Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out

Freelancen wat is dat domeinnaam

VIEWS: 385 PAGES: 27

									Freelancen: wat is dat?

Freelancen is een informeel begrip. Het betekent: je beroep zelfstandig uitoefenen en zelf
klanten en losse opdrachten zoeken, in plaats van in loondienst werken bij een werkgever.

       Juridisch gezien betekent het dat je per klus een "overeenkomst van opdracht"
        aangaat, in plaats van een dienstverband.
     Fiscaal gezien betekent het dat je voor de inkomstenbelasting "winst uit onderneming"
        hebt of "opbrengsten uit overige werkzaamheden", in plaats van "loon uit
        dienstbetrekking". Daarnaast kun je als freelancer BTW-plichtig zijn; je hebt dan ook
        met de omzetbelasting te maken. En je moet een administratie bijhouden, een
        jaarrekening (laten) maken etc.
     Praktisch gezien betekent het dat je eigen baas bent. Gefeliciteerd!
Als je zelf personeel in dienst neemt dan wordt doorgaans niet meer gesproken van
freelancen; je bent dan volwaardig ondernemer. Het onderwerp "personeel" behandelen we
dan ook niet in deze freelance-cursus. Een freelancer met de status van zelfstandig
ondernemer, maar zonder personeel wordt ook wel Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP'er)
genoemd. Als je aan iemand vertelt dat je als freelancer werkt, kun je twee reacties
verwachten. Sommige mensen zijn jaloers op je flexibele werkuren en je uiteenlopende
opdrachten. Andere mensen kijken je meewarig aan en vertellen hoe fijn het is om een vaste
baan te hebben, met alle bijkomende zekerheden. Freelancen is een uitdagende manier van
werken, die grote voordelen kan hebben maar die ook een goede voorbereiding vergt.

Ondernemerschap en rechtsvorm
Het kenmerk van freelancen is dat je in opdracht werk doet, waarbij er geen sprake is van een
dienstbetrekking. Dit laatste is heel belangrijk: als de Belastingdienst of de UWV vaststellen
dat je een dienstbetrekking hebt bij een van je opdrachtgevers, kun je als werknemer worden
gezien. Je opdrachtgever wordt dan geconfronteerd met loonheffing en premies
werknemersverzekeringen.
Freelancen is geen bestaande rechtsvorm, in de Nederlandse wet komt het begrip helemaal
niet voor. Voor instanties als de Belastingdienst worden je freelance-inkomsten beschouwd
als winst uit onderneming of als resultaat uit overige werkzaamheden. Er zijn dus twee
mogelijkheden die je hebt als je als freelancer aan de slag wilt gaan:

Je wordt ondernemer
De meeste freelancers kiezen ervoor om als zelfstandig ondernemer door het leven te gaan.
Als je in je eentje freelance wilt werken, is het beginnen van een eenmanszaak de
makkelijkste manier. Je wordt dan 'zelfstandige zonder personeel' (zzp-er). Er zijn overigens
ook andere rechtsvormen voor je bedrijf mogelijk.
De voordelen van het ondernemerschap zijn met name dat je gebruik kunt maken van allerlei
belastingfaciliteiten en aftrekposten. Er zijn ook voorwaarden aan verbonden: je moet
bijvoorbeeld een goede administratie bijhouden. Kennisbronnen: Onderneming starten.

Je wordt geen ondernemer
Als het ondernemerschap je niet trekt, kun je ervoor kiezen om je freelance inkomsten bij de
jaarlijkse belastingaanslag op te geven als 'resultaat uit overige werkzaamheden'. Dit kan
handig zijn als je maar op heel incidentele basis freelance opdrachten doet.
Ook hoef je sinds 1 januari 2003 geen administratie meer bij te houden van je inkomsten en
uitgaven. Maar het is wel raadzaam je opbrengsten en kosten goed bij te houden en alle
bonnen te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen. Bron: Administratie,
Belastingdienst, maart 2004.

Rechtsvormen van je freelance bedrijf
Als je ondernemer wordt moet je kiezen welke rechtsvorm je je bedrijf wilt geven. Een aantal
zaken is daarbij van belang. De meeste starters beginnen een eenmanszaak. Als sprake is van
een samenwerkingsverband is de meest gekozen rechtsvorm de Vennootschap Onder Firma
(VOF).
Er zijn twee soorten rechtsvormen:

Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid
Hierbij is de onderneming juridisch gezien geen aparte entiteit, maar is het een activiteit van
een natuurlijke persoon (dat ben jij). Bij deze rechtsvormen ben je met je hele privé-vermogen
aansprakelijk voor schulden van de onderneming. Voorbeelden van deze rechtsvormen zijn de
eenmanszaak en de Vennootschap onder Firma (VOF). Voor de meeste freelancers is een
eenmanszaak de eenvoudigste en gunstigste rechtsvorm.

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid
Hierbij is de onderneming juridisch gezien een aparte entiteit, waarmee je relaties kunt
hebben als directeur, aandeelhouder en werknemer. Je bent in beginsel alleen aansprakelijk
voor het bedrag dat je hebt geïnvesteerd (tenzij er sprake is van 'onbehoorlijk bestuur'). Een
rechtspersoon is een zelfstandig drager van rechten en plichten. Dit betekent dat de betrokken
personen, zoals de directeuren, niet met hun privé-vermogen aansprakelijk zijn voor de
schulden van de rechtspersoon. Een voorbeelden van een rechtspersoon is de Besloten
Vennootschap (BV). De keuze voor een rechtsvorm heeft ook gevolgen voor de belasting die
je betaalt. Bij een eenmanszaak wordt de winst belast met inkomstenbelasting. Bij een BV
keert de BV aan jou salaris uit, dat wordt belast met inkomstenbelasting. De winst van de BV
wordt belast met vennootschapsbelasting. Bij een hoge omzet kan een BV fiscaal gunstig zijn.
De afweging hangt ook af van persoonlijke omstandigheden, zoals de mogelijkheid om in de
BV pensioen op te bouwen. Vraag een accountant om advies als je denkt over het oprichten
van een BV.

Ondernemingsplan maken: altijd nodig?
Als je als freelancer aan de slag gaat in je eigen bedrijf, kan het zijn dat je een lening wilt
aanvragen bij een bank. In dat geval is het nodig om een ondernemingsplan op te stellen.
Het ondernemingsplan geeft je inzicht in je positie, je doelen en de haalbaarheid van je idee.
Je biedt ook externe partijen, zoals banken, een goed beeld van de onderneming.
Kennisbronnen: Ondernemingsplan.
Het ondernemingsplan bestaat doorgaans uit vier onderdelen:
     De ondernemer
     Marketingplan
     Financieel plan
     Organisatie


De ondernemer
      Persoonsgegevens, opleiding, werkervaring
      Je persoonlijke motivatie en je doelstellingen
      Een overzicht van je kwaliteiten, je sterke en minder sterke kanten
Kennisbronnen: Persoonlijkheid.

Marketingplan
    Wat gaat je aanbieden?
    Marktonderzoek: omgeving, klanten en concurrentie
    Bedrijfsformule
    Onderbouwing van de omzet
Kennisbronnen: Marketing.

Financieel plan
Je moet een aantal begrotingen opstellen. Investeringen en financiering vormen een balans.
De exploitatiebegroting geeft je een overzicht van omzet, kosten en winst. In een
liquiditeitsbegroting geeft je per maand of kwartaal een overzicht van daadwerkelijke
inkomsten en uitgaven.

Organisatie
Het gaat om formele zaken en alles wat je moet regelen om het bedrijf soepel te laten lopen.
Je beschrijft o.a.:
     rechtsvorm
     vergunningen
     belastingen en administratie
     verzekeringen
     algemene voorwaarden

Twijfelgeval: Ben je freelancer of in loondienst?
 Volgens de criteria van Belastingdienst en uitkeringsinstantie UWV heb je een
dienstbetrekking als je aan drie voorwaarden voldoet:
     Er is sprake van loon (je krijgt een vergoeding voor het geleverde werk)
     Er is sprake van verplichte persoonlijke arbeid (jij bent altijd degene die de opdracht
       uitvoert)
     Er is sprake van een gezagsverhouding (de opdrachtgever bepaalt waar, wanneer en
       hoe het werk wordt verricht. Verder is er sprake van een gezagsrelatie als de opdracht
       een essentieel onderdeel is van de bedrijfsvoering van de opdrachtgever)


Heb je misschien een fictieve dienstbetrekking?
In een aantal gevallen wordt de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer als een
dienstbetrekking beschouwd, ook al wordt niet voldaan aan alle kenmerken van een echte
dienstbetrekking. Er is dan sprake van een fictieve dienstbetrekking. De opdrachtgever moet
dan wel loonheffing inhouden en premies werknemersverzekeringen afdragen.
Van een fictieve dienstbetrekking is sprake als:
     Je minimaal twee dagen per week aan één opdracht werkt; en
     Je hiermee meer dan 40 procent van het minimumloon verdient; en
     De relatie met de opdrachtgever langer duurt dan 30 dagen (binnen een maand een
        nieuwe opdracht geldt als dezelfde opdracht).
Je hebt echter geen (fictieve) dienstbetrekking als er daadwerkelijk sprake is van
zelfstandigheid. Zie dit artikel van de Kamer van Koophandel: Freelancers en zzp'ers: geen
dienstbetrekking.
Criteria om gezien te worden als ondernemer
De belastingdienst heeft verschillende manieren om te bepalen of iemand een ondernemer is.
Om te beoordelen of je voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt gezien, kijkt de
Belastingdienst onder meer naar de volgende punten:
    Maakt je winst en zo ja, hoeveel?
    Hoeveel tijd besteed je aan je onderneming?
    Hoeveel investeer je in je onderneming?
    Hoeveel opdrachtgevers heb je?
    Loopt je ondernemersrisico?

Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)
Als je je freelancer of ondernemer noemt, wil dat nog niet zeggen dat je door de
Belastingdienst en de UWV ook als zelfstandig ondernemer wordt gezien. Vooral potentiële
opdrachtgevers kunnen het belangrijk vinden om zeker te weten dat je een freelancer bent.
Anders moeten zij na afloop van de opdracht ineens loonheffing en premies
werknemersverzekeringen betalen over je geleverde werkzaamheden.
Hiervoor kun je een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) aanvragen bij de Belastingdienst. Het
formulier hiervoor is te downloaden van de website van de Belastingdienst. Je vult de vragen
in en stuurt het formulier op.
Na enige tijd krijg je een verklaring waarop staat als wat je activiteiten worden beschouwd:
     Je wordt beschouwd als werknemer. De werkgever moet loonheffing en premies
        werknemersverzekeringen inhouden.
     Je werk valt onder 'resultaat uit overige werkzaamheden'. Je bent zelfstandige maar
        hebt niet de fiscale status van ondernemer voor de inkomstenbelasting.
     Je werk wordt gezien als winst uit onderneming. Je bent ondernemer voor de
        inkomstenbelasting.

