Transport and Green Travel Policy 2010 - Transport and Green

Document Sample
Transport and Green Travel Policy 2010 - Transport and Green Powered By Docstoc
					                   Sustainable Development 
                    Policy on Active Travel 
Date of Production = January 2010 
Date of review = January 2011 


       Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc

Policy Statement 
  ‘The Trust recognises that travel and transport are determinants of 
  health and aims, with the cooperation of staff partners and service 
providers, to actively promote and improve the health and wellbeing of 
     the workforce and community though making available and 
             encouraging the use of greener travel options’ 

           N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green           1
      Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc

    1.   Rationale 
This document sets out why an active travel policy is required, how measures will be 
identified,  implemented  and  monitored  and  what  action  is  required  by  sites, 
managers  and  staff.    This  policy  is  required  to  promote  a  shift  from  sedentary  to 
active  travel.    This  policy  should  ensure  that  we  adopt  practices  that  reduce  single 
occupancy  car  use  and  promote  greener  travelling  options  in  order  to  improve 
health and well being by increasing physical activity.   
This policy will; 
     Enable travel measures to be implemented effectively across NHS Stoke on 
     Ensure  that  all  sites  are  equally  aware  of  green  travelling  options  and 
         implementation is supported  
     Deliver  and  support  the  transport  and  travel  elements  of  the  Strategic 
         Services Development Plan (SSDP) 
     Lay  down  the  basis  for  partnership  working  on  transport  and  travel 
         between  the  Trust  sites,  and  with  external  organisations  (Neighbouring 
         employers  such  as  University  Hospital  North  Staffordshire,  Combined 
         Healthcare  Trust,  NHS  North  Staffordshire,  NHS  West  Midlands,  Stoke‐on‐
         Trent City Council, Private sector providers and other partners).   

    2. Purpose and Coverage 
A travel plan sets out how to combat over‐dependency on cars by supporting all the 
possible alternatives to people travelling in cars on their own.  By reducing car miles 
this policy can not only benefit the environment but can produce financial benefits 
and productivity improvements saving both NHS Stoke on Trent and individual staff 
members  money  and  time.    This  policy  concentrates  on  improving  existing  travel 
choices  whilst  giving  incentives  to  use  more  sustainable  travel  and  disincentives  to 
car  use  by  ensuring  there  are  realistic  alternatives  available.    It  is  important  that 
travel proposals offer staff realistic alternative options as people’s ability to change 
their travel will vary.   
This  policy  covers  corporate  actions  to  be  taken  by  NHS  Stoke  on  Trent  and  site 
specific actions for the Hospitals, Primary Care and Health Centres for which we are 
responsible.  It covers staff (whether employees of NHS Stoke on Trent or not) and 
people travelling to sites in all Trust owned or leased premises.  In addition to this 
overarching policy, each site will have site specific tailored action plans that will state 
how this agenda is being met at that location.  This document suggests a framework 
to  developing,  implementing  and  monitoring  a  travel  plan  to  encourage  travel  by 
alternative methods other than the car.   

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                         2
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
This policy compliments the wider agenda of sustainable development and is part of 
a wider corporate Sustainable Development Management Plan.  This can be found 
on our website.   

    3. Requirements 
As  part  of  the  Sustainable  Development  Management  Plan  NHS  Stoke  on  Trent  is 
required to have a Board approved active travel plan.   
All planning applications with significant transport implications require a travel plan.  
The  Local  Authority  are  stipulating  implementation  of  a  travel  plan  as  a  legal 
condition  of  giving  planning  permission  and  so  this  travel  policy  assists  planning 
applications  for  a  new  site  or  new  accommodation  on  current  sites.    This  fits  with 
NHS  Stoke  on  Trent’s  commitments  to  encourage  active  travel  and  to  improve 
accessibility to services.  The adoption of a Travel plan at new sites meets Building 
Research  Establishment  Environmental  Assessment  Method  (BREEAM)  sustainable 
building requirements.   

