PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI - Download as PowerPoint by dnc16003

VIEWS: 617 PAGES: 67

									            PENULISAN SURAT, MEMO             1


               DAN EMAIL RASMI




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004       6/9/2010
                                   OBJEKTIF

                                              2

          Mempertingkatkan kemahiran dan
           pengetahuan peserta mengenai
           kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email
           yang berkualiti;




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004         6/9/2010
                                                     3
  8.30 – 10.30 pagi 10.30                     11.00 – 1.00 tgh   1.00   2.00 – 4.30 ptg
                      –                                           –
                    11.00                                        2.00
                    pagi                                         ptg

    Pengenalan                    R      Prinsip-prinsip dan      R     Teknik Penulisan
   Kepada Konsep                  E         penggunaan            E     Surat, Memo dan
     Penulisan                    H        bahasa dalam           H       Email Rasmi
  Surat , Memo dan                A          penulisan            A
        Email                     T                               T




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004                                        6/9/2010
                                              4




                     PENGENALAN KEPADA
                      KONSEP PENULISAN
                    SURAT, MEMO DAN EMAIL




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004       6/9/2010
                                 SURAT RASMI
            ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG
             DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN
                          5
           KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN,
              SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK
          BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA
                    SATU SAMA LAIN




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004    6/9/2010
                                              6

          ALAT KOMUNIKASI BERTULIS
          BAHAN RUJUKAN
          DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU
           NEGARA.
          IMEJ
          BAHAN BUKTI YANG NYATA




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004       6/9/2010
               FUNGSI SURAT RASMI

              ALAT KOMUNIKASI BERTULIS
              DOKUMENTASI7
              DUTA
              MEDIA YANG MENGGAMBARKAN
               PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU
               AGENSI TERHADAP ORANG
               RAMAI.

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                                          E-Mel
                                              8




    • Alat komunikasi bertulis
      elektronik untuk tujuan rasmi
      atau tidak rasmi

    • Format penulisan berbeza dari
      surat dan memo

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004       6/9/2010
                               JENIS SURAT
                                              9




                SURAT RASMI
                SURAT TIDAK RASMI
                MEMO
                E-MEL



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004       6/9/2010
     JENIS-JENIS SURAT RASMI

                  SURAT-SURAT PERSENDIRIAN
                  SURAT-SURAT FORMAL/RASMI
                             10


                  SURAT-SURAT PERNIAGAAN
                  SURAT PERMOHONAN
                  SURAT RAYUAN
                  SURAT BANTAHAN
                  SURAT MAKLUMAN

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
              JENIS-JENIS SURAT RASMI

             SURAT ARAHAN
             SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/
                              11

             PENGHARGAAN
             SURAT PERAKUAN
             SURAT JEMPUTAN
             SURAT CADANGAN
             SURAT PEKELILING
             SURAT IRINGAN



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                 FORMAT YANG DIGUNAKAN
                                              12



                  SURAT
                  MEMO
                  TELEGRAM
                  TELEX/FAK
                  KAD JEMPUTAN
                  PEKELILING

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                         MEMO
                                              13




         Alat komunikasi bertulis di dalam
         jabatan sendiri untuk berhubung
         secara rasmi




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                              1.0 Pengenalan
                                              14




     Memo merupakan singkatan perkataan
     “memorandum” (catatan atau
     peringatan).

     Memo juga merupakan sejenis surat.


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              15


     Ada tanggapan negatif tentang memo.

     Apabila seseorang itu menerima
     memo, dianggap telah melakukan
     suatu kesalahan.



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
    Memo juga berperanan seperti surat
                       16

    tetapi biasanya hanya digunakan
    untuk dalam jabatannya sendiri.