De VAR geldt zowel voor de Belastingdienst als voor de UWV en is twee jaar geldig, voor
starters één jaar. Doe je verschillende soorten werk (bijvoorbeeld journalist en
redactiewerkzaamheden), dan moet je meerdere VAR´s aanvragen.
In de brochure Aanvraag Verklaring Arbeidsrelatie lees je meer over de VAR, hoe je die kunt
aanvragen en wat de gevolgen zijn voor jou en je opdrachtgever met betrekking tot
loonheffing en premie werknemersverzekeringen. Met het formulier Verklaring Arbeidsrelatie
kun je een VAR aanvragen.
De VAR-verklaring verklaard: Mr. Diana Simons geeft uitleg over de zogeheten VAR-
verklaring die freelancers en zelfstandigen aan hun opdrachtgever verstrekken.
Nieuwe VAR moet meer duidelijkheid bieden: Als het goed is, treedt op 1 januari 2005 een
nieuwe wet in werking die opdrachtgevers meer duidelijkheid geeft over de VAR-verklaring.
Freelancers en zzp'ers: De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR): voorlichting van de KvK.

Gerelateerde informatie op Freelancer.Nu!
      Ondernemer, vrije jongen of loondienst? - Belastingstelsel voor freelancers blijft een
       puzzel. Geen ondernemer? Kiezen tussen winst- of loonbelastingsysteem.
      Flexwet - Over de gevolgen van De Wet "Flexibiliteit en Zekerheid" voor freelancers
       en hun opdrachtgevers.

Zodra je een bedrijf begint moet je je als ondernemer aanmelden bij de Belastingdienst.
Hiervoor kun je telefonisch of schriftelijk het formulier 'Opgaaf gegevens startende
onderneming' aanvragen, dat je moet invullen en opsturen. Je aanmelden als ondernemer is
gratis. Bij aanmelding krijg je een boek of cd-rom met handige tips en trucs over freelancen
en de belasting. In essentie is dit echter dezelfde informatie als op de website van de
belastingdienst staat.
Sommige starters krijgen na een paar maanden een zogeheten startersbezoek aangeboden.
Een medewerker van de Belastingdienst komt op bezoek en kijkt hoe je je bedrijf opgezet
hebt. Naar aanleiding van dit bezoek krijg je een rapport met eventuele op- of aanmerkingen
over je bedrijfsvoering.
Zie ook de links naar goede websites over administratie en belasting.

De Kamer van Koophandel
Bijna iedereen die een bedrijf begint moet zijn onderneming bij de Kamer van Koophandel
(KvK) inschrijven in het handelsregister. In de meeste grote plaatsen is een vestiging. Op de
website van de KvK kun je het adres vinden.


Wie moet zich inschrijven?
Bijna elke onderneming moet zich inschrijven in het handelsregister. Uitzonderingen:
     Eenmanszaken in landbouw en visserij; maatschappen
     Vrije beroepsbeoefenaren (bijvoorbeeld artsen, notarissen, kunstenaars)
     Ondernemingen van een publiekrechtelijk lichaam (overheid zoals gemeente,
        ziekenhuis, school)
     Ondernemingen waarin alleen de straathandel in de vorm van venten wordt
        uitgeoefend
Zie ook het artikel "Wie moet zich inschrijven?" op de website van de KvK.

Wanneer inschrijven?
Vanaf een week voor de start van je onderneming kun je je inschrijven in het
handelsregister. Voor de inschrijving moet je altijd persoonlijk langskomen bij de KvK met
een geldig legitimatiebewijs. Daarnaast controleert de Kamer van Koophandel je privéadres.
Hiervoor heb je een origineel bankafschrift van je privé-rekening of een origineel uittreksel
uit het bevolkingsregister nodig. Deze papieren mogen niet ouder zijn dan één maand.
Eenmaal ingeschreven krijg je een uniek identificatienummer van acht cijfers, waarmee je
geregistreerd staat in het Handelsregister van alle bedrijven in Nederland. Je moet dat
nummer afdrukken op al je uitgaande post. Vraag bij de inschrijving direct een uittreksel aan
als bewijs tip! De Belastingdienst, de bank en leveranciers vragen hier regelmatig om.
Als je van plan bent vroeg of laat een website te maken, dan is het verstandig direct na
inschrijving je domeinnaam te registreren tip! Anders bestaat het risico dat domeinkapers
ermee vandoor gaan, zodra ze de inschrijving van jouw onderneming in de gaten hebben (en
dat gaat sneller dan je misschien denkt, dankzij een attenderingsservice van de KvK).

Wat kost de KvK?
Ingeschreven ondernemers betalen elk jaar een bijdrage aan de Kamer van Koophandel. Ook
wanneer je maar een deel van het kalenderjaar staat ingeschreven, betaal je de volledige
bijdrage. De hoogte van het bedrag hangt af van de rechtsvorm en de omvang van je
onderneming. Een eenmanszaak in Rotterdam betaalt in 2004 € 67,29 per jaar als bijdrage.
Voor dat geld zorgt de KvK dat je gegevens in het Handelsregister staan, en krijg je geregeld
het KvK-magazine toegestuurd. Ook word je op de hoogte gehouden van cursussen en
dergelijke.


Lijst van vrije beroepen
Een vrije beroepsbeoefenaar is iemand die wordt gevraagd vanwege zijn individuele,
persoonlijke kwaliteiten, die liggen op artistiek of academisch/HBO-niveau. In de praktijk is
het onderscheid moeilijk aan te geven. De volgende beroepen worden beschouwd als 'vrij' en
de bijbehorende ondernemers kunnen zich niet inschrijven bij de KvK:
     advocaat
     accountant-administratieconsulent
     alternatieve genezer
     belastingconsulent
     bouwkundig architect
     dierenarts
     fysiotherapeut
     gerechtsdeurwaarder
     huidtherapeut
     huisarts
     interieurarchitect
     juridisch adviseur
     kunstenaar
     logopedist
     medisch specialist
     notaris
     oefentherapeut Caesar/Mensendieck
     organisatieadviseur
     orthopedagoog
     psycholoog
     raadgevend adviseur
     redacteur
     registeraccountant
     stedenbouwkundige
     tandarts
     tandartsspecialist
     tolk-vertaler (al dan niet beëdigd)
     tuin- en landschapsarchitect
     verloskundige
Bron: lijst van vrije beroepen, KvK maart 2004

Een bedrijfsnaam kiezen

Wie een bedrijf begint, moet een pakkende bedrijfsnaam verzinnen. De keuze daarin is in
principe vrij. De naam moet echter wel voldoen aan de voorwaarden van de
Handelsnaamwet. Een van de belangrijkste bepalingen daarin is artikel 5:
   "Het is verboden een handelsnaam te voeren, die, vóórdat de onderneming onder die
   naam werd gedreven, reeds door een ander rechtmatig gevoerd werd, of die van diens
   handelsnaam slechts in geringe mate afwijkt, een en ander voor zover dientengevolge,
   in verband met de aard der beide ondernemingen en de plaats, waar zij gevestigd zijn,
   bij het publiek verwarring tussen die ondernemingen te duchten is."
Met andere woorden: je moet een naam kiezen die origineel is in de branche en regio
waarin je actief bent.
Zie ook de toelichting van de Kamer van Koophandel op de regels die gelden voor de
handelsnaam. Om eventuele moeilijkheden met de bedrijfsnaam te voorkomen, kan het
verstandig zijn de KvK een landelijk handelsnaamonderzoek te laten uitvoeren. Hieraan zijn
kosten verbonden, die per regio kunnen verschillen (KvK Rotterdam in 2004: € 97,50).

Het is aan te bevelen om een naam die kiezen die de activiteiten van je bedrijf duidelijk
maakt. Probeer na te gaan welke specialiteiten je bedrijf heeft, en zoek hierbij een naam. Je
kunt ervoor kiezen om je eigen voor- of achternaam als bedrijfsnaam te kiezen, bijvoorbeeld
'Kapsalon Natascha'. Het voordeel hiervan is dat klanten jou en je bedrijf duidelijk met elkaar
in verband brengen.
Je bedrijfsnaam moet je bij inschrijving opgeven aan de Belastingdienst en aan de KvK. In
principe kun je de naam naar believen wijzigen, al is dat niet aan te raden: als je
naamsbekendheid hebt opgebouwd is die in een klap weg zodra je een andere naam kiest.

Meerdere handelsnamen
Een freelance praktijk zal in het algemeen werken met één handelsnaam, die ook de
bedrijfsnaam is. Maar ook met een eenmanszaak kun je meerdere handelsnamen voeren,
bijvoorbeeld als je verschillende bedrijfsactiviteiten hebt. Zo voert de website die je nu leest
de handelsnaam Leren.nl van de eenmanszaak genaamd Applinet, omdat de maker van
Leren.nl zowel uitgever is van deze website, als freelance ICT-consultant.

Je handelsnaam als merk deponeren
Het is mogelijk je handelsnaam als merknaam te deponeren bij het Benelux Merken Bureau.
Dat kost al gauw enkele honderden euro's. Het is niet verplicht en vaak ook niet nodig. Als er
echter conflicten ontstaan over een bedrijfsnaam wil het wel eens handig uitkomen als je je
merknaam hebt vastgelegd en de andere partij niet.


