   Maintain	
  and	
  organize	
  all	
  computer	
  and	
  paper	
  files	
  and	
  complete	
  regular	
  data	
  backups	
  
    •   Maintain	
  a	
  member	
  database	
  (Microsoft	
  Access),	
  email	
  distribution	
  list,	
  Member	
  Directory	
  (to	
  
        be	
  printed	
  twice	
  annually),	
  website	
  business	
  listing	
  database	
  and	
  all	
  files	
  relative	
  to	
  the	
  RACC	
  	
  
    •   Serve	
  as	
  a	
  RACC	
  representative	
  between	
  the	
  Town	
  of	
  Ridgway,	
  Ouray	
  County,	
  regional	
  
        community	
  Chambers	
  of	
  Commerce	
  and	
  the	
  RACC	
  Board	
  of	
  Directors	
  at	
  other	
  meetings	
  and/or	
  
        special	
  events	
  identified	
  by	
  the	
  Board	
  of	
  Directors	
  
    •   Work	
  with	
  the	
  treasurer	
  to	
  identify,	
  create	
  and	
  send	
  invoices	
  for	
  revenue	
  on	
  a	
  monthly	
  basis	
  
    •   Continuously	
  be	
  aware	
  of	
  and	
  seek	
  avenues	
  for	
  funding	
  the	
  RACC	
  and	
  Visitor’s	
  Center.	
  	
  Keep	
  the	
  
        Board	
  informed	
  of	
  these	
  avenues	
  and	
  potential	
  avenues	
  
    •   Strive	
  to	
  identify,	
  write	
  and	
  submit	
  at	
  least	
  3	
  grant	
  requests	
  in	
  the	
  first	
  year	
  
        	
  
RACC	
  MEMBERSHIP:	
  
    •   Knowing	
  &	
  being	
  informed	
  of	
  member	
  services,	
  opportunities	
  and	
  specials	
  
    •   Know	
  the	
  Membership.	
  	
  
           o 	
  Be	
  seen	
  and	
  maintain	
  a	
  good	
  rapport	
  with	
  RACC	
  Membership	
  
           o 	
  Be	
  familiar	
  with	
  Member	
  businesses	
  and	
  management	
  in	
  order	
  to	
  make	
  informed	
  
                  referrals	
  
              o    Conduct	
  member	
  site	
  visits	
  at	
  least	
  once	
  per	
  member	
  business	
  per	
  year	
  
              o    Welcome	
  new	
  businesses	
  within	
  one-­‐month	
  of	
  their	
  opening	
  –	
  attend	
  all	
  new	
  business	
  
                   Grand	
  Openings	
  as	
  an	
  RACC	
  representative	
  and	
  ensure	
  that	
  the	
  Board	
  is	
  informed	
  of	
  any	
  
                   Grand	
  Openings	
  taking	
  place	
  	
  
    •   Managing	
  membership	
  including	
  
               o Preparing	
  membership	
  solicitation	
  packets	
  
               o Preparing	
  membership	
  renewals	
  
               o Managing	
  the	
  membership	
  database	
  
               o Creating	
  and	
  maintaining	
  a	
  current	
  Membership	
  Directory	
  
               o Creating	
  and	
  maintaining	
  a	
  dining	
  guide	
  of	
  current	
  members	
  
               o Sending	
  notices	
  /	
  inviting	
  	
  members	
  to	
  meetings	
  
               o Coordinating	
  and	
  sending	
  member	
  affirmation	
  packets	
  
                           coordinating	
  annual	
  stickers	
  for	
  members	
  
                           sending	
  letter	
  
               o Providing	
  member	
  benefits	
  when	
  requested	
  
                           offering	
  4	
  free	
  business	
  listings	
  on	
  website	
  
                           offering	
  mailing	
  labels	
  to	
  all	
  members	
  for	
  a	
  nominal	
  charge	
  
                           offering	
  visitor	
  request	
  lists	
  and	
  data	
  to	
  members	
  
                           offering	
  prospective	
  resident	
  lists	
  to	
  members	
  
                           offering	
  members	
  an	
  “e-­‐blast”	
  to	
  promote	
  their	
  event	
  to	
  all	
  members	
  
                           informing	
  members	
  of	
  events	
  and	
  RFP’s	
  that	
  pertain	
  to	
  their	
  business	
  in	
  the	
  
                                     area	
  	
  
    •   	
  Coordinate	
  and	
  help	
  with	
  RACC	
  Business	
  After	
  Hours	
  at	
  least	
  quarterly	
  while	
  working	
  with	
  the	
  
        Membership	
  Committee	
  
    •   Keep	
  an	
  eye	
  on,	
  identify,	
  and	
  link	
  external	
  opportunities	
  for	
  RACC	
  Members	
  and	
  ensure	
  that	
  
        RACC	
  Members	
  are	
  informed	
  and	
  aware	
  of	
  opportunities	
  available	
  to	
  their	
  business	
  (ex:	
  posted	
  
        RFPs	
  for	
  jobs	
  or	
  services	
  in	
  the	
  area,	
  business	
  workshops,	
  etc)	
  