    Misalnya:
    Hebahan atau panggilan mesyuarat



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                              2.0 Bentuk Memo
                                              17




 Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang
         tertentu seperti surat rasmi

 Memo boleh ditulis dalam bentuk borang
         dan boleh juga dalam bentuk surat



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              18


  Boleh dibahagikan kepada dua bentuk
  iaitu:

  1. Bentuk borang; dan
  2. Bentuk terbuka




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                2.1 Memo Bentuk Borang
                                              19




    Tajuk dan maklumat yang diperlukan
    telah dicatat dalam borang

    Hanya perlu mengisi atau menandakan
    sahaja pada ruang yang telah
    disediakan

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                     2.2 Memo Bentuk Terbuka
                                              20




    Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada
    antara jabatan yang telah membuat
    reka bentuknya yang tersendiri.




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
              PERKARA PENTING DALAM
                 PENULISAN SURAT
                                              21


        RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS
        SUSUNAN KANDUNGAN SURAT
        JELAS ISI KANDUNGAN DAN „SUARA‟
        BAHASA
        GAYA TULISAN
        MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU
         SURAT




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
             PERKARA PENTING
          DALAM PENULISAN SURAT               22



           EJAAN
           TANDA BACAAN
           REAKSI PENERIMA
           KESEDERHANAAN
           ALAMAT SAMPUL DENGAN
                BETUL

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              23




                      PRINSIP-PRINSIP
                     PENULISAN SURAT




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
    PRINSIP PENULISAN SURAT
                                              24


                                          4C+P

         Correct                                   (betul)
         Clear                                     (jelas)
         Comprehensive                             (lengkap)
         Concise                                   (ringkas)
         Polite                                    (bersopan)
zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004                6/9/2010
                  1. CORRECT (BETUL)
                                              25


             FORMAT
             EJAAN
             KANDUNGAN = TUJUAN
             TATABAHASA
             LARAS BAHASA(penggunaan
               ganti nama dan gelaran)


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                     2. CLEAR (JELAS)
                                              26



          PENGENALAN
          ISI KANDUNGAN
          SASARAN
          TUJUAN
          STRUKTUR
          BAHASA
          MESEJ

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                  2.1 Pengenalan
                                              27


   PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT &
    PERHUBUNGAN)
   RUJUKAN FAIL DAN TARIKH
   PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN
    POSKOD)
   RUJUKAN HORMAT




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                     2.2 Isi Surat
                                              28


           TAJUK
           KESELARASAN/KONSISTEN
            RUJUKAN HORMAT
           PENGENALAN
           ISI UTAMA/ISI SOKONGAN
           HARAPAN (ANTISIPASI)


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004          6/9/2010
                                 2.3 Akhir surat
                                              29


      PENGAKUAN KESETIAAN
      TANDATANGAN
      SLOGAN
      SALINAN KEPADA (S.K.:)
      INITIAL




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
  3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)
                                              30




            SASARAN
            ALAMAT
            DATA
            FAKTA
            MAKLUMAT LENGKAP


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                      4. CONCISE
                 (RINGKAS DAN PADAT)
                           31



                KISS
                SURAT RASMI PERLU
                 DITULIS SEBERAPA
                 RINGKAS,PADAT DAN
                 RELATIF
                TIDAK PERLU BAHASA
                 BERBUNGA

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                                              32




    Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat
    terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan
    ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004         6/9/2010
                                              33
         PENGGUNAAN BAHASA
            SURAT RASMI




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                          LARAS BAHASA
                                              34




      PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI
           NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN
           KETIGA.

      PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM
           PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK
           RASMI ADALAH BERBEZA

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                               35
         2.     Penggunaan kata pemeri
                ialah dan adalah

                Unsur yang menjadi perangkai di
                antara subjek dengan frasa utama
                dalam predikat


zailan    zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              36

         Pemeri ADALAH digunakan apabila
         terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek
         dan predikat

               Contoh:
               Zakaria adalah budak baik
               Subjek/kata pameri adalah/predikat


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004         6/9/2010
         2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di
                          37
             hadapan sendi nama