Drukwerk: een logo, visitekaartjes en briefpapier

Een professioneel bedrijf heeft een logo. Dat kun je laten maken door een vormgever, die te
vinden is via-via, door te zoeken in de Gouden Gids of het telefoonboek. Niet alle vormgevers
zijn gespecialiseerd in kleine bedrijven. Als je een vormgever zoekt moet je letten op zijn
ervaring, of zijn stijl je aanspreekt en hoe hij te werk gaat. Heeft hij bijvoorbeeld contacten
met drukkers om je logo op een visitekaartje of op briefpapier te laten drukken? Laat enkele
geschikte vormgevers een offerte uitbrengen en spreek je wensen hierover door.
Als de vormgever geen contacten heeft met drukkerijen moet je er zelf naar op zoek gaan. Dat
kan via internet via de Gouden Gids. Niet alle drukkers werken met kleine oplages, en een
startend bedrijf heeft over het algemeen niet direct duizenden vellen briefpapier nodig. Vraag
dus goed naar de voorwaarden van de drukker en ga na hoe de materialen aangeleverd moeten
worden.
Praktische tips
Om kosten te besparen kun je ook een standaardvormgeving uit de catalogus van een
drukker kiezen. Dan betaal je niet of nauwelijks kosten voor de vormgeving.
Laat vensterenveloppes drukken met daarop jouw afzenderadres. Je hebt dan geen onhandig
gedoe met aparte adresstickers, stempels of handgeschreven adressering. Als je de adressering
van een brief of factuur op de juiste plaats print op je briefpapier, dan kan er niks misgaan en
ziet het er professioneel uit.
In plaats van briefpapier te laten drukken, kun je ook overwegen je logo zelf af te drukken
met een goede printer. Dit komt echter alleen professioneel over als je een kleuren-
laserprinter gebruikt en die zijn nog vrij duur. Kleurloos zwart-wit briefpapier ziet er niet
prettig uit. Er zijn wel betaalbare inkjet-kleurenprinters, maar dat ziet er toch minder scherp
uit en kan gaan vlekken.


Een eigen website?
De meeste bedrijven hebben tegenwoordig een website. Zeker in een branche als de ICT kun
je als freelancers niet zonder eigen website. Je kunt ervoor kiezen om zelf een website te
ontwerpen en op internet te plaatsen, ofwel om het uit te besteden.
Doe het zelf
Als je een handige kennis of familielid hebt die geregeld websites ontwerpt en bouwt, kun je
je site door die persoon laten maken. Het voordeel hiervan is dat de kosten beperkt zijn. Het
nadeel is wel dat de kwaliteit van zelfgemaakte website niet altijd even goed is.
Kennisbronnen: Website maken.

Uitbesteden
Als je een website laat maken door een webdesigner, brengt deze eerst een offerte uit. Aan de
hand van het portfolio van de webdesigner en de begrote prijs kun je een keuze maken. De
kosten voor het laten maken van een website door een ondernemer zijn aftrekbaar voor de
Belastingen. Het grote voordeel van een webdesigner inschakelen is dat de site er
professioneel uitziet.

Wat zet je op je website?
Een webdesigner verzorgt de vormgeving van een website, de inhoud moet je zelf
aanleveren. Denk van tevoren na over wat je op de website wilt hebben aan informatie.
Absolute basisgegevens zijn toch wel wat voor diensten je bedrijf precies levert, hoe klanten
contact kunnen opnemen en eventuele referenties van eerdere opdrachtgevers.
Laat vooral ook zien wat je al gepresteerd hebt. Bijvoorbeeld in de vorm van foto's,
illustraties, teksten en een overzicht van opdrachtgevers.
Daarnaast kun je denken aan artikelen op jouw terrein die relevant zijn voor je (potentiële)
klanten. Kennisbronnen: Schrijven. Als de Nederlandse taal niet je sterkste punt is kun je
overwegen een tekstschrijver in te huren om de teksten voor de website te schrijven. Via de
Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) kun je een freelance tekstschrijver vinden.

Hosting
Webhosting is een dienst van een Internet Service Provider (ISP) waardoor je de beschikking
krijgt over een webruimte voor je site. Er zijn allerlei hosting pakketten, zoals: virtual hosting,
colocation en dedicated server. Informatieve sites vind je in de rubriek Webhosting.
Domeinnaam registeren
Als je een bedrijfsnaam hebt gekozen, kun je de bijbehorende domeinnaam vastleggen. Sinds
enige tijd kunnen particulieren overigens ook domeinnamen registeren die eindigen op '.nl'.
Op de website van de Stichting Internet Domein Registratie (SIDN) kun je opzoeken of de
door jou gekozen domeinnaam nog vrij is.
Als dat het geval is moet je op zoek gaan naar een hosting provider om de domeinnaam ook
daadwerkelijk in je bezit te krijgen. Op de website van de SIDN is een hele lijst te vinden van
alle bedrijven in Nederland die .nl-domeinnamen registeren. Ook de websites internetten.nl en
webhosters.nl bieden een overzicht van bedrijven die domeinnamen kunnen registeren. Het is
nogal een omvangrijk karwei om alle providers stuk voor stuk met elkaar te vergelijken. Via
advertenties of kennissen met een website kun je een goed bedrijf vinden dat de domeinnaam
voor je vastlegt. Over het algemeen moet je een soort abonnement afsluiten bij het bedrijf
naar keuze. Het bedrijf reserveert ruimte voor je op internet. Het bedrijf zorgt niet voor een
website: als je een website wilt moet je daar zelf voor zorgen.
Om de domeinnaam als ondernemer te registreren heb je een uittreksel uit het
handelsregister van de Kamer van Koophandel nodig. Daarvoor moet je je dus eerst
inschrijven bij de KvK. Let erop dat er domeinkapers actief zijn, die jouw domeinnaam
registreren zodra ze de inschrijving in het handelsregister in de gaten hebben. Zorg dus dat je:
     eerst een provider kiest
     je dan inschrijft bij de KvK en daarbij een uittreksel uit het handelsregister vraagt
     direct daarna de domeinnaam registreert.
Je hebt daarna alle tijd om de website te bedenken en te laten maken.
Heb je nog helemaal geen idee hoe je een website gaat maken en welke provider je wilt
kiezen? Registreer dan de domeinnaam bij een willekeurige betrouwbare en niet te dure
provider. Je kunt later de domeinregistratie altijd nog overhevelen naar een andere hosting
provider.

Bedrijfsruimte: werkkamer of kantoor?

 De meeste freelancers werken in eerste instantie vanuit een werkkamer, al dan niet in hun
eigen huis. Sommige ondernemers beginnen meteen met een kantoor of een werkruimte
binnen een maatschap. Er zijn diverse mogelijkheden:
     Een kantoorpand huren
       Je kunt een pand huren en dit helemaal voor je onderneming gaan gebruiken. Je kunt
       ook kijken naar een kleine kantoorruimte in een bedrijfsverzamelgebouw. Een
       voordeel daarvan is dat het huurcontract meestal op korte termijn is op te zeggen.
     Een pand kopen
       Als je een kantoorpand koopt om je onderneming er in onder te brengen, krijg je te
       maken met verschillende regelingen, zoals de financiering ervan.
     Werkruimte in je eigen huis


De fiscus en kantoor aan huis
Tot en met 2004 is het mogelijk om kosten voor een kantoor aan huis op te voeren als
aftrekpost voor de Belastingdienst. De voorwaarden hiervoor zijn dat je een groot deel van je
inkomen verdient vanuit die werkkamer, en dat de kamer verder niet privé wordt gebruikt. Je
mag als kosten niet je gehele energierekening voor heel je huis aftrekken, maar slechts een
percentage daarvan. Daarbij wordt gekeken naar het vloeroppervlak van je woning in relatie
tot de rest van het huis.
Deze regeling wordt vanaf 2005 gewijzigd. Nieuw is dat de werkruimte een zelfstandig deel
van de woning moet zijn. Om de werkruimte te onderscheiden moet je bijvoorbeeld een
zelfstandige ingang hebben naar je werkruimte of moet je voorzieningen hebben die wijzen op
een bepaalde zelfstandigheid (bv. eigen sanitair). Als er geen sprake is van een zelfstandig
deel, blijft de werkruimte tot je woning behoren en is er geen kostenaftrek mogelijk.

Zakelijk vervoer
Als freelancer moet je wel eens naar klanten reizen of andere lokaties bezoeken. Dat kan
natuurlijk met het openbaar vervoer, al is een auto wel zo handig voor afgelegen lokaties. Je
hebt diverse mogelijkheden voor zakelijk vervoer:
     Zakelijk ritten in je privé-auto
     Auto van de zaak
     Een auto leasen

Zakelijke ritten in je privé-auto
Je kunt je eigen privé-personenauto voor je onderneming gebruiken. Voor de zakelijke ritten
heb je dan recht op een vergoeding van € 0,18 per kilometer (2004). Het bedrag van deze
kilometervergoeding mag je na afloop van het jaar van de opbrengsten van je bedrijf
aftrekken. Je moet hiervoor een goede administratie bijhouden met daarin onder meer de
datum van de rit, het aantal kilometers, de kilometerstand van je auto en het reisdoel.
Hiervoor zijn ook computerprogramma's te koop, die de registratie vergemakkelijken.

De kilometervergoeding dekt alle autokosten. Je kunt dus geen andere autokosten meer van de
opbrengsten aftrekken, zoals parkeergeld, stallingskosten en reparaties. Ook als je je
werkzaamheden verricht in dezelfde plaats waarin je woont of verblijft, en je reist er
regelmatig met je privé-personenauto naartoe, heb je recht op de kilometervergoeding.

Auto van de zaak
Als je in een auto van je onderneming rijdt, behoort de auto tot het vermogen van je
onderneming en dus niet tot je privé-vermogen. Ook de autokosten komen voor rekening van
je onderneming.
Maar gebruik je de auto ook privé, bijvoorbeeld voor vakantieritten, boodschappen en
familiebezoek, dan heb je daar als privé-persoon voordeel van. Dat wordt het 'privé-gebruik
van de auto van je onderneming' genoemd. Vanwege dit privé-gebruik moet je minimaal 22%
van de waarde van de auto bij je inkomen optellen. Als je op jaarbasis niet meer dan 500
kilometer met de auto privé rijdt dan hoef je niets bij te tellen. Dit moet je echter wel kunnen
aantonen met een goede rittenadministratie. Woon-werkkilometers zijn zakelijke kilometers.

Je least een auto
Een lease-auto behoort niet tot het vermogen van je onderneming. Maar je onderneming
draagt wel de kosten, zoals leasetermijnen, brandstof en dergelijke. Verder gelden voor een
lease-auto dezelfde regels als voor een gekochte auto.

Nog geen rijbewijs?
Alle informatie bij elkaar over het halen van je rijbewijs.

Algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden leg je als ondernemer de regels en voorwaarden vast die je in je
bedrijf standaard hanteert bij het aangaan van een overeenkomst. Het is niet verplicht om
algemene voorwaarden - ook wel leverings- en betalingsvoorwaarden genoemd - te hanteren,
maar het is wel handig. Je hoeft dan niet meer bij elke overeenkomst te onderhandelen over de
voorwaarden. Ook voorkom je misverstanden met je zakelijke relaties. Als er iets misgaat,
kun je bijvoorbeeld aansprakelijk worden gesteld als je geen algemene voorwaarden hebt
opgesteld. De voorwaarde is wel, dat degene met wie je zaken doet, je algemene voorwaarden
accepteert.


