ASNIC Travel Risk Management Plan

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ASNIC Travel Risk Management Plan Powered By Docstoc
					                                ASNIC Travel Risk Management Plan 

Dates: Please fill in the date you will be leaving and the date you will be returning.

 ·    Name and location of destination: Please provide as much information possible regarding the destination to 
      which  you  will  be  traveling.  Provide address, phone  numbers  and  any  additional  information that may  help  us 
      contact your group in the event of an emergency. If possible please include a Map Quest map and directions to 
      your destination.

 ·    First Contact Person: This should be the person we would contact and that would be able to contact you in 
      the case of an emergency.

 ·    Second Contact Person: This should be the person we would contact if we could not contact your first contact 

 ·    Goals/Outcomes:  List  all  the  benefits  from  this  trip  for  yourself  or  as  a  group.  List  all  goals  as  a  group  or 
      individually that want to be achieved from this trip. Also list the outcomes you or members of the group would 
      like to see from going on this trip.

 ·    Transportation:  List  all  types  of  transportation  you  will  be  using  during  this  trip.  If  going  by  plane  list  the 
      airline, flight numbers, departure, and arrival times.  If using college vans please list the names of the qualified 
      van drivers on this trip.

 ·    Forecasted  Weather  Conditions:  List  all  weather  forecasting’s  for  the  dates  of  the  trip.  If  driving  pay 
      particular attention to these conditions.

 ·    Hazards: List all expected hazards, road conditions, weather, animals, fire, etc.

 ·    Emergency Procedures:  Please  indicate the  procedures  you  plan  to  use  in the  event  of an  emergency.  List 
      your resources such as local 911 emergency services, local hospitals, cell phones, and other emergency contacts. 
      Provide an indication that you have though out a plan that you will enact in the event of an emergency. 

                                  ASNIC hopes you have a fun and safe trip!! 

  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Clip and Save ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ 

 ASNIC Emergency Contact Tree: 
 In the event of a critical emergency please contact the following college personnel. 

 First Contact:      Campus Safety (208) 769­3310 

 In the case of a motor vehicle accident during a trip, notify the appropriate authorities immediately, whether local law enforcement, 
 emergency services, etc.  Call the college's Transportation Office immediately at 208­769­3309 (or call Brut Crumpper after hours at 
 208­687­1438) and notify them of the accident.  Also contact the Campus Safety.   Immediately fill out an accident report (available 
 in the vehicle) and turn it into the Transportation Office and the appropriate area manager or supervisor. 

 For insurance purposes it is important for you to NOT DISCUSS THE ACCIDENT WITH ANYONE except appropriate law enforcement 
 personnel.  The vehicle owner's insurance company (and in the case of college owned vehicles ­ the college's insurance company) 
 will make appropriate contact with the insurance company of the other driver(s) involved and begin the process of claims 

 Be sure to get the name and contact information of the other parties involved in the accident, including their insurance company’s 
 name and policy number if possible.  Also, give those parties information on how to contact the Transportation Office (give them 
 the general NIC information number of 208­769­3300 and tell them to ask for the Transportation Office) so they can begin the 
 process of claims resolution.