Diagrama de afinidad (Affinity Diagram)
Diagrama de afinidad. Método KJ (Kawakita Jiro)
1. Se expresan hechos, ideas y opiniones sobre aspectos desconocidos, inexplorados y desorganizados.
2. Usos: Recoger hechos con la mente abierta. Pensamiento creativo. Parte derecha del cerebro. Es una técnica de movilización creativa desarrollada para propósitos prácticos. Agrupaciones de etiquetas basadas en el sentimiento. Se ha de tener la impresión de que las etiquetas se agrupan solas. No se agrupa en base a un esquema o palabra clave.
Es práctica común escribir un libro empezando por una tabla de contenidos (estructura), continuando con el texto escrito (contenido). Actualmente un libro comenzará por donde al autor le guste empezar, completándose posteriormente el resto como un todo. Esta es la forma en que debe usarse el Método KJ.
Objetivos:
Clarificar una situación confusa planteando el problema: ¿De qué se trata?, ¿Qué problemas...? Obtener una percepción estructurada y común del problema, a partir de realidades individuales diferentes. Decidir qué elemento del problema es el preponderante.
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Este diagrama es adecuado para tratar aquello problemas cuyas características no sean cuantificables y su formulación y solución no sean evidentes. Es adecuado para aquellas personas que tengan responsabilidades de management (grupos de proyectos, jefe de servicio, de taller, grupos de trabajo, piloto de unidad de trabajo...).
Los integrantes del grupo han de tener un conocimiento suficiente sobre el problema a tratar como para poder abarcar todos sus aspectos.
1. Tareas previas: El grupo como mucho no debe superar las 7 personas. Ha de haber un líder moderador. Se debe colocar una hoja de papel kraft de 1.25m X 1.45m pegada a la pared, cada participante tendrá rotuladores de color negro y un conjunto de post-it.
La
pregunta
debe
redactarse
como:
¿Qué
problemas...?,¿Qué
dificultades...?,¿Cuál era el problema en nuestro...?. ¿Cuáles son las oportunidades que...?, dicha pregunta se escribe en color negro en la zona superior a la izquierda de la hoja.
2. Calentamiento: Cada participante se manifiesta respecto a la pregunta para comprobar que todos están pensando en el mismo asunto. Se establecen los límites del problema. No se trata de un debate, el tiempo máximo es de 5’( 45’’ por cada participante)
3. Crear: Cada participante se expresa sobre la pregunta en silencio, escribiendo los hechos que caracterizan el tema en las etiquetas adhesivas, estas se pegarán sobre la hoja. Solo puede escribir una idea por post-it en color negro, con una frase corta (3 líneas como máximo) que exprese hechos (multimodal) tan específicos como sea posible. Las etiquetas que se hayan terminado se
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irán colocando a la izquierda del panel. El número total de etiquetas no debe ser inferior a 19 ni superior a 24 (de 3 a 4 por persona)
4. Clarificar: Se dibuja un círculo de = 20 cm en el centro del panel. El piloto va seleccionando los post-it de la zona izquierda, los coloca dentro del círculo y los lee en voz alta. Si todos comprenden lo que está escrito en el post-it se pasa a la zona derecha, si no, se pide al autor que exprese lo que ha querido decir, todas las modificaciones que se hagan se escriben en rojo. No se discute la veracidad de lo escrito, solo su comprensión Validar el fin de esta etapa.
5. Agrupar por afinidad 1º nivel: Agrupar los post-it en grupos de máximo tres, que tengan un mismo sentido. Todos los integrantes se levantan y participan en la agrupación. Al principio, es mejor que cada persona elija el emplazamiento de cada post-it sin añadir comentario alguno. Este trabajo se debe hacer lo más posible en silencio. Algunas fichas pueden no integrarse en ningún grupo. Estas quedarán aisladas llamándose lobos solitarios.
Validar el fin de esta etapa. 6. Dar título: Dar un nombre a cada grupo escrito en color rojo en otro post-it colocándolo encima del grupo, el título debe ser de un nivel de abstracción inmediatamente superior al de las fichas, debiendo sintetizar el conjunto de las fichas. Los lobos solitarios no tienen títulos. Se pueden repartir los títulos entre los participantes divididos en 2 o 3 subconjuntos... Es el momento de añadir alguna idea importante que se haya olvidado.
Validar el fin de esta etapa.
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7. Agrupar por afinidad 2º nivel: El piloto superpone todas las fichas de los grupos para que sólo sea visible el título. Las únicas fichas visibles son los títulos y los lobos solitarios. Ahora se establece un 2º nivel de agrupamiento entre los títulos de 1º nivel y los lobos solitarios, como máximo en grupo de tres.
8. Dar título: Para cada grupo del 2º nivel. Se escribe sobre una etiqueta adhesiva en azul y se coloca sobre el grupo. Será necesario repetir estos pasos si el número total de grupos que quedan en el panel fuera superior a 5. Los títulos de 3º nivel se escriben en negro rodeados de un círculo de color rojo.
Validar el fin de esta etapa.
9. Desplegar: Para cada uno de los grupos del último nivel se despliegan los elementos y los subconjuntos que los constituyen. Cada uno de los grupos y cada uno de los subconjuntos se rodea con un trazo en lapicero.
10. Estructurar el diagrama: Se trazan los límites de los grupos, en negro para el 1º nivel , en azul para el 2º nivel y en verde para el 3º nivel. Se determinan las relaciones entre los grupos del último nivel. Estas relaciones se materializan colocando flechas de color rojo dibujadas en post-it.
Se pegan las etiquetas elementales y los título de 1º nivel exactamente como estaban colocados. Escribir con rotulador indeleble azul los títulos de 2º nivel retirando la etiqueta adhesiva que lleve la misma indicación. Las etiquetas con las flechas rojas se sustituyen por flechas dibujadas directamente sobre la hoja.
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11. Evaluar: Cada participante vota a tres grupos de nivel 1 o lobo por orden de importancia (3,2,1). Estos valores pueden sustituirse por círculo adhesivos de color rojo, azul y verde respectivamente. Sombrear en rojo el grupo más votado, en azul el 2º y en verde el 3º.
12. Síntesis: Escribir en rojo arriba a la derecha , el resultado obtenido del diagrama teniendo en cuenta el voto y las relaciones entre los grupos. Ha de ser una frase corta que exprese de forma condensada el problema despejado por el diagrama.
13. Terminar: Escribir abajo a la derecha la fecha el lugar y el nombre de los participantes.
Validar el final.
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Relación con otras Herramientas.
Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con:
Lluvia de Ideas. Diagrama de interrelaciones. Diagrama de Árbol. Diagrama de Causa y Efecto.
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