Passen de algemene voorwaarden bij je bedrijf?
Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden die je opstelt, nauw aansluiten bij de feitelijke
gang van zaken binnen je bedrijf en/of je branche. Veel brancheorganisaties hebben algemene
voorwaarden opgesteld die zijn toegespitst op wat binnen de branche gebruikelijk is.
Journalisten kunnen bijvoorbeeld van de website van de Nederlandse Vereniging voor
Journalisten (NVJ) standaard algemene voorwaarden downloaden.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?
Welke voorwaarden je ook wilt hanteren, enkele bepalingen komen vaak voor:
      Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding)
      Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?)
      Levertijd (overmacht)
      Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
      Eigendomsvoorbehoud: het eigendom gaat pas over na betaling van de factuur. Dit
         kun je zowel regelen voor goederen, als voor intellectuele producten waarop
         auteursrecht rust (foto's, schrijfwerk, software etc.).
      Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
      Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
      Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding)
De wet stelt de volgende twee basiseisen aan algemene voorwaarden:
      De inhoud van je algemene voorwaarden mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de
         wederpartij.
      Je moet aan de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om van de algemene
         voorwaarden kennis te nemen (informatieplicht).
Dit laatste houdt in dat je de voorwaarden aan je (potentiële) klanten moet toesturen voordat
jullie een overeenkomst aangaan. De afnemer moet instemmen met de voorwaarden, dat kan
stilzwijgend of nadrukkelijk. Je kunt op verschillende manieren aan de informatieplicht
voldoen, bijvoorbeeld door:
      de algemene voorwaarden te overhandigen aan de wederpartij, of
      de algemene voorwaarden vooraf toe te zenden, of
      de algemene voorwaarden op de achterzijde van het contract of de offerte af te
         drukken. Op de voorzijde moet dan wel nadrukkelijk verwezen worden naar de
         algemene voorwaarden op de achterzijde.
Het beste is om de algemene voorwaarden mee te sturen met de eerste offerte aan een nieuwe
opdrachtgever, en in de offerte iets op te nemen als: "Op deze overeenkomst zijn de algemene
voorwaarden van <Bedrijfsnaam> van toepassing. Deze algemene voorwaarden treft u
bijgaand aan." Nadat de opdrachtgever deze offerte voor akkoord heeft ondertekend kan er
geen misverstand meer over bestaan dat hij de algemene voorwaarden vóór het aangaan van
de overeenkomst heeft gekregen.
Aanbevolen websites
      Algemene voorwaarden - Goede voorlichting van de Kamer van Koophandel.
      Algemene voorwaarden: aandachtspunten voor freelancers
      Geheimhoudingsverklaring - Frank Pauw maakt in zijn werk als uitvinder gebruik van
       geheimhoudingsverklaringen. Hij heeft de versie die hij gebruikt aan Freelancer.Nu!
       beschikbaar gesteld zodat een ieder deze kan gebruiken.

Klanten vinden
Er zijn verschillende manieren om klanten te vinden:
     Gericht acquireren met persoonlijk contact
     Netwerken / via-via
     Adverteren
     Direct mail
We behandelen deze onderwerpen in de aparte cursus Acquisitie voor freelancers.

Facturen uitschrijven
Na het verrichten van je werkzaamheden moet je een rekening sturen. De meeste freelancers
doen dat op een vast tijdstip van de maand, bijvoorbeeld in de laatste week van de maand. De
facturen die je verstuurt moeten voldoen aan een aantal voorwaarden.

Op je factuur moet staan:
    De factuurdatum
    Een uniek factuurnummer
    Je BTW-identificatienummer
    De naam en het adres van je bedrijf
    De naam en het adres van je klant
    Het BTW-identificatienummer van je klant moet worden vermeld als er sprake is van
        een levering aan een andere land in de EU of als je klant op grond van een
        verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van BTW
    De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de
        verrichte diensten
    De prijs exclusief BTW
    Het te betalen bedrag aan BTW
    Je registratienummer bij de Kamer van Koophandel
    Als er sprake is van toepassing van de margeregeling moet je dit aangeven op de
        factuur
    Als er sprake is van een vrijstelling of levering aan een andere land in de EU moet je
        dit aangeven op de factuur
    Een vervaldatum voor de factuur
Verder moet je de facturen opeenvolgend nummeren. Je mag zelf kiezen of je op 1 januari
begint met factuur nummer 1 of met een hoog getal zoals 2000. In elk geval moet elke
opeenvolgende factuur een hoger nummer krijgen. Na 1 komt dus 2 en na 2000 komt factuur
nummer 2001.

BTW
Vrijwel elke ondernemer moet BTW berekenen over de diensten van zijn bedrijf. Over het
totaalbedrag van je factuur moet je nog 19 procent BTW berekenen. Dit draag je af aan de
Belastingdienst.
Gerelateerde informatie op Freelancer.Nu!
      Facturering - Elke freelancer krijgt te maken met facturering. Als je niet van begin af
       aan tot in de puntjes verzorgde facturen verstuurt en tegelijk de inkomende facturen
       met evenveel zorg behandelt, kun je voor onaangename verrassingen komen te staan.

De klant betaalt niet: incasso
Freelancers denken vaak dat het moeilijk is om een factuur betaald te krijgen van een
wanbetaler, dat je daarvoor eindeloos moet herinneren en aanmanen en dat je er een
incassobureau voor moet inschakelen. Dat valt allemaal reuze mee. Als je de juiste stappen
zet dan krijg je met een paar eenvoudige acties vrijwel elke factuur vlot betaald (met
uitzondering van faillerende klanten, facturen die terecht worden betwist e.d.).
Als het goed is heb je in je algemene voorwaarden vastgelegd wanneer de klant de betaling
van je factuur moet voldoen. Ook op de factuur zelf staat een vervaldatum. Als de betaling te
lang op zich laat wachten kun je achtereenvolgens het volgende doen:
     Herinneren
     Wettelijke handelsrente in rekening brengen
     Een sommatie sturen
     De factuur voor incasso uit handen geven

Het is verstandig hierbij vaste procedures en een vast tijdpad te hanteren. Denk gedurende het
hele proces ook aan het belang van dossiervorming.

Herinneren
Doorgaans is de eerste stap om je klant een kopie van de factuur te sturen met een
begeleidend briefje, waarin je meldt dat de betalingstermijn is verstreken en het vriendelijke
verzoek om de betaling zo spoedig mogelijk in orde te maken.
Zie deze eerste herinnering als normale zakelijke communicatie met je klant, niet als een
juridisch dreigement gericht aan je grootste vijand. Soms gaat er onbedoeld iets mis met de
betaling, zeker bij grote organisaties. Maak er een vriendelijke persoonlijke brief van.
Zet in de brief een termijn waarbinnen het geld ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld twee weken
na dagtekening van de brief.
Als je de opdrachtgever redelijk goed kent kun je ook opbellen en vragen wat de stand van
zaken is. Soms kun je hiervoor bij je normale contactpersoon terecht, soms bij de
budgethouder, soms bij de boekhouder of de financiële administratie. Je zult in de praktijk
moeten uitzoeken wat bij jouw klant het beste werkt.
In de fase van het herinneren is het niet verstandig om te 'dreigen' met vervolgstappen. Dat
komt onvriendelijk over en geeft een wanbetaler aanwijzingen hoelang hij het betalen nog kan
uitstellen. Noem een herinnering dus ook niet de "eerste herinnering", want dan is wel
duidelijk dat er nog een tweede komt.
Wanneer de factuur na de eerste herinnering nog niet wordt betaald, kun je overwegen een
tweede - strenger geformuleerde - herinnering te sturen. Maar je kunt deze stap ook overslaan,
dat is een kwestie van stijl. Als het gaat om een goede klant waarmee je een normale relatie
hebt dan is het zeker aan te raden om een tweede herinnering te sturen en nog even te bellen
voordat je formele stappen zet.
Voorbeeldbrieven:
     Incassodienst
     Schuldenwijzer
Wettelijke handelsrente in rekening brengen
Als de betaling niet op tijd binnen is, mag je volgens de wet handelsrente op de vordering
gaan berekenen. Doorgaans kondig je dit van tevoren aan, met een briefje waarin staat dat als
de betaling niet voor een bepaalde datum binnen is, je de wettelijke rente zult toepassen.
Het bedrag is echter vaak de moeite niet waard en het vorderen van rente kan de incasso
bemoeilijken en de relatie met de klant beschadigen. In de praktijk laten veel freelancers dit
daarom achterwege, en wordt de rente pas berekend op de sommatie van de
gerechtsdeurwaarder of advocaat, nadat de factuur voor incasso uit handen is gegeven.

Sommatie
Als een klant ondanks de herinnering(en) niet betaalt, is het tijd voor een laatste
noodmaatregel: een formele sommatie (ook wel laatste aanmaning of ingebrekestelling
genoemd). Hierin waarschuw je dat je zonodig een incassoprocedure zult beginnen als er niet
tijdig wordt betaald. Waarbij de kosten uiteraard voor rekening van de klant zullen zijn.
Bedenk wel dat je met het versturen van zo'n sommatie de relatie met de klant beschadigt en
overgaat in een juridische procedure. Zet deze stap niet te lichtvaardig, alleen als het niet
anders meer kan.

Stuur de sommatie zowel per aangetekende als per gewone post en vermeldt het feit dat je dat
doet in de brief. De geadresseerde kan de ontvangst van een gewone brief ontkennen en een
aangetekende brief weigeren, maar als je beide stuurt dan kan de ontvangst normaliter niet
worden ontkend. In ieder geval heb jij dan al het mogelijke gedaan om de brief te doen
aankomen. Uiteraard bewaar je het bewijs van de aangetekende verzending samen met een
kopie van de brief.
Een sommatie moet als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen
bevatten. Model sommatiebrieven vind je hier:
     Recht & Raad Juristen
     Schuldenwijzer
     Kolkman advocaten
     In de Ondernemerswijzer (uitgeverij Kluwer)
Je kunt ook aan je eigen incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat een voorbeeldbrief
vragen.

