La Negociación Estratégica de Compras Un tema en la

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La Negociación Estratégica de Compras Un tema en la Powered By Docstoc
					La Negociación Estratégica de Compras
    Un tema en la agenda del CEO
        Sebastián Alliani (sebastian_alliani@atkearney.com)
      Gustavo Franchella (gustavo_franchella@atkearney.com)
         Alejandro Gusis (alejandro_gusis@atkearney.com)


              Buenos Aires, 12 de Noviembre de 2001
Agenda

 Introducción
 Metodología de Abastecimiento Estratégico
 Etapas de Negociación - Caso Práctico
 Conclusiones




                                              A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   2
Introducción




    A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   3
Objetivos de la sesión


 Presentar y debatir diversos escenarios de negociación
 que suceden en proyectos de Abastecimiento Estratégico
 en los que participa A.T. Kearney




                                           A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   4
A.T. Kearney es una firma líder en consultoría de
alto valor agregado

 Facturación de US$ 1.500 millones/año
 Fundada en 1926
 66 oficinas en 35 países
 4.000 consultores
 2.000 proyectos por año
 70% de repetición de clientes




                                          A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   5
       Nuestras referencias en Abastecimiento
       Estratégico
•   ABB
•   AMERITECH                                     ―As you will see from all the commentary in the press and
•   ARCO                        Telstra           analysts, which you and your team led, are pretty much entirely
•   Bank of America         US$ 650 Millones      responsible… So many thanks for the sensational efforts‖
•   Bell Canada
•   BellSouth
                                                                                   — Ziggy Switkowski, CEO, Telstra
•   Bristol-Myers Squibb
•   Chevron                                       ―A.T. Kearney’s helped us achieve results that exceeded our
•   Deutsch Telekom
                              Bell South
                            US$ 650 Millones      highest expectations‖
•   EDS
•   Eli Lilly                                                            — Gary Forsee, Vice Chairman, Bell South
•   Euro Disney
•   Federal Express
•   Fiat                                          ―…in sharpest contrast… A.T. Kearney consultants helped
•   Ford
                                 Sears            engineer one of the most stunning corporate turnarounds in recent
•   France Telecom          US$ 750 Millones      memory‖
•   General Motors                                   — Arthur Martinez, CEO, Sears (excerpt, review of Dangerous
•   Hewlett Packard                                                          Company in Fortune, August 18, 1997)
•   Kellogg
•   Lucent Technologies    Bristol-Myers Squibb   ―We have monumental goals for productivity improvements,
•   Nabisco                                       purchasing is delivering now‖
•   Sears                    US$ 700 Millones
                                                                      — Michael F. Mee, CFO, Bristol-Myers Squibb
•   Sprint
•   Swiss Telecom
•   Telefonica
•   Telia                    General Motors       ―A.T. Kearney is really the father of our global purchasing system.‖
•   Telstra                                       ―They are our achievement consultants‖
•   United Airlines
                            US$ 3500 Millones
                                                                                              — Jack Smith, CEO, GM
•   Volkswagen

                                                                                 A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   6
           Metodología de
Abastecimiento Estratégico




                  A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   7
El proceso de abastecimiento estratégico
fue diseñado para apalancar la calidad y la
competitividad vía abastecimientos
            Objetivos del proceso de abastecimiento estratégico

                                   TQ
                                                                               ?
        $
• Reducir costos           • Aumentar la             • Definir las estrategias
  significativamente         competitividad,           de abastecimiento
                             siempre buscando la        – Transparencia de
                             calidad total y la           precios
                             integración con los        – Fuerza de
                             mercados                     negociación
                             proveedores más
                             competitivos
                                                            A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   8
La ejecución de un proyecto de abastecimiento
estratégico se desarrolla en 5 etapas principales
                               Metodología de abastecimiento estratégico
1                                         • Identificación de oportunidades preliminares
        Diagnóstico y Venta               • Determinación de presupuesto y cláusulas contractuales

                                          • Relevamiento del perfil de las categorías de compra
2
                                          • Determinación del gasto/inversión futura (Baseline) a trabajar
                 Baseline
                                          • Análisis del mercado proveedor actual y potencial
3                                         • Entendimiento de la dinámica del mercado
     Inteligencia de Mercado
                                          • Definición de la estrategia de compra
4
       Estrategia de compra               • Desarrollo de las tácticas y escenarios de cotización
                                          • Elaboración, envío y análisis de los pedidos de cotización
         y de negociación
5                                         • Conducción de las negociaciones con proveedores hasta el cierre
          Negociación con                 • Establecimiento de ahorros definitivos
           proveedores
6                                         •   Implementación de los acuerdos
                                          •   Establecimiento del sistema de seguimiento de erogaciones y ahorros
        Monitoreo y Control               •   Evaluación de desempeño de proveedores
                                          •   Ajuste de organización, procesos y sistemas