    4. National Policy and Context 
Climate change is an unavoidable and pressing issue and is at the heart of corporate 
social  responsibility.    Small  changes  by  each  of  us  can  make  big  changes  to  all.  
Measures to reduce excessive car use are vital for any organisation and leading by 
example and demonstrating leadership is especially important for the NHS.   
The NHS is the largest public sector contributor to climate change.  The NHS carbon 
footprint is 18 million tonnes per year of CO2 and travel makes up 18% of this.  On a 
national  level  all  NHS  trusts  are  required  to  develop  travel  plans  and  a  number  of 
policy instruments enforce this requirement.   
Key Policy Drivers 
Key policy drivers for active travel are listed here.  These can be found in more detail 
in the Sustainable Development Management Plan. 
     Saving  Carbon,  Improving  health,  NHS  Carbon  Reduction  Strategy  for 
         England (January 2009) 
     Climate Change Act (2008), Department of Energy and Climate change  
         Available at  
     Sustaining a Health Future, taking action on climate change.  Special focus 
         on the NHS.  UK Faculty of Public Health 2009.   
     NICE guidance (reference PH8) – Public Health Guidance on the Promotion 
      and  creation  of  physical  environments  that  support  increased  levels  of 
      physical activity, Jan 2008, available  

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                       3
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
       NICE  guidance  (reference  PH13)  –  Public  Health  Guidance  on  Promoting 
        Physical  Activity  and  the  Workplace,  May  2008  (available  online ) 
       Take Action on Active Travel, 2008.  Bristol, SUSTRANS and the Association 
        of Directors of Public Health.  (available online at 
       NHS Sustainable Development Strategy (October 2008)  
     Good Corporate Citizenship (GCC) online assessment model 
Other  key  areas  that  are  supported  by  the  sustainable  development  agenda  are 
World  Class  Commissioning,  Key  Lines  of  Enquiry  (KLoE)  especially  3.1  Use  of 
Resources, and the WHO Healthy Cities Phase 5.  Local frameworks including Local 
Area  Agreements  (NI  186),  Local  Strategic  Partnerships,  and  Comprehensive  Area 
Assessments  which  all  have  target  areas  driven  by  sustainable  development  and 

    5. The Case for Developing Travel Plans 
             a. Health 
By  reducing  the  reliance  on  private  car  journeys  and  making  greener  travelling 
options such as walking, cycling and using public transport viable alternatives to the 
car we can promote more physically active transport.  There are key links between 
active travel and those looking at services around Obesity, decreasing Heart Disease 
and  Stroke,  Cancer,  Depression  and  Mental  Illness,  Osteoporosis  and  falls  in  later 
life.  Also people who are more active are generally healthier and take less sick leave.   
Nationally  the  NHS  generates  around  5%  of  all  journeys  in  the  UK.    The  NHS 
therefore is a key travel generator and has the opportunity to influence staff, visitors 
and patients.  At present staff, patients and visitors to the NHS travel over 25 billion 
km a year and over 80% of this is by car.  Annually, 3,500 people are killed, 34,000 
seriously  injured  and  250,000  injured  on  the  roads  in  Britain  and  pollution  related 
admissions are estimated to cost the NHS between £17 – 60 million each year.   
             b. Environmental 
Transport is the fastest growing source of greenhouse gas emissions and commuter 
and  business  travel  make  up  40%  of  miles  driven  by  car.    Travel  plans  can  reduce 
traffic  most  during  the  key  periods  of  rush  hour  peaks  because  the  numbers  of 
people driving to work is cut.  We all experience the environmental degradation that 
can be caused by traffic.    
             c. Corporate  
More  active  journeys  give  opportunities  for  people  to  build  exercise  into  daily  life 
and can be less stressful than car journeys.  As parking on sites is limited, less people 
using  cars  every  day  should  ensure  there  is  parking  for  those  with  most  need  to 
access a vehicle.  Less demand for parking means money can be saved on the cost of 

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                       4
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
providing  and  maintaining  car  parking  spaces.    The  problems  caused  by  traffic 
congestion on and around sites can be reduced.   
More  green  travel  options  can  cut  mileage  claims  and  other  business  travel  costs.  
Having green travel options will improve our image with the public and organisations 
across the City.    