De factuur voor incasso uit handen geven
Heeft de opdrachtgever na de sommatie nog niet betaald? Je kunt de vordering uit handen
geven aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat. Let wel: je moet hiervoor een
goed dossier hebben, anders bestaat het risico dat je de incassoprocedure onverrichter zake
moet afbreken en dan blijf je zelf met de kosten zitten.
Incassobureau
Een incassobureau is een commerciële dienstverlener zonder speciale juridische status of
bevoegdheden. Het neemt je de telefoontjes en brievenschrijverij uit handen. Dit kan
interessant zijn voor een grote onderneming met een forse stroom facturen, maar als
freelancer kun je dit best zelf doen. Incassobureaus presenteren zich vaak als de ultieme
oplossing voor het incassoprobleem, maar in feite kunnen zij niet meer dan jij zelf kunt
doen en maken zij gebruik van de diensten van een gerechtsdeurwaarder of advocaat wanneer
het er echt op aankomt.
Soms hanteren incassobureaus als verkoopargument dat zij met een brief op hun briefpapier
extra druk op jouw klant kunnen uitoefenen, zonder direct over te gaan tot een formele
sommatie die de relatie beschadigt. Bedenk dan wel dat zolang je niet zo'n sommatie stuurt je
zelf de kosten van het incassobureau zult moeten betalen. Let ook op welk incassobureau je
kiest en hoe dat te werk gaat. Sommige bureaus sturen gelijk een vrij dreigende brief, waarin
ze het hebben over beslagname van goederen en faillissement aanvragen etc.
Gerechtsdeurwaarder
Je kunt een vordering tot € 5.000 direct uit handen geven aan een gerechtsdeurwaarder. De
grens van € 5.000 heeft te maken met de bevoegdheid van de kantonrechter, waar je je niet
hoeft te laten bijstaan door een advocaat. De sommatie van een gerechtsdeurwaarder maakt
indruk op de opdrachtgever. Bovendien heb je bij een gerechtsdeurwaarder de hele
incassoprocedure in één hand: sommatie, dagvaarding en tenuitvoerlegging van een vonnis
(als het zover komt).
De gerechtsdeurwaarder verhaalt in beginsel zijn kosten op de wanbetaler (jouw sommatie
maakt dat mogelijk) en incasseert voor jou ook de wettelijke rente. Normaliter kost dit je dus
niets en krijg je de factuur vrij snel via de gerechtsdeurwaarder betaald, inclusief wettelijke
rente. Maar als de gerechtsdeurwaarder zijn kosten niet kan verhalen (bijvoorbeeld als de
opdrachtgever failliet gaat), dan moet jij die alsnog betalen. Dit is meestal zo geregeld in de
algemene voorwaarden van de gerechtsdeurwaarder. Dat risico zul je moeten accepteren, het
is een ondernemersrisico dat je als freelancer nu eenmaal hebt. In het normale geval van een
in Nederland gevestigde financieel draagkrachtige opdrachtgever is de
deurwaardersprocedure normaliter zeer effectief, vlot en goedkoop.
Bel enkele gerechtsdeurwaarders op en informeer naar hun werkwijze. Sommige
gerechtsdeurwaarders nemen zonder meer een losse incasso-opdracht van een freelancer aan
en hebben daarvoor niet veel meer nodig dan een opdrachtbrief met fotokopieën van de
factuur en de sommatie. Andere gerechtsdeurwaarders verwijzen naar een collega in hun
netwerk in de regio van de wanbetaler, zijn voornamelijk geïnteresseerd in bredere
dienstverlening aan grote ondernemers, of vragen al bij de eerste aktie om een enorm dossier
met allerlei stukken. Vraag ook de tarieven en algemene voorwaarden van de
gerechtsdeurwaarder op en ga na met welke incassokosten je kunt blijven zitten als deze niet
op de wanbetaler kunnen worden verhaald.
Zie ook deze factsheet van het Ministerie van Justitie: Gerechtsdeurwaarders: tarieven,
toezicht, klachtenprocedure, die o.a. antwoord geeft op de vraag: Wat doet een
gerechtsdeurwaarder?
Advocaat
Bij grote vorderingen (meer dan € 5.000) zul je een advocaat moeten inschakelen, die zijn
werkzaamheden op basis van een uurtarief bij jou declareert. Of je deze kosten op de
wanbetaler kunt verhalen zul je per geval met de advocaat moeten bespreken.

Ook voor de gerechtsdeurwaarder en advocaat geldt dat zij op voorhand geen bijzondere
bevoegdheden hebben en dat ze namens jou naar de (kanton)rechter moeten als de klant
blijft weigeren te betalen. Zij zullen je hierover adviseren, als het zover komt. Van belang
daarbij is of je een sterk dossier hebt en of de klant de factuur betwist.
De Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders zegt op zijn site het volgende
over de relatie tussen incassobureau, gerechtsdeurwaarder en advocaat:
   "Een gerechtsdeurwaarder kan alle stappen in een procedure bij de Sector Kanton van
   de Rechtbank zelf nemen, hij hoeft hiervoor geen advocaten of andere juristen in te
   schakelen, zoals bij een incassobureau wel het geval is. Bij zaken die voor de
   Rechtbank zelve dienen kan hij aanspreekpunt zijn bij het benaderen van bijvoorbeeld
     advocaten. Daarmee bespaart de gerechtsdeurwaarder veel tijd en kosten voor z'n
     opdrachtgevers."
Het eerste deel van deze uitleg snijdt hout. Bij het tweede deel - over zaken voor de
Rechtbank - kun je de kanttekening plaatsen dat het wellicht goedkoper is met vorderingen
boven de € 5.000 die vermoedelijk voor de rechter zullen komen direct naar een advocaat te
gaan. Bedenk daarbij dat gerechtsdeurwaarders ook dienstverleners zijn, die streven naar
maximalisatie van hun omzet.
Bij kleine bedragen lonen de hier beschreven methoden soms niet. Of de klant is inmiddels in
surséance van betaling geraakt of failliet gegaan. Dan zul je je verlies waarschijnlijk moeten
accepteren.

Samenvatting van de procedure met een tijdpad
Het is verstandig vaste procedures en een vast tijdspad aan te houden bij de incasso van
facturen. Je hoeft je dan niet elk geval persoonlijk aan te trekken en je zorgen te maken om de
volgende stap. Je voert gewoon als een zielloze bureaucraat je eigen procedures uit.
Bovendien dwing je jezelf zo om steeds tijdig actie te ondernemen. Want naarmate de
procedure langer duurt wordt het steeds moeilijker om een factuur te incasseren.
Je kunt bijvoorbeeld als volgt te werk gaan:

D
a                                      Actie
g
    Stuur de factuur, met een betalingstermijn van 30 dagen. Bewaar een
1
    fotokopie.
    Stuur een vriendelijke eerste herinnering, met een kopie van de factuur en
3
    met het verzoek alsnog binnen twee weken te betalen. Bewaar ook een
8
    fotokopie van de herinnering.
5   Bel de klant op en vraag of er een probleem is met de factuur en waarom
5   deze nog niet is betaald.
    Stuur een strengere tweede herinnering, verwijs daarin naar de eerdere
6   schriftelijke en telefonische herinneringen en verzoek binnen één week te
2   betalen. Verhoog het factuurbedrag eventueel met wettelijke handelsrente.
    Bewaar een fotokopie.
6
  Bel de klant nogmaals op en vraag waarom de factuur nog niet is betaald.
9
  Stuur de formele sommatie. Verwijs daarin naar de eerdere schriftelijke en
  telefonische herinneringen en verzoek binnen één week te betalen. Wijs
7 erop dat je na het verstrijken van deze termijn een incassoprocedure zult
6 starten en dat de kosten hiervan voor rekening van de klant zijn. Verhoog
  het factuurbedrag eventueel met wettelijke handelsrente. Bewaar een
  fotokopie en het verzendbewijs van de aangetekende verzending.
8 Bel de klant nogmaals op. Geef aan dat je geen andere mogelijkheid meer
3 hebt dan de factuur uit handen te geven voor incasso.
  Geef de factuur daadwerkelijk uit handen voor incasso. Hiertoe stuur je
  een kopie van de factuur en de sommatie met een eenvoudige opdrachtbrief
9
  aan een gerechtsdeurwaarder (tot € 5.000) of advocaat (vanaf € 5.000).
0
  Informeer eerst telefonisch of deze de opdracht wil aannemen en welke
  gegevens hij daarvoor verder nog nodig heeft.
Dit tijdpad is indicatief. Het staat je vrij om de teugels strakker aan te halen, of om het kalmer
aan te doen.
Het belang van dossiervorming
Dossiervorming wil zeggen: gedurende het hele proces van offerte tot incasso de juiste dingen
op papier zetten en fotokopieën bewaren, zodat je een sterke zaak hebt als de vordering voor
de rechter zou komen. Dat is van belang omdat uiteindelijk de gang naar de (kanton)rechter
onvermijdelijk is als de klant blijft weigeren te betalen. Echte wanbetalers weten dit en
negeren simpelweg al jouw incassomaatregelen, als zij denken dat jouw dossier niet deugt en
de vordering voor de rechter geen stand zou houden. Maar als je een goed dossier hebt dan
betaalt zelfs de meest hardnekkige wanbetaler vrijwel direct nadat je een gerechtsdeurwaarder
of advocaat hebt ingeschakeld, omdat hij weet dat de kosten voor hem anders flink oplopen.
Een goed dossier bevat minimaal fotokopieën van:
     Stukken die de overeenkomst documenteren (bij voorkeur voor akkoord ondertekend
        door de opdrachtgever)
             De offerte die je hebt uitgebracht.
             Een opdrachtbevestiging of contract, bij voorkeur uiteraard met handtekening
                 van de opdrachtgever.
             Inhoudelijke beschrijvingen, zoals een concept of opzet van een tekst, een
                 tekening van een bouwwerk, een functionele specificatie van software etc.
             De algemene voorwaarden die onderdeel uitmaken van de overeenkomst.
     Stukken die de uitvoering van het werk documenteren
             Voortgangsrapportages
             Gespreksverslagen
             Aanbiedingen van tussenresultaten
             Concepten, tekeningen, schema's, specificaties, handleidingen,...
             Overzichten van gewerkte uren.
     Stukken die eventueel meerwerk t.o.v. de overeenkomst documenteren dat zich
        gaandeweg heeft voorgedaan
             Alle correspondentie met betrekking tot meerwerk. Zowel signalen van jouw
                 kant, als blijken van instemming van de opdrachtgever.
             Aanvullende opdrachtbevestigingen.
             Tussentijds bijgestelde begrotingen, budgetten etc.
     Stukken die de levering van het product documenteren
             Een opleverbrief of een beschrijving van het geleverd product.
             Communicatie van de klant waaruit blijkt dat hij de levering heeft ontvangen
                 of aanvaard.
     Stukken die de vordering documenteren
             De factuur
             Herinneringen
             De sommatie
In een goed dossier vormen de stukken een consistent en samenhangend geheel. Uit een
opleverbrief moet blijken dat datgene geleverd is wat in het contract was afgesproken. Op een
factuur staat het bedrag dat in de offerte vermeld stond, eventueel met meerwerk dat ook in
het dossier is terug te vinden. Enzovoorts.
Neem relevante mondelinge communicatie van het begin af aan in de stukken op. Als de klant
heeft ingestemd met meerwerk, dan vermeld je dat feit in een voortgangsrapportage of een
gespreksverslag.
Een veelgestelde vraag is of e-mails rechtsgeldig zijn. Daarop is geen eenduidig antwoord te
geven, het is ter beoordeling van de rechter. In het algemeen kun je zeggen dat het voor een
freelancer verstandig is tenminste een handtekening van de opdrachtgever te hebben op een
document dat de overeenkomst vastlegt (offerte, opdrachtbevestiging of contract). Bij grote
klussen (bijvoorbeeld bij software-ontwikkeling) kan het verstandig zijn ook de acceptatie van
een handtekening te laten voorzien. De factuur, herinnering en sommatie stuur je normaliter
schriftelijk. Maar allerlei andere communicatie kun je heel goed per e-mail doen. Bewaar dan
printjes van de belangrijkste e-mails die je als dossierstuk beschouwt.
Richt formele stukken (met name: offerte, opdrachtbevestiging, contract, sommatie) aan het
vestigingsadres van de opdrachtgever zoals dat in het handelsregister van de KvK vermeld
staat. Stuur ze t.a.v. de directeur, of iemand die bevoegd is de overeenkomst aan te gaan. Of
stuur een contract met daarop de naam van een tekenbevoegde met een begeleidende brief
naar jouw normale contactpersoon. Zie ook het artikel "Wie mag er tekenen?" op de website
van de Kamer van Koophandel.