                Contoh:
                Hadiah itu adalah untuk adiknya




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
         2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir
     di hadapan kata nafi dan kata adjektif
                       38


     secara serentak

                  Contoh:
                  Kenyataannya adalah tidak benar




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004         6/9/2010
 2.3             Kata pemeri adalah tidak boleh
                 digunakan bersama-sama dengan
                              39

                 kata kerja

     Contoh:
       1. Adalah dimaklumkan….(salah)
           Tuan adalah dimaklumkan….
          (betul)
       2. Adalah berjalan kaki ke sekolah
           (?)
zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
2.4       Kata pemeri ADALAH tidak boleh
                           berfungsi sebagai
          digunakan tanpa 40
          perangkai di antara subjek dengan
          predikat

         Contoh:
         Adalah saya dengan hormatnya….(X)
         Saya dengan hormatnya…..(/)


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                                              41




                     Mengapakah banyak
                   bentuk pasif dalam surat
                           rasmi?



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
         1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak
            peribadian dan tak bersahaja
                             42

            pelaku tidak disebut – memudahkan
            suasana tak peribadian, terutamanya
            dalam suasana perintah.
            contoh: Tuan diminta….(pasif)
                       Saya meminta tuan…(aktif)

  2.          Objek berkenaan yang dipentingkan /
              diutamakan. Oleh itu objek
              dikedepankan.

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004     6/9/2010
                 KESILAPAN BAHASA
               DALAM SURAT MENYURAT
                        43



  Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …
     Dengan hormatnya dimaklukan bahawa ..

  Sukacita dimaklumkan bahawa …
     Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
    Dengan hormatnya perkara di atas adalah
         dirujuk*      44

         Dengan hormatnya perkara di atas
         dirujuk

    Berhubung perkara di atas, …
         Berhubung dengan pekara di atas …




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
   Sehubungan itu, …
    Sehubungan dengan45itu, ….
   Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.
    Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini
    adalah wajib
   Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful
    Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext
    492.
    Segala pertanyaan boleh diajukan kepada
    En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel.
    03-23948605 ext 492

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004     6/9/2010
             Senarai nama peserta-peserta
                              46
             adalah seperti berikut:
             Senarai nama peserta adalah
             seperti berikut:

            Saya Yang Menurut Perintah,
             Saya yang menurut perintah,



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
   Perhatian tuan ditarik kepada perkara
                                              47
         tersebut.
         Saya mohon perhatian tuan
         terhadap

   Di atas sebarang kesukaran yang timbul di
         pihak tuan adalah dikesalkan
         Sebarang kesukaran yang timbul di
         pihak tuan amat dikesali

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
   Sila majukan bersama ini satu salinan
                     48
         surat …
         Sila kemukakan bersama-sama
         dengan ini satu salinan surat …

   Permohonan ini dipanjangkan ….
         Permohonan ini dikemukakan …


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
   Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak
         tuan …             49
         Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak
         tuan …

   Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah
         kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.
         Sekian, terima kasih
         Kesudian tuan menerima jemputan in
         amatlah kami hargai dan kami
         mengucapkan terima kasih. Sekian.



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004         6/9/2010
                       masalah, tuan
   Jika ada sebarang 50
         diminta menggantikan dengan
         pegawai yang sesuai.

         Jika tuan menghadapi sebarang
         masalah, harap kiranya mencari
         pengganti yang sesuai.


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
               RUJUKAN KEHORMAT
                                              51




    Bahasa sapaan yang digunakan untuk
    merujuk kepada golongan yang
    mempunyai taraf sosial dalam
    masyarakat.