    6. Partnerships and networks
NHS Stoke on Trent will ensure this agenda is more effective by working as part of 
local  and  regional  frameworks.    The  Local  Authority  employs  an  officer  with 
responsibility for travel plans who can offer practical advice and information.  There 
are  grants  available  to  assist  with  travel  plan  measures  and  the  City  Council  are 
already operating a car share database.   
We will consolidate partnership working across the city and make best use of local 
and  regional  frameworks  to  ensure  that  we  are  part  of  a  regional  network  for 
sustainable  development.    This  partnership  will  ensure  we  are  involved  in  a  broad 
consistent approach and an action plan across the region to tackle this agenda.   

    7. Baseline Position
The Trust has already demonstrated a commitment to this agenda through a range 
of  initiatives.  The  examples  below  show  that  foundations  are  in  place  to  be  built 
upon  in  order  to  successfully  deliver  the  encouragement  of  active  travelling 
throughout the organisation.   
      Work‐life  balance  (Employment  Act  2002),  whereby  peak  period  travel  and 
         the amount of travel can be reduced through flexible working practices such 
         as home working and telephone conferencing 
      NHS  Stoke  on  Trent  reimburses  staff  at  a  nominal  level  for  car  sharing  on 
         business related car journeys  
      The NHS Local Procurement Hub, where possible, uses local suppliers,  
      Consideration of travel in LIFT agreements and PFI arrangements which will 
         impact upon reducing congestion and pollution levels and will strengthen the 
         local community  
      Building  Research  Establishment  Environmental  Assessment  Method 
         (BREEAM) sustainable buildings requirements and transport assessments for 
         new sites 
      Engagement  with  the  Local  Strategic  Partnership  (LSP)  to  support  health 
         improvement through the promotion of green travel at a strategic level and 
         contributing to transport and healthy urban planning throughout the City 
      Development of Health Impact Assessments which consider health, transport 
         and access issues 

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                     5
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
       A lease car scheme that is based on emissions 
       A Walk this Way scheme which is a health and wellness programme free to all 
        staff of NHS Stoke on Trent with the aim of helping people to walk more each 
       Teleconferencing  as  an  alternative  to  travelling  to  meetings  with 
        Smartboards in meeting rooms, encouraging people to reduce the amount of 
        unnecessary meetings and working at home options such as RAS tokens  

    8. NHS Stoke on Trent Commitments 
As a major employer NHS Stoke on Trent has a responsibility to be a good corporate 
citizen and be taking a lead on active travel.  The commitments detailed in this policy 
will be measured routinely and monitored and sites should review and update their 
travel plans regularly.  Baseline data will be gathered to ensure that change can be 
measured.  NHS Stoke on Trent will actively promote green travel.   
NHS Stoke on Trent will: 
    1) Lead by example 
 Increase media coverage on sustainable development by 50% 
 Ensure our staff and our key stakeholders are aware of our travel plans  
 Ensure that 50% of our sites have their own travel action plans by 2011 
 Generate  greater  positive  media  coverage  on  travel  specifically  and  sustainable 
    development more widely 
 Increase  awareness  of  our  travel  plans  both  within  the  organisation  and  with 
 Develop  tailored  travel  action  plans  relevant  to  all  sites  and  regularly  update 
 Organise sustainable travel awareness campaigns in conjunction with partners 
    2) Reduce unnecessary travel 
 Reduce the amount of meetings where travel is needed by 10% 
 Reduce single car usage for business mileage by 10% 
 Enable more remote and home working as an option for staff 
 Promote the national car share scheme and database  
 Develop initiatives to reduce car usage for business mileage 
   3) Encourage the use of more sustainable modes of transport 