        	
  
	
  
BOARD	
  OF	
  DIRECTORS:	
  
    •   Coordinating	
  and	
  helping	
  with	
  Board	
  Communications	
  
            o Attending	
  Board	
  Meeting,	
  taking	
  and	
  typing	
  minutes	
  
            o Assisting	
  in	
  the	
  distribution	
  of	
  board	
  emails	
  
            o Assembling	
  copies	
  and	
  documents	
  for	
  the	
  Board	
  
            o Maintaining	
  clear	
  and	
  accessible	
  files	
  of	
  board	
  policies	
  and	
  procedures	
  as	
  well	
  as	
  board	
  
                   business	
  such	
  as	
  leases	
  and	
  obligations	
  	
  
    •   Serve	
  as	
  an	
  Administrative	
  support	
  to	
  the	
  RACC	
  Board	
  of	
  Directors	
  
            o Ensure	
  that	
  all	
  Board	
  Members	
  (new	
  and	
  old)	
  have	
  a	
  current	
  copy	
  of	
  the	
  following:	
  
                               Current	
  ByLaws	
  
                               Current	
  Budget	
  
                               Current	
  List	
  of	
  Board	
  Members	
  &	
  Staff	
  and	
  Contact	
  Information	
  for	
  each	
  
                               Current	
  Policies	
  	
  
            o Distribute	
  a	
  New	
  Member	
  packet	
  to	
  all	
  new	
  Board	
  Members.	
  	
  Packet	
  should	
  include	
  the	
  
                   above	
  listed	
  AND:	
  
                               If	
  coming	
  on	
  mid-­‐year,	
  copies	
  of	
  all	
  meeting	
  minutes	
  and	
  financial	
  reports	
  from	
  
                                 January	
  1	
  of	
  the	
  start	
  year	
  	
  to	
  present	
  
    •   Serve	
  on	
  all	
  RACC	
  committees	
  as	
  an	
  ex-­‐officio	
  member	
  –	
  recommending	
  or	
  assisting	
  in	
  the	
  
        development	
  of	
  policies	
  and	
  guidelines	
  for	
  appropriate	
  action	
  by	
  the	
  RACC	
  Board	
  
    •    Participate	
  in	
  monthly	
  Board	
  meetings,	
  take	
  minutes	
  and	
  issue	
  minutes	
  with	
  a	
  list	
  of	
  Action	
  
         Items	
  within	
  two	
  business	
  days	
  following	
  each	
  meeting	
  
    •    Communicate	
  regularly	
  with	
  the	
  Treasurer	
  
             o Work	
  on	
  a	
  weekly	
  basis	
  with	
  the	
  Treasurer	
  to	
  have	
  checks	
  signed	
  and	
  review	
  the	
  
                    deposits	
  made	
  
             o Create	
  and	
  present	
  a	
  weekly	
  log	
  to	
  present	
  any	
  expenses	
  made	
  out	
  of	
  “petty	
  cash”	
  or	
  
                    with	
  the	
  RACC	
  debit	
  card	
  	
  
    •    Working	
  with	
  the	
  Marketing	
  Committee	
  and	
  helping	
  to	
  implement	
  a	
  marketing	
  plan	
  
    •    Ensure	
  that	
  the	
  Board	
  is	
  aware	
  of	
  any	
  potential	
  needs	
  pertaining	
  to	
  building	
  or	
  equipment	
  
         maintenance	
  as	
  early	
  as	
  possible	
  
    •    Ensure	
  that	
  the	
  Board	
  is	
  aware	
  of	
  any	
  and	
  all	
  issues	
  requiring	
  Board	
  attention	
  or	
  decision	
  
    •    Inform	
  the	
  Board	
  of	
  any	
  new	
  business	
  grand	
  openings	
  
    •    Produce	
  a	
  monthly	
  written	
  Administrative	
  Report	
  to	
  the	
  Board	
  that	
  will	
  be	
  submitted	
  with	
  
         meeting	
  materials	
  (submitted	
  to	
  the	
  President).	
  	
  This	
  report	
  should	
  summarize	
  major	
  activities,	
  
         community	
  involvement,	
  membership	
  activity	
  and	
  any	
  other	
  relevant	
  accomplishments.	
  	
  The	
  
         Board	
  may	
  determine	
  other	
  items	
  needed	
  in	
  the	
  report	
  as	
  time	
  progresses	
  such	
  as	
  a	
  log	
  of	
  what	
  
         is/was	
  accomplished	
  each	
  month	
  and	
  a	
  timeline	
  of	
  weekly/daily	
  work	
  achievements	
  for	
  
         evaluative	
  purposes	
  
	
  
SPECIAL	
  EVENTS	
  /	
  FUNDRAISING:	
  
    •    Coordinating	
  and	
  helping	
  with	
  RACC	
  special	
  events	
  and	
  functions	
  
                o Coordinating	
  and	
  communicating	
  with	
  volunteers	
  for	
  events	
  
    •    Responsible	
  for	
  acting	
  and	
  being	
  officially	
  listed	
  as	
  the	
  “Manager”	
  on	
  any	
  documents	
  pertaining	
  
         to	
  any	
  Raffle	
  or	
  Bingo	
  fundraising	
  programs	
  	
  
	