Laatste redmiddel: goederen terughalen
Soms kun je gebruik maken van het 'recht van reclame' of het eigendomsvoorbehoud in je
algemene voorwaarden. Je kunt goederen terughalen als de factuur niet tijdig betaald is.
Normaliter wil je de goederen echter niet terug, je wilt dat de factuur betaald wordt. Pas in het
geval van hoogwaardige goederen die je hebt geleverd aan een faillerende opdrachtgever
komt deze mogelijkheid in beeld. Een doorsnee-freelancer zal hier niet vaak mee te maken
krijgen.

Verder lezen
      Links naar goede websites over debiteurenbeheer.
      Dubieuze debiteuren - Dit artikel op Freelancer.Nu! geeft aan welke acties je kunt
       ondernemen om de debiteur (je klant), te overtuigen om alsnog te betalen.
      Incasso Arie - Geslaagde humor van een ontwerpbureau en een PR-bureau. Zo valt er
       toch nog wat te lachen bij dubieuze debiteuren :-)
      Wat kunt u als schuldeiser doen om vorderingen te innen? - Een artikel van de KvK
       over de formele juridische scenario's die zich kunnen voordoen als klanten niet
       betalen: beslag, surseance, faillissement, minnelijke regeling en een wettelijke
       regeling (WSNP).

Een administratie bijhouden
Een van de verplichten die een freelancer heeft, is om te zorgen dat zijn administratie op orde
is.

Wat is een administratie
Je bent wettelijk verplicht om alles wat financiële gevolgen heeft voor je onderneming vast te
leggen in een administratie. Een goede financiële administratie is ook voor jezelf belangrijk.
Je hebt dan goed zicht op je inkomen.
Of je zelf je administratie doet of dit uitbesteedt hangt af van je persoonlijke voorkeur. Als je
erg goed bent 'met cijfers' en je bedrijf is overzichtelijk, dan kun je met een goed
boekhoudprogramma een eind komen. Vind je administratie het saaiste dat er is dan biedt een
boekhouder of administratiekantoor uitkomst.

Je kunt ook kiezen voor een mengvorm: je administratie doe je zelf, een boekhouder of
accountant maakt de jaarrekening voor je bedrijf.
Een boekhouder vinden
Via de Gouden Gids of internet is het niet zo moeilijk om een boekhouder bij jou in de buurt
te vinden. Je kunt kiezen voor een groot gerenommeerd kantoor of voor een kleine
zelfstandige.
Vraag altijd inlichtingen van tevoren over of het kantoor ervaring heeft met freelancers.
Kantoren die alleen werken voor grote bedrijven kunnen zich misschien niet even goed
verdiepen in jouw persoonlijke situatie als een boekhouder die alleen maar kleine
zelfstandigen als klant heeft.
Vraag ook offertes aan met tarieven voor de dienstverlening, zo kun je onderling vergelijken
welk kantoor bij je budget past.

Wat moet je bewaren en hoe lang?
Boeken en bescheiden die van belang zijn voor de omzet- of inkomstenbelasting moet je
zeven jaar bewaren. Dat staat in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en het Burgerlijk
Wetboek. Daarbij gaat het om alle gegevens die je op papier of elektronisch vastlegt, zoals:
     Kasadministratie en kassabonnen
     Inkoop- en verkoopboek
     Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
     Bank- en giroafschriften
     Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
     Software en databestanden
Behalve je standaard-administratie moet je ook een BTW-administratie bijhouden. Uit je
administratie moet blijken hoeveel BTW je aan de belastingdienst moet betalen en hoeveel je
terugvraagt. Het verschil wordt periodiek (meestal: per kwartaal) verrekend op basis van jouw
aangifte. Daarvoor houd je bij:
     Facturen die je uitschrijft
     Facturen die je moet betalen
     Uitgaven
     Ontvangsten
     Privé-gebruik van goederen en diensten

Verder lezen
      Links naar goede websites over administratie.


Belastingaangifte, omzet en kosten
Elke ondernemer krijgt te maken met de Belastingdienst. Je inkomsten zijn namelijk allemaal
'bruto'. Je moet over je inkomen nog belasting betalen. Hiervoor wordt er gekeken naar je
winst: je omzet minus de kosten van je bedrijf.
Starters moeten elk jaar een schatting van hun winst doorgeven aan de Belastingdienst; hierna
ontvangen zij een voorlopige aanslag voor de inkomstenbelasting. Na de definitieve
belastingaangifte worden de door jou reeds betaalde premies verrekend met het definitieve
bedrag.
Elk jaar bij de belastingaangifte moet je een jaarrekening en een balans meesturen. Dat zijn
documenten die meestal door een boekhouder of accountant worden opgesteld. Hierin staan
de officiële jaarcijfers van je bedrijf, met daarin je omzet en kosten van je bedrijf.
Over de winst van je bedrijf moet je een percentage belasting betalen, afhankelijk van de
grootte van dit bedrag. Van dit percentage aan belasting kunnen nog diverse kosten worden
afgetrokken. Voor ondernemers die inkomstenbelasting betalen, zijn er bovendien de
volgende aftrekposten:
     Zelfstandigenaftrek
     Startersaftrek
     Meewerkaftrek
     Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek
Daarnaast kunnen ook de volgende regelingen van belang zijn:
     Huisvestingsaftrek
     Fiscale oudedagsreserve
     Willekeurige afschrijvingsregeling
Je vindt meer over deze aftrekposten op de website van de Belastingdienst.

Omzet
De omzet van je bedrijf is niet zo'n ingewikkelde zaak: voor al je werk schrijf je facturen uit,
het totaalbedrag van deze facturen (exclusief BTW) is je omzet.

Kosten
De kosten van je bedrijf vormen een veel uitgebreider gebied. Er zijn allerlei zaken die je mag
aftrekken van de omzet. Om vast te stellen wat er wel en wat er niet aftrekbaar is, kijkt de
Belastingdienst over het algemeen naar de vraag in hoeverre je bedrijf de kostenpost nodig
heeft. Een mobiele telefoon die je voornamelijk zakelijk gebruikt, is wel aftrekbaar als
kostenpost. Een vaste telefoonverbinding die je als privé-persoon hebt, is niet aftrekbaar,
omdat vrijwel elk huishouden in Nederland een telefoon heeft. Als je een speciale zakelijke
verbinding neemt, zijn deze kosten natuurlijk wel aftrekbaar.
Je kunt sommige kosten wel aftrekken van je winst, andere kosten zijn niet aftrekbaar.
Sommige van deze kosten kun je in één jaar verrekenen, andere kosten moet je over meerdere
jaren gespreid aftrekken.

Verder lezen
Het artikel "Freelancers en zzp'ers: Freelancer en belastingen" op de website van de KvK.
De belastingdienst biedt zeer veel informatie voor particulieren en ondernemers. Freelancers
vinden vooral nuttige informatie in het deel voor ondernemers.
Belasting: leuker kunnen we het niet maken, wel leerzamer.
Zo werkt omzetbelasting: In dit artikel wordt uitgelegd wat omzetbelasting (BTW) is, deels
vanuit het perspectief van de consument.


Verzekeringen voor freelancers
Ondernemen kun je niet zonder risico's te nemen. Je loopt bedrijfsrisico's, maar het
ondernemerschap brengt ook veranderingen met zich mee voor je persoonlijke sociale
zekerheid. Veel risico's zijn te verzekeren. Denkt je aan bedrijfsaansprakelijkheid en
beroepsaansprakelijkheid, juridische geschillen, brand en diefstal, ziekte en
arbeidsongeschiktheid.
Bedrijfsverzekeringen
Afhankelijk van de branche waarin je werkt en de omvang van je bedrijf kun je allerlei
verzekeringen afsluiten voor je bedrijf. Bedrijfsverzekeringen zijn aftrekbaar als kosten van je
bedrijf.

