Corporate Credit Card Policy - CORPORATE CREDIT C by benbenzhou

VIEWS: 47 PAGES: 3

									                                                    
                                                    
                                                    
                                
                                            
                              CORPORATE CREDIT CARD POLICY 

                         Approved:  CRKN Board of Directors, April 9, 2010 

PURPOSE 

1.   The purpose of this policy is to govern employee use of CRKN corporate credit cards for 
     approved business expenditures. 

SCOPE 

2.   This policy applies to all employees of CRKN. 

POLICY  

3.   No CRKN employee will be permitted to obtain a credit card issued in the name of CRKN 
     unless the credit card application has been approved, in advance, by the Executive Director 
     or by another officer of the corporation.  

4.   CRKN will not accept charges on behalf of CRKN unless this approval has been obtained.  

5.   All credit cards must show both the name of CRKN and the name of the individual to whom 
     the card is issued.  

6.   Credit cards are provided to facilitate the payment of expenses incurred for CRKN purposes 
     only. The inclusion of any private expenses in an invoice must therefore be settled by the 
     member concerned either by payment direct to the Company or by personal cheque made 
     payable to CRKN.  

7.   Before accepting charges, the cardholder should inquire as to whether CRKN is entitled to a 
     discount for the service(s) or supplies provided.  

8.   CRKN will be directly billed by the card issuing agency for all expenses paid for with the 
     CRKN corporate credit card.  Reconciliation and payment of expenses must be completed in 
     a timely manner, so that no interest charges are incurred.   

APPLICATION PROCEDURE  

9.   Application for a credit card will be prepared in writing and forwarded to the office of the 
     Executive Director of CRKN, showing the following information: 

         a.   reason why a credit card is required;  

                                                                          


_____________________________________________________________________________________
Filename: Credit Card policy_9Apr10_app                                                    Page 1 of 3
 

 

        b. name of individual to be authorized to sign; 

        c.   estimated period required. 

10. Upon approval of application by the Executive Director or the Board of Directors, the office 
    of the Executive Director will then arrange procurement of the credit card for issue to the 
    applicant. 

 REGISTER OF CREDIT CARDS  

11. CRKN will be responsible to maintain an up‐to‐date register of all credit cards approved for 
    use by the employees of CRKN.  Renewal, cancellation or loss of a credit card must be 
    reported and recorded promptly.  

CANCELLATION OF CARDS  

12. To cancel a credit card, the employee will notify the office of the Executive Director of CRKN 
    in writing, indicating the effective date of cancellation. The credit card will accompany the 
    cancellation request, for disposal by CRKN. For security reasons, such requests will be 
    transmitted by hand or courier, not by mail.  

13. When a cardholder terminates employment at CRKN, it will be the responsibility of the office 
    of the Executive Director of CRKN to ensure that the credit card is retrieved and returned to 
    CRKN for cancellation.  

REPORTING LOST CARDS  

14. The person to whom a credit card is issued is responsible for its safekeeping.  

15. The loss of a credit card will be reported immediately by the cardholder to the Company 
    concerned, and to the office of the Executive Director of CRKN.  

16. CRKN will arrange for the issue of a replacement credit card.  

MISCELLANEOUS PURCHASES  

17. Credit cards must not be used to circumvent the normal procurement procedure established 
    and maintained through the office of the Executive Director of CRKN for merchandise.  

EXCEPTION  

18. No exception may be made to this policy without the written consent of CRKN’s Board of 
    Directors. 




_____________________________________________________________________________________
Filename: Credit Card policy_9Apr10_app                                                  Page 2 of 3
 


 


 


PERSONAL PURCHASES                    

19. Credit cards are supplied for genuine business expenditures only and are not to be used for 
    personal purchases.  Employees breaching this Policy may expect withdrawal of the card, 
    disciplinary action, including possible dismissal and, for serious and willful misuse, police 
    action.  In all cases of misuse, CRKN reserves the right to recover any moneys from the 
    cardholder by appropriate legal means. 
 
20. Unauthorized and/or inappropriate card use includes, but is not limited to:  
   
              Items for personal use;  
              Items which would be given away for promotional purposes;  
              Payments to individuals, employees, or students for any reason (including 
                  consulting services, honorarium payments and student aid payments.);  
              Moving expenses;  
              Gifts, donations, or contributions to individuals or organizations;  
              Cash advances. 
 
21. Abuse includes, but is not limited to:  
              using the card for personal charges;  
              exceeding budget limits;  
              loss of receipts/not submitting receipts within one week following completion of 
                  a trip or of a purchase. 
   
22. Process when abuse is suspect may include, but is not limited to:  
              temporary revocation of the purchasing card  
              asking cardholder about the items   
              review with vendor (if appropriate)  
   
23. A cardholder who makes an unauthorized purchase with the card or uses the card in an 
    inappropriate/abusive manner will be subject to revocation of the credit card and disciplinary 
    action including restitution to CRKN for unauthorized purchases, possible card cancellation, 
    as well as possible termination of employment at CRKN.  
   
24. If any item purchased with a credit card is not acceptable, arrangements must be made for a 
    return for credit or an exchange. A cash refund or cheque is prohibited unless the vendor 
    insists that a refund must be by cash or cheque, in which case the funds must be deposited 
    immediately with CRKN.  
 

 


_____________________________________________________________________________________
Filename: Credit Card policy_9Apr10_app                                                  Page 3 of 3

								
To top