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                        SAPAAN
                                                 52


 Tanpa gelaran Tuan/Puan


 Dengan                                      Duli Yang Maha Mulia
         gelaran                              (DYMM) Seri Paduka Baginda
                                              Yang di-Pertuan Agong
         Rujukan
         kehormat                             Duli yang Teramat Mulia
                                              (DYTM) Raja Muda Kedah,
                                              Perak dan Selangor

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004                         6/9/2010
         iii) Tuan Yang Terutama (TYT)
                              53
              Yang di-Pertua Negeri
              Duta
              Pesuruhjaya Tinggi

         iv) Yang Amat Berhormat (YAB)
             Perdana Menteri
             Timbalan Perdana Menteri
             Ketua Menteri
             Menteri Besar
zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
         v) Yang Berhomat (YB)
               Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat,
                                   54

               Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri
               Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri
               Setiausaha Kerajaan Negeri
               Penasihat Undang-Undang Negeri


         vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.)
             Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri
             Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana
             Menteri Tun dan Toh Puan
zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004           6/9/2010
         vii) Yang Berbahagia (YBhg.)
              Tan Sri/Puan Sri 55
              Datuk Seri/Datuk/Dato‟/Datuk
              Paduka/Datin

         viii) Yang Amat Arif (YAA)
               Ketua Hakim Negara
               Hakim Besar Malaya atau Borneo

         ix) Yang Arif (YA)
              Hakim Mahkamah Agong
              Hakim Mahkamah Tinggi


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004     6/9/2010
                TEKNIK PENULISAN SURAT,
                MEMO DAN EMAIL RASMI




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   56   6/9/2010
         ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA
                          57
          PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU
          PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR.

         SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT
          KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH
          DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG
          DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA.




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
                                              58

        SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH
         ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS
         BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI
         ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH
         DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR
         ATAU PEGAWAI KANAN.

        PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI
         KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH
         MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN
         TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT.



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                   CARA-CARA MENULIS
                                      SURAT RASMI
                                              59

 Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan
 dengan menulis

”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada
 perkara diatas adalah saya.. "

Diakhiri dengan

   Saya yang menurut perintah,
   .........................
   (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
   b.p Jawatan Terkanan di Organasasi

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004            6/9/2010
Bagi surat badan berkanun pula
hendaklah dimulakan dengan menulis
                                              60


"Dengan hormatnya saya merujuk
kepada perkara diatas" dan diakhiri

Dengan hormatnya,
 ................
(Nama Pegawai yang
dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organasasi

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
 Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha
 kepada sesuatu jawatankuasa boleh
 meletakan nama jawatankuasa yang dia
                      61

 terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak
 jawatan terkanan di organisasi tersebut.

 Saya yang menurut perintah,
 .......................
 Setiausaha
 Jawatankuasa Tender
 b.p Jawatan Terkanan di Organisasi

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004   6/9/2010
              STRUKTUR SURAT
         Daripada                            62


         Kepada
         Perkara
         Nombor Bilangan atau Kod Fail
         Tarikh surat
         Salinan
         Rujukan pengirim
         Tandatangan pegawai
          bertanggungjawab
zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
            Kaedah Penulisan Memo             63



     Memo hendaklah ditulis secara
     ringkas iaitu dengan memulakan isi
     penting dan diikuti dengan data
     sokongan. Akhir sekali ialah
     pernyataan tentang apa yang
     diharapkan oleh penulis. Kaedah ini
     dinamakan kaedah „kun terbalik‟

zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              64




                                               ISI PENTING

                                               DATA SOKONGAN

                                               HARAPAN




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004                    6/9/2010
                              Langkah Penulisan
                                              65


 RANCANG (1H 5W)
 TULIS (PRINSIP 4C 1P)
 SEMAK
   (sasaran,maklumat, tujuan, harapan
   penulis / penerima, tujuan,bahasa dan
   ejaan)


zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              66
 4.2 Tulis :

 Menepati tujuannya
 Gunakan bahasa yang ringkas, jelas
  dan lembut
 Satu isi satu perenggan



zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010
                                              67

4.3 Semak
      Maklumatnya adakah tepat dan betul
      Tidak menimbulkan sikap negatif
       pembaca
      Konstruktif




zailan   zaiyus57@yahoo.com   hp 0192697004        6/9/2010

								
To top