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                   6
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
   100%  of  our  sites  will  have  a  named  Transport  Planning  Co‐ordinator  by  end 
 Implement  options  to  encourage  other  modes  of  transport  instead  of  the  car, 
    making other modes more viable  
 Develop policies on payment for business mileage for cycles and walking 
 Compare  car  mileage  against  public  transport  tickets  and  cycle  mileage  claims, 
    e.g.    travel  allowances  that  incentivise  the  use  of  low  carbon  vehicles  with 
    differentiated  rates  where  the  maximum  rates  are  paid  for  low  carbon  options 
    such as cycling and walking   
 Carry out regular checks on bike use and promote a cycle to work scheme   
    4) Reduce single occupancy car use to and from sites 
 Increase the numbers of people registered with the car share database by 100% 
 Review and implement the options available to incentivise people to reduce their 
    car  use,  for  example  public  transport  initiatives,  pool  car  and  pool  bikes,  try 
    before you buy electric bikes, free bus passes, staff buses, walking buses, cycle to 
    work scheme.   
 Review recruitment, employment practices and working practices 
    5) Reduce the proportion of staff and visitors parking at sites 
 Increase the numbers of people cycling to work 
 Increase the numbers of people walking to meetings by 50% 
 Through  providing  one‐stop  services  and  more  services  closer  to  home,  reduce 
    the distances people travel to use health services 
 Introduce car parking charges at head office sites 
 For  example  salary  sacrifice  options  such  as  annual  transport  passes  repaid 
    through payroll, discount tickets deal with public transport operators, use of car 
    share and cycle to work schemes 
 Work with Local Authority to improve public transport access to sites 
    6) Improve facilities and access to facilities 
 Ensure 100% of new buildings meet BREEAM excellence 
 Make  use  of  the  travel  grants  available  from  the  City  Council  for  items  such  as 
    cycle storage, purchase of pool bike / moped and shower / changing facilities 
 Monitor  the  installation  of  facilities  in  light  of  BREEAM  and  Good  Corporate 
    Citizenship requirements  

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                      7
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
    9. Site Specific Commitments 
All  sites  where  NHS  Stoke  On  Trent  employees  are  based  and  where  we  provide 
services will undertake and promote active travel measures.  This document acts as 
the  point  of  reference  for  all  trust  owned  sites  regardless  of  their  size  and  will  be 
used  to  guide  development  and  implementation  of  measures  and  to  meet  the 
requirements of planning.   
All sites should;  
      have access to this policy document,  
      display a statement of commitment and promotion of active travel on notice 
      have cycling maps and public transport timetables available 
All  sites  will  have  designated  representatives,  called  Travel  Plan  Coordinators,  who 
will  coordinate  the  site  action  plan,  monitor  progress  plus  raise  awareness  of  this 
All  NHS  Stoke  on  Trent  owned  sites  will  be  expected  to  have  a  Travel  Action  Plan 
(Appendix  One).    These  sites  can  be  defined  as  those  where  NHS  Stoke  on  Trent 
employees are based and where we provide services.  Larger sites will be required to 
have a travel action plan first (within 6 months).    Larger sites (with many employees 
based  on  site)  are  termed  Type  One  Sites  and  are  identified  as  Headquarters  and 
Community Hospitals: 
       Haywood Hospital 
       Herbert Minton Building / London House (Floor Four) 
       Heron House 
       Longton Cottage Hospital 
Type  2  Sites  (with  fewer  employees  based  on  site)  will  have  a  Travel  Action  Plan 
within 12 months*.   
These sites are Health centres and primary care centres: 
       Abbey Hulton Health Centre 
       Blurton Health Centre 
       Bentilee Health Centre 
       Fenton Health Centre 
       Hanford Health Centre 
       Hanley Health Centre 
       Longton Health Centre 
       Lucie Wedgewood Health Centre, Burslem 
       Meir Health Centre 
       Piccadilly Centre, Hanley 
       Packmoor Medical Centre 
       Shelton Primary Care Centre  
       Smallthorne Health Centre 

              N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                          8
         Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
       Stoke Health Centre 
       Tunstall Health Centre 
       Trent Vale Health Centre 
*  It  is  noted  that  some  sites  will  be  redeveloped  in  line  with  our  Strategic  Services 
Development Plan.   
A Template of a suggested action plan for sites to use is given in Appendix One.  This 
can be tailored and rewritten as required to meet the needs of each site but should 
cover focused objectives, lead contact and review date.   