                                                Alcance del Proyecto
Fuente: Metodología de A.T. Kearney                                                   A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación   9
  Inicialmente se realiza un diagnóstico de la
  estrategia actual de aprovisionamiento del
  cliente...       Diagnostico y Venta
                                                     Resultados esperados
                                                        del diagnostico
                       1                      1. Entendimiento de la estrategia de
               Estrategia de                     compras en la empresa con foco en
                                                 los puntos fuertes y débiles
                 Compras
                                              2. Visión detallada de la estructura
                       2                         organizacional e interfaces con
              Organización de                    otras áreas de la empresa
                 Compras
                                              3. Entendimiento de relacionamiento
                                                 de la empresa con sus proveedores
   Proceso de        4         5                 y de los criterios de selección,
 3 Aprovisiona- Gestión de Control de            validación y exclusión
   miento      Proveedores Compras
                                              4. Nivel de control del proceso de
                                                 compras
6 Control de gestión       7    Gestión del
                               conocimiento   5. Disponibilidad de datos y su
                                                 utilización para toma de decisiones

Las 7 dimensiones del aprovisionamiento                         A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 10
                      ...en base al diagnostico se priorizan las categorías de
                      compra según su impacto potencial               Ejemplo empresa
                                                                                                                                minera

                                               Desglose del gasto total – “Baseline”
                       Altas
                                                                                                                 .


                                                                                Equipo    Fletes          Trabajos civiles
                                                                                pesado
Ahorros potenciales




                                        Servicios IT                                                                            1ª ola
                                                                            Servicios
                                                                          profesionales
                                                                                          Productos
                                                                                          químicos      Válvulas

                      Medias
                                                                                    Servicios de seguridad      Viajes
                                                         Tubos                        Material
                                         Seguros.                  Medidores
                                                                                     eléctrico Sistemas
                                                                                                 de control
                                                             Repuestos                                   Hardware
                       3ª ola                                de auxilio             Mktg directo
                                                                       Servicios
                                          Telecomunicaciones           Marketing                                        2ª ola
                                                                                                      Embalaje
                                                                               Mnt. eq.
                                 Combustible        Bombas         Limpieza Telecom          Software
                       Bajas
                                Baja                                      Media                                          Alta

  Valor de la categoría de compras                      Facilidad de implementación
                                                                                                          A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 11
Mediante entrevistas con ejecutivos clave y análisis de
información disponible, definimos los factores clave por
familia de compra
                                            Baseline

                 Volumen               Precios/Costos               Especificaciones
      • Por unidad de negocio      • Precio                       • Funcionales
      • Por ubicación              • Tendencias                   • Diseño
      • Tendencias                 • Estructura de costos y       • Calidad
      • ...                          cadena de valor              • Servicio
                                   • Costos de tenencia           • Estandarización

                                           Perfil Básico
                                           de la Familia

          Proceso Actual de Compras                                    Restricciones

      • Centralizado vs. Descentralizado                      • Autoimpuestas
      • Punto de pedido                                         –Requerimiento de comprar
      • Evaluación de proveedores                                dentro del grupo
      • Negociación                                             –Proveedores preferenciales
      • Toma de decisiones                                    • Gubernamentales
      • ...                                                   • Legales

                                                                              A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 12
Fuente: Metodología A.T. Kearney
   A través de metodologías específicas se
   analizan las dinámicas del mercado proveedor
                                                         Inteligencia de mercado                                                    Ilustrativo