  
VOLUNTEERS	
  AND	
  STAFF:	
  
    •    Recruit,	
  train,	
  schedule	
  and	
  supervise	
  both	
  paid	
  and	
  volunteer	
  staff	
  
    •    Actively	
  recruit	
  and	
  train	
  volunteers	
  for	
  the	
  RACC	
  including	
  volunteers	
  for	
  committees,	
  RACC	
  
         events	
  and	
  the	
  RACC	
  Visitor’s	
  Center	
  	
  
         	
  
VISITOR’S	
  CENTER:	
  
    •    Schedule	
  the	
  Visitors’	
  Information	
  Center	
  coverage	
  to	
  ensure	
  that	
  the	
  Center	
  is	
  open	
  during	
  the	
  
         regular	
  scheduled	
  hours	
  as	
  determined	
  by	
  the	
  RACC	
  Board	
  of	
  Directors	
  
    •    Ensure	
  that	
  a	
  visitor	
  contact	
  and	
  visitor	
  inquiry	
  list	
  is	
  maintained	
  and	
  tracked	
  
             o Establish	
  a	
  system	
  for	
  keeping	
  lists	
  and	
  visitor	
  data	
  (for	
  reporting	
  and	
  distribution)	
  
    •    Ensure	
  that	
  the	
  Visitor’s	
  Center	
  Seasonal	
  Staff	
  and/or	
  volunteers	
  achieve	
  the	
  following:	
  	
  
             o Man	
  the	
  building	
  during	
  business	
  hours	
  
                            June	
  1	
  –	
  Oct	
  1:	
  	
  Sunday	
  through	
  Saturday	
  from	
  9	
  am	
  –	
  4	
  pm	
  	
  
             o Staff	
  will	
  be	
  friendly,	
  welcoming,	
  professional	
  and	
  informed	
  for	
  every	
  visitor	
  
             o Staff	
  will	
  update	
  the	
  current	
  schedule	
  on	
  the	
  recorded	
  telephone	
  greeting,	
  information	
  
                    board	
  and	
  displays	
  in	
  the	
  front	
  windows	
  of	
  the	
  Center	
  
             o Maintain	
  a	
  clean	
  and	
  organized	
  appearance	
  in	
  the	
  Visitor	
  Center	
  (includes	
  Vacuum,	
  
                    dust,	
  sweep	
  sidewalk,	
  clean	
  bathroom	
  and	
  empty	
  trash).	
  	
  Notify	
  Board	
  (or	
  Administrator	
  
                    of	
  any	
  maintenance	
  needs)	
  
             o Maintain	
  a	
  visitor	
  contact	
  /	
  inquiry	
  database	
  or	
  list	
  to	
  be	
  provided	
  to	
  the	
  Board	
  and	
  
                    RACC	
  Members	
  on	
  a	
  request	
  basis.	
  	
  Track	
  visitor	
  data	
  to	
  be	
  utilized	
  for	
  advertising	
  and	
  
                    reporting	
  purposes	
  
o   Ensure	
  that	
  brochures	
  are	
  loaded,	
  re-­‐stocked,	
  stored	
  and	
  recycled	
  regularly	
  
            Ensure	
  that	
  non-­‐member	
  material	
  is	
  purged	
  (or	
  stored	
  away	
  until	
  they	
  are	
  
               current)	
  from	
  the	
  racks	
  
            Notify	
  Members	
  when	
  brochure	
  levels	
  are	
  running	
  low	
  
o   Answer	
  the	
  phone	
  in	
  a	
  swift,	
  friendly	
  and	
  professional	
  manner	
  
o   Answer	
  Emails	
  in	
  a	
  swift,	
  friendly	
  and	
  professional	
  manner	
  	
  
o   Be	
  aware	
  and	
  informed	
  of	
  area	
  activities	
  and	
  events	
  including	
  Ridgway,	
  Ouray,	
  Telluride,	
  
    Montrose,	
  Silverton,	
  etc.	
  
o   Post	
  upcoming	
  and	
  area	
  events	
  on	
  a	
  daily	
  basis	
  in	
  a	
  highly	
  visible	
  space	
  for	
  visitors	
  to	
  
    reference	
  
o   Creating	
  and	
  sending	
  Visitor	
  packets/Vacation	
  
o   Creating	
  and	
  sending	
  Relocation	
  packets	
  
o   Offering	
  RRM	
  Tours	
  if/when	
  RRM	
  Volunteers	
  are	
  not	
  available	
  
o   Operating	
  and	
  merchandising	
  a	
  “store”	
  for	
  both	
  the	
  RACC	
  and	
  the	
  RRM	
  
o   Keeping	
  and	
  maintaining	
  visitor	
  request	
  lists	
  and	
  data	
  	
  

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:12
posted:6/18/2010
language:English
pages:5
Description: Job
Sherin William Sherin William http://
About