Verzekeringen van het bedrijfsvermogen
Gebouwen, machines, inventaris, voorraden en transportmiddelen vallen allemaal onder het
bedrijfsvermogen. Brand of diefstal kan leiden tot stagnatie van de productie. De volgende
verzekeringen dekken deze risico's af:
     Goederen- en inventarisverzekering
     Opstalverzekering
     Bedrijfsschade- en/of machinebreukverzekering
     Computerverzekering
Aansprakelijkheidsverzekering
Wanneer afgeleverde producten of diensten lichamelijk letsel of materiële schade
veroorzaken, kun je als ondernemer aansprakelijk worden gesteld. Daarvoor zijn twee soorten
verzekeringen:
     Aansprakelijkheidsverzekeringen voor bedrijven. Dit is een relatief goedkope
        standaardverzekering, die ongelukken dekt, zoals wanneer je een hamer uit je handen
        laat vallen.
     Beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Dit is een vrij dure en soms lastig te vinden
        verzekering voor fouten bij de beroepsuitoefening. In sommige branches komt het
        voor dat opdrachtgevers zo'n verzekering als voorwaarde stellen.
Goederentransportverzekering
De verzekering dekt schade die ontstaat bij het vervoer van goederen, zowel door eigen
vervoer als door beroepsgoederenvervoer.
Rechtsbijstandverzekering
Bij juridische problemen met leveranciers en personeel, dekt de verzekering bijvoorbeeld
advocaatkosten, deurwaarderskosten en proceskosten.
Kijk kritisch naar de polis, want vaak zijn alle reëele risico's van een startende freelancer
uitgesloten (bijvoorbeeld conflicten met klanten), terwijl alleen risico's gedekt zijn waar je in
de praktijk niet mee te maken hebt (zoals conflicten met personeel).
Kredietverzekering
Wanneer je goederen op rekening levert, loopt je debiteurenrisico: het risico dat je klant niet
wil of kan betalen. De kredietverzekering dekt je in tegen dit risico.

Persoonlijke verzekeringen
Persoonlijke verzekeringen sluit je als privé-persoon af, om te zorgen dat je goed beschermd
bent tegen arbeidsongeschiktheid, voor je oude dag en tegen ziektekosten.
Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Tot aan 2004 was er Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering zelfstandigen (Waz), waarvoor
ondernemers jaarlijks premie betaalden via de Belastingdienst. Sinds 2004 is deze Waz
afgeschaft, je moet dus zelf een verzekering afsluiten tegen arbeidsongeschiktheid.
Ongevallenverzekering
De ongevallenverzekering keert een bedrag ineens uit als je door een ongeval geheel of
gedeeltelijk arbeidsongeschikt wordt.
Pensioenverzekering
Iedereen in Nederland die 65 wordt, krijgt AOW. Dit is een minimumvoorziening. Het is
raadzaam een aanvullend pensioen op te bouwen door een pensioenverzekering te nemen.
Ondernemers bouwen geen pensioen op tijdens hun werkzame leven. Ook als je maar een
paar jaar als freelance ondernemer wilt werken, loop je al snel een tekort op in je
pensioenopbouw, het zogeheten pensioengat. De kosten van een pensioenverzekering zijn
onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar van de inkomstenbelasting.
Werkloosheidsverzekering
Wie in loondienst werkt en werkloos wordt, valt in de WW. Dat geldt echter niet voor
ondernemers. Zij kunnen geen werkloosheidsverzekering afsluiten.

Ziekenfonds voor zelfstandigen
Of je in het ziekenfonds valt of je particulier moet verzekeren, hangt af van de hoogte van je
belastbaar inkomen. Sinds 1 januari 2000 zijn kleine zelfstandigen die minder dan € 20.800
per jaar winst maken verplicht om via het ziekenfonds verzekerd te zijn. Deze regeling moet
ervoor zorgen dat je niet teveel geld besteedt aan je ziektekostenverzekering als je een laag
inkomen hebt.
Verplicht in het ziekenfonds?
Elk jaar in november verstuurt de Belastingdienst verklaringen over de
ziektekostenverzekering naar zelfstandig opndernemers. Daarin staat of je al dan niet
verplicht via het ziekenfonds bent in het jaar erna. Dat bepaalt de Belastingdienst op basis van
je gemiddelde inkomen over verschillende jaren.
Naar welke jaren de Belastingdienst kijkt, is afhankelijk van het jaar waarin je je onderneming
bent gestart. Meer informatie kun je vinden in de brochure "Zelfstandigen en de
ziekenfondsverzekering" van de Belastingdienst.
Niet iedereen is blij met de regels rond het ziekenfonds voor zelfstandigen. Op deze pagina
wordt de actuele stand van zaken bijgehouden in de strijd van de kleine zelfstandigen tegen de
beschikkingen, dat zij verplicht in dan wel verplicht uit het ziekenfonds moeten.
Wat kost een ziekenfondsverzekering?
Het verschil tussen een particuliere en een ziekenfondsverzekering zit hem met name in de
betaling: voor het ziekenfonds betaal je elke maand de zogeheten nominale premie, die
verschilt per ziekenfonds maar ligt gemiddeld rond de € 30. Bij mensen die in loondienst
werken betaalt de baas het zogeheten werkgeversdeel van de ziekenfondsverzekering.
Zelfstandigen betalen via de Belastingdienst zelf het werkgeversdeel van de premie, ongeveer
8 procent van je winst. Als je ook in loondienst bent naast je ondernemerschap, dan wordt het
door jou te betalen werkgeversdeel van de ziekenfondspremie verrekend met de premie die je
werkgever in heeft gehouden.
De pakketten en de prijzen van de ziekenfondsverzekeringen kun je vergelijken via de website
Independer.


Meer lezen over freelancen?
De volgende titels geven je meer informatie over het werken als freelancer:

Handboek Freelancen
Tijs van den Boomen Academic Service ISBN: 9052612072
Professionals & Acquisitie - succesvol opdrachten verwerven in de zakelijke dienstverlening
Frank Kwakman Academic Service ISBN: 905261413X Wij zijn goed - overlevingsgids voor
freelance journalisten
Tijs van den Boomen Uitgeverij 521 ISBN: 9076927855 De gids voor freelancers en startende
ondernemers: praktische handleiding voor jezelf beginnen
Edwin Lucas VNU/BPA ISBN: 9064341087
Acquisitie voor freelancers
Het verwerven van nieuwe opdrachten is voor freelancers een belangrijk onderdeel van hun
activiteiten. Geen opdrachten = geen inkomsten. Toch is de drempel om aan acquisitie te doen
erg hoog. Hoe moet je dit aanpakken? Waar vind je nieuwe klanten en hoe kom je met hen in
contact?
In deze cursus leer je de basisbeginselen van acquisitie. Je vindt er niet alleen informatie
over het hele traject, maar ook handige tips om het beste uit jezelf te halen tijdens het
acquireren.

Inhoud
Inleiding: Acquisitie: van onderzoek tot opdracht
Wat is acquireren, aantal opdrachten of kwaliteit, het traject, koude en warme acquisitie, op
wie moet je je richten, hoeveel tijd kost acquisitie.
Vóór de acquisitie: de basis moet staan
Kan iedereen acquireren, wat verkoop je aan wie, twee rollen spelen, wat goede acquisiteurs
doen voor hun klanten, je kwaliteiten als acquisiteur.
Acquisitietraject van A tot Z
Potentiële klanten zoeken en selecteren, het eerste contact leggen, het acquisitiegesprek:
gesprekstechnieken, een offerte uitbrengen.
Kosten van acquisitie
De ene freelancer schudt ze uit zijn mouw, de ander zit er vele uren aan te werken: de offerte.
Het is not-done om deze uren in rekening te brengen. Hoe ga je hiermee om?
Promotie
Adverteren; en direct mail: wat, waar en hoe.
Presenteer jezelf als professional
Wie werkt als freelancer moet zichzelf kunnen presenteren. Niet door gladde verkooppraatjes
en een stralende glimlach maar door voortdurend te laten zien wat je waard bent. Werk aan je
merk! Hoe? We geven je enkele tips.
Netwerken is nodig
Wie is je netwerk en waar doe je het, netwerken op bijeenkomsten, het netwerkgesprek,
netwerknazorg, mond-tot-mondreclame.
Meer weten?
Literatuur en websites.

      Inleiding: Acquisitie: van onderzoek tot opdracht

Wat is acquireren?
Acquireren is het verwerven van nieuwe opdrachten. Je kunt het op meerdere manieren
bekijken:

      Acquisitie is het benaderen van potentiële opdrachtgevers; contact leggen en in
       gesprek gaan over de raakvlakken van hun situatie en jouw dienst. Vervolgens voer je
       een of meerdere opdrachten voor hen uit.
      Acquisitie is een samenhangend traject van gebeurtenissen waarbij je niet alleen moet
       letten op je eigen motieven en doelstellingen. Je moet ook nog eens verschillende
       'petten' opzetten om je dienst aan de man te brengen, op zo'n manier dat jij en je klant
       tevreden kunnen zijn en vaker gaan samenwerken.
Of je het nu ziet als een opeenvolging van handelingen of als een organisch proces: acquisitie
ligt ook binnen jouw handbereik. Het is niet moeilijk en ook niet eng. Bovendien hoef je geen
goede verkoper te zijn om klanten en opdrachten te werven.
In deze cursus leer je de basisbeginselen van het acquireren. Het hele traject van
voorbereiding tot aan opdrachtverwerving komt aan bod. Uiteraard is lezen over acquisitie
alleen niet genoeg: je leert het pas goed door het te doen.

Niet aantal, maar kwaliteit
Bij acquisitie staat niet het aantal nieuwe opdrachten centraal, maar ook de kwaliteit van de
opdrachten. Of liever gezegd: de kwaliteit van de relatie met je nieuwe opdrachtgever/klant.
Het verwerven van opdrachten is niet zo moeilijk, er zijn allerlei technieken en methodes
voor. Om een eenmalige opdracht en bijbehorend contact om te zetten in een langdurige
zakelijke relatie met wederzijds vertrouwen, is heel wat anders. Focus dus niet te veel op
aantallen. Of heb jij liever veel eenmalige opdrachten in plaats van vaste klanten?

Het normale traject
Acquisitie beslaat normaliter een heel traject dat in een vaste volgorde doorlopen wordt:
    1. Je mogelijke klantenkring verkennen en potentiële opdrachtgevers selecteren
    2. Contact leggen door middel van een telefoongesprek of brief/e-mail
    3. Een acquisitiegesprek voeren
    4. Een offerte uitbrengen
    5. De opdracht uitvoeren
Om dit traject met succes te kunnen doorlopen, moet je je bewust zijn van wat je in huis hebt
en ook weten welke vaardigheden acquisitie vergt.