Tareas              • Colección de información                                          Proveedores
                                                                                     conocidos y nuevos                  Validación vía
                      detallada de proveedores
                    • Generar lista larga de                                                                             telefónica/fax
                      proveedores potenciales                                                                  • Nombre empresa
                    • Crear, enviar y analizar                                                                 • Dirección
                      RFI(*)
                    • Desarrollar criterios de                                              Validación         • Teléfono
                      calificación                                                                             • Fax/ e-mail
                    • Screening de proveedores
                      potenciales vs. Criterios                                                                • Contacto comercial
Entregables         • RFI y su análisis                                                 Proveedores            • Gama macro de productos
                    • Lista proveedores                                                  validados
                      segmentados por
                      capacidad
                    • Criterios de calificación de                                                        Long list
                      proveedores
                    • Lista corta de proveedores
                                                                                                            RFI*
                      para el RFQ
   Nota: (*) se evaluará la necesidad de trabajar con RFI o con un capítulo técnico dentro del RFQ
                                                                                                                   A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 13
       Definido el baseline y abordado el mercado proveedor,
       definimos la estrategia de compra y de negociación
                                  Estrategia de compra y de negociación
Explotar poder de compra                                            Crear ventaja competitiva
   Orientación comercial                                                  Orientación técnica
 • Reducción del número de                                          • Estandarización/
   proveedores                                                        Normalización, simplificando
 • Consolidación de las compras                                       la complejidad de las compras
 • Redistribución volumen entre                                     • Productos sustitutivos
   proveedores                                                      • Optimización de los costos
 • Agrupación con otras familias                    Mejora en         asociados al ciclo de vida                Definición de la
   de compra                     Concentración   especificaciones
                                  de volumen      de productos
                                                                                                                 estrategia

 • Lanzar amenaza                                                        • Reingeniería conjunta                Envío y
                                                                           con el proveedor
   creíble                 Evaluación                      Mejora en                                             recepción de
                                        Abastecimiento                   • Integración logística
 • Renegociar precios       de mejor                       procesos
                                                                                                                 Solicitudes de
                             precio       Estratégico      conjuntos     • I+D conjunto
 • Desglosar el
                                                                         • Compartir las mejoras                 Cotización
   producto del servicio
                                                                           en productividad
                                Abastecimiento    Reestructurar
                                                                                                                Análisis y
 • Desarrollar nuevos
                                    Global         relaciones
                                                                    • Establecer alianzas                        Selección de
   proveedores                                                        estratégicas                               mejores ofertas
 • Expandir el ámbito geográfico                                    • Desarrollar proveedores clave
 • Agrupación con otros negocios                                    • Aliarse con otros compradores
                                                                    • Desarrollar la cadena integrada
                                                                      de aprovisionamiento
                                                                                                        A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 14
     Finalmente se conducen las distintas rondas de
     negociaciones para definir la lista definitiva de
     proveedores
                                       Negociación con proveedores

                                                            Tareas        • Desarrollar estrategias de
                                                                            negociación
                                              Ilustrativo
                                                                          • Objetivos del equipo y roles
                                                                          • Identificar objetivos
                                                                            proveedores y mensajes
            Alta       Proveedores                                          principales
Performance           más atractivos
                                                                          • Identificar palancas de
- Calidad
                                                                            negociación
- Presencia
                                                                          • Conducir rondas de
- Entrega
                                                                            negociaciones
- Servicio
                                                                          • Seleccionar proveedores
- Etc.                                                                    • Identificar ahorros
            Baja
                                                            Entregables   • Ofertas formales
                   Bajo                            Alto                   • Recomendación de
                                     Precio
                                                                            proveedores, cambios y
                   Posicionamiento                                          acuerdos necesarios
                   del proveedor                                          • Plan de implementación de alto
                                                                            nivel
                                                                              A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 15
Etapas de Negociación
        Caso Práctico




             A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 16
    Recientemente A.T.Kearney utilizó diferentes métodos
    de negociación en un proyecto de Abastecimiento
    Estratégico para un importante empresa local
                         Principales players del proyecto
                            • Alta dirección de la empresa
                            • Gerentes de área
                            • Supervisores



                                      Empresa



                                                             • Base de proveedores que
• Alta dirección de AT                                         actualmente operan con la
                            AT Kearney        Proveedores
  Kearney                                                      empresa
• Gerente de proyecto                                        • Proveedores potenciales
                                                               de gran presencia en el
• Analista                                                     mercado

                                                                   A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 17
  La negociación inicial tiene como objetivo definir
  las condiciones contractuales del proyecto
   1                2              3                 4   Estrategi   5                  6
                                                           a de          Negociaci
       Diagnóstic                      Inteligenci       Compra y         ón con            Monitoreo
                        Baseline                                                            y Control
        o y Venta                         a de               de          Proveedor
                                        Mercado          Negociac           es
                                                            ión
           Tópicos de Negociación                            Participantes de la Negociación

• Diagnóstico preliminar de la situación
  actual
                                                                                Alta dirección
                                                                                de la empresa
• Discusión de oportunidades de ahorros
                                                                                     Empresa

• Cláusulas contractuales
    – Propuesta técnica y económica                                        AT Kearney       Proveedores
    – Alcance del proyecto y cronograma
    – Garantías                                             Alta dirección de
                                                               AT Kearney