    10.          Enablers to achieve change 
Resources will need to be allocated to support implementation of the travel policy. 
Senior  management  support  will  be  important  to  ensure  that  the  necessary 
resources  are  allocated  to  the  travel  plan.    Managers  should  lead  the  way  by 
travelling by sustainable means whenever they can.  Managers will also have a role 
to play in supporting and enabling staff to engage in greener travelling options, for 
instance allowing time to walk to meetings.   

    11.          Monitoring and links 
Progress  against  this  policy  will  be  monitored  by  the  Sustainable  Development 
Management Group.  The areas monitored will be: 
    Progress of the travel policy 
    Annual review of the Travel policy  
    Progress on site specific Action Plans  
    Implementing schemes that will encourage sustainability   
    Act as a point of reference for staff who want information on green travel 
The Active Travel Policy will be reviewed annually by the Sustainable Development 
Management Group.   

Operational lead 
Michelle Russell, Development Manager, Office of the Chief Executive, Fourth Floor 
London House, Stoke On Trent, Staffordshire, ST4 1NF. 
Telephone: 01782 401050 
Executive lead is the Assistant Chief Executive, Dawn Wickham.  Board Champion is 
Chris Dawes, Chairman.   
This  Policy  was  written  by  Michelle  Russell  and  the  Sustainable  Development 
Management  Group,  January  2010  and  will  be  reviewed  in  January  2011.    It  links 
directly to the Sustainable Development Management Plan and the Strategic Service 
Development Plan.   

              N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green                          9
         Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
                            Action Plan for [site] [year]

Name and details of key contact and site.

This section should refer to any other relevant documents that exist then briefly cover
the main reasons for developing this action plan, i.e. the main objectives and targets
and the most significant measures to be introduced. Later versions of this travel plan
should include a summary of progress towards achieving targets. Other items may
be any current issues and problems, any achievements so far or any details on
current travel patterns.

Executive policy statement
 ‘The Trust recognises that travel and transport are determinants of health and
  aims, with the cooperation of staff partners and service providers, to actively
      promote and improve the health and wellbeing of the workforce and
community though making available and encouraging the use of greener travel

Action Plan
This section should cover objectives of this action plan and what implementing the
plan is expected to achieve. Any objectives set should be achievable and directly
relevant to your own workplace.

An example general overall objective could be:

      To encourage the use of safe and sustainable transport for travel to and from
       work and within work time.

Examples of more narrowly focused objectives could be:

      to improve staff fitness levels through encouraging the use of more active
       forms of transport
      to reduce car use by 10%
      to increase walking by 10%
      to have more people registered on a Car Share scheme
      to increase the number of people cycling to the site
      to reduce congestion and parking issues around the office
      to reduce the number of single occupancy car journeys by staff to the site.

These should have quantifiable targets whenever possible.

            N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green 10
       Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc
A table may be useful here, for example -

Objective        Action or initiative         Who                   Date     Review
Reduce car
                 Increase use of car          Action plan co-
use by 10%
                 sharing                      ordinator to liaise
                                              with Sustainable
                 Register with City Council
                 car share scheme
                 Support people to cycle to   Group regarding
                 work                         Car Share
                 Encourage people to walk     Scheme.
                 to meetings by having
                 coats and umbrellas at
                 the door for general use
                 Encourage use of

Improve the      Promote the Walk this        Action plan co-       By
fitness levels   Way scheme                   ordinator to          June
of staff                                      investigate           2010
                 Support people to cycle to
                                              applying for a
                                              travel plan grant
                 Start a lunchtime walks      for a new bike
                 group                        rack
                                              Increase the
                                              availability of

It is important for staff and managers to be able to observe the travel plan working
and moving toward its objective. Once targets have been identified, success in
meeting these targets must be measured so progress can be measured. Indicators
may include a staff survey, recording of take up rates of schemes, walks or the
number of lockers in use.

Each site will be required to review their action plans annually and once formulated a
copy of this action plan should be sent to;

Development Manager,
Michelle Russell,
Office of the Chief Executive,
London House Fourth Floor
Stoke On Trent
Telephone; 01782 401050

             N:\CHIEF_EXECUTIVES_OFFICE\Assistant_Chief_Executive\Green 11
        Travel\Transport and Green Travel Policy Final Version with targets.doc