Koude of warme acquisitie
Als het gaat om het krijgen van nieuwe opdrachten, zijn er grofweg twee soorten acquisitie:
Koude acquisitie is het benaderen van bedrijven waar je nog nooit contact mee hebt gehad en
waar je verder ook geen relatie mee hebt. Je kent niemand die daar werkt en hebt ook indirect
nooit met ze te maken gehad. Deze vorm van acquisitie kost heel veel tijd. Je hebt immers nog
geen vertrouwensrelatie met de contactpersonen en zij kennen jou ook niet. In sommige
branches, zoals de journalistiek, is het heel gebruikelijk om koude contacten te benaderen.
Toch wordt dit niet aangeraden als enige vorm van opdrachten verwerven. Uit allerlei
onderzoeken blijkt telkens weer dat het onderhouden van bestaande relaties veel belangrijker
is. Investeer in je relatie met opdrachtgevers!
Warme acquisitie is het verwerven van opdrachten via al bestaande contacten. Je kunt
bijvoorbeeld een vervolgopdracht krijgen van een tevreden klant, of aanbevolen worden door
een opdrachtgever. Verder kun je tijdens het uitvoeren van opdrachten nieuwe mensen
ontmoeten. Uit dit contact kan later eventueel een nieuwe zakelijke relatie voorkomen.

Op wie moet je acquisitie richten
Vaak wordt gedacht dat je bij acquisitie alleen te maken hebt met nieuwe klanten. Je
bestaande en vorige opdrachtgevers horen daar echter natuurlijk ook bij. Als je een nieuwe
dienst aan hen wilt aanbieden, doorloop je in principe het normale acquisitietraject. Alleen
heb je een ander beginpunt. Bij koude acquisitie begin je vanaf '0', terwijl je bij bestaande
contacten al bekend bent. Als het goed is weten je contactpersonen wat ze aan je hebben en
zullen ze je sneller vertrouwen dan een onbekende freelancer.
Hoeveel tijd moet je steken in acquisitie
Acquisitie kost tijd, en de uren die je er in steekt zijn geen declarabele uren. Het zijn echter
wel belangrijke uren. Je investeert nu tijd in opdrachtgevers die later voor inkomsten kunnen
zorgen. Het is dan ook lastig om een richtlijn te geven voor de tijd die je in acquisitie moet
steken. Een volledige acquisitie kost al snel een paar dagen van je tijd.
Als je enkele keren acquisitie hebt gepleegd, zet dan eens op papier hoeveel tijd het je heeft
gekost en wat het opgeleverd heeft. Welke percentage van je totale werktijd nam het in
beslag? Als je er te veel tijd in hebt gestoken, kun je kijken of er tijd valt te winnen op
bepaalde onderdelen van het traject.
Volgende pagina: Vóór de acquisitie: de basis moet staan.
Vóór de acquisitie: de basis moet staanJe bent een zelfstandige freelancer en wilt meer
opdrachten gaan doen. Acquisitie is dan onontkoombaar. Voordat je op stel en sprong de
telefoon pakt en mensen gaat bellen om jezelf te introduceren, moet je de basiskennis over
acquisitie in huis hebben. In dit hoofdstuk leer je de fundamenten van acquisitie: wie ben je,
en wat moet je kunnen om te acquireren

Kan iedereen acquireren?
Het korte antwoord op deze vraag is: Ja. Tenminste, iedere freelancer die weet wat hij te
bieden heeft en die bereid is tijd te steken in het opbouwen en onderhouden van contacten met
(mogelijke) opdrachtgevers.
Wie zijn dienst aan de man wil gaan brengen, kan niet om acquisitie heen. Sommige mensen
doen dit haast vanzelfsprekend en hebben er veel plezier in om met potentiële klanten om te
gaan. Anderen voelen zich onprettig als verkoper en houden er niet van 'mensen lastig te
vallen'. Gelukkig voor hen hoef je geen topverkoper te zijn om goed te acquireren.

Wat verkoop je aan wie?
Als zelfstandige ben je geen winkelier. Je hebt geen mooie producten uitgestald in een etalage
en je kunt je klanten niet over de streep trekken met een 'koopje van de week'. Wat je te
bieden hebt is een dienst. Dit is geen fysiek artikel, dus in het contact met nieuwe klanten
moet je een ander product laten zien: je eigen persoon. Als freelancer ben je de
verpersoonlijking van je eigen dienstverlening.
Als je je professionele capaciteiten wilt overdragen op andere, moet je je bewust zijn van je
dienstverlening. Wat zijn je sterke en zwakke kanten, hoe wil je je naar klanten toe profileren.
Wil je een kleinschalig bedrijf zijn met een persoonlijke invalshoek, of een zakelijke
onderneming die werkt met een netwerk van freelancers, om zorg te dragen voor continuïteit?
Kortom: voor je gaat acquireren moet je bedenken wie je bent als freelancer en wat je te
bieden hebt.
De tweede stap is het nadenken over het soort opdrachten dat je wilt doen. Voor bijvoorbeeld
een freelance tekstschrijver kun je denken aan de volgende keuzes:
     Wil ik schrijven voor vakbladen, of brochures maken voor bedrijven?
     Van welke branches heb ik het meeste verstand?
     Wil ik voor een bedrijf één uitgave verzorgen of het hele communicatietraject?
     Welke ervaring heb ik die relevant is voor nieuwe opdrachtgevers?
Als je dit op een rijtje hebt, bijvoorbeeld op papier, heb je een uitgangspunt in je verdere
zoektocht naar nieuwe opdrachtgevers.
Twee rollen spelen
Freelancers zijn er in alle soorten en maten. Je kunt IT'er zijn, journalist, kunstenaar, adviseur,
mediator. Je bent goed in je vak en weet wat voor werk je wilt doen, en voor wie. Als
freelancer ben je niet alleen een professional binnen je eigen vakgebied. Je bent ook nog eens
een 'verkoper' van een dienst. Je speelt dus twee rollen. Tijdens het acquireren combineer je je
vakkennis als freelancer en je kennis van acquisitie. Je bent er namelijk niet alleen voor om
de problemen voor je klant op te lossen, maar moet daar ook je brood mee verdienen.
De balans tussen deze twee verschillende rollen is erg belangrijk. Het gaat snel mis als de
balans doorslaat naar een kant. Je kunt bijvoorbeeld goed op weg zijn naar een nieuwe
opdracht en te vroeg ophouden met het acquisitietraject, omdat je denkt dat de buit al binnen
is. Op dat moment kan je gesprekspartner afhaken en toch met een ander in zee gaan, die wel
weet wat er van hem wordt verwacht.
Of je komt al in het eerste contact met een nieuwe opdrachtgever met een maatoplossing.
Daarmee toon je weinig respect voor de complexiteit van de situatie in het bedrijf en geef je je
ideeën te snel weg.
Als je tot het uiterste gaat om een goed product of dienst te leveren zonder dat daar een
vergoeding tegenover staat, wordt er makkelijk misbruik van je gemaakt. Verhalen over 'die
ene IT'er die enorm hard werkt voor een schijntje' gaan erg snel rond en voor je het weet zit je
voor de rest van je loopbaan vast aan slecht betalende opdrachten.

Wat goede acquisiteurs doen voor hun
klanten
De beste acquisitie doe je door beter werk te leveren dan er van je verwacht wordt. Je
opdrachtgever is dan blij verrast. Hij ziet zich gesterkt in zijn keuze om met jou in zee te
gaan. De volgende keer zal hij nog eens aan je denken. Of beter nog: hij beveelt je zelfs aan
bij andere relaties.

Je kwaliteiten als acquisiteur
In je rol als acquisiteur zijn ook andere kwaliteiten belangrijk.
1. Een relatie opbouwen met je opdrachtgevers
Als zelfstandige verkoop je zoals gezegd geen tastbaar product. Wie een artikel wil kopen kan
het in zijn handen houden om de kwaliteit te beoordelen. De beslissing om te kopen is dan
snel gemaakt. De beslissing om in zee te gaan met een freelancer wordt gemaakt op andere
gronden. Buiten de kwaliteit van je werk en je werkervaring is de relatie die je met elkaar hebt
belangrijk. Vinden ze je aardig? Kom je integer over? Ben je echt betrokken bij de problemen
van je opdrachtgever of gaat het je alleen om de centen? In al je contacten met een
opdrachtgever moet je consistent zijn in de omgang en tonen dat je de relatie met de klant echt
belangrijk vindt. Dat kan op allerlei manieren, van het geven van gratis advies tot aan het
sturen van een attentie.
2. Duidelijk zijn over wat je te bieden hebt
Laat zien wat jouw dienstverlening zo bijzonder maakt. Als persoonlijke aandacht je
handelsmerk is, moet dit ook blijken uit alles wat je doet. De naam van je contact vergeten is
dan een grote fout. Leg desnoods een dossier aan met gegevens over je relaties en kijk dit
even door voor je hen spreekt. Zeg dus niet alleen wat je te bieden hebt, maar toon het ook.
3. Betrokken zijn bij de situatie en belangen van je opdrachtgever
Het is verleidelijk om de acquisitie en het uitvoeren van een opdracht te zien als twee
afzonderlijke activiteiten. De indruk die je maakt tijdens de acquisitie schept bij je klant
verwachtingen over hoe je de opdracht uit zal voeren. Toon betrokkenheid en
inlevingsvermogen voor de situatie en het bedrijf van je gesprekspartners. Probeer samen tot
inzicht te komen wat precies het probleem is en kom niet te snel met een pasklare oplossing.
Laat je opdrachtgever zelf ontdekken dat jij de beste man/vrouw bent voor deze klus.
4. Naar een doel streven
Houd altijd in je achterhoofd wat het doel is van je acquisitie. Door hier aan te denken zorg je
ervoor dat je sturing houdt tijdens het proces. Streef naar het verwerven van een opdracht, en
de mogelijkheid om vaker voor die organisatie te werken.

Samenvatting
Als je als freelancer nieuwe opdrachten wilt vergaren, moet je je eigen kennis combineren met
de kennis die je over acquisitie hebt. Daarvoor is het belangrijk om op een rijtje te hebben wat
je in huis hebt en wat je sterke of zwakke punten zijn. Het is belangrijk om in je contacten met
bedrijven je betrokkenheid te tonen bij hun situatie, en je eigen belangen daarbij niet uit het
oog te verliezen.

Acquisitietraject van A tot Z
Het acquisitietraject bestaat uit verschillende stappen die meestal in dezelfde volgorde
doorlopen worden. Jij bent de regisseur en houdt de touwtjes in handen, afwijken is dus altijd
mogelijk, al naar gelang je situatie.
Het gaat om deze stappen:
   6. Je mogelijke klantenkring verkennen en potentiële opdrachtgevers zoeken en
       selecteren
   7. Contact leggen door middel van een telefoongesprek of brief/e-mail
   8. Het acquisitiegesprek voeren
   9. Een offerte uitbrengen
   10. De opdracht uitvoeren

								
To top