                                                                                     A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 18
  En una segunda etapa de define el “Baseline” a
  ser utilizado en la medición de los ahorros
   1                2              3                 4   Estrategia   5                  6
                                                             de           Negociaci
       Diagnóstic                      Inteligenci       Compra y          ón con            Monitoreo
                        Baseline                                                             y Control
        o y Venta                         a de               de           Proveedor
                                        Mercado          Negociaci           es
                                                             ón
           Tópicos de Negociación                             Participantes de la Negociación

• Relevamiento detallado de la
  información de compras
    – Volúmenes, montos, precios,                                               Nivel gerencial de
      especificaciones, cobertura                                                  la empresa
      geográfica, etc.                                                                Empresa

• Identificación de los perfiles de compra
  de cada familia                                                           AT Kearney       Proveedores

• Mapeo de procesos y especificaciones                      Nivel de análisis
                                                             de AT Kearney


                                                                                      A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 19
  Asimismo se determinaron los proveedores
  actuales y potenciales a invitar
   1                2              3                 4   Estrategi     5                   6
                                                           a de            Negociaci
       Diagnóstic                      Inteligenci       Compra y           ón con             Monitoreo
                        Baseline                                                               y Control
        o y Venta                         a de               de            Proveedor
                                        Mercado          Negociac             es
                                                            ión
           Tópicos de Negociación                             Participantes de la Negociación

• Características de la base actual de
  proveedores
     – Volumen/monto de compra                                               Nivel gerencial
     – Perfil de los proveedores                                             de la empresa
                                                                                 Empresa

• Acuerdo de los potenciales
  proveedores existentes en el mercado                                 AT Kearney     Proveedores

                                                         Nivel de análisis                       Proveedores
• Consenso de los proveedores a invitar,                  de AT Kearney                        actuales y nuevos
  tanto actuales como nuevos


                                                                                        A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 20
  La estrategia de compra y de negociación es
  definida antes de negociar con los proveedores
   1                2              3                 4   Estrategi     5                   6
                                                           a de            Negociaci
       Diagnóstic                      Inteligenci       Compra y           ón con             Monitoreo
                        Baseline                                                               y Control
        o y Venta                         a de               de            Proveedor
                                        Mercado          Negociac             es
                                                            ión
           Tópicos de Negociación                             Participantes de la Negociación

• Definición, análisis y consenso sobre
  los resultados de la Solicitud de
  Cotización (RFQ)                                                           Nivel gerencial
                                                                             de la empresa
                                                                                 Empresa
• Elección de la alternativa estratégica
  más adecuada a las condiciones de la
  empresa y del mercado                                                AT Kearney    Proveedores

                                                         Nivel de análisis                       Proveedores
• Selección de las mejores ofertas desde                  de AT Kearney                        actuales y nuevos

  el punto de vista técnico y comercial


                                                                                        A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 21
La definición de objetivos de los principales criterios a
negociar favorecen el proceso de negociación
     “Deseado”             “Pronosticado”           “Necesitado”              “Alternativo”
• Reducción de costo    • Reducción de costo   • Reducción de costo      • Continuar con el
  actual del 20%          actual del 12%         actual del 7%             acuerdo actual con
                                                                           los proveedores
• Capacidad de          • Capacidad cumplir    • Capacidad cumplir
                                                                           potenciales sin
  cumplir el 100% de      el 80% de las          el 60% de las
                                                                           acuerdo a largo
  las necesidades con     necesidades con        necesidades con
                                                                           plazo
  personal propio         personal propio        personal propio
                                                                         • Materializar los
• Localización de       • ...                  • ....
                                                                           ahorros cotizados
  candidatos dentro
                                                                           en todos los
  de las 24 horas
                                                                           proveedores
                        • ......               • ......
• Precio fijo por 2
  años                                         • ..........
• Reporte mensual
                                                         LAA                        BATNA
        MDO                    NORM
                                                   Least Acceptable         Best Alternative To
 Most Desired Output      Expected Outcome                                 Negotiated Agreement
                                                      Agreement

     Si el objetivo “necesitado” no es conseguido (LAA), el “alternativo” es
                                 elegido (BATNA)
                                                                      A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 22
  El objetivo de la negociación con los
  proveedores es definir los detalles del contrato
   1                2              3                 4   Estrategi    5                     6
                                                           a de            Negociaci
       Diagnóstic                      Inteligenci       Compra y           ón con              Monitoreo
                        Baseline                                                                y Control
        o y Venta                         a de               de            Proveedor
                                        Mercado          Negociac             es
                                                            ión
           Tópicos de Negociación                             Participantes de la Negociación
• Diseño y consenso de la estrategia de
  negociación a seguir
                                                                            Alta dirección y
                                                                            nivel gerencial
• Selección final de proveedores como                                        de la empresa
  resultado de la negociación                                                   Empresa


• Diseño y acuerdo de un plan de
  implementación de alto nivel                                         AT Kearney         Provee-
                                                                                           dores
                                                          Alta dirección                          Proveedores
• Consenso sobre los ahorros                              de AT Kearney                         actuales y nuevos
  identificados con la alta dirección y el
  nivel gerencial de la empresa

                                                                                       A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 23
  Las sesiones de negociación deben seguir una
  secuencia predefinida
                                                 Análisis
                               Presen-                                      Problem
      Comienzo                                    de las                                               Cierre
                              taciones                                      Solving
                                                propuestas

• Presentación de       • Breve descripción   • Presentación de la   • Enfatizar las áreas de   • Documente los
  los participantes       de la situación       propuesta de la        acuerdo                    principales
• Establecimiento       • Definición de la      otra parte           • Introducir la              puntos de la
  de:                     situación actual    • Clarificación de       metodología de             reunión
    – Objetivos de la     del proceso de        dudas técnicas y       resolución de                – Acuerdos
      reunión             Abastecimiento        comerciales            conflictos en los            – Open issues
    – Agenda y            Estratégico         • Comunicación de        puntos de                • Defina los pasos a
      tiempos           • Descripción del       la posición propia     desacuerdo                 seguir, con
    – Reglas de           proveedor (si         a negociar           • Focalizar en los           responsables y
      juego               aplica)             • Evaluar la             problemas, no en las       fechas
                           – Empresa,           respuesta y            personas
                             productos,         flexibilidad de la   • Trabajar solamente
                             capacidades,       otra parte             sobre los problemas
                             etc.                                      que puedan ser
                                                                       resueltos durante la
                                                                       sesión


                   Utilice la agenda y documentación preparada!
                                                                                       A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 24
Las sesiones de negociación deben conducirse a nivel
profesional, manteniendo el control y la documentación
adecuada
 Profesionalismo
  • Ser puntual y permanecer durante toda la reunión
  • Traer toda la documentación necesaria
  • Tener bien preparados y clarificados los objetivos de la reunión
 Control de la reunión
  • Seguir la agenda de la reunión controlando los tiempos
  • Asegurar que todos los participantes comprenden los puntos a negociar; reformular
    mensajes si fuese necesario
  • Designar un líder de la negociación que monitora y maneje el comportamiento del
    equipo
  • Utilizar la opción “cuarto intermedio”cuando sea apropiado
    – Reorientar la estrategia de acuerdo a la nueva información recibida
    – Acordar planes de acción y mensajes de “feedback”antes de compartirlos con la
      otra parte
                                                                  A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 25
  La materialización de los ahorros, en general, es
  llevada a cabo directamente por el empresa
   1                2              3                 4   Estrategi    5                  6
                                                                          Negociaci
                                                           a de
       Diagnóstic                      Inteligenci                         ón con            Monitoreo
                        Baseline                         Compra y
        o y Venta                         a de                            Proveedor          y Control
                                                         Negociaci
                                        Mercado                              es
                                                            ón

           Tópicos de Negociación                             Participantes de la Negociación

• Definición del plan de implementación
  (puede tener apoyo de AT Kearney)
                                                                      Alta dirección y nivel
                                                                     gerencial de la empresa
• Comunicación vertical y horizontal de
                                                                              Empresa
  los cambios necesarios a todos los
  departamentos involucrados en el
  proceso                                                             AT Kearney   Proveedores

                                                                                              Proveedores
• Comienzo de las operaciones con los                                                          actuales y
  proveedores resultantes                                                                       nuevos



                                                                                      A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 26
Conclusiones

 Demostrar valor agregado para el cliente es el objetivo
  principal de la negociación durante el proceso de venta
 Diferentes negociaciones del tipo ―WIN-WIN‖ son realizadas en
  el transcurso de todo el proceso de Abastecimiento Estrátegico
 Una negociación final con los proveedores actuales y la
  incorporación de nuevos proveedores permiten mantener una
  base de abastecimiento ―saludable‖

    Cada negociación es diferente – Es necesario tener presente los
     objetivos, incentivos y mínimos aceptables de cada uno de los
                    players antes comenzar la sesión

                                                    A.T. Kearney 51/712 Cema Negociación 27